ORGANIZACION DE EVENTOS PROF GASTRONOMICO

INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
CPG
CARRERA DE PROFESIONAL GASTRONÓMICO
Organización de eventos
Manual
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CATERING
Resulta frecuente considerar como sinónimos a los términos servicios gastronómicos para EVENTOS, como
CATERING. Por ello conviene detenernos un instante
para explicar qué actividades de servicios de alimentos,
se incluyen en el vocablo de origen inglés CATERING.
libre con camiones o trailers adecuados a esos efectos,
o a veces se realizan en Estudios de Filmación.
5. CONCESIONES
• Salones la mayoría de las veces integradas con servicio de Restaurante y Cantinas, que se desenvuelven en
Countries, Clubes, Sindicatos, Asociaciones de
Profesionales, Asociaciones de cualquier tipo con o sin
fines de lucro, etc.
CATERING
1. EVENTOS
• Sociales
Son todos aquéllos servicios en ocasiones de reuniones
de amigos, casamientos, cumpleaños, bautismos,
comuniones, etc.
• Empresarios
También llamados corporativos, son los que contratan
las empresas para su personal o para sus clientes, tales
como desayunos o jornadas de trabajo, lanzamiento de
productos, promociones, fiesta anual de la empresa, etc.
• Institucionales
Generalmente de reparticiones públicas o Instituciones
Privadas que no sean empresas comerciales.
• Diplomáticos
Los que se contratan en Embajadas o cualquier otro
lugar donde asisten representantes del mundo diplomático
EL MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS
Existen diferentes maneras de inserción laboral o
empresaria en el MERCADO PROFESIONAL DE EVENTOS. Estas son:
1. Empresas gastronómicas
que se dedican a realizar eventos.
2. Salones de fiestas: Propios
3.
Alquilados
4.
Concesiones
5. Hoteles 4 y 5 estrellas (Departamento de eventos)
6. Empresas organizadoras de eventos
generales (Gastronomía tercerizada)
7. Empresas comerciales o industriales que realizan
eventos propios (Gastronomía tercerizada)
8. Organizadores Profesionales de Eventos.
(MICROEMPRENDEDOR)
2. CATERING DEL TRANSPORTE
• Aéreo
Servicio de comidas en aviones.
• Terrestre
Servicio de viandas en micros de larga distancia.
• Marítimo
Servicios de comidas en embarcaciones fluviales o
marítimas.
• Ferroviario
Servicios de comidas en trenes.
El manual está dirigido básicamente al caso del punto
8, o sea al
ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
Veamos una por una estas oportunidades de empleo o
emprendimiento propio dentro de este mercado
potencial:
3. COMEDORES INSTITUCIONALES
• De la Salud
Servicios en Hospitales, clínicas, sanatorios, geriátricos
o en cualquier otro establecimiento de la salud, públicas o privadas.
• De la Educación
Servicios en escuelas primarias, terciarias, secundarias o
universidades públicas o privadas.
• De las Empresas
Servicios realizados en oficinas, fábricas, campamentos
viales, petroleros o mineros o en cualquier ámbito
donde los comensales sean operarios o empleados de
empresas públicas o privadas.
• De las FFAA y Seguridad
Son las concesiones de gastronomía de los distintos
establecimientos policiales o militares.
• De las Cárceles
Servicios en concesiones gastronómicas de establecimientos carcelarios.
4. CATERING DE FILMACIONES
• Servicios de comidas que a veces se realizan al aire
1
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ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
1. EMPRESAS GASTRONÓMICAS
QUE SE DEDICAN A LA
REALIZACIÓN DE EVENTOS
Cuando decimos "gastronómicas" y
"realización" lo hacemos para resaltar que en este caso se trata de
empresas que tienen cocina propia.
Estas empresas (las hay grandes,
medianas o pequeñas) generalmente no tienen mucho personal FIJO
(o sea mensualizado).
Por lo general si se dedican a
Eventos, su gran mayoría de personal es eventual.
Justamente esta situación está contemplada en el Convenio de la
Cámara Empresaria (FEGHRA) y el
Sindicato Gastronómico (UTGHRA)
a través de la creación de un a
forma de empleo conocida como el
EXTRA DE BANQUETES.
Esta figura jurídica del EXTRA DE
BANQUETES permite contratar ayudantes de cocina, cocineros, mozos
y Maitres, pagándoles por día de
trabajo.
2.SALONES DE FIESTAS PROPIOS
En general los propietarios de
Salones para Eventos, hace unos 20
años para atrás, en su gran mayoría
los alquilaban a clientes, que luego
contrataban servicios de Catering a
Empresas Organizadoras o a algún
Microemprendedor.
Con el correr de los años, los propietarios vieron mermar sus ingresos por alquileres (crisis económicas
de por medio) y para sostener su
nivel de ganancias, recurrieron a
prestar ellos mismos los servicios
gastronómicos.
Si bien no hay estadísticas exactas,
se estima que son aproximadamente un 85% los Salones para Eventos
que se encuentran en esta situación.
En este caso realizan la misma
metodología de contratación de
personal que en el caso anterior(1).
3.SALONES DE FIESTAS
EN ALQUILER
Como dijimos en el punto anterior,
en esta situación están aproximadamente un 15% de los Salones.
El proceso lógico de contratación,
es que el cliente particular o
empresa que necesita un evento,
alquila primero el salón y luego se
dedica a contratar un Servicio de
Catering, buscando una Empresa
Organizadora o un Micro-emprendedor.
Para estar en las listas de Servicios
recomendados por el propietario
del salón, muchos de ellos piden
una comisión de venta al prestador
del Catering, que generalmente
ronda un 10 % de la facturación
del servicio.
4.SALONES DE FIESTAS
CONCESIONADOS
Cualquier concesión de que se
trate, ya sea de 1 o 5 estrellas se
caracteriza en general por prestar
servicio a los socios únicamente
(estas son concesiones CERRADAS).
En cambio existen unas pocas que
permiten el ingreso de NO SOCIOS
a sus instalaciones (estas son concesiones ABIERTAS).
Para el prestador de servicios gastronómicos resulta obvio que es
preferible que sean ABIERTAS ya
que de esa manera agranda su base
de clientes potenciales.
La cláusula más importante y principal a negociar con el propietario
de cualquier contrato de concesión,
es que el concesionario (o sea el
prestador del servicio) SEA EXCLUSIVO para ser contratado dentro
del ámbito de la concesión.
De no ser así se corre el riesgo de
que el Socio traiga un servicio de
afuera y encima ese día no podemos trabajar, ya que las instalaciones las están utilizando sin su participación.
5.HOTELES 4 y 5 ESTRELLAS
Los hoteles 4 y 5 estrellas deben
cumplimentar una serie de requisitos (según normas internacionales)
para poder merecer esa clasificación.
Entre ellos se destaca la obligación
de tener Salones para Eventos
Algunos de ellos los tienen simplemente para poder cumplir con esa
nomenclatura internacional y no le
2
prestan la atención que deberían
para que sea una unidad de negocios interesante.
Pero muchos otros sí lo hacen y
esta actividad iguala o supera a
veces la hotelería habitacional.
En general los hoteles también
recurren a la figura del Extra de
Banquetes, pero su remuneración
no se pacta por día sino por hora
trabajada.
Hacer carrera en una cadena internacional, es un estímulo interesante
para el Profesional Gastronómico
que desee desempeñarse en relación de dependencia en una gran
empresa.
6.EMPRESAS ORGANIZADORAS
DE EVENTOS EN GENERAL
Existen otro tipo de empresas que
se dedican a organizar eventos de
todo tipo:
• Congresos
• Ferias
• Exposiciones
• Festivales
• Desfiles
• Eventos deportivos
• Etc.
Generalmente estas empresas subcontratan todo, y por supuesto
también la Gastronomía de esos
eventos la tercerizan a empresas de
Catering o Microemprendedores.
7.EMPRESAS INDUSTRIALES O
COMERCIALES QUE REALIZAN
EVENTOS PROPIOS
Muchas empresas tienen una
importante actividad en la realización de eventos.
Por lo general son las que tienen
gran cantidad de representantes de
ventas, como ser los Laboratorios
de medicamentos con sus visitadores médicos, o las empresas que se
dedican a la venta directa como ser
AVON u otras.
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TAREAS REPETITIVAS Y NO REPETITIVAS
Se la pasan gran cantidad de sus
actividades en cursos de capacitación, conferencias, jornadas de trabajo etc. Para su personal.
A su vez realizan una gran actividad
promocional de sus productos, agasajando a su clientela con importantes eventos gastronómicos.
Al igual que las anteriores, tercerizan todos los servicios de catering
para estos eventos.
Abordaremos ahora un tema crucial que nos acompañará durante el desarrollo del curso en repetidas oportunidades. Es separar dentro del mundo
del trabajo a las tareas operativas en dos grandes grupos.
8. ORGANIZADORES
PROFESIONALES DE EVENTOS
(MICROEMPRENDEDORES)
En cambio como argumento central de LAS NO REPETITIVAS
podemos señalar que tienen:
• Un Principio
• Un Desarrollo
• Un final
Y lo esencial de ese desarrollo es que es: UN ESCENARIO CAMBIANTE
Profesionales en la Organización de
Eventos gastronómicos que sin
tener un salón, y a partir de una
cocina propia, realizan Eventos
Gastronómicos en cualquier lugar
en que se los soliciten:
• Domicilios particulares
• Salones Alquilados
• Empresas - Oficinas - Fábricas
• Quintas o estancias
• Ferias - Exposiciones
Este Manual está dirigido principalmente a cubrir las necesidades de
capacitación de este perfil del
MICROEMPRENDEDOR
Esto es así, porque partiendo de las
necesidades de capacitación en su
totalidad, quedan comprendidas
dentro de este espectro todas las
necesidades parciales que a veces
son necesarias para el resto de los
perfiles.
TAREAS REPETITIVAS
Como ejemplo de las primeras podemos señalar:
1. Fábricas de Producción Continua
2. Oficinas Administrativas
3. Restaurantes
La característica central de estas tareas es LA RUTINA.
Es decir: casi todos los días, casi siempre casi lo mismo…
Como ejemplo de las mismas podemos contar:
• La construcción de obras de ingeniería y arquitectura
• Las operaciones militares (batallas)
• En gastronomía LOS EVENTOS
Esta diferenciación opera directamente en todo nuestro accionar a lo largo
de la ejecución de los eventos. En el origen de la actividad del evento se
presenta una clara diferenciación.
Si nuestra actividad se circunscribe a la RUTINA, la planificación resulta a
veces innecesaria o casi superflua.
La improvisación ante casos de imprevistos puede resultar satisfactoria.
Pero en eventos, debemos sustituir toda actividad improvisada, por una
RIGUROSA PLANIFICACIÓN.
Debemos cambiar toda actitud que se nutra de una genial improvisación,
por una humilde actitud de planificación.
¿Y qué es planificar?
Simplemente pararse hoy, mirando al futuro.
Precisamente imaginándonos como será la película del día del evento.
Y en base a esa película calcular todos los insumos necesarios, el personal,
los servicios colaterales, la vajilla y todo lo necesario para la concreción de
ese evento en tiempo y forma.
Además averiguando cuales son las posibles dificultades que puedan presentarse en ese día, y TOMAR HOY, LAS DECISIONES NECESARIAS PARA
QUE ESAS DIFICULTADES, NI SIQUIERA SE PRESENTEN.
Es decir que en esta actividad debe prevalecer en el conductor una mentalidad organizadora y prolija, con visión de futuro.
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PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
(BREVE RESEÑA HISTÓRICA)
Sin duda en épocas remotas de la
historia de las civilizaciones antiguas, se deben haber aplicado
algunos métodos de organización
de grandes y medianos grupos
humanos, para la realización de
tareas constructivas o directamente
para operaciones bélicas.
La organización política y militar de
los griegos, fueron desarrolladas
con excelente performance por los
romanos, que dominaron el mundo
civilizado conocido durante 600
años, aplicando conceptos, tácticas
y estrategias que siguen vigentes
en la actualidad.
Hoy los arqueólogos pueden deducir frente a las ruinas del Faro de
Alejandría, el Coloso de Rodas, los
Jardines Colgantes de Babilonia, y
otras maravillas constructivas del
mundo antiguo, cómo se habrán
organizado a importantes contingentes de trabajadores, para poder
construir esos soberbios monumentos de ingeniería.
Pero lo cierto es que en estos casos
estamos en presencia de deducciones lógicas y técnicamente correctas.
Pero lo primero que encontramos
escrito sobre temas organizativos,
es de aproximadamente 2500 años
A.C. en oportunidad de la construcción de la Pirámide de KEOPS
en Egipto.
La organización de la "miríada"
(grupo de mil trabajadores) y su
conducción se encuentran relatadas
por un historiador de la época que
se llamó HERODOTO.
Durante la Edad Media, la organización de tareas mantuvo la división por oficios. Zapateros Herreros - Albañiles - Carpinteros Sastres - etc.
Otro antecedente de importancia lo
tenemos a través de LA BIBLIA. Allí
se cuenta como Moisés, al que
algunos historiadores lo ubican
entre el 1200 y el 800 AC, conduce
al pueblo judío radicado en Egipto,
cruza el Mar Rojo y los instala en
Israel, la "tierra prometida".
Moisés realiza una concreta organización laboral y social de las distintas tribus de Judea.
Muy lejos de allí en China, un
General llamado Sun-Tzu, escribe
EL ARTE DE LA GUERRA, y se constituye desde ese entonces hasta
nuestros días, en una herramienta
de lectura obligada para cualquier
ejecutivo del Management, ya que
contiene fundamentos importantísimos sobre la estrategia, la política,
la organización y la planificación.
Pero dentro de cada oficio TODOS
HACÍAN DE TODO, con mayor o
menor habilidad artesanal, clasificándose ésta, en Maestro - Oficial Aprendiz.
Con el advenimiento de la 1ª.
Revolución Industrial (hacia 1770),
se produce un proceso de sustitución de la fuerza de los animales o
el operario, por la fuerza de las
máquinas.
Este proceso arranca en Liverpool y
Manchester, con la mecanización
de los telares, y luego se expande a
miles de actividades industriales,
posibilitando un salto productivo
importantísimo, pero la organización de las tareas no cambió sustancialmente.
Recién con la 2ª. Revolución
Industrial (hacia 1890) se produce
un cambio sustantivo en la organización del trabajo físico.
Los precursores de este cambio
conceptual fueron: en EE.UU.
Frederick Winslow Taylor y en
Francia Henri Fayol.
Estos dos pioneros fueron completos: primero fueron trabajadores,
segundo repensaron y esquematizaron lo que estaban haciendo, y
por último dejaron su legado estrito en obras que son el punto de
partida para un profuso desarrollo
de Organización y Métodos que se
dio como consecuencia de sus estudios.
4
Ellos proponen alrededor de 14
Principios de Organización entre los
que principalmente se destacan:
1.
2.
3.
4.
5.
La división del trabajo
La división funcional
La unidad de mando
Delegación efectiva
Descentralización
de operaciones
6. Centralización normativa
1°- LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
(DE LA TAREA FÍSICA)
BASADA EN:
a) Subdivisión de la tarea del
operario al máximo posible.
b) Fuerte Supervisión de
capataces funcionales.
c) Pago según lo producido.
El Destajo.
d) El estudio del tiempo y de
los instrumentos y métodos.
e) La estandarización de todas las
herramientas y movimientos.
f) Las fichas de instrucciones
para los obreros.
SU APLICACIÓN MÁS IMPORTANTE FUÉ LA LÍNEA DE MONTAJE
Y Henry Ford - fue su mejor exponente. En este esquema conceptual, cada operario se especializa en
solo una parte de la tarea total, y
va contribuyendo al producto final
terminado.
EJEMPLOS DE APLICACIONES
EN EVENTOS
• En la mise en place
Si nos encontramos ante la tarea de
deshuesar 50 pollos y lo haremos
entre 3 ayudantes de cocina, resulta mucho más rápido hacerlo
poniendo a los tres ayudantes "en
línea" de manera que el primero le
efectúa a cada pollo un par de operaciones y los va pasando. El segundo ayudante sigue con otro par de
operaciones y los pasa para que el
tercero los termine.
• En el armado del salón
Si estamos en presencia del armado
de un servicio para 400 PAX en
mesas de 10 cada una y hemos
decidido que pondremos un mozo
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cada 2 mesas, nos encontramos básicamente con:
• Una bolsa con 40 manteles
• Una bolsa con 40 cubremanteles
• 400 Servilletas
• 400 Sillas
• 40 mesas
• 400 copas de vino, 400 de agua, 400 de champaña
• 400 platos de sitio,
400 de entrada, 400 de mesa,
400 de pan, 400 de postre
• 400 cuchillos de mesa, 400 de entrada,
400 tenedores de mesa, 400 de entrada,
400 de postre, 400 cucharas de postre
• Y todos los demás implementos
para el armado del salón
2º- LA DIVISIÓN FUNCIONAL
• Sí a los colaboradores polivalentes.
• Una persona es polivalente cuando es capaz de ejecutar más de una tarea.
• Sin embargo, no es bueno que en el momento del
trabajo, desempeñe distintos roles o funciones, ya que
esto contribuye a la desorganización del equipo.
• Sí debemos, establecer claramente quién se ocupará
de cada función necesaria para la realización del evento.
El ORGANIGRAMA (Gráfico de la Organización) es un
claro ejemplo de división funcional.
A veces alguien puede preguntarse si el Organigrama
existe siempre. La respuesta es contundente: SÍ, SIEMPRE EXISTE. Lo que sucede es que cuando somos
pocos, dentro de una determinada Organización no
hace falta dibujarlo. Pero siempre existe en nuestras
mentes. Ahora bien, cuando la cantidad y la especialidad de los integrantes del equipo, trascienden el límite
de la retentiva mental, conviene graficarlo:
Si hacemos que cada mozo arme sus dos mesas, la
desorganización de la tarea será conflictiva
LOS MOZOS NO DEBEN CONOCER CUALES SON SUS
PLAZAS HASTA QUE EL SALÓN NO ESTÉ TOTALMENTE
ARMADO, siguiendo una secuencia similar a la de la
línea de montaje.
Fiesta para 800 pax:
• En el emplatado de los alimentos
Organizador
Se puede implementar una línea de montaje en base a
una mesada siguiendo el bosquejo:
Asistente
Horno
Jefe de salón
platos
Maitre A
Baño
María
Camareros
Chef
Plato frío
Ayudantes
Jefe de servicio
Disc-jockey
Espectaculos
AYU
Maitre B
Baño
María
Camareros
Maitre C
AYU
Camareros
Baño
María
Plato caliente
Ayudantes
Postre
Ayudantes
Mantenimiento
Limpieza
Estacionamiento
Seguridad
OTRO EJEMPLO DE DIVISIÓN FUNCIONAL
• Servicios con los comensales de pie o distribuídos
informalmente (Cocktail-recepción).
AYU
Conviene distribuir a los mozos en diferentes funciones, para que algunos se desempeñen en:
• Función bandejeo de bocados
• Función bandejeo de bebidas
• Función desbarase
• Función atención mesas de servicio (islas)
• Función atención de barras
CHEF
MOZOS
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3.- UNIDAD DE MANDO
4.- DELEGACIÓN EFECTIVA
UNA PERSONA DEPENDE
ÚNICAMENTE DE UNA SOLA PERSONA
• Un Jefe puede tener varios subordinados, pero un subordinado debe
tener un único Jefe.
