INSTITUTO UNIVERSITARIO DE YUCATÁN ALUMNO: OLBER PEREZ PEREZ NOMBRE DEL TRABAJO: TRABAJO FINAL O PRODUCTO INTEGRADOR MAESTRO: LCP. MIGUEL OLAN PEREZ ASIGNATURA: CONTABILIDAD III LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN, TERCER CUATRIMESTRE 1 ÍNDICE INTRODUCCION 3 UNIDAD I. ESTUDIO DEL ACTIVO Y EL PASIVO 4 UNIDAD II EL EFECTIVO 8 UNIDAD 3. INVERSIONES TEMPORALES 13 UNIDAD 4. CUENTAS POR COBRAR 15 UNIDAD 6. PAGOS ANTICIPADOS 19 UNIDAD 7. ACTIVOS NO CIRCULANTES 21 UNIDAD 8. PASIVOS 21 CONCILIACIONES BANCARIAS 24 CONCLUSIÓN 28 2 INTRODUCCIÓN La contabilidad es la técnica utilizada para registrar y resumir en términos monetarios los movimientos financieros de una entidad, con el fin de utilizar esta información para su análisis e interpretación. Va más allá del proceso de creación de registros e informes ya que busca la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros. El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por tal motivo debe existir una planeación adecuada para utilización del mismo. Las inversiones temporales o a corto plazo son una de las mejores opciones que poseen los inversionistas para empezar a sacar dinero de un capital de manera casi inmediata. generalmente tratan de documentos a corto plazo, como lo pueden ser los bonos del gobierno o compañías, documentos negociables y los certificados de depósitos. veremos el significado de las cuentas por cobrar, su clasificación y su aplicación en corto y mediano plazo. La base de toda empresa comercial es la compra-venta de bienes y servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. 3 UNIDAD I. ESTUDIO DEL ACTIVO Y EL PASIVO. 1.7 CONCEPTOS Y DIFERENCIAS. Los activos. Son recursos o bienes económicos propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios y pueden variar de acuerdo con la naturaleza de la empresa. Se representan como los bienes y derechos propiedad de la empresa. Los pasivos. Son deudas y obligaciones, surgen de la compra de mercancías o servicios a crédito. Se le conoce también como la fuente de financiación ajena. 1.2 PRESENTACIÓN EN ESTADOS FINANCIEROS. Los Estados Financieros representan el producto final del proceso contable y tienen como objetivo presentar información financiera para que se puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora bien, entre la información que se requieren de los EEFF están los siguientes: a) Evaluación de la rentabilidad. b) Evaluación de la posición financiera, (solvencia y liquidez). C) Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento. c) Evaluación del flujo de fondos Los Estados Financieros son documentos que a una fecha determinada o un periodo presentan la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un periodo determinado y el comportamiento del efectivo. Los Estados Financieros deben cumplir con los requisitos: a) Universalidad. Presentar la información clara y accesible. B) Continuidad. En periodos regulares. b) Periodicidad. Se llevan a cabo en forma periódica. c) d) Oportunidad. Que la información sea presentada oportunamente para la toma de decisiones. De los datos más importantes que deben contener los Estados Financieros se encuentran: a) b) c) d) e) Nombre del negocio. Nombre del documento. C) Periodo que abarca. Cuerpo del EEFF Por quién fue preparado (contador) Notas adicionales. El Estado de situación financiera o Balance General muestra los activos, pasivos y capital. 4 LA GRAN EMPRESA, SA. DE CV. Posición Financiera, Balance General al 30/Sep/2012 ACTIVO P ASIVO ACTIVO CIRCULANTE A CORTO PLAZO CAJA GENERAL 63,606.35 PROVEEDORES FONDOS FIJOS 12,500.00 ACREEDORES DIVERSOS BANCOS 582,782.14 2,876,906.01 1,254,823.00 8,709,897.21 ANTICIPOS FACTURADOS ALMACEN DE MAQUINARIA AGRICOLA 4,032,471.93 IMPUESTOS POR PAGAR 55,070.84 ALMACEN ADITAMENTOS AGRICOLA 3,680,913.72 ALMACEN DE REFACCIONES 2,553,415.80 ALMACEN DE SERVICIOS 127,100.95 ANTICIPO A PROVEEDORES 114,841.78 DEUDORES DIVERSOS 25.00 ANTICIPO DE CLIENTES CLIENTES ALMACEN MAQUINARIA JARDINERIA Y GOLF 6,799,959.40 IVA TRASLADADO PTU POR PAGAR Tota l A CORTO PLAZO (6,512.94) 519,658.93 8,049.93 11,452,909.33 5,162,202.80 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS 115,900.51 IVA ACREDITABLE 802,557.81 A LARGO PLAZO IVA A FAVOR DE EJERC ANTERIORES 3,670,375.52 PROVEEDORES 4,317,410.98 IMPUESTO A FAVOR DE ISR E IMPAC 1,284,378.62 SALDOS INTERCOMPAÑIAS 4,692,861.55 30,968,015.98 Tota l A LARGO PLAZO 9,010,272.53 Tota l ACTIVO CIRCULANTE ACTIVO FIJO MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 288,325.22 EQUIPO DE COMPUTO 114,065.11 EQUIPO DE TRANSPORTE 0.11 MAQUINARIA Y EQUIPO 4,660.02 TORRE ESTRUCTURAL 43,501.31 OTROS ACTIVOS SUM A DEL PASIVO 20,463,181.86 CAP ITA L CAPITAL FIJO 106,213.50 DEPRECIACION ACUMULADA DE MOB Y EQ DE OFICINA (101,177.31) DEPRECIACION ACUMULADA DE EQ DE COMPUTO (116,272.36) DEPRECIACION ACUMULADA DE EQ DE TRANSPORTE DEPRECIACION ACUMULADA DE MAQUINARIA Y EQUIPO Tota l CAPITAL FIJO (3,900.90) DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE RADIO (34,236.71) DEPRECIACION ACUMULADA DE OTROS ACTIVOS (74,349.24) CAPITAL VARIABLE RESERVA LEGAL Tota l ACTIVO FIJO - (0.17) 226,828.58 RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES 32,079.19 5,094,838.25 CAPITAL VARIABLE APORTADO 21,939,747.04 Tota l CAPITAL VARIABLE 27,066,664.48 ACTIVO DIFERIDO DEPOSITOS EN GARANTIA 36,988.03 RESERVAS AJD/JD CREDIT 349,428.62 SALDOS INTERCOMPAÑIAS 16,633,361.14 Utilidad o Pé r dida de l Eje r cicio 684,776.01 17,019,777.79 SUM A DEL CAPITAL 27,751,440.49 Tota l ACTIVO DIFERIDO SUMA DEL ACTIVO 5 48,214,622.35 SUMA DEL PASIVO Y CAPITAL 48,214,622.35 1.2.1 DE ACUERDO A SU DISPONIBILIDAD. Se debe entender por grado de disponibilidad a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad en tanto sea más fácil su conversión en dinero en efectivo. 1.2.2 DE ACUERDO A SU EXIGIBILIDAD. El término exigibilidad se entiende como el mayor o menor plazo que se dispone para liquidar una deuda o una obligación. Una deuda tiene o una obligación tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo para liquidarla. 1.3 CLASIFICACIONES. La clasificación de los activos y pasivos como ya se mencionó se realiza de acuerdo con el grado de disponibilidad y exigibilidad con el que cuenta cada uno de los elementos respectivamente. • • ACTIVOS. Mayor grado de disponibilidad. PASIVOS. Mayor grado de exigibilidad. 1.3.1 ACTIVOS. Como se mencionó anteriormente el activo está constituido por los recursos o bienes económicos propiedad de un negocio y de acuerdo a la naturaleza de la empresa se puede clasificar en: a) Circulante b) Fijo c) Diferido 6 1.3.2 PASIVOS. El pasivo está formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, en función que tienen los elementos de pasivo de ser exigidos en un momento determinado y de acuerdo a su naturaleza se puede clasificar en: a) A corto plazo b) A largo plazo 1.4 TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERA. Las transacciones en moneda extranjera son motivadas principalmente por la adquisición (importación) o venta (exportación) de bienes o servicios a proveedores o clientes establecidos fuera de territorio nacional. a) Exportaciones. Es la venta de bienes producidos dentro del territorio nacional, efectuada a entidades que se encuentran establecidas en otro país. b) Importaciones. Son las compras realizadas en el extranjero, efectuadas con proveedores internacionales y que siempre se realizarán en una moneda diferente a la nuestra, la cual nos causará diferencias monetarias o fluctuación cambiaria. Las fluctuaciones cambiarias se registran en una cuenta de utilidad o pérdida, ya sea productos o gastos financieros. Las transacciones en moneda extranjera tales como compras, ventas, préstamos, cobros y pagos, deben registrarse utilizando las tasas de cambio vigente en el mercado cambiario al momento de realizas las operaciones. 1.5 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES. Los principios de contabilidad generalmente aceptados o normas de información financiera son un conjunto de reglas generales que sirven de guía contable para formular criterios referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos patrimoniales y económicos de un ente. a) a) Valor histórico original: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente a la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. b) b) Realización contable: La contabilidad cuantifica preferentemente en términos monetarios las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. 7 c) Periodo contable: Las operaciones y eventos así como sus defectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican o se registran en el periodo en que ocurren. d) Importancia relativa: La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. e) Comparabilidad: Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades. 1.6 REGLAS DE VALUACIÓN. Se refieren a la aplicación de los principios y a la cuantificación de los conceptos específicos de los estados financieros. En el caso de moneda extranjera se establece que las operaciones se deben de contabilizar aplicando el importe en moneda extranjera al tipo de cambio vigente en la fecha de la operación o a un tipo aproximado y a la fecha de la presentación de la información deberá valuarse al tipo de cambio vigente. 