Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 UNIDAD 6 EL EQUIPO GANADOR DEL EMPRENDIMIENTO “CON QUIEN” Una vez definidos los objetivos y estrategias del plan de marketing y del plan de operaciones, es muy importante que el empresario desarrolle el plan de recursos humanos, definiendo concretamente la Estructura organizacional. Las personas son el elemento clave del éxito empresarial y por ello un recurso humano de calidad podría significar una ventaja para la empresa. 1. El plan de Recursos Humanos El plan de recursos humanos debe considerar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Las principales funciones que se requieren en el negocio. Las habilidades y conocimientos que cada función requiere. Los cargos que serán permanentes en la empresa. Las tareas, que por ser temporales o requerir un alto grado de especialización, podrían ser realizadas por personas o compañías ajenas a la empresa. Los puestos claves y del personal propio que hará las tareas que le permitan a la empresa diferenciarse de las demás. El organigrama que representa la estructura general de la empresa. Las políticas y estrategias que ayudarán a administrar el recurso humano. La planilla de la empresa, es decir el presupuesto de las remuneraciones. Los empresarios de las MYPE deben saber que es muy importante determinar las funciones y las responsabilidades de cada puesto porque esto permite: • • • • • • Coordinar tareas. Supervisar el trabajo y a los trabajadores. Establecer medidas de control del trabajo. Asignar responsabilidades de las actividades. Medir los resultados de las actividades. Evaluar el desempeño de los trabajadores. Para realizar todas estas actividades, se deben elaborar manuales de procedimientos administrativos y manuales de funciones que sirvan de pauta Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 para controlar las acciones de la empresa y de los trabajadores. Estos deben ser muy claros, precisos, sencillos y conocidos por todo el personal. Un manual de funciones debe contener: 1. 2. 3. 4. 5. La descripción del puesto. Los objetivos o la misión del puesto. A qué área pertenece o de quién depende. Las funciones que desempeña. Las responsabilidades, es decir, las acciones que se espera que cumpla el trabajador. En un organigrama, que viene a ser la representación gráfica de la estructura de una organización, se puede conocer cómo se han agrupado las tareas y cuáles son los niveles jerárquicos en la organización. Una MYPE, puede tener un organigrama como el siguiente: Luego de establecer los requerimientos de personal, las funciones y requisitos de cada puesto, la estructura organizacional y el sistema de pagos y retribuciones, el Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 empresario estará listo para comenzar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal necesario para cumplir con los objetivos de la empresa. 1.1. Estrategias de reclutamiento, selección y contratación de personal Las seis etapas pera el reclutamiento y selección de personal En función a los objetivos y requerimientos de personal, el empresario diseñará estrategias para atraer y retener a las personas más adecuadas para su organización. Para reclutar personal, primero, debe establecerse la necesidad de un puesto determinado y describir las tareas que tiene que cumplir la persona que se encargue de él. Asimismo, debe detallar las especificaciones que se adecuen al puesto que está ofreciendo, es decir, las características que debe tener el profesional que se responsabilice de las tareas que le serán encomendadas. Aquí es elemental considerar los conocimientos y la experiencia previa que pudiera tener la persona en un puesto de trabajo similar, así como las referencias personales y profesionales. Sin embargo, hay tareas que no requieren poseer conocimientos previos, porque la tarea o su aprendizaje suele ser bastante sencillo. En este caso, lo importante es conseguir personas con valores y talento. Reclutar implica convocar y atraer a personas para un determinado puesto de trabajo. Cuando se trabaja un plan de negocios para una empresa en marcha, el reclutamiento pueda hacerse dentro de la misma empresa, como una opción para que los trabajadores roten de posiciones o asciendan. El reclutamiento interno para cubrir plazas vacantes, puede hacerse mediante la convocatoria dentro de la empresa. De esto se desprenden dos posibilidades: una, que algún trabajador Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 cambie de puesto, ya sea porque decide probar en otra área o porque asciende a un puesto con más responsabilidades; dos, que alguno de los actuales trabajadores de la empresa recomiende a otra persona. El reclutamiento interno tiene como ventajas: • El tener referencias directas, porque se conoce al trabajador. • Es motivador para los trabajadores, porque significa que la empresa promueve el desarrollo laboral. • Es menos costoso para la empresa, en cuanto a tiempo de aprendizaje de las normas, tareas y cultura organizacional. Para el caso de una nueva empresa, el reclutamiento externo consiste en atraer fuerza laboral fuera de la empresa, por ejemplo, con avisos periodísticos solicitando personal para determinados puestos. ¿Qué ventaja tiene el contratar a una persona “nueva”? La mayor ventaja para la empresa es que el nuevo empleado trae consigo conocimientos y herramientas que pueden “refrescar” y enriquecer el trabajo. Una vez que se tiene la lista de candidatos, la empresa debe evaluar quién es apto para ocupar la vacante ofrecida. La evaluación puede basarse en: 1. El currículo personal. 2. La entrevista personal, oportunidad que sirve para corroborar la información descrita en el currículo y evaluar actitudes y valores subjetivos. 