• Esto es indispensable para evitar
el conflicto de órdenes
Delegar sería lo que comúnmente
llamamos "hacer, hacer por otro u
otros dependientes".
Jefe de salón
Maitre A
LO PRIMERO EN DELEGAR SERÁ:
• EJECUCIÓN DE TAREAS
Esta situación aparecerá cuando el
titular de la Organización no dé
abasto para ejecutar físicamente
todas las tareas que concurren a la
realización del evento.
Puede ser que incorpore mozos o
cocineros para su cometido, y les
delegue parte de las operaciones.
5.- DESCENTRALIZACIÓN
DE OPERACIONES
En el tema de disposición de elementos de servicio dentro de los
espacios destinados a los eventos, a
veces se dificulta el desarrollo operativo de los mismos, por un incorrecto lay-out de las instalaciones.
• ABRIR EL JUEGO
• NO CREAR EMBUDOS
NI CUELLOS DE BOTELLA
Ejemplo: Servicio de cocktail
para 250 personas.
Cocina
Camarero
Camarero
Camarero
Maitre C
Camarero
Camarero
Camarero
• AUTORIDAD
Para que puedan conducir a sus
empleados subordinados.
• DECISIONES OPERATIVAS
Como ser todas las decisiones que
hagan a la simple ejecución de las
tareas encomendadas.
EN GENERAL SE
RECOMIENDA NO DELEGAR:
• LAS DECISIONES ESTRUCTURALES
(económicas, políticas y comerciales)
En caso del microemprendedor se
recomienda reservar para sí, todas
las decisiones que impliquen disposición de dinero como ser las compras y contrataciones de bienes y
servicios, el pago al personal, los
precios de venta, etc.
• EL CONTROL GENERAL
El Organizador microemprendedor,
debería ser el primero en llegar y el
último en irse, si quiere ejercer un
efectivo control del evento.
• LA RESPONSABILIDAD FINAL
El que está en la cúspide de una
organización siempre es responsable por todo lo que ocura dentro
de ella. Resulta no conveniente
confundir culpabilidad con responsabilidad. El organizador puede o
no ser "culpable" según sea la situación producida. Pero será "siempre
responsable" de lo acontecido.
6
Cocina
M.S.
M.S.
Salón
M.S.
M.S.
• NO SIEMPRE CONVIENE REPETIR
LO CHICO A LO GRANDE
Ejemplo: Servicio de asado
Salón
200 pax
Salón
1200 pax
Salón
1200 pax
Parrilla Parrilla Parrilla
Maitre B
M.S.
Salón
Parrilla
Camarero
M.S.
Parrilla
Camarero
CUANDO DEBAJO DEL Nº 1 SE
UBICAN OTROS SUPERVISORES,
COMO SER MAITRE EN SALÓN, O
JEFE EN LA COCINA, LO SEGUNDO
EN DELEGAR SERÁ:
Parrilla Parrilla Parrilla
Camarero
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CARPETA DEL EVENTO
6.- CENTRALIZACIÓN
NORMATIVA
• Se deben establecer NORMAS,
MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCCIONES para que quede
claramente establecido EL QUÉ?, EL
CÓMO?, EL CUÁNDO?, QUIÉN?,
DONDE?, CUANTO?....
• Cuanto más grande sea al evento,
más unificada debe ser la
Normativa
Propuesta:
Centralizar y unificar todas
las normas en una:
CARPETA DEL EVENTO
0.
1.
2.
3.
Carátula de la carpeta
Resumen de Todo lo Acordado con el Cliente
Comanda del Evento: Menú detallado
Cómputo y costeo de las mercaderías:
(RECETÓN DEL EVENTO CON CANTIDADES Y PRECIOS.)
4. Cómputo y costeo de las bebidas
5. Cómputo y costeo del personal
6. Planilla de contrataciones del personal
7. Cómputo y costeo de la vajilla
8. Detalle y costeo de Servicios Colaterales
9. Presupuesto *Triplicado a la carpeta
10. Organigrama del Evento
11. Cronograma del Evento
12. Croquis del Lugar (Lay-Out)
13. Croquis de la Mise en Place de una Mesa Tipo
14. Otros datos de Utilidad: Proveedores, Equipamientos, Medicina de
Emergencias, etc.
CONSIDERACIONES PREVIAS
1. LA FECHA DEL EVENTO Y SUS IMPLICANCIAS
• ¿Ya tengo un evento para la misma fecha? ¿Me animo con otro?
Esto es una decisión comercial/operativa, que fundamentalmente pasa por
la posibilidad de delegar en equipos de personas altamente profesionalizados.
En sus inicios, recomendamos a los microemprendedores inexpertos, no
realizar más de un evento por vez.
• El menú estacional
Un buen Profesional Gastronómico debe tener en cuenta que debido al
poder calórico y sensaciones organolépticas, no es el mismo menú que
debe ofrecer en verano que en invierno.
• El tipo y clase de bebidas
También cambiarán con la época del año la composición de la oferta de
bebidas, como ser la cerveza y el vino blanco, que son más proclives al
consumo con tiempo caluroso.
• El consumo de bebidas
Las cantidades de bebidas también cambiarán según sea la época del año.
• El consumo de hielo
Obviamente la cantidad de hielo acompaña la situación anterior como
necesaria consecuencia.
• La estacionalidad de ciertos vegetales
Debemos tener en cuenta que a la hora de ofrecer un determinado menú,
la fecha en que se realizará el evento, tiene que ver con la posibilidad de
obtener determinados vegetales estacionales a precios razonables.
• El mes de diciembre
Una consideración especial merecen los eventos que se ejecuten en el mes
de diciembre. Por lo general en este mes del año la gastronomía funciona
a pleno, y se colman los salones de eventos, los restaurantes, los hoteles,
los eventos en domicilio, la gastronomía casera, etc.
Esto es como lógica consecuencia de los festejos de fin de año, de empresas, de compañeros de trabajo, de estudio, de amigos, etc.
En este mes escasean fundamentalmente en el mercado de las carnes:
lomos, pecetos, matambres, por lo cual conviene anticiparse (el microemprendedor) a comprarlos en noviembre y congelarlos.
También el personal de salón y cocina trabajan a pleno y conviene asegurarse su contratación 30 días antes, confirmando su presencia en el día del
evento.
Es más, si el evento es el 24 o 31 de diciembre, para conseguir personal,
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4. LA DEFINICIÓN DE LA CANTIDAD
EXACTA DE PARTICIPANTES
se deberá pagar el doble o más todavía.
La obtención de vajilla puede ser conflictiva en esta
época, por lo cual conviene reservarla con anticipación.
Es frecuente que el cliente, estire los tiempos de definición de la cantidad exacta de los participantes del
evento, hasta último momento.
Esto es natural porque a nadie le gusta pagar por los
indecisos, que no confirmaron su presencia "por las
dudas", ya que si no vienen, será dinero malgastado.
Pero a nosotros ese estiramiento al límite no nos sirve.
2. LO ACORDADO CON EL CLIENTE
En la reunión o reuniones con el cliente para definir la
propuesta integral del evento, debemos escuchar
muchísimo cuales son las necesidades del cliente y
"suponer" cuales serán las necesidades y deseos de los
invitados (volveremos sobre esto más adelante).
Necesitamos por lo menos 4 días antes para que se
nos confirme la cantidad definitiva porque en base a
ello podremos:
• Sacar las cuentas definitivas de la cantidad
de participantes y su composición. (mayores,
niños, etc.)
• Ajustar todas las compras y contrataciones
• Producir los alimentos necesarios
• Armar el salón con las mesas necesarias
• Armar cada mesa con la cantidad
de cubiertos indicados
• Ubicar a los invitados cuando lleguen
• ¡¡¡COBRAR!!!
Deberemos analizar todos sus requerimientos y elecciones, en cuanto alimento y bebidas, vajilla, personal,
servicios colaterales y todo lo concerniente al desarrollo total del evento.
No está demás no solo anotar todo lo que se converse
y pongamos de acuerdo con el cliente, y antes de dar
por concluída la reunión, releerlo todo y confirmarlo
con el cliente, para evitar errores de comunicación.
3. LA HORA "0"
Esta es la hora a la cual están citados los invitados o
participantes del evento. Este es "el momento de la
verdad".
Existe una cuenta regresiva y otra progresiva.
Generalmente los principiantes manifiestan cierto temor
a la conducción del evento a partir de la hora 0 que
desde ya es fundamental para su correcto desarrollo.
LA DESPROTECCIÓN JURÍDICA
Es importante señalar que no tenemos protección jurídica efectiva, si dejamos algún saldo a cobrar para después del evento. Nuestra figura jurídica se caratula
LOCACIÓN DE SERVICIOS y en nuestro Código Civil se
lo legisla como un Contrato Ordinario (NO EJECUTIVO).
Esto nos lleva a que si dejamos algún importe a cobrar
para después de realizado el evento, y el cliente decide
pagarnos ese saldo, habremos tenido suerte.
Si el cliente no lo cumple, debemos iniciar una acción
judicial, donde probablemente el cliente declare que el
servicio no fue de su gusto, y difícilmente lo cobremos.
Por ello siempre resulta conveniente cobrar la totalidad
antes del inicio del evento.
De cualquier manera, lo más importante para lograr el
éxito del evento, se juega en las horas previas, que es
cuando debemos asegurarnos que todo esté correctamente organizado y armado.
El éxito dependerá fundamentalmente de esta etapa
previa, y si llegamos bien a la hora 0, el desarrollo se
verá totalmente facilitado.
En cambio si llegamos con materiales faltantes, o tareas pendientes, se complicará totalmente la suerte del
evento.
Es fundamental entonces que el Organizador conduzca
esta etapa con precisión, en tiempo y forma.
FINANCIACIÓN
En el caso de otorgar financiación al cliente para que
pague después del evento, conviene hacerlo recibiendo cheques diferidos o pagarés. De cualquier manera
no es esta una seguridad jurídica definitiva.
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POSIBLES SITUACIONES CONFLICTIVAS
1. COBRANZA DE
LA MESA PRINCIPAL
Salvo algún acuerdo especial, en
eventos sociales, casamientos, cumpleaños, etc. la mesa principal también se cobra.
Lo mismo ocurre en Eventos de
Empresarios, donde a veces nos
solicitan "cubiertos liberados" para
realizar invitaciones a autoridades
públicas, o personajes ilustres. Salvo
convención en contrario también
cobramos esos cubiertos.
2. EL EFECTO DEL
COSTO DE LOS NIÑOS
A la hora de efectuar un descuento
en el precio de los cubiertos que
corresponderán a los niños, debemos estudiar bien el monto de ese
descuento para no perder dinero
en esa parte de la venta.
En general se pueden presentar dos
escenarios diferentes:
• Uno en que los niños comen
mezclados entre las mesas de los
mayores. En este caso lo único que
corresponde descontar es las bebidas alcohólicas.
• Otro escenario es que se les
armen mesa separada de los mayores y en este caso aparte de descontar el consumo alcohólico,
podemos considerar un menú más
económico, suprimir parte de la
vajilla como ser plato de sitio y
copas, funda para las sillas, etc.
Tener en cuenta que casi nunca
estos descuentos llegan a un 50%
del Precio de Venta a los mayores.
3. LOS COLABORADORES
PERIFÉRICOS
• Disc Jockey
Generalmente se trata de dos personas, pero conviene averiguar si
son más en el equipo.
• Fotógrafo
Conviene saber si viene con acompañante
• Video
Generalmente son dos, pero puede
ser que sea un equipo más numeroso, cuando hay varias cámaras.
• Modista
También conviene cuántos van a
ser.
• Peinador
Idem anterior.
Es decir que nos podemos encontrar con una lista de colaboradores,
que conviene definir antes del
evento cuantos van a ser para darles de comer.
4. LOS PROFESIONALES
DEL ESPECTÁCULO
mucho exceso para que no se produzcan faltantes de alimentos y
bebidas.
Para aplicar a todo lo anteriormente dicho resulta importante tener
siempre presente que:
ADEMÁS DE TENER QUE
CONTEMPLAR EL COSTO
ECONÓMICO POR LO PRONTO
NOS ENCONTRAMOS ANTE UN
PROBLEMA DE ORGANIZACIÓN
7. ¿QUIÉN PAGA?
Es frecuente la convocatoria a bailarines de salsa, de tango, locutores,
artistas individuales o grupos musicales completos, caricaturista,
magos, payasos para entretener a
los niños, etc.
Conviene siempre aclarar anticipadamente con el cliente si estas personas comerán un menú especial o
consumen lo mismo que los invitados.
Otro punto importante a resolver
es si se necesitarán vestuarios para
cambiarse por sus atuendos artísticos.
Hay veces que su atención se debe
considerar "un evento, dentro del
evento".
5. EL PERSONAL DE SEGURIDAD
Frecuentemente se trata de una o
dos personas. Pero en ciertas ocasiones pueden llegar a ser más
numerosos que los invitados.
Valga el ejemplo de tratarse del
cumpleaños de un Senador, al cual
concurrirán los invitados con chofer
y personal de custodia.
Alimentar a estos funcionarios se
constituye en "un evento dentro
del evento".
6. LOS EVENTOS DE
LOS PARTIDOS POLÍTICOS
En general resulta muy difícil predeterminar el número exacto de
participantes al festejo o conmemoración de alguna fecha importante.
Es frecuente que por razones partidarias, no se le impida a nadie el
acceso al evento, por lo cual deberemos realizar nuestros cálculos con
9
Tener en cuenta esta situación simplemente nos lleva a dos conclusiones.
• Si paga un anfitrión, los invitados
concurren "de muy buena onda" y
se perdonan posibles errores que
cometamos. También es probable
quede este evento surjan futuros
servicios, dada la conformidad de
los invitados.
• Si en cambio cada uno de los
participantes paga su cubierto,
tenemos que estar preparados a un
alto nivel de exigencia, donde seremos permanentemente juzgados
por nuestro servicio. También
debemos tener en cuenta que de
este evento difícilmente saldrá la
contratación de otro en forma particular.
8. RECARGO DE PRECIOS
¿QUÉ PASA SI CUANDO UNA
DETERMINADA COMISIÓN DIRECTIVA QUE NOS CONTRATA,
RECARGA EL PRECIO QUE NOS
PAGAN, CUANDO VENDEN LA
TARJETA DE PARTICIPACIÓN A SUS
ASOCIADOS?
El nivel de exigencia es mayúsculo,
ya que el público asistente, que
paga su tarjeta, generalmente juzga
los alimentos y bebidas por el precio final que pagó, olvidándose que
su pago además incluye premios,
rifas, regalos, espectáculos, fuegos
artificiales, etc.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
EL TARGET
Si bien a veces es una tarea infructuosa (hay eventos multitarget)
conviene siempre tratar de averiguar el TARGET o sea el PERFIL del
cliente y sus invitados, para formalizar una propuesta integral que
agrade a la mayoría.
1. SEGMENTACIÓN SOCIO-ECONÓMICA
Otra utilización de la investigación
de TARGETS es para formar una
IDENTIDAD propia, que nos sirva
para el posicionamiento de nuestro
emprendimiento. Esto es una premisa de Marketing muy importante
cuando decidimos NO TRABAJAR
PARA TODOS sino para algunos
Targets Específicos.
Este trabajo se encuentra realizado por la ASOCIACIÓN ARGENTINA DE
MARKETING y el gráfico corresponde al año 2006.
Esta figura se conoce con el nombre de Pirámide de Ingresos
En ellas están representadas por porcentajes (%) la cantidad de habitantes
de argentina que participan de cada segmento económico de acuerdo a
los ingresos del Principal Sostén del Hogar (PSH).
Para lograr nuestro cometido, recurrimos a una herramienta del
Marketing conocida como:
SEGMENTACIÓN
Entendemos por Segmentación el
agrupamiento por segmentos, de
los clientes potenciales, apara analizar cuales son sus necesidades y
deseos y poder complacerlos con
una propuesta adecuada
Para ello procederemos a segmentar a la clientela con las siguientes
pautas;
•
•
•
•
Segmentación
Segmentación
Segmentación
Segmentación
Segmento
ABC1
C2
C3
Socio - económica.
Cultural.
Socio-demográfica.
Temporal
% de habitantes
5.6%
14 %
26.2%
En general existe una relación
paralela entre poder adquisitivo
y producto:
ABC1
Producto
C2
Producto
C3
Producto
D1
Producto
D2
Producto
• También nos sirve para considerar
que esta segmentación es muy útil
para ser aplicada en el diseño de
"producto restaurante", para operar
de lunes a viernes al mediodía. Es decir para locales destinados para
almuerzos en ocasión del trabajo.
E
D1
33 %
D2
E
16.2 %
5%
De la observación de este gráfico
surgen "a priori" algunas conclusiones:
• En teoría podemos diseñar un producto para cada bolsillo. Pero a
poco de andar deberemos elegir en
afirmarnos en uno o dos segmentos
contiguos, ya que esto constituye
un primer paso para formar nuestra
IDENTIDAD como prestadores de
un servicio de determinado rango
de precios.
Producto
• Esto es así pues la gente se ata a un presupuesto para comer la mayoría
de los días de su vida, y lo cumple religiosamente, salvo ocasiones especiales. Por ello de acuerdo al Precio del Menú Ejecutivo (o la propuesta dia10
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
ria), definimos que segmento socioeconómico queremos tener como
clientes. Es decir a qué público queremos llegar.
Es decir, público de muchísimo dinero puede llegar a consumir un champaña carísimo y un menú simplísimo como ser matambre con ensalada
rusa de entrada, y pollo al champignon como plato central.
O por el contrario, gente de recursos humildes, que piden un producto
alimentario "gourmet", pueden además gastarse una fortuna en espectáculos, plasmas, fuegos artificiales, etc. Todo sea por "aparentar", recurriendo
a un préstamo bancario, a vender un auto o un terreno, etc. para solventar el evento.
• Nos servirá para fijar nuestra política de precios dentro del marco
general de LA POLÍTICA COMERCIAL DE LA EMPRESA, cuestión que
trataremos sobre el final de este
trabajo.
DE CUALQUIER MANERA ESTA
RELACIÓN PARALELA ENTRE PRECIO - PRODUCTO EN ALGUNOS
CASOS SUELE A VECES FALLAR
Esto ocurre frecuentemente en
"negocios de salir a comer" o en los
eventos. Porque en la elección de
los clientes, intervienen otros atributos relevantes (BENEFICIOS)
aparte del precio:
• Status-Prestigio-Figuración Social
• Cultura Gastronómica
• Gustos Personales
• Factores emocionales
• Ubicación - Ambientación
• Glamour
• Otros
Y QUÉ OCURRE ENTONCES?
SURGE LA RELACIÓN
(SEGMENTACIÓN) CRUZADA
En esas operaciones gastronómicas
aparece a veces la relación cruzada
entre poder adquisitivo y producto:
Como excede ampliamente el marco de este apunte referirse a todas las
causales en que aparecen otras variables para incluir en la elección Precio Producto nos referiremos brevemente a una sola de ellas o sea a LA PAUTA
CULTURAL.
Desde ya que a riesgo de caer en una simplificación y posiblemente rozar
la discriminación vamos a definir dos polos opuestos (aunque siempre hay
puntos intermedios).
1. El público con cultura Protocolar
Aquél público que practica en menor o mayor medida las Reglas de
Etiqueta (también llamadas Normas de Urbanidad y Cortesía).
2. El público de cultura No Protocolar
Nos preguntaremos: ¿en qué se diferencian en lo atinente a la organización del evento?
