SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 MANUAL DE CALIDAD MCLP-001 Septiembre 2.020 1 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO……………………………………………………………….…………………… ……………………………………..... 2. ALCANCE…………………………………………………………………………………… ………..………………………………… 3. GLOSARIO………………………………….……………………………………………… ……………………………………..…... 4. LEVANTAMIENTO INFORMACION DE PROCESOS……………....………………………………..................... 5. MARCO DE REFERENCIA………………………………………………………………………………… …………………..…. 5.1. POLÍTICA DE CALIDAD.………………………………………………………………………………………… ………… 6. ORGANIGRAMA Y MANUALES DE FUNCIONES……………………………………………………………………….. 6.1 ORGANIGRAMA………………………………………………………………………… ………………..……………………. 6.2 MANUALES DE FUNCIONES……………………………………………………………………………… ………………. 6.2.1 GERENTE……………………………………………………………………………… ……………………………………. 6.2.2 ………………………………………………………………………………………… …… 6.2.3 ……………………………………………………………………………………… 6.2.4 ……………………………………………………………………….. 6.2.5 ………………………………………………………………………………………… ………………………… 6.2.6 ……………………………………………………………………………………… 6.2.7 ………………………………………………………………………………………… …………………………….. 6.2.8 ………………………………………………………………………………………… ……………………… 7. REQUERIMIENTOS GESTION DE PPROCESOS..............………………………………………………………...….. 7.1 Clasificación de los procesos………………………………………………………………………………… ……..…… 2 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 7.2 Caracterización de procesos………………………………………………………………………………… …………… 7.2.1 Procesos Estratégicos………………………………………………………………………… ………………….…... REVISION HISTORICA Versión Fecha 13 de sept. 1.0 de 20 Elaborado por Ing. Carolina Sanabria Ing. Santiago Fernández Descripción Creación del documento 1. OBJETIVO Panadería LotoPan se está preparando para las nuevas auditorías internas para buscar la certificación de la norma ISO 9.001:2.015, con esta reglamentación vigente demostraremos que la compañía esta contemplada en sus procesos con estándares altos de calidad y tiene la capacidad de cumplir con los requisitos y necesidades de los clientes. Elaborar Manual de Calidad partiendo de los antecedentes, la construcción del mapa de procesos, el alcance, glosario, marco de referencia (ISO 9.001-2.015) y levantamiento de la información, todos los componentes estratégicos, manuales de funciones por competencias, organigrama, construcción de diagramas de flujo incluida la descripción de actividades requeridas en la caracterización general para cada proceso, matriz con relación de procesos y procedimientos. 2. ALCANCE En panadería LotoPan en busca Incluye la documentación con descripción detallada de los procesos y los procedimientos, los soportes documentales y la información mínima requerida para iniciar la implementación de estos, para dejar la empresa preparada para realizar las auditorías internas, buscando estándares de calidad, mejora continua. 3. GLOSARIO: Proceso: se denomina proceso al conjunto de procedimientos que se realizan con un objetivo específico y un resultado medible y evaluable. 3 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Procedimiento: unidad de división dentro de un proceso, compuesto por una serie de acciones o actividades sistemáticas secuenciales y/o en paralelo según sean programadas y descritas, al igual que el proceso los resultados obtenidos deben ser medibles y evaluables. Soporte documental: documentación tangible que permite establecer la procedencia de la información y las aplicaciones que de esta se deriven. Implementación: puesta en marcha de un procedimiento. Levantamiento de información: recolección de datos, registros Mapa de procesos: estructura donde se evidencia la existencia de los procesos que posee una empresa para el logro en el cumplimiento de su objeto, se resumen en tres tipos los procesos allí consignados (estratégicos, misionales, de apoyo). Procesos estratégicos: son aquellos que direccionan el componente estratégico de la compañía, y sobre los cuales la alta dirección tiene la gran responsabilidad en su cumplimiento. Procesos misionales: los que están directamente relacionados con el objeto del negocio de la compañía Procesos de apoyo: que si bien es cierto no intervienen directamente en el desarrollo de los productos, bienes o servicios se requieren para el logro de los misionales. Enfoque basado en procesos: permite que las actividades y recursos relacionados en las mismas se gestionen dentro de un proceso para la producción de sus bienes o prestación de sus servicios, dentro de unos estándares de desempeño óptimos. Estándares: puede ser conceptualizado como la definición clara de un modelo, criterio, regla de medida. 