Caso Práctico. Gestión de la Calidad, Adquisiciones - Implantación de OrganizaPlus

Proyecto “Desarrollo e
Implantación de OrganizaPlus”
Caso Práctico
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
Proyecto “Desarrollo e Implantación de OrganizaPlus”
(continuamos con el mismo Caso cuyo enunciado vimos en el Curso 1)
Descripción del Proyecto
El proyecto “Desarrollo e Implantación de OrganizaPlus” consiste en el
desarrollo de una solución informática que ayudará a mantener la estructura
interna del estudio de arquitectura “Constructio” perfectamente organizada, con
el fin de conseguir el máximo rendimiento y efectividad, y poder dedicarse
plenamente a la satisfacción de los clientes.
OrganizaPlus
está configurada con los últimos avances tecnológicos
consiguiendo uno de los interfaces más sencillos e intuitivos del mercado para
este tipo de aplicaciones.
El proceso de aprendizaje para el usuario es mínimo y no se requiere ningún tipo
de conocimiento especial para manejar con soltura la herramienta.
Los trabajos de desarrollo de requerimientos de funcionalidad tipo e implantación
de la aplicación los va a realizar la compañía propietaria de la herramienta, “BPE
Consulting” a través de un equipo de profesionales expertos de la empresa.
Equipo de proyecto:
•
Constructio:
o DCC, Sponsor (Director General).
o IGG, Líder Usuario (Responsable de TI).
•
BPE Consulting:
Página 1
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
o MNL, Jefe del Proyecto.
o JSS, Analista Funcional.
o AMS, Analista Programador.
o SEC, Analista de Calidad.
o EAF, Administrador de Base de Datos.
Principales módulos de OrganizaPlus:
•
Panel de Gestión: Centro neurálgico de las aplicaciones del sistema,
donde quedan centralizados todos los accesos a las mismas. Se trata de
una puerta directa a internet, ya que dispone de un navegador integrado
que enlaza de forma directa con las distintas páginas de cada uno de los
productos del grupo “BPE Consulting”. Al conectarse a internet podrá
disfrutar de esta novedad, así como de la recepción, a tiempo real, de
información puntual acerca de las novedades y ofertas de los productos.
•
Posibilidad de exportar informes a formato HTML y envío de informes por
correo electrónico: toda la documentación de la organización, bajo los
formatos Office, puede guardarse, consultarse y modificarse desde la
aplicación.
•
Gestión de Usuarios: OrganizaPlus permite establecer diferentes niveles
de acceso a la documentación, asegurando un control exhaustivo y
evitando modificaciones imprevistas o falsificaciones.
•
Generación de múltiples sistemas documentales: la aplicación permite
diseñar múltiples procesos de trabajo, todos ellos de manera
independiente y con su documentación asociada, con la posibilidad de
editarse y modificarse desde la propia herramienta.
•
Diseñador de procesos de trabajo: para esta tarea, la aplicación incorpora
Diagrama de Flujo, el método más sencillo y conocido en el mundo de la
Página 2
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
gestión empresarial, que ayuda a presentar y comunicar gráficamente,
mediante dibujos sencillos y efectivos, las actividades de la organización,
estableciendo responsabilidades y recursos para cada una de ellas.
Factores diferenciadores del sistema OrganizaPlus:
•
Centralización y Almacenamiento de toda la documentación de la
empresa en una única aplicación, con uno de los interfaces más sencillos
e intuitivos del mercado.
•
Eliminación de costes en la búsqueda de documentos en diversos
archivos.
•
Aumento del rendimiento del personal que, en todo momento, estará
informado a través de los diagramas de flujo de cuáles son sus tareas y
responsabilidades.
•
Mejora en la calidad del servicio a sus clientes con documentos siempre
preparados para su envío por correo electrónico: sin pérdida, deterioro o
falsificación.
•
Preparación a la organización “Constructio” para el desarrollo de un
Sistema de Calidad que posteriormente podrá ser evaluado y certificado
para conseguir la ISO 9001:2000.
El proyecto se llevará a cabo desde el 23 de julio hasta el 16 de noviembre del
2020 por todo el Equipo del Proyecto en las instalaciones de “Constructio”.
Entregables del proyecto:
•
Gestión del proyecto:
o Project charter.
o Scope statement.
o Plan de gestión del proyecto.
Página 3
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
o Informe de seguimiento del proyecto.
o Acta de fin del proyecto.
•
Adquisiciones:
o Contrato de la consultora externa.
o Contrato de licencias de software.
•
Análisis:
o CQR: Catálogo de requerimientos.
o DAR: Documento de análisis funcional o requerimientos.
•
Diseño:
o DET: Documento de especificaciones técnicas.
o DPT: Documento de prototipos.
o MCP: Matriz de casos de pruebas funcionales.
o Plantilla de plan de pruebas.
•
Desarrollo:
o Módulo de panel de gestión.
o Módulo de configuración de usuarios.
o Módulo de gestión documental.
o Módulo diseñador de procesos de trabajo.
•
Certificación:
o Catálogo de resultado de pruebas internas.
o Catálogo de pruebas de pruebas de aceptación.
o Acta de aceptación de prueba.
o Informe de resultado pruebas internas.
Puesta en producción:
o Manual de usuario.
o Acta de formación.
o Formato de pase a producción.
