TALLER GRUPAL 2. EDT WILFREDY MORALES RIVERA SILVANA PAOLA MORANTES OCHOA YURY TATIANA PERDOMO PALADINEZ UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES BOGOTA D.C MARZO 2020 Tabla de Contenido Caso: ............................................................................................................................................ 4 1. EDT del proyecto. ................................................................................................................... 5 2. Enunciado del Alcance. ........................................................................................................... 7 3. Cronograma de Hitos ............................................................................................................ 10 4. Presupuesto del proyecto. ...................................................................................................... 13 Bibliografía ................................................................................................................................... 15 Índice de Tablas Tabla 1 Enunciado del Alcance ................................................................................................................ 7 Tabla 2 Cronograma de Hitos ....................................................................................................... 10 Tabla 3 Presupuesto del proyecto ................................................................................................. 13 Índice de Figuras Figura 1 EDT del proyecto ............................................................................................................. 6 Figura 2 Cronograma del proyecto (realizado en project) ............................................................ 11 A lo largo del taller se desarrollan las siguientes actividades en base al caso propuesto: EDT del proyecto. Enunciado del Alcance. Cronograma de hitos. Presupuesto del proyecto. Caso: Necesidad: Una empresa que presta el servicio de call center 24 x 365, se ve en la necesidad de cambiar de sede la cual está ubicada al norte de la ciudad de Bogotá y se requiere ubicar en el centro de la ciudad por temas estratégicos; en un tiempo no superior a 12 meses; el Gerente Carlos Alberto Díaz le solicitó a su asistente Paola Guzmán, quien tuvo formación post gradual en Gerencia de Proyectos patrocinada por la compañía, que le elabore los documentos iniciales para presentar el Proyecto a la Junta Directiva. Información preliminar: Personal actual: 9 mujeres y 24 hombres en la operación. Área administrativa (1 gerente, 1 asistente, 1 supervisor, 1 recepcionista). Expansión de la operación en 2 años: 200%. Ubicación nueva sede: a 2 km de la actual y no puede estar en un piso mayor a 2. Características generales compañía: certificada en ISO 9000 y 14000, en OSHAS 18000 y en Presupuesto estimado por puesto de trabajo: $15.000.000 todo Costo Reserva de Contingencias 10% del presupuesto estimado por puesto de trabajo. No se piensa crecer en el área administrativa. Se utiliza el modelo de oficina abierta para el personal actual. Oficinas: 2 (para gerente y supervisor). Visión futura para 2 años: instalaciones para capacitación, cafetería, soporte para fallos por energía, instalaciones para el personal administrativo incluyendo una oficina para la gerencia, y otra área para tercerización de procesos de apoyo, recepción. Se requiere que haya 1 baño por 4 personas. 1. EDT del proyecto. El EDT consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo durante el proyecto en módulos más pequeños y fáciles de manejar. Esta estructura de desglose del trabajo se le llama (EDT) (Figura 1), y es básicamente una descomposición jerárquica de los objetivos a cumplir durante el proyecto con un nivel descendente, organizando y definiendo el alcance del proyecto (Lledó, 2017). CAMBIO DE SEDE DE EMPRESA INICIO EJECUCION Y EVALUACION PLANIFICACION Nivel 1 1. Estudio de factibilidad 2. Identificación de problemas y obstáculos 3. Estudios más completos y profundos 4. Formulación básica del proyecto 5. Implementación y seguimiento 3.1Analisis de profundidad de los condicionantes del proyecto. 4.1 Selección de alternativas técnicas. 5.1Ejecución de las inversiones 3.2 Estimación suficientemente precisa del coste. 