Documentos: Hoja De Trabajo. Documentación Contable. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Los documentos contables se convierten un soporte escrito, de interés legal y contable, que sirve como registro de una operación comercial de la empresa. Consiste en un documento original y una serie de copias, según la necesidad. ... Un Documento contable es un comprobante de una actividad comercial llevada a cabo por la empresa y que tiene validez legal. Esta actividad busca el aprendizaje en la identificación, la funcionalidad y la importancia de los soportes contables, para esto se requiere el análisis de los documentos listados de bajo y determinara en qué momento del hecho contable se utiliza (dando una breve explicación) y su concepto. Recibo de caja menor. Reembolso de caja menor. Recibo de caja. Comprobante de egreso Comprobante de ingreso. Nota de contabilidad Comprobante de contabilidad. Nota debito Nota crédito Comprobante diario. FACTURA. Cuenta de cobro. Documento equivalente. Nomina. Cotización Remisión Entrada de almacén Salida de almacén. Cheque. Letra de cambio. Pagare Desarrollo De La Actividad. Nombre del documento: Recibo de caja menor. Imagen del documento: . Concepto del documento: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. Funcionalidad del documento: Manejo con cuenta corriente: Los dineros que constituyen las cajas menores se manejan a través de cuenta corriente oficial quién deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por la entidad bancaria en donde se abra la cuenta. Manejo en efectivo: El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. Manejo combinado en efectivo y cuenta corriente: Aquellas cajas menores que por necesidades del servicio deban mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar de que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, podrán mantener en efectivo un valor que no supere los (5) cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes. Nombre del documento: Reembolso de caja menor Imagen del documento: Concepto del documento: es el reintegro que se realiza a un fondo fijo asignado a un departamento de la empresa, por el monto de los pagos hechos por este medio, de acuerdo a lo indicado en las facturas y recibos presentados, para así completar de nuevo su monto inicial en dinero en efectivo. Funcionalidad del documento: Cada compañía define los formatos a utilizar y el procedimiento a seguir para la solicitud de reembolso, pero esencialmente el proceso consiste en reunir el conjunto de los pagos efectuados con el fondo de la caja menor y los soportes respectivos. Resulta importante que todo pago, aunque sea mínimo, tenga como soporte la respectiva factura o si fuere el caso el documento equivalente, donde claramente se pueda identificar la empresa o persona a la que se le hizo el pago, para las cuestiones pertinentes como el manejo de los impuestos y la contabilización. ___________________________________________________________ Nombre del documento: recibo de caja Imagen del documento: Concepto del documento: el recibo de caja es un documento mercantil por el que una persona acredita la recepción de una cantidad de dinero de otra. Por tanto, sirve como comprobante de un pago. Funcionalidad del documento: el recibo le da carácter de legalidad a la transacción realizada, formalidad al proceso y le da tranquilidad a las partes involucradas. ____________________________________________________________ Nombre del documento: comprobante de egreso Imagen del documento: Concepto del documento: Los comprobantes de egreso sirven para que una empresa o negocio pueda mantener sus registros de la mayoría de los gastos que realiza. Es un documento obligatorio ya sea la empresa pequeña o gran empresa. Funcionalidad del documento: el comprobante de egreso tiene como objetivo principal conocer los detalles de quien paga, cuando, a quien se paga, porque, el valor del pago. Estos comprobantes siempre deben constar de original y fotocopias para contabilidad y los interesados. Y deben ir acompañados de los cheques emitidos y las facturas o liquidaciones efectuadas. ____________________________________________________________ Nombre del documento: comprobante de ingreso Imagen del documento: Concepto del documento: Un comprobante de ingresos es cualquier documento formal donde se evidencie que posees una fuente de ingresos regular o periódica. Funcionalidad del documento: Un comprobante de ingresos le permite a la institución determinar tu capacidad financiera. Como regla general, debes comprobar ingresos por tres veces y medio el monto de la cuota del préstamo solicitado; sin importar si se trata de un crédito hipotecario u otro. De esta forma puedes dedicar un 30% de tus ingresos al pago de dichas cuotas. Nombre del documento: Nota de contabilidad Imagen del documento: Concepto del documento: La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. Funcionalidad del documento: La nota de contabilidad tiene como función el registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito. Nombre del documento: comprobante de contabilidad Imagen del documento: Concepto del documento: Documento de origen interno y externo en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Funcionalidad del documento: proporciona a la Teneduría de Libros los datos necesarios para efectuar las registraciones contables. Nombre del documento: nota debito Imagen del documento: Concepto del documento: Una nota de débito es un documento o comprobante contable por medio del cual se le notifica al cliente el cargo de un valor monetario a su cuenta. Funcionalidad del documento: a nota de débito o factura de abono permite al vender del producto salvar errores que hayan podido ocurrir en la emisión de las facturas, de forma que puede recuperar su dinero en el caso de que la factura anterior señalara una cifra inferior. ____________________________________________________________ Nombre del documento: nota crédito Imagen del documento: Concepto del documento: La nota de crédito es un documento comercial que emite el vendedor y en el cual se desglosan los conceptos por los que un comprador dispone de un crédito a su favor en su relación comercial con el vendedor. Funcionalidad del documento: La nota de crédito permite a las empresas, de una manera sencilla, corregir errores en sus facturas emitidas, otorgando un saldo a favor de sus clientes. Ese saldo podrá ser empleado en el futuro para futuras compras, con lo que el vendedor se asegura esa entrada de dinero para la empresa. ____________________________________________________________ Nombre del documento: comprobante diario Imagen del documento: Concepto del documento: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Funcionalidad del documento: agrupar las transacciones de similar naturaleza en sus correspondientes cuentas y a través de estas proporcionar información referida a las operaciones suscitadas en una empresa cronológicamente. ____________________________________________________________ Nombre del documento: factura Imagen del documento: Concepto del documento: La factura es un documento legal que constituye y autentifica que se ha prestado o recibido un servicio o se ha comprado o vendido un producto. En la factura se incluyen todos los datos referentes a la operación y, la emisión de la misma, es de obligado cumplimiento en operaciones mercantiles. Funcionalidad del documento: la factura es el medio justificativo de cualquier operación. Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o contabiliza como ingreso una operación tiene que poseer las facturas, ya que es el único justificante válido ante una posible inspección de la Agencia Tributaria. ____________________________________________________________ Nombre del documento: cuenta de cobro Imagen del documento: Concepto del documento: Una cuenta a cobrar es una cuenta que presenta saldo deudor en el balance de situación de la empresa. Funcionalidad del documento: Es uno de los activos más importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico. Las cuentas por cobrar representan venta o prestación de algún bien o servicio que se recuperará en dinero en sumas parciales. ____________________________________________________________ Nombre del documento: documento equivalente Imagen del documento: Concepto del documento: El documento equivalente a la factura es aquel documento soporte que reemplaza a la factura en las operaciones económicas realizadas con las personas que no están obligados a facturar, que hoy se conoce como documento soporte en operaciones con no obligados a facturar. __________________________________________________________ Nombre del documento: nomina Imagen del documento: Concepto del documento: La nómina es un recibo en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades de dinero que conforman el sueldo de un trabajador. Funcionalidad del documento: certificar que la compañía ha cumplido con abonar la remuneración a sus empleados. ____________________________________________________________ Nombre del documento: cotización Imagen del documento: Concepto del documento: tipo de documento, de carácter eminentemente informativo, que establece el precio de un bien o servicio, generalmente empleado para gestionar las negociaciones de compra, así como para consideraciones de carácter presupuestario. Funcionalidad del documento: tiene como función asignar el valor real que tiene un determinado bien, servicio o activo financiero. ____________________________________________________________ Nombre del documento: remisión Imagen del documento: Concepto del documento: Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Funcionalidad del documento: sirve para realizar verificaciones y no posee valor tributario alguno. De hecho, sólo puede tener validez cuando la parte que recibe la mercadería firma en conformidad dicha nota que extiende la parte que entrega. ____________________________________________________________ Nombre del documento: entrada de almacén Imagen del documento: Concepto del documento: Documento Oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento a la Bodega, constituyéndose así en el soporte para legalizar los registros en almacén y efectuar los asientos de contabilidad. Funcionalidad del documento: aumentar el stock en la ficha de artículos. Simplemente hay que indicar una fecha y los artículos que van a entrar en el stock. Aunque solamente tengamos un almacén en el programa, se pueden utilizar las entradas de almacén, no obstante, si utilizamos una gestión multialmacén, nos servirán para aumentar el stock de cualquiera de nuestros almacenes ____________________________________________________________ Nombre del documento: salida de almacén Imagen del documento: Concepto del documento: Las salidas y entradas de almacén son utilizadas por algunos procesos del programa como la producción para registrar los movimientos que se efectúan de stock por los mismos procesos. Son útiles ya que también aparecen en la consulta de artículos como cualquier documento o movimiento de stock que sufre un artículo. Funcionalidad del documento: disminuir el stock del artículo. También es un almacén destino que será utilizado para generar las entradas de almacén automáticamente. ____________________________________________________________ Nombre del documento: Cheque Imagen del documento: Concepto del documento: El cheque es un título valor que consiste en la orden de pago que se libra contra un banco a favor de una persona o empresa, y para ello cuentahabiente libra la orden de pago mediante un cheque para que el banco pague el valor correspondiente a quien presente el cheque al banco, o al beneficiario que figure en el cheque. Funcionalidad del documento: Su principal finalidad es emitir un pago sin la necesidad de transportar efectivo, y dando al beneficiario más libertad para elegir el momento y el lugar del cobro en metálico. ____________________________________________________________ Nombre del documento: letra de cambio Imagen del documento: Concepto del documento: La letra de cambio es un título valor que presta mérito ejecutivo, en el que se extiende la orden de pagar al aceptante o girado de la letra (deudor), un determinado valor en plazo determinado en favor del beneficiario o girador. Funcionalidad del documento: Una letra de cambio es un documento mercantil que tiene como objetivo la realización de una transacción comercial. Para ello es necesario que intervengan tres figuras en la operación. Una letra de cambio implica una obligación de pago de una determinada cantidad de dinero en un plazo preestablecido. Una de las mayores ventajas que tiene una letra de cambio es que se puede endosar a un tercero, es decir, el tenedor de la letra podrá transferir su derecho de cobro a un tercero por endoso y obtener así liquidez de forma inmediata o en el corto plazo. ____________________________________________________________ Nombre del documento: pagare Imagen del documento: Concepto del documento: El pagaré es un título valor de contenido crediticio, en el que una persona llamada otorgante asume el compromiso de pagar una suma de dinero a otra persona llamada beneficiaria, en una fecha determinada. Funcionalidad del documento: es un documento escrito mediante el cual una persona se compromete a pagar a otra una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Es un título valor muy similar a la letra de cambio y se usa, principalmente para obtener recursos financieros. ____________________________________________________________
