Manual del Usuario

Manual del Usuario
I. Carátula.
II. Tabla de contenidos.
III. Responsable de la aplicación.
 Analista.
 Fecha de creación del documento.
 Fecha de actualización.
 Nombre del Sistema.
IV. Acerca del Manual.
 Propósito.
 Conocimientos necesarios.
V. Introducción.
VI. Visión global.
 Especificaciones.
 Conceptos generales.
 Acceso.
 Instalación y configuración básica.
 Menú principal.
 Opciones.
 Teclas.
 Iconos.
 Pantallas.
 Reportes.
Carátula.
Tabla de contenidos.
Responsable de la aplicación.

Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano

Fecha de creación del documento: 01 de noviembre del 2001

Fecha de actualización:

Nombre del Sistema: FACTURACIÓN COMERCIAL EN AMBIENTES
CLIENTE/SERVIDOR
CONTENIDO
Acerca del Manual.
 Propósito.
El presente manual tiene como finalidad ser una guía básica de operación
del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las destrezas y
conocimientos indispensables para una operación adecuada del sistema, y
ser una herramienta de consulta de primera mano a la cual puede recurrir el
usuario en cualquier momento.
Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas del
sistema, que permite una facturación y atención al cliente en tiempos
mínimos; mediante la optimización de los recursos involucrados en el
proceso, de compraventa de productos de consumo masivo.
Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta
dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo posible;
mediante correo electrónico a [email protected]; gracias por su confianza.
 Conocimientos necesarios.
 Conocer previamente el funcionamiento de un computador.
 La situación o procesos inmersos en la actividad económica en la
cual se desenvuelve la empresa.
 La configuración de la red, para saber determinar el desempeño del
sistema con otros sistemas existente.
 El sistema operativo o sistema básico con el cual se ejecuta la
aplicación FCACS.
 Los principios básicos de administración y manejo de inventarios.
Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar mayor
ventaja de la información que se encuentra en la base de datos que maneja
el sistema.
CONTENIDO
Introducción.
El sistema de Facturación Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue credo
con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector comercial en
el área de supermercados, abastos, tiendas y locales mercantiles dedicados a la
venta de productos al detal.
Una de las formas simples de atención al cliente es cubrir sus necesidades en
el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una automatización de los
procesos de cálculos, de precios de productos de consumo masivo, en el menor
tiempo evitando de esa forma la formación de largas colas.
La utilización de las computadoras y software de forma adecuada brindan la
posibilidad de comercializar mayores volúmenes de productos y mejorar los
márgenes de ganancia; con satisfacción para el cliente y para el personal que se
encuentra frente a un mostrador.
Los clientes y su negocio se lo agradecerán si usted, como usuario de este
producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus competencia;
solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento esta novedosa
herramienta de trabajo.
El desarrollador.
CONTENIDO
Visión global.
 Especificaciones.
Los requisitos básicos del sistema son:
Clientes o Estación de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red 10/100
MBP, teclado y mouse, monitor de 14’, impresora de 40 columnas y sistema
operativo Win 9.x o WinNt 4.0.
Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y mouse,
monitor de 14’,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win 9.x o WinNt
4.0 y la configuración de la red mediante cacle directo o mediante un hat.
 Conceptos generales.
Los conocimientos básicos para el manejo del sistema son los siguientes:
 La configuración de la red y su administración.
 Políticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.
1
2
3
4
 Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.
1,2 y 3 son los botones de minixación, maximización y salida de una pantalla
respectivamente y 4 barra de menú principal del sistema.
CONTENIDO
Acceso.
El
acceso
al
sistema luego del
proceso
instalación
de
y
configuración básica del sistema es a través de las barras disponibles del
Windows como se detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso
directo del usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra
presente durante toda la ejecución del sistema, la misma que se puede apreciar
en la gráfica siguiente.
El botón SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su utilización
y volviendo al sistema operativo respectivo.
CONTENIDO
Instalación y configuración básica.
El proceso de instalación es el siguiente:
1. Haga clic en la barra estándar del Windows.
2. Presenta la pantalla siguiente.
3. Elija el botón Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de instalación del
sistema. Siga las instrucciones que se presentan hasta obtener una
pantalla
como
siguiente.
la
4. La cual presenta la licencia de
aceptación marque la casilla
de verificación si esta de
acuerdo; caso contrario no lo
marque y se procederá a
cancelar
la
instalación
del
sistema. Con lo cual se borran
todas
los
componentes
básicos del sistema. Vaya a la
barra estándar del Windows,
Inicio, Programas y localice el
sistema
bajo
el
SUPERMERCADO.
nombre
Con
lo
cual se llamara a la pantalla principal del sistema.
CONTENIDO
 Menú principal.
a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administración del
sistema en si.
b. Consultas presenta información detallada de acuerdo a la necesidad del
usuario del sistema.
c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.
d. Inventario la actualización de los datos de productos y cuentas de los
