MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 ELABORÓ: Proceso de Calidad MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General CONTENIDO 1 ALCANCE DEL SISTEMA......................................................................................................... 4 2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ........................................................................................ 4 3 CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................................... 7 4 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO...................................................................................... 7 4.1 REQUISITOS GENERALES .................................................................................................. 7 4.1.1 Mapa de Procesos ....................................................................................................... 8 4.1.2 Identificación y Evaluación de Impactos Ambientales............................................ 8 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN ............................................................................. 9 4.2.1 Requisitos Generalidades .......................................................................................... 9 4.2.2 Manual Integrado de Gestión ..................................................................................... 9 4.2.3 Control de Documentos ............................................................................................ 10 4.2.4 Control de Registros ................................................................................................. 10 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.............................................................................. 10 5.1 COMPROMISO CON LA DIRECCIÓN ................................................................................. 10 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE ...................................................................................................... 11 5.3 POLITICA INTEGRADA ....................................................................................................... 11 5.4 PLANIFICACIÓN .................................................................................................................. 12 5.4.1 Objetivos Integrados y Programas .......................................................................... 12 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad ................................................ 13 5.5 FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN ............................ 13 5.5.1 Funciones, responsabilidad y autoridad ................................................................ 13 5.5.2 Representante de la dirección ................................................................................. 14 5.5.3 Comunicación interna ............................................................................................... 15 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN......................................................................................... 15 5.6.1 Generalidades ............................................................................................................ 15 5.6.2 Información de entrada para la revisión. ................................................................ 15 5.6.3 Resultados de la revisión ......................................................................................... 16 6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS.............................................................................................. 17 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS .............................................................................................. 17 6.2 RECURSOS HUMANOS...................................................................................................... 17 6.2.1 Generalidades ............................................................................................................ 17 6.2.2 Competencia, Formación y Toma De Conciencia .................................................. 17 6.3 INFRAESTRUCTURA .......................................................................................................... 18 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO.................................................................................................... 18 7 EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y FABRICACIÓN DE TORRES DE ENFRIAMIENTO ........ 19 7.1 PLANES DE CALIDAD Y MANEJO AMBIENTAL................................................................. 19 7.2 REQUISITOS DEL CLIENTE ............................................................................................... 20 7.2.1 Identificación de los Requisitos del Cliente ........................................................... 20 7.2.2 Revisión de los Requisitos del Cliente.................................................................... 20 2 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General 7.2.3 Comunicación con el Cliente ................................................................................... 