•
Cronograma del proyecto:
Página 4
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
HITO SIGNIFICATIVO
FECHA PROGRAMADA
23 de Julio del 2020
Inicio del Proyecto
1. Gestión de Proyecto
Acta de Constitución aprobada
23 de Julio a 16 de noviembre del 2020
07 Agosto
2. Análisis
Documento de análisis aprobado
3.
24 de Julio a 02 de agosto del 2020
02 de Agosto
Diseño
Documento de prototipos aprobado
02 de agosto a 14 de agosto del 2020
14 de Agosto
4. Desarrollo
Fin de desarrollo Fase 1
Fin de desarrollo Fase 2
08 de agosto al 28 de septiembre del 2020
13 de agosto
28 de Septiembre
5. Certificación
Certificación Fase 1
Acta de aceptación de pruebas fase1
firmada
Certificación Fase 2
Informe de pruebas internas aprobado
6. Puesta en Producción
Fase 1
Acta de formación fase 1 firmada
Fase 2
Acta de formación fase 2 firmada
13 de septiembre al 02 de noviembre del 2020
19 de septiembre
02 de Noviembre
09 de octubre al 06 de noviembre del 2020
10 de octubre
05 de Noviembre
7. Adquisiciones
Contrato de licencias
Contrato de licencia de software firmado
Contrato de consultoría
Contrato con consultora firmado
23 de Julio al 07 de agosto del 2020
31 de Julio
07 de Agosto
Fin del Proyecto
16 de Noviembre
El presupuesto preliminar del proyecto se presenta a continuación:
DESCRIPCIÓN
CONCEPTO
COSTE (€)
1. PERSONAL
Equipo de proyecto
7.765,00
2. MATERIALES
Material
1.220,00
3. OTROS COSTOS
Dietas y transportes, otros,…
1.300,00
4. MÁQUINAS
Licencias, alquiler, etc.
3.850,00
TOTAL LÍNEA BASE
14.135,00
Página 5
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
RESERVA DE
CONTINGENCIAS
1.115,00
RESERVA DE GESTIÓN
1.115,00
TOTAL PRESUPUESTO
16.365,00
Se pide:
1) Gestión de Calidad del Proyecto:
“BPE Consulting” define la métrica de calidad como el cumplimiento del
calendario y del presupuesto del proyecto.
Esta métrica es relevante pues permitirá al equipo de proyecto lograr el
margen de beneficio que ha sido calculado para el proyecto, caso
contrario el proyecto podría no generar beneficios o más aún, podría
generar pérdidas. Por otro lado, el atraso en la entrega de los productos
que espera el cliente nos puede ocasionar problemas contractuales.
En ambos casos, pues, sirve para poder tomar las acciones correctas en
forma oportuna.
Pasos para realizar la medición:
1. Se recaba información de avances reales, valor ganado, fechas de
inicio y fin real, trabajo real y costo real.
2. Se calculan los índices CPI (Cost Performance Index) y el SPI
(Schedule Performance Index).
3. Estos índices se trasladan al Informe Semanal de Proyecto.
4. Se revisa el informe con el Sponsor y se toman las acciones
correctivas y/o preventivas pertinentes.
5. Se informa al cliente de dichas acciones de ser el caso.
El resultado objetivo de calidad es el siguiente:
o Para el CPI se desea un valor acumulado no menor de 0.95.
o Para el SPI se desea un valor acumulado no menor de 0.95.
Página 6
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
Los datos son recogidos y actualizados la mañana de los lunes de cada
semana, en las oficinas de “BPE Consulting”, obteniendo de esta forma
las ratios de desarrollo del proyecto, los cuales se tendrán disponibles
los lunes por la tarde.
•
¿Quién es el responsable de vigilar la métrica de calidad y de promover
las mejoras de procesos que sean necesarias?
•
Según los datos anteriores, recogidos del Plan de Calidad del Proyecto,
completa el cuadro siguiente con la Línea Base de Calidad (propón
alguna métrica de calidad adicional para el proyecto, además de CPI y
SPI):
MÉTRICA
VALOR
OBJETIVO DE
CALIDAD
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE
MEDICIÓN
FRECUENCIA Y
MOMENTO DE REPORTE
2) Gestión de Compras y Adquisiciones:
Completar las celdas de la Matriz de Adquisiciones siguiente:
PRODUCTO O
SERVICIO A
ADQUIRIR
TIPO DE CONTRATO
PROCEDIMIENTO DE
CONTRATACIÓN
FORMA DE CONTACTAR
PROVEEDORES
Página 7
EALDE Business School
Proyecto “Desarrollo e Implantación OrganizaPlus”
Caso Práctico
Software (licencias)
Contrato de Precio Fijo Costo
-Solicitud de servicio.
- Coordinación de fechas.
- Confirmación de disponibilidad
de horarios.
-Firma de contrato.
-Pago de Honorarios.
Contrato de
Programador
freelance (posible)
Representante BPE
Consulting.
Teléfono: 4567576
E-mail: [email protected]
Convenio con BPE
Consulting
Calcular la desviación en precio que tuvo “BPE Consulting” frente a la
siguiente relación de previsión de coste de materiales con los resultados
reales:
FASE
TIPO DE RECURSO
COSTE PREVISTO (€)
COSTE REAL (€)
2.- Análisis
Materiales
660,00
700,00
3.- Diseño
Materiales
257,00
280,00
4.- Desarrollo
Materiales
73,00
75,00
3) Gestión de Riesgos:
Completar la Matriz de Riesgos que ha elaborado el Project Manager
(Excel adjunto).
Página 8
EALDE Business School