FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía POLÍTICAS PARA LA ASIGNACIÓN DE BIENES INFORMÁTICOS DE CÓMPUTO PERSONAL, PERIFÉRICOS Y DE TELEFONÍA Elaboró Revisó Autorizó Pedro Arriola Padilla Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas Subdirector Administrativo Froylán Hernández Ruiz Director Administrativo y Financiero Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 1 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía Historia del Documento Control de Cambios Fecha de elaboración Fecha autorización Versión Elaboró Naturaleza del cambio 04/01/2010 1.0 Pedro Arriola Padilla Creación Revisado por Área/Dirección Departamento de Desarrollo de Sistemas Persona Pedro Arriola Padilla Difusión a: Área / Dirección Todo el personal del Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal a través de la Dirección Administrativa y Financiera. Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 2 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 4 REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................... 4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................. 4 PROPÓSITO BÁSICO Y ÁMBITO GLOBAL DE APLICACIÓN .......................... 5 ÁREAS INVOLUCRADAS.................................................................................... 5 POLÍTICAS ........................................................................................................... 5 I Recepción de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía ..... 6 II Logística para la entrega de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía .............................................................................................................................. 6 III Asignación de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía. ... 7 IV Instalación y configuración del equipo ........................................................................ 8 V Préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de telefonía ....................... 11 VI Movimientos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía 11 VII Baja de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía ............ 12 VIII Seguridad Informática para los usuarios ................................................................... 12 APÉNDICES ....................................................................................................... 12 Acrónimos ............................................................................................................................. 12 Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 3 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía Introducción El presente documento describe las políticas que se han desarrollado en el área referente a la asignación y baja de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía. A través de este documento se definen las políticas necesarias para llevar a cabo la asignación, reasignación y baja de los bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía, así como las políticas que las áreas usuarias deben de cumplir cuándo se soliciten cualquiera de éstos servicios. Referencias Normativas Términos y Definiciones Manual de Organización (Estructura y Funciones de la Dirección Administrativa y Financiera). Término Clonado DID Estándar Extensión Hardware Líneas telefónicas Líneas telefónicas directas Periféricos Software Telefonía Dirección Administrativa y Financiera Definición Imagen en medio electrónico que contiene el sistema operativo, cliente de base de datos y componentes de aplicaciones que conforman el ambiente estándar de un equipo de cómputo personal por marca y modelo. Por sus siglas en ingles (Direct Inward Dialing), corresponde a un número directo, que puede ser marcado desde el exterior sin pasar por la operadora. Los estándares son actividades, acciones, reglas o regulaciones obligatorias diseñadas para proveer a las políticas de la estructura y dirección que requieren para ser efectivas y significativas. Número interno de comunicación, que cuenta o no con la capacidad de hacer llamadas al exterior y cuyas llamadas desde el exterior invariablemente pasan por la operadora. Se refiere a las características técnicas y físicas de las computadoras. Medio de comunicación conmutado para proveer el servicio de telefonía. Medio de comunicación no conmutado o privado para proveer el servicio de telefonía. Se entiende como periféricos los aparatos auxiliares que se conectan a la unidad central de una computadora tales como: CD Writer, Impresoras, Digitalizadores, entre otros. Programas y documentación de respaldo que permite y facilita el uso de la computadora. El software controla la operación del hardware. Servicio para proveer la comunicación electrónica a través de teléfonos de escritorio, Facsímile o Fax (recepción/envío de documentos). No