4 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Valores corporativos: elementos de la cultura empresarial propios de cada compañía dadas sus competencias, su entorno, sus características competitivas, la expectativa de sus socios, expectativas y necesidades de sus clientes. Estructura organizacional: Es la distribución formal de los puestos de trabajo en una organización. Organigrama: Es la representación gráfica de los órganos funcionales que componen una institución determinada y de los diferentes tipos de relaciones existentes entre ellos, (Lépiz, 1986, p. 113). Tarea: "Conjunto de actividades y operaciones que se llevan a cabo en el ámbito de un puesto de trabajo, para conseguir cada uno de los objetivos esenciales y básicos del puesto, siguiendo determinadas instrucciones, recomendaciones y normas" (Roig, 1996, p.33). Manual de procesos y procedimientos: Es una herramienta que le permite a la empresa, reunir una serie de actividades que están enfocadas a mejorar la organización dentro de la misma y también busca ofrecer un servicio de calidad a los clientes, buscando así alternativas para mejorar la satisfacción del cliente. Manual: Carpeta o fólder propio de un área que puede estar compuesto por procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Actividad: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona, es todo lo que las personas realizan diariamente en todo momento en la empresa. Control: Acción que busca minimizar riesgos, analizar el desempeño de las operaciones en búsqueda del resultado esperado, para adoptar medidas preventivas. Eficacia: Capacidad de producir resultados en un tiempo determinado. Eficiencia: Maximización de los recursos empleados para generar productos o servicios. Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso o procedimiento que permite la observación sistémica de su ejecución, mostrando la lógica y dinámica de la secuencia de un trabajo. Macroproceso: Conjunto de procesos. Sistema: Es una red de procesos interconectados, diseñados para satisfacer las necesidades de los clientes, en donde hay unas entradas, transformaciones y unas salidas. 5 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 4. LEVANTAMIENTO DE INFORMACION EN PROCESOS. En esta seccion se describira de manera breve el tipo de metodologia que se utilizara para llegar al objetivo del manual de calidad, asi mismo todos los registros obtenidos del estudio de la organización y cada valoracion de los procesos establecidos, a continuación se presenta la forma establecida para tal fin: Metodología: Los datos obtenidos se recopilaron a traves de entrevistas, revision documental principalmente con cada una de las personas que intervienen en los procesos y procedimientos que se describen en este documento. Objetivo: Verificar la existencia de procesos y procedimientos en las áreas y dependencias de Panaderia LotoPan , así mismo que se ejecuten bajo el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) y que dichos procesos apunten al cumplimiento efectivo de la Misión, la Visión, los objetivos y valores corporativos de la Organización. Alcance: Dejar constituidos los procesos que componen el Mapa de Procesos de la Organización, así como los Procedimientos que conforman cada proceso. 5. MARCO DE REFERENCIA En la definición del mapa de procesos, se ha tenido en cuenta las siguientes herramientas (3 en total), que permitan establecer estándares universalmente reconocidos y una metodología soportada en la normalización de procesos. 6 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Una vez identificadas las herramientas que se utilizaran para formar el manual de calidad se realizara una descripción de la importancia de cada una de estas: Enfoque basado en procesos: permita el desarrollo, la implementación y mejora continua del proyecto de normalización y estandarización, en la búsqueda del aseguramiento de los procesos de Panaderia LotoPan. ISO 9.001:2.015: Permitiendo garantizar la Gestión de la Calidad, lo cual tiene como objetivo servir de guía en aspectos relativos a elementos, conceptos y prácticas de sistemas de calidad que pueden implementarse en la búsqueda de un aseguramiento en la calidad para toda la organización. 7 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Levantamiento de información: recolección, análisis y validación de información a partir de entrevistas con cada una de las personas que integra el grupo de trabajo de Panaderia LotoPan. 