Manual Ariba Network Light Account PUBLIC Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Índice Upgrade Ayuda FAQ Introducción Índice Visión General ➢ Visión general Light Account ➢ Beneficios ➢ Pasos (Acceso) Próximos pasos ➢ Gestión de Ordenes de Compra ➢ Generación de Confirmaciones de OC (Opcional) Beneficios ➢ Generación de Aviso de Expedición para Orden de Compra (ASN) – (Opcional) ➢ Generación de Factura ➢ Generación de Notas de crédito Upgrade ➢ Aviso de Pago ➢ Como realizar búsquedas de órdenes de Compra ➢ Como acceder al Portal de información del Proveedor Ayuda ➢ Soporte en Ariba Network Light Account FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 3 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Visión general Light Account Ayuda FAQ Introducción Introducción a Ariba Network, Light Account Visión General Su cliente se complace en anunciar una nueva iniciativa para agilizar sus procesos de compras y cuentas por pagar. Próximos pasos ➢ Que es Light Account? Light Account de Ariba Network le brinda una forma rápida y GRATUITA de hacer negocios con su cliente a través de correos electrónicos interactivos. Beneficios ➢ Qué significa esto para Ud.? La transacción en Ariba Network a través de Light Account, le permitirá cumplir con los requisitos de su cliente para unirse a ellos en Ariba Network con la opción de evitar cargos. Upgrade ➢ Cuales son los beneficios? Light Account proporciona acceso a transacciones rápidas con clientes de SAP Ariba Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 5 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Beneficios Upgrade Ayuda FAQ Introducción Beneficios de utilizar Light Account ➢ GRATIS para todas las transacciones básicas Visión General Próximos pasos ➢ Cree facturas electrónicas, validadas y otros documentos comerciales en cuestión de segundos Beneficios ➢ Mejore la exactitud de sus facturas y reciba los pagos más rápido. Upgrade ➢ Reciba notificaciones en tiempo real y un status de sus facturas. Ayuda ➢ Notificaciones por correo electrónico y acceso online a descargar facturas para respaldo. FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 7 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Próximos Pasos Upgrade Ayuda FAQ Introducción Próximos pasos Visión General Regístrese en Light Account Transaccione con MELI usando Light Account Beneficios Configure su cuenta, acepte las condiciones de uso, y regístrese Próximos pasos Recibirá un correo electrónico interactivo de MELI Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 9 Introducción Reciba pedidos por correo interactivo de su comprador Dar click en el botón de “Procesar pedido” de la notificación de la creación de OC (recibida por correo interactivo) Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 10 Introducción Suscríbase en Light Account Seleccione el cuadro “Suscribirse” para crear una Light Account -O- utilice su cuenta existente de Light Account dando click en “Inicio de sesión” Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Importante: En caso de contar con una cuenta “Enterprise o Full” no deberá ingresar con esa cuenta sino ingrese desde la opción “Suscríbase” a fin de poder acceder a una cuenta Light. Próximos pasos FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 11 Introducción Configure su cuenta, Acepte los términos de uso y regístrese. Visión General Revise la información de su cuenta Complete la información solicitada 1 3 Próximos pasos Beneficios Ingrese su información de usuario Upgrade 2 Ayuda Acepte los términos de uso y de click en “Registrarse” Próximo Paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 12 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 13 Introducción Perfil de la empresa Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 14 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 15 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 16 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 17 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 18 Configuración de Notificaciones • • • Tildar aviso para que el correo de Recepción de Orden de Compra por parte de Mercadolibre sea enviado. Desde el HOME, ingresar a Configuración de Empresas / Notificaciones / Solapa Network En la sección Acuse de Recibo tildar el cuadro que se indica debajo: © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 19 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Gestión de Orden de Compra Upgrade Ayuda FAQ Introducción Notificación de Nueva Orden de Pedido Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 21 Introducción Visualización Orden de Pedido - Nuevo Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 22 Introducción Visualización Orden de Pedido - Obsoleto Si al ingresar al pedido encontramos que la Orden de Compra se encuentra en estado “Obsoleto”, ingresar al número indicada en “Documentos relacionados” a fin de ingresar en la última versión de la orden. Posiblemente la primera versión sufrió modificaciones y esta es la manera de poder operar con la versión actualizada. Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 23 Introducción Visualización Orden de Pedido - Obsoleto En la nueva versión, tendrá disponible todas las opciones para gestionar la Orden de Compra Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 24 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Generación de Confirmaciones de Órdenes de Compra Opcional Ayuda FAQ Generación de Confirmaciones de Órdenes de Compra - Opcional Dentro de esta funcionalidad existen tres opciones: A – Confirmar pedido completo B – Actualizar artículos en línea C – Rechazar pedido completo © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 26 Introducción Generación de Confirmaciones de Órdenes de Compra - Opcional A – Confirmar pedido completo 1 2 Importante: esta opción será utilizada para los casos en que la Orden de Compra posea sólo una línea o en los casos en que todas las líneas de la Orden de Compra se haya estipulado la misma fecha de entrega o con una variabilidad de 30 días de anticipado o adelantado. FAQ Próximo paso Ayuda © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC Detalle de las líneas de la orden de compra. Upgrade 3 Colocar la fecha de entrega en la cual creemos estaremos entregando el servicio/bien. Beneficios 3 Próximos pasos 2 Visión General 1 Para realizar la Confirmación de la Orden de Compra, por favor colocarle un numero de confirmación, el cual puede ser cualquier número que no sea el de la orden de compra. 27 B – Actualizar artículos en línea 1 Upgrade Detalle de las líneas de la orden de compra. Beneficios 3 Colocar la fecha de entrega en la cual creemos estaremos entregando el servicio/bien. Próximos pasos 2 Visión General 1 Para realizar la Actualización de artículos en línea, por favor colocarle un numero de confirmación, el cual puede ser cualquier numero que no sea el de la orden de compra. Introducción Generación de Confirmaciones de Órdenes de Compra - Opcional Ayuda 3 Próximo paso FAQ 2 © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 28 Introducción Generación de Confirmaciones de Órdenes de Compra - Opcional C – Rechazar pedido completo 1 Próximos pasos Detallar brevemente el motivo del rechazo. Beneficios Importante: En caso de rechazar una Orden de Compra la misma quedará sin poder utilizarse posteriormente y perderá la posibilidad de Compra. Upgrade 1 Visión General 2 Para realizar el Rechazo de la Orden de Compra, por favor colocarle un número de rechazo, el cual puede ser cualquier numero que no sea el de la orden de compra. Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC Ayuda 2 29 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Generación de Aviso de Expedición para Orden de Compra (ASN) - Opcional Upgrade Ayuda FAQ Introducción Generación Aviso de Expedición para Orden de compra - Opcional Este documento permite notificar a Mercadolibre de la entrega de los materiales o servicios 2 Haga click en crear Aviso de expedición. Visión General 1 Si necesita ayuda, refiérase a los artículos en el costado derecho de su pantalla (centro de ayuda) Próximos pasos 1 2 Beneficios Upgrade 1 Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 31 3 Introducción Generación Aviso de Expedición (ASN) Visión General Dentro de los detalles en el aviso de expedición de la Orden es requisito ingresar los siguientes campos: Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda A En este campo es recomendable ingresar el N° de remito o código interno. B Ingresar la fecha real de expedición FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 32 C Introducción Generación Aviso de Expedición (ASN) Visión General Dentro de los detalles, en el aviso de expedición de la Orden, es posible editar la Cantidad a expedir. Dependiendo si la misma es total o parcial: Próximos pasos Beneficios C Upgrade Debe Indicar la Cantidad a Expedir Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 33 4 Introducción Generación Aviso de Expedición (ASN) Como último paso haga click en el Botón enviar Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 34 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Generación de Factura Upgrade Ayuda FAQ 1 Introducción Notificación para generar la Factura Cuando MELI confirme la recepción del servicio o material recibirá un correo (como aquí abajo se muestra) que le informará que ya tiene habilitada la opción de “Cargar factura” en Ariba Network. Ingresar (desde el correo de notificación de Orden de Compra) a la Orden de Compra indicada a fin de poder facturar: Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 36 Ejemplo donde aún no está habilitado: Ejemplo donde está habilitado y se visualiza el cambio de status: 1 2 Introducción Generación de Factura Seleccionar Crear factura y luego haga click en factura estándar 1 Visión General 1 Próximos pasos 2 Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. 