incluye servicios de Telefonía Celular Enero 2010 Página 4 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía Propósito Básico y Ámbito Global de Aplicación En este documento se enumeran las políticas necesarias para la asignación de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía, así como la relación que guarda con otros procesos del FIFONAFE necesarios para el buen funcionamiento de la organización de TI. Áreas Involucradas Áreas: Políticas Objetivo Dirección General Dirección Administrativa y Financiera Subdirección administrativa Subdirección Financiera Departamento de Desarrollo de Sistemas (Centro de Atención a Usuarios) Áreas Usuarias Llevar el control de las asignaciones de bienes informáticos y de telefonía con los que se cuenta de acuerdo a los requerimientos y funciones de las áreas usuarias, con el fin de que las mismas cuenten con las herramientas tecnológicas y de comunicación necesarias para el cumplimiento de las actividades encomendadas. Alcance El constante avance tecnológico (Hardware y Software) obliga a que los bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía después de algún periodo de tiempo, presenten características de obsolescencia tecnológica, por tal motivo se requiere que éstos sean renovados de manera periódica, con el fin de que las áreas usuarias cuenten con bienes informáticos y de telefonía de características técnicas vigentes en el mercado, suficientes para soportar y mantener la comunicación y compatibilidad con las aplicaciones propias, software comercial y hardware. Razón o Justificación Todas las solicitudes de recursos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía, deberán ser dirigidas a la atención de la Dirección Administrativa y Financiera (DAF) o superior de conformidad con la estructura organizacional del FIFONAFE vigente. El personal del Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) es la única área autorizada para preparar, configurar e instalar los bienes informáticos de cómputo personal y periféricos, con el fin de mantener una estandarización en la infraestructura informática del FIFONAFE y mantener el control de las asignaciones y movimientos de bienes informáticos correspondientes. El personal del DDS es la única área autorizada para preparar, configurar e instalar los bienes informáticos de telefonía, con el fin de mantener una Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 5 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía estandarización en la infraestructura informática del FIFONAFE y mantener el control de las asignaciones y movimientos de bienes informáticos correspondientes. Implicaciones Tener identificados los estándares de configuraciones, así como la cantidad de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía disponibles. Contar con un mecanismo de control de asignaciones y movimientos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía. Beneficios Contar con el control de los recursos de hardware, software y de telefonía, así como sus ubicaciones, lo que permitirá mantener bajo estándar los sistemas y aplicaciones propias, facilitando el soporte y atención de las mismas. Consecuencias por incumplimiento de la política Dificultad en la atención y el soporte de los equipos de cómputo personal, periféricos y de telefonía al existir el riesgo de no cumplir con el estándar establecido para los equipos, sistemas y aplicaciones. Forma de notificación a los usuarios en caso de modificación de la política A través de comunicados por la Dirección Administrativa y Financiera. I Recepción de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía • El Departamento de Desarrollo de Sistemas (DDS) deberá poner a disposición de la Subdirección Administrativa (SA), la información contractual necesaria de los bienes informáticos de Cómputo Personal y periféricos, y de los bienes informáticos de telefonía adquiridos, así como de los servicios de soporte y mantenimiento. El DDS será quien valide el cumplimiento de las características técnicas de los bienes informáticos de Cómputo Personal y periféricos y las características técnicas de los bienes informáticos de telefonía. El DDS tendrá bajo su resguardo las licencias de software, CD de software y un juego de manuales originales, así como un CD de respaldo para su instalación. El DDS tendrá bajo su resguardo las licencias de software, CD de software y un juego de manuales originales, así como un CD de respaldo para su instalación, para los bienes informáticos de telefonía. • • • II Dirección Administrativa y Financiera Logística para la entrega de bienes informáticos de cómputo Enero 2010 Página 6 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía personal, periféricos y de telefonía • El DDS será el encargado de coordinar con las áreas usuarias la elaboración de los planes de asignaciones (nuevas) y