El público de Cultura Protocolar en general se manejará con las siguientes
pautas:
• Consumirá el servicio de recepción de pie o ubicado en living.
• Solo ingresará al Salón a sentarse a la mesa, cuando haya sido invitado.
• El anfitrión recibirá en la puerta de entrada.
• Observará el Orden de Precedencia en el servicio de alimentos y bebidas.
• Utilizará cubiertos del mismo tamaño para entradas y principales.
En cambio el público de cultura No Protocolar
• Se sentará en la ubicación asignada y esta situación complica
absolutamente el servicio de recepción, generando la necesidad de
desbarese de las mesas, y demorando notablemente el servicio de las
entradas.
• Pretenderá que se le sirva primero a la Mesa Principal donde a veces
confluyen anfitriones y agasajados.
ABC1
Producto
C2
Producto
C3
Producto
Otra distinción que conviene tener en cuenta a la hora de analizar el
Target Cultural Gastronómico, es diferenciar al cliente de cultura Gourmet
del cliente de cultura "Popular".
D1
Producto
El cliente Gourmet preferirá
D2
Producto
E
Producto
•
•
•
•
•
En ella se rompe el paralelismo y
público de determinado dinero se
cruza a consumir poductos de diferentes targets.
•
•
•
•
•
Porciones pequeñas
Propuestas exóticas
Resaltar todas las cualidades organolépticas de los alimentos (sensoriales)
Dentro de ellas es muy importante la decoración del plato
Esto acarrea el servicio emplatado (no pinzado) y mayor cantidad
y calidad de la mano de obra, con los consiguientes mayores costos
de la misma
Mayor consumo de vinos tintos
Camareros que apliquen perfectamente las reglas del servicio
Copas de cristal
Cubiertos pesados
Platos de porcelana
11
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
• Champaña sin azúcar
• Sidra española
• Cervezas Premium o importadas
El cliente de Cultura Popular preferirá
• Porciones abundantes
• Propuestas de alimentos tradicionales
• Cervezas de cualquier marca
• Sidra argentina
• Champaña demi-sec
• Se iguala el consumo de vinos tinto y blanco
• Agregará hielo al vino
• Camareros que sean corteses y amables antes que técnicos en el oficio
• El servicio puede ser pinzado (No emplatado) para satisfacer
adecuadamente la demanda de cantidad
2. SEGMENTACIÓN POR EDADES
4.GÉNEROS - MUJERES
• Dedicar especial atención a la
ambientación (flores).
• Tener todo muy higiénico,
especialmente los baños.
• La propuesta puede incluir
pollo - pescados - salad bar.
• Considerar la inclusión de Mesa
Dulce.
• Considerar menores gramajes
en las porciones.
• Tener gaseosas Light.
• Las proporciones del vino pueden
ser 60% tinto / 40 % blanco.
• Habiendo carnes rojas el punto
de cocción generalizado debe
ser COCIDO.
Debemos tener en cuenta que según sean las generaciones cambian profundamente las preferencias del público en cuanto a:
• Cantidad
• Tipos de alimentos
• Tipos de Bebidas
• Ambientación
• Tipo de Música
• Volumen de la música
• Iluminación
• Personal de Servicio
5. SEGMENTACIÓN
POR PROFESIONES
Resulta un clásico de los eventos organizar un cumpleaños de una mujer
de 15 años, donde se presentan dos targets claramente diferenciados en
una misma fiesta. Por ello debemos imaginarnos que estamos organizando
dos fiestas al mismo tiempo.
Haciendo una comparación entre los segmentos podemos especular con la
siguiente tabla:
Por ello debemos imprimir algún
giro también en estas ocasiones y
considerar:
• Aumentar el tamaño de
las porciones.
• No trabajar productos magros,
sino más bien aceitosos o grasos.
• No desechar el azúcar.
• Aumenta el consumo de bebidas
alcohólicas.
• Las gaseosas pueden ser las
comunes.
• En general prefieren carnes rojas.
TEMA
Ubicación o sector
Iluminación
Música
Disc Jockey
Alimentos
Bebidas
Cantidad alimentos
Personal de Servicio
MAYORES
De un lado de la pista de baile
Alta
Baja
De Eventos
Para mayores
Todas
Mayor
Cualquier edad
JÓVENES
Del otro lado
Mas baja
Más alta
De eventos
Para jóvenes
Sin alcohol
Menor
Edad intermedia
3. SEGMENTACIÓN POR GÉNEROS - VARONES
En general si tenemos todos hombres o una mayoría casi total de este
género, debemos considerar darle al evento los siguientes giros para aproximarnos al éxito del mismo:
• Calcular un 30 a 40 % más del gramaje de los alimentos.
• Calcular mayor proporción de vino tinto que blanco (80-20).
• Considerar carnes rojas en la propuesta.
• No considerar Mesa Dulce salvo pedido especial.
• El punto de cocción generalizado debe ser A PUNTO.
12
OPERARIOS
En este caso debemos considerar
que las personas que trabajan con
su físico en general gastan 2.800
calorías diarias (esto depende
obviamente del tamaño individual
y otras circunstancias).
ADMINISTRATIVOS
En este caso debemos considerar
que las personas que trabajan, con
su intelecto en general gastan1.800
calorías diarias en promedio.
Por ello recomendamos para estas
ocasiones:
• Disminuir el tamaño de las
porciones
• Trabajar con productos magros
• Tener gaseosas Light
• Podemos considerar en la
propuesta pollo - pescados salad bar
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
6. SEGMENTACIÓN POR
REGIONES O LOCALIDADES
9. SEGMENTACIÓN
POR RELIGIONES
Cuando analizamos a los clientes
por sus culturas locales o regionales, en principio tenemos que tener
en cuenta que nos encontramos
ante una situación donde pueden
variar fuertemente sus requerimientos, no solo en la propuesta de alimentos y bebidas, sino también en
el "paquete completo".
Es decir el servicio, la vajilla, las costumbres y rituales propios de cada
región o localidad.
También debemos tener en cuenta
que por más que uno aprenda
cocina salteña, o cocina del litoral,
etc. Nuestro público estará compuesto por clientes de cualquier
lugar que en principio podrán apreciar o no nuestro desempeño.
Pero lo que es terminante es que
no nos contratará ningún salteño,
que desee comida salteña. Y esto es
mejor que así sea porque en caso
contrario deberemos pasar un duro
examen. Esto es lógico. El público
de la región o localidad diferenciada, prefiere un propio prestador del
servicio de su propia región, para
una propuesta de esa misma
región. Sólo nos contratará entonces, para una propuesta diferente
de la región a la cual pertenece.
La única religión que tiene una
fuerte presencia en gastronomía, y
especialmente en eventos es la
Religión Judía.
En estos casos, si se trata de judíos
ortodoxos o muy practicantes de su
religión, el prestador de los servicios de Catering, debe pertenecer a
la religión judía, y el servicio será
supervisado por Rabino o funcionario delegado por el mismo.
Todo debe hacerse bajo el ritual
KOSHER, y decimos ritual porque
no es solamente la comida, sino
que cuando se trata de KOSHER se
abarca desde la matanza del animal
hasta el servicio y la vajilla, pasando
por todas las etapas intermedias.
7. SEGMENTACIÓN POR
ETNIAS O NACIONALIDADES
En este caso valen las mismas consideraciones que para el capítulo
anterior.
Por más que aprendamos y desarrollemos una propuesta mejicana,
japonesa, polaca, o la que fuera, el
público que debemos contar es
cualquiera menos mejicanos, polacos, o japoneses ya que aquí se
aplica el mismo preconcepto de la
pertenencia a la etnia o nacionalidad.
También en este punto tenemos
que señalar un caso frecuente en
gastronomía que son las
Convenciones Internacionales de
cualquier profesión.
En general la propuesta debe ser
autóctona. Locro - Asado - Bife de
chorizo - etc.
Los eventos típicos de la religión
judía son:
• El BRIT MILÁ
Es la circuncisión del varón y en
alguna medida hay un cierto paralelismo con el bautismo de la religión cristiana.
• El CASAMIENTO
En general son fiestas super divertidas donde se alternan permanentemente tandas de baile entre comidas.
10.SEGMENTACIÓN TEMPORAL
Al analizar los segmentos de acuerdo al momento en que se desarrollan, debemos de tener en cuenta
que muchos son los temas que
tenemos que adaptar en cuanto a
correspondencia con la calidad
total o en cuanto a su implicancia
económica.
Ya vimos oportunamente como
varían las propuestas en verano o
en invierno, y consideramos las dificultades que se presentan en el
mes de diciembre.
Debemos tener en cuenta para
nuestra política de precios que
Enero y Febrero son de una fuerte
baja en esta actividad, salvo que
sea en lugares de vacaciones.
Lo mismo ocurre en los días de la
semana en que desde lunes a jueves son de baja actividad, hasta los
viernes y sábado que representan el
pico máximo ene eventos.
También debemos considerar que
los distintos momentos u horas del
día, deben imprimir fuertes cambios en nuestras propuestas gastronómicas y de desarrollo.
No va a ser la misma propuesta
para un coktail de despedida de un
Embajador, si éste se realiza a las
10 de la mañana, a las 14:00, a las
17:00 o a las 22:00 horas del día.
CON TODO LO EXPUESTO
ANTERIORMENTE QUEREMOS
DEJAR BIEN EN CLARO.
• EL BATMIZVA
Es el festejo de la mayoría de edad
de la mujer a los 12 años.
• EL BARMIZTVA
Es el festejo de la mayoría de edad
del varón a los 13 años.
Existen salones exclusivamente preparados para estos festejos cuando
se trata de judíos ortodoxos, donde
hasta pueden convivir dos cocinas
diferentes ("clonadas") Una para ser
utilizad por cualquiera y otra para
ser utilizada solamente por la
comunidad judía.
13
QUE NO SE TRATA DE
COMPARTIMENTOS CERRADOS,
SINO DE QUE EN NUESTRAS
PROPUESTAS DEBEN REINAR:
•
•
•
•
La
La
La
La
cintura
flexibilidad
adaptación a cada situación
creatividad
QUE CADA EVENTO
PUEDE SER ÚNICO
E IRREPETIBLE
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
RELEVAMIENTO PREVIO DEL LUGAR DEL EVENTO
Resulta indispensable para una correcta planificación
del evento, conocer el lugar donde se desarrollará el
mismo, no sólo desde el punto de vista operativo, sino
también desde el punto de vista económico, donde las
características del sitio, influirán de manera fundamental en los costos del evento.
Además, y probablemente sea lo más importante de
todo: SE DEBERÁ CONTAR CON UNA ALTERNATIVA
•
•
•
•
•
•
•
Pueden ser una o unas visitas previas para planificar
adecuadamente todo lo necesario.
¿Con quién?
Salvo situación especial, en general conviene realizar la
visita acompañado por el cliente para poder debatir
con él diferentes alternativas y tomar las necesarias
decisiones en conjunto.
Una carpa
Una casa
Un quincho
Un galpón
Un hangar
Una galería
Es decir un lugar de alternativa donde realizar
el evento en caso de condiciones imposibles de
hacerse al aire libre
EL PISO Y LOS ACARREOS
Una vez llegado con el medio de locomoción hasta el
lugar más próximo al sitio donde se implantará el servicio, debemos verificar la distancia, imaginándonos
que el día del evento, hasta ese mismo lugar se llegará
con los alimentos, vajilla, bebidas, mesas y sillas, y
todo el equipamiento imprescindible.
¿Con qué?
Dependerá del tipo de servicio y del evento, pero en
general cuando vamos a reconocer un lugar desconocido, no está demás llevar una cinta métrica, que nos
ayudará a tomar medidas en diferentes ocasiones.
Si esa distancia es exagerada (como ocurre en lugares
parquizados), deberíamos calcular otros tiempos para
el armado del lugar, e incluso contratar una cuadrilla
de ayudantes para realizar los acarreos, sin que se cansen los mozos, especialmente si es personal femenino.
ANÁLISIS DEL LUGAR
Para ejemplificar un cierto accionar partiremos de dos
escenarios opuestos:
1. Un escenario campestre.
2. Un escenario urbano.
También será útil verificar el piso para realizar dichos
acarreos, y resultará imprescindible contar con carrito
de dos ruedas para realizarlos con rapidez y el menor
esfuerzo.
1. ESCENARIO CAMPESTRE
Resultan muy numerosos los eventos que se desarrollan en casas-quintas; chacras; estancias; etc. a veces
alejadas de los centros urbanos.
EL PLANO PARA LLEGAR SIRVE PARA:
• Entregárselo al personal si va por su cuenta
• Para el chofer del vehículo si los transportamos
nosotros
• Para proveedores de cualquier tipo o contratación
• Para el cliente para que lo imprima y lo ponga con
la tarjeta de invitación a sus invitados
Por ello la primera averiguación será:
• ¿Cómo se llega?
• Referencias del itinerario para llegar
• Medios de Transporte disponibles
• Horarios y frecuencias de los medios de transporte
• Caminos pavimentados; mejorados o de tierra
2. UN ESCENARIO URBANO
Ya sea que se trate de una casa, salón, edificio de
departamentos, etc. es importante verificar si vamos a
acceder por una entrada de servicio, o en cambio
ingresaremos por el mismo lugar en que luego ingresarán los invitados. En caso de que se trate de entrada
única, tendremos en cuenta que deberemos tener todo
dentro del lugar antes de la hora 0.
¿Es en Planta Baja?
Se nos simplificará muchísimo la tarea, y resulta oportuno en aquéllas residencias que cuenten con un
amplio garage, acordar con el cliente que nos facilite
ese espacio para instalar la cocina móvil el día del
evento.
¿Es en un 1er Piso?
Si la cocina está en Planta Baja y el servicio es en otro
piso, deberemos seleccionar personal relativamente
joven para recorrer en repetidas oportunidades las
escaleras.
Las referencias de distintos puntos de señalización, servirán posteriormente hacer un plano de cómo se llega
al lugar.
En caso de no haber medios de transporte disponibles,
(o habiéndolos por razones de falta de tiempo) deberemos llevar y traer al personal contratando vehículos
suficientes.
En caso de tener que transitar por caminos de tierra es
imprescindible definir con el cliente si se realiza igual
aunque llueva o haya condiciones del camino desfavorables. Si el cliente toma la decisión de que se realizará
bajo cualquier circunstancia climática adversa, se deberán contemplar las facilidades para transitar por esos
caminos.
14
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
¿Es en pisos más altos?
En este caso deberemos medir el ascensor (principal o
de servicio) si a simple vista nos pareciera ajustado,
para calcular los tiempos de anticipación en instalarnos.
Deberemos considerar que para nuestra operatoria
tendrán influencia:
• Escaleras.
• Ascensores.
• Montacargas.
• Horarios de acceso.
• Posibilidad de que exista un S.U.M. (Salón de Usos
Múltiples).
• Posibilidad de que exista un Reglamento Interno.
Para ello deberemos recurrir a alguna de las siguientes
alternativas:
• Escalímetro
• Programa Autocad
• Programa Corel
• Programa Visio
MEDIDAS PARA CALCULAR LA PISTA DE BAILE
• MÁXIMO = 1 m2 cada 2 personas
(estarán todos bailando simultáneamente).
• MÍNIMO = 1 m2 cada 4 personas
(la mitad estará bailando y la otra no).
Otro cálculo para estos casos
• Lugar para la recepción (de parados).
• Salón (ubicando a los invitados en mesa
de 6 con plato de sitio).
• Pista de baile.
CAPACIDAD DEL LUGAR
• Si se trata de un cocktail o recepción (de parados)
como mínimo necesitamos 1 m2 de espacio cada 2
personas.
• Si se trata de mesas redondas debemos distinguir
entre aquéllas que se instala la vajilla SIN PLATO
DE SITIO ó CON PLATO DE SITIO.
TODO INCLUÍDO: 2,30 m2 x persona
CAPACIDAD SIN O CON PLATO DE SITIO
Diámetro
de la mesa
1.20 m2
1.50 m2
Sin plato
de sitio
8 personas
10 personas
Con plato
de sitio
6 personas
8 personas
Capacidad
del lugar
1 m2 x persona
1.30 m2 x persona
CONSECUENCIAS DEL PLATO DE SITIO
•
•
•
•
•
•
•
•
•
30 % MÁS DE MESAS
30 % MÁS DE MANTELES
30 % MÁS DE CUBREMANTELES
30 % MÁS DE CENICEROS
30 % MÁS DE SALEROS
30 % MÁS DE FRAPÉS
30 % MÁS DE BALDES HIELEROS
30 % MAS DE CENTROS DE MESA
100 % DE PLATOS DE SITIO
CAPACIDAD DEL LUGAR CUANDO NOS ENCONTRAMOS EN LUGARES DE SUPERFICIE IRREGULAR, O
CON OBSTÁCULOS, COMO PUEDEN SER:
•
•
•
•
•
•
•
COLUMNAS
RECOVECOS
PAREDES CURVAS
MUEBLES
DESNIVELES
MAQUINARIAS, ETC.
EN ESTOS CASOS DEBEMOS HACER EL
PLANO EN RIGUROSA ESCALA
15
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
RELEVAMIENTO DE LAS INSTALACIONES EXISTENTES
1. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FUEGOS
Consiste en encenderlos todos.
• Anafes
• Hornos
• Salamandras
• Cocinas
• Freidoras
Y fundamentalmente a qué energía
funcionan
• Gas de red
• Gas de tanque
• Gas de tubo o garrafa
• Electricidad
• Gas-oil
• Etc.
También delimitar las responsabilidades para que el fluído esté a disposición y sea suficiente para el día
del evento.
2. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
MESADAS
Siempre serán necesarias para desplegar los platos ó crear líneas de
montaje para el emplatado individual.
3.VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FRÍOS
PARA ALIMENTOS
• Alimentos a granel (que puedan
ser apilados)
• Alimentos salseados (en recipientes redondos
o rectangulares)
• Alimentos no apilables (para los
cuales se necesitan estantes)
• Alimentos de gran volumen no
apilables (tortas)
• Alimentos congelados (freezer)
4. VERIFICAR LA CAPACIDAD DE
FRÍOS PARA BOTELLAS
Utilizar el principio físico de la
CONVECCIÓN NATURAL (EL FRÍO
BAJA SOLO Y EL CALOR SUBE
SOLO).
POZO FRÍO PARA BOTELLAS
• Puede ser eléctrico (tipo
góndola de supermercados).
• Puede ser simplemente un piletón
u otros recipientes.
• De no haber nada fijo se impone
la necesidad de llevar "cubas"
para enfriado.
5. EL AGUA QUE LLEGA
(AFLUENTE)
Si existe la posibilidad de obtener
agua para el lavado se presenta la
oportunidad de lavar un plato que
será reutilizado con el consiguiente
ahorro de alquiler y menor cantidad de espacios:
El plato que lavaremos
será entonces:
• El Plato de Entrada
• Pasará a utilizarse como
el Plato de postre
• Pasará a utilizarse como
el Plato de mesa dulce
• Pasará a utilizarse como
el Plato de fin de fiesta
6. EL AGUA QUE SE VA (EFLUENTE)
En caso de generar un espacio de
lavado, deberemos ser cuidadosos
en ver donde se canalizará el agua
que hayamos utilizado, para no
generar problemas de falta de drenaje.
7. CALIDAD DEL AGUA
También será útil verificar la calidad
del agua, sobre todo si es apta para
el café o para rebajar jugos concentrados.
