Manual del Usuario - Repositorio Digital UTN

Manual del Usuario
I. Carátula.
II. Tabla de contenidos.
III. Responsable de la aplicación.
 Analista.
 Fecha de creación del documento.
 Fecha de actualización.
 Nombre del Sistema.
IV. Acerca del Manual.
 Propósito.
 Conocimientos necesarios.
V. Introducción.
VI. Visión global.
 Especificaciones.
 Conceptos generales.
 Acceso.
 Instalación y configuración básica.
 Menú principal.
 Opciones.
 Teclas.
 Iconos.
 Pantallas.
 Reportes.
Carátula.
Tabla de contenidos.
Responsable de la aplicación.




Analista: Richar Franklin Caicedo Medrano
Fecha de creación del documento: 01 de noviembre del 2001
Fecha de actualización:
Nombre del Sistema: FACTURACIÓN COMERCIAL EN AMBIENTES
CLIENTE/SERVIDOR
CONTENIDO
Acerca del Manual.
 Propósito.
El presente manual tiene como finalidad ser una guía básica de
operación del sistema; permitiendo al lector del mismo adquirir las
destrezas y conocimientos indispensables para una operación adecuada
del sistema, y ser una herramienta de consulta de primera mano a la
cual puede recurrir el usuario en cualquier momento.
Se pretende dar una idea mas detallada de los alcances y ventajas
del sistema, que permite una facturación y atención al cliente en
tiempos mínimos; mediante la optimización de los recursos
involucrados en el proceso, de compraventa de productos de consumo
masivo.
Cualquier comentario o sugerencia el desarrollador el sistema esta
dispuesto a recibirla con todo agrado y solventar en el menor tiempo
posible; mediante correo electrónico a [email protected]; gracias por
su confianza.
 Conocimientos necesarios.
 Conocer previamente el funcionamiento de un computador.
 La situación o procesos inmersos en la actividad económica en
la cual se desenvuelve la empresa.
 La configuración de la red, para saber determinar
desempeño del sistema con otros sistemas existente.
el
 El sistema operativo o sistema básico con el cual se ejecuta la
aplicación FCACS.
 Los principios básicos de administración y manejo de
inventarios.
Otras habilidades inherentes a su destreza y agilidad para sacar
mayor ventaja de la información que se encuentra en la base de datos
que maneja el sistema.
CONTENIDO
Introducción.
El sistema de Facturación Comercial en Ambientes Cliente/Servidor fue
credo con el objetivo de ser una herramienta administrativa, para el sector
comercial en el área de supermercados, abastos, tiendas y locales
mercantiles dedicados a la venta de productos al detal.
Una de las formas simples de atención al cliente es cubrir sus
necesidades en el menor tiempo posible; lo cual se consigue con una
automatización de los procesos de cálculos, de precios de productos de
consumo masivo, en el menor tiempo evitando de esa forma la formación de
largas colas.
La utilización de las computadoras y software de forma adecuada brindan
la posibilidad de comercializar mayores volúmenes de productos y mejorar
los márgenes de ganancia; con satisfacción para el cliente y para el personal
que se encuentra frente a un mostrador.
Los clientes y su negocio se lo agradecerán si usted, como usuario de
este producto lo aprovecha y obtiene una ventaja competitiva frente a sus
competencia; solo esta el deseo y en sus manos el poder en funcionamiento
esta novedosa herramienta de trabajo.
El desarrollador.
CONTENIDO
Visión global.
 Especificaciones.
Los requisitos básicos del sistema son:
Clientes o Estación de trabajo PC 486 o superior, con tarjeta de red
10/100 MBP, teclado y mouse, monitor de 14’, impresora de 40 columnas
y sistema operativo Win 9.x o WinNt 4.0.
Servidor Pemtium o superior, con tarjeta de red 10/100 MBP; teclado y
mouse, monitor de 14’,impresora de 40 columnas, sistema operativo Win
9.x o WinNt 4.0 y la configuración de la red mediante cacle directo o
mediante un hat.
 Conceptos generales.