reasignaciones (cascadeos) de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía, mismos que se proporcionarán a la Oficina de Control Bienes Muebles (OCBM) para su ejecución, según corresponda. III Asignación de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía. • El personal del DDS realizará en cada asignación o movimiento de bienes informáticos de cómputo personal y periféricos, el documento denominado “Listado de revisión (Check List)” el cual contiene los datos generales del usuario y de los bienes informáticos entregados, así mismo, contendrá los datos de software instalado y configuración del equipo, contando con la firma de conformidad del usuario correspondiente. El personal del DDS realizará en cada asignación o movimiento de bienes informáticos de telefonía, el documento denominado “Listado de revisión (Check List)” el cual contiene los datos generales del usuario y de los bienes informáticos entregados, así mismo, contendrá los datos de software instalado y configuración del equipo, contando con la firma de conformidad del usuario correspondiente. En caso de reasignaciones y movimientos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía requeridos por las áreas usuarias del FIFONAFE: o Se deberá realizar la solicitud a la OCBM a través del mecanismo que se tenga implantado (documento o de forma electrónica), dicha solicitud debe ser autorizada por un Subdirector o equivalente o nivel superior. o El DDS es el área que debe de realizar las asignaciones, reasignaciones, almacenamientos, bajas, etc. de bienes informáticos de cómputo personal y periféricos, utilizando el mecanismo que se tenga implantado (documento o de forma electrónica), dicha solicitud deberá ser autorizada por el SA o nivel superior o El DDS es el área que debe realizar las asignaciones, reasignaciones, almacenamientos, bajas, etc. de bienes informáticos de telefonía, utilizando el mecanismo que se tenga implantado (documento o de forma electrónica), dicha solicitud deberá ser autorizada por el SA o nivel superior En caso de asignaciones y reasignaciones de bienes informáticos de manera masiva (Proyecto de Asignaciones y Reasignaciones de Bienes Informáticos de Cómputo Personal), el DDS proporcionará por medio electrónico a la OCBM, a la SA la relación de los movimientos que se llevarán a cabo. Cualquier cambio durante el proceso de asignación y reasignación será informado por el DDS, según corresponda, a la OCBM para su conocimiento y actualización de la relación y resguardos. • • • Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 7 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía IV Instalación y configuración del equipo De los equipos de cómputo personal de escritorio y portátiles • • • • • • • • • • El usuario deberá definir y preparar la información que se va a respaldar incluyendo todos sus archivos y carpetas de trabajo, así como sus archivos de carpetas personales de Outlook (archivos .PST). El respaldo de la información del usuario (archivos con extensiones .DOC, .XLS, .PPT, .PDF, Etc.) será responsabilidad del usuario y los archivos de su correo (archivos con extensiones .PST, .PAB, .MSG, Etc.) será realizado por el personal de la DDS de acuerdo a lo que indique el usuario y no se podrán respaldar archivos con extensiones: avi, mpg, mov, mpeg, dvm, fli, flc, asf, real, swf, asx, mp3, mid, wav, ra, y jpg. El DDS deberá realizar las instalaciones de acuerdo con los estándares del FIFONAFE, quedando prohibido instalar software no autorizado. La migración de la información del usuario al nuevo equipo se deberá hacer en presencia del usuario. El usuario será el responsable de verificar que toda la información y archivos de correo estén contenidos en el equipo asignado, al término el usuario deberá firmar el Listado de Revisión (CheckList) del servicio proporcionado por el técnico asignado firmando de conformidad. El tiempo que se lleve a cabo la asignación y configuración de una computadora de escritorio o portátil estará en función del volumen de datos, tipo de aplicaciones y servicios de información que contenga el equipo del usuario. Antes de retirar el bien informático sujeto a reasignar o a dar de baja, el usuario deberá verificar que se le de formato al disco duro del equipo que entrega, así como el borrado de los archivos en el directorio temporal utilizado para restaurar la información al equipo asignado. Es responsabilidad del usuario a quien esté asignado el equipo de escritorio o portátil, la información contenida en la misma. Cuando un usuario cambie de área, el equipo asignado a éste deberá permanecer dentro del área designada originalmente. Será responsabilidad de la nueva área en la que habrá de laborar el usuario, el proporcionarle el equipo de cómputo requerido para el desarrollo de sus funciones. De acuerdo a los lineamientos de reducción de