20 7.2.4 Requisitos Legales Ambientales ............................................................................. 21 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................................................... 21 7.3.1 Planificación del Diseño ........................................................................................... 21 7.3.2 Entradas del Diseño .................................................................................................. 21 7.3.3 Salidas del Diseño ..................................................................................................... 22 7.3.4 Revisión del Diseño................................................................................................... 22 7.3.5 Verificación del Diseño ............................................................................................. 22 7.3.6 Validación del Diseño................................................................................................ 23 7.3.7 Control de Cambios del Diseño ............................................................................... 23 7.4 COMPRAS ........................................................................................................................... 23 7.5 EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y FABRICACIÓN DE TORRES......................................... 23 7.5.1 Control de la Ejecución de Proyectos y Fabricación de Torres ........................... 23 7.5.2 Validación de los procesos ...................................................................................... 24 7.5.3 Identificación y trazabilidad ..................................................................................... 24 7.5.4 Propiedad del cliente................................................................................................. 24 7.5.5 Preservación del producto ....................................................................................... 25 7.5.6 Control Operacional Ambiental................................................................................ 25 7.5.7 Preparación y respuesta ante emergencias ........................................................... 25 7.6 EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ....................................................................... 26 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ......................................................................................... 26 8.1 GENERALIDADES............................................................................................................... 26 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN .............................................................................................. 26 8.2.1 Satisfacción del cliente ............................................................................................. 26 8.2.2 Auditoría interna ........................................................................................................ 27 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos............................................................... 27 8.2.4 Seguimiento y medición del producto .................................................................... 27 8.2.5 Seguimiento y medición ambiental ......................................................................... 27 8.2.6 Evaluación del cumplimiento legal.......................................................................... 28 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME .................................................................. 28 8.4 ANÁLISIS DE DATOS .......................................................................................................... 28 8.5 MEJORA............................................................................................................................... 29 8.5.1 Mejora continua ......................................................................................................... 29 8.5.2 Acción correctiva....................................................................................................... 29 8.5.3 Acción preventiva...................................................................................................... 29 9 ANEXOS........................................................................ ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. 3 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 1 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General ALCANCE DEL SISTEMA El Manual del Sistema Integrado de Gestión aplica a todos los procesos definidos por COMTECOL LTDA relativos a: - Fabricación, montaje, puesta en marcha, reparación y mantenimiento de torres de enfriamiento. Actividades de Ingeniería tales como Diseño, Gerencia de Proyecto, Interventoria, Construcción y consultoría en ingeniería civil. El Sistema Integrado de Gestión se rige por los modelos de las Normas NTC-ISO 9001:2008 Y NTC-ISO 14001:2004. 