4.2 Definición de los objetivos 5.2 Implementación de procesos 3.3Estudio de viabilidad económica. 4.3 Propuesta de organización, administración y gestión. Nivel 2 1.1Diagnóstico racional del sector. 2.1 Diagnostico beneficiados y oponentes al proyecto Nivel 3 1.2 Diagnóstico técnico y económico 2.2 Evaluación de todos los posibles tropiezos para realizar el proyecto 3.4 Diseños, programaciones y plazos. 4.4 Estudio de la financiación. Figura 1 EDT del proyecto Fuente: Autores 6. Evaluación retrospectiva 6.1 Análisis del grado de desviación entre lo conseguido y lo planteado inicialmente 6.2 Recepción y pruebas 7. Gestión del proyecto 2. Enunciado del Alcance. El enunciado del alcance muestra la descripción del alcance del proyecto, y describe los entregables que se harán en el transcurso del proyecto, también permite exponer las exclusiones del proyecto de manera explícita y se expone los criterios de aceptación ( Project Management Institute, 2017). Tabla 1 Enunciado del Alcance ME CONTROL DE VERSIONES Versión Elaborada por Aprobada por Fecha Ajuste 001 Project Manager Sponsor 15 abril 2020 02 ENUNCIADO DEL ALCANCE PROYECTO CAMBIO DE SEDE DE EMPRESA (nombre del proyecto) 1. ENTREGABLES. (Productos entregables intermedios o finales que se generar cada fase del proyecto) Recuerde que deben ser los entregables de la EDT ID ENTREGABLE 1.1 Diagnóstico racional del sector. Estudios para saber si es viable el proyecto en cuanto a costos, beneficiados y utilidades, con estos reportes hay poca incertidumbre respecto al proyecto. Evaluación del sector donde se desea trasladar la empresa, en cuanto a productividad, economía, beneficiados, etc. 1.2 Diagnóstico técnico y económico Evaluación y análisis de la situación actual y futura de la realidad económica y técnica de la empresa 2 Identificación de problemas y obstáculos Evaluación de todos los beneficiados y no beneficiados con el proyecto, para así poder contrarrestar estos efectos. 2.1 Diagnostico beneficiados y oponentes al proyecto 2.2 Evaluación de todos los posibles tropiezos para realizar el proyecto Estudios más completos y profundos Evaluación de todos los beneficiados y no beneficiados con el proyecto, para así poder contrarrestar estos efectos. Entre estos, está el personal de la empresa, se tiene que hacer un sondeo para saber y contar con la opinión de ellos. Se evalúa todos los posibles obstáculos para poder llevar a cabo el proyecto con éxito. 1 3 Estudio de factibilidad DEFINICIÓN Se hacen estudios con reales en cuanto a las condiciones y costos del proyecto. 3.1 Análisis de la profundidad de condicionantes del proyecto. Análisis del proyecto. Se concluye cuando y como se va a realizar, si se cuenta o no con diseños de la nueva sede. 3.2 Estimación de suficientemente precisa del coste. Se presupuesta realmente el costo total del proyecto con las cantidades reales a ejecutar. 3.3 Estudio de viabilidad económica. 3.4 Diseños, programaciones y plazos. Teniendo el presupuesto y los procesos anteriores ya elaborados se puede estudiar la viabilidad económica del proyecto y se determina que tan factible es. Se preparan los diseños de las nuevas oficinas y demás, junto con las programaciones de actividades para saber cuál será el plazo más coherente. Formulación básica del proyecto Se prepara un bosquejo total del proyecto para su iniciación 4.1 Selección de alternativas Una vez verificado las alternativas se escoge la más adecuada para dar iniciación del proyecto 4.2 Definición de los objetivos Se define los resultados deseados que se esperan alcanzar con la ejecución del proyecto. 4.3 Propuesta de organización, administración Se planea organizadamente como se va a llevar la administración del proyecto. 4.4 Estudio de la financiación. Se hace un análisis de la capacidad de la empresa para ser sustentable, viable y rentable en el tiempo. Implementación y seguimiento Se da el seguimiento en las actividades al diseño previsto y a todos los procesos llevados a cabo para cumplir con los objetivos propuestos. 5.1 Ejecución de las inversiones Se empieza a desembolsar el presupuesto para las comprar de todo lo relacionado con el proyecto. 