8. EXTRACCIÓN DE
HUMOS Y OLORES
En caso de parrillas móbiles, debemos previamente analizar donde las
pondremos.
En el caso instalaciones fijas, verificaremos la existencia de campanas
y el funcionamiento eficaz de los
extractores.
9.CARGA ELÉCTRICA
Resulta frecuente que en lugares
donde se arman eventos (no repetitivos como ser en carpas - quinchos
- domicilios particulares - etc.) no
existe una adecuada planificación
de la distribución de la potencia
eléctrica necesaria.
Al recargarse con demasiados equipos de luces u otras instalaciones,
sobre un solo canal de potencia, se
produce un sobrecalentamiento de
los cables, y como lógica consecuencia, el sistema de protección
de llaves térmicas corta el suministro de energía, quedándonos a
oscuras.
Por lo tanto conviene verificar que
esta problemática se haya considerado con anticipación al día del
evento.
10. GRUPO ELECTRÓGENO
Para el caso de que pudiera llegar a
cortarse el suministro de la red de
energía eléctrica, se puede preveer
esta situación a partir de contar
con generadores de energía propios o alquilados.
11. BAÑOS
Aparte de verificar si contamos con
baños en cantidad adecuada (dos
cada 50 invitados en promedio para
ambos sexos) debemos tener en
claro quién se ocupará de mantenerlos siempre limpios el día del
desarrollo del evento.
12. VESTUARIOS Y BAÑOS PARA
EL PERSONAL DEL SERVICIO
Lo ideal es contar con vestuarios y
baños aparte de los disponibles
para los invitados. Pueden alquilarse baños químicos si el lugar es
accesible a su instalación.
16
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
13. AIRE ACONDICIONADO
El correcto funcionamiento y la
adecuada capacidad del aire acondicionado, es un requisito importante para el desarrollo confortable
del evento.
Si se trata de un lugar desconocido,
la única posibilidad cierta de verificarlo, es presenciando un evento
anterior, en ese mismo lugar.
14. FÁBRICA DE HIELO
En principio, para enfiar las bebidas, conviene hacerlo con Barra de
Hielo, ya que por esa Ley de la
Física que expresa: "en materia de
energía , nada se pierde, todo se
transforma" seguramente la barra,
tardará más tiempo en enfriar, pero
a su vez durará más tiempo, con el
consiguiente ahorro de dinero.
Demás está señalar que la barra se
consigue únicamente en fábricas de
hielo.
De cualquier manera para la compra de "rolitos" también conviene
hacerlo en fábrica, ya que su precio
es un 33% del que nos venden en
estaciones de servicio.
Por todo ello deberemos tener en
cuenta de la fábrica de hielo
• ¿Cuál será la que nos atenderá
el día del evento?
• ¿Qué horarios tiene de atención?
• ¿Tiene o no tiene sistema de
entrega a domicilio?
15. ESTACIÓN DE SERVICIO
CON ROLITOS
Para el caso de no poder contar
con la asistencia de una fábrica de
hielo, no nos queda otra solución
que recurrir a comprar el hielo en
una estación de servicio.
La recomendación es que si optaremos por esta compra, debemos
tener en claro con cual estación
será, y conviene hacerla por anticipado al día del evento para no
encontrarnos con sorpresas ese
mismo día.
16. MESAS Y SILLAS
Es frecuente que muchos lugares
en alquiler, tengan sus propias
mesas y sillas. Deberemos entonces
verificar que sean del agrado del
cliente o bien adoptar las fundas
para sillas. Esta decisión conviene
que la tome el cliente con nuestro
asesoramiento.
17. VAJILLA
No es frecuente que el lugar que se
alquile ofrezca la provisión de vajilla, pero si así fuere, y resultare adecuada al cliente, conviene alquilarla
ya que nos ahorraremos fletes y
acarreos.
18. PERSONAL
Ya sea personal de cocina o de
salón, nunca es conveniente trabajar con personal del lugar.
En todos los casos recomendamos
enfáticamente trabajar con personal
propio, ya sea fijo o extra.
19. INSTALACIONES CONTRA
INCENDIOS Y SALIDAS DE EMERGENCIA
Si bien el público promedio no es
muy exigente con este requisito, sí
lo son las empresas, específicamente las extranjeras, donde la cultura
de la seguridad está más desarrollada, y por más que tenga interés en
contratarnos el Presidente de la
misma, si el Jefe de Seguridad de la
empresa se opone, no resultaremos
contratados.
De cualquier manera, aunque el
cliente no lo exija, debemos ajustarnos a estos requisitos y normas,
ya que SIEMPRE SOMOS RESPONSALES por todo lo que ocurra en la
Organización del Evento.
17
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
TIPOS DE SERVICIO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
QUÉ ENTENDEMOS POR BOCADO
• Es un canapé
• Es una tarteleta rellena
• Es un pinchito de lomo (pollo/cerdo/etc.)
• Es una aceituna rebozada
• Es una ciruela con panceta
• Es un fosforito
• Es una empanadita "de copetín"
• Es una pieza de sushi
• Etc. Etc.
• A la empanada común la contamos por 2 bocados
• El sandwich de miga de confitería también
por 2 bocados
COMIDA FORMAL
COCKTAIL CORTO
COCKTAIL MEDIANO
COCKTAIL LARGO
COMIDA AL TENEDOR
ASADO
BUFFETT
En principio debemos tener en claro, que en un mismo
evento pueden llegar a convivir diferentes TIPOS DE
SERVICIO al mismo tiempo en diferentes lugares del
mismo, o en diferentes tiempos en el mismo lugar.
Es decir que la imaginación y la creatividad son el
único límite a las distintas posibilidades de combinarlos.
CÁLCULO DE EJEMPLO DE UNA MESA DULCE
(Sólo Tortas)
1. Cuento la Cantidad de pax
2. La multiplico por (x) 0,120 Kg
= Me da el total de Kg. de tortas (u otros alimentos
dulces que decida servir)
3. Ese kilaje lo divido por 1,000 KG que es lo que pesa
la torta promedio
= Cantidad de tortas que voy a producir
La variedad generalizada puede ser de 8 clases diferentes de tortas (ajustar en cada caso)
TENER EN CUENTA QUE SOLO TORTAS NO
CONVIENE (DESCONTAR OTROS ALIMENTOS DE
ESTA CUENTA).
1. COMIDA FORMAL
Se caracteriza porque el comensal tendrá la posibilidad
de comer sentado en una silla y sobre la mesa tendrá
su plaza armada con vajilla y cubiertos, para "comer
formalmente".
La organización tradicional de este tipo de servicio
comprende los siguientes pasos y porcionamientos.
• Recepción
4 a 6 bocados por persona
Estimando la duración de la misma en una hora
aproximamos a 150 grs.
• Entrada Fría
Según Receta Probada y corregida
Y/O Entrada
Caliente
Según Receta Probada y corregida
• Plato Principal Según Receta Probada y corregida
• Postre
Según Receta Probada y corregida
• Café con
Bombones ó Petit Fours
2 Por persona
• Mesa Dulce
0.120 kg. Por persona
• Torta Alegórica
0.050 kg. Por persona
• Fin de Fiesta
0.100 kg. Por persona
• Pancitos tamaño mignon
3 ó 4 por persona
2. COCKTAIL (SERVICIO DE LUNCH)
Características:
• La gente está de pie
• Debe haber algunas mesas de apoyo
(para ceniceros, copas sucias, servilletitas usadas,
pirotines, etc.)
• Puede haber algunas islas ó mesas de servicio
(bocados, pinchos, pata de jamón, etc.)
• Puede salir todo bandejeado desde cocina o
trastienda.
• Puede haber algunas sillas o juegos de living
COCKTAIL CORTO
Duración: 2 a 3 horas.
Cantidades: 6 a 8 bocados por persona
• Alternativa de la Recepción
Mesa de Quesos y Fiambres
0.100 kg Por Persona
MotivosEntrega de Diplomas
• Desfiles
• Presentación de Productos
• Entrega de Premios
• Despedida de Funcionarios
• VERNISSAGE (Apertura de muestra Pictórica,
• Fotográfica, cultural, etc.)
• Otros
LA CANTIDAD LÍMITE SUPERIOR DE CONTROL
ES 1 KG DE COMIDA POR PERSONA .
DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE SERÁ NUESTRO PRIMER BORRADOR, y QUE LAS CANTIDADES
DEFINITIVAS SURGIRÁN DE ANALIZAR EL TARGET,
Y SI ES NECESARIO SUBIRLAS O BAJARLAS.
Festejo de algo que no sea específicamente comer
En los cálculos van todo tipo de bocados:
fríos, calentitos, dulces o salados.
18
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
COCKTAIL MEDIANO
Duración: 3 a 5 horas
Cantidades: 8 a 12 bocados por
persona
Aproximadamente 400/500 grs.
por persona.
Motivos:
• Inauguración de negocios
• Casamientos por Civil
• Bautismos
• Aniversarios de bodas
• Lanzamientos de productos
• Comuniones
• Otros
Tener especial cuidado con la dosificación de los bocados durante el
tiempo que dura el servicio para
que alcancen hasta el final.
COCKTAIL LARGO
Duración: más de 5 horas
Cantidades: 20 a 24 bocados por
persona
Aproximadamente 1 Kg por persona
Motivos:
• Cumpleaños de 15 u otros
• Fiestas de egresados
• Lanzamiento de productos
• Casamientos
• Otros
Motivos:
• Evento empresariales
Lanzamiento de productos
Fiestas de fin de año.
Aniversarios de la empresa
Relaciones Públicas
Otros
ENTRADAS:
• Puede ser cualquiera a elección.
• En caso de que se requieran
achuras conviene presentarlas en
brochette, cuyo esquema de presentación y emplatado se encuentra
en el PowerPoint correspondiente.
• Eventos sociales
en domicilio del Cliente.
Aniversario de Casamiento
Cumpleaños
Bautismos
Comuniones
Otros
CARNES
En promedio 0,500 Kg. Por persona
Puede ser:
Asado
0,250
Vacío
0,150
Colita de cuadril 0,100
U otras tales como lomo, bife de
chorizo, matambrito de cerdo,
entraña, etc.
CONDICIONES DE
LOS ALIMENTOS
Este tipo de servicio donde el cliente no tiene las posibilidades de cortar o separar nada por falta de
cuchillo, debe tener una excelente
tarea de mise en place, en la eliminación de todos los desechos no
consumibles.
•
•
•
•
•
•
Está en desuso pues no resulta más
barato que una comida formal, y
además tanto tiempo de parados
resulta incómodo.
3. COMIDA AL TENEDOR
TAMBIÉN LLAMADA COMIDA
AMERICANA (DESARROLLO)
•
•
•
Sin Piel
Sin Grasa
Sin Huesos
Sin Cartílagos
Cortados en dados
o en cubos (CHICOS)
Pueden ser grandes solamente
si son blandos y se los puede
cortar con el canto del tenedor
o cuchara
En este caso es preferible
superficies planas
Sin Jugos
Salsas Compactas
4. SERVICIO CON ASADO
1. Recepción:
4 a 6 bocados
2. Plato frío
3. Plato caliente
4. Postre
5. Café
6. Mesa dulce
7. Fin de fiesta
por persona
Puede ser igual
que en una
comida formal
Se caracteriza por ser una mezcla
de los dos anteriores o sea de parados o sentados en sofás, sillones o
sillas, juegos de living, pero sin
mesa. (mezcla de cocktail con
comida formal).
Favorece la movilidad y alternancia
de los invitados.
RECEPCIÓN:
Puede ser:
Empanadas
Mesa de quesos y fiambres
Bocados de todo tipo
Combinación de lo anterior
• Pollo: 1/16 avo. De pollo grande.
(Cajón de 7 cabezas = 2,850 Kg.
por pollo).
TODAS LAS CANTIDADES ESTÁN
EXPRESADAS EN SU PESO BRUTO
ALTERNATIVAS
• Si en el servicio se agrega CORDERO / CHIVITO / LECHÓN, se
deberán quitar.
• X X X kg. de carnes por cada
ítem y se reemplazarán por 1 y 1/2
partes de éstos.
• O sea que se le agrega un 50%
más de lo quitado a los efectos de
compensar las pérdidas de desechos por cabezas huesos y vísceras.
Cálculo de ejemplo
De Fiesta para 200 Personas.
• Asado
200 personas x 0.250 kg = 50 kg
• Vacío
200 personas x 0.150 kg = 30 kg
• Colita
200 personas x 0.100 kg = 20 kg
Si Suprimimos 10 Kg. por corte
O sea que quedaría de esta forma:
No debemos atarnos a ningún preconcepto. Se puede hacer un asado
como comida principal y poner
sushi en la recepción. En todos los
casos: 4 a 6 bocados por Persona.
• Asado
50 kg - 10 kg = 40 kg
• Vacío
30 kg - 10 kg = 20 kg
• Colita
20 kg - 10 kg = 10 kg
30 kg a suprimir
19
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
• Cordero / Chivito / Lechón
30 kg x 1.5 = 45 kg
Es lo que tengo que agregar.
ENSALADAS
Sugerimos que el servicio se realice
en Mesa de Ensaladas con el sistema del autoservicio (self-service) a
los efectos de lucirnos con una
mayor variedad y satisfacer los
requisitos de diferentes paladares.
COMANDA DEL EVENTO
Se recomienda enfáticamente pensar y repensar, calcular y recalcular las
veces que sea necesaria la comanda del evento.
Es decir qué alimentos iremos a servir y en qué cantidad.
Siempre pensando en el Target del cliente y la mayoría de sus invitados
Eso sí: Una vez definida la COMANDA, basta de pensar y limitarse a aplicar
los cálculos de las recetas en forma mecánica para no cometer errores de
desviaciones sobre lo previamente estipulado.
Una vez definida la COMANDA, deberemos recurrir a las recetas individuales para cada alimento.
• Una mesa de ensaladas cada
60/80 personas
• Variedades a opción del cliente
• Calcular una legumbrera cada 8
personas si se trata de ensaladas
de hojas
• Calcular además Kg. 0,050 si se
trata de ensaladas compactas
Debemos tener en cuenta que algunas recetas vienen para 1, 4, 6 u 8 porciones, y no es extraño en el caso de canapés o bocados encontrar recetas
para 30 o 40 piezas.
El servicio de asado puede continuar como cualquier otro:
Esto bien puede hacerse en un formulario de Excel como el entregado.
• Postre
• Café
• Mesa Dulce
• Fin de fiesta
(en este caso se recomienda en
general que no sea carne).
5. BUFFET
Buffet
Entre frío y caliente: 0,700 Kg. Por
persona.
•
•
•
•
Recepción
Postre
Mesa dulce
Fin de fiesta
En fin, no podremos encontrar con recetas de distintas procedencias que
deberán confluir todas "AL RECETÓN DEL EVENTO" llamando así familiarmente a lo que técnicamente denominamos "CÓMPUTO Y COSTEO DE
INGREDIENTES".
Con una adecuada capacitación básica en el uso de este programa Excel
podremos obtener los siguientes datos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gramajes parciales de cada alimento
Gramajes parciales de cada ingrediente dentro de ese alimento
Gramajes totales de cada ingrediente dentro de ese alimento
Gramajes totales de ese ingrediente dentro del evento
Costo de cada uno de los item anteriores
Costo total de ingredientes del Evento
Listado de compras por materia prima
Listado de compras por Proveedor
Y toda otra información estadística que la utilización de dicho
programa nos pueda alcanzar
0,500 Kg.
por persona
En Total: 1,200 Kg. Por persona.
20
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INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
EJEMPLO DE UN CÁLCULO DE ALIMENTOS PARA UNA COMIDA FORMAL ESTILO ASIÁTICA PARA 180 PAX
COMANDA DEL EVENTO
CANTIDAD
ALIMENTOS
360
90
90
90
90
360
90
90
90
90
RECEPCIÓN
BOCADOS CALIENTES
WANTAN AL VAPOR DE CERDO
ALBONDIGAS DE CAMARÓN FRITOS
GYOZA AL VAPOR
ARROLLADITOS PRIMAVERA
BOCADOS FRÍOS
CANAPÉ DE MASA QUEBRADA Y MOUSSE DE SALMON
CANAPÉ DE MASA QUEBRADA Y CAVIAR ROJO
ROLLO DE CARPACCIO EN CROCANTE DE PAN NEGRO
BOCADOS DE QUESO CAMEMBERT Y MANZANAS
180
ENTRADA
PATO A LA PEKINESA
180
PLATO PRINCIPAL
TRUCHA CON ANANÁ Y GUINDILLAS
180
POSTRE
EMPANADILLAS DE MANGO CON SU SALSA ESPESA
180
180
CAFÉ CON PETIFURS
CUADRADOS FLORENTINOS
TRUFAS DE GANACHE A LA NARANJA
2
2
2
2
200
2
1
2
MESA DULCE
TORTA CONCORDE
TIRAMI-SU
PARFAIT DE WHISKY Y AVELLANAS
TORTA ÓPERA
MASAS SECAS LUNETTES Y HOLANDESAS
LEMON PIE
TORTA ALEGORICA
TORTA MARGHERITA CON COBERTURA DE ALMENDRAS
360
650
FIN DE FIESTA
SANDWICHITOS DE LOMO BRASEADO Y HIERBAS
PANES SABORIZADOS VARIOS GUSTOS PARA PLATOS PPALES
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6. DESAYUNOS DE TRABAJO
Y OTROS SERVICIOS
• Coffee - Break
• Continental
• Brasileño
• Americano
• Vienés
• Danés
• Brunch
• High - Tea
AMBITOS DONDE
SE DESARROLLAN
• EMPRESAS
Dentro de sus propias oficinas, salas
de reuniones o salas de capacitación especialmente preparadas para
estos efectos.
• HOTELES
Muchas empresas prefieren irse de
sus propias locaciones hacia otros
lugares donde no tengan interferencia del "día a día" y eligen ir a
hoteles donde se brindan este tipo
de servicios.
• CASAS QUINTAS - COUNTRIES
Por las mismas razones anteriores,
se utilizan estas locaciones para
este tipo de servicios que a veces
son JORNADA DE TRABAJO COMPLETA (incluso en algunos casos
que duran más de un día con alojamiento nocturno).
• OTROS
Existen además edificios construídos para estos propósitos.
1. COFFEE - BREAK
• Duración: 15 a 20 minutos
• Los participantes están de pie
• Generalmente en otro lugar
• Café
• Té
• Leche
• Masas secas
• Croissants
• Jugos
• Gaseosas
• Agua Mineral
• Servilletas 18 x 18
• Vajilla de porcelana
y/o descartable
2. DESAYUNO CONTINENTAL
• Dura aproximadamente 2 horas
• Café
• Té
• Leche
• Tostadas
• Croissants
• Manteca
• Mermelada
• Dulce de leche (ARGENTINA)
• Agua mineral
• Jugos de frutas
• Gaseosas
• Servilletas 18x18
• RESULTA MUY IMPORTANTE SI
ESTAMOS ADENTRO O AFUERA
DEL LUGAR DONDE SE TRABAJA Y
CONSUME SIMULTÁNEAMENTE,
PARA ORGANIZAR NUESTRO SERVICIO COMO SELF-SERVICE.
3. DESAYUNO BRASILEÑO
• Incluye al Continental con más
agregados de frutas y jugos
tropicales, lo que hace necesario
vajilla de postre.