5.1. POLITICA DE CALIDAD Panaderia LotoPan dedicada a la fabricación de pan y productos de pastelería y panadería, ha decidido trabajar con los requisitos establecidos en la ISO 9001:2.015 e inicia el cumplimiento definiendo la presente política de calidad. Convencidos de que la calidad nos ayudará a alcanzar un sistema de mejora continua, la Dirección como parte integrante del Sistema de Calidad, adquiere el compromiso de: Cumplir y satisfacer los requisitos de nuestros clientes. Cumplir los requisitos legislativos. Revisar periódicamente el sistema y establecer planes de mejora continua. Proporcionar los recursos materiales y humanos que sean necesarios para el cumplimiento de la Política de Calidad de Panaderia LotoPan. Difundir la Política de Calidad a todos los niveles y asegurarse de que es entendida por toda la organización mediante difusiones internas o publicaciones. Revisar la política y mantenerla adecuada a la Organización. Evaluar la mejora alcanzada y la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Establecer y revisar los objetivos de la calidad en la revisión del sistema. El respeto por nuestros empleados, así mismo la capacitación y apoyo permanente por la investigación deberá trasladarse al servicio y atención de nuestros clientes 6. ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES 8 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 6.1. ORGANIGRAMA 6.2. MANUAL DE FUNCIONES 6.2.1. PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN GERENTE Objeto Planificar, dirigir, organizar, controlar, coordinar, analizar y calcular, en la búsqueda de lograr los objetivos haciendo seguimiento al desarrollo e implementación de la Estrategia Educación - Profesional en Ingeniería Industrial, Economista, Administrador de Empresas Entrenamiento requerido Gerencia administrativa sector alimenticio Experiencia requerida 9 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 3 años en ejercicio de actividades relacionadas con Gestión Empresarial Competencias -Conciencia del impacto social y cultural inherente al desempeño de la organización -Conocimiento y aplicación de la normatividad legal y técnica que regula la actividad empresarial en Colombia. -Ser un líder y un estratega en su gestión administrativa -Evaluación normativa respecto del impacto ambiental -Prevención y evaluación de riesgos de ingeniería en el desarrollo de la Gestión Empresarial -Ser capaz de direccionar las asesorías de calidad hasta el logro de la certificación ISO 9001:2015, 45001:2018 y 14.001 Funciones 1. Construir la Estrategia de la empresa para los próximos cinco (5) años 2. Asegurarse de que las certificaciones básicas ISO se encuentren vigentes en el mediano plazo 3. Dirigir la empresa, tomar decisiones, hacer seguimiento al plan de mejora continua 4. Propender por la satisfacción del cliente 5. Garantizar el cumplimiento de toda la normatividad inherente a la gestión empresarial dentro y en el entorno Recursos Software - Equipo de Computo - Papelería y accesorios de oficina - Comunicaciones e Internet 6.2.2. PERFIL POR COMPETENCIAS - Office sap Dms PANADERIA LOTOPAN PANADERO Objeto 10 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Cumplir con la producción diaria respecto a los pedidos establecidos por el sector de ventas garantizando productos con los estándares de calidad adecuados. Educación - Entrenamiento requerido Técnico en panadería, repostería y Confitería de 2000 horas si has superado la Educación Secundaria Obligatoria Conocimiento avanzado en moje y elaboración de todo tipo de pan. Experiencia requerida 4 años en horneo, creación de recetas, creatividad de elaboración de nuevos productos Competencias Liderazgo, autoestima, valores ciudadanos, género y equidad, la empresa y la familia, mercadeo, costeo y cotización, planeamiento de negocios, registros contables, tipos de harinas, productos auxiliares, manipulación de alimentos, equipo utilizado en panadería, medidas de higiene y seguridad, medidas de peso, volumen y capacidad, técnicas de amasado, técnicas de fermentación y temperatura de cocción, empaque del producto, presupuestos y costos. Recursos - Funciones Mezclar, preparar y hornear pan. Abrir la panadería todas las mañanas. Organizar la vitrina de una manera atractiva. Pedir más suministros. Elaborar y crear nuevos y fascinantes productos de panadería. Asegurarse de que todos los productos horneados estén listos a tiempo para su apertura. - Materia prima - Servicios vitalicios Horno Amasadora Basculas 6.2.3. PERFIL POR COMPETENCIAS 11 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 PANADERIA LOTOPAN AUX. PANADERO Objeto Atender a las necesidades del Panadero a cargo, supliendo las necesidades del mismo, con agilidad y versatilidad al momento de ser instruido para realizar la actividad demandada. Educación - Bachiller académico y tener curso de manipulación de alimentos. Entrenamiento requerido Conocer e interpretar recetas Experiencia requerida 6 meses en ejercicio de hornero. - - - Competencias conocimiento básico de la normativa respecto del impacto ambiental Realiza la conservación y manipulación de todo tipo de alimentos, siguiendo los procedimientos establecidos y aplicando con autonomía las técnicas