FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO ESCUELA PROFESIONAL DE TURISMO Departamento de Almacén Docente: - José Eduardo Aldo Valdivia Velázquez Alumno: - Cruz Quispe Diego Armando Semestre: VI PUNO – PERU 2020 1 INDICE 1. INTRODUCCION ...................................................................................................................... 3 2. TEORÍAS RELACIONADAS .................................................................................................... 4 3. 2.1. Reseña histórica................................................................................................................... 4 2.2. Características del área (departamento) .............................................................................. 5 2.2.1. Tipos de almacenamiento ............................................................................................ 6 2.2.2. Tipos de stock.............................................................................................................. 9 2.3. Técnicas y/o Metodos: ...................................................................................................... 22 2.4. Reglamentación ................................................................................................................. 24 2.5. Conceptos relevantes ......................................................................................................... 27 INSTALACIONES Y MATERIALES DE TRABAJO ............................................................ 28 3.1. Instalaciones ...................................................................................................................... 28 3.2. Mobiliario .......................................................................................................................... 28 3.3. Equipos .............................................................................................................................. 29 3.4. Sistemas............................................................................................................................. 32 3.5. Uniformes / Presentación .................................................................................................. 33 4. Formatos y documentos ............................................................................................................ 36 5. ORGANIZACIÓN .................................................................................................................... 42 6. 7. 5.1. Responsabilidades del área (departamento) ...................................................................... 42 5.2. Organigrama general y específico del área ....................................................................... 53 5.3. Lineamientos / Políticas de trabajo (del área o departamento) .......................................... 54 5.4. Relaciones internas y externas del área (departamento).................................................... 56 5.5. Perfil profesional para cada cargo ..................................................................................... 56 5.6. Reglamentos internos ........................................................................................................ 59 PROCEDIMIENTOS (por servicio) ......................................................................................... 61 6.1. Descripción de procedimiento por servicios ..................................................................... 61 6.2. Estándares de calidad ........................................................................................................ 65 6.3. Protocolos sanitarios ......................................................................................................... 66 Bibliografía ............................................................................................................................... 71 2 1. INTRODUCCION En la presente investigación tomaremos como principio los inicios del almacén en términos generales, donde, cuando se realizó. El almacén debe ser un lugar especialmente planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de la empresa, por ello mencionaremos diversos tipos de almacén, características del mismo. Por otro lado, las técnicas empleadas en el almacén son esenciales para dicho departamento, de igual forma los reglamentos establecidos de manera interna, para asi poder seguir un patrón sin errores dentro delas instalaciones. Se toma en cuenta las instalaciones y el equipamiento que dispone el mismo para efectuar la calidad del almacén y de igual forma el personal con su uniforme que da imagen al departamento, y así siguiendo la normatividad de la empresa. En cuanto a la documentación en de mucha importancia, ya que todo tiene que quedar registrado tanto como de salida y entrada del producto. El departamento, como los otros departamentos son de suma importancia, ya que todos tienen una función y responsabilidad para que el hotel se desarrolle como tal. Por ello el personal debe estar capacitado y con un perfil profesional adecuado, acorde a sus funciones, para lo cual se debe seguir los procedimientos establecidos de manera interna como externa. De igual forma mantener la calidad del departamento, asumiendo los estándares de calidad tanto del exterior como interno, por ello se debe seguir ciertos protocolos de sanidad y calidad en tiempos de pandemia que resaltan hoy en día. 3 2. TEORÍAS RELACIONADAS 2.1. Reseña histórica Se remonta a cuando el ser humano almacenaba comida en las cuevas con el propósito de tener comida durante el frío y largo invierno, gestionando lo que hoy día conocemos como el proceso de aprovisionamiento y el control de inventarios. En aquella época los productos no se transportaban, por lo que los humanos se veían obligados a vivir cerca de los lugares de producción maximizando la rentabilidad presente y futura de la civilización, en términos de costes y efectividad. Y así mismo, el origen y evolución de la logística, se remonta a la prehistoria de la humanidad en el período neolítico en Egipto en que se considera, que en las riberas del río Nilo fue uno de los lugares donde se inició la agricultura. Los egipcios, se encontraron con la necesidad de ahorrar, pues los granos de trigo debían economizarse de modo tal que durasen hasta la próxima cosecha. Más adelante la logística de almacenamiento comenzó a reconocerse en la década de los 60 concebida entonces como la gestión de la distribución física, y que integraba las actividades destinadas a ordenar el flujo de los productos terminados desde el final de la línea de producción hasta el cliente. Aunque el término logística ha acompañado al hombre a lo largo de varios siglos, no es hasta el siglo XX como se puede apreciar que el mismo adquirió importancia en la vida civil, por ello se centrará el análisis de la evolución histórica en este último siglo y en el presente siglo XXI. Por otro lado, en la actualidad los grandes hoteles, hacen uso de servicio por terceros, así desligándose de esas funciones, y así ahorrando diferentes deberes en cuanto a dinero y problemas. 4 Características del área (departamento) 2.2. Criterios para establecer el área de almacén - Frecuencia de uso: Siendo los artículos que se usan con mayor frecuencia los que deben estar más cerca el lugar de despacho, para ahorro de tiempo en el manejo, ubicación de mercancía y facilitar las labores propias del inventario. - Requerimiento de espacio: La rotación y la frecuencia de las entregas o abastecimiento son importantes para determinar qué tan grande debe ser el almacén y que tipo de almacenamiento se requieren. - Características de los artículos: El volumen, forma y grado de caducidad, así como la posibilidad de que los productos se pierdan o sean sustraídos, influyen en la forma que deben disponerse y operarse en el almacén. El almacén debe ser un lugar especialmente planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de la empresa. En este se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las mercancías compradas y se distribuyen a los demás departamentos. Las existencias se almacenan en el economato hasta que algún departamento las reclama, entonces nunca consume nada, sólo encarga y recibe las compras, guarda, custodia y distribuye. - Recepción de materiales - Registro de entradas y salidas del almacén- - Mantenimiento de los materiales y el almacén - Despacho de materiales - Coordinación del almacén con el departamento de contabilidad Es muy importante la administración de un almacén ya que facilita el logro de ahorros, como también el aumento de utilidades. 5 2.2.1. Tipos de almacenamiento Teniendo en cuenta el producto y sus características podemos determinar el grado de protección ambiental que requiere, ya sea en un recinto controlado, cubierto o descubierto. Almacenamiento cubierto Es el que ofrece mayor protección a los elementos y materiales que allí se almacenan, ya que es posible controlar diversas variables tales como humedad, temperatura, iluminación y muchas otras que influyen directamente en la preservación y vida útil de los productos. Los hay de ladrillo, cemento, lonas especializadas, paneles metálicos e incluso en materiales que ayudan a preservar la temperatura, como las resinas y el icopor. Almacenamiento descubierto Como su nombre lo indica son aquellos que se encuentran al aire libre y sin ningún control especial fuera de la seguridad, pues allí se almacenan productos que por su naturaleza no se ven altamente afectados por la condiciones climáticas o ambientales: automóviles, algunos materiales de construcción y por norma general productos no perecederos. Generalmente, estos depósitos se encuentran demarcados con cintas reflectivas y delimitados por cercas, vallas, rejas y lonas, ubicados a la intemperie. En algunos casos suele utilizarse protección adicional directamente en el embalaje de los productos, como plásticos, lonas especiales y cualquier elemento de propiedades anticorrosivas. 