1.7 REGLAS DE PRESENTACIÓN. Se refiere al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los estados financieros. Se harán las siguientes revelaciones con respecto a las operaciones en moneda extranjera para su incorporación a los estados financieros de la empresa. • • • • El método que usó. La diferencia neta en cambios en el periodo que se llevó al capital contable como resultado de aplicar los procedimientos en la entidad extranjera. La diferencia neta en cambios en el periodo que se llevó a resultados como consecuencia de aplicar los procedimientos en la parte integrante. El procedimiento que se seleccionó (tipos de cierre o promedio) para convertir los estados de resultados en entidades extranjeras. UNIDAD II EL EFECTIVO 2.1 CONCEPTO. El efectivo es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas obligaciones. 8 2.2 MANEJO DEL EFECTIVO. La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. El boletín C-1 de la comisión de Principios de Contabilidad del IMCP, nos señala lo siguiente: “El efectivo debe de estar constituido por la moneda en curso, el cual es propiedad de una entidad y estar disponible para operaciones como depósitos o giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados”. 2.2.1 REGISTRO Se considerarán para registro de efectivo las siguientes operaciones: a) Dinero de curso legal, propiedad de la empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la ley impone. b) Depósitos realizados en Bancos, en las cuentas corrientes y de ahorros a favor de la empresa. c) Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros y otros instrumentos aceptados por los bancos que legalmente posea la empresa. d) Divisas o monedas extranjeras de libre cotización bancaria. 2.2.2 AUXLIARES Las principales cuentas del efectivo son Caja y Bancos, estas a la vez tienen diversas subcuentas con la finalidad de hacer más fácil el reconocimiento de los movimientos que sufren las cuentas principales. Por ejemplo: • CAJA Fondo Fijo Fondo Variable • BANCOS Banamex Bancomer HSBC 2.2.3 INFORMES Los informes del efectivo se presentan principalmente en el estado de situación financiera general, principalmente en las cuentas de caja y bancos o balance 2.3 CUENTAS DE CHEQUES. El cheque lo podemos conceptualizar como: 2.3.1 CONCEPTO. Es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y firma una persona (librador), para que una entidad financiera (librado) pague la cantidad consignada en el mismo a 9 otra persona (tenedor que se libra el cheque. o beneficiario), siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la Los elementos del cheque son: 1. Librador o girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al banco. 2. Librado o girado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar el cheque con los fondos que el librador tiene. 3. Tenedor, tomador o beneficiario: Es la persona que posee el cheque. El cheque es una orden de pago no una promesa de pago como en los casos de los pagarés. De acuerdo a la modalidad o circunstancia pueden tener diferentes características como: • • • • Cheques al portador: Es aquel que se sede de manera manual y es pagado por el banco a la persona que lo presente (no se indica el nombre del beneficiario). Cheque a la orden: Es aquel que lleva borrada las palabras al portador y no solo puede ser cobrada por la persona a la cual va girada sino también si existe un endoso. • Cheque nominativo: Es aquel que lleva trazadas las palabras “a la orden de” y/o “al portador”. Solo puede cobrarlo la persona designada y no es endosable. Excepto cuando se deposita en el banco para que este lo cobre y debe ser depositado en una cuenta corriente. Cheque cruzado: Lleva dos línea paralela y transversal y sola puede ser cobrado por un banco. Cheque cruzado en general: Es aquel que lleva dos líneas paralelas sin ninguna inscripción y puede ser cobrado por cualquier banco. Cheque cruzado en especial: Es aquel que lleva entre las dos líneas el nombre de un banco y solo puede ser cobrado por el banco designado. 2.3.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS. Una de las principales ventajas de la cuenta de cheques es el de no manejar grandes cantidades de efectivo en las instalaciones de la entidad. Tener mar control sobre el efectivo y los pagos que deben realizarse. Es un documento mercantil, aceptado como medio de pago, que emite y firma una persona (librador), para que una entidad financiera (librado) pague la cantidad consignada en el mismo a otra persona (tenedor o beneficiario), siempre y cuando disponga de fondos en la cuenta contra la que se libra el cheque. 2.4 FONDOS DE CAJA. 2.4.1 CONCEPTO. La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos. Es una cuenta que registra el efectivo que ingrese y salga de la empresa, siempre y cuando no sea depositado en la cuenta bancaria. 10 2.4.2 TIPO DE FONDOS. En la caja se tiene diferentes tipos de fondos los cuales se establecen de acuerdo a las necesidades de la empresa o entidad y se clasifican en: • • Fondo Variable. Es el importe que determina la administración para la realización de gastos y compras, los cuales, es necesario pagarlos de manera inmediata, el importe de este fondo varía periódicamente. Fondo Fijo. Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. 2.4.3 VENTAJAS Y DESVENTAJAS. • • • Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación. Debe haber una sola persona responsable para la caja chica. 2.4.4 REEMBOLSOS. Se efectúan los reembolsos a caja chica, cuando el dinero proporcionado es canjeado por vales de caja; este reembolso se va efectuando de acuerdo a las necesidades de la entidad y solo entonces se registra en los auxiliares, ya sean de fondo fijo o de fondo variable. 2.5 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD. • • • • • • • • Entidad. Identifica a la entidad y a sus componentes o recursos humanos, físicos y capitales por lo cual determina con cuanto y cuales efectivos cuenta. Realización. Valor histórico original. Negocio en marcha. Dualidad económica. Revelación suficiente. Importancia relativa. Consistencia. 2.6 REGLAS DE VALUACION. El efectivo se valuará a su valor nominal, los metales y las transacciones en moneda extranjera se valuarán al tipo de cambio o cotización a la fecha correspondiente de presentación de los estados financieros. Las valuaciones aplicables a la fecha de los estados financieros del efectivo se reconocerán en el estado de resultados. 2.7 REGLAS DE PRESENTACIÓN. Se presentará dentro del balance general como una de las principales cuentas de activo circulante, exceptuando aquellas que tengan alguna restricción formal respecto a su disponibilidad. 11 UNIDAD 3. INVERSIONES TEMPORALES 3.1 CONCEPTO. Las inversiones temporales son instrumentos del mercado monetario a corto plazo que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Son fácilmente convertibles en efectivo en el corto plazo y tiene por objeto normalmente obtener un rendimiento hasta el momento en el que estos instrumentos sean utilizados por la entidad. Las inversiones temporales deber ser: • • Negociables o realizables rápidamente. Destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el término de un año o de un ciclo de operaciones, el que se más largo. 3.2 TIPOS DE INVERSIONES TEMPORALES Las inversiones temporales serán clasificadas como: A. Acciones. B. Bonos. C. Valores. 3.2.1 Acciones. a) Acciones preferentes. Pueden ser monetarias o no monetarias, dependiendo de la base usada para determinar su valor. Por lo general, las preferentes están valuadas en el balance general. En este caso las acciones preferentes se tratan como cuentas monetarias. b) Acciones comunes. Las acciones comunes son aquellas acciones en una compañía que no ofrecen un monto garantizado de dividendos a los inversores; el monto de las distribuciones de dividendos, si las hay, queda a discreción de la administración de la compañía. Aunque los inversores de acciones comunes pueden o no ganar dinero por los dividendos, esperan que el precio de la acción suba conforme la compañía expande sus operaciones e incrementa sus ganancias. Las acciones comunes tienden a ofrecer una mayor ganancia que otras inversiones, como bonos o acciones preferentes. Sin embargo, si la compañía tiene problemas, puede perderse parte o toda la inversión original. • • • 12 Las acciones comunes poseen derechos políticos, no como las acciones preferentes que no tienen derecho a voto en las juntas. Las acciones preferentes tienen un derecho extra que le otorga preferencia a la hora de recibir los dividendos que genera la empresa. Las acciones preferentes presentan un menor grado de liquidez que las comunes. 3.2.2 Bonos. Los bonos son títulos valores que incorporan una parte proporcional de un crédito colectivo constituido a cargo de una sociedad o entidad sujeta a la inspección y vigilancia del gobierno. Cuando las necesidades de fondos de una empresa exceden la posibilidad de su obtención a través de un solo préstamo, acude a la emisión de bonos. Un bono representa para la empresa emisora una promesa escrita de pago de un valor determinado y la cancelación periódica de intereses. Las empresas no pueden emitir bonos con vencimiento menor a un año ni mayor a diez, y para ponerlos en circulación deben de cumplir con una serie de formalidades legales. 3.2.3 Valores. Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario a corto plazo que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Tales valores suelen incluirse entre los activos de la empresa. Las características básicas de los valores negociables, afectan el grado de su negociabilidad. Los valores deben representar dos características esenciales para ser verdaderamente negociables: • • Un mercado accesible. El mercado para un valor debe de poseer tanto amplitud como profundidad con el objeto de minimizar la cantidad de tiempo requerido para convertirlo en dinero en efectivo. Probabilidad mínima de pérdida de valor. El segundo determinante esencial de la negociabilidad consiste en establecer si el precio de mercado recibido cuando se liquida su valor, difiere significativamente de la cantidad invertida. 