3. Una evaluación psicológica, que permite evaluar la salud mental del candidato y su capacidad para adecuarse a la cultura de la organización. Luego de evaluar a los candidatos, es necesario tomar la decisión de seleccionar a aquel que mejor se adecue a las necesidades y el perfil del puesto. Durante el proceso de selección es fundamental que el candidato sea evaluado por quien será su jefe inmediato, para que dé su visto bueno. Finalmente, el trabajador seleccionado firmará un contrato laboral de acuerdo con las condiciones fijadas por la empresa y negociadas con él. 1.2. Estrategias de inducción, capacitación y evaluación del personal Ahora que la empresa cuenta con nuevo personal, es importante establecer los mecanismos que le permitirán al empresario adaptar, desarrollar y evaluar el desempeño de cada trabajador. Para ello, la empresa debe establecer pautas y Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 estrategias que guíen al trabajador para que se concentre en los objetivos que desea alcanzar la empresa. En un inicio, el trabajador debe familiarizarse con la misión de la empresa y los objetivos de su puesto. Debe conocer sus funciones, sus responsabilidades, sus derechos, sus obligaciones, así como los resultados que se esperan de él y cuándo y cómo será evaluado. Idealmente, la inducción a un trabajador debe hacerse antes de que inicie sus labores; así, se evita que el trabajador pierda tiempo tratando de averiguarlo todo por sus propios medios, y que se genere ansiedad e incomodidad en él. Este es el momento adecuado para mencionar cuáles son las normas de la empresa, cuál es el horario de trabajo, a quién debe de recurrir si necesita solucionar un problema, cuál es la forma de pago, y presentarlo a los demás miembros del equipo. Una vez que esté involucrado con el puesto, es necesario capacitarlo para que desde un inicio el trabajador logre el máximo rendimiento y cumpla con los estándares de calidad establecidos por la empresa. Recuerde: Un personal capacitado, significa mejoras en la productividad del negocio, mejor calidad de los productos y logro de los objetivos generales de la empresa. La capacitación es también un medio para motivar a los trabajadores y conseguir que ellos cubran sus expectativas de crecimiento personal. ¿Cómo se puede llevar a cabo el proceso de capacitación? El empresario puede involucrar a los jefes o directivos para que transfieran sus conocimientos a un grupo de trabajadores; puede invitar a personas calificadas para que dicten cursos o talleres dentro de la empresa; puede pagar cursos en instituciones educativas especializadas, según las necesidades detectadas. Sin embargo, esto no significa que la empresa capacite siempre y al mismo tiempo a Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 todos sus trabajadores. Es indispensable que se detecten las necesidades actuales y las proyecciones futuras, se evalúen las posibilidades y se estime cómo podrán cubrirse de acuerdo a un plan de capacitación, que cuente con un presupuesto. Luego del proceso de inducción y capacitación, el siguiente paso es evaluar el desempeño del trabajador. Este proceso no sólo orienta al empresario para que premie o aplique medidas correctivas a su empleado, sino también para proponer cambios y mejoras en el trabajo mismo. Además, la evaluación de personal permite determinar quiénes pueden obtener mejoras salariales, quienes pueden ascender y ocupar otros puestos, quiénes deben salir de la empresa, qué necesidades de capacitación y entrenamiento requieren los trabajadores y qué aspectos del trabajo motivan o desmotivan a las personas. De esta forma se va planificando y mejorando el área de recursos humanos, que está vinculado directamente con el desarrollo de un negocio. 1.3. Estrategias de motivación y desarrollo del personal La alta rotación de personal es uno de los costos más importantes de las MyPE, no tanto en términos económicos, sino más bien en tiempo y calidad de productos y servicios. Para evitar esta alta rotación, el empresario definirá claramente cuáles son las estrategias que le permitirán motivar, desarrollar y retener a su mejor personal. A continuación se presentan algunas estrategias que ayudarán a retener al personal más valioso de la empresa: • • • Crear un ambiente de libre comunicación en todos los niveles de la empresa, estableciendo un cronograma de reuniones periódicas en la que todos los trabajadores y jefes compartan problemas, experiencias y conocimientos. Incentivar a los trabajadores para que participen en la toma de decisiones, en aspectos relacionados con su trabajo y para los cuales están capacitados. Establecer mecanismos de participación directa que alienten a los trabajadores a dar sugerencias y opiniones acerca del desarrollo de su puesto y de la empresa. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 • • • • • • • Premiar los aportes y contribuciones que signifiquen una mejora en la gestión y/o el desarrollo de nuevas ideas. Evaluar el desempeño de manera constante, felicitando al trabajador por su buen trabajo o explicándole qué medidas correctivas debe asumir cuando no se han alcanzado los objetivos o no se ha realizado la tarea de manera correcta. Desarrollar programas de rotación laboral, para que el trabajador se familiarice con otras áreas de la empresa y pueda orientar mejor su desarrollo personal y profesional dentro de la misma. Fomentar la participación de los trabajadores en diversas actividades que complementen su desarrollo profesional y personal, por ejemplo, en cursos y talleres. Establecer una escala de pagos que valore el aporte del trabajador y cubra sus necesidades, además de premiar su productividad y alto desempeño. Tener un horario que no exceda las ocho horas laborales. De ser necesario un mayor tiempo por día, pagar las horas extras correspondientes. El trabajador debe descansar lo necesario para tener un óptimo desempeño. El exceso de trabajo puede traer problemas físicos y psíquicos. Establecer mecanismos para que los trabajadores puedan lograr un equilibrio entre su trabajo y su vida personal y familiar; por ejemplo, dar flexibilidad a un trabajador en caso que requiera acudir a una reunión escolar de su hijo o atender una emergencia de salud personal. La clave está en considerar al trabajador como un “cliente interno”, con el que debe haber mucha comunicación y coordinación para conocer sus necesidades e inquietudes. El trabajador es un elemento muy importante en la satisfacción de su cliente final, sobre todo si se trata de una empresa de servicios. 1.4. Políticas de remuneraciones y compensaciones La política de remuneraciones y compensaciones es el programa que implementa la empresa para el pago de remuneraciones y beneficios. Estas políticas sirven para: • • • Atraer personal calificado y mantener al personal talentoso. Mantener la equidad entre los trabajadores actuales y lograr su satisfacción. Motivar a los trabajadores, premiando su esfuerzo y mejora en el trabajo, de manera justa y equitativa en todos los niveles de la empresa, según las políticas que se establezcan. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Las remuneraciones son los pagos mensuales o quincenales, por el desarrollo de las funciones de un puesto determinado. Por lo general, las remuneraciones se fijan de acuerdo al mercado laboral, al tipo de tarea asignada y al nivel de responsabilidad otorgado. Además de la remuneración, el empresario debe pagar compensaciones que son fijadas por ley y es obligación de las empresas cumplirlas, tales como el seguro de salud, el pago de gratificaciones (en julio y diciembre), el pago por compensación de tiempo de servicios (CTS), entre otras. La empresa también puede dar otro tipo de compensaciones, fuera de las que exige la ley, como pueden ser: • • • • • • • Movilidad. Asignación escolar. Uniformes. Tickets para compra de alimentos. Servicio de comedor (almuerzo) para los trabajadores. Actividades recreativas para el trabajador y su familia. Cursos para las esposas de los trabajadores. Algunas empresas asignan retribuciones o bonificaciones a la productividad cuando, por ejemplo, se superan las metas de ventas en determinado periodo, se produce más de lo que se había programado, se logra un contrato importante, se mejoran los procesos y se consiguen ahorros en costos y mayor eficiencia. Recuerde: Reconocer los logros de los trabajadores promueve una cultura de eficiencia y mejora continua, por ello, es muy importante su reconocimiento y comunicación a toda la empresa. Debe establecerse previamente los criterios que se emplearán para asignar las retribuciones, en función a los resultados y a la jerarquía del puesto. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 El recurso humano es una pieza fundamental para el éxito de su empresa, por lo tanto, destine los recursos necesarios para atraer, desarrollar y retener una fuerza laboral competitiva y talentosa. Las empresas podrán diferenciarse por el talento de su gente, pues la tecnología es accesible a todas ellas por igual, en la medida que tengan los recursos económicos para adquirirla. Recuerde: Los dueños o gerentes de una MYPE deben asignarse un sueldo que debe ser considerado como un costo para la empresa. Piense que de igual forma lo recibiría, si trabajara en otro lugar, sólo que en este momento se está haciendo cargo de otra empresa: la suya. Aun cuando tenga como trabajadores a miembros de su familia, ellos deben percibir una remuneración y deben ser seleccionados, supervisados, evaluados y bonificados de acuerdo con las políticas empresariales. Es de vital importancia que todos los trabajadores posean un seguro de salud. Si el mismo dueño de la empresa no posee uno ¿cómo podrá hacerse cargo de la empresa si no cuenta con los medios para protegerse de alguna enfermedad o accidente? Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 ACTIVIDAD 1: - - - - Porque se considera a las personas el elemento clave del éxito del emprendimiento? A partir de los Valores y principios corporativos, elabore las competencias individuales para sus trabajadores. Mediante un diagrama de flujo, desarrolle su proceso de reclutamiento y selección del personal de su emprendimiento. Elabore un Plan de Capacitaciones para los cinco años de su emprendimiento, calculando un presupuesto aproximado. Elabore un plan de motivación y retención al personal. 2. Estructura Organizacional 2.1. Introducción Entendemos por estructuras organizacionales como los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades (es decir, la estructura deberá acoplarse y responder a la planeación), además “Debe reflejar la situación de la organización – por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su entorno es complejo y dinámico, etc.” En la búsqueda de la mejor forma de organización de la empresa se han establecido cuatro estructuras: lineal, matricial, circular por departamentalización e híbrida. 2.2. Definición Mintzberg (1984), Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. Mientras que Strategor (1988) explica que una estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad. Es importante identificar las características de las estructuras organizativas de una empresa: 2.3. Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo. Puede ser centralizada o descentralizada, dependiendo si las decisiones parten de un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo respectivamente. Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, mas especialización. Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos. Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos. Debe representar realmente a las personas que componen la empresa. Adaptada a la estrategia que persigue la organización. Dirigida a los objetivos alcanzables. Acorde con la tecnología y herramientas disponibles. El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su estructura. Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar sus funciones. Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo. Toda estructura organización formal tiene paralelamente una estructura informal de relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo que se denomina estructura organizacional real. Tipos de estructuras Se tienen las Estructuras: Estructura Lineal: Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo. Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 desventajas como el hecho de la especialización, “se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el control” Como la autoridad está centrada en una sola persona esta toma las decisiones y asume el control, los empleados están sujetos a las decisiones del gerente u propietario, llevando a cabo las operaciones para cumplir las metas. Estructura Matricial Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función: quien es la cabeza de la función, es decir, al cual se le informa acerca de los asuntos relacionados con aspectos funcionales; y el jefe de Proyectos que es el responsable de los proyectos individuales, todos los empleados que trabajan en un equipo de proyectos se llaman gerentes de subproyectos y son responsables de manejar la coordinación y comunicación entre las funciones y proyectos. No todas las empresas son aptas para desarrollar este tipo de organización, por eso es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones: 1.) Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información. 2.) Se necesita contar con buen capital. 3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos funcionales y proyectos de la organización, además se requiere una estructura de autoridad doble para mantener ese equilibrio. Esta estructura posee una serie de ventajas • • Permite reunir varios expertos en un equipo, esto conlleva a que se dé una jerarquía muy reducida y halla mayor flexibilidad y autonomía en la organización. Ayuda a mitigar los conflictos entre los objetivos generados por las distintas áreas funcionales de la organización. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 • • • • Los miembros tienden a motivarse más. Sirve para el entrenamiento de cantera (sitio que proporciona personas o elementos para el ejercicio de un trabajo o profesión) de Jefes. Contribuye a aumentar la implicación y el compromiso de los integrantes de los equipos. Está orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe. De igual forma tiene otra serie de desventajas • • • • El doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos. Puede propiciar estrés en los miembros de los equipos al tener que rendir cuentas a 2 Jefes. Sus costos burocráticos de operación son bastantes altos debido a que invierte mucho en capacitación de sus empleados y por lo tanto también debe elevar salarios. No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Estructura Circular: Son aquellas donde los niveles de autoridad son representados en círculos concéntricos, formados; por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los canales de autoridad y responsabilidad. Las ventajas: • • • Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea de estatus más alto o más bajo. Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Las Desventajas • • • Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer. No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario. Fuerzan demasiado los niveles. Estructura Híbrida Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos y función o producto y geografía. Este tipo de estructuración es utilizada mayormente cuando las empresas crecen y tienen varios productos o mercados, es característico que las funciones principales para cada producto o mercado se descentralicen y se organicen en unidades específicas., además algunas funciones también se centralizan y localizan en oficinas centrales cuya función es relativamente estable y requiere economías de escala y especialización profunda. Cuando se combinan características de las estructuras funcionales y divisionales, las organizaciones pueden aprovechar las fortalezas de cada una y evitar alguna de sus debilidades. Ventajas • • • Permite que la organización persiga la adaptabilidad y eficacia dentro de las divisiones de productos, igualmente la eficiencia en los departamentos funcionales. Proporciona una buena alineación entre la división de productos y los objetivos corporativos. Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro de las divisiones, y los departamentos funcionales centrales brindad la coordinación en todas las divisiones. Desventajas • Algunas de las organizaciones acumulan personal corporativo para supervisar las divisiones, generando costos administrativos indirectos que se pueden ir incrementando a medida en que crece el personal de oficinas centrales. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 • • Cuando las decisiones se centralizan más y las divisiones de producto pierden su capacidad de responder rápidamente a los cambios en el mercado. Se crean conflictos entre el personal corporativo y el divisional. Estructuras Monofuncionales. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura. Estructura jerárquica o funcional También conocida como departamentalización funcional, es la más difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Organización De Tipo Línea-Staff Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva. Criterios Para Diferenciar Línea Y Staff Relación con los objetivos de la organización: las actividades están directas e íntimamente ligadas a los objetivos de la organización o el órgano del cual forman parte, mientras que las actividades del staff están asociadas indiferentes. Ejemplo: los órganos de producción y de ventas representan las actividades básicas y fundamentales de la organización: las actividades metas los demás órganos complementarios y secundarios representan las actividades medio. Si se produce algún cambio en los objetivos de la organización, la estructura líneastaff también lo cambiará. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Generalmente todos los órganos de línea están orientados hacia el exterior de la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de staff están orientados hacia dentro para asesorar a los demás órganos, sean de línea o de staff. Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad, ya que ésta es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados. El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del staff necesita la línea para aplicar sus ideas y planes. Las principales funciones del staff son: • • Servicios: Consultoría y asesoría Monitoreo: Planeación y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. Características De La Organización Línea-Staff Función de la estructura lineal con la estructura funcional, cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única. El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquella recomendaciones. Aquel no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados. Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados. Separación entre órganos operacionales (ejecutivos), y órganos de apoyo (asesoría), la organización línea-staff representan un modelo de organización en el cual los órganos especializados y grupos de especialistas aconsejan a los jefes de línea respecto de algunos aspectos de sus actividades. Jerarquía versus especialización, la jerarquía (línea) asegura el mando y la disciplina, mientras la especialización (staff) provee los servicios de consultoría y de asesoría. Desarrollo De La Organización Línea-Staff Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 La organización línea-staff es la evolución de la jerarquía funcional frente a la división del trabajo en la organización. Depende del desarrollo y el desglose de algunas fases consecutivas: 1° Fase: no existe especialización de servicios. 2° Fase: especialización de servicios en la sección. 3° Fase: comienza la especialización de servicios en el departamento. 4° Fase: las actividades de servicios, centralizados en el departamento, se descentralizan en la sección Ventajas De La Organización Línea-Staff - Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única. Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff. Desventajas de la organización línea- staff. La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece. • • • El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el nombre de línea se forma en la práctica. El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia. El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición. Al planear y recomendar, el asesor no asume responsabilidad inmediata por los resultados de los planes que presenta. Dado que la asesoría representa costos elevados para la empresa, el personal de línea siempre se preocupa por los resultados financieros de la contribución del staff a las operaciones de la empresa, lo cual conduce a que los asesores presentan muchos planes e ideas para justificar su costo. Ese conflicto puede ser dañino cuando provoca acciones negativas o de sabotaje, pero también puede ser muy útil. Dificultad en la obtención y el mantenimiento del equilibrio dinámico entre la línea y staff. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 2.4. Conceptos organizacionales claves Las relaciones formales. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional, y que permiten efectuar las funciones y actividades, establecen la autoridad y las jerarquías, o sea, las relaciones entre superiores y subordinados, entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes, entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno, por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste, quién a su vez la delega a otro, y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. La autoridad así formada a dado origen a la expresión “autoridad de línea”. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. Un superior manda directamente a los subalternos, esta es la esencia de la autoridad lineal. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe órdenes y a quién debe informar. Las relaciones no formales. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional, pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. Las funciones, las actividades los deberes, las responsabilidades y la autoridad en la organización. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos, en este apartado analizaremos los términos más usados en la formulación de estos; Las funciones. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa, la agrupación de las actividades afines, expresadas en forma genérica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines. Las actividades. Son la cantidad de trabajo específico que, debe realizar una persona para realizar una o varias funciones, para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones, presentamos un ejemplo práctico: Función.- compra de materiales. Actividad.- cotización de materiales. Las obligaciones o deberes. Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”. Las responsabilidades. Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organización; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina. La autoridad. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras organizacionales formales, es decir la autoridad moral. Es importante que la persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas. En conclusión, la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal; esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo; en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales (asesores, líderes, etc.) Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 La división del trabajo. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo, pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia, la tribu, y en los primeros pueblos, así pues, el hombre ha comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”. Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización en el trabajo”. La representación gráfica de la división en el trabajo (organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. Si analizamos la división del trabajo en las empresas, ésta es el resultado de factores internos y externos, tales como: - Necesidad de agrupar las distintas actividades. Aprovechar la especialización, la cual fomenta la productividad. El desarrollo tecnológico. El factor geográfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular. Necesidad de hacer más eficientes los factores de la producción. División del trabajo vertical. La división del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional; este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad. División del trabajo horizontal. Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas, puestos y actividades. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: - Volumen de trabajo. Estabilidad en el volumen de trabajo. La reorganización Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Las estructuras organizacionales también tienen un periodo de vida útil, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, ó en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. Los síntomas que presentan las estructuras organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos: - Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, ó en los de las áreas en particular. Inadecuada división del trabajo. Problemas en la organización organizacional. Tramos de control muy amplios. Deficiencia o falta de controles. Baja productividad. Crecimientos no programados. Problemática relación de trabajo. Externos: - Avance científico y tecnológico. Situación del mercado. Sistema político, económico, social y cultural. Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización, tarea que sugerimos, debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad, experiencia y especialización. 2.5. Los organigramas Es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas. Ventajas del uso de organigramas • • Mostrar parte de la estructura formal de una organización Sacar a relucir defectos de la organización, como duplicación de funciones, delegación efectiva, etc. Desventajas del uso de organigramas Al ver un organigrama, no podemos visualizar la estructura total de la organización. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Esto se debe a que el modelo sólo refleja las “relaciones jerárquicas formales” y deja fuera de representación alguna a la estructura informal. Son estáticos (en cuanto a dibujo), mientras que las organizaciones son siempre cambiantes y por esta razón pueden quedar rápidamente desactualizados a menos que sean frecuentemente revisados y puestos al día. Por ejemplo, si en el organigrama se incluyen los nombres de las personas junto con los puestos que ocupan, ni bien una persona se retire o cambie de puesto el organigrama debe modificarse. Formas de graficar un Organigrama Disposición piramidal vertical: Se visualiza la estructura formal como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior. Disposición Piramidal Horizontal: Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Disposición Circular: El gráfico se muestra en forma de círculos. Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro. Disposición Semicircular: Similar a la disposición circular. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Recuerde: El organigrama puede graficarse en partes, es decir, un gráfico maestro con las unidades más importantes y luego una serie de gráficos en los cuales se desarrolla cada uno de los indicados en el grafico general. Otras formas de graficar un organigrama: Generalmente no es conveniente mezclar los diferentes tipos de graficación en un mismo organigrama. No obstante, algunos autores utilizan esta metodología. Así mismo se pueden encontrar representaciones equivalentes que se pueden utilizar en un organigrama. 2.6. Los Manuales Administrativos Los Manuales Administrativos, son documentos que contienen información y/o instrucciones organizadas en forma cronológica sobre la historia, organización, descripción de puestos, funciones, competencia, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, trámites y servicios, actividades y tareas que se desarrollan de manera ordenada necesaria para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a una empresa u organismo público, así como su funcionamiento y el de las Entidades, Dependencias y Unidades Administrativas que lo integran. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Objetivos Los Manuales Administrativos, pueden tener los siguientes objetivos: Sistematizar la información de la empresa. Es indispensable que una empresa ordene y sistematice su información y la plasme en manuales administrativos ya que cuentan con información acerca de cómo se formó la empresa, su historia y determina objetivos. Informar, a todos los miembros de la organización sobre diferentes aspectos de la empresa. Facilitar el reclutamiento, selección, adiestramiento y orientación del personal de nuevo ingreso, para su incorporación a las distintas Áreas. Especificar las funciones encomendadas a cada Área, para establecer competencias, deslindar responsabilidades, evitar duplicidades. Detectar omisiones, para el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, contribuir a la ejecución correcta de las funciones y actividades del personal, simplificando los tiempos de ejecución de