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All rights reserved. ǀ PUBLIC Ayuda B 43 A Introducción Generación de Factura - Impuestos Visión General A - A nivel de cabecera: Cuando agregue impuestos a nivel de cabecera debe seleccionar el impuesto aplicable y luego realizar un click en agregar a líneas incluidas Próximos pasos Beneficios A Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 44 B Introducción Generación de Factura - Impuestos Visión General B - A nivel de línea: Cuando agregue impuestos a nivel de línea debe seguir los siguientes pasos: A - Seleccionar la línea a facturar B - En la opción acciones de línea seleccione impuestos C - Seleccionar el impuesto que corresponda D - El sistema actualiza automáticamente el impuesto a aplicar Próximos pasos Beneficios A Upgrade C Ayuda B B D Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 45 6 Introducción Envío de Factura Visión General Como último paso: A. Verifique que los datos creados en la plataforma de Ariba coincidan con su factura legal. B. Haga un click en enviar Próximos pasos B Beneficios A A Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 46 Introducción Diferentes status de Facturas (recibidos por correo electrónico) Enviado: a la espera de la validación por parte de MELI de la carga realizada por ustedes Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 47 Introducción Diferentes status de Facturas (recibidos por correo electrónico) Aprobado: el documento se encuentra a la espera del vencimiento. La carga realizada fue aprobada. Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 48 Diferentes status de Facturas (recibidos por correo electrónico) Rechazado: el documento previamente registrado presentó algún error. En el recuadro Rojo indicará los detalles del mismo a fin de poder volver a cargar el documento realizando la corrección. © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 49 Edición de Facturas rechazadas 1 Desde el email recibido con el rechazo presionar en “Ver Factura” que lo llevará a la plataforma Ariba Network © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 50 Edición de Facturas rechazadas 2 Desde la plataforma usted podrá editar la factura corrigiendo los errores. Para esto deberá hacer un click en la opción “Editar y volver a enviar” como se muestra en la imagen. © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 51 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Generación de Nota de crédito Upgrade Ayuda FAQ Introducción Generación de Nota de crédito Para registrar una Nota de crédito es importante saber que la misma debe referenciarse a una factura previamente ya cargada en Ariba. Ingresar al documento “Factura” desde cualquier correo recibido o desde la notificación de la orden de Compra Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 53 En caso de ingresar desde el correo de la orden de compra, desde la visualización de Documentos relacionados, presionar en la factura que recibirá la Nota de Crédito. Introducción Generación de Nota de crédito Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 54 A Introducción Generación de Nota de crédito Presionar “Crear abono de artículo en línea” Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 55 B Introducción Generación de Nota de Crédito Debe completar los campos marcados en rojo (importante, tener en cuenta que al ingresar abonos, los importes serán expresados en negativo, y los pasos requeridos iguales que al cargar una factura, Ver Pág. 32 a 42): Visión General 1 - N° de Abono / Nota de Crédito Legal (respetando el formato 0001A00000001 o 00001A00000001) 2 - Fecha de Abono / Nota de Crédito legal 3 - Lugar de prestación de Servicios 4 - Adjunto 5 - Impuestos 6 - Percepciones, en caso de presentar 7 - Tipo de documento (Factura normal, Factura Mipyme, Nota de débito, Nota de débito Mipyme, Nota de crédito, Nota de crédito Mipyme) Próximos pasos Beneficios 4 5 Upgrade 6 1 Ayuda 2 3 © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC FAQ Próximo paso 56 C Introducción Envío de Nota de crédito Visión General Como último paso: 1. Verifique que los datos creados en la plataforma de Ariba coincidan con su nota de crédito legal. 