5.2 Implementación de procesos Se ejecuta y pone en marcha las ideas programadas. 6 Evaluación retrospectiva Se realiza una evaluación después de culminado el proyecto, para ver la dimensión del impacto del proyecto. 6.1 Se estudia y analiza si se cumplió a cabalidad lo deseado, sin desviaciones durante la ejecución, en cuanto a diseños, presupuestos y resultados. 6.2 Análisis del grado de desviación entre lo conseguido y lo planteado inicialmente Recepción y pruebas 7 Gestión de proyectos Documentación del proyecto 4 5 Se hacen pruebas para asegurar la correcta funcionalidad y operación de todas las unidades del proyecto. 2. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN. (Especificaciones o requisitos de rendimiento, funcionalidad, etc, que deben cumplirse antes que se acepte el producto del proyecto) En el desarrollo de las actividades propuestas se tiene que cumplir el 100% de los requerimientos funcionales. Todas las adecuaciones y cambios tienen que cumplir con estándares de calidad para mejorar en todo lo que se propone en el proyecto. 1. TÉCNICOS 2. CALIDAD 3. EXCLUSIONES Entregables, procesos, áreas, procedimientos, características, requisitos, funciones, especialidades, fases, etapas, espacios físicos, virtuales, regiones, etc., que son exclusiones conocidas y no serán abordadas por el proyecto, y que por lo tanto deben estar claramente establecidas para evitar incorrectas interpretaciones entre los stakeholders del proyecto. 4. APROBACIONES CARGO Sponsor FECHA 15 abril 2020 Fuente: Autores FIRMA 3. Cronograma de Hitos El cronograma resumen determina las fechas de inicio de hitos los cuales son actividades con duración cero (Tabla 2). Tabla 2 Cronograma de Hitos CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA Inicio de proyecto 16 de marzo de 2020 Socialización del proyecto con los involucrados 13 de abril de 2020 Firma acta de constitución 18 de junio de 2020 Inicio de trabajos de instalación y renovación 19 de junio de 2020 Finalización de instalaciones y aseo general 15 de febrero de 2021 Cierre del Proyecto. 30 de marzo de 2021 Fuente: Autores A continuación, se muestra la programación o cronograma más detallada (Figura 2 y 3) realizada en el programa Project, la cual especifica fechas de inicio y de terminación de las actividades más importante durante el proyecto. Figura 2 Cronograma del proyecto (realizado en project) Fuente: Autores Figura 3 Cronograma del proyecto (realizado en project) Fuente: Autores 4. Presupuesto del proyecto. A continuación, se muestra el presupuesto con las actividades relevantes del proyecto (Tabla 3). Se presupuesta un monto de 843,918,250.00 millones de pesos para el proyecto, incluye todo el proceso preliminar (anteproyecto), la renovación de los puestos de trabajo, un posible trasteo de los equipos más importantes, la gerencia del proyecto a cargo de un director de proyectos y la proyección de las nuevas áreas de la oficina. Tabla 3 Presupuesto del proyecto Objeto: ubicar en el centro de la ciudad por temas estratégicos; en un tiempo no superior a 12 meses Presupuesto Presupuesto de actividades relevantes Datos Empresa: Nombre: CALL CENTER Dirección: Teléfono: Aut. norte con calle 187 8151535 Fecha presupuesto: 20-04-2020 DESCRIPCIÓN Preliminares (diseños y estudios) Renovacion de puestos de trabajo Validez: PRECIO $ 3,500,000.00 $ 15,000,000.00 CANT Reserva de Contingencia (10%) 1 37 $ 55,500,000.00 TOTAL $ 3,500,000.00 $ 555,000,000.00 Trasteo del area tecnlogica y equipos importantes $ 1,800,000.00 1 $ 1,800,000.00 Gestion de proyecto $ 9,000,000.00 1 $ 9,000,000.00 PROYECCION Salon de capacitacion 50 m2 Cafeteria 16 m2 Soporte para fallos energia Oficinas Recepcion Baños $ 35,000,000.00 $ 19,000,000.00 $ 13,000,000.00 $ 25,000,000.00 $ 9,000,000.00 $ 1,500,000.00 1 $ 35,000,000.00 1 $ 19,000,000.00 1 $ 13,000,000.00 2 $ 50,000,000.00 1 $ 9,000,000.00 9.25 $ 13,875,000.00 TOTAL BRUTO I.V.A. % 19% TOTAL Fuente: Autores $709,175,000 $134,743,250 $843,918,250 Bibliografía Project Management Institute. (2017). La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK). Atlanta: Project Management Institute, Inc. Lledó, P. (2017). ADMINISTRACION DE PROYECTOS. El ABC para un Director de Proooyectos Exitoso. 6ta Edicion. USA: Autor.
