LA PLANEACIÓN • Implica definir los objetivos de la organización, establecer estrategias para lograr dichos objetivos y desarrollar planes para integrar y coordinar actividades del trabajo • Es el enfoque para determinar las cantidades y los tiempos de producción necesarios para un futuro intermedio. Dados los pronósticos de la demanda, los niveles de inventario, el tamaño de la fuerza de trabajo y los insumos relacionados, el encargado de elaborar el plan a seguir, deberá seleccionar la tasa de producción adecuada y/o pautas de trabajo a seguir. OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN Son los resultados o propósitos deseados. Guían las decisiones de la Administración y forman los criterios contra los cuales se miden los resultados TIPOS DE OBJETIVOS: Estratégicos o Financieros 1. Objetivo Financiero: Se relacionan con el desempeño financiero de la organización. 2. Objetivo Estratégico: Están relacionados con todas las demás áreas de desempeño de la organización TIPOS DE PLANES 1. Planes Estratégicos: Se aplican a toda la organización y establecen sus objetivos generales. 2. Planes Operacionales: Abarcan un área operativa particular de la organización. 3. Planes Específicos: Claramente definidos y no dan lugar a malas interpretaciones. 4. Planes Direccionales: Son flexibles que exponen pautas generales, proporcionan un enfoque, pero no limitan a los gerentes con objetivos específicos o líneas de acción. 5. Plan Único: Plan para una vez, el cual se diseña específicamente para satisfacer las necesidades de una situación única. 6. Plan Permanente: Se utilizan varias veces y proporcionan una guía para las actividades que se realizan repetidamente, estos planes incluyen políticas, reglas y procedimientos. TIPOS DE PLANEACIÓN 1. Planeación a corto plazo: Se puede extender hasta un año, pero por lo general abarca menos de 3 meses. Las tácticas para manejar la planeación a corto plazo involucran factores como cargas de trabajo, secuencias, ejecución y despacho. 2. Planeación a mediano plazo: Inicia cuando se han tomado las decisiones sobre la capacidad, abarca entre los 3 y 6 meses. 3. Planeación a largo plazo: Esta tarea corresponde al Administrador de Operaciones, usualmente se trabaja de 6 a 18 meses. Estos planes deben ser consistentes con la estrategia a largo plazo de la Alta Administración y trabajar con los recursos asignados mediante las decisiones estratégicas anteriores. TIPOS DE PLANEACIÓN ESTRATEGIAS DE LA PLANEACIÓN 1.¿Deben usarse los inventarios para absorber los cambios que registre la demanda dentro del período planeado? 2. ¿Debe hacerse una adaptación a los cambios variando el tamaño de la fuerza de trabajo? 3. ¿Deben emplearse trabajadores de tiempo parcial, o el tiempo extra y los tiempos de inactividad deben absorber las fluctuaciones? 4. ¿Debe usarse la subcontratación para atender las fluctuantes órdenes a fin de mantener una fuerza de trabajo estable? 5. ¿Deben cambiarse los precios u otros factores para influir en la demanda? POLÍTICAS DE LA PLANEACIÓN • Determinación de objetivos: pensar que es lo que se quiere lograr con el mayor detalle posible, estableciendo un orden de prioridades. • Realización de un plan de acción: es el momento de pensar y realizar un plan en el que se detallen las acciones necesarias para alcanzar los objetivos con los plazos para cada uno de ellos. • Implementación del plan: realizar las acciones planificadas de acuerdo al plan. Este también es el momento para comparar si las acciones realizadas son las adecuadas para alcanzar los objetivos o si debes hacer modificaciones para la mejora de la efectividad de la planificación. PROGRAMAS DE LA PLANEACIÓN Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. CLASIFICACIÓN DE LOS PROGRAMAS Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad, su función consiste en establecer el programa, así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido. Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específico que el táctico. IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS Suministran información e indican el estado de avance de actividades. Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control. Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. Determinan los recursos que se necesitan. Disminuyen los costos. Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades. Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. Evitan la duplicidad de esfuerzos. DEPARTAMENTALIZACIÓN División o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud. Al departamentalizar, se realiza la siguiente secuencia de acciones: Listar todas las funciones de la Empresa Clasificarlas Agruparlas según el orden jerárquico Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades especificas de la empresa y las funciones involucradas. RELACIONES DE LINEA La cadena de mando es la línea de autoridad que se extiende de los niveles mas altos de la organización hacia los mas bajos, lo cual especifica quien le reporta a quien. Centralización: Grado en que la toma de decisiones se da en los niveles superiores de la organización. Descentralización: Los empleados de niveles inferiores proporcionan mas información y son quienes toman mas decisiones. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES 1. Rendimiento de beneficios. 2. Posición en el mercado. 3. Productividad. 4. Calidad del producto. 5. Desarrollo de personal. 6. Evaluación de la actuación. PUNTOS CRÍTICOS Un punto crítico de control (PCC) es una fase en la que puede aplicarse un control y que es esencial para prevenir y/o eliminar un peligro, o para reducirlo a un nivel aceptable. Los PCC se pueden establecer conociendo el proceso y todos los peligros posibles que se pueden presentar de acuerdo al diagnóstico que se realizo, eso permitirá establecer las medidas preventivas para controlarlos. ESTÁNDARES DE PUNTOS CRÍTICOS Cada objetivo, cada meta, cada política, procedimiento pueden convertirse en un estándar contra el cual podría medirse el desempeño real o esperado. Sin embargo en la práctica, los estándares tienden a ser de los siguientes tipos: 1) físicos, 2) de costos, 3) de capital, 4) de ingresos, 5) de programas. 6) intangibles, 7) metas como estándares y 8) planes estratégicos como puntos de control para el control estratégico. CONTROL Es la recolección sistemática de datos para conocer la realización de los planes. Los controles deben planearse de manera que detecten, que muestren las desviaciones en cuanto ocurran de modo de estar en posibilidad de proponer acciones correctivas a tiempo, es decir un adecuado control deberá establecerse sobre elementos que midan la tendencia de los acontecimientos. IMPORTANCIA DEL CONTROL Se da por la necesidad de saber si los subordinados están realizando sus actividades en forma eficaz y eficiente. Vale la pena recordar que si la autoridad se delega la responsabilidad se comparte y al final el ejecutivo es el responsable de las acciones de sus subordinados. Por otro lado la única forma de saber si estamos en el camino correcto es comparar constantemente donde estamos y a donde vamos. PROCESO BÁSICO DEL CONTROL Existen tres pasos básicos: 1) establecimiento de normas, parámetros y métodos; 2) medición del desempeño o resultado obtenido y 3) Ejecución de las acciones correctivas. PROCESO BÁSICO DEL CONTROL Puede corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas. También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados. Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado. Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este curso. CONTROL El control implica tres pasos: 1. Establecimiento de normas 2. Medición del desempeño con base a esas normas y 3. Corrección de las variaciones de normas y planes, aunque todas ellas tengan puntos críticos. CONTROL Para que los controles sean funcionales, deben ajustarse especialmente a: 1) Planes y puestos. 2) Administradores en lo individual. 3) Las necesidades de eficiencia y eficacia, para ser eficaces los controles deben diseñarse estos, para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, ser flexibles, adecuarse a la cultura organizacional, ser económicos e inducir acciones correctivas. CONTROL Existen dos tipos de auditoria: La auditoria administrativa que regula la calidad de la administración y de su calidad como sistema. La auditoría interna sirve para evaluar las operaciones de una organización y sólo indirectamente el sistema administrativo. PRESUPUESTOS Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros. CARACTERÍSTICAS DE PRESUPUESTOS Es un documento formal, ordenado sistemáticamente. Es un plan expresado en términos cuantitativos. Es general, porque se establece para toda la empresa. Es específico, porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta dividida la organización. Es diseñado para un período determinado. CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS Estratégicos o Corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Convierte los aspectos de ejecución de los planes en unidades de medidas comparables. Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee unas metas comparables en cada uno de los departamentos y secciones en forma conjunta. Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias. Coordina las actividades de los departamentos y secciones en forma conjunta. Es un medio de control que permite controlar las operaciones. Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente identificadas. Estipula por centros de responsabilidad, quienes son los responsables de su aplicación. Genera una comprensión más clara de las metas organizativas.