3.3 REGISTROS, AUXILIARES E INFORMES Los registros se realizarán de manera cronológicamente y para ello se requiere de un sistema de control contable que asegure la captación exacta de las operaciones realizadas. 3.3.1 Compra-venta de inversiones. Antes de realizar una operación de compra venta de inversiones temporales se debe tener presente distintos conceptos sobre el valor de las mismas entre los destaca el valor neto de realización. Las inversiones temporales se clasifican en: • • • 13 Inversiones de renta fija. Son aquellas que producen intereses y que a si vez pueden consistir en valores que se adquieren a un valor nominal y con el paso del tiempo producen intereses que son pagadas periódicamente como los depósitos a plazos, petrobonos, obligaciones, bonos, etc. Inversiones de renta variable. Representadas por acciones de sociedades cuyo precio en el mercado varía según las leyes del mercado (oferta y demanda) Sociedades de inversión. Son sociedades anónimas que cotizan en la bolsa de valores y que emiten acciones, mismas que son adquiridas por el gran público inversionista. 3.3.2 Rendimientos. El boletín C-1 establece que los rendimientos sobre inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se devenguen. Ello es congruente con lo manifestado en la NIF en el sentido de que: “Los intereses, regalías, dividendos y rentas recibidos con la relación a las inversiones se consideran generalmente como ingresos, que son el rendimiento de inversión”. UNIDAD 4. CUENTAS POR COBRAR 4.1 CONCEPTO. Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo. Son activos relativamente líquidos que generalmente se convierten en efectivo en un periodo de 30 o 60 días. 4.2 CLASIFICACION. 4.2.1 De acuerdo a su disponibilidad. a) A corto plazo. Son aquellas que pueden disponerse de forma inmediata en periodo menor de un año. b) A largo plazo. En las cuentas de largo plazo son aquellas que pueden ser disponibles después de un periodo superior a un año, no pueden presentarse dentro del activo circulante, deberán presentarse como otros activos y tener una nota aclaratoria para explicar su situación. 4.2.2 De acuerdo a su origen. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad tales como préstamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. a) A cargo de clientes. Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o prestación de servicios, que representen la actividad normal de la misma. b) A cargo de otros deudores. Deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia. 4.3 REGISTRO, AUXILIARES E INFORMES. 4.3.1 Origen de las cuentas por cobrar. a) Por ventas a crédito. Representan una de las principales fuentes de ingresos para la empresa, desde luego, son las que originan un incremento en el activo circulante en las cuentas por cobrar a clientes. b) Por ventas en abonos. Se consideran ventas en abonos, aquellas en las cuales, descontando el pago inicial, el saldo pendiente de liquidar represente, cuando menos, un 50% del importe de la operación efectuada, saldo que será el que se liquide a base de pagos diferidos. 14 4.3.2 Estimación para cuentas incobrables. La comisión de Principios de Contabilidad, hace mención de las estimaciones contables, cuando forman parte de las operaciones normales de una entidad. Para la estimación contable, se debe tomar en cuenta lo siguiente: • • • • • Verdadera necesidad de registrar la estimación contable y establecimientos de políticas adecuadas al respecto. Compilación de información relevante, suficiente y confiable para respaldar la estimación contable. Participación de personal capacitado en la preparación de la estimación contable. Evaluación de la estimación a través de comparaciones con resultados reales posteriores o de la congruencia con los planes de operación de la entidad. Las cuentas de clientes se someten a tres consideraciones para determinar su solvencia o capacidad de pago: • • • Antigüedad de saldo. Tendencia de la cuenta. Grado de aprovechamiento de facilidades. Cuando se determina que una cuenta es incobrable, se procede a su cancelación en la cuenta colectiva de clientes y en el auxiliar respectivo. Este método se recomienda en empresas cuyas ventas son principalmente de contado, y las pérdidas por cuentas malas son de poca importancia relativa. 4.4 REGLAS DE VALUACIÓN. Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el balance general como activo circulante inmediatamente después del efectivo y de las inversiones en valores negociables. Las cuentas por cobrar en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio bancario que esté en vigor a la fecha de los estados financieros. 