6 Otro factor importante a la hora de elegir el tipo de almacén más adecuado es la clase de material que se va a almacenar, determinando la naturaleza del producto y su papel en el proceso productivo. Almacenamiento de materias primas Es el almacenamiento primario dentro de la cadena de producción y generalmente está situado lo más cerca posible a la planta de producción o lugar de transformación. Almacenamiento de productos intermedios También llamados semielaborados, es donde se guardan aquellos elementos que ya han sufrido un proceso de fabricación pero que aún se encuentran en una etapa intermedia del mismo, sirviendo como enlace entre las distintas fases de la línea de producción. Deben estar situados al interior de la fábrica ya que manejan tiempos de espera muy cortos para su uso. Deben estar siempre disponibles. Almacenamiento de productos terminados Es el más común y el que tiene mayor valor para la compañía, puesto que custodia el producto de su actividad económica. La cantidad de productos almacenados allí es directamente proporcional a los lineamientos, proyecciones de la empresa y demanda de los mismos por parte de los consumidores; por lo tanto, debe garantizar una disponibilidad constante y una alta rotación de inventario. Almacenamiento de accesorios 7 En este almacén se depositan todos los elementos que sirven como material auxiliar en el proceso de fabricación del producto principal o los accesorios y demás aditamentos que se puedan llegar a requerir. Almacenamiento de refacciones Este almacén está destinado para responder a las necesidades posventa de la compañía. Es allí donde se almacenan todos los repuestos necesarios para el mantenimiento del producto. Almacenamiento en bloque Para este tipo de almacenamiento debe tenerse en cuenta la resistencia de la mercancía a apilar, ya que se forman columnas por referencias. Debe aplicarse un coeficiente de 1.5 con relación a la resistencia de la base para garantizar la estabilidad de la columna. Se recomienda para productos que manejen pocas referencias, pero muchas cantidades, por ejemplo cubetas de leche, detergentes, entre otros. Almacén propio Es el más tradicional de todos, pero ha venido decayendo frente a otras opciones más rentables en cuanto a explotación del inmueble, puesto que implica hacer parte del negocio el complejo físico y el terreno, asumiendo gastos que no necesariamente están relacionados con la actividad económica de la compañía. Almacén alquilado y renting 8 Estas dos son las opciones más utilizadas porque no necesitan de una inversión inicial y sus costos varían en relación con las necesidades del negocio. El renting por su parte, asume servicios de mantenimiento y contempla tiempos de uso más prolongados. Almacén en leasing El leasing es otra clase de arrendamiento en el que se alquila el inmueble para terminar comprándolo al final del contrato por un valor que se estipula por ambas partes al momento de firmarlo. (Tipos de almacenamiento, 2016) 2.2.2. Tipos de stock Hay varios tipos de stock que determina ciertos promedios en la empresa y con sus existencias de mercancía como los stocks de: Stock base Llamamos stock base al stock medio o promedio de ese producto entre dos pedidos o también a la media de lotes promedios durante un periodo, es decir, la existencia media en almacén de ese producto. Como calcular el stock base: como hemos dicho el stock base equivale, a la mitad del lote de aprovisionamiento. Pero en la práctica los lotes de aprovisionamiento no son iguales, lo que obliga a utilizar el promedio de lotes del producto en un periodo. Stock de seguridad 9 Como tanto la demanda, como el periodo de aprovisionamiento entre dos lotes de un mismo producto, no son por lo habitual constantes, las empresas necesitan cubrir la posibilidad de contingencias en ambos casos. Esto se soluciona con un stock adicional denominado stock de seguridad. Luego el cálculo de seguridad dependerá de: La variabilidad de la demanda. Del grado de cobertura que pretendamos dar. Del tiempo de aprovisionamiento y de la variabilidad del mismo. Del tiempo y la cantidad a que se refiera la previsión de ventas. Stock estacional Hay productos que su demanda está en función del periodo del año en el que nos encontramos, como helados, ropa de invierno, etc. Stock para atender a pedidos especiales En ocasiones puede ocurrir que se produzcan pedidos de clientes que por su tamaño o por sus características, se salgan del sistema de programación general de la empresa. Stocks administrativos - Stocks de productos obsoletos. - Stocks de subproductos. - Stocks de piezas de repuestos y accesorios. - Stock de ciclo. 10 Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda durante un periodo de tiempo largo. • Stock de presentación. Es el que está en el lineal para atender las ventas más inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor. La cantidad dependerá de la venta media, del tipo de producto y de la política comercial que se mantenga. • Stock estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación o temporada. Sería el caso del turrón, los helados o las gafas de sol. También se puede producir por huelgas, guerras o, simplemente, simplemente, por razones comerciales (la semana de las corbatas, el día del libro, etcétera). • Stock en tránsito. Es el que está circulando por las distintas etapas del proceso productivo y de comercialización. También se llama así el stock acumulado en los almacenes de tránsito situados entre los almacenes del comprador y del vendedor. • Stock de recuperación. Son artículos o productos usados, pero que pueden ser reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos. • Stock muerto. 11 Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y deben ser desechados. • Stock especulativo. Si se prevé que la demanda de un determinado bien va a incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay tal demanda y, por tanto, es menos costoso. Recuerda que el precio de un producto aumenta en proporción directa a la demanda que hay de él. Producto dañado: Hay otros stocks que surgen como consecuencia del funcionamiento del almacén como es el caso de producto dañado, que bien se puede producir por la propia manipulación dentro del almacén, por el transporte, o en ocasiones ya ha llegado dañado, pero hasta que no se desembala no se aprecia. Pautas a seguir: - Dejar en el almacén una zona para producto dañado (generalmente en la zona de entrada). - Tenerlo también codificado y registrado con la incidencia o anomalía que presenta y protegido (si se ha quitado el embalaje original), aunque sea producto dañado. Composición del stock • Materias primas: Productos que sirven para la fabricación y que se encuentran en el almacén a la espera de ser empleados en el proceso de producción. • Productos semiterminados: En este apartado podemos considerar los productos en curso, es decir, los que se encuentran a la espera de ser reintegrados en la siguiente fase de un proceso de fabricación, o los fabricados por la empresa que no se destinan a la venta mientras no se completa su fabricación. 12 • Envases y embalajes: Los envases son aquellos recipientes destinados a la venta, esto es, que servirán para comercializar el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte. • Residuos: En el proceso productivo se generan desechos o restos sobrantes a los que o bien no se puede sacar ningún provecho, o bien se pueden aprovechar de alguna manera (chatarra). • Bienes de equipo y recambios: Es la maquinaria y los equipos empleados por la empresa para desarrollar su actividad, así como las piezas dedicadas a la sustitución de las que se van deteriorando en las máquinas del proceso productivo. • Materiales diversos: Sirven para mantener las máquinas a punto. • Productos defectuosos u obsoletos: Son los que han salido con algún defecto de fabricación o se han quedado desfasados por permanecer mucho tiempo sin un fin. • Envases y embalajes: Los envases son aquellos recipientes destinados a la repartición, esto es, que servirán para distribuir el producto que contienen. Los embalajes sirven para proteger el producto envasado durante la manipulación, el almacenamiento y el transporte. (artur, 2010) Importancia del stock 13 Hay factores que yacen importante los stocks como lo son: Escasez. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez. Ya los primeros graneros o almacenes faraónicos de Egipto se construyeron para afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar así posibles momentos de penuria. Esta acumulación sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto. Economía de escala. En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el coste de producir cada artículo (el coste unitario) disminuye a medida que aumenta el número de éstos. Así, la fabricación de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costes de producción y, finalmente, el precio de venta del producto. No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta tanto que deja de compensar el ahorro obtenido. Razones comerciales. La acumulación de stocks es una garantía de que podremos cubrir la demanda de un producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es tener el artículo disponible cuando lo demande el cliente. Hay que tener cuidado conesto, pues un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacén, que repercutirán en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda. Logistica 14 (Guay, 2006) Señala que es el conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad. Y así mismo (Guay, 2006) señala de nuevo Sirve como estrategia necesaria para manejar de forma integral la cadena de suministros, de tal forma que logre el balance óptimo entre las necesidades del cliente y los recursos disponibles del hotel. (Guay, 2006) La gestión logística constituye el componente principal de la cadena de valor que incorpora el producto. Ya que la logística vela por la optimización y el mantenimiento de los recursos de través de sistemas de información compartidos por todos los que intervienen en ella y mediante la aplicación de indicadores de desempeño que permitan conocer los niveles de inventario, los tiempos de procesamiento, la rotación de los productos, etc. A nivel estratégico, la logística envuelve todas las áreas de la compañía para diseñar, desde la etapa de la identificación de la necesidad, hasta diseñar un proceso que incluya todos los medios necesarios para obtener mejores resultados, en términos económicos y de satisfacción del consumidor. Inventario (Cervera, 2012) en la actualidad los inventarios son vistos bajo un prisma diferente, tal como cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema de relaciones intra e inter-empresa (cadena logística) para permitir su operación económica y fluida, a la vez que, para absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción al cliente. Características especificas 1 Organización del Sistema Logístico. La función logística en un hotel, es la que proporciona los insumos, materiales y servicios necesarios para su funcionamiento. Organizando, planificando, coordinando y controlando el ciclo, desde que se produce la necesidad de 15 adquisición, consumo o utilización, hasta que ésta se satisface física y administrativamente. 