2 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA COMTECOL LTDA. Es una empresa dedicada a la fabricación, montaje, puesta en marcha, reparación y mantenimiento de equipos metalmecánicos e hidráulicos. Nuestra empresa cuenta con una amplia experiencia de más de 20 años y organización que nos permite afrontar diferentes trabajos mediante la utilización de tecnología adaptada a las necesidades de cada proyecto. Contamos con un grupo multidisciplinario que se desempeña en áreas de asesoría, consultoría, interventora y construcción de obras civiles. Fue creada el año de 1999 bajo la razón social de PROYEINTERMECA Ltda., en el 2004 creyendo en el futuro de Colombia y con el objetivo de contribuir en el proceso de desarrollo económico del país cambia su razón social a COMTECO Ltda. Y en el 2007 entendiendo la parte comercial como una oportunidad de crecimiento y desarrollo evoluciona a COMTECOL Ltda. Razón por la cual comprometió el esfuerzo y dedicación de toda la empresa. 4 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General COMTECOL Ltda. Cuenta con la licencia exclusiva por parte de SULZER Colombia S.A. y AXIMA REFRIGERATION GMBH (anterior SULZER ESCHER WYSS) para la fabricación, comercialización y prestación de servicio post venta en el negocio de las Torres de enfriamiento AXIMA SULZER para Colombia, Ecuador, Venezuela y Panamá. Somos el representante exclusivo para Colombia, los países andinos y Centroamérica de la empresa Alemana WING FAN fabricante de ventiladores axiales. Adicionalmente somos representantes de BRENTWOOD los mayores fabricantes de rellenos FILMICOS del mundo. Y contamos con el respaldo de HUDSON Así mismo, cuenta con el recurso humano y técnico que por más de 12 años diseño, fabrico e instalo las torres de enfriamiento SULZER en Colombia. Dentro de nuestro Portafolio de Productos en Torres de Enfriamiento contamos con tres líneas: LÍNEA AXIMA En nuestro desarrollo se optimiza la potencia, consumo de energía eléctrica y niveles de ruido. El material de las Torres es resistente y de larga duración, son Torres de refrigeración con carcasas de poliéster reforzado en fibra de vidrio y en chapa metálica. Su modelo es calculado para cada potencia dentro de nuestra gamma estándar reduciendo el tiempo de montaje, facilidad de limpieza y mantenimiento. Cuenta con servicio técnico que suministra cualquier tipo de repuesto en un corto espacio de tiempo. Y se puede acoplar un silenciador a la salida del aire reduciendo el nivel de ruido, aunque las torres cuentan con un nivel bajo de ruido. 5 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General LÍNEA WING FAN Las diferentes series de hélices están hechas de modo que el número de álabes, el material, la inclinación de los álabes así como la dirección de rotación pueden ser modificados. Además el diámetro puede ser ajustado según necesidad. Wing Fan ofrece una amplia gama de hélices y materiales plásticos ANTIESTATICOS y aluminio. Ofrecemos la gama de hélices mas extensiva del mundo, la gama tipo P4Z, P5Z, P6Z, representa perfectamente el concepto de flexibilidad Wing Fan, con posibilidades de uso para cualquier aplicación de ventilación con diámetros desde 305 mm hasta los 1.343 mm. La gama de hélices tipo P7T y P9T ventiladores con eficiencia mejorada, bajo nivel de ruido, con posibilidades de uso para cualquier aplicación de ventilación con diámetros desde 587 mm hasta los 1.988 mm. Y la gama de hélices tipo S perfil tipo HOZ para MUY bajos niveles de ruido con este nuevo diseño se pueden obtener una disminución en el nivel de ruido entre 2 y 4 dBA, con posibilidades de uso para cualquier aplicación de ventilación HVAC, condensadores, torres de enfriamiento etc. Su rango de aplicación se encuentra entre los 378 mm hasta los 1.146 mm., de diámetro. LÍNEA BRENTWOOD Fabricamos una gran variedad de componentes para torres de refrigeración, tales como FILL MEDIA y ELIMINADORES CELULARES DE HUMEDAD entre otros. 6 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 ELABORÓ: Proceso de Calidad MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Brentwood cuenta con productos ondulados en cruz en varios diseños acordes a las necesidades en áreas dependiendo de las proporciones de volumen y espesor Los eliminadores celulares Brentwood son los más durables, de alta eficiencia y se diseñan para encontrar las especificaciones de eliminaciones más rigurosas en la industria tanto para Flujo Contrario como para aplicaciones de Flujo de Cruz. Nuestros productos logran mejoras en capacidad, fuerza y espacio reduciendo la obstrucción neta de aire debido a rayos adicionales de apoyo. Adicionalmente, estos eliminadores celulares pueden ser adaptados para un trabajo reducido alrededor de las columnas y otras estructuras sin sacrificar la integridad estructural. 3 CONTROL DE CAMBIOS La solicitud, preparación y revisión de los cambios del Manual de Gestión Integrado, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el control de los documentos. (Histórico del documento) 4 4.1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO REQUISITOS GENERALES La actividad de COMTECOL LTDA está formada por diferentes procesos definidos en el Mapa de Procesos. 7 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 ELABORÓ: Proceso de Calidad MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General 4.1.1 Mapa de Procesos Cada proceso identificado en este mapa tiene una caracterización la cual define las entradas, las salidas, los recursos, los indicadores, los documentos y registros que son requeridos. 