PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE C210601001-Nro1-R01 IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Denominación del Programa de Formación: Tecnologo en Gestión Administrativa Código del Programa de Formación: 122115 Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de los procesos administrativos en las mypes del departamento de putumayo. Fase del Proyecto: Planeación Actividad de Proyecto: Organizar eventos empresariales y administrativos de acuerdo con procedimientos organizacionales. Competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa. Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organización. Duración de la Guía: 40 horas, desde el 26 de octubre al 11 de noviembre de 2020 2. PRESENTACIÓN El propósito de este programa de formación es servir de orientación para la enseñanza y la formación de los aprendices en el área de Gestión Administrativa, de tal manera que puedan lograr las competencias requeridas para desempeñarse con eficiencia, calidad, responsabilidad y efectividad en cualquiera de las ocupaciones que le brinda el sector empresarial. Una de las actividades básicas de la administración es la organizar eventos y para realizar esta actividad es importante conocer el protocolo que rige en Colombia para desarrollar la organización y divulgación del evento. Para lo cual es necesario conocer los medios existentes en la región, sus tarifas, sus beneficios y la manera de divulgar del evento garantizando llegar a la población objeto. En esta guía usted desarrollara habilidades para divulgar el evento teniendo en cuenta el protocolo administrativo, la planeación enmarcada en el proceso administrativo para el desarrollo del evento, teniendo en cuenta los medios de divulgación con que cuenta la región manejando un presupuesto previamente estudiado. 3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividades de Reflexión inicial. Actividad de aprendizaje: Planear el proyecto para la organización del evento, teniendo en cuenta la cultura GFPI-F-135 V01 organizacional, la conformación de comités y determinación de necesidades. Apreciados aprendices, para el desarrollo de la temática propuesta en la actividad de reflexión inicial, se trabajara de manera individual o con su grupo de trabajo y van a realizar las actividades de desempeño que se encuentran descritas al final de la lectura de reflexión inicial. EVENTOS EMPRESARIALES Las empresas usualmente utilizan los eventos como estrategia de mercadeo para lanzar productos nuevos, relanzar productos que no han tenido mucha acogida o para realizar eventos promocionales, como conciertos, conectando así emocionalmente a un público con una marca. Pero si no lo hacen bien, el resultado puede terminar lesionando gravemente la imagen de la marca y de la compañía. Los eventos empresariales son muy importantes en la vida de un administrador y de su empresa, ya que por medio de estos damos a conocer nuestra organización y de esta manera contactar nuevos clientes potenciales que estén interesados en los productos y/o servicios de la empresa. Con los eventos de la empresa se muestra la imagen de esta, la confiabilidad de la misma, la eficacia y efectividad con que desarrolla sus actividades. La logística de eventos parte de la necesidad que presenta la empresa, los objetivos generales y específicos con que se realiza dicha actividad. La planeación y organización previa es imprescindible para lograr un evento exitoso y satisfactorio para la entidad empresarial. EVIDENCIAS DE DESEMEÑO: Descripción de la(s) Actividad(es): Planear el proyecto para la organización del evento, teniendo en cuenta la cultura organizacional, la conformación de comités y determinación de necesidades. 1. Visualizar el video Cómo organizar EVENTOS exitosos! https://www.youtube.com/watch?v=NstNYEYbZ-Y&t=237s 2. Leer de manera individual o con su equipo de trabajo la lectura de reflexión inicial 3. Con base en estas dos actividades responder una pregunta que se socializara en sesión virtual. 4. Realizar la socialización de la actividad de reflexión inicial en sesión virtual mediante el uso de la aplicación meet. ( socialización de 28 Octubre 2020) 5. Responder: a) ¿Que es promoción? b) ¿Que es un segmento? c) ¿En que consiste el registro? d) ¿Qué es un evento? e) ¿Qué es un evento empresarial? f) ¿Qué clase de eventos existen? 