adecuadas. Selecciona la materia prima y realiza fórmulas para la elaboración de los diferentes tipos de masas según procedimientos y normas de higiene y manipulación de alimentos. Funciones Inspección de ingredientes necesarios para la preparación de la masa. - Verificar temperatura de horno y cuarto de crecimiento. - Barnizar pan con mezcla de huevo y agua par dar color al pan. - Limpieza de instrumentos. Recursos - Implementos o herramientas para fabricación de masas Bascula Artículos de limpieza Acceso a materia prima 12 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 6.2.4. PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN PASTELERO Objeto Planificar, dirigir, organizar, controlar, coordinar, analizar y calcular, en la búsqueda de lograr los objetivos haciendo seguimiento al desarrollo e implementación de la Estrategia Educación - Profesional en Ingeniería Industrial, Economista, Administrador de Empresas Entrenamiento requerido Gerencia administrativa sector alimenticio Experiencia requerida 3 años en ejercicio de actividades relacionadas con Gestión Empresarial Competencias Operaciones aritméticas básicas (suma, resta, multiplicación, división y porcentaje); conversión de unidades (peso, volumen, temperatura, longitud y capacidad); química (bicarbonato de soda, polvo de hornear, preservantes, emulsificadores y bromatos); buenas prácticas de manufactura, análisis de peligros y puntos críticos de control, requerimientos del Ministerio de Salud, ortografía y redacción para elaborar informes, ingles técnico a nivel de lectura, nutrición (calorías de los alimentos, carbohidratos, grasas y vitaminas); habilidad para trabajar bajo presión y largas jornadas. - Funciones Confeccionar la oferta de productos de pastelería y repostería, realizar aprovisionamiento y controlar consumos. Elaborar galletas, pasteles, tartas y otros productos hechos con harina. Elaborar postres de restauración emplatados y listos para su consumo. Diseñar decoraciones para pastelería y montar exposiciones y escaparates tipo buffet. 13 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 Preparar y presentar productos de pastelería y repostaría a partir de elaboraciones básicas. - Elaborar y presentar productos de pastelería salada. - Comprobar la calidad de las materias primas para garantizar que se cumplen las normas y especificaciones. - Aplicar baños, glaseados y otras coberturas a los productos horneados, usando espátulas o pinceles. - Diseñar y modificar las fichas técnicas de fabricación. - Comprobar la limpieza de los equipos y el estado del local antes de la producción para garantizar que se cumple con la normativa de salud y seguridad en el trabajo. Recursos Software - Equipo de Computo Papelería y accesorios de oficina Comunicaciones e Internet - - Office sap Dms 6.2.5. PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN AUX. PASTELERIA Objeto Planificar, dirigir, organizar, controlar, coordinar, analizar y calcular, en la búsqueda de lograr los objetivos haciendo seguimiento al desarrollo e implementación de la Estrategia Educación - Entrenamiento requerido Profesional en Ingeniería Industrial, Economista, Administrador de Empresas Gerencia administrativa sector alimenticio Experiencia requerida 3 años en ejercicio de actividades relacionadas con Gestión Empresarial Competencias 14 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 -Conciencia del impacto social y cultural inherente al desempeño de la organización -Conocimiento y aplicación de la normatividad legal y técnica que regula la actividad empresarial en Colombia. -Ser un líder y un estratega en su gestión administrativa -Evaluación normativa respecto del impacto ambiental -Prevención y evaluación de riesgos de ingeniería en el desarrollo de la Gestión Empresarial -Ser capaz de direccionar las asesorías de calidad hasta el logro de la certificación ISO 9001:2015, 45001:2018 y 14.001 Funciones 6. Construir la Estrategia de la empresa para los próximos cinco (5) años 7. Asegurarse de que las certificaciones básicas ISO se encuentren vigentes en el mediano plazo 8. Dirigir la empresa, tomar decisiones, hacer seguimiento al plan de mejora continua 9. Propender por la satisfacción del cliente 10. Garantizar el cumplimiento de toda la normatividad inherente a la gestión empresarial dentro y en el entorno Recursos Software - Equipo de Computo Papelería y accesorios de oficina Comunicaciones e Internet - Office sap Dms 6.2.6 PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN VENDEDOR Objeto Retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes, lograr determinados volúmenes de venta, mantener o mejorar la participación en su zona de ventas, generar una determinada utilidad o beneficio, entre otros. 