4.1.2 Identificación y Evaluación de Impactos Ambientales COMTECOL LTDA establece mediante el procedimiento PII-CL-01 “de Identificación de Aspectos y la Evaluación de Impactos Ambientales” los lineamientos generales para la identificación de aspectos y la evaluación de los impactos ambientales producto de las actividades de la empresa; así como de nuevos procesos, modificaciones o actualizaciones. 8 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 4.2 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN 4.2.1 Requisitos Generalidades La documentación del Sistema Integrado de Gestión de COMTECOL LTDA incluye: - Manual Integrado de Gestión - Procedimientos documentados - Planes de Calidad - Programas Ambientales - Normas - Legislación 4.2.2 Manual Integrado de Gestión La organización establece y mantiene un Manual Integrado de Gestión que incluye a. El alcance del sistema Integrado de gestión definido en el numeral 1 del presente documento. b. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema Integrado de gestión definidos en el Formato LMD-CL-01 Listado Maestro de Documentos. c. La interacción de los procesos está definida en cada Caracterización de Proceso en las columnas proceso origen y proceso destino. 9 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General 4.2.3 Control de Documentos COMTECOL LTDA establece mediante el procedimiento PCD-CL-01 “Control de Documentos”, la forma de controlar los documentos generados por el Sistema Integrado de Gestión. Este procedimiento establece la metodología para realizar la aprobación, revisión, actualización, identificación de cambios, estado de versión y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. 4.2.4 Control de Registros COMTECOL LTDA establece mediante el procedimiento PCR-CL-01 “Control de Registros”, la forma de controlar los registros generados por el Sistema Integrado de Gestión. Este procedimiento establece la metodología para asegurar la identificación, almacenamiento, protección, retención, disposición, y trazabilidad de los registros establecidos en el Sistema Integrado de Gestión. 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 COMPROMISO CON LA DIRECCIÓN El compromiso de la Dirección se evidencia a través del cumplimiento de la Caracterización CGG-CL-01 “del Proceso de Gestión Gerencial”, que tiene como objeto efectuar reuniones programadas de revisión gerencial del Sistema 10 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Integrado de Gestión de la empresa con el propósito de asegurar y mejorar continuamente su eficacia. 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE El Gerente directamente identifica los requisitos del cliente a través de la Caracterización CPC-CL-01 “del Proceso Comercial”, que establece y desarrolla las actividades que aseguren las ventas efectivas de Proyectos de Ingeniería y Torres de Enfriamiento. El Gerente garantiza del cumplimiento de los requisitos del cliente participando en la visita de avance de obra. 5.3 POLITICA INTEGRADA COMTECOL LTDA se compromete a satisfacer los requerimientos del cliente cumpliendo la legislación vigente, buscando el mejoramiento continuo para generar relaciones a largo plazo y valores económicos a clientes como a socios, previniendo la contaminación del medio ambiente y controlando la seguridad de sus colaboradores. 11 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 5.4 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General PLANIFICACIÓN 5.4.1 Objetivos Integrados y Programas Garantizar el cumplimiento, confiabilidad de nuestros productos con las especificaciones y requisitos pactados con el cliente. Cumplir las disposiciones legales aplicables. Lograr mediante capacitación, entrenamiento y seguimiento permanente, la calidad y productividad; para ser reconocida como una de las mejores empresas del sector. Operar bajo el sistema Integrado de Gestión, mejorando continuamente los procesos de la empresa Contribuir al desarrollo personal y profesional de los empleados en nuestra empresa. Aumentar la participación en el mercado nacional en los diferentes sectores de la industria Mejorar continuamente los procesos de la organización Utilización de equipos diseñados para proteger el ambiente de trabajo y el medio Ambiente, controlando las emisiones que se generan durante el desarrollo de la actividad productiva. Inversión para la mejora continua de tecnología empleada y aumentar la eficacia del proceso productivo y el cumplimiento de metas para la protección del medio ambiente: - Reducir residuos y perdidas de recursos - Reducir la liberación de contaminantes - Promover la conciencia ambiental entre los empleados 12 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General La forma de medir los objetivos se realiza por medio del Formato IOS-CL-01 del “Plan de Gestión de Indicadores para los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión”. 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad Se realiza por medio de un Cronograma Semestral. 