Los conocimientos básicos para el manejo del sistema son los siguientes:
 La configuración de la red y su administración.
 Políticas de seguridad y respaldos en este tipo de sistemas.
 Seguir al pie de la letra las indicciones del presente manual.
1
2
3
4
1,2 y 3 son los botones de minixación, maximización y salida de una
pantalla respectivamente y 4 barra de menú principal del sistema.
CONTENIDO
Acceso.
El acceso al
sistema
luego
del proceso de
instalación
y
configuración
básica
del
sistema es a través de las barras disponibles del Windows como se
detalla en las siguientes figuras. Lo cual permite el ingreso directo del
usuario al sistema en su pantalla principal, la cual se encuentra presente
durante toda la ejecución del sistema, la misma que se puede apreciar en
la gráfica siguiente.
El botón SALIR o X abandonan el sistema de inmediato finalizando su
utilización y volviendo al sistema operativo respectivo.
CONTENIDO
Instalación y configuración básica.
El proceso de instalación es el siguiente:
1. Haga clic en la barra estándar del Windows.
2. Presenta la pantalla siguiente.
3. Elija el botón Aceptar tras lo cual obtenemos la pantalla de
instalación del sistema. Siga las instrucciones que se presentan
hasta obtener una pantalla como la siguiente.
4. La cual presenta la licencia
de aceptación marque la
casilla de verificación si
esta de acuerdo; caso
contrario no lo marque y se
procederá a cancelar la
instalación del sistema. Con
lo cual se borran todas los
componentes básicos del
sistema. Vaya a la barra
estándar
del
Windows,
Inicio, Programas y localice
el sistema bajo el nombre
SUPERMERCADO. Con lo
cual se llamara a la pantalla
principal del sistema.
CONTENIDO
 Menú principal.
a. Archivo brinda todas las facilidades en cuanto a la administración
del sistema en si.
b. Consultas presenta información detallada de acuerdo a la necesidad
del usuario del sistema.
c. Nuevo nos permite ingresar los datos por primera vez.
d. Inventario la actualización de los datos de productos y cuentas de
los clientes y otros.
e. Reportes permite obtener la información por medio de la impresora
en varias paginas.
f. Facturación nos permite emitir las facturas respectivas y cobros se
en efectivo o a crédito emitiendo la misma.
g. Ayuda nos brinda una ayuda de funcionamiento del sistema y como
resolver alguna pequeña dificultad a causa de la mala manipulación
o errores involuntarios del usuario.
CONTENIDO
 Opciones.
CONTENIDO
Las opciones del sistema son 3 que se determinan en el momento que se
ingresan los usuarios; de la siguiente forma:
Nive
descripción
l
1 Acceso total al sistema como administrador del mismo.
2 Ingresos parcial de datos, actualización, reportes y consultas como
cliente.
3 Solo consultas como cliente.
 Teclas.
CONTENIDO
Las teclas usadas en el sistema son:
tecla
descripción
F1 Ayuda del sistema en cualquier momento que el usuario la solicite.
F2 Dentro de facturación crea una nueva factura.
F3 Borra un item durante la facturación
F4
Cobro en efectivo de la factura e imprime la misma.
F5
Cobro a crédito de la factura, habilita y controla los créditos.
(imprime)
Busca información de los productos en cualquier momento.
Sale de la pantalla actual o presente en ese momento.
F6
Esc
 Iconos.
CONTENIDO
Los iconos utilizados son los estándares que acepta el Windows como son
los punteros tipo flecha o tipo mano y botones muy familiares en toda
aplicación.
 Pantallas.
Las principales pantallas que presenta el
sistema son:
Pantalla de inicio de cesión o trabajo, tras
el ingreso de la clave de usuario
respectivo se abilita los niveles de acceso
al sistema; de conformidad con la tabla que
consta en opciones.
Si la clave de usuario es incorrecta o no ingreso
nada se presenta la pantalla siguiente, si presiona
sobre el botón si vuelve a pedir su clave caso
contrario sale del sistema sin ningún problema.
