1 María Segarra Jumbo Fausto Segovia Salcedo Derecho y Régimen Jurídico de los Documentos 23 de junio de 2021 ¿Cuáles deben ser las políticas públicas que debe implementarse en los archivos del Ecuador? Para empezar, se debe entender qué son las políticas públicas, así como las políticas públicas de archivo y el objetivo de su implementación. La Real Academia Española define a la política como el “Arte, doctrina u opinión referente al gobierno de los Estados. Actividad de quienes rigen o aspiran a regir los asuntos públicos. Actividad del ciudadano cuando interviene en los asuntos públicos con su opinión, con su voto o de cualquier otro modo. Conjunto de orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado” 1. De igual manera define lo público como lo “Perteneciente o relativo a todo el pueblo”2. Por lo tanto, se puede definir que las políticas públicas son acciones, estrategias, directrices que se establecen sobre un tema en los que la ciudadanía y el Estado interactúan con un fin común. Al enlazar este concepto de política pública a los archivos debe entenderse como todas aquellas estrategias o acciones que se llevan a cabo por parte del Estado para garantizar que sus ciudadanos tengan acceso a información, protección de sus datos personales, conservación y preservación de todos aquellos bienes tangibles e intangibles que forman parte del accionar cotidiano para el ejercicio de sus actividades y de la memoria colectiva sin olvidar de que estos bienes incluyen los documentos en sus diferentes soportes. Con estas ideas al analizar la constitución, leyes, reglamentos y toda la normativa que existió y existe sobre los archivos en el Ecuador se puede observar que únicamente habla de archivos, documentos con carácter de histórico y patrimonial, pero ¿qué sucede con todos aquellos documentos existentes en diferentes formatos que no gozan de estas características? Real Academia Española, “política | Diccionario esencial de la lengua española”, «Diccionario esencial de la lengua española», accedido 21 de junio de 2021, https://www.rae.es/desen/política. 2 Real Academia Española, “público, pública | Diccionario de la lengua española (2001)”, «Diccionario esencial de la lengua española», accedido 21 de junio de 2021, https://www.rae.es/drae2001/público. 1 2 El abandono de los archivos en el Ecuador es una gran problemática que viene de varias décadas atrás y que en la actualidad sigue siendo el talón de Aquiles dentro de la administración pública y privada, debido a que la sociedad los considera como simples papeles. Por esta razón, es de vital importancia la implementación de políticas en materia de archivos, así como la definición del Sistema Nacional que deberá ejecutarse de forma obligatoria en todas las entidades públicas e instituciones que reciban recursos económicos estatales. Considero necesario que tanto los altos mandos del país hasta los ciudadanos tomen conciencia sobre lo que es el archivo, la función que cumple y sobre todo conozcan lo que contiene. Para lograr la concienciación sobre temas de archivo debe ser inculcado desde etapas tempranas, por ello, la educación es un pilar importante. Los gobernantes de turno deben sensibilizarse para que puedan tomar las acciones adecuadas que permitan la implementación de un Sistema Nacional de Archivo, el establecimiento de la entidad encargada de supervigilar que todas las normativas a desarrollarse en materia archivística y gestión documental se cumplan y en caso de no acatarse se reciban las sanciones respectivas. Si bien en la Constitución existe un artículo sobre el patrimonio cultural los demás archivos quedan fuera de cualquier amparo que permita su regulación y control. Con mayor motivo, la expedición de una ley que cubra estos vacíos en la Constitución es de carácter urgente. Esta ley debe tomar en cuenta el alcance dentro del ámbito estatal a fin de que abarque a todas y cada una de las entidades públicas y funciones del Estado a más de aquellas que reciban recursos económicos del mismo como ya se había mencionado. Dentro de esta ley debe definirse la entidad responsable de la supervigilancia de su ejecución, los perfiles que deben tener quienes la conformen, la asignación de presupuesto estatal para el cumplimiento de sus funciones y sobre todo la definición de su ubicación dentro del marco organizacional de las entidades de gobierno. Pues, al estar dentro de este marco tendría mayores posibilidades de generar conciencia y control sobre todos los documentos que se generen o se reciban en el ámbito público hasta que lleguen a tener el carácter histórico-patrimonial del que se habla en la Constitución. No hay que olvidar que todas aquellas otras leyes, reglamentos e instructivos que existan deben alinearse a esta, para evitar la contradicción o la tendencia a interpretaciones que pueden provocar la no ejecución de lo que se establezca. 