5.5 5.5.1 FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN Funciones, responsabilidad y autoridad La alta Dirección se asegura de que las altas responsabilidades y autoridades son comunicadas y conocidas dentro de la empresa, para lo cual la estructura organizacional de COMTECOL LTDA permite el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión. 13 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General COMTECOL LTDA establece mediante el Manual MFC-CL-01 “de Funciones y Competencias Laborales”, el Perfil del Cargo al igual que sus Funciones Laborales y Funciones Ambientales. 5.5.2 Representante de la dirección La Gerencia se encarga directamente de la Implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión. 14 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 5.5.3 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Comunicación interna COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 “de Comunicación”, los procedimientos y responsabilidades de la comunicación interna y externa. 5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 5.6.1 Generalidades La Gerencia define que el Sistema Integrado de Gestión se revisa una vez por año. 5.6.2 Información de entrada para la revisión. La información de entrada para la revisión por la Dirección incluye: a. Resultados de auditorías internas y externas b. Informe de la encuesta de satisfacción al cliente. c. Desempeño de los procesos por medio de sus indicadores y conformidad del producto por medio del informe final y dossier de calidad, d. Informe del estado de las acciones correctivas y preventivas, 15 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General e. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas f. Cambios que podrían afectar al sistema Integrado de gestión g. Recomendaciones para la mejora que los empleados le envían a la Gerencia a través de correo electrónico. h. Política de calidad e indicadores de objetivos de calidad i. Resultados de los programas ambientales y j. Cumplimiento legal ambiental 5.6.3 Resultados de la revisión Los resultados de la revisión por la Gerencia quedan consignados en el Formato FAR-CL-01 Acta de Reunión la cual contiene: a. La mejora de la eficacia del sistema Integrado de gestión y sus procesos; b. La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente c. Las necesidades de recursos y d. Acciones para la mejora ambiental. 16 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 6 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General GESTIÓN DE LOS RECURSOS 6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS En COMTECOL LTDA se realiza un presupuesto para la Gestión del Sistema Integrado de Gestión. 6.2 6.2.1 RECURSOS HUMANOS Generalidades El personal que realice trabajos que afecten al sistema es competente en cuanto a formación (educación, capacitación y entrenamiento), habilidades y experiencia apropiadas, las cuales están reflejadas en el Manual MFC-CL-01 “de Funciones y Competencias Laborales”, en el Perfil del cargo. 6.2.2 Competencia, Formación y Toma De Conciencia COMTECOL LTDA mediante el Procedimiento PIE-CL-01 “de Inducción, entrenamiento y capacitación”, define los criterios y actividades necesarias para la inducción, entrenamiento y/o capacitación del personal de la empresa y de acuerdo a las necesidades del Sistema Integrado de Gestión. 17 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 6.3 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General INFRAESTRUCTURA La empresa determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye: a. Edificios, espacios de trabajo y servicios asociados b. Equipos para los procesos tanto hardware como software c. Servicios de apoyo tales como transporte y comunicación. COMTECOL LTDA mediante la Caracterización CPI-CL-01 “del proceso de Infraestructura” tiene como objeto determinar, proporcionar, programar y custodiar el estado, mantenimiento y utilización de los bienes de la planta física de la empresa. 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO El ambiente de trabajo de COMTECOL se maneja de las siguientes formas: 1. Orden y aseo de la Bodega 2. Lo establecido en el panorama de riesgos Para los proyectos el ambiente de trabajo se define en cada plan de calidad. 18 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y FABRICACIÓN DE TORRES DE ENFRIAMIENTO 7.1 PLANES DE CALIDAD Y MANEJO AMBIENTAL La organización planifica y desarrolla los procesos necesarios para la correcta operación de la empresa, garantizando el cumplimiento de los requisitos de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente. Esta planificación es coherente con los requisitos de los otros procesos de la empresa. Cada Proyecto de Ingeniería maneja un Plan de Calidad y de Manejo Ambiental. COMTECOL LTDA sigue el Procedimiento PII-CL-01 “·de Identificación de Aspectos y la Evaluación de Impactos Ambiental” que establece los lineamientos generales para la identificación de aspectos y la evaluación de los impactos ambientales producto de las actividades de la empresa; así como de nuevos procesos, modificaciones o actualizaciones. Y el Procedimiento PRL-CL-01, “de Requisitos Legales” que define la metodología para identificar, acceder, comunicar, evaluar y hacer seguimiento a los requisitos legales que aplican a la empresa, tales como: normatividad local, regional y nacional en los ámbitos relacionados con el manejo ambiental. 