2 Determinación Qué, Cómo y A quién se debe Comprar. El primer paso es establecer normas para realizar las compras y bajo qué criterios se organizó el sistema, que pueden ser bajo aspectos de calidad, cantidad, oportunidad, etc. es decir lograr determinar en qué momento hay que comprar, al precio más conveniente y la cantidad necesaria. 3 La Normalización. Es la reglamentación que debe existir en la empresa, con la finalidad de unificar criterios, optimizar la variedad de artículos, tomando en consideración calidades, dimensiones, usos, etc. a fin de simplificar y reducir los gastos de adquisición, almacenamiento, manipulación y merma. 4 Presupuesto y Plan de Compras La importancia de un plan de compras es evidente, presupone la existencia de un subsistema de información y proyección incluido dentro del Sistema Logístico, organizado en función de las actividades que les toca cumplir a cada uno de los departamentos, y también agrupadas por similitud o afinidad, con la jerarquía y autoridad adecuada a la responsabilidad por desempeñar en la función planificación. 5 Análisis de Proveedores Verificar si existe una lista de proveedores, su finalidad es conocer a qué proveedores debe recurrirse para la adquisición de determinados materiales, esta actividad abarca más la función del comprador que la de vendedor. Debemos estar atentos a los cambios del mercado, a las fluctuaciones de la oferta y a las mejoras tecnológicas de los productos. En esta lista, se archivan los datos correspondientes a las empresas que surten nuestras necesidades, codificadas por razón social o por el artículo que 16 comercian, en este registro se incluyen adicionalmente los catálogos y circulares que nos envían. 6 Registro Histórico de Cotizaciones - Costos - A Cuánto Hemos Comprado. Existe un registro histórico de compras en la empresa, tiene como finalidad poder realizar una comparación por periodos, de las compras realizadas, sobre determinado material o artículo. Verificar si existe registro de cotizaciones, en él se guarda la lista de precios, descuentos, catálogos, etc. que los proveedores envían constantemente. 7 Investigación Sistemática de Nuevos Insumos. Debe existir una comparación sistemática de rendimiento, precio, compatibilidad, accesibilidad, seguridad, garantía, etc. Partiendo del principio que siempre se puede conseguir una mejor alternativa. 8 Inventario Valorizado de Productos. Es un documento que registra los productos del stock por orden, su volumen de existencias y su respectivo valor unitario y total, indica también la cantidad y valor de ingreso, de salida y el promedio. 9 Sistema de Stock Mínimo. Toda empresa debe tener fijado el stock mínimo, para cada producto, que es la mínima cantidad que debemos tener en el almacén en un momento determinado y que proporciona condiciones de seguridad, continuidad y garantía. 10 Determinación de Lote Económico. 17 Verificar si se realiza los análisis necesarios para calcular los volúmenes óptimos para cada compra, considerando la operación referida a la cantidad y frecuencia de consumo y el otro factor importante que es la productividad del almacenaje y las finanzas. La determinación del Lote Económico asegurará la continuidad del proceso productivo y evitará las paralizaciones. 11 Registro de Productos Alternativos. En este documento se agrupan todas las alternativas que puedan existir en el mercado para poder reemplazar a un producto utilizado normalmente y que no se encuentre disponible, por algún motivo y en cualquier ocasión. En estas circunstancias se solicitará muestras del extranjero o nacionales con características similares a la norma, deberán chequearse, asimismo se debe tener en cuenta que el material solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones y que tenga la respectiva asignación presupuestaria. 12 Rotación de Inventarios. En una empresa es indispensable llevar el inventario de los productos, pero también es bueno hacer una rotación de éste. El principio elemental a seguir es que debe salir primero lo que entró primero, y así sucesivamente, se deben observar las reglas del sentido común y la experiencia para evitar excesos de materiales, mermas y deterioros. (Céspedes, 2009). Clasificación de los Almacenes. 18 Los almacenes se pueden clasificar teniendo en cuenta diferentes criterios, estos son: Según su diseño constructivo, la forma que circulan los productos, capacidad, su volumen, la nomenclatura de productos que almacena, los materiales que se utilicen para construcción de paredes, columnas, techos, etc. Los almacenes del sistema constituyen almacenes mixtos que constan de diferentes áreas: - Área de víveres. - Área de insumos. - Área de bebidas. - Área de mantenimiento. - Área de blancos o lencería. - Almacén de frutas y verduras. - Área refrigerada. - Área de partes, piezas y agregados automotor. Área de víveres En este sitio se depositan aquellos alimentos que requieren de condiciones de temperatura especificas hasta el momento en que se consumen, como los granos secos, productos en conservas, etc. Área de insumos En este lugar como su nombre lo indica se almacenan todos los utensilios y medios que se usan para la gastronomía, limpieza, papelería, oficina, etc. Área de bebidas 19 El almacén para el resguardo de estos productos, debe tener una temperatura de entre 12°C y 200C (climatizado) con condiciones de humedad del 50 al 25 por ciento con un tipo de luz baja y opaca. Área de mantenimiento En este sitio se pueden encontrar los útiles y materiales para hacer las reparaciones de mantenimiento en general. Área de lencería Este almacén requiere de menos especificaciones en su manejo, pero no por ello, es menos importante: en él se guardan las toallas, colchas, fundas, cortinas y mantelería. Área de productos del agro Como su nombre lo indica este sirve para guardar todos los productos del agro, cuidando siempre de mantener una óptima limpieza tanto en los productos como en el almacén. Así como, tener en las mismas estructuras colgantes para los productos que lo requieran, como el ajo, la cebolla, entre otros. Áreas refrigeradas Se les llama de esta forma a las cámaras de conservación, refrigeración y congelación. En las cámaras de conservación se almacenan lácteos, mariscos, aderezos, frutas, verduras, huevos, etc., a una temperatura que oscila entre 2.0 a 5.0°C. 20 En las cámaras de refrigeración se almacenan productos tales como, tocino, vísceras, manzanas, uvas, terneras, carneros, embutidos, etc. la temperatura recomendada es de –30 C a 00 C. En las cámaras de congelación la temperatura recomendada es de -18° a -12°C, en ellas se almacenan vacunos, carneros, cerdos pescados, mariscos y algunos alimentos precocidos. Además de la temperatura específica, estos lugares deben contar con una iluminación y ventilación especial, las cámaras deberán sellar herméticamente y los anaqueles serán de acero inoxidable para inhibir la reproducción de bacterias. Área automotoro de transporte Sitio donde se almacena todo el aseguramiento para uso en el taller, donde existiera el mismo. Las piezas almacenadas deberán contar con un plan de conservación de las mismas. Principales Áreas del Almacén y su Organización. Área de recepción Es el área destinada a la ejecución de las funciones relacionadas con la recepción de los recursos materiales y su preparación para el almacenamiento. Debe cumplimentar las siguientes actividades: Verificación cuidadosa y sistemática de la cantidad y la calidad de los productos recibidos. Confección o adición en la tarjeta de estiba de los productos recibidos. Almacenar con prontitud los productos recepcionados. 21 Esta área debe estar debidamente delimitada, señaladas con rayas amarillas. Estas áreas deben tener un tamaño adecuado a la actividad que desarrollen, las mismas deben estar provistas de medios para la colocación de las mercancías y para realizar las operaciones de conteo y pesaje. El área debe estar dotadas de las herramientas necesarias para su trabajo, además deben existir los instrumentos de medición necesarios para el tipo de trabajo que se desarrolle (pesas, termómetros, etc.). Área para despacho o entrega Es el área destinada a las funciones relativas a la entrega desde el almacén a los distintos puntos de ventas o centros de costo de la instalación. Deberán seguir el mismo criterio que el de las áreas de recepción. Usualmente se coinciden estas áreas, por lo que debe realizarse una adecuada planificación y organización de las actividades de recepción y de despacho. Área útil Es el área del almacén que es ocupada directamente con productos y medios de almacenamiento (estanterías y medios unitarizadores), estibas directas sin medios unitarizadores, etc. 2.3. Técnicas y/o Metodos: Métodos para ubicar y localizar los artículos Existen dos métodos para ubicar los artículos: Fijo y Libre. 