3 Dentro de la organización de Ministerio de Cultura y Patrimonio debería estar contemplado el Archivo Nacional del Ecuador, ya que este ministerio en su misión indique que: Ejerce la rectoría del Sistema Nacional de Cultura para fortalecer la identidad Nacional y la Interculturalidad; proteger y promover la diversidad de las expresiones culturales; incentivar la libre creación artística y la producción, difusión, distribución y disfrute de bienes y servicios culturales; y salvaguarda de la memoria social y el patrimonio cultural, garantizando el ejercicio pleno de los derechos culturales a partir de la descolonización del saber y del poder; y de una nueva relación entre el ser humano y la naturaleza, contribuyendo a la materialización del Buen Vivir.3 Si analizamos la misión habla de identidad nacional, interculturalidad, memoria social, todas ellas están relacionadas a los archivos y a los documentos en sus diferentes soportes que pasan por un proceso llamado ciclo vital y que con el pasar del tiempo y a la trascendencia que estos posean para la construcción de la identidad y memoria colectiva adquieren ese valor de histórico – patrimonial. Por lo tanto, al ser el Ministerio de Cultura y Patrimonio el encargado de salvaguardar la memoria social, sería la entidad idónea para que ejerza la función de regular la administración de los archivos públicos a fin de garantizar la adecuada gestión y vigilancia al acceso a la información a la cual la ciudadanía tiene derecho. Dentro de la ley además debe establecerse el perfil que deben cumplir quienes estarán encargados de realizar el establecimiento de la normativa, el control de la ejecución de la misma y buscar nuevos mecanismos en términos archivísticos para la adecuada gestión documental dentro de las entidades estatales que conlleven a una gestión pública clara para la rendición de cuentas a la ciudadanía y a la preservación de la memoria colectiva. Al establecerse perfiles darán un punto de partida para que las Instituciones de Educación Superior elaboren planes académicos a fin de formar profesionales dentro del área que en la actualidad es realmente escaso ante una realidad que día a día sorprende y genera desaliento en quienes laboran en archivos. Otra acción importante es la ejecución de reformas en toda la normativa referente al acceso y protección de información, la cual debe alinearse con la ley de archivos además que debe estar en constante evaluación para evitar vacíos o malas interpretaciones. El Ecuador fue el primer país en Latinoamérica en contar con una ley sobre la transparencia y acceso a la información la cual fue expedida en el año 2004, misma que no se alinea con la Constitución del 2008 por tanto debe ser reformada al igual Ministerio de Cultura y Patrimonio, “Valores / Misión / Visión – Ministerio de Cultura y Patrimonio”, accedido 19 de junio de 2021, https://www.culturaypatrimonio.gob.ec/valores-mision-vision/. 3 4 que la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos que si bien tiene normado especificaciones de la disposición física del archivo, los tipos de contenedores para el almacenamiento, entre otros aspectos, sigue siendo insuficiente debido a que no todo lo especificado puede cumplirse debido a la limitante económica de muchas entidades públicas incluso privadas que buscan regirse con esta regla para mejorar la gestión de sus documentos. También es necesario dentro del marco de la ley de archivos la especificación de lo administrativo y lo patrimonial, para la gestión pertinente. La primera como ya se mencionó como evidencia de las actividades realizadas por las entidades gubernamentales ante la ciudadanía y que sean accesibles para consultas, auditorías y fiscalización del accionar del Estado con los recursos del país. Respecto a lo patrimonial para la ejecución de acciones de conservación o de preservación de aquellos documentos o bienes que previo a una evaluación de expertos determinen la importancia de estos para el colectivo a razón de ser de importancia en la definición de identidad y memoria colectiva. Es importante aclarar los tipos de archivos que tendrán, para ello es necesario generarse un registro único de todos los archivos a cargo del Estado, así como de archivos a manos de ciudadanos buscando una custodia compartida, donde el ciudadano y organización custodio de un archivo privado pueda registrarse y el Estado pueda dar apoyo en capacitación, formación o velar en forma conjunta para la conservación de estos que deben ser evaluados previamente por técnicos del Archivo Nacional para dar cuenta del valor que estos tiene para la Administración Pública o como patrimonio de la Nación. Si bien es cierto, muchos archivos privados debido a la poca información o formación que poseen sus custodios sufren graves e irreparables deterioros, es el Estado quien debe colaborar para la conservación de estos sin la perdida de propiedad de quien los posee, salvo que sea por mutuo acuerdo la entrega de estos al Estado para su conservación. Además, del registro