Código: P-01 Revisión: 00 Página: 1 de 3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Revisado por: Nombre: Alex Alarcón Hein. Cargo: Representante de la Dirección Firma: Aprobado por: NCh 2728:2015 Nombre: Lidia Amarales Osorio Cargo: Gerente General Firma: Fecha: 01-05-2017. 1. OBJETIVO Describir cómo será el sistema de revisión, aprobación, emisión, distribución y control de documentos dentro del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento abarca el control de documentos internos y externos del Sistema de Gestión de Calidad del OTEC RESPIRA LIBRE CAPACITA, según el estándar NCh 2728:2015. 3. RESPONSABLES La “Matriz de responsabilidades para el control de documentos”, se define a continuación: Documento Revisar Aprobar RD GG Distribuir y Actualizar en intranet CC -- -- CC Documentos Generales del Sistema Documentos de origen externo 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento para la elaboración de documentos. Matriz de Comunicaciones Internas y Externas. 5. DEFINICIONES 5.1 Documento Controlado: Aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen revisiones no vigentes. 5.2 Documento Obsoleto: Documento con una revisión ó versión no vigente. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS N/A 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Generalidades: La documentación del Sistema de Gestión de Calidad del OTEC RESPIRA LIBRE CAPACITA, es mantenida en soportes digitales, a través de la generación y mantención de una Intranet del Sistema de Gestión de Calidad. Las responsabilidades de controlar estos documentos están descritas en el punto 3 del presente documento. Código: P-00 Revisión: 00 Página: 2 de 3 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 7.2 Generación e Identificación de los Cambios de Documentos: Los documentos son generados según las necesidades del Sistema y según el Procedimiento de Elaboración de Documentos. La metodología de identificación de los cambios está descrita en el procedimiento mencionado anteriormente. Los cambios en el Manual de Calidad se identifican en el “Control de Cambios”. 7.3 Revisión y aprobación de Documentos: Las responsabilidades de ejecutar la revisión y la aprobación de los documentos está descrita en el punto 3 del presente documento y como evidencia de la revisión y aprobación, se deberán firmar y guardar éstos originales en papel y también mantenerlos en la Intranet del Sistema de Gestión de Calidad como medio de soporte. 7.4 Solicitud de Cambio en los Documentos: Los cambios en los documentos deberán ser informados o solicitados por medio de un correo electrónico dirigido al Coordinador de Calidad ó también utilizando algún tipo de comunicación formal según la Matriz de Comunicaciones Internas y Externas. Todo cambio en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, debe ser revisado y aprobado según el punto 7.3 del presente documento. 7.5 Distribución de los Documentos: El Coordinador de Calidad deberá efectuar las siguientes tareas: a) Una vez firmado el procedimiento (P), instructivo (I) ó documento (D) original en papel, deberá ser almacenado en el ARCHIVADOR XX-01, para luego colocar las firmas digitales de la revisión y aprobación. b) Una vez colocadas las firmas se procede a convertir el procedimiento, instructivo o documento a formato PDF. Los formatos no se convertirán a PDF. c) En el caso de que existiera una versión anterior del documento aprobado, ésta deberá ser almacenada en la PC del Coordinador de Calidad, en la ruta: X:\CALIDAD\ DOCUMENTOS OBSOLETOS, para respaldarla previamente a su reemplazo en la Intranet del Sistema de Gestión de Calidad. d) Subir el nuevo archivo a la Intranet. e) Destruir documento obsoleto (originales en papel). f) Actualizar el Listado Maestro de Documentos del SGC en la Intranet. g) Las impresiones de los (P), (I) y (D) de la Intranet del SGC, se usarán para fines de capacitación y en el caso que estos documentos requieran ser impresos por el usuario a modo de referencia o para el control interno, es de su exclusiva responsabilidad actualizar el documento impreso cada vez que exista una nueva revisión. 7.6 Comunicación de la existencia de un cambio en la documentación: Toda comunicación acerca de un cambio en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad será informada formalmente según Matriz de Comunicaciones Internas y Externas por el Coordinador de Calidad. 7.7 Control de Documentos de origen externo: Serán controlados a través del Listado Maestro de documentos del SGC, en donde la fecha y la revisión corresponden a la última vez que se actualizaron estos documentos en la Intranet. La actualización de estos documentos podrá ser cada año ó cada vez que se requiera. Los documentos de origen externo que no sean normas también se incluirán en el Listado Maestro de documentos del SGC. 8. REGISTROS No es aplicable. 9. ANEXOS No es aplicable. 10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO En la revisión N o Se realizó la siguiente modificación Solicitada por
