Plan de Gestion de Riesgos

Diplomado de Gerencia de Proyectos
Gestión de los Riegos
11.1.3.1 PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS
versión 1.0
PROYECTO
PREPARADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
OBJETIVO
Seleccionar las herramientas que se van aplicar en cada proceso de la gestión de riesgos, así
como identificar los riesgos del presente proyecto y clasificarlos según la probabilidad de
impacto. También definir las estrategias a utilizar en el plan de respuestas.
RESPONSABLES (ROLES Y RESPONSABILIDADES)
PRESUPUESTO
Se realizará auditoría quincenal de los gastos ejecutados. En caso de dispararse algún riesgo,
entonces se realizará el plan de respuesta al riesgo, así como analizar el tipo de variación con
el fin de usar las reservas.
Reserva de Contingencia (Conocido): US$ 40,000
Existe variación con respecto a los precios de mercado, si la diferencia es:
1. Negativa
Se podrá usar la “variación permitida”, siempre que la diferencia se encuentre en el rango
establecido.
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Gestión de los Riegos
2. Positiva
Se trasladará a un paquete de presupuesto que incrementará la “variación permitida”
Reserva de Gestión (Desconocido): US$ 20,000
Si se presenta una actividad no prevista en la gestión, entonces se deberá llenar un formato de
Solicitud de Asignación de Presupuesto, la cual tendrá que ser aprobado por el Gerente de
Proyecto para disponer del dinero.
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Gestión de los Riegos
CALENDARIO
Cuando y con qué frecuencia se realizará el proceso de gestión de riesgos, define los
protocolos para el uso de reservas de contingencia del cronograma y cómo incluir actividades
de gestión de riesgo en el cronograma
Proceso
Etapa
Plan de Gestión de Riesgos
Identificar Riesgos
Análisis Cualitativo
Análisis Cuantitativo
Planificar Respuesta a Riesgo
Planificación
Planificación
Planificación
Planificación
Planificación
Controlar Riesgo
Seguimiento y
Control
Frecuencia
Fecha de
Inicio
Fecha de Fin
Una Vez
Los procesos
son repetidos
dependiendo
de
la
aparición de
un
nuevo
riesgo
Quincenal
22-11-2013
23-11-2013
25-11-2013
25-11-2013
26-11-2013
26-12-2013
27-12-2013
27-12-2013
28-12-2013
28-12-2013
09-12-2013
15-09-2014
(*) Referencia Gant de Seguimiento
PROCESOS
11.2. IDENTIFICAR RIESGOS
Determinar los riesgos que pueden afectar el proyecto y documentar sus características. Para
la identificación de riesgos se aplicarán técnicas basadas en categorización:
Entradas
1. Plan de Gestión de
Riesgos
2. Plan de Gestión de
Costos
Técnicas y Herramientas
1. Revisión a la
Documentación
El gerente de proyecto y el
equipo de trabajo.
Salidas
1. Registro de Riesgos,
relación de todos los
riesgos identificados y las
posibles respuestas ante
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Gestión de los Riegos
3. Plan de Gestión del
Cronograma
4. Plan de Gestión de la
Calidad
5. Plan de Gestión de los
Recursos Humanos
6. Línea Base del Alcance
7. Estimación de Costos de
la Actividad
8. Estimación de la
Duración de la Actividad
9. Registro de Interesados
10. Documentos del
Proyecto
 Acta de Constitución
del Proyecto
 Enunciado del
Alcance del Proyecto
(Supuestos)
 Cronograma del
Proyecto
 Diagramas de Red
del Cronograma
 Registro de
Incidentes
 Lista de Verificación
de Calidad
11. Documentos de la
Adquisición
12. Factores Ambientales de
la Empresa
 Revista CAPECO
(Cámara Peruana de
la Construcción), nos
servirá de base para
los costos de los
recursos.
 Actitudes frente al
riesgo
13. Activos de los Procesos
de la Organización
 Plantillas de
Declaración de
Riesgos
Revisión de información
(documentación del proyecto
incluido planes, los supuestos
y archivos de proyectos
anteriores como requisitos,
planes, supuestos, lecciones
aprendidas, etc).
2. Tormenta de Ideas: El
equipo de trabajo y
consultores externos.
Listado general de los riesgos
del proyecto.
3. Checklist de Riesgos
El equipo de trabajo.
Lista de verificación de
riesgos con información
histórica y actual.
4. Análisis de Supuestos
El gerente de proyecto,
consultores externos y
equipo de trabajo.
Revisión de supuestos,
hipótesis y escenarios
indicados en el Enunciado del
Alcance de Proyecto según se
apliquen en el desarrollo del
proyecto.
