EL_INFORME_Textos_profesionales_y_administrativos

La redacción de textos profesionales y administrativos1.
EL INFORME:
El informe es un documento elaborado a partir de una
recolección de datos concretos, que tiene como objetivo
notificarnos una información sobre algún asunto específico.
Generalmente son redactados, como una obligación profesional,
por la indicación de un superior. Es un instrumento
fundamental en la gestión administrativa de cualquier empresa.
El informe debe ceñirse en todo momento a la realidad de
los hechos, cumpliendo con la mayor objetividad por parte del
autor.
El contenido de este documento puede ser muy variado ya
que puede ocuparse de un asunto técnico, actuaciones de los
empleados, investigaciones, etc. De este modo, al tratarse de
cuestiones internas de una empresa, ha de conservar en todo
momento un carácter estrictamente confidencial.
Los informes varían considerablemente en cuanto a su
extensión y estructura, ya que deben adaptarse a la práctica de la
empresa para la cual son escritos, así como a la situación a la que
se circunscriben por el autor. Pero, al margen de esto, el
contenido al que debe ajustarse todo informe comprende los
siguientes puntos:
1) Intención: en un informe debemos incluir una explicación del
propósito que lo guía.
2) Método: hemos de hacer constar el procedimiento o técnica
utilizada en la recopilación de datos, para que el lector juzgue la
fiabilidad de la información que se le proporciona.
3) Hechos: debemos presentar de forma clara, ordenada y
objetiva una descripción de los hechos encontrados.
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La estructura formalizada
4) Análisis y discusión: el informe que redactamos debe ser
analizado y evaluado para que el lector juzgue su valía.
5) Recomendaciones: concluimos con nuestra opinión o
consejo al lector acerca de las decisiones que debe tomar en
relación con el asunto tratado.
Junto a los contenidos que hemos señalado como
imprescindibles, debemos recordar que, en su redacción el
informe se caracteriza por:
- El uso de párrafos cortos y concisos.
- Un vocabulario generalmente especializado y siempre formal
(neologismos, tecnicismos...).
- Un estilo preciso, claro y correcto.
Pese a que la estructura formal de los informes es muy
variable, dependiendo de su contenido y de su finalidad, las
partes que lo conforman suelen ser las siguientes:
1) Cubierta: en ella debemos hacer constar el título del
informe, la fecha, el lugar, el número de páginas y la empresa
para la que se elabora.
2) Tabla de contenidos: en esta tabla tenemos que incluir el
índice y el sumario con los temas que se tratan en el informe.
Digamos que viene a cumplir la función del índice de
cualquier trabajo amplio en el que es necesario diseñar sus
partes para que puedan ser identificadas.
3) Introducción: en ella presentamos al lector el tema y objetivo
del informe y cómo vamos a tratarlo a lo largo del escrito.
4) Cuerpo: en él mostramos los objetivos del informe (intención,
método, asunto, análisis y discusión, y recomendaciones)
5) Apéndice: en este apartado incluimos la bibliografía, el
material complementario (gráficos, tablas, ilustraciones,
etc.), que hemos manejado.
Tipos de informe: Fundamentalmente, existen dos tipos de
informe, argumentativo y expositivo. La distinción entre ellos
reside en el enfoque dado por el autor. En el informe
argumentativo debemos interpretar y analizar los hechos,
además de presentar unas conclusiones que respondan al
análisis presentado; sin embargo, en el informe expositivo nos
limitamos a informar sobre un tema o situación describiendo y
narrando unos hechos o mostrando una serie de datos en línea
con lo que queremos mostrar.
En el ejemplo que adjuntamos, hemos creado un informe
argumentativo, por ser el que permite observar aquellas partes
que consideramos indispensables en su redacción:
Es inminente, pues, elaborar un programa de prevención de
riesgos laborales actualizado y específico para nuestra empresa.
Y, a fin de que nuestros trabajadores tomen conciencia del
peligro al que se exponen, es necesario que reciban un curso
acerca de los riesgos laborales en su puesto de trabajo y cómo
prevenirlos.
CUBRI, S.A. Andamiajes
Sobre el aumento de los accidentes laborales.
Fdo: Ana Fernández.
Recursos Humanos
Valencia, 29 de marzo de 2006
INFORME
A la atención de: Juan Martínez, jefe de producción.
Elaborado por: Ana Fernández, jefa de personal.
En el último semestre se ha producido en nuestra empresa
un notable aumento (5 por ciento) de accidentes laborales,
produciendo como resultado un aumento en bajas laborales.
De la totalidad de los accidentes, el 95 por ciento ha sido de
carácter leve y el cinco por ciento restante de carácter grave.
Las principales causas de estos accidentes se han producido
por golpes con objetos contundentes y caídas desde alturas
considerables. Y las razones que han llevado a esta situación han
sido: la exposición a riesgos constantes, de los que en ocasiones
el trabajador no es consciente, y lo obsoleto de las medidas
preventivas adoptadas en nuestra empresa.
RECOMENDACIONES
1. Elaborar un programa de prevención de riesgos laborales.
2. Impartir cursos de prevención de riesgos laborales a nuestros
empleados. 3. Dotar de los equipos de protección individual a
los trabajadores.
(Tomado de: Sánchez Lobato, Jesús (coordinador)
(2006). Saber escribir. Madrid: Aguilar, p: 421-423.)