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PROYECTO GESTIÓN M&M. Finalidad y descripción.
Este Proyecto, denominado Gestión MyM, está basado en
la idea de informatizar la gestión de una pequeña empresa.
Para ello, nada mejor que la elaboración de una aplicación
a medida.
Utilizando formularios Windows, y sirviéndome de la
potente herramienta Visual Studio 2005, como autora de este
Proyecto, me he visto implicada en la labor de respetar la
forma de funcionamiento de la empresa en cuestión,
adaptándome en lo posible al devenir diario de la misma.
Gestión MyM, trata de recoger en sus módulos todas las
operaciones reales de la empresa, desde que se inicia el
proceso de comercialización con la entrada de artículos
procedentes
de
la
compra
a
proveedores,
hasta
la
realización de la factura de venta y la anotación de la
misma en los libros de registro obligatorios.
El diseño de los formularios se ha adaptado a los
utilizados hasta ahora en la empresa; uno de los más
importantes es el de “Pedidos”, que está basado en un
documento
ya
existente
que
debía
cumplimentarse
manualmente.
Los formularios de mantenimiento, cuya función básica
es registrar las altas, bajas y modificaciones, se han
elaborado teniendo en cuenta la flexibilidad con la que se
trabaja en la empresa; sirva de ejemplo para clarificar
esta cuestión, que no se recogen los mismos datos de todos
los clientes: unos tienen email y otros no, de algunos
conocemos el número de cuenta bancaria y de otros no, unos
tienen establecido nombre comercial y otros no.
Por razones de funcionalidad, se han incorporado a la
aplicación todos los modelos oficiales de Hacienda,
utilizados para realizar las liquidaciones trimestrales,
los programas relativos a las declaraciones informativas y
los que permiten realizar declaraciones anuales.
Los libros de registro obligatorios, que Comercial MyM
debe archivar y conservar, se han diseñado como informes
para que puedan ser impresos.
Tras esta breve introducción, se va a describir el
funcionamiento global de Gestión MyM a través de los
procesos más destacados:
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1.Proceso de venta. El formulario básico para este
proceso es “Pedidos”. Los aspectos que abarca son
amplios y se describirán posteriormente con detalle;
aquí sólo mencionar que se controla la venta a
clientes nuevos o ya existentes, el stock mínimo y su
reposición, la catalogación de algunas existencias
como reservadas, la generación del documentos como
“pedido”, “albarán”, “factura”, etc.
2.Devoluciones. La aplicación permite gestionar las
devoluciones de artículos realizadas por clientes y
la impresión de “vales de compra” o las devoluciones
que la empresa realiza a proveedores.
3.Proceso de compras y gastos. En este proceso se
ha pretendido recoger en la aplicación la recepción
de mercancía, el mantenimiento de proveedores, el de
acreedores y el registro de facturas recibidas.
4.Adquisición de bienes de inversión.
Los bienes
de estas características deben ser registrados y para
ello se ha diseñado un formulario que recoge aspectos
básicos que facilita generar el Registro oficial
correspondiente.
5.Gestión interna. Para la obtención de listados,
gráficos o registros, se han diseñado informes, por
su gran facilidad de ser impresos. Como herramientas
de ayuda están la calculadora y un calendario. Otro
elemento fundamental de gestión interna que incorpora
la aplicación es el buscador.
6.Ayuda. La ayuda y el manual de usuario son
elementos que no deben faltar, para que el usuario
consulte los detalles sobre el funcionamiento de
algún elemento.
Para hacer posible el manejo racional de tal cantidad
de información, se ha creado una base de datos denominada
Comercial MyM, que refleja el funcionamiento de la empresa.
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Descripción detallada del Proyecto software
 Herramientas de desarrollo software utilizadas.
1. Visual
Studio
2005.
Potente
herramienta
de
desarrollo software que utiliza Visual Basic 2005
como lenguaje de programación. La he utilizado por
su facilidad de uso y porque proporciona, en esta
nueva versión, características nuevas y mejoradas
para el desarrollo de aplicaciones basadas en
formularios
windows,
entre
otras.
