Tipos de evidencia Según la Norma Internacional de Auditoría (NIA 500), una evidencia “es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información.” Dicho de otra manera, las evidencias de Auditoría son las pruebas que ha obtenido el auditor, para sustentar sus afirmaciones de razonabilidad o no de los estados financieros de una entidad. El resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por sí solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la evidencia la que soporta el actuar del auditor. Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad, al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia. La evidencia de auditoría se obtiene mediante pruebas de cumplimiento y pruebas substantivas. Estas se consideran competentes y suficientes si cumple las características siguientes: Relevante: Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría. Autentica: Cuando es verdadera en todas sus características. Verificable: Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias. Neutral: Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales. Existen varios tipos de evidencia, de acuerdo a los procedimientos de auditoria que se van a utilizar, entre las que destacan: Evidencia De Control Interno: sirve para que el auditor se satisfaga del estricto cumplimiento de los controles contables que la empresa tiene establecidos. Un sistema de control interno adecuado fomenta la precisión y confiabilidad de la información financiera, consecuentemente, si el auditor encuentra una organización pegada al diseño, implantación y seguimiento de prácticas y políticas apropiadas, puede considerar que el control interno garantiza la validez de los estados financieros, y tiene el grado de seguridad y confianza para emitir su opinión sobre las mismas. Un ejemplo sencillo de aplicación de los conceptos de evidencia de control interno: Evaluación de Control Interno en la Empresa INGENIERIA LABORAL Y AMBIENTAL S.A., mediante un análisis de los procedimientos que utiliza dicha empresa, circunscripto al Manejo de Fondos Planificación del trabajo: La evaluación consiste en relevar las actividades formales de control de los sistemas que son pertinentes a su revisión. Se trata de un reconocimiento a través de documentos que proporcionan descripciones generales y de entrevistas con el personal de la empresa y sus funcionarios, tomándose conocimiento de los sistemas de control establecidos por el ente. Objetivo General: Evaluar e Identificar los puntos débiles del sistema de Control Interno implementado en la empresa, a través de un relevamiento e investigación del desarrollo de las operaciones. MANEJO DE FONDOS. Todos los ingresos se depositan en forma instantánea, salvo las cobranzas en efectivo, que no son frecuentes y se mantienen en la caja para efectuar pagos menores. Todos los pagos mayores a $50 son efectuados en cheques los cuales tienen que ser autorizados por la dirección. Se utiliza doble firma para la emisión de Cheques (presidente y vicepresidente). El contador y su auxiliar en forma indistinta cobran, custodian, depositan los fondos, preparan los cheques, registran, concilian existencias en caja y bancos con libros. Cuando se realizan las conciliaciones bancarias se controla que: • Los cheques lleven una secuencia numérica, no así los recibos de cobranzas. • La coincidencia de los Ingresos con los Depósitos. • Los descargos de las cuentas de los clientes con las cobranzas. • Los conceptos de Notas de Créditos y Notas de Débitos. Evidencia de control Interno: • Los cheques emitidos • Los Ingresos con los Depósitos. • Las cuentas de los clientes con las cobranzas. • Las Notas de Créditos y Notas de Débitos. Observaciones: • El contador tenía cheques firmados en blanco por parte de la dirección, esto pone de manifiesto que los pagos son autorizados sin la revisión de la documentación a pagar por parte de la dirección. • El contador o su auxiliar (el mismo que confeccionó el cheque) también se encarga de la entrega del mismo. Podría retenerlos para beneficio propio. • No se realiza diariamente el arqueo de caja, sino que es realizado una vez por semana y por cualquiera de los dos. Esto podría dar lugar a que alguno de los dos retenga fondos en forma temporaria o definitiva, lo que quedaría encubierto mediante la manipulación del arqueo por el que lo confeccionó. Evidencia Física: se refiere a la inspección u observación que hace el auditor a los activos tangibles de una empresa o entidad financiera. Sirve para cuantificar las unidades de activos, y este tipo de evidencia tiene un alto nivel de confiabilidad. Pruebas tales como arqueos de caja y de efectos comerciales, recuentos físicos de existencias, inspecciones físicas de inmovilizados, etc. son ejemplos de las evidencias físicas que obtiene el auditor. Por lo general es necesario combinar esta evidencia con otra, como la documental. Ejemplos: Revisar la existencia de