5. Juicio de Expertos
El gerente de proyecto y
expertos con experiencia en
proyectos similares (sesgos
de los expertos).
Lista de riesgos con apoyo de
los expertos teniendo un
mayor consideración los
sesgos de los expertos.
6. Diagrama de causa y
efecto
El gerente de proyecto.
estos riesgos, cuando
estén próximos a ocurrir.
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
Lecciones
Aprendidas de Otros
Proyectos
Análisis de causa y efecto
para el filtro de los riesgos
identificados y una definición
sólida de sus causas.
Categorización de riesgos del proyecto
Categorización por RBS (Risk Breakdown Structure):




Técnicos: Relacionados con el producto del proyecto, características técnicas o
funcionales del producto.
Gestión: Con el trabajo de apoyo para la elaboración del producto a realizar por el equipo
de gestión del proyecto
Organizacionales: Son los que se originan debido a los procesos de la organización que se
relacionan con el proyecto y sobre los cuales el proyecto no tiene una influencia directa.
Externos: Aquellos sobre los cuales ni la organización del proyecto o la organización
patrocinadora tienen algún tipo de influencia directa.
Categorización de riesgos de los entregables del proyecto
Categorización por tormenta de ideas
Cuando se requiera identificar riesgos para determinados entregables se usa la técnica de
tormenta de ideas. Para ello se reune con personas que conozcan sobre la elaboración del
entregable (no más de seis) y se realiza una sesión de tormenta de ideas utilizando la técnica
de Osborne.
El formato de trabajo para el RBS y Tormenta de Ideas se encuentra en el Archivo siguiente:
2_Formatos_Plan_de
_Gestion_de_Riesgos.xls
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Gestión de los Riegos
11.3. REALIZAR ANÁLISIS CUALITATIVO
Priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y
combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos
Entradas
Técnicas y Herramientas
Salidas
1. Plan de Gestión de Riesgos,
este documento cuenta con
la metodología que se va
aplicar a cada riesgo
detectado y a los que
presente en la ejecución del
proyecto, también los
responsables de hacer la
evaluación, seguimiento y
control de cada riesgo
asignado. También el monto
del presupuesto asignado,
las fechas y la frecuencia
que se hará la gestión de
riesgo. Así como la
categorización y la
probabilidad e impacto de
los riesgos.
2. Línea Base del Alcance,
donde se revisara los
supuestos para este
proyecto.
3. Registro de Riesgos, como
salida del proceso de
Identificación de Riesgos.
4. Factores Ambientales de la
Empresa
 Información de
Proyectos de otras
compañías (foros,
Internet, etc)
 Actitudes frente al
riesgo
1. Evaluación de
Probabilidad e Impacto de
los Riesgos
Probabilidad
 Casi Improbable 0.1
 Relativamente
probable 0.3
 Probable 0.5
 Muy Probable 0.7
 Certeza de
Ocurrencia 1
Impacto
 Negativo – (Cuadro
1)
 Positivo – (Cuadro 2
)
1. Actualización a los
Documentos del
Proyecto, al finalizar el
proceso se estará
actualizando:
 Registro de riesgos
del proyecto
incluyendo el
ranking
 Supuestos
registrados.
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Archivos históricos de
proyectos (Lecciones
Estudio del efecto potencial
sobre los objetivos del
proyecto (cronograma,
costo, calidad y desempeño)
2. Matriz de Probabilidad e
Impacto
Calificación de los riesgos
con prioridad en base a su
impacto
3. Categorización de Riesgos
Se realizará en base al RBS:
técnico, gestión,
organizacional y externo
4. Evaluación de Urgencia de
los Riesgos
Ranking de riesgos según
prioridad de urgencia
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Gestión de los Riegos
Aprendidas)
Plantillas:
 Probabilidad
 Impacto
 Matriz de
Probabilidad e
Impacto
5. Juicio de Expertos
Con apoyo de los expertos
se podrá determinar la
probabilidad e impacto de
cada riesgo registrado.
Los expertos en este caso
serán:
- Gerente de Proyecto.
- Ingeniero Residente.
- Jefe de Seguridad y Calidad
de Ingenieros S.A.C.