• Conviene la servilleta 33x33
4. DESAYUNO AMERICANO
• Dura más tiempo (3 a 4 horas)
• Incluye al Continental
y al Brasileño
• Cereales
• Yoghurt
• Quesos
• Miel
• Huevos revueltos
• Panceta ahumada frita
• Salchichitas
• Bocadillos de espinaca
• Waffles
• Alimentos dulces
• ETC.
• La vajilla es la de comida
al tenedor más el cuchillo
• Para los alimentos calientes
también va el Rechaud
• Servilletas 33x33
• Frecuentemente se sólo
en hotelería
5. DESAYUNO VIENÉS
• Incluye al Continental y además
contiene panes y tortas vienesas,
brioches, chocolate para beber, etc.
22
6. DESAYUNO DANÉS
• Incluye al Continental
• Pescados ahumados
• Quesos daneses
• Panes blancos y negros
con harinas integrales
• Huevos pasados por agua
• Galletas danesas
7. BRUNCH
Combinación de desayuno y
almuerzo. Incluye al Continental,
Americano y se le agregan terrinas,
gelatinas, patés y puede seguir con
un buffet completo.
8. HIGH - TEA
Combinación de merienda y cena
Tiene cosas del brunch y además
incluímos tortas, quesos, tartas, tostadas, queso cottage, etc. Es similar
al brunch girando más hacia alimentos dulces.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
BEBIDAS
SISTEMAS DE CONTRATACIÓN
CON EL CLIENTE
1. BEBIDAS INCLUIDAS DENTRO
DE UN PRECIO GLOBAL POR
CUBIERTO
En este sistema el cliente paga un
precio total por el cubierto
que generalmente incluye las bebidas básicas "a canilla libre".
CONSECUENCIAS DE CONTRATAR
A CANILLA LIBRE
OTRA CONSECUENCIA DE ESTE
SISTEMA DE PRECIO GLOBAL
Si cumplimos con lo prometido, es
decir que el público tomó todo lo
que quiso durante el evento, las
bebidas que sobren son nuestras.
Esto es así, porque en este sistema
no estamos vendiendo botellas,
sino que estamos vendiendo "un
servicio de alimentos y bebidas con
todo incluído".
2. "A BOTELLA DESCORCHADA"
• Para no fallar en nuestro compromiso debemos disponer de una
cierta cantidad de más.
• Esto nos implica, que a veces el
cliente prefiera una determinada
marca de vinos o champaña, y que
al producirse un eventual sobrante,
nos provoque un perjuicio económico-financiero importante.
• Por ello, para evitar esta situación
debemos como microemprendedor, recurrir a comprar "en consignación".
• En realidad esta situación de
"consignación pura" no es fácil
obtenerla a crédito.
• Sí resulta más factible conseguir
una situación similar a la auténtica
consignación, comprando las bebidas alcohólicas y pagándolas en su
totalidad, con un previo acuerdo
con el proveedor, de que aceptará
la devolución de las sobrantes y nos
rembolsará el dinero, o bien nos
emitirá una Nota de Crédito para
compras futuras.
• Este acuerdo es generalmente
aceptado por supermercados minoristas y mayoristas, donde debemos
plantearlo antes de efectuar la
compra.
• Eso sí, para aceptarnos la devolución nos exigirán que las botellas y
sus cajas estén impecables.
• Por ello debemos tener especial
precaución al momento de enfriarlas con hielo, para que no se deteriore la etiqueta o cualquier otra
parte de la botella.
• En este sistema el cliente abonará
solamente las botellas que haya
consumido.
• Se debe ser muy cuidadoso de
tener la totalidad de los envases
(llenos o vacíos) para hacer el
recuento al final del evento.
• Es muy buen argumento de venta
• Para que funcione adecuadamente debe existir mutua confianza
entre las partes. El cliente tiene que
confiar en nosotros, que las botellas
abiertas sean de esta fiesta.
Nosotros tenemos que confiar en
que el cliente no ponga objeciones
inexistentes y las pague.
3. LAS BEBIDAS LAS TRAE
EL CLIENTE
• En este sistema solamente le proporcionamos al cliente un cómputo
de las bebidas que consideramos
necesarias para realizar el servicio, y
él las compra por su cuenta.
• En este caso deberemos ser
"supercuidadosos" de las bebidas
pues son del cliente. No deberá faltar ninguna botella cuando hagamos el recuento al final del evento.
• También es muy buen argumento
de venta.
CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA
FIESTAS PROLONGADAS
• COMIDA FORMAL
• COCKTAIL LARGO
• COMIDA AL TENEDOR
• ASADO
• BUFFET
• Cualquier otro tipo de servicio
que generalmente dure 5 a 6
horas o más
BEBIDAS BASICAS: POR PERSONA
• Vino
= 1 botella
• Jugos
= 0,500 Lt.
• Gaseosas
= 0,500 Lt.
• Agua
= 0,500 Lt.
El cálculo de 0,500 de Jugos por
persona es evidentemente exagerado. Lo que sucede es que partimos
que de esa cantidad, tomarán también todo el personal que se
encuentre trabajando en el Evento,
al cual le está prohibido tomar
bebidas alcohólicas o gaseosas.
CHAMPAÑA
PARA EL BRINDIS:
Calcular 1 botella cada 6 personas.
PARA TODO EL SERVICIO:
Calcular igual que el vino, ya que
estamos en presencia de un vino
blanco espumante.
MUY IMPORTANTE:
Si en el mismo servicio se sirve vino
y champaña, debemos reemplazarlo por el vino en idéntica cantidad.
El porcentaje de invitados que
tomará champaña, conviene que lo
defina el cliente.
WHISKY
Para clientes en promedio, de
Buenos Aires, suponiendo que se
servirá únicamente durante la
recepción, y luego de los postres a
los invitados que lo soliciten
Calculamos 1 botella cada 50 personas.
Si intervienen otras circunstancias
tales como, nacionalidades, regionalidades, edades, etc. Conviene
acordar con el cliente que el servicio de whisky se contrate "a botella
descorchada" o "las trae el cliente".
23
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
CERVEZA
El consumo de cerveza es de un
rango muy amplio entre mínimo y
máximo, donde a la hora de calcularlo deberemos tener en cuenta
numerosas variables.
En un primer cálculo podemos partir de 0,500 lt. Por persona
Pero deberemos subirlo o bajarlo
de acuerdo a:
Edades - Cultura gastronómica Profesiones - Época del año Nacionalidades - Regiones del país Motivos del evento - etc.
CÓMPUTO DE BEBIDAS PARA SERVICIOS MEDIANOS
• Comida formal
• Comida al tenedor
• Asado
• Buffet
• Cocktail Mediano
TRAGOS EN RECEPCIÓN
En los casos de que sean un simple
acompañamiento dentro de servicio de recepción recomendamos:
Aconsejamos dividir todos los cálculos anteriores por la mitad (dividido 2). Y dejar igual whisky, tragos
y el brindis si se incluyen en este
servicio.
CONSIDERAR 1 BOTELLA (en total)
CADA 15 PERSONAS
Pueden ser:
• Gancia
• Vodka
• Campari
• Piña colada
• Gin
• Martini
• Ron
• Strawberry fizz
• Ananá fizz
• etc.
O cualquier otro de acuerdo a
nuestra creatividad o convenio con
el cliente.
En los casos de que el cliente quiera contartar una barra de tragos
abierta todo el evento, conviene
decididamente subcontratar esto
con gente que se ocupa de brindarnos este servicio profesional tercerizado.
Cuando nos referimos a servicios
Medianos estamos hablando de
éstos, o cualquier otro servicio que
termine con el café, sin baile, ni
mesa dulce ni fin de fiesta.
Es decir que no superen las 4 horas.
CÓMPUTO DE BEBIDAS
PARA SERVICIOS CORTOS
• Cocktail corto o cualquier servicio
gastronómico que no vaya más allá
de las 3 horas de duración.
Aconsejamos calcular los cómputos
básicos bajando a un tercio (dividir
por 3). Y dejar igual whisky, tragos
y el brindis si se incluyen en este
servicio.
USOS DEL HIELO
1. Barras en trozos:
Para enfriar las botellas
2. Rolitos:
Para baldes frapé
Para jarras de jugos
Para jarras de agua
Para jarras de gaseosas
Para baldecito hielero
cuando alguien lo solicite
Para tragos en recepción
CALCULAR
• 1 barra de hielo + 2 bolsas de
rolito de 15 kg Cada 50 personas
Esto será el enfriado lento, teniendo
en cuenta que pondremos un 80 %
de las botellas de vino y champaña,
para evitar el deterioro de las etiquetas de las que no se consuman,
y así poderlas devolver a la consignación, o utilizarlas en otro servicio.
En el caso de que debamos recurrir
a enfriar rápidamente, parte o todo
el 20 % de las botellas restantes
que dejamos fuera del hielo, debemos recurrir al "enfriado rápido" de
las mismas, para lo cual aparte de
impartir al lector las instrucciones
necesarias, conviene proporcionarle
algunos conocimientos de físicoquímica que lo harán comprender
los procesos que intervienen en
esta operatoria, y que servirán fundamentalmente para ayudarlo a
programar la comanda en los días
anteriores al evento.
ENFRIADO NORMAL
Hacerlo en CUBAS. Colocar las
botellas debajo. Sobre ellas el
hielo. Sin agua. Sin sal.
Bolsas de rolito
sin abrir
Hielo en trozos
3. Hielo seco
Para transporte de helados
Botellas
CÁLCULO DEL HIELO
"DE ARRANQUE"
• Si no se dispone de CAPACIDAD
DE FRÍO de cámaras o heladeras,
debemos enfriar la bebida en
"CUBAS " (cajones plásticos) ó en
piletones de cemento y/o pozos
fríos de cualquier tipo recurriendo
al hielo.
24
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
ESTADOS DEL AGUA
Partimos de reconocer que el agua
tiene 3 estados.
Gaseoso (vapor)
100°C
Líquido
0°C
Cuando enfriamos agua, su volumen se va achicando (imperceptiblemente a la vista) hasta alcanzar
los 4°.
El corrimiento del punto de ebullición del agua hacia arriba merece
el nombre de ASCENSO
EBULLOSCÓPICO.
De ahí hasta los 0° en los cuales se
solidificará, se expande nuevamente produciéndose la cristalización y
la consecuente destrucción de tejidos.
Esto es factible:
• Agregándole al agua azúcar
(podemos tener un soluto de
azúcar líquido a 105°.
• Calentándola bajo presión con el
Autoclave o la olla a presión
(podemos tener agua en estado
líquido a 124°).
El poder de expansión del agua
Sólido
A su vez al corrimiento del punto
de congelación hacia abajo lo
denominamos DESCENSO
CRIOSCÓPICO.
100°C
Y que el agua en su estado líquido
es sumamente conductora de temperaturas. Asimismo que el agua en
su estado sólido es poco conductora de temperatura. Es más bien una
"barrera térmica".
A esta barrera térmica la denominaremos el "efecto iglú" o sea la casa
de hielo donde viven los esquimales para soportar 0° en el interior, y
protegerse de los -20° a -40° (BAJO
CERO) que reinan en el exterior
según sople el viento y produzca
sensaciones térmicas extremas.
Es decir "se garantizan 0°" viviendo
en una casa de hielo.
Otro conocimiento recibido en la
escuela primaria que conviene
recordar son las EQUIVALENCIAS
DEL SISTEMA MÉTRICO DECIMAL.
60°C
Esto es factible:
• Agregándole al agua sal, azúcar,
alcohol.
• Congelando alimentos que
contengan los antedichos
componentes o además grasas.
• Congelando bajo presión.
4°C
0°C
-18°C
Modificando el punto de
ebullición y de congelamiento
100°C
Ascenso
Ebulloscópico
60°C
1 DM3 = 1LITRO = 1 KILOGRAMO
SOLAMENTE BAJO
CIERTAS CIRCUNSTANCIAS
4°C
1. El elemento de la equivalencia es
el agua.
2. Ese agua de ser destilada (para
que no contenga impurezas que la
hagan variar de peso).
3. A nivel del mar (para que el
volumen no se modifique por la
presión).
4. A 4° de temperatura (porque es
la temperatura donde el agua
alcanza su menor volumen).
0°C
EXPANSIÓN
Descenso
Crioscópico
-18°C
25
ENFRIADO RÁPIDO DE BEBIDAS
Aplicando los conocimientos impartidos podemos proceder a enfriar
rápidamente las botellas que nos
interesen bajar de temperatura de
esta manera:
• Colocar una por una las botellas
en un frapé o en otro recipiente
individual.
• Agregar rolitos hasta la mitad del
frapé (tener en cuenta que el
rolito no será conductor por lo
del efecto iglú).
• Cubrir con agua hasta el cuello
de la botella o hasta casi el borde
del frapé. (el rolito enfriará al
agua líquida, y el agua que sí es
conductora enfriará la botella).
• Agregar una cucharita de sal.
• Ó también puede ser echarle un
chorrito de alcohol fino.
• Cubrir con una servilleta.
• Estará frío en 15 minutos.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL DESPACHO DE BEBIDAS
Debemos tener especial cuidado de disponer cuba o recipiente separado
para los rolitos que se agregarán a jarras de:
• Jugos
• Agua
• Gaseosas
• Baldecitos hieleros y Tragos.
De no hacerlo así, incorporaremos a las jarras toda la suciedad proveniente
de los depósitos donde estuvieren estibadas las botella, sin contar además
la posibilidad de que en aquéllos se las hubiera tratado con raticidas o
insecticidas.
Mesa de despacho
Rollitos
Rollitos
Rollitos
cuba
botellas
cuba
botellas
cuba
botellas
cuba
exclusiva
rollitos
26
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
EL PERSONAL
SU CONDUCCIÓN Y LA "PELÍCULA" DEL EVENTO
El objetivo central será
Abordaremos ahora el desarrollo del evento, y las diferentes tareas que
deberemos conducir, especialmente en lo atinente a la Brigada del Salón
(los mozos) conjuntamente con "el timing" también llamado el cronograma de actividades.
• PREVEER TODO LO POSIBLE
• NO IMPROVISAR
• PLANIFICAR
Para ello supondremos que estamos frente a lo que se conoce como una
Comida Formal, anteriormente descripta en este Manual.
De cualquier manera, también iremos acotando diversas apreciaciones,
relativas a otras formas de eventos (Cocktail - Buffet - Asado - etc.).
PLANILLA DE PERSONAL CONTRATADO
Si bien esta planilla no es de ninguna manera un formato obligatorio para
todas las situaciones que pudieran llegarse a presentar, constituye un
ejemplo de una herramienta de orden y planificación necesaria para efectuar un seguimiento de las contrataciones de personal, fundamentalmente
del PERSONAL EXTRA:
Puesto Nombre
1
2
Tel/Mail
Cité
3
4
Confirmó Cobra
5
6
Observaciones
7
1. Esta columna con el Puesto de trabajo a cubrir para el día del Evento la
puedo llenar con mucha antelación. Inclusive no bien tengo aceptado el
presupuesto.
2. Cuando faltan 30 días para el Evento ya debemos tener en claro quién
será el colaborador que cubra cada puesto.
3. Teléfono/mail o medio por el cual me comunico con él/ella.
4. Fecha en la que comuniqué para convocarlo para el día del evento.
5. Fecha en que me confirmó su participación (a veces coincide con la
anterior.
6. Monto del dinero que convenimos en que sea su pago extra.
7. Las Observaciones pueden servir para múltiples propósitos; entre ellos
calificar su actuación en este Evento en vista a contrataciones futuras.
2. REUNIÓN PREVIA
EL MISMO DÍA DEL EVENTO
Esta reunión se debe considerar
como "imprescindible".
En general conviene tenerla entre
las -5 y las -4 horas de la hora 0.
A la misma concurrirán el
Organizador, Maitre(s) y Asistentes
si los hubiere. El motivo de la
misma será para explicar:
• alimentos y bebidas
que se servirán
• modalidades del servicio
que se aplicarán
• analizar el croquis con ubicación
de las mesas
• armar una mesa modelo
• analizar el cronograma
de actividades
• hacer indicaciones acerca
del personal
• hacer indicaciones acerca
de la vajilla
• Impartir todas las instrucciones
o indicacque sean necesarias
para el correcto desenvolvimiento del evento
EN LA PRÁCTICA ESTAMOS
DELEGANDO EN EL MAITRE LA
CONDUCCIÓN DE LAS OPERACIONES DEL ARMADO DEL SALÓN, Y
LAS POSTERIORES TAREAS CUANDO SE INICIE EL SERVICIO.
1. REUNION/ES PREVIA/S DÍAS ANTES
3. CITAR A LOS MOZOS
Independientemente de la reunión o reuniones que hayamos mantenido
con el cliente, en su domicilio, en el nuestro o en el mismo lugar donde se
desarrollará el evento, tenemos que reunirnos por lo menos con el 1er
Nivel de Supervisión para planificar todo lo que sea necesario.
Cuando aludimos al 1er. Nivel de Supervisión nos estamos refiriendo al
Asistente(s) del Organizador; Maitre(s) y al Jefe(s) de arte culinario, y a
toda otra persona que necesitemos incorporar para la organización del
evento.
También puede ser una o varias reuniones, y según sea la necesidad
puede ser que la(s) mantengamos en el mismo sitio donde se realizará el
evento.
Resulta de buena praxis prever un temario de las cuestiones que se deban
tratar.
27
En general conviene que siendo
una Comida Formal, los mozos se
presenten 4 horas antes de la hora
0 (-4).
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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4. LLEGADA DEL PERSONAL
A medida que el personal va llegando conviene realizar las siguientes
tareas:
• Pasar lista según planilla de contratación.
• Fichar a los nuevos:
Datos personales
Documento
Domicilio
Teléfono
E-Mail
¡¡Referencias!!
• Hacerlos cambiar poniéndose la
ropa de fajina. Esta ropa se la
deben proveer ellos, y no es responsabilidad del Organizador.
• Los bolsos y/o mochilas con elementos personales deben guardarse en un lugar seguro.
• Asignar cada mozo a su Maitre en
caso de que haya más de uno.
5. TODOS A TRABAJAR
Como límite máximo (si es posible
adelantar todos los tiempos mejor).
A LAS MENOS -3:30
A PARTIR DE ESA HORA ARRANCAR
CON TRES FRENTES DE TAREAS:
6. BEBIDAS A ENFRIAR
Esta tarea debe hacerse con celeridad y en verano debería estar lista
como mínimo a las -3 hs.
Por ello es conveniente que aún
existiendo el Despachante de
Bebidas, le pongamos a algunos
mozos a ayudarlo en estas tareas,
para evitar demoras.
En este momento, se puede optar
por sacar el plomo y el corcho
hasta la mitad al 50% de las botellas de vino, para que ya estén listas
para ser utilizadas cuando se las
necesite.
7. ARMAR EL SALÓN
CON LAS MESAS
Parte de los mozos deben colocar
las mesas en su lugar guiándose
por el croquis o plano y conducidos
por el Maitre (las sillas no conviene
para poder armar la mesa con
mayor facilidad).
8. FAJINADO DE VAJILLA
La gran mayoría de los mozos debe
ser destinada a desencajonar la vajilla y fajinarla.
No debemos olvidar que para esta
tarea cada mozo se ocupa de una
sola pieza por vez.
Para el fajinado es habitual usar
trapo sin pelusa (de algodón) y
alcohol fino a veces rebajado con
agua.
También se pueden usar productos
de limpieza de vidrios, aptos para
estas tareas.
Otra opción consiste en fabricar
vapor y someter las copas al vaho,
y luego fajinarlas.
Esta operatoria es la más económica y quedan relucientes.