22 Método fijo: Consiste en mantener un lugar fijo para cada artículo y a su vez cada artículo ubicado en ese mismo lugar. En general el método de ubicación fijo se adapta mejor a las características siguientes: Poca variabilidad en el tipo y cantidad de artículos que integran la nomenclatura. Limitada preparación del personal del almacén. Baja frecuencia en las operaciones de recepción y despacho. No es relevante el incremento de la capacidad de almacenamiento. Método libre: Cualquier artículo puede ocupar cualquier lugar. Se asocia generalmente el método de ubicación libre a las características siguientes: - Alta variabilidad en el tipo y cantidad de la nomenclatura. - Adecuado nivel de preparación del personal. - Relativamente alta la frecuencia de recepciones y despachos. - Poca complejidad de la nomenclatura. - Es relevante el aprovechamiento de la capacidad de almacenamiento. Estos dos métodos básicos dan origen a formas intermedias que combinan a ambos. Por ejemplo, la forma intermedia es decidir un área fija para cada grupo de artículos pertenecientes a un mismo genérico y dentro de esta área, los distintos surtidos que integran ese genérico, ubicados según el método libre. (Soulary Daley, 2011) Técnica de Compra - Mantener los inventarios a un nivel bajo. 23 - Hacer compras de temporada en frutas y legumbres. - En ocasiones, aprovechar ofertas. - Tener en cuenta los pronósticos de ocupación. - Aprovechar las compras en grandes volúmenes. - Establecer los máximos y mínimos en el almacén según la ocupación del hotel. Al comprar, verificar siempre: - Calidad. - Bajo precio. - Servicio. - Crédito. 2.4. Reglamentación -Procesos dentro del almacen -Recepción -Loteo -Preparación de pedido (Picking) -Expedición La gestión dentro del almacén y de los movimientos de las mercancías se realizará conforme a las definiciones contenidas en el presente reglamento y a los procedimientos definidos en el sistema. Entrada de materiales en los almacenes Es la recepción física de los bienes que implica: a) Controlar que la cantidad de materiales entregados coincida con lo expresado en la gestión de compra correspondiente o con el pedido de traslado gestionado o con la reserva de devolución. b) Verificar que dichos materiales estén en óptimas condiciones físicas para su utilización rechazándolos en caso contrario. c) Registrar en el sistema, el ingreso del material asignando una ubicación. - Clasificación y Loteo Para facilitar la identificación de los materiales y su ubicación dentro del Almacén, los bienes se clasificarán en lotes que podrán ser de características afines. Estas características pueden ser: frecuencia de rotación, volumen, 24 peso, aspecto, grado de peligrosidad, composición química, etc. La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan características iguales, similares o complementarias. - Almacenamiento Esta operación se realizará tomando en cuenta lo siguiente: vestimenta, productos químicos, papelería, etc. a) Asignación de espacios b) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares c) Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado d) Conservación e) Seguridad - Asignación de espacios Con el propósito de facilitar la recepción y la entrega del bien se asignarán espacios a los bienes de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios: a) Según la clase del bien b) Según la velocidad de su rotación c) Según su peso y volumen Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la entrega del bien. - Salida de Materiales de los Almacenes Es la distribución o entrega física de los bienes, que implica: a) Atender las reservas y pedidos de traslados de materiales b) Comprobar que la cantidad y características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado c) Registrar la salida de materiales del almacén d) Organizar las rutas de distribución La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por un documento que contendrá el destino, cantidad y descripción de los materiales el que estará debidamente firmado por el funcionario que realiza el picking identificando además a su receptor, con la conformidad de la entrega . - Registro de Almacenes 25 El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de materiales y vales de combustible en el almacén, permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, traslado, bajas y otros. Los almacenes deberán registrar en el sistema, los movimientos de entrada, de almacenamiento y de salida, de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén. Una vez aceptado el material el encargado registrará en el sistema el ingreso y procederá a ubicarlo físicamente, teniendo en cuenta el código del material y lote asignado. - Medidas de higiene y seguridad. El Jefe de Almacenamiento y Distribución del Departamento de Suministros en coordinación con el personal del almacén, deberá desarrollar los procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad para la prevención de probables accidentes originados por el grado. a) Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén b) Señalización de espacios para el tránsito y transporte c) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura d) Asignación de espacios protegidos para sustancias peligrosas e) Utilización de ropa de trabajo y equipo de seguridad industrial f) Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial g) Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes h) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc. i) Adopción de medidas de primeros auxilios. - Medidas de salvaguarda La salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como lograr la identificación fácil, segura y el manipuleo ágil de los bienes. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de: a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos. 26 b) Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente. c) Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial. Para contribuir a estos propósitos se deberá: a) Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, siniestros y otros b) Realizar inspecciones periódicas a las instalaciones. 2.5. Conceptos relevantes Almacen (Mottura, 2018) Se entiende por almacén al edificio donde se depositan materias primas, mercancías, herramientas, materiales para el mantenimiento, productos semiterminados o en proceso de elaboración, productos para su venta. Almacenamiento (Rodríguez, 2016) El almacenamiento es una actividad que implica operar un sistema de recepción, clasificación, conservación y distribución de insumos y demás materiales útiles para la operación del hotel. Logistica (Guay, 2006) Señala que es el conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad Gestion de stock (Guay, 2006)Planeamiento del stock Consiste en la determinación a priori de los valores que el stock tendrá con el correr del tiempo, así como las fechas de entrada y salida de los materiales del stock y la determinación de los puntos de pedido del material. Compras 27 (Rodríguez, 2016) Señala “como función empresarial compras presenta un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio”. 3. INSTALACIONES Y MATERIALES DE TRABAJO 3.1. Instalaciones Las instalaciones de un almacén dependerán mucho del hotel, la organización que tenga el mismo, por otro lado, los grandes hoteles dejan ese departamento a terceros, quienes abastecen al hotel con productos de gran escala, como suministros de abarrote, suministros de housekeeping, etc. Sin embargo, los hoteles más pequeños requieren de un personal que haga las funciones que se requiera en esa área y/o departamento. Las instalaciones del almacén deben estar adecuado acorde al producto que se disponga en el mismo, ya sea la temperatura, espacio, ubicaion, etc. 3.2. Mobiliario Equipos para un mejor funcionamiento en el departamento asi como: 28 - Sillas giratorias - Contenedores para diferentes productos. - Estantes para poner los productos en orden - Bancos para la espera del personal de otras áreas 3.3. Equipos Congeladoras Industriales para carnes Congeladora industrial para carne blanca (pollo) 29 Congelador Industrial de pescados y mariscos Bascula industrial: Para corrovorar el peso del producto 30 Estiba de madera: Para evitar el contacto directo con el suelo, de debidos productos. 31 - Carros de plataforma - Carros de almacén plegables. - Carretillas manuales y plataformas móviles, - Bases rodantes 3.4. Sistemas Fefo First expired, first out, la traducción sería, primero en caducar primero en salir, con este método los productos con fechas de caducidad más cercanas tendrían que ser los primeros en salir del almacén. Fifo First int, first out, primero en entrar primero en salir, para usar este método deberíamos clasificar nuestro stock en lotes y los productos con lotes más antiguos serían los primeros productos en salir. 32 Lifo Last in, First out. Último en entrar, primero en salir, para este método también deberíamos gestionar el stock por lotes y serían los últimos productos que han entrado en el almacén los que tendrían que salir. Otros métodos para la Gestión de Inventarios entre los que se puede mencionar. - Modelo Básico de Lote Económico de Pedido (Modelo EOQ) La cantidad económica de pedido (conocida en inglés como economic order quantity o por la sigla EOQ), es el modelo fundamental para el control de inventarios. El principio del EOQ es simple, y se basa en encontrar el punto en el que los costos por pedir un producto y los costos por mantenerlo en inventario son iguales - Sistema de Revisión Continua o de Cantidad Fija o Sistema Q En un sistema de revisión continua (Q), conocido a veces como sistema de punto de re orden o sistema de cantidad de pedido fija, se leva el control del inventario remanente de un artículo cada vez que se hace un retiro para determinar si a llegado el momento de hacer un nuevo pedido. - Sistema de Revisión Periódica o de Frecuencia Fija o Sistema P Un sistema de revisión periódica del inventario (conocido también como modelo P) es aquel en el cual el inventario de un ítem es revisado cada intervalo de tiempo fijos, y se realiza una orden por el monto apropiado, es decir, el tamaño de pedido varia con el comportamiento de la demanda. - Sistema Min – Max El método Mín/Máx fue uno de los primeros métodos de reabastecimiento de inventario utilizado en software empresariales dedicados a la gestión del inventario. El principal beneficio de este método es su extrema simplicidad de implementación. - Sistema para Múltiples Artículos. 