15 SGC Educación - CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 Entrenamiento requerido Técnico en finanzas Técnico en gestión de ventas Ventas y marketing Experiencia requerida 3 años en ejercicio de actividades relacionadas con ventas y estrategias comerciales - Competencias Ser un líder y un estratega en su gestión administrativa. Búsqueda de clientes. Recibir dinero Realizar ordenes de compras Realizar informes de ventas mensuales Funciones - El vendedor debe saber comunicar su producto, su empresa y su saber hacer, ya que es la clave del éxito. - El vendedor debe tratar a los clientes como si fueran socios del negocio. - El vendedor ha de saber convertir los problemas de los clientes en oportunidades de negocio, aportándoles soluciones. - El vendedor debe colaborar con la empresa para tener operativa una base de datos de clientes, con toda la información precisa y puesta al día, para poder segmentarla lo más ampliamente posible. - El vendedor ha de tener una clara orientación hacia el marketing. - El vendedor debe planificar su trabajo. Recursos Software - Equipo de Computo Papelería y accesorios de oficina Comunicaciones e Internet - Office Dms 6.2.7. PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN 16 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 MENSAJERO Objeto Distribuir correspondencia y encomiendas, utilizando los medios adecuados, para cumplir con la entrega inmediata de las mismas. Educación - Entrenamiento requerido Bachiller Conductor motocicleta certificado Experiencia requerida 1 año de repartidor con conocimiento de direcciones de la ciudad. - Competencias Tener buenas aptitudes para conducir una motocicleta en todo tipo de carreteras y en toda clase de condiciones climáticas. Buena disposición con el hecho de trabajar solo. Ser capaz de trabajar bajo presión. Ser formal y digno de confianza. Ser capaz de llevar a cabo reparaciones sencillas en su propia moto. Funciones Transportar mercancías, paquetes, documentación u otros objetos, según ordenes de la empresa, realizar las entregas en forma y tiempo indicados, - Ser responsable de que la mercancía sea entregada en las condiciones más optimas. - Llevar acabo un registro de la paquetería recibida y entregada para cualquier consulta o comprobación. Recursos - - Motocicleta Baúl para almacenaje mercancía. Impermeable y uniforme compañía 6.2.8. PERFIL POR COMPETENCIAS PANADERIA LOTOPAN 17 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 PUBLICISTA Objeto Llamar la atención del público consumidor para promover o vender un producto. La publicidad utiliza la estética, los sentimiento y emociones de las personas, intentando penetrar más en ellas. Educación - Entrenamiento requerido Profesional en marketing, relaciones públicas, diseñador gráfico. Diseñador de páginas web enfocado a mercado Experiencia requerida 1 año de experiencia en sector de publicidad en marketing digital Competencias - - - Ejecutar la planificación de la campaña según las acciones establecidas en la estrategia, coherentes según el presupuesto establecido. Supervisar y coordinar el proceso de la creación y producción interna de piezas y acciones que componen la campaña publicitaria. Dirigir equipos multidisciplinarios para materializar las acciones de la campaña tanto interna como externamente. Supervisar y controlar el proceso creativo, desarrollo de contenidos y piezas publicitarias en función de la estrategia. Analizar el negocio en el que se mueve la marca, desde los factores externos e internos que afectan a sus productos o servicios. Planificar acciones de marketing, comunicación y publicidad, en función de la estrategia de la marca. Funciones Creación de paginas web para estipular los valores de la compañía y el tipo de servicio de esta. Diseño de publicidad en redes sociales como Facebook, Instagram, YouTube, entre otros. Diseño de plegables y folletos informativos. 18 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 Recursos - Equipo de Computo - Papelería y accesorios de oficina Comunicaciones e Internet - Office Redes sociales Corel draw 7. REQUERIMIENTOS GESTION DE PPROCESOS Que permita identificar los componentes de procedimiento para cada proceso. De los procesos se estará trabajando en el presente manual tres elementos que los ubican y los hacen competentes para direccionar el funcionamiento planeado, planteado y que a su vez faciliten su control y mejora continua en una fase superior en el presente proyecto. Identificación Clasificación Caracterización En el presente documento se profundizan las fases de clasificación y caracterización del Modelo, dejando la identificación a la ubicación en el mapa de procesos que se representa en el siguiente numeral. Clasificacion de procesos La clasificación