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.) GFPI-F-135 V01 Apreciados aprendices, para el desarrollo de la temática de contextalizacion e identificación de conocimientos, de manera individual o con su grupo de trabajo realizaran las siguientes actividades así: EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO: a) Socializar la NORMA TECNICAS SECTORIAL NTS-OPC 001 “OPERACIONES DE CONGRESOS FERIAS Y CONVENCIONES, REQUISITOS DE SERVICIO”. En sesión via meet. ( 03 de noviembre 20) b) Cada aprendiz realizara la consulta de un tema, si trabajan en grupo, consulta cada aprendiz un tema y realizan una presentación por grupo. c) Realizar una presentación en power point para cumplir la actividad 3.2 con la consulta de los contenidos temáticos que a continuación se entregan. d) Realizar socialización via meet (04 de noviembre 2020) 1. Evento, concepto. Clasificación de eventos. 2. Agentes que intervienen en un evento. Etapas del evento. 3. Definición de la población objeto, 4. Fecha y duración del evento. 5. Procesadores de texto, características y usos, Internet intranet 6. Correo electrónico soportes documentales. 7. Comites, Concepto, funciones y responsabilidades de cada uno 8. Subcomités, Concepto, funciones y responsabilidades de cada uno 9. Fases del proceso administrativo, conceptos. 10. Planeación 11. Organización 12. Dirección o ejecución 13. Control 14. Perfil profesional del organizador de eventos. 15. Concepto. medios de comunicación. 16. Vocabulario técnico, relacionado con eventos empresariales y sociales. 17. Criterios para la programación de actividades dentro de un evento cultural. 18. Criterios para la programación de actividades dentro de un evento académica. 19. Criterios para la programación de actividades dentro de un evento científica. 20. Subcomités, Concepto, funciones y responsabilidades de cada uno 21. Concepto de Agenda del evento. ANA MARIA LOPEZ SEPULVEDA ANGEE BRIGYTH JIMENEZ BURBANO ANYI CAROLINA IBARRA AUDRY VANESA ORTIZ ROSERO CAREN ALEXANDRA TAPIA GARCIA DARLY JULIETH HOME MORIONES DORIS ADRIANA PIZARES QUINAYAS DUVEIS ROSA BERNA CAUCIL ERICK YESENIA JANSASOY RAMOS GREICY NATALIA GOMEZ ROSERO HAIDE ALICIA BUESAQUILLO ALVAREZ JEFFERSON GOMEZ JHEISON CAMILO GARCES PIAMBA JHOAN ALEXANDER CASTRILLON MELENDEZ JHONNIER ESTIVEN PABON GOYES KEILA FERNANDA DURAN SANCHEZ LAURA VALENTINA ROMERO BETANCOURT LEIDY MILENA ENDO RIVERA LILIANA CAROLINA PORTILLA ZUIN LILIANA PAOLA ACOSTA CAICEDO LUIS CARLOS MUÑOZ VILLOTA GFPI-F-135 V01 22. Conservación documental. soportes documentales. Memorias. 23. Medios de divulgación: campaña publicitaria, afiches, circulares, boletines. 24. Medios de divulgación: campaña publicitaria, vallas, fotografías. 25. Medios de divulgación: avisos de prensa, radio, televisión e internet. 26. Divulgación de eventos: tecnología: web, videos, otros. 27. Tipos de divulgación: masivos y personales. LUZ MARLEY CHITIVA BECERRA MABEL KATHERINE LANDAZURY MARLI YULIANA BERNAL CABEZAS PAULA ANDREA CAPERA SOGAMOSO YEISON ELIAS VALENCIA MUÑOZ YESSIKA VIVIANA MURIEL SANCHEZ EVIDENCIAS DE PRODUCTO: Presentacion en diapositivas Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Apreciados aprendices, para demostrar la apropiación del conocimiento sobre la organización de eventos, usted señor aprendiz de manera individual o con su grupo de trabajo realizaran las siguientes actividades de desempeño: Con apoyo del instructor. EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO: a) Consultar los conceptos que se relacionan a continuación, se organizarán teniendo en cuenta el listado de la actividad anterior. b) Socializar en un debate. c) Conformar los comités para la realización de un evento, o asignar a cada miembro de grupo un rol de comité de acuerdo a la consulta. (09 de noviembre de 2020) d) Conceptualizar la formulación del proyecto del evento. TEMAS 1. Guia para elaboración de eventos 2. Plantear el proyecto para la organización del evento 3. Determinar las funciones y responsabilidades del comité organizador, y funciones y responsabilidades de cada comité. 4. Definir los diferentes perfiles de acuerdo a la función a desempeñar 5. Conformar comités de acuerdo a las diferentes actividades que se realizarán para la organización de un evento. 