Si la clave es correcta se presenta la siguiente
pantalla.
CONTENIDO
Presione el botón Aceptar o la tecla Enter, con lo cual se presenta la
pantalla inicial del sistema y tendrá acceso al menú principal y submenús
respectivos dependiendo del nivel de usuario que tenga asignado.
Tenga presente que los niveles de ingreso al sistema se establecen en el
menú NUEVO con la opción de usuarios y es responsabilidad del
administrador del sistema.
La configuración inicial del sistema se puede
establecer a través del menú Archivo con la
opción Empresa, la cual presenta una
pantalla como se aprecia en la parte inferior.
En la cual tan sólo se puede
actualizar los datos de IVA y si
los precios incluyen o no este
impuesto.
Los demás datos
son establecidos durante la
instalación ya que se trata de un sistema de uso exclusivo.
Hay que tener presente que el IVA se presenta como 1.400 % lo cual
representa el 14% real por el uso de la coma o el punto para el trabajo
con decimales por restricciones técnicas.
El trabajo con decimales es de la siguiente forma:
##, ## es 14,0 pero si escribe ##.00 nos da como resultado 140 por
tratarse de número con porcentaje.
Con esta aclaración tenga cuidado en los lugares donde la información
requerida sea del formato (##,## )%.
Presentamos a continuación unas pantallas que merecen de su atención al
momento de trabajar con ellas.
Si elige del menú principal la opción CONSULTAS, se
presenta una pantalla como la siguiente.
CONTENIDO
Presione
Aceptar
para
volver al menú principal y
poder trabajar con otras
opciones.
Si por omisión no introdujo un texto de
consulta se presentara una pantalla como la
siguiente, la cual le permite continuar o
cancelar la consulta según sea el caso
requerido.
CONTENIDO
Esta es la opción NUEVOS del menú principal en el cual se pueden elegir
varias opciones, que dependiendo de cual se presentan pantallas como la
siguiente.
La
cual
perm
ite el
ingre
so de datos por primera vez, elija el botón Agregar para ingresar un
nuevo y luego Actualizar para grabar, caso contrario Cerrar para cancelar
y volver al menú principal.
CONTENIDO
La opción INVENTARIO y sus subopciones
permiten
mantener
el
control
y
alimentación de los datos pertinentes;
según sea la necesidad del usuario.
CONTENIDO
Si elige la opción se presenta la pantalla de facturación
respectiva que se aprecia al detalle en la siguiente pantalla.
Luego de presionar la tecla F2, procedemos a generar la factura
respectiva; ingresado el nombre del cliente o dándolo de alta si este no
existe tan solo con presionar la tecla Enter; si tenemos o conocemos el
nombre del cliente y previamente ya lo hemos ingresado en el sistema,
este lo localizara y presentara sus datos respectivos. Tras lo cual
debemos presionar la tecla TAB para ir hasta el lugar del código en
nuestra factura y comenzar la facturación de los diferentes producto, una
vez que se haya terminado la petición del cliente presione las teclas F4 y
F5 según sea el caso.
Si por algún motivo desiste de facturar presione la tecla Esc para salir de
la factura actual sin ningún problema.
CONTENIDO
Si presiona F4 se envía a la impresora la factura y si no hay un conflicto
en la misma se presenta un mensaje como el siguiente.
Si presiona F5 se presenta la respectiva pantalla de control de créditos y
luego se imprime.
Si presiona la tecla Esc vuelve al menú principal.
CONTENIDO
 Reportes.
CONTENIDO
Son ejecutados con la opción Reportes del menú
principal la cual se aprecia a continuación. Por
el momento presentamos la pantalla que surge
luego de elegir en la pantalla presente la
subopción Clientes, tras lo cual se presenta una
pantalla como la que consta en la parte inferior.
Las demás opciones de ese submenú presentan pantallas similares, por lo
cual para muestra un botón.
impresora
Vista automatizado y
200 %
Imprime en un archivo
Barra de
desplazamiento
vertical
Información a ser
impresa
# de paginas
Barra de desplazamiento horizontal
CONTENIDO