9. ARMADO DE LAS MESAS
• Colocar moletón
• Mantel
• Cubremantel
• Centros de mesa
• Platos
• Cubiertos
• Cristalería
• Ceniceros
• El pan debe esperar a último
momento para que no se reseque
• Finalmente acercaremos las sillas
a su ubicación
ESTA TAREA DE ARMADO DEL
SALÓN DEBERÍA ESTAR LISTA
A LAS -1 ó MEJOR ANTES
Todo tiempo que se pueda ganar
sirve para poder recuperarse ante
eventuales imprevistos.
10. A LAS -1 EL ORGANIZADOR
CONTROLA EL SALÓN
Se debe hacer una recorrida minuciosa mesa por mesa y si el evento
es muy amplio deberá ser secundado por algún Asistente de organizador.
11. A LAS -1 EL CHEF DARÁ DE
COMER A TODO EL PERSONAL
• Mientras el Organizador y sus
Asistentes controlan el salón el
Chef dará de comer a todo el
personal de cocina y salón.
• Conviene que sean hidratos de
carbono que proporcionan energía y se digieren rápidamente.
28
12. CAMBIARSE POR
UNIFORME DE SERVICIO
• Una vez que los mozos hayan
comido se deben cambiar por su
uniforme de servicio.
13. A LAS - 0:30 REUNIÓN GENERAL CON TODO EL PERSONAL
Para tratar el siguiente TEMARIO:
• Breve descripción del servicio
• En ciertos casos:
• Confirmar cuanto se paga
• Aclarar que se paga al final
• Hablar sobre las reglas de
comportamiento (prohibición de
celulares - alcohol - cigarrillos propinas y otros temas que el
Organizador crea pertinentes
tratar)
14. REUNIÓN PARCIAL
Es simplemente una continuación
de la anterior. Lo que sucede es
que si existe Maitre(s) el
Organizador se retira porque estas
decisiones las delega en los respectivos colaboradores que procederán
a:
• Explicar detalladamente el tipo,
modalidades y estilos del servicio.
• Distribuir funciones durante el
servicio de recepción:
- bandejeo de bebidas
- bandejeo de bocados
- atención de mesas de
servicio o islas
- desbarazo
• Asignar las plazas que les toquen
(las mesas)
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
MODULOS DE SERVICIO
16. COMIENZAN A LLEGAR LOS
INVITADOS Y SE INICIA EL SERVICIO DE RECEPCIÓN
EXCELENTE
1 MOZO X 1 MESA = 1 MOZO / 8 COMENSALES
MUY BUENO
1 MOZO X 2 MESAS = 1 MOZO / 16 COMENSALES
BUENO/REGULAR
1 MOZO X 3 MESAS = 1 MOZO / 24 COMENSALES
¿QUÉ CAMBIA CON EL AUMENTO DE COMENSALES QUE DEBE ATENDER
UN MOZO?
FUNDAMENTALMENTE EL SERVICIO DE LAS BEBIDAS
Justamente esto marca códigos en el nivel del evento.
1 MOZO X MESA
Todas las bebidas se pueden servir desde el gueridón.
Se posibilitará una óptima atención de sus pax.
1 MOZO X 2 MESAS
Las bebidas pueden servirse desde el gueridón o los vinos pueden estar
sobre la mesa (según distancia de la mesa al gueridón).
Se posibilitará una buena atención de sus pax.
1 MOZO X 3 MESAS
Todas las bebidas se apoyarán sobre la mesa.
El mozo solamente repone y si puede sirve algo.
Los invitados pueden servirse solos.
Regular atención de sus pax.
ESTA MODULACIÓN ADEMÁS INFLUYE
DECIDIDAMENTE SOBRE LOS COSTOS
Al atender a más comensales, su jornal bajará x cubierto.
DISTINTAS ALTERNATIVAS PARA
RECIBIR A LOS INVITADOS
• RECEPCIONISTAS
PROFESIONALES
Cuando el cliente o el nivel del
evento así lo requieran.
Escencialmente cuando haya que
asignar ubicación en mesa a cada
uno de los invitados.
• UN CAMARERO/A
Cuando sea de menor nivel o no
haya ubicación asignada.
• PERSONAL DEL CLIENTE
(EMPRESAS)
Cuando se trate de la fiesta anual
de la Empresa es frecuente que
las recepcionistas sean las propias
Secretarias.
• PERSONAL DE SEGURIDAD
Es el caso de Embajadas,
Empresas u otros clientes que así
lo establezcan.
• EL ANFITRIÓN
Cuando el cliente practique las
REGLAS DE ETIQUETA.
• OTRAS
A nuestra creatividad
o requerimiento del cliente.
Continuando con la película del Evento que dejamos en la reunión parcial,
deberíamos estar ya sobre la HORA 0.
17. EN CASO DE HABER
UBICACIÓN ASIGNADA EN MESA
15. EMPLATAR BOCADOS FRÍOS
Lo primero que se va a servir son los bocados fríos y las islas de dichos alimentos deben estar completamente listas.
Las recepcionistas informarán a
cada invitado dónde deben ubicarse cuando sean invitados a pasar al
Salón Comedor.
Si el personal de cocina no llega a tiempo, es posible poner algunos
mozos a ayudar en estas tares de armado y emplatado.
¡¡ HORA
LA LISTA DE INVITADOS
Debemos tener en cuenta que el
cliente casi siempre la confeccionará por mesa, y dentro de la mesa a
cada invitado.
0 !!
Por ello deberemos reconfeccionarla por orden alfabético para facilitar la tarea de ubicación de los
mismos.
29
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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18. LA RECEPCIÓN
Primero se bandejean bebidas y
luego los bocados y se invita a los
comensales a acercarse a las islas
donde serán atendidos.
Es muy importante tener en cuenta
que de ahora en adelante, si bien
se ha planificado todo, se debe
ejercer una CONDUCCIÓN PERMANENTE ya que estamos brindando
un servicio, y no se trata de una
tarea mecánica.
Esta tarea de conducción será ejercida por:
EL ORGANIZADOR
LOS MAITRES
DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE
HAY DISTINTAS DURACIONES DE
LA RECEPCIÓN
No obstante la duración que se
haya planificado, casi siempre es
conveniente consultar la finalización de esta parte del Servicio con
el cliente.
Para ello es bueno haber determinado con anterioridad quién va a
ser nuestro INTERLOCUTOR
VÁLIDO para consultar éstas y otras
decisiones durante el desarrollo del
Evento.
Obtenida la conformidad del cliente procederemos al:
19. FINAL DE LA RECEPCIÓN
Se procederá entonces a invitar a
los comensales a pasar al salón
comedor y sentarse en su ubicación
asignada (si correspondiere).
20. RECIBIR A LOS COMENSALES
EN EL SALÓN COMEDOR
Resulta también interesante, que
antes de invitar a los comensales a
acceder al salón comedor, se coloquen previamente los mozos junto
a sus plazas, para guiar a los
comensales en la ubicación de su
mesa, y presentarse por su nombre
a los que vayan a atender directamente.
21. SERVICIO DE BEBIDAS EN MESA
El servicio de las mesas se inicia con
las bebidas:
• Agua (con o sin gas)
• Vinos (blanco, tinto o champaña)
• Jugos o gaseosas
22. SERVICIO DEL AGUA
Y/O GASEOSAS
Según sean los envases y/o recipientes en los cuales se sirva el
agua o las gaseosas, tabién hace
diferencias marcadas en el nivel del
Evento.
• 1er Nivel:
Jarra de vidrio de 1 ½ Litro
desde gueridón
• 2do. Nivel:
Botella de vidrio de 0,500
en mesa o botella de vidrio
de 1 ½ litro desde gueridón
• 3er. Nivel
Botella de plástico de 0,500
en mesa
Jornada de trabajo:
En este caso y como excepción se
puede utilizar botella de vidrio o
plástico de 0,500 en mesa o desde
gueridón aún en EL MÁS ALTO
NIVEL.
CONTROL DE BOTELLAS
• INICIALMENTE EL DESPACHANTE
DE BEBIDAS ENTREGARÁ UNA
BOTELLA DE BLANCO Y UNA
BOTELLA DE TINTO POR CADA
MESA.
• EN LO SUCESIVO SÓLO
ENTREGARÁ LA SIGUIENTE, SI EL
MOZO LE DEVUELVE LA VACÍA.
• ESTE CONTROL ES CONOCIDO
COMO: LLENO POR VACÍO.
ANTICIPANDO EL "HACER LAS
BEBIDAS"
• Cuando se dá que tenemos un
módulo de servicio flojo (1 mozo
cada 24 personas) y además sea
elevada la temperatura, conviene
anticipar el servicio de bebidas
antes de que se invite a sentarse en
salón.
30
• Sacamos algunos mozos de la
recepción y llenamos las copas con
agua. Colocamos las botellas de
vino blanco en el frapé y la de tinto
sobre la mesa, para que se sirvan
los propios invitados.
• Esto permitirá el inicio del servicio
del plato frío.
MODALIDADES DEL SERVICIO
DE LOS PLATOS
23. POR PLAZAS
(cada mozo sirve a sus mesas)
VIRTUDES:
• Asignamos claramente la responsabilidad por la mesa al mozo
correspondiente (+)
• El mozo está siempre atento a sus
comensales (+)
DEFECTOS:
• En caso de mozos novatos quedan al descubierto sus defectos (-)
• Se tarda demasiado en completar
el servicio de los platos a todos los
comensales de la misma mesa (-)
• Los comensales esperan a que se
complete la mesa y se enfría el alimento en el caso del plato caliente
(-)
24. POR BARRIDO (o en cadena,
BARREMOS POR MESA)
VIRTUDES:
• Velocidad. Se completa rápidamente la mesa (+)
• Los comensales de la mesa
comienzan a comer todos a la
misma vez y no se enfría el plato
caliente (+)
• En caso de mozos novatos se disimulan sus defectos (+)
DEFECTOS:
• No hay responsable directo de
cada mesa (-)
• No hay mozo atento a los
comensales de cada mesa (-)
LA SOLUCIÓN PASARÁ POR
TOMAR LAS VIRTUDES DE
CADA SISTEMA Y DESECHAR
SUS DEFECTOS
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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25. SERVICIO COMBINADO
Conviene entonces combinar ambos sistemas:
26.¿POR QUIÉN EMPEZAMOS EL SERVICIO?
En caso de eventos oficiales, de diplomáticos, o gubernamentales se deberá respetar el PROTOCOLO Y CEREMONIAL OFICIAL que nos indique el DIRECTOR DE
PROTOCOLO o sus asistentes.
POR BARRIDO: LOS SERVICIOS DE LOS PLATOS:
ENTRADAS
PRINCIPALES
POSTRES
27. ORDEN DE PRECEDENCIA
PARA PROTOCOLO PRIVADO
NORMAS DE URBANIDAD Y CORTESÍA
REGLAS DE ETIQUETA
1° - Mujeres mayores
2° - Mujeres menores
3° - Varones Mayores
4° - Varones Menores
5° - El Anfitrión
POR PLAZAS: TODO LO DEMÁS:
SERVICIO DE BEBIDAS
REPOSICIÓN DE PAN
HIGIENE DE LAS MESAS
(CENICEROS, ETC.)
DESBARAZO
ORGANIZACIÓN SECUENCIAL
DENTRO DE LA PELÍCULA
EN EVENTOS SIN PROTOCOLO OFICIAL
(CON PROTOCOLO PRIVADO)
SERVICIO AL COMENSAL
ORGANIZAMOS MOZOS
RECEPCIÓN
Por función
INGRESO AL SALÓN COMEDOR
Por plazas
BEBIDAS EN LA MESA
Por plazas
PLATO DE ENTRADA
Por barrido
ATENCIÓN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
PLATO PRINCIPAL
Por barrido
ATENCIÓN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
PLATO DE POSTRE
Por barrido
ATENCIÓN A LA MESA
Por plazas
DESBARAZO
Por plazas
EL RESTO QUE SIGUE…
Distintas alternativas…
En casos de protocolo privado la Mesa Principal debería ser la última en ser servida (recordar que son los
anfitriones). Todo dependerá de las pautas culturales
del cliente y de sus indicaciones al respecto. En general
conviene poner un mozo exclusivo para la Mesa
Principal, que no integre el Barrido.
28. ¿CUÁL SERÁ LA TAREA DEL ORGANIZADOR
DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO?
Esta Organización y su aplicación no se produce de
forma automática.
Aunque se les haya explicado detenidamente este funcionamiento a los Mozos en la Reunión Parcial, exige
un gran esfuerzo y concentración del conductor de
estos cambios de función, o sea del Maitre.
¡CONDUCCIÓN Y CONTROL PERMANENTE!
Pasar por la cocina
Pasar por el despacho de bebidas
Pasar por la cabina del D.J. para coordinar las tandas
Pasar por los baños
Pasar por el guardarropas
Pasar por la Vigilancia
Pasar por el estacionamiento
…………………………………
Empezar de vuelta
¿Por donde empezamos el barrido?
Barridos parciales
• Por la mesa más alejada de la cocina
• Es el caso de grandes eventos, cuando subdividimos
el servicio para lograr la descentralización operativa.
• Conviene la implementación de barridos por sector.
Cocina
31
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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29. SERVICIO DE CAFÉ
Hay diversas alternativas. La menos recomendable es
sacarlo del despacho servido en los pocillos, porque
seguramente llegará frío a las mesas.
Conviene hacerlo en parejas de mozos:
• Uno lleva en la bandeja platitos, pocillos y cucharitas.
• Otro lleva cafetera (térmica), y un plato chico con
azúcar y/o sacarina.
35. EVALUACIÓN FINAL
• Si se produjo algún problema u error grave conviene
hacer una reunión con los implicados de nuestro personal en el momento o al día siguiente, para sacar
conclusiones y actuar en el futuro recogiendo esas
experiencias.
• En todos los casos esperar 4 o 5 días y llamar al cliente para conocer su opinión, ya que el mismo esperará
los comentarios de sus allegados para formarse una
idea total del Evento.
OTRAS ALTERNATIVAS DEL SERVICIO DE CAFÉ
• DESDE LA BARRA
Luego de que se largue la tanda de baile
• EN ISLA APARTE
Utilizar la tolva o jarras térmicas
• JUNTO A LA MESA DULCE
Idem anterior
36. ARTÍCULOS VARIOS DE UTILIDAD
NO OLVIDAR:
• Costurero con alfileres, hilo, agujas, etc.
• Abrochadora, chinches, etc.
• Botiquín de 1os. Auxilios
30. MESA DULCE Y FIN DE FIESTA
En general conviene el servicio de Self-Service (autoservicio) "asistido" Es decir que los mozos o personal de
cocina corte y sirva al comensal que se acerca a las
islas o mesas de servicio.
DOTACIÓN DE PERSONAL DEL SALÓN
PARA SU CÁLCULO DEBEMOS PREVIAMENTE DEFINIR
EL MÓDULO
31. EVALUACIÓN DE ALIMENTOS
Cada vez que ordenemos levantar un plato o mesa de
servicio, ir a la cocina a mirar los platos sucios cómo
vuelven.
"LOS PLATOS HABLAN"
SUPONIENDO: 1 MOZO C/2 MESAS DE 8 PERSONAS
32. SE ACERCA EL FINAL
El Final lo determina el organizador.
Terminado el servicio. Los mozos encajonan vajilla
(conteo de la misma)
• apilan mesas
• apilan sillas
• conteo de botellas y otros elementos que tengan
algún valor representativo
• DESPACHANTES DE BEBIDA: 1 Cada 100 PERSONAS
• MOZOS: 1 Cada 16 PERSONAS
• MAITRE: 1 maitre hasta 12 mozos (10 a 15)
EL SIGUIENTE ES UN CÁLCULO SUMAMENTE FLEXIBLE
Y ADAPTADO A CADA CASO:
• RECEPCIONISTA: 1 Cada 150 PERSONAS
Dependerá si hay que ubicar en mesa asignada.
• GUARDARROPAS: 1 Cada 150 PERSONAS
Dependerá de invierno o verano.
• PERSONAL DE LIMPIEZA DE SALÓN:
1 Cada 200 PERSONAS.
33. LIMPIEZA GRUESA
Consiste simplemente en prolijar todo. Barrer y secar,
de manera de dejar una buena impresión.
De otra manera el cliente o el dueño del lugar no nos
recomendará jamás.
DOTACIÓN DEL PERSONAL DE COCINA
• La dotación del personal de cocina y su costo dependerán de varias circunstancias:
• Del menú
• Del equipamiento y capacidad de anafes, hornos,
mesadas, parrillas, etc.
34. FINAL - FINAL
Pagar al personal:
• Llevar dinero en efectivo
• Llevarlo con cambio
• Utilizar lista de asistencia inicial
• Tener mucho cuidado con la custodia de estos
valores hasta que no se disponga de los mismos
•
•
•
•
•
•
•
32
También tendrán influencia
De los espacios disponibles
De los métodos de mise en place y cocción
De los métodos del emplatado
De la capacidad de almacenaje en frío y secos
De la capacidad y experiencia del personal.
De si sale emplatado o pinzado. Etc.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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VAJILLA Y OTROS ACCESORIOS COMPLEMENTARIOS
EN LA ACEPCIÓN AMPLIA DE LA PALABRA CADA VEZ QUE NOS REFERIMOS AL CÁLCULO DE LA VAJILLA,
TAMBIÉN ALCANZA A TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL ARMADO DEL SERVICIO EN EL SALÓN, Y
COMPRENDE:
Mesas - Sillas - Mantelería - Cristalería - Cubiertos - Porcelana - Varios
SERVICIO ESTANDAR (SIN plato de sitio)
• Mesa estandar - Diámetro 1.20 metros = 8 personas
• Mesa estandar - Diámetro 1.50 metros = 10 personas
Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada
Agua
Champaña
Vino
Plato de entrada
(puede ser usado
para entrada,
postre, mesa dulce
y fin de fiesta)
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta
POR MESA además tenemos que
agregar a nuestros cálculos:
• 2 ceniceros
• 1 Centro de mesa
• 1 Balde (frapé)
• 2 saleritos
• 2 paneras, ó 2 platos de postre
haciendo pirámide de pan
Agua
Champaña
Vino
Plato de entrada
(puede ser usado
para entrada,
postre, mesa dulce
y fin de fiesta)
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta
POR MESA además tendremos
que agregar a nuestros cálculos
• 3 o 4 ceniceros
• 1 centro de mesa
• 2 ó 3 saleritos
Aparte tener preparado por si lo
solicitan los invitados:
• 1 baldecito hielero con pinza
• 2 jarras de 1,5 L.
• 1 cenicero para reponer
SERVICIO ESTANDAR (CON plato de sitio)
• Mesa estandar - Diámetro 1.20 metros = 6 personas
• Mesa estandar - Diámetro 1.50 metros = 8 personas
Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de sitio
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada
Plato de pan
33
Aparte sobre gueridón
tener preparado:
• 1 balde frapé
• 2 jarras de 1,5 L.
• 1 baldecito hielero con pinza
• 1 cenicero para reponer
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CON CIERTO GRADO DE MAYOR PROTOCOLO
Pimentero y salero
(menáge)
Cuchara de postre
Tenedor de postre
Plato de sitio
Plato de mesa
Tenedor de mesa
Tenedor de entrada
Plato de pan
Agua
Champaña
Vino tinto
Vino blanco
Plato de entrada (puede ser
usado para entrada, postre,
mesa dulce y fin de fiesta)
Cenicero
Cuchillo de mesa
Cuchillo de entrada
Servilleta
CONSIDERACIONES VARIAS
• En protocolo riguroso los tenedores y los cuchillos de entrada o de mesa, tienen el mismo tamaño.