19 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7.2 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General REQUISITOS DEL CLIENTE 7.2.1 Identificación de los Requisitos del Cliente COMTECOL LTDA mediante la Caracterización CPC-CL-01 “de Proceso Comercial” que tiene como objeto establecer y desarrollar las actividades que aseguren las ventas efectivas de Proyectos de Ingeniería y Torres de Enfriamiento. 7.2.2 Revisión de los Requisitos del Cliente COMTECOL LTDA mediante la Caracterización CPC-CL-01 “de Proceso Comercial” que tiene como objeto establecer y desarrollar las actividades que aseguren las ventas efectivas de Proyectos de Ingeniería y Torres de Enfriamiento. 7.2.3 Comunicación con el Cliente COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 “de Comunicación”, las actividades y responsabilidades de la comunicación interna y externa. Este procedimiento se aplica a la información generada por las actividades del sistema Integrado de Gestión de la empresa y a toda aquella información relevante que afecte al Sistema Integrado de Gestión. El mecanismo para Quejas y Reclamos que maneja COMTECOL LTDA es el siguiente: 20 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Cuando el cliente presenta una queja o reclamo del producto o servicio terminado la empresa envía un representante a realizar una visita de diagnostico, quien presentara posteriormente un informe con el análisis técnico generando así la corrección del problema con una garantía o una cotización para mantenimiento, o - Cuando el cliente presenta una queja o reclamo sobre la ejecución del producto o servicio por medio de: un correo, por medio verbal o se realiza una reunión, generando así la corrección tomando las medidas respectivas. 7.2.4 Requisitos Legales Ambientales COMTECOL LTDA. define mediante el Procedimiento PRL-CL-01 “de Requisitos Legales”, la metodología para identificar, acceder, comunicar, evaluar y hacer seguimiento a los requisitos legales que aplican a la empresa, tales como normatividad local, regional y nacional en los ámbitos relacionados con el manejo ambiental. 7.3 7.3.1 DISEÑO Y DESARROLLO Planificación del Diseño En COMTECOL LTDA el diseño se hace a través de un cronograma de diseño. 7.3.2 Entradas del Diseño COMTECOL LTDA establece mediante la Caracterización CPD-CL-01 “del Proceso de Diseño”, que establece los Procedimientos y directrices para el desarrollo de diseño de Ingeniería. 21 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7.3.3 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Salidas del Diseño COMTECOL LTDA establece mediante la Caracterización CPD-CL-01 “del Proceso de Diseño”, como objeto el desarrollo del diseño de un Proyecto de Ingeniería para la elaboración de planos arquitectónicos. 7.3.4 Revisión del Diseño La revisión del Diseño por parte del cliente se realiza por medio de una reunión y las correcciones o cambios se evidencian en el acta de la reunión o en el plano presentado. 7.3.5 Verificación del Diseño COMTECOL LTDA verifica el diseño realizando un check list teniendo en cuenta las especificaciones del cliente, especificaciones técnicas, Normas de Arquitectura y Normas de Ingeniería. 22 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7.3.6 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Validación del Diseño Una vez revisado y verificado el Diseño por parte de COMTECOL LTDA se realiza la simulación en programas de diseño como Autocad o Archicad. 7.3.7 Control de Cambios del Diseño COMTECOL LTDA en los Proyectos de Ingeniería el control de cambios de los diseños quedan registrados por medio de actas de las reuniones, correos electrónicos enviados por el cliente o los planos con correcciones a mano alzada por parte del cliente en una reunión. 7.4 COMPRAS COMTECOL LTDA mediante la Caracterización CPC-CL-01 “del Proceso de Compras”, que tiene como objeto adquirir de manera oportuna, bienes y servicios necesarios que cumplan con los requisitos y especificaciones establecidas. 7.5 EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y FABRICACIÓN DE TORRES 7.5.1 Control de la Ejecución de Proyectos y Fabricación de Torres Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. Para la Fabricación de Torres - Cronograma actividades de trabajo 23 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO - Plano mano alzada - Instrucciones de trabajo 7.5.2 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Validación de los procesos Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. Se hace prueba en las instalaciones del cliente si el cliente lo solicita y se realiza de forma verbal o por medio de un informe. 7.5.3 Identificación y trazabilidad Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. Para la Fabricación de Torres de Enfriamiento se basa en planos de cada tipo de Torres y se realiza un registro fotográfico de cada paso. Además se cuenta con un Job donde se encuentran los registros de compras de materias primas e insumos para cada Torre. 7.5.4 Propiedad del cliente Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. Antes de la Instalación en la propiedad del cliente un representante de COMTECOL LTDA realiza una visita para determinar las condiciones y que tipo de maquinaria o herramientas se necesitaran quedando un informe técnico de la visita y de la instalación. 