3.5. Uniformes / Presentación 33 Malla blanca o gorra blanca Guantes de seguridad Delantal Bata blanca Camisa blanca 34 Pantalón jean Botas o Zapatos Traje anti covid 19 Como podemos apreciar en la imagen, el traje consta de un overol, barbijo y unos lentes especiales para el mismo, que son esenciales en tiempos de la pandemia, esta vestimenta es de uso necesario y/u obligatorio en este departamento y en otros. 35 4. FORMATOS Y DOCUMENTOS Solicitud de compra Cuando algun departamento de hotel requiere algun suminstro este no sse encuentre en el almacen, deberia llenar de la forma impresa”Solicitud de compra”, la cual debe ser autorizada por el gerente general para luego entregarse al departamento correspondiente. Esta forma impresa se distribuye de la siguiente manera: Una copia al departamento de almacen para que, al llegar el pedido, puedo comprobar la cantidad, calidad, precio y periodo de entrega. El gerente de compras debe dar seguimientos a estos periodos para que sean surtidos puntualemnte de aceurdo con lo prometido con el proveedor. Orden de compra Es el documento mediante el cual el departamento de almacén del hotel, solicita a un proveedor especifico la mercancía que el departamento le pidió a través de la solicitud de compra. En esta orden se debe especificar el tipo de material con sus estándares, cantidad, precio, tiempo de entrega y datos del hotel para que hagan la facturación correcta. 36 Pedido de compra de frutas, verduras y legumbres. 37 (Bethsy Sotelo Morales, 2015) Requerimiento de la bodega de vinos: Documento exclusivo de área e vinos, por la cual se registra el stock. Formato: Documento donde se especifica las características del producto, acorde a lo requerido. 38 Orden de compra: Guia de remision 39 Kardex Software para el registro de manera organizada de la mercancía que se tiene en un almacén. Orden de Entrega 40 Nota de pedido: Documento interno, usado para la adquisición de un producto del almacén, que cada departamento debe tener para solicitar lo requerido. 41 5. ORGANIZACIÓN 5.1. Responsabilidades del área (departamento) (Mottura, 2018) Gerente general de TODO PARA HOTELES PERÚ y comentó acerca del equipamiento de un hotel: Es importante empezar el proceso de análisis de todos los requerimientos correspondientes por cada área según la importancia. Por ejemplo, en volumen, valor, identificando y priorizando por “temporalidad del producto”, la facilidad o dificultad tal artículo en el mercado local, evaluar si existe un producto similar que puede ser una alternativa real o solo en caso de emergencia. Así podemos tener claramente la gran importancia y funciones de estos: • Cuida los bienes, evita robos, daños, deterioros. • Da acceso a las personas autorizadas a los bienes almacenados. • Ofrece información confiable sobre las existencias reales. • Lleva controles estrictos sobre los bienes a su cargo. • Vigila que no se agoten los materiales. 42 • Realiza inventarios físicos de los bienes. Se divide en las siguientes secciones: - material de limpieza y amenities - conservas y alimentación - aguas y refrescos - licores - vinos y cavas - material de oficina, vajillas y cuberterías. En el almacén general los productos de engloban en seis grupos: 1 General comida: este grupo incluye los productos no perecederos que no precisan conservación en frío 2 General bebida: incluye todas las bebidas 3 General limpieza: este grupo incluye materiales y productos de limpieza e higiene y productos de acogida 4 Material de oficina: este grupo incluye todos los materiales de oficina y papelería 5 Material de imprenta: este grupo incluye productos de papelería con la imagen corporativa del hotel 6 Material informático: incluye todo el material utilizado por los ordenadores del hotel. 7 Menaje: incluye vajilla, cubertería y cristalería 8 Residuos y desechos sólidos hoteleros no peligrosos, incluye desechos de las diferentes áreas. Sub-almacenes: Son aquellas zonas donde el responsable de compras o el responsable de departamento correspondiente depositan transitoriamente los materiales o productos hasta su consumo o utilización. Los diferentes sub-almacenes del hotel son: 43 - Desayuno restaurante: (responsable de desayunos) Se encuentra ubicado en la planta -1, en la sala de despiece de la cocina y en la planta 0, en distintas cámaras de refrigeración y congeladores. En este sub-almacén se almacenan los productos destinados al consumo de desayuno. - Cocina: (responsable de cocina) Se encuentra ubicado en la planta 0 y en la planta -1. Según las necesidades de conservación del producto, se ubican en las cámaras de refrigeración o en los congeladores. - Cafetería / Restaurante: (responsable del turno, bajo la supervisión del maître) Se ubica en la planta 0, y contiene los productos necesarios para el servicio de cafetería. La ubicación física de estos productos se distribuye entre: el office de cafetería y las cámaras de frío. - Pisos: (responsable la gobernanta) Se ubican en la planta -1, en los office de cada planta y también en los minibares de las habitaciones. Se almacenan los productos de limpieza, amenities, lencería, papelería y de minibar. - Servicio técnico: (responsable de mantenimiento) Se encuentra ubicado en un office junto a la terraza, en el se almacenan los materiales propios del servicio (lámparas, material mantenimiento, etc.) - Recepción: (responsable el personal de recepción) Ubicada en la planta 0, en ella se almacenan los materiales propios que se utilizan en la recepción (impresos, llaves, folletos...) - Comercial: (responsable comercial y de convenciones) 44 Ubicado en el despacho de comercial, en la planta 0, en él se almacenan los materiales propios que se utilizan para el departamento comercial (impresos, folletos...). La limpieza y desinfección del espacio dedicado a almacenaje (almacenes y cámaras), se hace con una periodicidad inferior a un mes, mediante la supervisión de la gobernanta o del responsable asignado. El almacenaje de los productos se realiza de acuerdo al sistema FIFO (first in first out) que tiene en cuenta la fecha de caducidad de los productos. "El primer producto que entra a almacén es el primero que sale" Entrada al almacén general fuera de las horas concretadas: Debe tenerse conocimiento de todas las personas que entran en el almacén en ausencia del responsable de compras, y que productos se extraen. Para ello deben firmar en un libro que está disponible en recepción para acceder a las llaves del almacén y deben dejar anotado los productos que salen. Todos los departamentos tienen algún producto de su consumo guardado en el almacén gestionado por compras. Compras: El responsable de compras, tras realizar el suministro de pedidos refleja los mínimos en el sistema informático, quedando constancia de las distintas salidas del almacén general a los diferentes departamentos y posteriormente dicha hoja de pedidos son archivadas por el responsable de compras. A medida que se prepara el pedido, el responsable de compras comprueba las existencias restantes en el almacén con el stock mínimo. Stock mínimo: cantidad mínima necesaria de determinados productos para garantizar el correcto servicio del hotel en condiciones normales. En caso de que las existencias reales estén por debajo del stock mínimo, el responsable de compras realiza el aprovisionamiento externo. El responsable de compras 45 junto a la dirección aprueba un stock mínimo para todos los productos introduciéndolos en el sistema informático. El sistema informático avisa cuando las existencias están por debajo del stock mínimo. El responsable de compras realiza los pedidos externos en base a dichas necesidades. La antelación de la planificación será en función del producto, de la temporada y del proveedor. En base a las necesidades determinadas, diariamente se realizan los pedidos a los proveedores. Realización de pedidos externos: El responsable de compras realiza los pedidos al proveedor personalmente, telefónicamente, a través de fax, por correo electrónico o a través del sistema informático “Catanet”. El responsable de compras realiza los pedidos externos a proveedores seleccionados, según las directrices marcadas por la central. Comprobación de existencia de productos solicitado y suministro interno: Tras revisar los pedidos recibidos, el responsable de compras chequea la existencia de los mismos en el almacén general. El personal del departamento solicitante, o en su defecto el botones, recoge el pedido en el almacén general. El personal de cada departamento es el encargado de la colocación de los productos y materiales en sus respectivos departamentos. Si el responsable de compras no puede realizar el suministro de un determinado producto, lo anota en la hoja de pedidos de almacén como pendiente y lo marca en la hoja de pedidos internos. La distribución de los artículos en el almacén, se realiza teniendo en cuenta la clasificación establecida, el nivel de existencias, evitando las mezclas y teniendo en consideración la fecha de caducidad. Recepción de mercancía: El responsable de compras se encarga de recepcionar la mercancía solicitada dentro del horario establecido. Con la finalidad de evitar molestias a los clientes. 46 Cuando se efectúa la recepción del género, el responsable de compras realiza las siguientes comprobaciones: 1 Que coincida el pedido con el género recibido en cantidad 2 Comprobación del peso, para aquellos productos que se precise (se adjunta el ticket de comprobación de pesos al albarán) 3 Comparación de las características del género recibido 4 Comparación de la fecha de caducidad 5 Ausencia de daños en el envase y embalaje En el caso de incumplimiento de alguno de los citados puntos, se anota en el propio albarán la no conformidad, produciéndose un rechazo del pedido e incluso una evaluación del propio proveedor. Los productos devueltos al proveedor son identificados con un adhesivo rojo con la inscripción " no conforme " a fin de que nadie lo utilice mientras estén en el hotel. Si el pedido esta aceptado totalmente, se indica en el albarán mediante un Ok y la firma de la persona que lo recepciona. En la recepción de productos refrigerados y congelados, en el albarán se indica la temperatura de dichos productos, a fin de verificar el correcto estado de los mismos. Realización de inventarios: En el hotel también he realizado los inventarios para determinar las existencias en un momento concreto por el procedimiento de recuento. Estos se realizan siempre el último día del mes, una vez registrados todos los albaranes y traspasos relativos al mes y a cada departamento. 