UNIDAD 1: EL DEPARTAMENTO DE ... HUMANOS

UNIDAD 1: EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
1. EL DEPARTAMENTO
EMPRESA
DE
RECURSOS
HUMANOS
EN
LA
La gestión administrativa es imprescindible en todas las empresas,
independientemente del sector productivo al que pertenezcan. En las
microempresas y las PYMES la actividad administrativa es global, sin existir
división departamental, es decir, las operaciones administrativas que realiza el
personal, van desde la gestión de compra-venta, al control de los recursos
humanos, como la contratación, nóminas, etc.
Es en las grandes empresas, donde las operaciones administrativas se
dividen por departamentos: las de compraventa se gestionan dentro del
departamento comercial, las de recursos humanos se ejecutan en el
departamento del mismo nombre, y así con todas.
No podemos olvidar la externalización –outsourcing- de la gestión
administrativa, cada día más extendida. Esta subcontratación de la gestión de
las operaciones administrativas es máxima en el caso de las operaciones
relacionadas con los recursos humanos, la contratación, las modificaciones en
las condiciones de trabajo, el pago de salario, y las operaciones ante los
organismos públicos que son tramitadas por gestorías y asesorías laborales
El departamento de recursos humanos es el área destinada al personal,
donde se organizan, dirigen, coordinan, retribuyen y estudian las
actividades de los trabajadores de una empresa.
2. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
La departamentación de una organización no convierte a cada uno de
los departamentos en estructuras independientes. Por el contrario, organiza las
relaciones que se deben establecer entre ellos. Así, el departamento de
personal tiene relación directa con todos los demás, ya que en todos ellos hay
trabajadores que responden a la política de Recursos Humanos definida por la
empresa.
Como se ha mencionado, las funciones del departamento de recursos
humanos varían en relación a la empresa. Por lo general, según aumenta el
tamaño de la empresa, crecen también las funciones asumidas por el
departamento de recursos humanos.
Las funciones que puede desempeñar este departamento en una
empresa son:
Relacionadas con la gestión del personal:
- Planificación de plantillas
- Descripción del puesto de trabajo
- Reclutamiento y selección de personal
- Acogida de nuevos trabajadores
- Valoración del puesto de trabajo y retribución
- Evaluación del desempeño
- Formación y desarrollo
- Relaciones laborales
- Prevención de riesgos
Relaciones con la administración del personal:
- Elaboración de nóminas
- Trámites de Seguridad Social y Hacienda
- Control de absentismo
- Trámites relacionados con infracciones y sanciones
- Trámites de contratación
- Trámites relacionados con la finalización de la relación laboral.
- Información
2.1.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL TÉCNICO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA EN LA EMPRESA
Sin olvidar las distintas posibilidades de trabajo del Técnico en Gestión
Administrativa, (realizar las operaciones administrativas generales de una
PYME, centrándose en las operaciones inherentes al departamento en el que
está incluido, o prestando sus servicios en una asesoría o gestoría) nos
centraremos en las operaciones administrativas que se han de realizar en un
departamento de recursos humanos
El técnico estará bajo la supervisión del jefe del departamento, y
realizará tareas administrativas y de gestión básicas, recibiendo, registrando y
transmitiendo información y documentación, así como operaciones de
tratamiento de datos, manteniendo la confidencialidad requerida y observando
las normas de seguridad e higiene en el trabajo.
La descripción de las funciones, es saber qué es lo que los empleados
tienen que hacer en sus puestos de trabajo, además de establecer dónde
comienzan y acaban sus responsabilidades

Realizar documentos y comunicaciones en el formato característico y
con las condiciones de calidad correspondiente, aplicando las técnicas
de tratamiento de la información en su elaboración

Reconocer la normativa legal aplicable, las técnicas de gestión
asociadas y las funciones del departamento de recursos humanos,
analizando la problemática laboral que puede darse en una empresa y la
documentación relacionada para la gestión administrativa de los
recursos humanos

Identificar y preparar la documentación relevante así como las
actuaciones que se deben desarrollar, interpretando la política de la
empresa para efectuar las gestiones administrativas de las áreas de
selección y formación de los recursos humanos

Cumplimentar documentación y preparar informes consultando la
normativa en vigor y las vías de acceso (Internet, oficinas de atención al
público) a la Administración Pública y empleando, en su caso,
aplicaciones informáticas ad hoc para prestar apoyo administrativo en el
área de gestión laboral de la empresa

Identificar las normas de calidad y seguridad y de prevención de riesgos
laborales y ambientales, reconociendo los factores de riesgo y
parámetros de calidad para aplicar los protocolos correspondientes en el
desarrollo del trabajo

Valorar la diversidad de opiniones como fuente de enriquecimiento,
reconociendo otras prácticas, ideas o creencias, para resolver
problemas y tomar decisiones