Por
nombrar
algunas, puedo citar las mejoras en los controles
ContextMenuStrip,
DataGridView,
MenuStrip,
StatusStrip, ToolStrip, las líneas de ajuste en
formularios Windows Forms para organizar controles y
sobre todo, el nuevo modelo de enlace a datos.
Respecto a éste último, Visual Studio genera el
nuevo objeto TableAdapter que facilita las tareas de
rellenar conjuntos de datos, ejecutar consultas y
procedimientos
almacenados.
Esta
nueva
característica de datos locales permite incluir
directamente en la aplicación, archivos de Microsoft
Access y Microsoft SQL Server.
2. Access 2003.
Aplicación del paquete Office de
Microsoft para la creación y manejo de bases de
datos. La he utilizado para crear la base de datos
“Comercial MyM” por su fácil manejo, porque genera
sentencias en lenguaje SQL, y porque los archivos de
Access
se
pueden
incluir
directamente
en
la
aplicación objeto de este Proyecto.
3. Word
2003.
Aplicación
del
paquete
Office
de
Microsoft para el tratamiento de textos y gráficos.
La he utilizado para la captura y recorte de
imágenes,
para
el
diseño
de
rótulos
con
la
herramienta WordArt y por su fácil manejo.
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4. Corel Capture. Utilidad gráfica incluída en Corel
Draw. La he elegido porque permite realizar capturas
de imágenes que necesitan una determinada resolución
de ppp, un tamaño específico o un área determinada
de captura (rectangular, elíptica, a mano alzada,
objeto actual, etc.).
5. Corel Photo-Paint. Esta aplicación permite el diseño
y manipulación de objetos gráficos. La he utilizado
simultáneamente con Corel Capture, como aplicación
de destino para guardar las capturas y dar formato
jpg a las mismas con objeto de utilizarlas en el
Proyecto.
6. Xara Webstyle 4. Aplicación para diseño de gráficos
en 2D y 3D.
Lo he utilizado porque incorpora
plantillas de elementos muy variados, que una vez
personalizados, quedan con aspecto muy profesional.
Con Xara he diseñado los botones del formulario
principal y he usado algunos Backgrounds como fondos
de formularios.
7. Adobe Reader. Aplicación para el manejo de archivos
en formato PDF. La he utilizado porque los modelos
oficiales
de
Hacienda,
ahora
permiten
su
cumplimentación en el formato mencionado.
8. Microsoft Help Workshop. Utilizado para generar y
compilar los archivos de ayuda que incorpora Gestión
M y M.
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 Descripción de la estructura de datos utilizada.
Base de datos Comercial M y M.
La estructura de esta base de datos es el resultado de
la investigación realizada en la propia empresa con objeto
de reflejar en lo posible su funcionamiento real y al mismo
tiempo, adecuarla a la aplicación que es objeto de este
Proyecto.
La información está organizada en torno a las
siguientes entidades: clientes, proveedores, acreedores,
pedidos, artículos, bienes de inversión, facturas recibidas
y registro de ventas.
Sirvan como aclaración y clarificación acerca de la
base de datos los detalles que a continuación se citan:
1. Hay que tener en cuenta que los clientes pueden tener un
nombre comercial, ninguno o varios (si el titular del
negocio cuenta con varios establecimientos); lo mismo
ocurre con las cuentas bancarias y con las direcciones
de correo electrónico; es por ello, que estos datos se
han recogido en tablas aparte. Éste también es el caso
de los proveedores.
2. Tanto las facturas recibidas como las emitidas se
anotarán en registros oficiales. Cada pedido que un
cliente realice, generará un albarán y una factura y
ésta última se anotará en el Registro de Ventas e
Ingresos con un número de orden. Cada factura recibida,
ya sea de proveedores o de acreedores, se anotará en el
Registro de Compras y Gastos.
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3. Los clientes pueden realizar uno o varios pedidos y en
cada pedido pueden adquirir uno o varios artículos que
se reflejan en las líneas del pedido correspondiente.
4. Cada uno de los bienes de inversión adquiridos se anota
en el Registro de Bienes de Inversión y Amortizaciones.
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