47 Los inventarios utilizados en el Hotel son: 1 Inventarios físicos mensuales del almacén general, cuyo objetivo es el control de existencias físicas de dicho almacén. Este control de existencia se da de la siguiente manera: "existencias iniciales + entradas - salida de almacén = existencia finales" En este almacén deben coincidir las Existencias finales con los productos que hay realmente en almacén. 2 Inventarios físicos en los sub-almacenes, realizados por el responsable del departamento correspondiente o en su defecto por el personal asignado: . Cocina (jefe de cocina) . Restaurante (maître) . Cafetería (maître) . Lencería, amenities, artículos de limpieza, minibares, papelería de habitación (gobernanta) . Material de oficina y imprenta (responsable de compras) . Office desayunos (maître) . Recepción (responsable de recepción) . Comercial (personal de convenciones) Estos inventarios de cada departamento van a servir al responsable de compras para saber el consumo mensual de cada departamento. “Existencias Iniciales + Entradas – Existencia Final = Consumos” Recepción de facturas: 48 Una vez recibidas las facturas vía correo ordinario, vía e-mail…, el responsable de compras las compara con la información de los albaranes correspondientes a la mercancía pedida, que tiene en el sistema informático (Catanet), y comprueba que el importe total de las compras coincida con el importe total de la factura. En caso de que exista alguna diferencia, el responsable de compras localiza el fallo y si lo considera necesario contacta con el proveedor a fin de solucionar dicha incidencia. Posteriormente se registra, se archiva y se procede al pago en el vencimiento correspondiente (siendo algunas de pago inmediato, otras de pago aplazado, por recibo bancario, transferencia…). El responsable de administración debe tener en cuenta la procedencia de dichas facturas, las cuales pueden provenir: - Facturas generadas por aprovisionamiento, realizadas y generadas por el responsable de compras (productos perecederos y no perecederos) Cada vez que se recibe una factura de aprovisionamiento en administración, se entrega ésta al responsable de compras y es éste, quien coteja dicha factura con los albaranes. Si es correcto, da el visto bueno y sella la factura estampando el sello con Nº de IVA, la registra en el sistema informático y la devuelve a administración para su pago y archivo. El programa informático (Microsoft Dynamics Navision) dispone de una ficha para cada proveedor, en la cual figuran los datos del mismo. Por ejemplo: razón social, C.I.F., teléfono, forma de pago, cuenta contable de gasto predefinida, etc. Las compras excepcionales son aprobadas por la Dirección. 49 Una vez contabilizadas las facturas, el programa asigna un número de registro a cada una de ella y se anota esta numeración en el sello estampado por la administración en cada factura. Este número es correlativo y ascendente (cada año de inicia con el número 1). El pago de las facturas es el 15 de cada mes, la mayor parte de ellas se pagan mediante giro bancario y transferencias. Semanalmente se verifican los pagos realizados a proveedores y en el momento se contabilizan, a fin de evitar que un proveedor pueda cobrar una cantidad incorrecta. Antes de dar conformidad a cualquier pago, se cotejan las cantidades con la factura\as. Se saca un informe de Contabilidad de “Pagos Pendientes a Proveedores“y se comprueba si es correcto el apunte de pago en el banco. Si dicho importe no coincide se contacta con el banco para la devolución del mismo. Antes de devolverlas se pone en contacto con el proveedor acordando con él la forma de proceder. Los pagos de facturas realizadas por giro bancario, se contabilizan por el orden aparecido en el extracto bancario, archivando como comprobante el documento bancario. Para cuadrar el inventario de administración con el de compras, mensualmente se procede a realizar un listado de inventarios por departamentos, (inventario contable menos los consumos y añadiendo los albaranes de facturas pendientes de recibir ha de ser igual al inventario de almacén, haciendo las regularizaciones correspondientes). 50 Forma de pago: La más usual es el giro bancario a la cuenta del Hotel, vencimiento el día 15 de cada mes, 60 días fecha factura generalmente. No obstante, para determinados proveedores el vencimiento puede ser diferente. También existen otras formas de pago: - Cheque bancario - Efectivo - Transferencia Selección y contacto directo con proveedores La mayoría de los proveedores de los productos de gran consumo no perecederos están asignados por la central. Para el resto de productos, la dirección del hotel junto con el responsable de compras, de cocina, de mantenimiento y la gobernanta comentan una serie de criterios que son tenidos en cuenta a la hora de especificar la calidad de un producto, esta es, igualmente ratificada por el responsable del departamento al que se destina el producto. Una vez determinada la calidad del producto, la dirección del hotel junto con los Responsables de los departamentos afectados, seleccionan los diferentes proveedores teniendo en cuenta los siguientes criterios: 51 EL hotel aceptara aquellos proveedores que cumplen con la mayoría de las siguientes características: - Que los productos sean de homogénea calidad - Que responda a las necesidades requeridas (precio y servicio) - Que admita devoluciones - Que apliquen condiciones ventajosas según consumos - Que apliquen ofertas - Que disponga de una buena política de pagos - Que se dediquen comercialmente al cliente - Que tenga flexibilidad de reparto ante pedidos excepcionales - Que cumplan con los horarios establecidos para la entrega. Existe un listado de proveedores seleccionados y gestionados por el responsable de compras. En este listado se Indica la descripción de cada proveedor (CIF, Dirección, teléfono, fax, número de registro sanitario y tipo de producto). (Alsafadi, 2014) 52 5.2. Organigrama general y específico del área 53 5.3. Lineamientos / Políticas de trabajo (del área o departamento) No puede colocarse ningún tipo de carga directamente en el piso. Los pasillos deben tener un ancho de 1m y un pasillo central de 2 m 54 Los productos en estiba directa deben estar separados de la pared de 60 a 80 cm y del piso como mínimo 20 cm Los productos en estiba directa deben estar correctamente alineados y separados 10 cm entre estiba. Todo tipo de carga debe estar separado del techo 1m. Todas las cargas deben tener acceso directo El lado mayor de las estanterías o de las estibas deben estar colocados según la dimensión más larga del almacén. En ningún caso se colocan mercancía de distintas clases en las mismas tongas o estibas y a un tratándose de productos iguales no deben entongarse juntos si han entrado en distintas fechas. Las mercancías se colocan verticalmente en los anaqueles, de izquierda a derecha; de esta forma se despachar siempre la más vieja. El almacén deberá contar con el clima y ventilación apta para mantener en buen estado los productos que en él se encuentre. Políticas del área. - El área de almacén atreves de sus áreas internas deberán registrar y controlar los bienes muebles que se les suministren (bienes de consumo y bienes inmuebles), identificándolos de la manera siguiente: El área de almacén deberá vigilar los bienes de consumo que requieran de conservación especial estén adecuadamente almacenados, así como controlar las fechas de vencimiento o caducidad, en las cosas respectivas. El área de almacén general deberá realizar inventario físico y aleatorio a las líneas de consumibles una vez al mes en inventario físico completo una vez al año, de acuerdo con lo programado con el programa anual de control interno. Los bienes consumibles que se reciban deberán ser verificados por personal del área de almacén, así como debidamente clasificados y colocados en lotes homogéneos y en los espacios establecidos para tal efecto, a fin de procurar su adecuado aprovechamiento. 55 El departamento de almacén atenderá desde las 7 am – 21 pm acode a las políticas del hotel y políticas internas de área. Los bienes consumibles deberán ser almacenados de manera adecuada conforme a las consideraciones de protección que se requieran y a los métodos existentes para tal efecto. 5.4. Relaciones internas y externas del área (departamento) La relación de manera interna es con todos los departamentos del hotel, ya que dispone de alguna necesidad de abastecerse, y de manera externa es con los proveedores. De manera interna con las áreas del hotel, para el abastecimiento de suministros que se requiera en su área. De manera externa con los abastecedores de suministro al almacén, por ello nos dirigimos a los proveedores. 5.5. Perfil profesional para cada cargo Jefe de almacén Educación: - técnico superior universitario en administración. Experiencia: - tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área. Educación: - bachiller, más curso en el área de por lo menos dos (2) años de duración. 56 Experiencia: - seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo y supervisorio en el área. Conocimientos, habilidades y destrezas. Conocimientos en: - Amplios de contabilidad. - Elaboración y control de inventarios. - Técnicas de almacenamiento de materiales y equipos. - Inglés técnico. Habilidad para: - Organizar el trabajo. - Establecer relaciones interpersonales. - Supervisar personal. - Realizar cálculos numéricos. - Redactar informes. - Negociar y analizar información. - Tomar decisiones oportunas. - Facilidad de expresión. - Planificar sistemas de registros. Destrezas en: - El manejo de calculadoras. - Computador. adiestramiento requerido: - Relaciones humanas. 