costos, optimización y eficiencia de los recursos, los bienes informáticos y periféricos de cómputo personal usados podrán ser reciclados y asignados a un usuario antes de que éstos se vuelvan obsoletos. De los equipos de impresión • • Dirección Administrativa y Financiera Las impresoras láser personales, solo se podrán asignar a niveles de Jefe de Oficina o Superiores, o bien a algún usuario quien justifique plenamente la necesidad de contar con una de ellas dadas las actividades que realice. Las impresoras láser B&N o de Color de red asignadas tendrán uso compartido por un grupo de usuarios por lo que no deberá ser usada como impresora personal, el resguardo de la misma será firmado por el Jefe de Oficina o equivalente o nivel superior, más cercano al equipo. Enero 2010 Página 8 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía • • Las impresoras láser B&N o de Color de red deberán estar instaladas en lugares abiertos y accesibles para que el usuario no tenga ningún problema en utilizarlas. La asignación de una impresora en red, será de acuerdo a la justificación plena por cargas de trabajo del área usuaria y a la capacidad de impresión de esta última. De los equipos de digitalización (Scanner) • • • • Los digitalizadores personales solo serán asignados a usuarios que por su función del puesto así lo requiera y deberá ser solicitado por escrito donde se describa la justificación y deberá ser autorizado por su Director de área. Los digitalizadores departamentales asignados tendrán uso compartido por un grupo de usuarios por lo que no deberá ser usada como digitalizador personal, el resguardo de la misma será firmado por el Jefe de Departamento o equivalente o nivel superior, más cercano al equipo. Los digitalizadores departamentales deberán estar instaladas en lugares abiertos y accesibles para que el usuario no tenga ningún problema en utilizarlas. La asignación de un digitalizador departamental, será de acuerdo a la justificación plena por cargas de trabajo del área usuaria y a la capacidad de digitalización de esta última. De los equipos de almacenamiento externo (CDWriter y Unidades de 3.5”) • • • El uso de grabadores de disco compacto es para respaldos de información que serán proporcionados, mediante una solicitud por escrito autorizada por el Director del área solicitante. Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con un equipo de almacenamiento externo, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el Subdirector del área correspondiente. El usuario que tenga bajo su resguardo este tipo de equipo será el responsable del uso que se le dé al mismo. De los equipos de personales de comunicación (módems) • • • Queda prohibido el uso de módems externos e internos en las computadoras de escritorio. Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con un módem externo o interno en las computadoras de escritorio, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el Subdirector del área correspondiente. Los módems internos solo se presentarán en los equipos portátiles y no deberán de utilizarse en las instalaciones del FIFONAFE. De los equipos de pantallas (monitores) • Dirección Administrativa y Financiera El uso de monitores con características especiales diferentes a los que traen los equipos de cómputo, es exclusivo para las funciones del DDS, de monitoreo de aplicaciones, servicios e infraestructura informática del FIFONAFE. Enero 2010 Página 9 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía • Alguna área que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con un monitor diferente al que se encuentra configurado a su equipo de cómputo, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el Subdirector del área correspondiente, con plena disponibilidad del equipo requerido. De los teléfonos de escritorio. • Los teléfonos de escritorio serán asignados, atendiendo a lo establecido en los siguientes cuadros: Líneas telefónicas: Aparato Multilínea Nivel Dirección General Director de Área Subdirector Jefe de Departamento Secretarías Ejecutivas de los niveles indicados Jefe de Oficina Operativo DID Extensión De acuerdo a sus necesidades 2 3 0 2 2 1 2 2 0 1 0 0 1 0 Aparato Unilínea Nivel Dirección General Director de Área Subdirector Jefe de Departamento Secretarías Ejecutivas de los niveles indicados Jefe de Oficina Operativo Líneas (conmutada) 0 0 0 0 Líneas (conmutada) DID Extensión De acuerdo a sus necesidades 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 Líneas telefónicas directas: Aparato Línea (No conmutada) Unilínea De acuerdo a sus necesidades Nivel Dirección General • • Dirección Administrativa y Financiera Los niveles aquí mencionados que requieran más teléfonos de escritorio ó líneas telefónicas de lo anteriormente establecido, deberán solicitarlos, cuando por razón de sus funciones así se justifique y siempre con