4.5 REGLAS DE PRESENTACIÓN. Cuando se determina que una cuenta por cobrar es incobrable, esta deja de ser un activo. La pérdida de este activo representa un gasto, denominado gasto de cuentas incobrables. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar por su disponibilidad y por su origen. Considerando su disponibilidad, pueden ser cuentas por cobrar a corto plazo y a largo plazo. Las de corto plazo serán consideradas menos de un año y las de largo plazo a más de un año. UNIDAD 5. INVENTARIOS 15 5.1 CONCEPTO. El inventario constituye las partidas del activo circulante que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición para la venta o actividades productivas. 5.2 TIPOS DE INVENTARIOS. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constantes información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. • • Inventarios para una empresa comercial. Al inventario de una compañía comercial se le reconoce por lo general como inventario de mercancías o simplemente inventario. Inventarios para un fabricante. Un fabricante generalmente tiene tres tipos generales de inventarios: Materias Primas: Constituyen los materiales básicos utilizados para manufacturar el producto final. Productos en proceso: Representa los bienes que se están produciendo y que no se han terminado. Productos terminados: Representan bienes que se han terminado y que se tienen listos para su venta. 5.2.1 Mercancías. a) Propios o en su poder. El inventario de mercancías los constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa ya sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. Las empresas comerciales pueden clasificarse en dos grupos generales: las que venden productos y las que proporcionan servicios. Existen tres tipos básicos de inventarios: Materias primas y materiales: Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, más todos los gastos incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación. Productos en proceso: Por la naturaleza continua del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por tanto los artículos que aún no estén terminados se valuarán en Al igual que un fabricante, un comerciante podrá tener más de una cuenta de inventarios para cada tipo básico de inventario. proporción a los diferentes grados de avance que tengan cado uno de los elementos que forman su costo: 16 Productos terminados: Comprende aquellos artículos que se destinarán preferentemente a la venta dentro del curso normal de las operaciones y el importe registrado equivaldrá a costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si se trata de comercios. b) En consignación. Son las mercancías que el comerciante remite a una persona llamada comisionista, para ser vendidos por cuenta del primero de acuerdo con las instrucciones estipuladas. 5.2.2 Mercancías en tránsito. Es cuando se adquiere mercancía fuera de la entidad del negocio y se requerirá algunos días para que estas lleguen de manera física a los almacenes de la empresa y sea entregada. Las compras que efectúa una entidad económica para abastecerse de las mercancías objeto de su operación, se clasifican en atención al lugar de origen de sus proveedores, en locales y foráneas. 5.2.3 Anticipo a proveedores. Son aquellos representados por los anticipos en efectivo que le son entregados a los proveedores antes que la mercancía sea entregada. En ocasiones, por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. 5.3 REGISTRO, AUXILIARES E INFORMES. 5.3.1 Compraventa de mercancías. Las compras, en el sentido contable son sólo aquellos artículos del inventario de mercancías que compra la empresa para volver a venderlos a los clientes en el curso normal de los negocios. Existen dos tipos principales de descuentos de los precios de compra; los descuentos por pronto pago y los descuentos comerciales. Las ventas es un tipo de transacción existente en la contabilidad que se basa en la salida o entrega por parte de una empresa en particular de bienes o servicios propios de la actividad que desarrolla y a un precio definido. La venta de mercancías se puede realizar a contado o a crédito. • • 5.3.2 17 De contado. Con frecuencia las ventas de comerciantes al detalle son las tiendas por departamentos, por ejemplo: farmacias, restaurantes, etc. A crédito. La mayor parte de las ventas que realizan los comerciantes mayoristas, los fabricantes y los comerciantes al detalle se hacen a cuenta (a crédito). Conceptos que desmeritan el valor de las mercancías. El valor de las mercancías puede disminuir por diferentes razones y como dichas disminuciones se reflejan en una reducción a los resultados y algunos impuestos. Es conveniente informar cuál es la causa por la que el valor ha disminuido, los motivos más comunes son: • • • Rebajas concedidas sobre el precio de venta. Exceso de producción y falta de venta. Ofertas concedidas. 