propiedad, planta y equipo mediante observación directa del activo. (Lotes, edificios, vehículos, maquinaria, etc.) Tasación de activo Fijo: Proporcionada por Especialista: cuando las transacciones o hechos que se realizan o no sea del dominio del auditor se deberá recurrir al concurso de especialistas y deberá incluirse en su informe final. Estas sirven para contrastar los datos internos de la entidad con información proporcionada por agentes ajenos a la firma de auditores y a la entidad auditada; dentro de este grupo de evidencia también se encuentran las partes relacionadas, quienes pueden estar representados por acreedores, inversionistas, instituciones financieras, clientes, en fin, un conjunto de sujetos que pueden suministrar información que afecte la representación de los estados financieros e, incluso, atente contra el principio de negocio en marcha. Para ilustrar lo anterior, la investigación es uno de los procedimientos a realizar y mediante los cuales se puede obtener evidencia de fuentes externas. Esta actividad consiste en buscar información escrita u oral, de personas bien informadas tanto dentro como fuera de la entidad. Adicional a este procedimiento, se encuentran las confirmaciones externas, las cuales se llevan a cabo con el fin de obtener y evaluar evidencia de auditoría a través de una comunicación directa de una tercera parte, en respuesta a una solicitud de información sobre una partida particular que afecta las aseveraciones hechas por la administración en los estados financieros. Ejemplo: el auditor ordinariamente busca confirmación directa de cuentas por cobrar por medio de comunicación con los deudores. Confirmación positiva: OFICIO REMISORIO OFIMUEBLES LTDA Avenida 5 No. 11-102 Enero 5 de 2.008 Señores MUEBLES SEÑORIALES S.A. Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Estimados señores: En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estados financieros a diciembre 31 de 2.007, la cual es realizada por la firma AUDITORES ANDINOS LTDA. Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.007, utilizando el sobre porteado que también se anexa. Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas por Cobrar) Atentamente, OFIMUEBLES LTDA RAÚL PATRÓN Gerente De Registros Contables: Son todos los registros e informes contables preparados de modo que sean fácil de llegar a los documentos y explicaciones incluidas, que faciliten su comprensión y constituyen una evidencia valiosa aunque dependerá del grado de control interno observado en su preparación. Ejemplo: Obtener un resumen de los saldos de efectivo De Cálculos: es una evidencia relacionada con la anterior, ya que es la comprobación matemática de las cifras a través de los cálculos realizados por el auditor. Por lo general se recomienda utilizar un procedimiento diferente al realizado por la empresa y realizar comprobaciones globales en lugar de verificaciones individuales. Cualquier dato contable que sea fruto de un cálculo es susceptible de validación para comprobar que se ha efectuado de forma correcta. Por ejemplo, En una empresa que vende leche, para determinar la razonabilidad de los ingresos, el auditor puede tomar la cantidad de litros de leche vendidos (información operacional) y multiplicarlo por el precio promedio de venta del litro de leche y el resultado compararlo con las ventas registradas. De Variaciones e Índices: las variaciones de índices o cifras de un periodo a otro, es un medio sencillo para determinar cambios significativos que constituyan pistas para orientar las pruebas a aspectos de carácter importante. Por ejemplo, el auditor puede realizar una comparación de los gastos presupuestados contra los gastos reales a determinada fecha. Las variaciones significativas pueden dar indicio de errores e irregularidades en los estados financieros. Verbal: se obtiene a través de reuniones formales e informales en las cuales mediante la realización de preguntas, el auditor obtiene información que le servirá de pista para la ejecución de la prueba. Aunque, en sí misma, este tipo de evidencia no es suficiente, sirve para detectar situaciones que requieren un análisis posterior, o para confirmar resultados obtenidos a través de otras evidencias. Para lograr una buena base de pistas que deberán ser comprobadas de manera especial en forma documentada. Ejemplo: entrevistas Documental: es la evidencia en la cual el auditor deposita su mayor confianza aunque su validez dependerá en gran parte de la fuente de origen. Los documentos originales o certificados, los documentos provenientes de fuentes externas e internas verificadas por terceros, como un cheque cobrado, es una evidencia más confiable. Ejemplo: facturas, contratos, escrituras, comprobaciones de facturas, contratos, documentación bancaria, etc., son muy usuales en el desarrollo del trabajo del auditor. Factura de venta, emitida por ELECTRODOMESTICOS SOL NACIENTE C.A.