• En caso de servir pescado o consommés, los cubiertos de pescado o la cuchara sopera, se colocan en
el orden en que se van a utilizar, desde afuera hacia adentro, teniendo como centro el plato.
• En algunos casos el despliegue de muchos cubiertos hace que sea preferible utilizar la mesa rectangular.
• La disposición de las copas obedece a que las de adelante son más bajas que las de atrás para facilitar
su utilización.
34
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VASOS
VAJILLA DE COMIDA AL TENEDOR
PARA USAR EN LA RECEPCIÓN O
CUALQUIER SERVICIO DE PARADOS
•
•
•
•
•
•
Los de TRAGO LARGO
generalmente son usados para:
•
•
•
•
•
Gaseosas
Agua
Jugos
Tragos
Cerveza
Los de TRAGO CORTO también
pueden ser utilizados para:
•
•
•
•
Gaseosas
Agua
Cerveza
Vinos (únicamente en estos
servicios en que la persona está
de pie, ya que en la mesa sólo
utilizaremos copas).
Tenedores de postre
Platos de postre
Cazuelas
Vasos
hasta un 50 % más de la cantidad de comensales
Copas flauta
Cucharas de postre
• Servilletas
hasta un 150 % más si hay 2 platos
¿ALQUILAR O COMPRAR LA VAJILLA?
En principio debemos distinguir dos situaciones completamente diferentes:
1- EL MICROEMPRENDEDOR que parte de una cocina Base para hacer
eventos en diferentes ubicaciones.
2- EL QUE TIENE SALÓN u otra ubicación propia, alquilada o concesionada.
POR ELLO LAS RECOMENDACIONES SERÁN DIFERENTES SEGÚN SEA EL
CASO EN QUE SE ENCUENTRE EL QUE DEBE TOMAR LA DECISIÓN.
1- En caso del emprendedor que parte de una cocina base y hace eventos
en cualquier lugar, con distinta cantidad de participantes.
CÁLCULO DE VASOS, COPAS
DE VINO, COPAS DE AGUA
Y COPAS FLAUTA
Será conveniente alquilar MESAS Y SILLAS por cuanto:
• No sabemos la cantidad exacta de mesas y sillas que necesitamos comprar
• Tendríamos que alquilar un depósito para guardarlas
• Necesitaríamos peones para los movimientos entre distintos lugares
• Tendríamos, en este caso, el costo de mantenimiento y reparaciones.
• Para la Recepción de una comida
formal, asado, buffet.
• Igualmente para cualquiera de
los tipos de cocktail y comida
al tenedor.
• Calcular hasta un 50 % más que
la cantidad de los invitados.
En el caso de MANTELERÍA Y FUNDAS, si hacemos eventos en cualquier
parte y decidimos tenerla propia, debemos estudiar y evaluar muy bien
esta alternativa, ya que esto nos ata a una cantidad indefinible, y una muy
poca variedad de telas y colores.
Por ello en los casos que decidamos tener mantelería propia, conviene
siempre además tener a mano al muestrario del proveedor, para el cliente
que prefiera otra variedad y no perder esa venta.
ESTO ES ASÍ POR LA ROTACIÓN EN
SU UTILIZACIÓN QUE PRODUCEN
LOS COMENSALES, Y LA NECESIDAD DE LAVARLOS PARA QUE PUEDAN VOLVER AL CIRCUITO DEL
SERVICIO.
En cuanto a CRISTALERÍA, PORCELANA, CUBIERTOS
Estos rubros son de alto valor de compra y en relación a los otros artículos
son de bajo costo de alquiler.
Esto es así pues el proveedor que nos alquila, casi siempre tiene en cuenta
la cantidad de usos (veces que los alquilará).
Por lo tanto solo será conveniente comprarla si tenemos sobrante de capital y espacio para guardar las copas.
2- En caso de tener salón propio, alquilado o concesionado
Conviene comprar MESAS Y SILLAS aunque sea financiado ya que:
• El costo de las sillas si bien es alto, se amortiza en aproximadamente 16 usos.
• Las mesas conviene hacerlas de Tabla de aglomerado 1,30 m.
y Base de hierro ángulo.
• Además no hay costo de alquiler de depósito y accesorios, para guardarlas.
• No hay costo de peón para movimientos.
• Si se necesita ganar tiempo, puedo tener todo armado con anticipación.
35
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
MANTELERÍA Y FUNDAS
En caso de tener salón propio, concesionado o alquilado conviene
tenerla propia para la cantidad
máxima de PAX del salón en todo
de acuerdo con la IDENTIDAD del
Salón.
CRISTALERÍA, PORCELANA,
CUBIERTOS
Estos rubros son de alto valor de
compra y en relación a los otros
artículos son de bajo costo de
alquiler.
Es decir que valen las mismas
consideraciones de Costo de
Oportunidad para la compra de
estos artículos.
GASTOS GENERALES
• ARTÍCULOS DE LIMPIEZA
Su costo no es tan relevante cómo
los de los demás rubros del Evento,
pero aparte de tener que considerarlo como a los demás, resulta
importante no olvidarnos de tenerlos para el momento en que sean
necesarios.
Escobillones - Escobas
Palas
Bolsas de Residuos
Detergentes - Jabones
Lavandina
Secadores
Trapos de Piso
• FLETES
En el caso de la vajilla conviene que
el transporte sea efectuado por el
mismo proveedor que nos alquila,
aunque debemos negociar eficientemente sus montos, ya que él será
responsable por las roturas de
movimientos y acarreos.
En el caso de fletes frigoríficos para
las mercaderías, conviene verificar
adecuadamente su nivel de frío.
• REPOSICIÓN DE VAJILLA
Salvo situaciones especiales, si efectuamos todos los controles del caso
y nos manejamos con buenas prácticas profesionales, la rotura y los
faltantes son mínimos.
De cualquier manera debemos
tener en cuenta que cuando esto
suceda, la deberemos reponer.
Frecuentemente los proveedores
que nos la alquilan, facturan los faltantes a precio de nueva.
No obstante debemos negociar
fuertemente este concepto, porque
cuando nos la alquiló, ya estaba
usada.
• HIELO
Importante tener en cuenta que
una fiesta con bebidas calientes
"NO ES FIESTA".
Por ello deberemos estar muy atentos a su compra en la cantidad
necesaria y en el "just in time" para
su utilización correcta.
Siempre tenemos que tener armado un esquema de reposición, por
si el hielo de arranque no alcanza.
• SEGUROS
Para el personal: ART
Para el cliente y los invitados:
Responsabilidad Civil contra terceros, por daños producidas por las
Cosas y las Personas, e
Intoxicación.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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SERVICIOS COLATERALES
Son también llamados periféricos, y
constituyen todas aquellas provisiones y contrataciones que frecuentemente los clientes nos encomiendan, aunque no pertencen al
campo puramente gastronómico.
1. DISC - JOCKEY
Es un personaje clave. Su mal desempeño puede dañar al mejor servicio.
Por ello debe elegírselo cuidadosamente, cuando se nos encargue su
contratación.
Lamentablemente existen situaciones en las que el propio Salón tiene
su D.J. y no nos queda más que
"negociar" con él la coordinación
de las operaciones del evento.
Lo peor sucede generalmente cuando el cliente lo contrata por separado él mismo, ya que no dependerá
de nosotros y frecuentemente nos
complica nuestro trabajo.
2. SONIDO
No es la música. Se trata de equipamiento para micrófonos y bafles
especiales, para que alguien diga
un discurso o actúe algún espectáculo.
Generalmente se contrata con el
mismo D.J.por un costo aparte.
3. LUCES
También se contratan aparte al
igual que el humo y otros efectos
especiales.
4. TARIMAS - PODIOS
A veces son pequeñas elevaciones
para que alguien entregue premios,
diplomas, diga un discurso, etc.
que se pueden armar en forma
casera con cajones de plástico
cubiertos por una alfombra.
5. ESCENARIOS
Cuando ya son varios los individuos
que actuarán, debemos alquilarlos
a proveedores específicos de estos
rubros.
6. CENTROS DE MESAS
En general conviene subcontratarlos y que el cliente elija entre varias
opciones.
Esto es así por cuanto hay una
gama muy variada de costos, y
además porque el cliente o sus invitados se los llevarán cuando finalice
el evento.
7. ARREGLOS FLORALES
Hay gente que se dedica a estos
adornos para eventos. Si decidimos
hacerlos nosotros mismos, se consiguen flores muy baratas en el
Mercado de las Flores.
8. PLANTAS
Muchos viveros prestan este servicio de alquiler de plantas para
decoración. Inclusive si les interesa
el Target del público puede hacerse
un Canje Publicitario.
9. VIDEO
Es común que el cliente de eventos
sociales lo contrate por su cuenta.
De cualquier manera en tren de
cubrir todas las necesidades del
cliente, resulta muy conveniente
que podamos ofrecer la contratación de este servicio con algún profesional competente.
10. FOTÓGRAFO
Caben las mismas consideraciones
del caso anterior.
11. INVITACIONES
La confección de las invitaciones no
es frecuente que se nos contraten
salvo el caso de "wedding planner".
12. COTILLÓN
En la actualidad esta compra puede
hacerse sin mayores molestias por
Internet, y se cuenta con un servicio de entrega en el mismo lugar
del evento.
13. ESPECTÁCULOS
Bailarines, orquestas, conjuntos
musicales, locutor, magos, payasos,
etc. Para proceder a su contratación, a veces resultan insuficientes
las referencias y conviene verlos
actuar en otro evento antes de contratarlos definitivamente.
14. FUEGOS ARTIFICIALES
Existen de exterior y de interior. Se
recomienda contratar con proveedores reconocidos.
37
15. TRANSPORTES
En caso de gente que concurre
desde el interior o desde el exterior,
deberán ser trasladados desde su
alojamiento hasta el lugar del evento y viceversa cuando termine.
16. SEGURIDAD
El servicio de seguridad puede contratarse con empresas de vigilancia
privadas o con la Policía local.
El costo es muy similar. La gran
diferencia la hace la
Responsabilidad Civil en caso de
que suceda algún accidente o
muerte.
La empresa de vigilancia puede
quebrar y en ese caso las indemnizaciones caerán sobre nosotros.
En cambio la Policía Estatal no
quiebra nunca.
17. ESTACIONAMIENTO
En general la gente que se viste de
fiesta y además se carga de alhajas,
viaja en remis o automóvil propio,
por lo cual esta es una necesidad a
cubrir muy acertadamente.
Puede que el lugar tenga estacionamiento propio o que se necesite
contratar un Garage de terceros, en
cuyo caso debemos implementar el
servicio de Valet Parking.
18. ESCENOGRAFÍA AMBIENTACIONES
Conviene contratar profesionales
escenógrafos, que son los técnicos
en estos menesteres y por lo general lo logran muy bien y a bajos
costos.
19. DECORACIÓN CON GLOBOS
Valen las mismas consideraciones
que para el caso anterior.
20. TODA OTRA TECNOLOGÍA
ELECTRÓNICA (Pantalla gigante y
cañón - Televisores plasma - Rayo
Láser - TV Wall - etc.)
Se pueden ubicar en Internet
numerosos proveedores de alquiler
de estas instalaciones o artefactos,
que pueden ser con o sin operador.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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SERVICIOS COLATERALES (Ejemplo de facturación y cobro)
CONCEPTO
Orquesta Manhattan
Escenario
Sonido
Locutor
Pantalla Gigante y Cañon
Cotillón
Bailarines Caribeños
Centros de Mesa
Caricaturista
Fotógrafo
Video
Arreglos florales y ambientación
COSTO TOTAL
MÁS: HONORARIOS ORGANIZADOR 15%
A cobrar por el Organizador
COSTO
7.000.-1.500.-700.-300.-400.-1.800.-400.-950.-180.-700.-800.-500.-15.230.-2.284.-17.514.--
Esta forma de facturación y cobranza no tiene nada que ver con el
Catering que explicaremos más adelante.
En este caso se detallan todos los pagos realizados o a realizarse por distintas provisiones o contrataciones a los Servicios Colaterales y se recarga un
15 % de Honorarios Profesionales para el Organizador, como retribución
por haberse ocupado de estos rubros.
DERECHOS DE AUTOR E INTÉRPRETES
Por el sólo hecho de pasar música (en un local comercial) corresponde el
pago de los derechos de autor y de interpretación.
• S.A.D.A.I.C (derechos de compositores musicales y autores de letras)
• A.A.D.I.C.A.P.I.F (derechos de intérpretes)
En estos casos se trasladan los montos abonados directamente al cliente,
sin ganancia alguna para el organizador, ni para el dueño del salón si lo
hubiere.
38
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INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE EVENTOS
MÉTODOS APROPIADOS
1. Sin necesidad de apoyo
informático:
• Cronograma Simple
• Diagrama de Barras (de GANTT)
EJEMPLO DE CRONOGRAMA DE UNA COMIDA FORMAL NOCTURNA
2. Con software adecuado:
• Redes (PERT)
• Camino Crítico (CPM)
17:00
CRONOGRAMA SIMPLE
18:00
Este sistema de planificación del
"timing" del evento no es más que
una agenda organizada de tiempos
y tareas.
18:30
19:00
20:00
Se puede comenzar hasta meses
antes (no bien el cliente nos contrata) y pasará a ser una herramienta de mucha utilidad para recordar
cada acontecimiento con la suficiente anticipación para actuar en
consecuencia.
Una posibilidad es hacer 4 ejemplares iguales de las tareas del día del
evento:
•
•
•
•
Uno para el Organizador
Otro para el Chef
Otro para el Maitre
Otro para el D.J.
HORA
16:00
17:30
20:30
20:40
20:45
21:00
21:20
21:40
22:00
22:10
23:00
23:10
24:10
24:20
01:00
01:05
01:40
02:00
02:30
02:30
02:40
02:55
03:45
04:00
04:45
05:30
05:45
06:10
06:15
TAREA
Reunión con Graciela (maitre). Servicio Modalidades - Novedades - Armar mesa modelo.
Llegada personal - proveedor hielo - Pasar lista Cambiarse de fajina.
URGENTE Bebidas a enfriar - Colocar mesa según plano - Fajinar
vajilla - Armado mesas - Alinear sillas.
Llega Jorge con centros de mesa y arreglos florales:
decoración salón. Balcones - escalera.
Llega Mariano DJ.
Encender aire acondicionado.
Controlar salón terminado. Comida personal.
Cambiarse por uniforme.
Reunión general con todo el personal.
Reunión Graciela y personal.
Emplatar bocados fríos - chequear Cachito
Tragos en recepción y bebidas.
Llegan los invitados Inicio recepción bocaditos fríos.
Cocina Bocaditos calientes.
Cocina Ayudantes platos - emplatar entrada fría.
Invitar a sentarse al salón - Inicio servicio de bebidas.
Servicio plato frío - Barrido - Fotos.
Desbarazo plato frío.
Vals- 1° tanda de baile.
Cocina Emplatado plato principal (caliente)
OJO todo el personal de cocina.
Servicio plato caliente - Barrido.
Desbarazo plato caliente.
2° tanda de baile.
Cocina - Emplatar postre.
Servicio postre - Barrido.
Desbarazo plato de postre.
Cocina - Servicio de café.
Servicio café y bombones (pareja de mozos).
3° tanda de baile
Armado de mesa dulce.
Brindis - Corte simbólico Alegórica - Servicio mesa dulce.
Carnaval Carioca.
Cocina - Cierre de fiesta - Cachito - Cervezas.
Fin de fiesta - Festival pizzas con cervezas.
Final evento.
Conteo - encajonado - pago al personal.
Este método del Cronograma Simple tiene las siguientes deficiencias, que
pueden ser corregidas por otros que veremos seguidamente
Muestra el momento en que una tarea se inicia, pero no cuando termina,
por lo tanto no muestra el tiempo de duración (lo tenemos que deducir).
No muestra las tareas que se ejecutan en simultáneo.
No muestra posibles encadenamientos entre tareas distintas.
39
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
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EL DIAGRAMA DE BARRAS
(DE GANTT)
Este método adjudicado al Ing.
Gantt data de 1910 y es utilizado
hasta el presente, aunque ya han
aparecido otros que estudiaremos
luego de éste.
El diagrama de Barras consiste en
efectuar una grilla de doble entrada
donde en las columnas verticales
ubicamos los tiempos, y el las filas
horizontales listamos las tareas
Luego con barras que se pintan o
dibujan en la grilla representamos
las tareas:
• Indican el momento cuando
comienza y cuando termina la tarea.
• Muestra entonces la duración de
la tarea.
• Muestra cuáles tareas se ejecutan
simultáneamente.
• No Muestra el posible encadenamiento entre tareas .
EJEMPLO DE DIAGRAMA DE BARRAS CON TRES ESCALAS DE TIEMPO
Tareas
Meses
Días
Horas
-4 -3 -2 -1 -5 -4 -3 -2 -1 16 17 18 19 20 21 22 23 24 01 02 03 04 05 06
Contratar vajilla
Contratar personal
Comprar bebidas
Comprar mercadería
Elaborar congelados
Elaborar refrigerados
Elaborar frescos
Reunión maitre
Mozos listar - Cambiarse
Fajinado
Frío Bebidas
DiscJockey Instalarse
Vivero recibir - Presentar
Torta recibir - Presentar
Control Salón
Cambiarse - Reunión gral.
Plazas - Emplatar bocados
Recepción
Sentarse al salón
Plato frío
Plato caliente
Baile
Postre
Mesa dulce
Fin de fiesta
40
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
EL P.E.R.T. Y EL CAMINO CRÍTICO (CPM)
En 1957, como consecuencia del PROYECTO POLARIS, encarado por la
N.A.S.A y la Marina de EE.UU, surge a partir de una necesidad bélica la
formulación de Redes de tareas y la determinación dentro de la red del
Camino Critico.
PERT significa en inglés Program Evaluation Review Technique y en castellano Programa de Evaluación y Revisión Técnica.
En qué consiste el pensamiento en red; veamos un ejemplo muy elemental. Supongamos que un proyecto completo sea: LEVENTARSE E IR A TRABAJAR.
Analizando las tareas que integran este proyecto tendremos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Levantarse
Ducharse
Vestirse
Peinarse y/o maquillarse
Preparar el café (cafetera automática)
Tomar el desayuno
Últimos arreglos y salir
Nos encontramos frente a 7 tareas que estimamos duran 10' minutos cada
una. El Proyecto Total durará entonces 70' minutos
Levantarse Ducharse Vestirse Peinarse Preparar café desayunar
10'
10'
10'
10'
10'
10'
Salir
10'
Ahora bien, si analizamos la secuencia de las mismas tendremos que especular, cualés de ellas sí ó sí deber ir una detrás de la otra, por tratarse de
que están "encadenadas" y por ende no se puede empezar una sin haber
terminado la otra.
Por otro lado cuáles de ellas se pueden hacer simultáneamente
(en paralelo).
Y en este proyecto se dá que mientras se hace y calienta el café puedo
peinarme, de esta manera se empieza a armar la red.
Levantarse Ducharse Vestirse
10'
10'
10'
Peinarse
Desayunar Salir
10'
10'
10'
Preparar café
10'
Con lo cual el Proyecto Total se reduce a 60'.
En este esquema el tamaño de la flecha no tiene ninguna importancia.