- Consultor WMS para el
software a implementar
Definición de escalas de impacto
Escalas de impacto para riesgos negativos (cuadro 1)
Objetivo
Muy bajo
Bajo
Moderado
del
0,05
0,1
0,2
proyecto
Costo
Tiempo
Alcance
Calidad
No afecta el
alcance de
otros
entregables
La duración del
proyecto es
afectada en
menos de 5%
El costo del
proyecto es
afectado en
menos del 3%
Solo se ha
afectado un
entregable
No afecta el
alcance de
entregables
clave
La duración del
proyecto es
afectada entre
6 y 10%
El costo del
proyecto es
afectado entre
4 y 7%
Se han
afectado no
más de tres
entregables
Afecta el
alcance de
entregables
clave
La duración del
proyecto es
afectada entre
11 y 15%
El costo del
proyecto es
afectado entre
8 y 12%
Requiere un
cambio
aceptado por el
patrocinador
Escalas de impacto para riesgos positivos (cuadro 2)
Objetivo
Muy bajo
Bajo
Moderado
del
0,05
0,1
0,2
proyecto
Costo
Mejora el
alcance de
otros
entregables
Mejora el
alcance de
entregables
clave que
inciden sobre el
El patrocinador
acepta el
cambio en el
alcance sin
aplicar una
Alto
0,4
Muy alto
0,6
Requiere un
cambio
aceptado por el
patrocinador
La duración del
proyecto es
afectada entre
16 y 20%
El costo del
proyecto es
afectado entre
13 y 16%
No es aceptado
por el
patrocinador
No aceptado
por el
patrocinador
La duración del
proyecto es
afectada en
más del 20%
El costo del
proyecto es
afectado más
del 16%
En entregable
no sirve, el
cliente no lo
aceptaría
Alto
0,4
Muy alto
0,6
El cliente
acepta el
alcance
formalizando
con una
El cliente
acepta el
alcance sin
aplicar una
solicitud de
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Gestión de los Riegos
Tiempo
Alcance
Calidad
La duración del
proyecto se
reduce en
menos de 3%
El costo del
proyecto se
reduce en
menos del 3%
Mejora el
esfuerzo para
cumplir con los
requisitos con
mayor eficacia
de entregables
no
considerados
clave. Permite
hacer un mejor
trabajo para
cumplir
requisitos de
calidad.
alcance del
proyecto.
La duración del
proyecto se
reduce entre 3 y
5%
solicitud de
cambio
La duración del
proyecto se
reduce entre
más de 5 y 10%
El costo del
proyecto se
reduce entre
más de 3 y 7%
Permite
cumplir los
requisitos con
mayor facilidad
y exactitud que
antes de
entregables no
necesariamente
claves. El
esfuerzo
realizado
definitivamente
permite cumplir
con requisitos
de calidad.
El costo del
proyecto se
reduce entre
más de 7 y 9%
Permite
cumplir los
requisitos de
calidad con
mayor facilidad
y exactitud que
antes de
entregables
clave
solicitud de
cambio
La duración del
proyecto se
reduce entre
más de 10 y
15%
El costo del
proyecto se
reduce entre
más de 9 y 12%
El producto
final del
proyecto
cumplirá con
los requisitos
de calidad
establecidos
con mayor
precisión.
Mejora la
probabilidad de
aceptación del
patrocinador.
cambio
La duración del
proyecto se
reduce en más
del 15%
El costo del
proyecto se
reduce más del
12%
El producto
final del
proyecto
cumplirá con
los requisitos
de calidad
establecidos
con mayor
precisión.
Mejora la
probabilidad de
aceptación del
cliente.
Matriz de probabilidad e impacto
Combinaciones de probabilidad e impacto para calificar los riesgos con una prioridad baja,
moderada o alta. Se considera de prioridad baja aquellos riesgos que se encuentran en el área
de color verde, de prioridad moderada los riesgos en el área de color amarillo y los riesgos de
prioridad alta los de color rojo.
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Gestión de los Riegos
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Gestión de los Riegos
11.4. REALIZAR ANÁLISIS CUANTITATIVO
Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del
proyecto y priorizarlos para elaborar una respuesta adecuada.
Entradas
Técnicas y Herramientas
Salidas
1. Plan de Gestión de Riesgos
2. Plan de Gestión de Costos
3. Plan de Gestión del
Cronograma
4. Registro de Riesgos
5. Factores Ambientales de la
Empresa
 Revista CAPECO
(Cámara Peruana de
la Construcción), nos
servirá de base para
los costos de los
recursos.
6.Activos de los Procesos de
la Organización
 Información de
Proyectos Anteriores
1. Técnicas de Recopilación y
Representación de Datos
 Entrevistas
cuantificando la
información recibida
en escenarios:
Optimista, Pesimista
y Mas Probable
1. Actualizar los documentos
del proyecto:
 Análisis
Probabilístico del
Proyecto
 Probabilidad de
Alcanzar los objetivos
de Costo y Tiempo
 Lista Priorizada de
Riesgos
Cuantificados
2. Técnicas de Análisis
Cuantitativo de Riesgos y
de Modelado
 El Análisis de
Sensibilidad.