tiene en cuenta tres (3) niveles según el objeto de su operación: • Procesos Estratégicos: Línea gerencial • Procesos Operativos: Línea Misional • Procesos Soporte: Línea de Apoyo • Procesos Auditoría y Control Procesos Estratégicos Planeación Estrategica Gestión Alianzas Estratégicas 19 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 Procesos Operativos Gestión Comercial Recepción y realización del pedido Gestión de innovación Preparación del producto Gestión de Logistica Entrega del producto Cierre de venta y facturación Proceso de soporte Gestión documental Gestión de Talento Humano Gestión Financiera y contable Gestión de compras MAPA DE PROCESOS LOTO PAN 7.2 caracterización de procesos Procesos Estratégicos: correspondientes a la Línea Gerencial, el tema queda sujeto al trazo de las políticas, los objetivos y en general toda la estrategia que se definan de gran valor corporativo para el negocio, de los cuales los correspondientes a la planeación estratégica. Planeación Estratégica Misión: loto pan es una compañía del sector de comercialización alimenticia, que busca el conocimiento de su marca por la variedad de pan y postres tradicionales , ademas en busca de ofrecer un postafolio diferenciado para la salud de las personas, brindando productos de calidad. Visión: Para el 2025 ser una empresa lider a nivel municipal y departamental siendo conocida por ser una compañía confiable en nutrición salud y 20 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 bienestar, presentando una mejora constante en sus servicios y calidad de sus productos para darle seguridad al cliente. Valores Corporativos: - Compromiso: nos ocupamos de cumplir con detalle, los deseos y necesidades de nuestros clientes. - Innovación: con disposición del talento humano, logramos innoivación permanente en productos. - Responsabilidad: Teniendo encuenta las edades de nuestros clientes fabricamos productos que cuiden de su salud, con materias primas naturales y de calidad - Orientación al logro: siempre con la prioridad y el entusiasmo para alcanzar nuestros objetivos y metas, teniendo mejoras constantes en atención y fabricacion del producto. - Trabajo en equipo: con un trabajo interdisciplinario aseguramos la eficiencia en nuestros procesos. - Satisfacción al cliente: Constante comunicación con el cliente antes y despues de la entrega del producto, para verificar y analizar que es lo que espera el cliente antes del consumo del producto y despues de el para tener en cuenta que mejoras se le pueden realizar. Respeto al medio ambiente: somos una empresa sin chimeneas, con control sobre sus proveedores en lo que al cumplimiento de la norma técnica NTC- ISO Colombiana 14.001, para la cual estamos en proceso de certificación POLTICA DE CALIDAD TIPO DE PROCESO ESTRATEGICOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS POSTRES NANCY CODIGO PROCESO CODIGO PROCEDIMIENTO LM 0000001 Estrategia LM 0000001-1 Seguimiento de la estrategia. MISIONALES 21 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 DE APOYO 7.2.2 Procesos Estratégicos 7.2.1.1 Gestión de Alianzas Estratégicas PANANDERIA LOTO PAN Proceso Estratégico CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión AOLM058_S_08_2020 Proceso 1. Objetivo Gestión de Alianzas Estratégicas 1.1 Definir en forma general el proceso de alianzas estratégicas 22 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 1.2 Estandarizar los puntos de análisis que le permita a Loto pan obtener alianzas en pro de lograr una mayor competitividad en el medio 1.3 Ofrecer a los clientes una mejor alternativa saludable a la hora de comer un postre debido a que se piensan en personas (diabéticas, intolerantes a la lactosa, intolerantes al gluten, que lleven una vida saludable, etc.) 1.4 Definir las variables a tener en cuenta en el ejercicio de buscar dichas alianzas y analizar el entorno 2. Actividades del proceso Proveedor Entrada Actividad Salida Cliente Gerencia Costos y planeación Propuesta de Alianza Estratégica Analizar propuesta Informe diligenciado con resultado de análisis y valoración Formato de valoración Analizar Resultado condiciones consolidado y de análisis conveniencia Costos y planeación Gerencia Actividades Externas 3. Recursos Humano, Financiero, Logístico. 4. Roles Gerencia, Área competente al tema 5. Documentos y registros soporte - Documento - Invitación - Informe - Procedimiento, Instructivo o protocolo 23 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 7.2.2.Procesos misionales: Procesos Operativos: Son estos los que permiten dar el cumplimento al objeto del negocio. 