Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 1 de 16 SISTEMA DE GESTION FINANCIERO TERRITORIAL “SGFT-SAP” Secretaría de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Manual de cuentas por pagar ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Módulo AP Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 2 de 16 INDICE 1. Objetivo............................................................................................................. 3 2. Alcance. ............................................................................................................ 3 3. Definiciones: ..................................................................................................... 3 4. Responsable: .................................................................................................... 3 5. Contenido ......................................................................................................... 5 6. Soporte normativo. ....................................................................................... 166 7. Anexos. ......................................................................................................... 166 Departamento del Valle del Cauca Gobernación MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 3 de 16 1. Objetivo. Permitir al usuario del sistema SAP autorizado, generar un documento de causación con RPC del módulo MM, y al mismo tiempo sirve de consulta y guía permanente ante cualquier duda o inquietud sobre el proceso. 2. Alcance. El proceso inicia con la Recepción de documentos anexos al contrato, sea persona natural o jurídica, de todas las dependencias, terminando con la generación de la causacion. Este procedimiento aplica para el nivel central y territorial. 3. Definiciones: SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera. Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la gestión de la gestión Financiera Pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y confiable. TRX: Transacción 4. Responsable: Está relacionado con los usuarios finales que manejan el modulo AP y tienen las autorizaciones según sus roles y perfiles. Departamento del Valle del Cauca Gobernación MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 4 de 16 5. Contenido Generalidades del Procedimiento: Parte Integral de la cadena presupuestal. Los documentos requeridos para trámite de pagos dependen del tipo de pago a realizar y de la naturaleza del contratista (Natural, Jurídica, Régimen común o simplificado). En caso de contratos antiguos se revisa la base de contratos, y para años anteriores se revisa la carpeta con antecedentes y documentos recibidos, verifica pagos realizados, verifica estado de cuenta, actualiza fechas de pago en el SIIF, imprime la obligación, da visto bueno y pasa al coordinador del grupo de contabilidad. En caso de nómina y facturas de servicios públicos revisa los documentos soportes. Los soportes para la causación de obligaciones se reciben dentro del horario de trabajo establecido por la entidad. Requerimientos Técnicos: Puntos de control: Revisar la documentación soporte del documento de causación Esta transacción permite generar un documento de causación con RPC del módulo MM. Para Generar el documento de causación, Digite en el cuadro de comandos la TRX MIRO De enter Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 5 de 16 En la parte intermedia de la pantalla se observa que se despliega la pestaña DATOS BASICOS (“Dat. Basic.”) Los datos relevantes que se muestran son: Nota: La fecha de la factura debe ser igual a la fecha de contabilización. REFERENCIA Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 6 de 16 Nota: En la referencia se puede escribir los últimos 4 números del contrato ( si es contrato); los últimos 4 números de la factura ( si es factura) o los últimos 4 números del convenio ( si es un convenio ); los últimos 4 números de la resolución ( si es una resolución ). IMPORTE Aquí se escribe el valor total de la cuota o del pago que se va a realizar: texto Aquí se escribe: el tipo de pago (número de la cuota, pago parcial, total, numero de acta) número del contrato; fecha y año del contrato. Indicador de impuesto Tome el indicador correspondiente al pago; Ejm: Si el pago corresponde a contrato de prestación de servicio persona natural régimen simplificado será V0; Si el pago corresponde a contrato de prestación de servicio persona natural régimen común o personas jurídicas si el servicio es gravado con IVA, el indicador será VO. Si el pago corresponde a una compra con IVA el indicador será VS o VN. Vaya a la Pestaña detalle Departamento del Valle del Cauca Gobernación MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 7 de 16 Aquí inserte los siguientes datos: en texto cabecera escriba: un texto relacionado con el pago más breve que el de datos básicos. En la división escriba la correspondiente (GVAL para gobernación del valle, VEDU para educación o VSAL para salud), según el caso. Nota: Para nuestro ejemplo es GVAL, y le queda de la siguiente manera: Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 8 de 16 Pase a la pestaña pago. De clic en condiciones de pago En la pestaña condiciones del pago escribe AP00 que traduce pago inmediato, ya que todos los pagos de la gobernación se hacen bajo esa modalidad. De enter y el sistema le trae automáticamente la fecha en que va a realizar el pago En la parte de debajo de la pantalla muestra la referencia del pedido y aquí digite los datos correspondientes al número del RPC. Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 9 de 16 De enter y el sistema le muestra como datos relevantes los del acreedor El número de cuotas a pagar, numero del RPC. De clic en imputacion Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Los datos relevantes que se muestran son: De clic en verificar y atrás Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 10 de 16 Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación El sistema automaticamente saca saldo cero De clic en la pestaña retención Los datos relevantes que se muestran son: Estampillas y retenciones a aplicar Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 11 de 16 Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 12 de 16 De clic en la pestaña impuestos Clic en calc. Impuestos Nota: Para nuestro ejemplo el impuesto es cero, debido a que el pago es sin Iva, si el pago fuera con Iva; despues de dar clic en imputacion, en la casilla del importe Total digite el valor antes de Iva, el sistema muestra el valor del Iva en el saldo; de clic en calc. Impuestos y el sistema le toma el valor del Iva Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación De clic en la pestaña nota Los datos relevantes que se muestran son: De clic en simular Los datos relevantes que se muestran son: Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 13 de 16 Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 14 de 16 Verifique las estampillas y las retenciones De Clic en contabilizar El sistema le muestra el número de la factura logística De clic en otro documento factura El sistema le muestra nuevamente el número de la factura logística Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 15 de 16 De clic en el Icono Pase a la pestaña Documentos subsiguientes Los datos relevantes que se muestran son: Asi obtiene el numero de la factura Financiera Nota: Es de vital importancia enfatizarle a los proveedores que cuando ejecuten contratos de suministros en donde involucren productos con Iva, especificarlo a la centesima si es posible, para que no existan grandes diferencias con el Iva calculado en el Registro Presupuestal, lo cual conyeva a generar la causacion de manera eficaz. Departamento del Valle del Cauca MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR ENTRAR FACTURA RECIBIDA TRX MIRO Gobernación Código: MA-M11-P2-0X Versión: 01 Fecha de Aprobación: Página: 16 de 16 6. Soporte normativo. N/A 7. Anexos. N/A. ELABORÓ Nombre: Justo Gabriel Gonzalez Quiñones Cargo: (PS) Profesional especializado Firma: REVISÓ Nombre: Carlos Hernán Ocampo Ramirez Cargo: Secretario de las TIC. Fecha: 13/05/2020 Fecha:15/05/2020 APROBÓ Comité Coordinador del SIG Acta No. 06 Firma: Fecha: 15/05/2020