6. Comité organizador 7. Comité de administración, 8. Comité de relaciones públicas, GFPI-F-135 V01 9. Comité de servicios, 10. Comité académico, 11. Comité de secretaría, 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. Comité de logística Interpretar la cultura organizacional, Formular misión y visión. Estructura general de un evento (organigrama). Interpretar los objetivos y propósitos del evento Definir el objetivo del evento. Objetivos general Objetivos específicos Manual de funciones Manual de procedimientos para la organización y realización del evento Definir las políticas institucionales para el desarrollo del evento. Emitir las diferentes comunicaciones para la correcta organización del evento. Programar las actividades e identificar los diferentes eventos. EVIDENCIAS DE PRODUCTO: Documentos en Word con la consulta Documento de conformación de comité y/o asignación del miembro de grupo especificando el rol que cumplirá en el comité de acuerdo a la consulta. 3.3 Actividades de transferencia del conocimiento. Señores aprendices, para el desarrollo de la actividad de transferencia el instructor socializará la guía con los pasos para realizar el perfil del proyecto del envento y dara a conocer los principios del proceso administrativo. EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO: Realizar una presentación en power point para cumplir la actividad 3.2 con la consulta de los contenidos temáticos que a continuación se entregan. Consultar los conceptos relacionado en la actividad de apropiación. Socializar en un debate. Conformar los comités para la realización de un evento, o asignar a cada miembro de grupo un rol de comité de acuerdo a la consulta. Conceptualizar la formulación del proyecto del evento. El instructor compartirá una guía Principios administrativos planeación, dirección, ejecucion, control Leer los contenidos del siguiente link: https://www.deustoformacion.com/blog/marketing-digital/guiabasica-protocolo-evento https://letigrijo.com/como-organizar-un-evento/ Como organizar un evento EVIDENCIAS DE PRODUCTO: Presentacion en diapositivas GFPI-F-135 V01 Documentos en Word con la consulta Documento de conformación de comité y/o o asignación del miembro de grupo especificando el rol que cumplirá en el comité de acuerdo a la consulta. Duración de la Guía: 40 horas, desde el 26 de octubre al 11 de noviembre de 2020 Ambiente Requerido: Libre con internet. 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : Cuestionario de preguntas cerradas Evidencias de Desempeño: Realizar una presentación en power point Realizar la formalización de los comités para el desarrollo de un evento. (virtual). Consultar los conceptos que se relacionan a continuación, se organizarán teniendo en cuenta el listado de la actividad anterior. Socializar en un debate. Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación Organiza de manera crítica los eventos y sus etapas; el objetivo, la magnitud y la naturaleza. Respuesta a preguntas Cuestionario Sobre las nomas Coordina de manera diligente la consecución y ubicación del sitio para la realización del evento, teniendo en cuenta la clase y la magnitud. Coordina de manera comprometida la conformación del comité organizador y los demás comités, según el tipo de evento, asignando responsabilidades de acuerdo con los requerimientos de cada uno y el manual de procesos y procedimientos. Presenta oportunamente diferentes alternativas con respecto a los medios de divulgación, a través de los cuales se dará a conocer el evento Conformar los comités para la realización de un evento, o asignar a cada miembro de grupo un rol de comité de acuerdo a la consulta. Realiza oportunamente los trámites para Connceptualizar la formulación del proyecto del evento. LCHD-Observacion de desempeño Observación mediante la entrega de los productos, el desempeño del aprendiz CHP la divulgación del evento. Leer los contenidos del siguiente link: https://www.deustoformacion.com/ blog/marketing-digital/guia-basicaprotocolo-evento GFPI-F-135 V01 Evidencias de Producto: Presentacion en diapositivas Documentos en Word con la consulta Perfil de proyecto Verificacion de productos entregables. Valoración y verificación de los productos entregados por el aprendiz 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS 2. Brief: Material informativo breve donde debe figurar una síntesis con los principales datos del evento y de la empresa organizadora. Se distribuye entre los asistentes y medios de prensa. 3. Brunch: Palabra que deriva de los términos ingleses breakfast y lunch. Se utiliza para designar a los eventos que se desarrollan en una hora promedio entre el desayuno y el almuerzo, es decir, alrededor de las 11 de la mañana. 