5.3.3 Estimaciones. Hay ocasiones en que los inventarios en existencia posiblemente no puedan ser vendidos por diversas causas y es necesario que la empresa reconozca esta situación en su información financiera, teniendo presente los principios de realización y periodo contable, que requieren por una parte que los ingresos se enfrenten con los costos y gastos del periodo, para ello se establecen estimaciones y provisiones no exactas, pero si que permitan un adecuado enfrentamiento entre ingresos y costos. 5.3.4 Otros métodos de valuación de inventarios. a) Costo identificado. Se utiliza cuando los artículos tienen ciertas características especiales como su costo de adquisición o producción. Los métodos de costeo de inventarios son: • • • • Costo Unitario Específico. Costo Promedio o Ponderado. Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) Costo de Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) b) Costo identificado. En este método el importe de los inventarios es obtenido por medio de la valuación de las existencias a precios de ventas y deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, para obtener el costo de algunos artículos. Las empresas que se dedican a las ventas al menudeo, son las que generalmente utilizan este método, porque les facilita la determinación del costo de venta y los saldos de inventarios. Los establecimientos de ventas al detalle (farmacias, ferreterías, etc.) usan el método de ventas al detalle para estimar el costo de sus inventarios. 18 UNIDAD 6. PAGOS ANTICIPADOS DEFINICIÓN. Son pagos efectuados por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a utilizar en el futuro para uso exclusivo de la entidad. Estos no intervendrán en el proceso productivo, ni se venderán. Representan un beneficio o derecho, el cual tiene como propósito proporcionar un beneficio a la entidad en un futuro. No se debe confundir el concepto de “Pagos Anticipados” con otras cuentas como Cargos Diferidos o Cobros Anticipados, para lo cual definiremos los conceptos mencionados. • • Cargos Diferidos. Deben analizarse con los activos intangibles, por lo cual, estos deben utilizar algún servicio o ser un consumidor de un bien, siempre y cuando se crea que producirán un ingreso, por lo que su aplicación a resultados sea como un gasto diferido hasta que sean obtenidos. Cobros Anticipados. Estos son cuentas de pasivos, por lo cual nos representan una obligación para la entidad, esto a través de proporcionar algún servicio a otras empresas. Para tener un adecuado control de cada una de las cuentas de cobros anticipados, es mejor llevarlas por separado y llevar tantas subcuentas como sean necesarios, de esta manera, se podrá tener un mejor control de lo que está ocurriendo en cada cuenta, además de saber cómo y cuándo se está afectando. Algunas de las cuentas que conforman la cuenta de “PAGOS ANTICIPADOS” Son las siguientes: a) Rentas Pagadas por Anticipado. Son los derechos que se obtienen por la contratación de bienes de terceras personas. b) Primas de Seguros y Fianzas. Representa los beneficios que obtendrá la entidad en caso de algún contratiempo o desastre. c) c Intereses Pagados por Anticipados. Son aquellos pagos que se efectúan por la contracción de préstamos. d) Papelería y Útiles. Son artículos necesarios para la actividad de la entidad durante el periodo contable y que serán almacenados. e) Muestras y Literatura Médica. Representa el costo de las muestras y la literatura médicas producido o comprado. f) Propaganda y Publicidad. Representa el precio de los costos de los materiales publicitarios, tales como contratos celebrados con la prensa, radio, televisión, revistas, folletos, etc. Los saldos de las cuentas mencionadas, son de naturaleza deudora y aumentarán cada vez que se carguen y disminuirán cada vez que se realice un abono. Su presentación en el Balance General, están dentro del Activo Circulante, después de los inventarios, por la importancia que representa. 19 Todas las operaciones realizadas, tienen que tener lineamientos contables que proporcionan la certeza de que se están realizando de manera correcta. Para las cuentas mencionadas son aplicables los siguientes principios: a) Periodo Contable. Surge de la necesidad de analizar las fechas de los Estados Financieros que se desea elaborar. b) Valor Histórico. Considera el registro de las cantidades efectivamente pagadas. c) Realización. Los resultados económicos solo deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionado desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables. d) Revelación suficiente. La información deberá revelar los derechos adquiridos por los reembolsos realizados y que proporcionarán a la entidad derechos por servicios que aún están pendientes de recibirse. UNIDAD 7. ACTIVOS NO CIRCULANTES