NOMBRES: ANDRÉS FELIPE HINCAPIÉ LARGO, ERIKA ANDREA MENDOZA GARCÍA, JESSICA QUINTERO SALGADO, JOHANNA CARDONA BELTRÁN, LEIDY DAHIANNA VÉLEZ RODRÍGUEZ. PROGRAMA DE FORMACION: 2146567 – OPERACIONES COMERCIALES COMPETENCIA: MANEJAR VALORES E INGRESOS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN DEL ESTABLECIMIENTO. FECHA DE ENTREGA: 28 DE SEPTIEMBRE DEL 2020 ACTIVIDAD: CONTROL INTERNO PREVENTIVO, DETECTIVO, CORRECTIVO. CONTROL EN MERCADOTECNIA Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para: a) b) c) d) Toma de decisiones de la organización en general. Desarrollo de planes a corto y mediano plazos Evaluación de la efectividad de los vendedores. Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia, tales como: • • • • • • • • • • • Planeación de producción. Inventarios. Compras. Investigación y desarrollo. Tráfico. Innovaciones en plana y equipo. Finanzas: expansiones, fusiones. Determinación de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos. Control de ventas Los pronósticos y presupuesto de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. (Cano, S.F). Para llevar a cabo el control en mercadotecnia tenemos varios sub controles dentro de la organización comprendidos por: CONTROL INTERNO El Control Interno está integrado por un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos encargados de verificar y evaluar todas la actividades y operaciones desarrolladas en la organización, así como también la forma como se administra la información y los recursos, y si dicha administración va acorde a las políticas trazadas por la dirección y a su vez, sujeta a las normas constitucionales vigentes. Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. El Control Interno puede definirse como el plan mediante el cual una organización establece principios, métodos y procedimientos que, coordinados y unidos entre sí, buscan proteger los recursos de la entidad y prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes procesos desarrollados en la empresa. Además, hace parte de un proceso que debe ser ejecutado de forma conjunta por la junta directiva de la empresa, la gerencia y por todo el recurso humano de la misma, cuya orientación debe estar encaminada al cumplimiento de las siguientes funciones: • • • • • • • • • • • Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios; Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales. Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con Oportunidad. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión de la organización. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. Asegurar que los registros y la información generada como producto de las actividades realizadas por la organización, sean elaborados y presentados de manera oportuno y que dicha información sea confiable. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y corregir errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. (Álvarez, 2010). OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO: La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control. • Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control. • • • Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias. PROCEDIMIENTOS PARA MANTENER UN BUEN CONTROL INTERNO: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Delimitación de responsabilidades. Delimitación de autorizaciones generales y específicas. Segregación de funciones de carácter incompatible. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio. División del procesamiento de cada transacción. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad. Rotación de deberes. Pólizas. Instrucciones por escrito. Cuentas de control. Evaluación de sistemas computarizados. Documentos pre numerados. Evitar uso de efectivo. Uso mínimo de cuentas bancarias. Depósitos inmediatos e intactos de fondos. Orden y aseo. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso o ciclo. Gráficas de control. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes. Actualización de medidas de seguridad. Registro adecuado de toda la información. Conservación de documentos. Uso de indicadores. Prácticas de autocontrol. Definición de metas y objetivos claros. Hacer que el personal sepa por qué hace las cosas. LIMITACIONES DE LA EFECTIVIDAD DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO: • • • • • • • Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos. Solo brinda seguridad razonable. El costo está ligado al beneficio que proporciona. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales. Se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o fatiga. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de funciones. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección. Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud. (Gómez, mayo 11 del 2001). IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas, es necesario contar con un adecuado sistema de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización. Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más necesario se hace la existencia de un sistema de control interno adecuadamente estructurado. Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control. SUS BENEFICIOS INCLUYEN: • • • • • Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control Ayudar al personal a medir su desempeño y, por ende, a mejorarlo Contribuir a evitar el fraude Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos. EJEMPLOS DE BENEFICIOS: • • • • • • • Ayuda a evitar desperdicios Reduce costos. Propicia orden y disciplina. Simplifica trámites. Puede generar ahorros. Genera buena imagen Pueden ayudar al jefe de la organización. COMPONENTES DE CONTROL INTERNO Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura (también denominado sistema) de control interno se requiere de los siguientes componentes: • Ambiente de control interno • Evaluación del riesgo • Actividades de control gerencial • Sistemas de información contable • Monitoreo de actividades El control interno se basa en la protección a través de todos los instrumentos pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles contingencias y la verificación de los sistemas de preservación y registro. AMBIENTE DE CONTROL INTERNO: Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que también se conoce como el clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes: • Integridad y valores éticos; • Autoridad y responsabilidad; • Estructura organizacional; • Políticas de personal; • Clima de confianza en el trabajo; • Responsabilidad. RESPONSABILIDAD DE CONTROL INTERNO Los directivos son responsables de diseñar, instalar e implementar los controles, así como de mantenerlos y modificarlos, cuando sea necesario. Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la Eficiencia Total. Para esto se requiere mucha RESPONSABILIDAD. LOS CONTROLES: • Facilitan la rendición de cuentas mediante la evidencia, en forma de reportes. • Su aplicación asegura una comparación entre lo planeado y lo realizado. (Álvarez, 2010). CONTROL PREVENTIVO También llamados controles preliminares, se realizan antes de que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles de dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado. Controles de retroalimentación: Se implementan después de que el trabajo está terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. En otra conceptológia son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros son el tipo más común de control preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programación es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo. (AulaFacil, S.F). • • • • • • • • Anticipa eventos no deseados antes de suceder, previenen. Son más rentables. Deben quedar incorporados en los sistemas. Evitan costos de corrección o reproceso. Evitar problemas antes de que aparezcan. Monitorear tanto las operaciones como las transacciones de entrada. Tratar de predecir problemas potenciales antes de que ocurran y hacer ajustes. Prevenir la ocurrencia de un error, omisión o acto delictivo. (Rodríguez, octubre 2013) Curso Control Preventivo FEB.2014 CONTROL PREVENTIVO FORMULAR OPORTUNAMENTE RECOMENDACIONES PARA 1. MEJORAR LA CAPACIDAD Y EFICIENCIA DE LAS ENTIDADES EN LA TOMA DE SUS DESICIONES 2. MEJORAR EL MANEJO DE SUS RECURSOS 3. MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS Y OPERACIONES QUE EMPLEAN EN SU ACCIONAR A FIN DE PREVEER Y OPTIMIZAR SUS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS, DE GESTION Y DE CONTROL INTERNO EJEMPLOS DE CONTROLES PREVENTIVOS • NUMERACIÓN DE FACTURA • CATEGORIZAR. • TRAZABILIDAD. • SOFTWARE DE CAJA. • COPIA EN ROLLO DE IMPRESORA. • CONSECUTIVO IMPRESO. • ESTABLECER PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA REALIZAR TRANSACCIONES. • COPIAS DE ARQUEO DE CAJA CONTROL DETECTIVO Son aquellos que no evitan que ocurran las causas del riesgo, sino que los detecta luego de ocurridos. En cierta forma sirven para evaluar la eficiencia de los controles preventivos. Se diseñan para descubrir un evento, irregularidad o un resultado no previsto; alertan sobre la presencia de los riesgos y permiten tomar medidas inmediatas; pueden ser manuales o computarizados. • • • • • • • Identifica los errores en el momento presente. Son más costosos que los preventivos. miden la efectividad de los preventivos. Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeño). Conciliaciones, confirmaciones, conteos físicos de inventarios, análisis de variaciones, técnicas automatizadas. Límites de transacciones, passwords, edición de reportes y auditoría interna. (Oliva, Charle, 30 de octubre de 2011). Ejemplo: Un programa de auditoría, para descubrir posteriores errores o fraudes que no haya sido posible evitarlos con controles preventivos. (Empresariales, 28 de abril de 2015). EJEMPLO DE CONTROLES DETECTIVOS • AUDITORIAS INTERNAS. • CONTROL DE CALIDAD. • EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. • EVALUACIÓN GRADO DE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE. • INSPECCIONES NO PROGRAMADAS. • MEDICIÓN DE EFICIENCIA EN EL USO DE EQUIPOS. • REPORTES DE QUEJAS Y RECLAMOS. • FRAUDE. • PROCEDIMIENTOS MAL HECHOS. • CLIENTES OCULTOS • SEGUIMIENTO DE PUNTOS Y/O PUNTOS DE LAS FUNDACIONES. CONTROLES CORRECTIVOS Es una medida que se aplica con la misión de corregir o mejorar lo que no está de acuerdo con lo que se considera positivo, valioso, o conforme a los fines establecidos. Se corrige una vez que la falencia ha sido detectada, para repararla, Comprenden documentación y reportes, sobre supervisión a los asuntos, hasta su reformulación o solución. Estos son los mecanismos que reducen las acciones no deseadas cuando se observan desviaciones, enmendando los errores que luego se rigen a las normas para seguir con un buen funcionamiento de la organización. (SECRETARÍADISTRITAL DE PLANEACIÓN, S.F). Curso Control Preventivo FEB.2014 Curso Control Preventivo FEB.2014 DESCRIPCIÓN DEL CONTROL Rollo de auditoria Consecutivo pre impreso Personal capacitado Categorizar Copias de arqueo Cámaras Software de caja Caja registradora Arqueo de caja Faltante- sobrante Sistema anti hurto Seguimiento Fraude Cliente oculto Planes de mejora Plan de contingencia Supervisión de personal Trazabilidad PREVENTIVO X X X X X X X X TIPO DETECTIVO X X X X X X X EJEMPLOS DE CONTROLES CORRECTIVOS • SEGUIMIENTO DE PUNTOS. • TRAZABILIDAD. • SUPERVISIÓN DE PERSONAL. • PLANES DE MEJORA. • SEGUIMIENTO. • PLAN DE CONTIGENCIA O PLAN B. CORRECTIVO X X X X CONTROLES DIRECTIVOS Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados, los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que favorecen al control interno (una política de contratación de un Director Financiero). Ejemplo: Una política de contratación de un Director Financiero ACTIVIDADES DE CONTROL: Consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se toman las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos de la entidad. Comprenden una serie de actividades tan diferentes como pueden ser: • Autorizaciones • Verificaciones • Conciliaciones • Análisis De Resultados De Operaciones • Salvaguarda De Activos • Segregación De Funciones Las actividades de control sirven como mecanismos para asegurar el cumplimiento de los objetivos. Pueden dividirse en 3 categorías según el tipo de objetivos de la entidad: 1. Las Operaciones 2. La Fiabilidad De La Información Financiera 3. El Cumplimiento De La Legislación Aplicable. (Empresariales, 28 de abril de 2015). ENTRADA ? PROCESO SALIDA PUNTO DE CONTROL ENTRADA PROCESO ? SALIDA PUNTO DE CONTROL ENTRADA PROCESO SALIDA ? PUNTO DE CONTROL LAS 5 E EFICIENCIA: Hacer bien las cosas. Es decir, realizar una tarea buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con el «cómo». El modelo para la mejora de la eficiencia se apoya en tres pilares básicos: personas, procesos y clientes. Y se logra con personas competentes o con capacidades, actitudes, aptitudes, habilidades y experiencias. Se necesitan flujos rápidos, efectivos y continuos de actividades que añaden valor al producto o al servicio para el cliente con procesos eficientes, analizando dichas actividades y calidad. EFICACIA: Hacer las cosas correctas. Es decir, llevar a cabo tareas de la mejor manera, que conduzcan a la consecución de los resultados. Tiene que ver con «qué» cosas se hacen. Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos. EFECTIVIDAD: Eficacia + Eficiencia = Efectividad Podemos decir entonces que el cálculo de la eficiencia y de la efectividad de un proceso permite entender, aunque sea en un panorama general, el funcionamiento idóneo de dicho proceso o del sistema en que se inserta. Sería imposible ser efectivo sin lograr antes un buen rendimiento en cuanto a eficacia y eficiencia. Por ejemplo, si un dirigente es efectivo, se refiere a que es apto, capaz y competente, ya que cumple con tareas y desempeña una acción favorable para los intereses de la empresa. Al mencionar efectividad, se hace referencia a la capacidad o habilidad que tiene una persona, animal, máquina, dispositivo o cualquier elemento para obtener un resultado determinado a partir de una acción. (Rizo, noviembre 5 de 2019). ECONOMÍA: La economía financiera es una disciplina que pone el énfasis en el uso del análisis económico para entender el funcionamiento básico de los mercados financieros, particularmente la medida y la valoración del riesgo y la asignación Inter temporal de los recursos monetarios. Según Marín y Rubio (2001), se puede entender la economía financiera como el estudio del comportamiento de los individuos en la asignación Inter temporal de sus recursos en un entorno incierto, así como el estudio del papel de las organizaciones económicas y los mercados institucionalizados en facilitar dichas asignaciones. (Kluwer, S.F). EXCELENCIA: Eficacia + Eficiencia + Efectividad + Economía La excelencia es sin duda excederse en lo que haces, pero de forma positiva, es un elemento más en el mundo de las finanzas puesto que al brindar un servicio que además sea de calidad le das el valor agregado y ese toque especial que el cliente espera y que seguramente redunda en excelentes resultados financieros. (Rivera, S.F). REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARCHIVO FOTOBIBLIOGRAFICO: • • PUNTOS DE VISTA SOBRE EL CONTROL SIMULTÁNEO – 26.JUL.2014 – Dr. MIGUEL AGUILAR SERRANO, https://image.slidesharecdn.com/puntosdevistasobreelcontrolsimultneo26140726101456-phpapp01/95/puntos-de-vista-sobre-el-control-simultneo-26jul2014-dr-miguelaguilar-serrano-12-638.jpg?cb=1428594458 https://www.slideshare.net/MiguelAguilar32/curso-control-preventivo-feb2014 CONTENIDO: • • • • • • • • • • • (INTEGRANTES: Angie Cano Reyes - Jesica Cruz - Nicolle Hernández - Sandra Urbano -Esperanza Ricardo, DOCENTE: Omar Torrijos Cadena, MATERIA: Administración General, Fundación Universitaria Panamericana, https://sites.google.com/site/exposiciondecontrol/home. http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml por SD Huilca Álvarez - 2010 Gómez Giovanny. Contador Público Universidad Nacional de Colombia (2001, mayo 11). Control interno en la organización empresarial. https://www.gestiopolis.com/control-internoorganizacion-empresarial/ libro: FUNDAMENTOS DE MERCADOTECNIA, Adolfo Rafael Rodríguez Santoyo (CV), Universidad de Guanajuato, Campus Celaya-Salvatierra, División de Ciencias Sociales y Administrativas, programa de Mercadotecnia. Cuerpo Profesoral Ecología Social en Las Organizaciones. Octubre 2013, https://www.eumed.net/libros-gratis/2014/1364/index.htm AUDITORÍA DE SISTEMAS CONTROLES, Vargas Oliva, Charle, Publicado el 30 de oct. De 2011, https://es.slideshare.net/villarrealino/auditora-de-sistemas-controles Publicado el 28 de abr. de 2015, Publicado en: Empresariales, https://es.slideshare.net/TheGrinmjow/control-interno-47523939 línea editorial Forbes México, Mario rizo Rivas, noviembre 5 2019 – 7:20 am, https://www.forbes.com.mx/eficiencia-eficacia-efectividad-son-lomismo/#:~:text=Eficiencia%3A%20Capacidad%20de%20disponer%20de,entre%20esta%20tr%C3 %ADada%20de%20palabras%3F welters kluwer (guías jurídicas), https://guiasjuridicas.wolterskluwer.es/Content/Documento.aspx?params=H4sIAAAAAAAEAMt MSbF1jTAAASNjEyNjtbLUouLM_DxbIwMDS0NDA1OQQGZapUtckhlQaptWmJOcSoAcdESujUAAAA=WKE La excelencia en el servicio y el impacto en las finanzas, Por: Luis Manuel Rivera, https://luismanuelrivera.com/la-excelencia-en-el-servicio-y-el-impacto-en-los-resultadosfinancieros/#:~:text=La%20excelencia%20es%20sin%20duda,redunda%20en%20excelentes%20r esultados%20financieros. sdp.gov.co/transparencia/informacion-interes/glosario/control-correctivo https://www.aulafacil.com/cursos/administracion/de-empresas/tipos-y-fuentes-de-controll19683