Nos ayudará a
determinar los riesgos
que tienen el mayor
impacto.
Consiste en preguntar
cuál será el impacto en
los objetivos del proyecto
si cambia alguna variable.

Análisis del Valor
Monetario Esperado,
Se obtendrá de
multiplicar la
probabilidad de
ocurrencia por el impacto
en valor monetario.
3. Juicio de Expertos:
- Gerente de Proyecto.
- Ingeniero Residente.
- Jefe de Seguridad y Calidad
de Ingenieros S.A.C.
- Consultor WMS para el
software a implementar
Diplomado de Gerencia de Proyectos
Gestión de los Riegos
11.5. PLANIFICAR RESPUESTAS A RIESGOS
Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto
Entradas
1. Plan de Gestión de Riesgos
2. Registro de Riesgos
Técnicas y Herramientas
1. Estrategias para Riesgos
Negativos o Amenazas:
El gerente de proyecto, el
equipo de trabajo,
consultores externos,
expertos especialistas de
otros proyectos similares.
Estrategias para abordar las
amenazas que pueden tener
impacto negativo al
proyecto: Evitar, Transferir,
Mitigar o Aceptar
2. Estrategias para Riesgos
Positivos u Oportunidades:
El gerente de proyecto, el
equipo de trabajo,
consultores externos,
expertos especialistas de
otros proyectos similares.
Estrategias para abordar las
oportunidades que pueden
tener impacto positivos al
proyecto: Explotar, Mejorar,
Compartir y Aceptar
3. Estrategia de Respuesta a
Contingencias: El gerente de
proyecto y el equipo de
trabajo.
Elaboración de un plan de
respuesta que solo se
ejecutará en caso de que no
se cumpla algún entregable.
Salidas
1. Actualización al Plan para
Dirección de Proyecto
 Plan de Gestión del
Cronograma
 Plan de Gestión de
Costos
 Plan de Gestión de
Calidad
 Plan de Gestión de
las Adquisiciones
 Plan de Gestión de
Recursos Humanos
 Línea Base del
Alcance
 Línea Base del
Cronograma
 Línea Base de Costos
2. Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Actualización del
Registro de Riesgo y Plan
de Respuesta
(propietario,
responsabilidades,
estrategia de respuesta,
Disparador de Alerta,
presupuesto, planes de
contingencia, etc.)
3. Solicitudes de cambio
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Gestión de los Riegos
11.6. CONTROLAR LOS RIESGOS
Realizar el seguimiento de los riesgos identificados, supervisar los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos, y evaluar la efectividad del proceso de riesgo durante todo el
proyecto
Entradas
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Registro de Riesgos
3. Datos de Desempeño del
Trabajo
 Avance de
Cronograma
 Estado de los
Entregables
4. Informes de Desempeño
del Trabajo
Técnicas y Herramientas
Salidas
1. Revaluación de los Riesgos
Se realizara con frecuencia
quincenal, con el fin de
identificar nuevos riesgos, la
revaluación de los riesgos
actuales y el cierre de riesgos
obsoletos.
1. Informe de Desempeño del
Trabajo
2. Solicitud de Cambio
 Acciones Correctivas
Recomendadas
 Acciones Preventivas
Recomendadas
4. Actualización al Plan para
la Dirección del Proyecto
5. Actualización a los
Documentos del
Proyecto (Resultado en
Registro de Riesgos y
Respuesta a Riesgos)
6. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organización
 Estructura de
Desglose de Riesgo
 Lecciones
Aprendidas
referentes a las
actividades de
gestión de riesgo del
proyecto
 Plantillas para el Plan
de Gestión de
Riesgos
2. Auditoría de los riesgos
Se realizará 2 auditorías
durante el desarrollo del
proyecto (3er y 6to mes)
durante reuniones
específicas; los formatos y
objetivos de cada auditoria
serán definidos por el equipo
auditor. La auditoria será
realizada por el Planificador
del Proyecto.
3.Análisis de Variación y de
Tendencias
La medición de los índices de
performance del proyecto
(CPI, SPI, PI) se realizara de
forma quincenal, las
comparaciones y
proyecciones de costos y
tiempo teniendo en cuenta
los indicadores se realizara de
forma mensual.
4. Medición del Desempeño
Técnico
Comparación de los logros
técnicos teniendo en cuenta
Diplomado de Gerencia de Proyectos
Gestión de los Riegos
los hitos del proyecto durante
la ejecución del proyecto con
el cronograma de logros
técnicos.
5. Análisis de Reserva
Comparación de la reserva
restante con el fin de validar
que sea suficiente.
6. Reuniones
Reuniones periódicas cada 15
días