es necesario la declaración de que documentos o bienes son patrimoniales y buscar el aseguramiento de estos. Es así igual de necesario, la elaboración de sanciones ante la mala práctica, descuido, pérdida o robo de todos aquellos documentos administrativos independientemente de la etapa del ciclo vital en el que se encuentren. Así como, el establecimiento de que aquellos documentos elaborados o firmados durante la ejecución de funciones de un funcionario público se mantengan dentro de la institución en sus originales, pues son prueba de las actividades realizadas para el cumplimiento de los diferentes procesos dentro de la Administración Pública y en caso de que estos no 5 cumplan con la entrega de los originales o se destruyan éstos, se deberán establecer sanciones fuertes ya que están atentando contra los derechos de todos los ciudadanos. El Archivo Nacional se encargará de expedir todas las normas necesarias para la conservación y preservación de los documentos de archivo y bienes patrimoniales las cuales serán de obligatorio cumplimiento. Como ya se mencionó anteriormente, es vital la socialización de la importancia de los archivos desde etapas tempranas en la educación, para que así el accionar de la Administración Pública y privada tomen conciencia de cuan importante son los archivos para la gestión del Estado y la memoria histórica y patrimonial del país. Generar mecanismos de socialización y sensibilización de la ciudadanía debe ser un objetivo dentro del Sistema de Archivos que se establezca. Para finalizar, la definición del sistema nacional de gestión documental permitirá que la ciudadanía tenga un verdadero acceso a la información de las entidades del Estado y sean actores activos de la gobernanza del país y promotores de cambios a beneficio de todos. Por ello, la utilización de las tecnologías para lograr este objetivo es realmente necesaria, volviendo a recalcarse la necesidad de profesionales con formación en archivística de igual manera profesionales de diferentes áreas que tengan los conocimientos y formación para laborar dentro de un archivo sea este público o privado. Este sistema debe buscar también un estándar independientemente de la entidad pública que lleve a cabo cada uno de los procesos archivísticos de la misma forma. Un claro ejemplo de políticas públicas de Archivo son las implementadas por Colombia en relación a los archivos del Estado y el Patrimonio Documental al hacer mención que: “Los lineamientos que la orientan se fundamentan en los principios de inclusión social, reconocimiento y respeto por la diversidad cultural, y el derecho de los pueblos y las comunidades a conocer y rescatar su historia y sus costumbres” 4 con lo que se recalca la necesidad de contar con normativa clara para la gestión de los archivos públicos y privados a fin de que la ciudadanía cree la relación de archivos, documentos en sus diferentes soportes con el patrimonio y la gestión que deben tener estos para su conservación, preservación y como prueba fehaciente de lo actuado por quienes fueron electos para la gobernanza del país. A criterio personal pienso que un verdadero cambio para los archivos debe nacer desde la misma Constitución, en la cual se realicen las reformas para que se diferencien Archivo General de la Nación de Colombia, “Política Pública de Archivos”, mayo de 2016, https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica_archivistica/PoliticasPu blicasdeArchivo_V2.pdf, 33-4. 4 6 los documentos de carácter administrativo de los que tengan la característica o denominación de patrimonial, pues la expectativa de que una ley pueda llenar en lo posible un vacío o trate de aclarar las interpretaciones que se puede dar en torno al archivo quedaría muy a expensas de que realmente se llegue al objetivo de transparentar la información y dar acceso a esta, sin que la burocracia mal intencionada y la corrupción no tengan cabida. Además, es prioritario la educación en la sociedad para que sienta suyos los archivos, bibliotecas, museos y todas aquellas instituciones que resguardan lo más valioso de la sociedad como es la información que la forja o la forjó en su momento y lo que es en la actualidad. Bibliografía Archivo General de la Nación de Colombia. “Política Pública de Archivos”, mayo de 2016. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica _archivistica/PoliticasPublicasdeArchivo_V2.pdf. Ministerio de Cultura y Patrimonio. “Valores / Misión / Visión – Ministerio de Cultura y Patrimonio”. Accedido 19 de junio de 2021. https://www.culturaypatrimonio.gob.ec/valores-mision-vision/. Real Academia Española. “política | Diccionario esencial de la lengua española”. «Diccionario esencial de la lengua española». Accedido 21 de junio de 2021. https://www.rae.es/desen/política. ———. “público, pública | Diccionario de la lengua española (2001)”. «Diccionario esencial de la lengua española». Accedido 21 de junio de 2021. https://www.rae.es/drae2001/público.