DEFINICIÓN. El Activo no Circulante, también llamada Activo Fijo, son los recursos que la empresa posee para ser utilizados en el desarrollo de sus actividades, así como otros que no están destinado a convertirse en el corto plazo en efectivo disponible. Pueden clasificarse en muebles e inmuebles, donde los inmuebles serán clasificados en: Terrenos y Edificios. • Terrenos. Está representado por espacio físico de suelo, adquirido por la entidad para la ubicación de sus actividades, sucursales u oficinas. • Edificios. Representadas por las construcciones que utiliza una entidad para sus tracciones y centro de operaciones. Los Activos no circulantes muebles, podemos considerar los siguientes: • Maquinaria y Equipos. Son todos aquellos activos fijos • propiedad de la entidad, adquiridos con la finalidad de llevar a cabo actividades relacionadas con la producción o transformación de productos o insumos, que posteriormente serán destinados a las ventas. • Equipos de Cómputo. Son comprados por la organización, con la finalidad del desarrollo o planes de sistematización. • Mobiliario y Equipo de Oficina. Equipos de mobiliario, mecánico, electrónico, propiedad de la organización, utilizado para el desarrollo de las operaciones. • Equipos de Entrega o Reparto. Pueden considerase los vehículo donde la organización entregará los productos vendidos o para la operatividad de la empresa. Los Activos Fijos, juegan un papel importante en la organización. Son de naturaleza deudora, por lo cual aumentará cada vez que se cargue y disminuirá cada vez que se abone. 20 UNIDAD 8. PASIVOS DEFINICIÓN. El pasivo está formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, en función que tienen los elementos de pasivo de ser exigidos en un momento determinado y de acuerdo a su naturaleza se puede clasificar en: a) A corto plazo b) A largo plazo La clasificación debe ser atendida de acuerdo a su mayor y menor grado de exigibilidad. PASIVO A CORTO PLAZO El pasivo a corto plazo es aquel cuya liquidación se producirá dentro de un año, el curso normal de las operaciones. Proveedores. Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental. 21 Documentos por pagar. Son títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. Acreedores diversos. Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de las compras de mercancías. PASIVO A LARGO PLAZO El pasivo a largo plazo está integrada por todas aquellas deudas y obligaciones a cargo de una entidad económica, cuyo vencimiento (época de pago) es en un plazo mayor de un año o del ciclo financiero a corto plazo. Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente. Documentos por pagar. Son títulos de crédito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagarés, etc. Con vencimiento mayor de un año. PASIVO DIFERIDO O CRÉDITOS DIFERIDOS Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. 22 Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un Pasivo, porque generan la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente. Los servicios cobrados por anticipado tienen como características que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. 23 CONCILIACIONES BANCARIAS 24 Ingresos 25 Corte de bancos 26 Registros contables 27 CONCLUSIÓN Los activos son el total de recursos de que dispone una empresa para realizar sus operaciones; siendo todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. El pasivo es el total de deudas y obligaciones que contrae la empresa. El efectivo es parte fundamental de las operaciones en la entidad y por su fácil circulación, es necesario tener los controles necesarios para no hacer mal uso de el. Las inversiones temporales son todas aquellas inversiones efectuadas en el corto plazo (por un período no mayor al año). Consisten en documentos a corto plazo, como por ejemplo valores negociables de capital (acciones preferentes y acciones comunes) documentos negociables, bonos de tesorería, certificados de depósito. Estas inversiones son adquiridas con dinero en efectivo el cual no se requiere de inmediato para otras inversiones. A su vez, en caso de necesidad de efectivo una vez realizada la inversión, se pueden convertir rápidamente en efectivo. Las cuentas por cobrar son parte del activo fijo y su clasificación depende del grado de disponibilidad para su conversión de dinero en efectivo, por tal motivo solo está debajo del efectivo y junto con las inversiones temporales en la presentación del balance general. Las Inventario juegan un papel principal en el mundo del comercio, por tal motivo se le debe de dar especial atención en cuento a su procesos de niveles y métodos de inventarios para tener un control adecuado del mismo. Los pagos anticipados Representan un beneficio o derecho, el cual tiene como propósito proporcionar un beneficio a la entidad en un futuro. 28