57 - Manejo y suministro de almacén. - Computación. - Contabilidad. Encargado de compras: Perfil profesional Para ser encargado de compras deberá ser capaz de: - Anticipar las tendencias. - Construir un conocimiento detallado del producto. - Trabajar como parte de un equipo. - Entender la forma de trabajar y la influencia de sus decisiones. - Priorizar las tareas. - Hacer un buen uso de la información. - Trabajar bajo presión para cumplir con los plazos de entrega. - Tomar riesgos y aprender de los errores. Debe tener: - Habilidades de comunicación orales y escritas. - Autoconfianza y capacidad de negociación. - Una mente analítica para interpretar las cifras y otra información. - Habilidades numéricas. - Habilidades de gestión del tiempo y habilidades de planificación. - Los conocimientos de idiomas podrían ser necesario si se deben comprar bienes de otros países. Estudios oficiales 58 A continuación, se relacionan algunos de los estudios oficiales (ciclos formativos o carreras universitarias) que permiten ejercer esta profesión. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del ámbito de especialización, es posible que se tenga que complementar la formación con otros cursos más específicos del sector. La formación continua es un aspecto clave para la mejora profesional. 5.6. Reglamentos internos Reglamento 1 Todos deben presentarse con el uniforme en buenas condiciones, bien presentables, uñas cortas, en caso de hombres sin aretes y cabello corto en caso de mujeres sin exceso de maquillaje y esmalte de uñas. 2 Llegar puntuales de acuerdo al rol asignado por el encargado. 3 Los días de descanso u horarios podrán ser intercambiados, siempre y cuando haya la disponibilidad y sea pedido con tiempo de anticipación. 4 No se permite cruzar la línea amarilla y entrar a las cámaras de refrigeración y congelación sin red cubre-cabello. 5 No se permite entregar producto sin una solicitud autorizada por el jefe de departamento solicitante. 6 No se permiten “prestamos de productos”, es decir sin una solicitud en tiempo y forma. 7 El respeto debe ser mutuo, aunque bien el respeto se gana, no se pide. 8 Las horas de comida deben de ser respetadas, contando con 30 minutos. 9 El trabajo debe de ser terminado antes de salir del horario establecido. 10 El área de trabajo siempre debe mantenerse limpia y ordenada. 11 Se debe seguir el proceso de almacenamiento de primeras entradas, primeras salidas. (ALMACENISTAS). 12 Se debe estar muy al pendiente del área que corresponde, vigilando siempre el stock 59 físico, caducidades y estado de los productos. 13 En caso de enfermedad deberá ser reportado al menos un día antes. 14 Honestidad y responsabilidad ante cualquier situación que se pueda presentar, cuidando siempre los actos cometidos dentro del área laboral. 15 Un día antes de la recepción de carnes, las etiquetas deben elaborarse con los nombres correspondientes de acuerdo a cada producto. Reglamento para proveedores. higiene personal. 1 Llevar uniforme limpio y adecuado. 2 Usar protección para el cabello (red de cabello) en áreas de alimentos, servicios o en el almacén. 3 Mantener una buena higiene personal: afeitados, cabello cortó, calzado cerrado, uñas cortas y limpia. 4 Se prohíbe el uso de joyas, reloj, Collares, Aretes y demás accesorios. TRANSPORTES 1 Compartimientos de carga limpios, sin desperdicios, sin plagas o señales de infestación de plagas. 2 Las puertas, gomas, cortinas hawaianas limpias y en buen estado. (en caso de traer producto refrigerado). 3 En caso de usar diablitos y plataformas (rampas) para descarga, deben de estar perfectamente pintados y sin indicio de óxido. 4 La temperatura máxima aceptada en compartimientos de cargas para alimentos fríos: 4°C (para refrigeración) 5 La temperatura máxima aceptada en compartimientos de carga para alimentos congelados: -18°C (para congelación). 6 Los alimentos deben ser almacenados en tarimas de plástico y no traer en el mismo transporte productos químicos para evitar contaminación cruzada. (Perez, 2018) 60 6. PROCEDIMIENTOS (POR SERVICIO) 6.1. Descripción de procedimiento por servicios Descripción del proceso de recepción de mercancía; El proceso comienza con la recepción de las solicitudes de compra, en la cual se especifica el producto, cantidad, proveedor, precio. El recibidor cuando ecive los materiales e insumos compara físicamente aspectos tales como la cantidad y la calidad, revisando continuamente la factura del proveedor y la solicitud de compra, si en esta información no hay ni un tipo de incongruencias, el recibidor aprueba la factura firmándola y sellándola, comunica al almacén que la mercancía ya llego a la empresa, el recibidor procede a registrar las facturas en los reportes de recepción según el tipo de inventario, es decir si es repuesto o suministro, comestible o bebida. Problemas presentados en el proceso de recibo de mercancía: - Se presentan confusiones en los reportes de recepción de mercancía cuando se asigna los productos a los diferentes tipos de inventario debido que no hay claridad al respecto. - No se recibe una información detallada acerca de las fechas de llegada de los productos por parte de compras ocasionando trastornos en la programación de actividades de la empresa. - No se realiza a tiempo los reportes diarios de recepción de mercancía ocasionando retrasos en el área de costos. - Gran volumen de documentos debido a que hay que realizar un reporte para: -. Suministros y repuestos -. Mantenimiento -. Comestible -. Bebidas Descripción del proceso de almacén: 61 El proceso inicia cuando los alimentos, bebidas y suministros llegan de recibo de mercancía, después de realizar el almacenaje adecuado dependiendo del tipo de inventario al que pertenezcan, es decir cada producto tiene un almacenamiento diferente y especial, conjuntamente se registra en el kardex las salidas especificando el centro de costo o centro de gasto, estas actividades son complementadas con los controles de existencia, como: análisis de consumo e inventario físico y rotación de productos, que permitan establecer siempre un stock de seguridad de los productos. Problemas presentados en el proceso de almacén: - No existe información precisa sobre la rotación de artículos en los inventarios debido a que no se afectan análisis de consumo de los productos, sin poder determinar los pronósticos de compra. - Las políticas de stock de seguridad de los artículos no s encuentran claras ni bien definidas, ocasionando trastornos en el programa nación de actividades en la empresa. - Existen muchas discrepancias entre los inventarios potenciales (teórico) y los físicos (reales), debido a que se efectúan manualmente y corren con u alto porcentaje de error, ocasionando un alto índice de sobrantes y faltantes. - Existen cargos innecesarios con funciones poco relevantes que ocasionan sobre costos en el proceso de almacenamiento de alimentos, bebidas y suministros. - Manejo deficiente de los inventarios de repuesto de mantenimiento, debido a que no tiene políticas de control en el consumo, manejo de stock de seguridad. - Existen sobre existencias en algunos artículos debido a la falta de análisis de consumos. Descripción el proceso de costos: El proceso de costos inicia con verificación del reporte de recepción e mercancía con la factura el proveedor, simultáneamente se pondera el costo y se registra en el kardex las entradas de los productos y las salidas del almacén, conjuntamente se valorizan las requisiciones, traspasos y vals de consumo de funcionarios y atenciones, después se registran en la hoja electrónica, cargándolos a diferentes centros de costo y gastos, a partir 62 de esta información se genera los informes del costo bruto primario de alimentos y bebidas, los cuales están representados por los consumos de centro de costos (bares, cocina) a estos se le restan los gastos o créditos. Problemas presentados en el proceso de costos: - Alta probabilidad de error en la ponderación de los costos de recepción de la mercancía, porque el recibido realiza mal de los reportes (liquida mal el IVA, el costo de los alimentos) - Poco control de los inventarios de productos en proceso (centro de producción), debido a que no existe un análisis de consumo. - No se optimiza el tiempo para el análisis debido a que las valoraciones requieren el mayor tiempo disponible. - No existe visión clara de la rotación de artículos tanto de gran consumo como los de poco movimiento. - Información inoportuna para realizar los procesos de costeo de consumo y valorización de inventario. - Alta probabilidad de error en la valorización de inventario y costeo de los consumos ya que estos se realizan manualmente. - Controles superficiales de existencias debido al gran volumen de artículos manejados. (Fernando Polania, 1999) Descripción el proceso de compras El responsable de compras realiza los pedidos al proveedor personalmente, telefónicamente, a través de fax, por correo electrónico o a través del sistema informático “Catanet”. El responsable de compras realiza los pedidos externos a proveedores seleccionados, según las directrices marcadas por la central. Procedimiento de servicio ante la pandemia de covid 19 El personal está obligado a seguir un procedimiento sanitario que exige la empresa, por ello se toma de manera interna y externa: 63 Interna: - El personal encargado de distribuir los suministros a las diferentes áreas y/o departamentos debe estar con el uniforme indicado, de igual manera el personal a quien se le entrega - Los suministros a distribuir deben estar desinfectados por el personal encargado. - La mercancía debe ser desinfectada al momento de ingresar al almacén. - Hacer uso de medios de comunicación tecnológicas al momento de hacer pedidos de mercancías, para así evitar acercarse y/o evitar estar menos tiempo juntos. - Antes de la entrega de informe físico el personal debe desinfectar sus manos. Externa: - El personal encargado de las compras debe estar con el uniforme que exige la empresa en tiempos de pandemia, llevando gel antibacterial y/o alcohol para el caso de intercambio de dinero, así mismo para las manos. - Al momento de recibir la mercancía el personal debe percatarse que los proveedores cumplan con lo requerido por la empresa. - La distancia establecida a nivel mundial debe ser cumplida, para evitar contagio entre el comprador y proveedor. 