la autorización expresa del Director del área correspondiente. Para el caso de éstas solicitudes el área de Sistemas verificara disponibilidad de líneas y/o aparatos telefónicos (DDS). Todas las líneas telefónicas (conmutadas y no conmutadas) son de uso oficial, para cumplir con las funciones encomendadas al personal; por lo que no podrán ser utilizadas como líneas telefónicas privadas o para fines personales. Enero 2010 Página 10 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía • • Cuando un usuario cambie de área, el equipo telefónico asignado a éste deberá permanecer dentro del área designada originalmente. Será responsabilidad de la nueva área en la que habrá de laborar el usuario, el proporcionarle el equipo telefónico requerido para el desarrollo de sus funciones. Las claves de acceso para llamadas de Larga Distancia y hacia números celulares se asignarán a personal que por sus funciones así lo requiera previa autorización del director del área correspondiente. De los equipos Facsímile (Fax) • Los equipos facsímile serán asignados, atendiendo a lo establecido en el siguiente cuadro: Nivel Directora General Director de Área Subdirectores • • • • Facsímile Líneas De acuerdo a sus necesidades 1 1 1 1 Los niveles aquí mencionados que requieran más facsímiles de lo anteriormente establecido, deberán solicitarlos, cuando por razón de sus funciones así se justifique y siempre con la autorización expresa del Director del área correspondiente. Para las solicitudes de facsímiles, el área de Informática gestionará su autorización con la SA. Los niveles inferiores a Director General podrán solicitar facsímile, cuando por razón de sus funciones así se justifique y siempre con la autorización expresa del Director del área correspondiente. Por ningún motivo se deberán utilizar el servicio telefónico de facsímile (Fax) para transmitir o recibir asuntos de índole personal o para información comercial que no competa a la función del personal o al FIFONAFE. Los equipos Facsímile (Fax) deberán estar instalados en lugares abiertos y accesibles para que el usuario no tenga ningún problema en utilizarlos. De los equipos auxiliares alternos de comunicación • Los equipos auxiliares alternos de comunicación, solo se podrán asignar al personal que por la naturaleza de sus funciones requiera el contar con dicho equipo, deberá de estar justificado por escrito y autorizado por el Director Administrativo y Financiero. V Préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de telefonía • No existe el préstamo de equipo de cómputo, periféricos, software y de telefonía, por lo que cada área usuaria deberá prever la solicitud de asignación de los recursos que necesite. VI • Dirección Administrativa y Financiera Movimientos de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía El usuario no deberá mover los bienes informáticos de cómputo personal, Enero 2010 Página 11 de 12 FIDEICOMISO FONDO NACIONAL DE FOMENTO EJIDAL Políticas para la Asignación de Bienes Informáticos de Cómputo Personal, Periféricos y de Telefonía • • VII • • • periféricos o de telefonía por su propia cuenta. El DDS deberá elaborar el pase de salida cuando algún bien informático de cómputo personal y periférico requiera ser trasladado fuera de las instalaciones del FIFONAFE por motivo de garantía o reparación. Si algún bien informático de cómputo personal, periférico o de telefonía es trasladado por el usuario a las oficinas de la otra torre, oficinas externas o foráneas para realizar sus labores, dicho bien estará bajo resguardo del responsable que retira el bien y el pase de salida será elaborado por el DDS. Baja de bienes informáticos de cómputo personal, periféricos y de telefonía El DDS será el encargado de proporcionar a la SA la relación de bienes que entrarán al proceso de baja, según corresponda. Los equipos de cómputo personal y periféricos que por sus características técnicas (obsolescencia tecnológica) ya no sean útiles para el FIFONAFE, serán entregados por la SA a la OCBM mediante un documento denominado “Dictamen Técnico de no Utilidad”. Los equipos de telefonía que por sus características técnicas (obsolescencia tecnológica) ya no sean útiles para el FIFONAFE, serán entregados por la SA al OCBM mediante un documento denominado “Dictamen Técnico de no Utilidad”. VIII Seguridad Informática para los usuarios Referirse al Manual de Políticas y Estándares de Seguridad Informática para Usuarios el cual se encuentra disponible en la Normatividad del FIFONAFE. Apéndices Acrónimos Acrónimo Significado CAU FIFONAFE DAF SA OCBM DDS Centro de Atención a Usuarios Fideicomiso Fondo Nacional de Fomento Ejidal Dirección Administrativa y Financiera Subdirección Administrativa Oficina de Control de Bienes Muebles Departamento de Desarrollo de Sistemas Dirección Administrativa y Financiera Enero 2010 Página 12 de 12