Reconocer e identificar posibilidades de mejora profesional, recabando
información y adquiriendo conocimientos para la innovación y
actualización en el ámbito de su trabajo

Conocer sus derechos y deberes como agente activo en la sociedad,
analizando el marco legal que regula las condiciones sociales y
laborales para participar como ciudadano democrático
2.2.
LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN EN EL TRABAJO DEL
TÉCNICO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Normalmente, las empresas suelen contar con normas, criterios y pautas
que determinan la organización y planificación del trabajo, adaptándose así a
las políticas de la misma, por ejemplo, los protocolos de reclutamiento,
custodia de la documentación y el archivo, la organización de la agenda de
trabajo, etc.
El tiempo es finito, por lo tanto, administrar y gestionar correctamente
este supondrá una de las tareas más importantes a considerar por todo
profesional para optimizar este bien escaso. Por todo ello, es necesario tener
en cuenta los siguientes puntos:

La gestión del tiempo
Para eliminar o minimizar el tiempo muerto habrá que tener en cuenta
que es necesario priorizar las tareas a desarrollar, para ello, se deberán
clasificar, al menos en prioridad alta o urgente, normal o baja.

El orden
Tanto el área de trabajo, mobiliario, equipos informáticos y todos los
accesorios deberán estar perfectamente distribuidos y ordenados de una
manera funcional, práctica y a la vez estética, que permita ofrecer un lugar de
trabajo agradable y cree una buena sensación a cualquier persona que acceda
a la sala o despacho donde nos encontremos trabajando
Es necesario que toda la información esté actualizada y ordenada, por
ello, debemos contar con bases de datos, ficheros Excel, protegidos ante
personal ajeno y disponer siempre de copias de seguridad que permitan
restaurar posibles pérdidas de información

El archivo
El archivo suele ser un elemento de consulta habitual y si la información
no está correctamente clasificada, puede llevar tiempo encontrar un
determinado documento o informe
Existen distintos criterios o técnicas que permitan clasificar
correctamente un archivo, algunas de ellas, vendrán definidas por las propias
empresas, no obstante, todo profesional deberá conocer los criterios a seguir
que le permitan clasificar toda la información, de esta forma, se reducirá el
tiempo en la búsqueda de la misma

La distribución del espacio de trabajo
Se ha demostrado que un espacio de trabajo bien distribuido, con un
entorno agradable, una buena iluminación, así como una disposición de
elementos funcionales y ergonómicos, hacen disminuir la fatiga aumentando
por consiguiente el rendimiento del trabajador, lo que implica un incremento de
la eficiencia y una disminución del tiempo para abordar las tareas cotidianas,
por esta razón, tanto los trabajadores como las empresas, deberán tener en
cuenta este aspecto
2.3.
LA IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN TEMPORAL
La mayoría de los trámites administrativos relacionados con los RRHH,
conllevan unas obligaciones, en cuanto a plazos, cuyo no cumplimiento
generará sanciones económicas y administrativas a la empresa.
Dado que la gestión administrativa de los recursos humanos implica una
gran capacidad de trabajo y en muchas ocasiones con tiempos muy justos, es
necesario planificar y organizar: por ello, debemos programar el día a día y
anticipar las tareas futuras; para conseguirlo, será necesario aplicar unas
normas básicas de planificación y organización, de esta manera, el trabajo será
más eficiente y productivo.
El tiempo es un factor limitante, sin que por ello existan algunos
aspectos a tener en cuenta que permitan realizar una gestión del tiempo:
- Toda documentación con soporte físico (en papel), deberá estar
correctamente ordenada en carpetas o archivadores, de tal forma que
aquellos documentos que se utilicen con una mayor frecuencia
deberán estar siempre al alcance de la mano y aquellos cuyo uso sea
menor o poco frecuente, podrán guardarse en otras zonas más
apartadas
- Es importante priorizar los asuntos del día a día, semana o mes,
clasificándolos no solo por su nivel de importancia, sino por el grado
de complejidad, de tal forma que aquellos asuntos cuya prioridad sea
alta se realizarán en primer lugar e incidiendo en aquellos que
requieren de una complejidad alta
- Es conveniente utilizar plantillas predefinidas con el objetivo de fijar
las tareas y sus prioridades, de esta forma, dispondremos de un mayor
control sobre las mismas
- Será necesario disponer de una agenda de trabajo actualizada y
ordenada que permita localizar cualquier dato, por ejemplo, una
dirección o un número de teléfono de forma rápida
- A la hora de planificar una agenda de trabajo, es importante tener
en cuenta los denominados márgenes que aparecen entre cita y cita,
dando un espacio suficiente que nos permita abordar todas las citas
o eventos con cierta holgura, en el caso de producirse cualquier
incidencia