2. Haga un click en enviar 2 Próximos pasos 1 Beneficios Upgrade Ayuda FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 57 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Aviso de Pago Upgrade Ayuda FAQ Cuando MELI aprueba su pago recibirá un correo indicando el numero de factura pagada y adicionalmente otro correo indicando “Aviso de Remesa nuevo”. Este último lo dirigirá directamente al detalle de pago: Visión General 1 Introducción Notificaciones de Pago 2 Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 59 1 Introducción Notificación de Pago Visión General Esta opción le permite: A. Verificar el estado de su factura B. Seleccionar la opción Remesa para ver el pago y poder descargar sus certificados de retención Próximos pasos Beneficios B A Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 60 Introducción Notificación de Pago - Descarga de Certificado de Retencion C - Para descargar el certificado de retención presionar donde se indica. Visión General Próximos pasos Beneficios B A C Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 61 2 Introducción Notificación de Pago - Descarga de Certificado de Retención A. Descarga del certificado de Retención B. Visualización del importe pagado Visión General Próximos pasos Beneficios B A A B Upgrade B Ayuda A Descarga de Certificados de Retención Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 62 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Como realizar búsquedas de órdenes de Compra Upgrade Ayuda FAQ Ingresar a la plataforma de Ariba Network desde cualquier correo recibido y presionar en “Completado” a fin de dirigirse al Home de la plataforma. Introducción Cómo realizar búsquedas de Órdenes de Compra Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 64 Introducción Como realizar búsquedas de Órdenes de Compra Una vez aquí podrá listar los diferentes documentos cargados o recibidos y reenviarse las notificaciones en caso que las necesite para visualizar u operar. Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 65 Introducción Como realizar búsquedas de Órdenes de Compra Una vez identificado el documento podrá reenviarse el correo electrónico desde la opción que se indica debajo. Visión General Próximos pasos Beneficios Upgrade Ayuda Próximo paso FAQ © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 66 Introducción Visión General Próximos pasos Beneficios Como acceder al Portal de información del Proveedor Upgrade Ayuda FAQ A fin de poder acceder a información disponible por MELI, por ejemplo este manual, siga los siguientes pasos: 1 Como primer paso vaya a la opción Configuración de Empresas 2 Luego Relaciones de Cliente * © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 68 * 3 © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 69 4 5 6 © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 70 Soporte en Ariba Network Light Account Ayuda Soporte en Ariba Network Centro de Asistencia * El centro de ayuda entrega asistencia mientras utilizas Cuenta Ligera: • Cuando acceda a su Cuenta Ligera, haga clic en el enlace Centro de ayuda en la esquina superior derecha para ampliar el panel y obtener acceso a los temas de ayuda relevantes • Luego haga un clic en la opción Servicio de Asistencia © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 72 Soporte en Ariba Network Community *Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs 1 Se podrán hacer preguntas en Community, este canal le permitirá interactuar con especialistas de Ariba Network y toda la comunidad de proveedores. El proveedor puede realizar preguntas o bien responder a preguntas de otros proveedores según su experiencia. Para preguntar en Community dar clic en el botón “Preguntar en Community”. Realizar la pregunta y enviarla. © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 73 Soporte en Ariba Network Centro de Asistencia * Este canal le permitirá buscar ayuda con el tema que necesite, por ejemplo en este caso se consulto sobre una Orden de Compra, pero se podrá realizar consultas sobre todos los documentos en scope. © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 74 Soporte en Ariba Network Informar sobre un Problema técnico * Este canal le permitirá informar sobre un problema técnico a través del envío de un correo electrónico. © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ PUBLIC 75 Soporte en Ariba Network Informar sobre un problema técnico * Una vez que ingreso a la opción obtenga ayuda a través de un correo electrónico, deberá completar la mayor cantidad de información posible y hacer un clic en el botón enviar © 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. 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