No sirve comprar software y no apoyar procesos
Qué sucede en su empresa cuando usa software que
no apoya un proceso documentado?
Durante los últimos 15 años he visto
cómo algunas implementaciones de
software han sido realizadas por
técnicos con altísimas capacidades y
conocimiento sobre el software, pero
con un muy pobre conocimiento sobre el
sentido que hace para la empresa
cliente, usar tal software. El resultado de
esto es que al cabo de unos pocos años
(en promedio 3), el software es
reemplazado por otro con justificaciones
forzadas y con comentarios como “ese
software era muy malo”, “el que
estamos adquiriendo es más fácil de
usar”, “el nuevo proveedor nos garantiza
una implementación más rápida” y
vuelve y juega, la experiencia se repite
pues el software no se implementó
teniendo en cuenta que era una
herramienta para apoyar la ejecución de
actividades de un proceso.
Si las empresas que adquieren cualquier
software, no lo alinean con su realidad,
no definen y documentan (y divulgan)
para qué se usará tal software, es muy
probable que al cabo del tiempo deje de
usarse para lo que se compró, o que
simplemente las personas dejen de
entender para qué lo usan y se den a la
tarea de elaborar “sofisticadísimos”
archivos de Excel con macros y vínculos
a otros archivos e incluso a bases de
datos, sin percatarse que todo eso
podrían haberlo hecho con las
herramientas existentes.
Cómo solucionar esto? Primero que
todo, es indispensable contar con una
consultoría que acompañe a la empresa
cliente en el entendimiento de “para
qué” se va a implementar un software y
que el software se convierta en un
simple apalancador de todo un proceso.
No desestime el valor del consultor! El
software nunca va a reemplazar la lógica
de las actividades que se realizan en una
empresa. El “hacer” de las personas que
desempeñan diferentes roles en una
organización, cumple un propósito que
hace sentido solo si es una pieza clave
en la misión de esa organización. Las
empresas contratan las personas para
ejecutar las actividades de los diferentes
procesos que deben llevarse a cabo para
cumplir una misión. El software debe
apoyar los procesos, no al revés!
La próxima vez que usted participe en la
evaluación de una herramienta de
Tecnología de Información para su
empresa, analice primero qué procesos
de su empresa va a apoyar, defina qué
actividades se ejecutarán usando como
herramienta el software en cuestión,
informe todo esto al implementador y
cuando sea puesto en marcha,
documente cómo se usará ese software
(procedimientos o instructivos). De esta
manera, si hay rotación de personal,
cualquier persona podrá acudir a esos
documentos escritos y entender para
qué se usa el software, cómo se usa y
qué resultado se espera. No se trata
únicamente de construir un manual de
usuario de un software, se trata de un
documento que dice cómo se hacen las
cosas en su empresa, usando un
software determinado.
Autor: María Inés Cardozo Rubio
[email protected]
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