4. Bureau de Congresos y Visitantes: Los Convention & Visitors Bureau (CVB) son organizaciones dedicadas al marketing o a la gestión de destinos. Actúan como agencias de marketing que intentan aumentar el número de visitas, ya sea por negocios o por placer. Abogan por la puesta en marcha de iniciativas de desarrollo turístico. 5. Centro de Convenciones: Sede en la que se desarrollan los congresos, convenciones y exposiciones. Está especialmente destinado para este fin, por lo que debe contar con la infraestructura y el equipamiento adecuados. 6. Ceremonial: Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Clínica: Reunión en la que un reconocido especialista brinda información y novedades sobre un determinado tema a un público altamente capacitado a través de charlas y demostraciones prácticas. 7. Cóctel: Encuentro que se realiza entre las 19 y 21 horas, cuya característica distintiva es que los invitados permanecen de pie. Durante su transcurso, se agasaja a los presentes con canapés y bocados dulces y un surtido de bebidas. Se estima que el espacio promedio ocupado por cada persona es de 0,50 metros cuadrados. 8. Coffee Break: Descanso de aproximadamente 20 minutos que se establece entre sesión y sesión en congresos, jornadas y seminarios. En este lapso, se sirve un café acompañado con masas, medialunas y jugos de frutas. 9. Actuaciones: son los comportamientos y conductas que adoptan las personas 10. pertenecientes a la empresa, su lenguaje, su vestimenta, su manera de atender al público, personal y telefónica 11. Agencia: empresa de servicios que puede ser de comunicación, de publicidad, de diseño, de organización de eventos, etc. 12. Anuncio: unidad de difusión de un mensaje publicitario escrito o audiovisual. 13. Asesoramiento: –asesoría o consultoría– labor de apoyo exterior en determinada área de las actividades institucionales o empresariales. GFPI-F-135 V01 14. Asamblea: del francés “assemblée”. Reunión formal y reglamentaria de una institución. Necesita que se libre un acta. Se verifica el quórum para comenzar la sesión y para tomar las decisiones. Necesita de un temario u orden del día, los temas deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar. 15. Feria: exposición en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos que se exhiben. Es divulgación con ventas. Es una manifestación comercial, que tienen por objeto la exposición de bienes o la oferta de servicios para favorecer su conocimiento y difusión, promover contactos e intercambios comerciales, lograr mayor transparencia en el mercado, otros. Sus principales características son la finalidad comercial, tener una duración limitada en el tiempo y reunir a una pluralidad de expositores. 16. Folleto: documento gráfico elaborado para informar sobre la empresa, los servicios, los productos, etc. Generalmente es una hoja impresa plegada varias veces o un conjunto de paginas encuadernadas. 17. Foro: del latín “forum”, plaza en la que se celebraban en Roma las reuniones y discusiones políticas. Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión. Para discutir asuntos de interés actual ante un auditorio que a veces interviene en la discusión. 18. House organ: boletín o revista de empresa que puede ser de circulación interna o externa. 6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS https://es.calameo.com/read/006385206149067a966b7 Cartilla organizacion de eventos https://www.deustoformacion.com/blog/marketing-digital/guia-basica-protocolo-evento http://es.scribd.com/doc/39434070/Administracion-y-Logistica-de-eventos-Modulo http://es.scribd.com/doc/49348223/COMO-SELECCIONAR-UNA-INSTALACION-PARA-UN-EVENTOEMPRESARIAL http://es.scribd.com/doc/51576501/Coordinacion-eventos-empresariales NTS-OPC 001 1. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS Enrique Ramírez Capello. (SF)Manual de Redacción. Universidad UNIACC Documento pdf. Redacción de documentos administrativos (SF).Tecnología Educativa ICONTEC. Guía Técnica Colombiana (2009) Documentación organizacional. 7. CONTROL DEL DOCUMENTO Nombre Autor (es) MAGDALENA MORA Cargo Dependencia GELPUD INSTRUCTURA FORMACIÒN PROFESIONAL INTEGRAL Fecha OCTUBRE DE 2020 GFPI-F-135 V01 8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía) Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio Autor (es) GFPI-F-135 V01