72.2.1 Gestión comercial panadería loto pan Proceso Misional 24 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión AOLO058_S_08_2020 Proceso Gestión comercial 1.1 Definir en forma general el proceso Comercial de loto pan 1.Objetivo 1.2 Optimizar los tiempos de atención y entrega al cliente su producto o cotización por mayor o al dedal. 1.3 Contribuir a la fidelización del cliente 1.4 Atraer a nuevos clientes al portafolio de loto pan 6. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Cliente Solicitud de visita Realizar cotización con preferencias Solicitud de Planeación cotización o y costos producto con especificaciones Planeación y costos Solicitud de cotización Cotizar Cotización Cliente Cliente Cotización Entregar Cotización especifica Chef Chef Pedido Realización de postres descritos Producto terminado Cliente 7. Recursos Humano, Financiero, Logístico. 8. Roles Área competente al tema 9. Documentos y registros soporte - Documento 25 SGC - MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Procedimiento, Instructivo o protocolo 26 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 7.2.2.2Gestión de innovación Panadería loto pan Proceso Misional CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión AOLO058_S_08_2020 Proceso Gestión de innovación 1.1 Definir en forma general el proceso de Diseño e innovación 1.2 Optimizar los tiempos de atención y entrada al cliente su producto. 1.Objetivo 1.3 Contribuir a la fidelización del cliente 1.4 Atraer a nuevos clientes al portafolio de loto pan 1.5 Realizar un proceso de investigación de sabores y empaques que los clientes deseen. 10. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Cliente Solicitud de Cotización de postre o pan según su tamaño Entregar Solicitud con Chef solicitud con especificaciones especificaciones Chef Solicitud con Elaborar postreespecificaciones pan/producto Postre/pan producto Asistente de caja Asistente de caja Postre o pan producto terminado Entregarlo al cliente Pago del producto Cliente Cliente Encuesta Solicitar llenar encuesta de satisfacción y Encuesta diligenciada Asistente de caja 27 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 que espera de un producto Actividades Externas 11. Recursos Humano, Financiero, Logístico. 12. Roles Área competente al tema 13. Documentos y registros soporte Documento o recibo de pago - 28 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 7.6.2.2.3 Gestión Logística panadería loto pan Proceso Misional CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión MOLA083_S_08_2020 Proceso Gestión Logística 1.1 Definir en forma general el proceso de logística 1.Objetivo 1.2 Optimizar los tiempos de entrega de materia prima, tiempos y movimientos de elaboración de producto y despacho del producto 1.3 Asegurar la calidad del proceso en la cadena logística 1.4 Contribuir a la fidelización de los clientes 1.5 Controlar el proceso y propender por una mejora continua. 2. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Planeación y costos Orden de produccióm Entregar Relación de orden facturación debidamente diligenciada Operaciones y logística Operaciones y Logística Orden de producción Verificar Remisión de existencia de trabajo materia prima e insumos Operaciones y logística Operaciones y logística Remisión de trabajo Remisionar Trabajo Asistente de caja Remisión con firma recibido 29 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 Operaciones y logística Relación de facturación Actualizar diariamente Relación de facturación actualizada Operaciones y logística Operaciones y logística Relación de facturación Revisar cumplimiento de las ordenes en cuanto a procesos y fechas de entrega Relación de facturación revisada y actualizada Operaciones y logística Operaciones y logística Remisión de trabajo Recojer trabajo terminado donde tercero Factura con remision anexa Operaciones y Logística Actividades Externas 3. Recursos Humano, Financiero, Logístico. 4. Roles Área competente al tema 5. Documentos y registros soporte - Cotización, Orden de compra y /o recibo de pago 30 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 31 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 7.2.2.Procesos de Soporte Ubicados dentro de la Línea de Apoyo, son estos los que contribuyen al cumplimiento de los procesos operativos y estratégicos. 7.2.3.1 Gestión Documental panadería loto pan Proceso de Soporte CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versió n AOLM158_S_08_2020 Proceso Gestión Documental 1.1Describir como llevar a cabo el proceso de Gestión Documental 1.2Asegurar el correcto flujo de la documentación 1.Objetivo 1.3Asegurar la correcta disposición, los registros requeridos y la integridad de la documentación hasta el archivo de la misma. 1.5Controlar el proceso, su interacción con otros procesos y propender por una mejora continua del mismo 6. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Gerente Normatividad y reglamento del trabajo Definir las políticas, planes, deberes y metas a alcanzar de cada trabajador Plan empresarial de archivo Todos los procesos Todos los procesos Procedimiento s deberes y Asegurar el cumplimient Firma de cada colaborador en Gerente 32 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 planea a poner en ejecución o de la normal interna de archivo documentos de deberes correspondiente s Asistente de caja Recibos de pago Registrar a fin de turno las ventas en diario de ventas Diario de ventas completo diariamente Contado r Recursos Humanos Talento que se requiere Realizar el diseño del puesto que se solicita Diseño de puesto Gerente Actividades Externas 7. Recursos Humano, Financiero, Logístico. 8. Roles Área competente al tema 9. Documentos y registros soporte - Documento 33 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 7.2.3.2 Gestión de Recursos Humanos panadería loto pan Proceso de Soporte CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión ALAM108_S_08_2020 Proceso Gestión de Recursos Humanos 1.1 Desarrollar el talento humano 1.Objetivo 1.2 Facilitar el conocimiento, habilidades y valores del grupo humano para que estén acordes a las necesidades de la empresa 1.3 Garantizar niveles de desempeño y competencia 10. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Recursos Humanos Necesidad de personal Requisitos de personal Solicitud de personal Gerente Recursos Humanos Solicitud de personal Creación del cargo Diseño de puesto Gerente Recursos Humanos Diseño de puesto Definición y/o revisión del perfil Documento para solicitar aceptación de un nuevo vacante Gerente Recursos Humanos Aceptación de nuevo puesto de trabajo Divulgación de vacante Solicitud de personal Todos los procesos Recursos Humanos Solicitud de personal Selección Aspirante Todos los seleccionado procesos Actividades Externas 34 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 11. Recursos Muebles y enseres, sala de capacitación, papelería 12. Roles Recursos humanos, gerente y finanzas 13. Documentos y registros soporte Contrato de trabajo Diseño de puesto en físico Hojas de vida Actas Manual del trabajador - 35 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN MCLP-001 1 7.2.3.3 Gestión de Finanzas y contable panadería loto pan Proceso de Soporte CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión AMOM068_S_08_2020 Proceso Gestión de Finanzas y contable 1.Objetivo Administrar, controlar y hacer seguimiento de las operaciones relacionadas con la ejecución de los recursos económicos según las prioridades de la empresa. 14. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Gerente Dpto. Administrativo Plan de compras Elaborar el plan financiero Plan financiero Gerente Apertura de presupuesto Ejecutar el presupuesto Certificado Compras de disponibilidad presupuestal Compras Documentos de compras y contratación Gestionar las cuentas por pagar Orden de pago Contador Contador Ordenes de pago Efectuar pago Reporte de pagos Contador Actividades Externas 15. Recursos Papeleria, software contable, recurso financiero, recurso humano. 36 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN Departamento de contabilidad 16. Roles 17. Documentos y registros soporte Certificado de aprobación de presupuesto Orden de compra Orden de pago Liquidaciones Pagos al personal - MCLP-001 1 7.2.3.4 Gestión de Compras panadería loto pan Proceso Misional CARACTERIZACIÓN GENERAL DEL PROCESO Código/Versión MOLM387_S_08_2020 Proceso Gestión de Compras 1.1 Búsqueda de materias primas e insumos 1.Objetivo 1.2 Encontrar proveedores que ofrezcan productos de la mejor calidad al menor precio 1.3 Planificación de pedidos por articulo y proveedor 1.4 Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad 18. Actividades del proceso PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Gerente Almacenista Revisión de inventarios Cotización de insumos Generar orden de compra Gerente Análisis de presupuesto Aprobar solicitud de presupuesto Enviar orden Contador de compra al departamento contable 37 SGC CÓDIGO VERSIÓN MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN Contador Rectificar cotización Firmar cotización Desembolso dinero Almacenista Confirmar orden de compra con el proveedor Definir fechas Recibir de entrega mercancía MCLP-001 1 Almacenista Almacén Actividades Externas 19. Recursos Papelería, software de inventarios, servicios de telefonía e internet 20. Roles Almacenista, Gerente, Contador 21. - Documentos y registros soporte Lista de inventarios Orden de compra Facturas Recibos de caja Notas Crédito 38 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 39 SGC MANUAL DE CALIDAD LOTOPAN CÓDIGO VERSIÓN MCLP-001 1 40