Lo que sí importa es cuanto dura cada tarea, para que la sumatoria de
tiempos por un camino u otro, nos dé la duración total del Proyecto.
Vamos a ver ahora otra programación, también muy elemental pero con
tiempos diferentes por cada camino y sacaremos más conclusiones.
41
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
Supongamos que tenemos que programar un Proyecto de Desayuno
de Trabajo, y que las tareas que lo componen son las siguientes:
Nº TAREA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
TAREA
DURACIÓN TAREA
Llegada y alistamiento del personal
20'
Limpieza del salón
20'
Ubicar mobiliario en su lugar
15'
Fajinar vajilla
25'
Mise en place de mesa
15'
Preparar Jugos
20'
Enfiar Jugos
60'
Preparar alimentos
25'
Calentar alimentos
15'
Preparar Café
10'
Servicio
25'
A
2 (2
0')
)
15'
5(
1 (20')
B
C
6 (20')
7 (60')
11 (25')
')
25
8(
D
E
9 (15')
Si nos encontramos ante un
Proyecto que lo integren más de 50
tareas resultaría imposible ejecutarla "a mano" y en ese caso solamente se puede hacer utilizando métodos computorizados.
Existe un programa llamado PROJECT que es de WINDOWS y que
representa una ayuda inestimable a
la hora de programar proyectos
como pueden ser los eventos.
10 (10')
Corresponde ahora hacer la sumatoria de tiempos de cada camino:
A = 20' + 20' + 15' + 15' = 70'
B = 20' + 25' + 15'
= 60'
C = 20' + 20' + 60
= 100'
D = 20' + 25' + 15
= 60'
E = 20' + 10
= 30'
Todos los caminos los tengo que recorrer puesto que la Red del Proyecto
la integran todas las tareas.
El camino más largo que no lo puedo achicar por razones técnicas es el C.
ESE SERÁ EL CAMINO CRÍTICO
NO TIENE MARGEN DE HOLGURA (de tiempo ocioso)
Para su manejo y aprovechamiento
integral se hace necesario capacitarse tomando un curso, que permita al usuario sacarle las mejores
aplicaciones y utilidades.
En este manual solo cabe acotar
que una vez parametrizado, bastará
solamente ingresar:
• el Nombre de la Tarea
• el tiempo de duración
• el nombre de la Tarea Anterior (nº)
Y con solo esos datos el programa
confecciona la Red, al mismo tiempo que el Diagrama de Barras, y
señala dentro de la Red el Camino
Crítico.
En cambio los otros sí tienen margen de holgura
A = 100' - 70'
B = 100' - 60'
C = 100' - 100'
D = 100' - 60'
E = 100' - 30'
Una hora que se pierda sumará una
hora más al total. Un día que se
pierda sumará un día mas al total
Un mes que se pierda sumará un
mes más al total.
Esto lo marcamos para significar la
importancia que tiene no descuidar
este aspecto ya que en numerosas
situaciones "los tiempos matan".
Como puede apreciarse esta tarea
elemental de programar un
Desayuno de Trabajo, que bien
pudo haberse hecho mentalmente
sin ninguna Red ni gráfico alguno,
lleva una relativamente complicada
ejecución hacerla "a mano".
3 (15')
')
25
4(
Esto significa que debemos poner
toda nuestra atención en las tareas
que integran el Camino Crítico ya
que un minuto que se pierda en
este camino, sumará un minuto al
tiempo total del Proyecto.
= 30' de margen de holgura
= 40' de margen de holgura
= 0' de margen
= 40' de margen de holgura
= 70' de margen de holgura
42
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
EL DESPACHO
RECEPCIÓN DE
MATERIAS PRIMAS
Nos ocuparemos ahora del pasaje de cocina al servicio.
Para ello nos encontramos que en gastronomía podemos recorrer tres caminos distintos:
En este punto nos remitimos a todo lo considerado en
la Materia COSTOS en cuanto a la "Ceremonia de la
Recepción" y que se trata "in extenso" en el Manual
respectivo.
Cocino y sirvo
(Cook & Serve)
Cocino y mantengo
(Cook & Hold)
Deberemos realizar los procedimientos allí aconsejados
sobre los distintos Puntos Críticos de Control que simplemente enumeramos aquí:
Servicio
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Cocino y enfrío
(Cook & Chill)
Cocino y sirvo
• Enseguida de cocinar, sirvo.
• Es muy común en el caso de restaurantes y asados.
• Puede ser utilizado en eventos pequeños.
• Es raro en eventos grandes.
Cocino y mantengo
• Para el caso de que haya necesidad de mantener
algo de lo preparado con cierta anterioridad, hasta que
llegue el momento del servicio.
IMPORTANTE
Mantengo lo frío EN FRÍO
Mantengo lo caliente EN CALIENTE
•
•
Cocino y enfrío
Es el camino más largo.
• Enseguida de cocinar, enfrío.
• Almaceno en frío (refrigerado/congelado).
• Realizo el transporte en frío.
• Mantengo los alimentos fríos en frío.
• Regenero los alimentos calientes y los mantengo
calientes.
• Sirvo.
•
•
La operatoria y los equipamientos necesarios para cada
circuito, se tratan extensamente en el Manual de diapositivas de PowerPoint que se entrega al Alumno.
43
Generación del pedido
Búsqueda y selección de Proveedores
Análisis de Precios
Precio Limpio Equivalente
La decisión de compra
La formalización o instrumentación
Las compras de "tracto instantáneo"
Las compras de "tracto sucesivo"
El lay-out de recepción
Los horarios de recepción
Las cantidades recibidas
Las unidades de medida
La calidad recibida
Los rótulos legales y comerciales
La temperatura
Los desechos
Control de precios facturados
con los pactados en Orden de Compra
En su caso variación de precios con Mercado Central
Control de la aplicación de los descuentos
y bonificaciones acordados
Control de la correcta aplicación del % del IVA
y otros Impuestos Internos
Control de los Cálculos de la Factura
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
FLUJO DE OPERACIONES Y SU EQUIPAMIENTO ESPECÍFICO
Si bien el listado se encuentra detallado en el Manual de Diapositivas
de PowerPoint que se entrega al
alumno, deseamos abundar aquí
con mayores consideraciones y
detalles:
1. RECEPCIÓN DE
MATERIAS PRIMAS
• BALANZAS
• TERMÓMETRO
• MESADA
• BACHAS
• CARRITO
2. ALMACENAMIENTO DE
VÍVERES SECOS
• Sin humedad pues el HR
favorece las bacterias.
• Sin luz del sol que es prácticamente un microondas gigante.
• Aireados sobre todo los que
están en sótanos o subsuelos.
• Todo levantado del piso para
poder lavar con cloro.
• Temperatura ideal 16°C.
3. AL MACERAMIENTO
DE REFRIGERADOS
(Heladeras - Cámaras Positivas)
• No ingresar cajones de maderas
• No ingresar envases de cartón
• Tampoco envases de papel
• Sí envases de plástico
• Sí envases de acero inoxidable
• Todo tapado con film
• Temperatura ideal 4° C
4. ALMACENAMIENTO
DE CONGELADOS
(Freezers - Cámaras Negativas)
• Similares condiciones que
para los refrigerados.
• Todo rotulado por fecha
de guardado
• Temperatura ideal -18°
5. PRODUCCIÓN (MISE EN PLACE)
• Mesadas
• Utensilios
• Procesadora
• Batidora
6. COCCIÓN
• Anafes conviene que tengan
el fuego periférico para alcanzar
mayor diámetro
• Freidoras que pueden ser
manuales o automáticas
7. HORNOS
• DE CALOR ESTÁTICO
Lento. 1 pollo = 1 h
Calienta desparejo. (Adelante y
atrás. Arriba y abajo. A derecha
y a izquierda.)
Poco aprovechamiento del
espacio al tener que poner las
piezas más separadas para que
les llegue el calor.
• De CONVECCIÓN
Es más rápido.1 pollo = 45 mins.
Es más parejo (no totalmente)
Lo que cocina es aire caliente
circulando que ingresa por una
turbina.Posibilidad de humidificar
con un pulsador. No es cocción
al vapor.
• COMBINADO
Combina la acción del vapor
y la del convector.
Es más rápido 1 pollo = 30 mins.
La cocción al vapor reduce las
mermas con el consiguiente
ahorro de mercaderías
Además conserva mejor las
vitaminas y minerales y el color
verde ya que fija la clorofila
La posibilidad de cocinar a fuego
lento mejora la condición sanitaria al eliminar mayor cantidad de
bacterias (con la pasteurización)
Operaciones: Asar; gratinar;
glasear; vaporizar; rehogar;
blanquear; hervir; escalfar;
descongelar; regenerar;
pasteurizar.
Manejo computorizado de las tres
variables: tiempo-humedad-calor
Sistema autolimpiante.
• MICROONDAS
Es un convertidor de energía
eléctrica en energía electromagnética. Las microondas generadas
producen una rotación molecular
en el alimento. La rotación
produce calor. El calor cocina.
Cocina desparejo cuando el
alimento no tiene estructura
molecular homogénea.
El recibir la descarga puede
ser cancerígeno. Sobre todo las
mujeres deben cuidarse porque si
hay fuga de microondas por mal
cierre, es proclive al cáncer de
mamas.
44
8. ENFRIADO RÁPIDO
(BLAST CHILLING)
Corriente de aire frío a -45º C
Al equipo se lo conoce por los
siguientes nombres:
• CHILLER
• ABATIDOR DE TEMPERATURA
• CÉLULA DE ENFRIAMIENTO
RÁPIDO
• WATER BATH CHILLING
o Baño María Inverso (AGUA +
HIELO en bachas o recipientes
grandes.)
• FREEZER MULETO
Trabajar con un Freezer de baja
calidad o usado. Utilizarlo como
si fuera un CHILLER (se destruirá
al cabo de cierto tiempo).
Subdividir todo en pequeños lotes.
Si es posible en recipientes planos y
colocarlos en cámaras o heladeras.
9. ALMACENAMIENTO
DE COCIDOS
• Heladeras
• Cámaras
• Freezers
Conviene que se separen de los
Crudos para evitar la contaminación cruzada.
10. TRANSPORTE EN FRÍO
• Lateros de aluminio en
camioneta frigorífica.
• CONTENEDORES TÉRMICOS
En caliente se los puede cargar
en 80° y a las 4 hs. están en 64°.
No resultan convenientes para
eventos por los tiempos de transporte, el emplatado y el servicio.
Funcionan aceptablemente
para comedores de empresas
y escuelas.
Son muy útiles para el transporte
en frío de cualquier tipo de
servicio.
Si se los carga en 4°, a las 5 hs
están en 5°.
• OTRAS POSIBILIDADES
Caja de telgopor con hielo seco
Se puede apilar con placas
también de telgopor.
• REGENERACIÓN
Método ideal: Horno Combinado.
• HORNOS De calor estático
Colocar sobre el piso una placa
con agua para que se forme un
ambiente de vapor.
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
LA SEGURIDAD ALIMENTARIA COMO CONDICIONANTE
DE LA PROGRAMACIÓN DE LA COMANDA
LAS BACTERIAS
Conviene recordar de la materia SEGURIDAD E HIGIENE ALIMENTARIA,
que las bacterias, más tarde o más temprano, siempre nos van a ganar.
OTRO GRAN CONDICIONANTE
Si uno pudiera, viendo el gráfico
anterior haría toda la producción y
cocción para el día del evento,
muchos meses antes.
Por ello, debemos respetar al máximo todas las normas de seguridad e
higiene, para prolongar dentro de lo posible la vida de los alimentos.
Conociendo los actores que afectan la multiplicación y que por ende nos
ayudan a prolongar la vida de los alimentos podemos planificar mejor
nuestras actividades productivas.
•
•
•
•
•
•
•
•
Estructuras Biológicas
Disponibilidad de Nutrientes
Actividad del Agua (aw )
Acidez - pH
Humedad Relativa
Contaminación de origen
Atmósfera gaseosa
Temperaturas frías
LA CRISTALIZACIÓN
¿CÓMO podemos combatirla y
posibilitar el congelado?
•
•
•
•
•
Temperatura
Con
Con
Con
Con
Con
ausencia de agua
alto contenido de azúcar
alto contenido de alcohol
alto contenido de grasa
el enfriado rápido
Por ello debemos planificar nuestras
tareas del arte culinario en tres etapas
EL PODER DEL FRÍO
37°C
Pero esto no es posible, ya que
deberíamos proceder a congelar
todo y se produciría en la mayoría
de los casos.
hasta 4 horas
1a. ETAPA
A partir de 3 días antes del evento
hacia atrás.
Producir todos aquéllos alimentos
que puedan ser congelados, respetando todas las reglas del arte culinario y utilizar freezers para su
guarda (-18º C).
hasta 2 días
10°C
hasta 3 días
4°C
0°C
varios días y a veces meses
-18°C
1
2
3
Tiempo (días)
45
4
2ª. ETAPA
Los 2 días anteriores al evento
Producir y/o terminar aquéllos alimentos que se puedan guardar en
cámaras o heladeras (-4º C) sin perder cualidades organolépticas.
3ª. ETAPA
El mismo día del evento
Producir y/o terminar aquéllos alimentos que aunque no enfermemos a nadie (bacterias patógenas)
debamos terminarlos a último
momento para no perder sus cualidades sensoriales (bacterias alteradoras y oxigenación primordialmente).
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
COSTEO FINAL
Primero debemos calcular el: COSTO TOTAL
ESTRATEGIAS DE FIJACIÓN DE PRECIOS
Calcular todos los costos y sumarlos
+ Mercaderías
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
La política de precios integra desde ya la Política
Comercial.
Previo a todo cálculo debemos considerar a cuál de los
Target(s) socioeconómicos nos vamos a dirigir.
A partir de allí se abre la posibilidad de manejarnos
con dos criterios diferentes para el cálculo de nuestra
ganancia.
Esto nos llevará a precisar cuáles deberían ser los atributos de nuestro producto para cubrir las necesidades
y deseos del target al cual hemos elegido.
1. CRITERIO PORCENTUAL
Calcular todos los costos y sumarles un determinado %
(porcentaje) como Ganancia estimada.
Se deberá proceder de la siguiente manera:
El precio forma parte del PRODUCTO.
+
+
+
+
+
=
+
=
Una vez tomada esa decisión debemos estudiar muy
bien "el producto" que le vamos a ofrecer a ese target.
También deberemos tener en cuenta el posicionamiento de la marca de la empresa en la percepción de los
clientes.
Otro factor a considerar, es el precio que están cobrando competidores nuestros de similares servicios y calidad (INVESTIGACIÓN DE LA COMPETENCIA).
Una vez realizados todos estos análisis tomaremos la
decisión final sobre el Precio de Venta GENERALIZADO.
Mercaderías
Bebidas
Personal
Vajilla
Gastos generales
Costo Total
% de Ganancia
Precio de Venta
Es decir, también deberemos considerar situaciones
especiales que merecen un tratamiento particular y
que en ciertos casos se reflejarán en descuentos o precios diferenciados.
Este criterio no suele contemplar el efecto "cantidad"
de participantes y el un determinado % puede resultar
bajo cuando son pocos los Pax, y al contrario puede
resultar excesivo cuando estamos en presencia de
muchos Pax.
Por ejemplo podemos hacer precios diferentes:
1. Por Cantidad de participantes
2. Por Temporada Alta o Baja en el año
3. Por día de la semana
(Domingos a jueves - Viernes y Sábados)
4. Por horario del día
(Mañana - Tarde - Noche)
5. Por Cliente Especial
(Familiar - Conocido - Autoridad)
6. Por Cliente Repetitivo
(Que nos contrata frecuentemente)
7. ETC.
Por ello frecuentemente utilizamos el siguiente:
2. CRITERIO DE GANANCIA FIJA X CUBIERTO
Calcular todos los costos y sumarle un importe fijo por
cubierto, que puede ser estimado en orden decreciente a la cantidad de Pax que se contraten.
Esto puede planificarse en una tabla previa
+ Mercaderías
+ Bebidas
+ Personal
+ Vajilla
+ Gastos generales
= Costo Total
+ GANANCIA FIJA por PAX
= PRECIO DE VENTA
LA RECOMENDACIÓN ENFÁTICA ES QUE CUALQUIERA
SEA EL MOTIVO POR EL CUAL COTICEMOS UN PRECIO DIFERENTE DEBEMOS
!!! DEJARLO ACLARADO EN EL PRESUPUESTO!!!!!
Esto es así para que otro cliente conocido del que
estoy presupuestando no pretenda el mismo precio si
no está en la misma situación que el anterior.
CUALQUIERA SEA EL CRITERIO QUE SE ADOPTE DEBEMOS TENER EN CUENTA QUE ESTE CÁLCULO ES UN
PRIMER BORRADOR, Y QUE A PARTIR DE ALLÍ SE
DEBERÁN CONSIDERAR MÚLTIPLES VARIABLES PARA
FIJAR EL PRECIO FINAL DE VENTA.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS | MANUAL
INSTITUTO ARGENTINO DE GASTRONOMIA
DEGUSTACIÓN
¿Y SI NO ME PAGAN TODO…?
En general nos encontramos ante
dos situaciones distintas:
Nuestro presupuesto o contrato
especificará claramente que si el
cliente no cumple con sus obligaciones de pago, no se realizará el
evento y perderá todos los importes parciales abonados.
1. El cliente que ya aceptó nuestro
presupuesto, donde incluíamos distintas alternativas y se necesita definir cuál de ellas será la definitiva.
En este caso no es más que un simple trámite a realizar para el cumplimiento de nuestro compromiso.
2. El cliente que duda en contratarnos y tenemos deseo de que lo
haga prontamente, para que no
vaya a la competencia.
En este caso no debemos esperar a
que nos solicite una degustación,
sino más bien ofrecerla.
En caso de que acepte y la hagamos exitosamente LA
DEGUSTACIÓN SE TRANSFORMA
EN EL MEJOR CIERRE DE VENTA.
FORMALIZACIÓN LEGAL
Jurídicamente ya fue dicho al inicio
de este Manual, nos encontramos
en presencia de un contrato de
LOCACIÓN DE SERVICIOS que se
rige por lo pautado en nuestro
Código Civil.
La formalización del mismo:
1. Puede ser a través
de un contrato.
Contiene las obligaciones de ambas
partes. Es conveniente que por más
que existan formatos pre-impresos,
lo hagamos revisar por un Abogado
Esto conviene aclararlo en el presupuesto, aunque de cualquier manera ya está estatuído en el Código
Civil que si una parte no cumple
con sus obligaciones, le da derecho
a la otra a no cumplir.
¿Y SI LA SUSPENDE…?
¿Y SI LA CANCELA…?
En caso de que el cliente desee suspender o cancelar el evento, también perderá todos los importes
pagados hasta ese momento, así
haya sido la totalidad del mismo.
Esto es por aplicación de la
Excepción de No Cumplimiento del
Contrato explicado en el punto
anterior.
De cualquier manera, esta es una
posición Jurídica correcta pero
extremadamente anti-comercial.
Por ello la recomendación es estudiar cada caso en particular y cuando exista una causal razonable,
postergar la fecha del Evento para
otra oportunidad en que pueda
realizarse, negociando los costos
incurridos o a incurrirse.
2. Puede ser por
"presupuestos cruzados"
Se hacen dos copias conteniendo
los precios, plazos, forma de pago,
etc. con las obligaciones de ambas
partes y firmamos ambos
ORIGINAL se lo lleva el cliente
DUPLICADO para nuestro archivo
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