clientes y otros.
e. Reportes permite obtener la información por medio de la impresora en
varias paginas.
f. Facturación nos permite emitir las facturas respectivas y cobros se en
efectivo o a crédito emitiendo la misma.
g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como
resolver alguna pequeña dificultad a causa de la mala manipulación o
errores involuntarios del usuario.
CONTENIDO
 Opciones.
CONTENIDO
Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se
ingresan los usuarios; de la siguiente forma:
Nivel
descripción
1
Acceso total al sistema como administrador del mismo.
2
Ingresos parcial de datos, actualización, reportes y consultas como
cliente.
3
Solo consultas como cliente.
 Teclas.
CONTENIDO
Las teclas usadas en el sistema son:
tecla
descripción
F1
Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.
F2
Dentro de facturación crea una nueva factura.
F3
Borra un item durante la facturación
F4
Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.
F5
Cobro a crédito de la factura, habilita y controla los créditos. (imprime)
F6
Busca información de los productos en cualquier momento.
Esc
Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.
 Iconos.
CONTENIDO
Los iconos utilizados son los estándares que acepta el Windows como son los
punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda aplicación.
 Pantallas.
Las principales pantallas que presenta el
sistema son:
Pantalla de inicio de cesión o trabajo, tras el
ingreso de la clave de usuario respectivo se
abilita los niveles de acceso
al sistema; de conformidad con la tabla que
consta en opciones.
Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso nada
se presenta la pantalla siguiente, si presiona sobre el
botón si vuelve a pedir su clave caso contrario sale del
sistema sin ningún problema.
Si la clave es correcta se presenta la siguiente pantalla. CONTENIDO
Presione el botón Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se presenta la pantalla
inicial del sistema y tendrá acceso al menú principal y submenús respectivos
dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.
Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se establecen en el menú
NUEVO con la opción de usuarios y es responsabilidad del administrador del
sistema.
La configuración inicial del sistema se puede
establecer a través del menú Archivo con la
opción Empresa, la cual presenta una pantalla
como se aprecia en la parte inferior.
En la cual tan sólo se puede
actualizar los datos de IVA y si
los precios incluyen o no este
impuesto. Los demás datos son
establecidos durante la instalación ya que se trata de un sistema de uso
exclusivo.
Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual
representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo con
decimales por restricciones técnicas.
El trabajo con decimales es de la siguiente forma:
##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por tratarse de
número con porcentaje.
Con esta aclaración tenga cuidado en los lugares donde la información
requerida sea del formato (##,## )%.
Presentamos a continuación unas pantallas que merecen de su atención al
momento de trabajar con ellas.
Si elige del menú principal la opción CONSULTAS, se
presenta una pantalla como la siguiente.
CONTENIDO
Presione Aceptar para volver al
menú principal y poder trabajar con otras
opciones.
Si por omisión no introdujo un texto de consulta
se presentara una pantalla como la siguiente, la
cual le permite continuar o cancelar la consulta
según sea el caso requerido.
CONTENIDO
Esta es la opción NUEVOS del menú principal en el cual se pueden elegir varias
opciones, que dependiendo de cual se presentan pantallas como la siguiente.
La
cual
permite el ingreso de datos por primera vez, elija el botón Agregar para ingresar
un nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario Cerrar para cancelar y
volver al menú principal.
CONTENIDO
La opción INVENTARIO y sus subopciones
permiten mantener el control y alimentación de
los datos pertinentes; según sea la necesidad
del usuario.
CONTENIDO
Si elige la opción se presenta la pantalla de facturación respectiva que se
aprecia al detalle en la siguiente pantalla.
Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura respectiva;
ingresado el nombre del cliente o dándolo de alta si este no existe tan solo con
presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el nombre del cliente y
previamente ya lo hemos ingresado en el sistema, este lo localizara y
presentara sus datos respectivos. Tras lo cual debemos presionar la tecla TAB
para ir hasta el lugar del código en nuestra factura y comenzar la facturación de
los diferentes producto, una vez que se haya terminado la petición del cliente
presione las teclas F4 y F5 según sea el caso.
Si por algún motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de la
factura actual sin ningún problema.
CONTENIDO
Si presiona F4 se envía a la impresora la factura y si no hay un conflicto en la
misma se presenta un mensaje como el siguiente.
Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de créditos y luego
se imprime.
Si presiona la tecla Esc vuelve al menú principal.
CONTENIDO
 Reportes.
CONTENIDO
Son ejecutados con la opción Reportes del menú
principal la cual se aprecia a continuación. Por el
momento presentamos la pantalla que surge luego
de elegir en la pantalla presente la subopción
Clientes, tras lo cual se presenta una pantalla como
la que consta en la parte inferior.
Las demás opciones de ese submenú presentan pantallas similares, por lo cual
para muestra un botón.
impresora
Vista automatizado y
200 %
Imprime en un archivo
Barra de
desplazamiento
vertical
Información a ser
impresa
# de paginas
Barra de desplazamiento horizontal
CONTENIDO
# de paginas
Barra de desplazamiento horizontal