64 6.2. Estándares de calidad (Asencios, 2014) Primeramente, para que un estándar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy específicos y claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento está definido por tareas específicas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutirá en el resultado deseado independientemente de quién lo realice. ¿Por qué son necesarios los estándares de tiempos? Si bien los estándares de tiempo se aplican en diferentes procesos industriales desde hace más de un siglo, hay profesionales que consideran que estos tienden a ser irreales ya que cada persona trabaja de forma diferente bajo condiciones variables y por lo tanto es muy difícil calcularlos. Por ello es necesario los: Certificados Para Almacenes • Certificación en calidad. • ISO 9000 - Certificación ISO 9001:2008 - Certificación ISO 9001:2008 IWA4 Buen Gobierno - Sistemas de gestión de calidad - Cursos ISO 9001:2008 • ISO 14000 - Certificación ISO 14001:2004 - Sistemas de gestión ambiental - Cursos ISO 14001:200 65 Estándares de calidad interno Tiempo de compra de suministros del encargado es entre 40minutos a 1:30, en otros casos puede ser menos o más tiempo, teniendo en cuenta el producto, facilidad de adquisición, etc. - Tiempo de recojo o entrega de los pedidos son entre 25 a 35 minutos - Tiempo de distribución del producto, ya dentro del almacén hacia los stocks entre 30 minutos a 1 hora, dependiendo del personal y de la mercancía - Entrega de pedido hacia otras áreas, entre 2 a 5 minutos - El proveedor tiene que entregar la mercancía requerida por el encargado al cabo de 1 a 2 horas, teniendo en cuenta la hora de entrega: - La hora de entra se da entre las 6 a 8 de la mañana - Los informes son diarios, del producto que entra y sale para una mejor gestión. 6.3. Protocolos sanitarios Alimentos en general Para ser aptos para el consumo humano, se debe evitar que los alimentos puedan ser adulterados, se descompongan, se ensucien o se contaminen de algún modo. (EL GOBIERNO DE TODOS, s.f) En la recepción de productos alimenticios se deben considerar los siguientes lineamientos: - La mercancía debe ser desinfectada al momento de entrar a almacén - El proveedor tanto como el encargado en recibir la mercancía de contar con un traje especial, barbijo y lentes, manteniendo la distancia. - La entrega de mercancía debe ser a la hora acorde a lo establecido por la empresa. - La desinfección de manos dentro de la empresa es de vital importancia, por ello, el personal de la empresa debe contar con gel antibacterial- - Al momento de entrega de algún producto para algún departamento el personal debe desinfectar sus manos para prevenir algún contagio en tiempos de pandemia. - Persona que entre a almacén debe ser desinfectada cuerpo entero. 66 - Verificar las características como olor, color, sabor, aroma y textura que corresponden a cada tipo de producto, en caso de productos en descomposición se deberán rechazar y desechar. - Verificar fecha de caducidad de todos los productos al momento de recibirlos. - Almacenar de inmediato los alimentos en lugares apropiados y en condiciones de temperatura indicadas para cada uno. - En caso de contar con refrigeradoras, congeladores, heladeras. Se debe evitar sobrecargarlos. - No colocar los alimentos en contacto directo con el piso. - No receptar ni utilizar productos caducados. Recepción de alimentos enlatados Al momento de receptar y previo a su almacenamiento, se debe considerar: - Las latas no deben tener óxido ni abolladuras, deben estar correctamente selladas y etiquetadas. - Se deben separar e identificar todas las latas que tengan pérdidas o los extremos hinchados, que estén muy oxidadas o abolladas, o que tengan abolladuras en algunas de sus tres juntas (superior, inferior o lateral). - No se debe usar las latas dañadas, se las debe separar e identificar para que no sean usadas. Recepción de alimentos secos: Los alimentos secos tales como cereales, frijoles, harina, arroz y azúcar deben estar secos al momento de recibirlos debido a que la humedad producirá moho y deterioro. Los envases rotos y defectuosos no se deben receptar debido a que pueden provocar contaminación o atraer plagas. Al recibir este tipo de productos se debe verificar que los mismos no cuenten con insectos o señales de dientes de roedores. Almacenamiento: El lugar para almacenar los alimentos debe mantener las condiciones sanitarias correspondientes para evitar la contaminación de los mismos y la propagación de plagas en el establecimiento, y mantener las siguientes condiciones de almacenamiento: 67 - Almacenar el producto acorde a las especificaciones del fabricante, es decir si el producto requiere condiciones de congelación se debe asegurar el almacenamiento a las temperaturas de congelación. - Almacenar el producto nuevo detrás del producto viejo. - Los alimentos se deben almacenar separado de las paredes y pisos también lejos de cualquier tubería con goteras. - Las condiciones de humedad y temperatura adecuada acorde al tipo de alimento. - Todos los alimentos, a granel o de otra manera, se deben conservar cubiertos y libres de contaminación. - Controlar los alimentos todos los días y deseche aquellos que estén en mal estado o contaminados. - Guardar los limpiadores, desinfectantes y otros productos químicos tóxicos lejos de los alimentos. - Márquelos claramente y manténgalos en sus envases originales, de preferencia colocarlos en un lugar seguro. Los establecimientos de alimentación colectiva Se debe aplicar el principio PEPS (Primero en entrar, primero en salir - FIFO) o PCPS (próximo a caducar primero en salir) dependiendo del producto. Almacenamiento en seco Se necesita tener el espacio adecuado para almacenar en seco los alimentos como, granos y otros artículos que no requieren refrigeración. - Los productos se deben almacenar en áreas designadas para ese propósito. - Los productos se deben almacenar alejados de tuberías de desagüe expuestas o sin protección, separados de las paredes y del techo y al menos a 15 cm de distancia del piso para facilitar la limpieza y para evitar la anidación de roedores e insectos. (Mottura, 2018) Condiciones de higiene en el almacén. Las normas de higiene generales en el almacén son necesarias para lograr las mejores condiciones de trabajo y seguridad por lo cual debemos mantener ciertas reglas básicas, las cuales deberán cumplirse estrictamente. 68 1 Inspeccionar con regularidad las áreas de almacenamiento. La infección y la descomposición pueden presentarse aún bajo condiciones ideales de almacenamiento. 2 Verificar todos los alimentos con regularidad en busca de señales de deterioro y retire de inmediato cualquier alimento contaminado o echado a perder. 3 Barrer los pisos todos los días y cada vez que sea necesario. 4 Lavar con regularidad las paredes y el equipamiento. 5 Deshelar los congeladores cuando la cantidad de alimentos almacenados sea poca y lave los mismos al menos una vez a la semana. 6 Lavar los anaqueles, ganchos para carnes y todo el equipo similar todas las semanas. 7 Deberán mantenerse los pisos libres de basuras, manchas, polvo, grasa, etc. 8 Deberá hacerse la limpieza de piso de forma tal que se evite levantar polvo y otras suciedades. 9 Mantener los equipos de medición (pesas) en buenos estados técnicos, certificados y libres de toda suciedad. 10 Deberá mantenerse siempre una temperatura uniforme y agradable. 11 Garantizar que exista un programa de desinfección, desinsectación y desratización periódica. Medidas de Seguridad Contra Incendios: 1 No coloque nunca productos delante de los medios de protección. 2 Los extintores deben estar actualizados y en buen estado de mantenimiento. 3 Todo el personal del almacén debe conocer que hacer en caso de incendio. 4 No obstruya las puertas y escaleras de evacuación. 5 Quedará terminantemente prohibido la entrada al almacén de equipos automotores; en aquellos que no estén preparados para esto. 6 Se tomarán todas las medidas en los circuitos eléctricos para evitar el sobrecalentamiento en los conductores. 7 Se evitará mantener circuitos eléctricos que no estén protegidos y señalizados. 8 Se prohíbe fumar en los almacenes. Estos contarán de letreros visibles de No Fumar. 9 Todos los equipos eléctricos deberán estar conectados a tierra. 69 10 El almacenamiento de materiales se dividirá en secciones o grupos formados cada uno por materiales que presenten un grado de combustibilidad similar. 11 Los bombillos o lámparas deberán estar protegidos contra daños mecánicos por medio de pantallas de cristal, malla metálica. Preferiblemente el alambrado deberá situarse en forma tal que no queden directamente sobre pilas, tongas, estantes, etc. 12 Los equipos contra incendios deberán estar adecuadamente identificados de acuerdo con las normas establecidas por el DGPEI del Ministerio del Interior. 13 Los almacenes deberán estar protegidos por sistemas contra rayos, donde sea factible. 14 Al finalizar las labores, deben recogerse todos los materiales que sean factibles de combustión espontánea. 15 Deberán ser revisados periódicamente los equipos eléctricos, así como las instalaciones. 16 Se deberán reparar o sustituir aquellas líneas eléctricas que presenten defectos. 17 Los almacenes deberán poseer detectores de humo y calor. 18 Mantener organizada y activa la Brigada Contra Incendios del almacén. 19 Se prohíbe colocar mercancías inflamables debajo o pegadas al alambrado eléctrico. 20 Tener debidamente señalizados e identificados los interruptores de las cámaras frías, para una rápida desconexión en caso de sobrecalentamientos o cortos circuitos. 70 7. 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