24 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7.5.5 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Preservación del producto Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. COMTECOL LTDA se rige por la Ficha Técnica de cada Torre donde se especifica las condiciones de almacenamiento una vez el producto está terminado y se ha podido instalar o entregar al cliente. 7.5.6 Control Operacional Ambiental Para la “Ejecución de Proyectos” ver Plan de calidad. COMTECOL LTDA mediante el Procedimiento PII-CL-01 “de Identificación de Aspectos y la Evaluación de Impactos Ambientales”, establece los lineamientos generales para la identificación de aspectos y la evaluación de los impactos ambientales producto de las actividades de la empresa; así como de nuevos procesos, modificaciones o actualizaciones. 7.5.7 Preparación y respuesta ante emergencias COMTECOL LTDA. describe mediante el Procedimiento PEA-CL-01 “de Emergencia Ambiental”, el tratamiento de los accidentes ambientales y situaciones potenciales de emergencia para asegurar que se les da una respuesta adecuada con el fin de evitar y/o reducir los efectos graves sobre la salud de los empleados y los daños sobre el Medio Ambiente. 25 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 7.6 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN En COMTECOL LTDA se cuenta con un inventario de los equipos de medición y una hoja de vida HVE-CL-01 “Formato de Hoja de Vida de Equipos” por cada equipo donde se registran las calibraciones o verificaciones. En cada Plan de calidad se definen los equipos. 8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES La empresa planifica e implementa los procesos de seguimiento medición, análisis y mejora necesarios para: - Demostrar la conformidad del producto o servicio - Se asegura de la conformidad del Sistema Integrado de Gestión - Y lo mejora continuamente su eficiencia. 8.2 8.2.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Satisfacción del cliente En cada entrega de un trabajo se realizara la encuesta de satisfacción del cliente bajo la responsabilidad del responsable del proyecto. 26 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 8.2.2 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Auditoría interna COMTECOL LTDA define mediante el Procedimiento PAI-CL-01 “de Auditoria Interna”, las actividades para verificar que el Sistema Integrado de Gestión es eficaz con respecto a los requisitos del cliente y los requisitos de los modelos de las Normas NTC-ISO 9001:2008 y NTC-ISO 14001:2004. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos Cada proceso tiene definido Indicadores para hacer el seguimiento y medición y están definidos en la Caracterización de cada uno de ellos. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto COMTECOL LTDA mediante la Caracterización CPC-CL-01 “de control de calidad”, tiene como objeto el control de calidad en los Proyecto de Ingeniería. 8.2.5 Seguimiento y medición ambiental COMTECOL LTDA establece el Procedimiento PSM-CL-01 “de Seguimiento y Medición Ambiental”, que establece los mecanismos para el seguimiento y medición regular de las características de las operaciones que pueden tener impacto ambiental significativo y aquellas relacionadas a peligro y riesgos relevantes. 27 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 8.2.6 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General Evaluación del cumplimiento legal COMTECOL LTDA mediante el Procedimiento PRL-CL-01 “de Requisitos Legales” define la metodología para identificar, acceder, comunicar, evaluar y hacer seguimiento a los requisitos legales que aplican a la empresa, tales como normatividad local, regional y nacional en ámbitos relacionados con el manejo ambiental. 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME COMTECOL LTDA mediante el Procedimiento PNC-CL-01 “de control de Producto No Conforme” define las actividades para asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos se identifican y controlan para prevenir su uso o entrega no intencional. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS Mediante la aplicación de los procedimientos de planificación, control y mejora, la empresa obtiene datos relevantes sobre la operación del Sistema y su desempeño. El análisis de datos proporciona información sobre: a. La satisfacción del cliente b. La conformidad con los requisitos del sistema c. Las características y tendencias de los procesos y resultado. d. Análisis de la evaluación a proveedores 28 Código: MSI-CL-01 Versión Nº 01 Fecha: 13 de Enero de 2012 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 8.5 8.5.1 ELABORÓ: Proceso de Calidad REVISÓ: Gerente Proyectos APROBÓ: Gerente General MEJORA Mejora continua La empresa mejora continuamente la eficacia del sistema, mediante el uso y evaluación de la Política, los objetivos, los resultados de las auditorías internas y externas y las acciones preventivas y correctivas tomadas. 8.5.2 Acción correctiva COMTECOL LTDA define mediante el Procedimiento PAC-CL-01 “de Acción Correctiva”, las actividades para eliminar las causas que originan, la no conformidad con el fin de prevenir que vuelva a ocurrir. 8.5.3 Acción preventiva COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PAP-CL-01 “de Acción Preventiva”, las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. 29