las actividades, implantar medidas de modernización y simplificación administrativa. Contribuir a homologar los procedimientos, trámites y servicios al público, así como las actividades Servir como herramienta útil de orientación e información a la ciudadanía. Cubrir un requisito de certificación ISO. Una empresa que quiere certificado tiene que cubrir necesariamente el requisito de contar con los manuales administrativos. Ventajas Dentro de las ventajas de los Manuales Administrativos encontramos las siguientes: Estimular la homologación de criterios administrativos, Eliminar confusiones en las actividades que se desarrollan, Eliminar la incertidumbre y la duplicidad de funciones, Servir de base para la capacitación, Apoyar la realización de programas de simplificación administrativa y para el control de costos y evitar la implantación de procedimientos incorrectos. Clasificación Para efectos de esta Metodología, los Manuales Administrativos se clasifican en: Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Manual de Organización y funciones Manuales Generales y Específicos Manual de Políticas Manual de Procedimientos Manual de Trámites y Servicios al Público Manuales de Contenido Múltiple Manuales de contingencias 1) Manual de Organización y funciones El Manual de Organización, es un documento que sirve para normar y precisar las funciones del personal que conforma la estructura orgánica de la Entidad o Dependencia en general o bien, de una de sus Áreas, delimitando a su vez, las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación, la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Su finalidad es explicar en forma detallada la estructura organizacional formal de la Entidad o Dependencia y/o de las Áreas que la integran, mediante la descripción de los objetivos, funciones, jerarquía, grados de autoridad y responsabilidad, descripción de puestos, y actividades de cada una de las áreas de la Entidad o Dependencia, señalando y describiendo los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Principalmente debe contener: Propósito del cargo Tipo de relación Funciones generales y específicas Análisis y descripción del cargo Aspectos inherentes a su elaboración y aprobación. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Logotipo de la organización MANUAL DE FUNCIONES SIGLA CARGO: Gerente Propietario CODIGO:02-001-02 Relacionamiento Superior: Relacionamiento Horizontal: Relacionamiento inferior: Objetivo del Cargo: No. 1 2 3 Funciones Genéricas Hacer Planillas de sueldos No. Frecuencia Mensual Funciones Especificas 1 2 3 Funciones respecto al área de Recursos humanos Funciones respecto al área de Finanzas Requisitos del cargo: Conocimiento: formación Habilidades y Destrezas: Experiencia: Elaborado por: Aprobado por: Fecha de elaboración: Fecha de Aprobación: Pagina 1/1 Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 2) Manual de Políticas Los Manuales de Políticas, son documentos que contienen criterios de acción que sirven para orientar e informar al personal la forma en que deben llevar a cabo sus actividades; pueden ser dirigidos tanto a los titulares de las Entidades y Dependencias a las Unidades Administrativas y/o al personal que desarrolla actividades específicas. Estos documentos se crean con la finalidad de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de la Entidad o Dependencia y de sus Unidades Administrativas. Contienen la descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos, así como en el desarrollo y ejecución de programas y proyectos específicos del nivel institucional. 3) Manual de procedimientos El Manual de Procedimientos, es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades que se realizan en una Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa, de acuerdo a sus atribuciones, para la ejecución eficiente de las mismas, señalando quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse. Un procedimiento es la sucesión cronológica y secuencial de las acciones para llevar a cabo una actividad o tarea específica, entre una o varias personas dentro de un ámbito predeterminado de aplicación, así como el método de ejecución necesario para realizarla. Los Manuales de Procedimientos, pueden ser Generales o Específicos, son generales cuando se refieren a los procedimientos de toda la Entidad o Dependencia con las Áreas que la integran, y son Específicos cuando únicamente contienen los procedimientos de una función operacional (contabilidad, adquisiciones, etc.), un Área o una sección en particular. Es importante mencionar, que para la elaboración de cualquier tipo de Manual Administrativo se utiliza la misma Metodología de investigación (entrevistas, cuestionarios y observación). Para la elaboración de los Manuales de Procedimientos, deberán redactarse los pasos a seguir de las actividades que el Área considere más importantes, y deberán estar descritas tal como se realizan en ese momento. Los principales propósitos de los Manuales de Procedimientos son: Establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades administrativas; Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Establecer y delimitar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades; Registrar en forma ordenada, secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan, las Áreas que intervienen y los formatos que se utilizarán en la ejecución de las actividades; Dar a conocer la información detallada y ordenada de cada uno de los procedimientos que se realizan; La simplificación de actividades; y Evitar la duplicidad de funciones. Para elaborar el Manual de procedimientos se debe tomar en cuenta: Las normativas legales, políticas y lineamientos internos, que rigen un procedimiento. Descripción detallada del procedimiento y los responsables. Diagramas de flujo pertinente a cada proceso. Elaboración de Formularios de control de procedimientos. Guías para el llenado de formularios, si es que lo requiere el procedimiento. ACTIVIDAD 2: - Diseñe el organigrama de su emprendimiento. En base a la estructura organizacional, elabore por lo menos 3 Manuales de Funciones. Diseño un Manual de Procedimiento de un proceso cualquiera. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 3. Apertura de Organizaciones en Bolivia. 3.1. Elegir El Tipo De Empresa En esta primera etapa, seleccionas el tipo de empresa que quieres constituir. Ten en consideración que hay algunos requisitos para constituir una sociedad, como el tipo de personería que tendrá (que define que lo regulará, así como otros aspectos legales). Básicamente, un individuo en Bolivia puede constituir dos tipos de empresas: 1) Empresa Como Persona Natural Es el tipo de empresa que puedes formar siendo individuo, por tu cuenta, sin necesidad de tener socios, y sin requerir grandes montos de capital para emprender. En la práctica toma las siguientes formas: Empresa unipersonal 2) Empresa Como Persona Jurídica Al constituir una sociedad como persona jurídica separas las aguas entre las finanzas personales y las del negocio. Igualmente, es la empresa y no el dueño quien asume las responsabilidades legales. En Bolivia este tipo de empresa toma las siguientes formas: Sociedad de Responsabilidad Limitada S.R.L., Sociedad Anónima S.A. Asociación accidental Después de haber elegido el tipo de empresa que más se acomoda a tu necesidad de negocio, corresponde que la legalices. Para ello se deberá seguir los siguientes pasos: 1º Registro en FUNDEMPRESA Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Fundempresa es el ente que concede el permiso de la matrícula de comercio, con la cual se adquiere la cualidad de comerciante dentro del territorio boliviano. Pasos para iniciar tramite en Fundempresa: 1. Verificar el nombre con que utilizara el negocio, mediante el control de homonimia, este procedimiento nos ayuda a verificar si el nombre a registrar está disponible o no. 2. Si ya se tiene pensado el nombre, se procederá con llenar el formulario de solicitud de reserva de manera online (Ingresa aquí). https://registrodecomercio.miempresa.gob.bo/#!/registronombre El costo es gratuito, se recomienda tener 5 nombre optativos y saber claramente la actividad que se va desarrollar. Elaboración De La Minuta Constitución Para eso debes ir a cualquier notario y solicitar una escritura de constitución, la cual, en cualquier tipo de sociedad que quieras constituir, debe contener: 1. Imprimir copia de la reserva nombre o razón social que recibido en tu correo electrónico 2. Nombre, CI, nacionalidad, estado civil, domicilio, profesión y porcentaje de participación de cada uno de los socios que quieran constituir la sociedad (si es empresa de persona natural esta última parte no es necesaria). 3. Si es una persona jurídica, el o los socios o terceros que tendrán la administración social, y en caso de ser varios los socios, si la administración se hará́ de forma conjunta o separada. 4. Domicilio de la sociedad 5. Capital de una sociedad, forma y plazo en que cada socio hará su aporte (persona jurídica). 6. Razón social (nombre de la sociedad) y objeto social (giro al cual la sociedad se va a dedicar de manera principal). 7. Número de directores, de acciones, y de los integrantes del directorio provisorio. Esto es en caso de una sociedad anónima y sociedad por acciones. 8. Si es una Sociedad Anónima, establecer si será abierta o cerrada. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Inscripción En El Registro De Comercio (Fundempresa) Con la escritura de constitución en mano, tiene 10 días desde la reserva del nombre o razón social, este documento para dirigirte al Registro de Comercio para inscribir la sociedad. Para lo cual deberá presentar: 1. Originales o copias legalizada de la constitución y poder representante legal 2. El formulario que se generó con la reserva del nombre o razón social, firmado por representante legal Publicación Gaceta Electrónica Del Registro De Comercio De Bolivia Deberá contener las partes pertinentes referidas a: 1. Introducción notarial de la escritura pública en la que conste el Nº de instrumento, lugar, fecha, Notaria de Fe Pública y Distrito Judicial. 2. Transcripción in extenso y textual de las cláusulas establecidas en los incisos 1 al 7 del Art.127 del Código de Comercio. 3. Conclusión y concordancia de la intervención del Notario de Fe Pública. 2º Registro en IMPUESTOS NACIONALES Impuesto nacionales es el ente que recauda los impuestos de las personas y entidades comerciales, y para ello las organizaciones y empresas cuenta con el número de NIT para recaudar dichos impuestos. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Pasos Para Iniciar Tramite En Impuestos Nacionales Régimen General 1. Documento de Identidad original y fotocopia 2. Documento original y fotocopia de facturas consumo de energía eléctrica del domicilio fiscal y habitual. 3. Croquis del Domicilio Fiscal y Domicilio Habitual. 4. Título Académico o en Provisión Nacional, a nivel técnico o profesional, cuando corresponda. Requisitos para personas Jurídicas (sociedades, asociaciones, cooperativas Ongs y otros) 1. Escritura de la Constitución de la sociedad según corresponda representante legal (poder, acta de directorio, estatuto o contrato.) 2. Facturas de consumo eléctrico, que verifiquen el número de medidor eléctrico del representante legal, domicilio fiscal y sucursales de negocio. Para sucesión Indivisa 1. Certificado de defunción original. 2. Poder que acredite al apoderado o representante legal 3. Carnet de Identidad original del apoderado o representante legal. Régimen Tributario Simplificado Son todas aquellas personas artesanos, comerciantes minoristas que su capital no es superior a 60 mil bolivianos. Requisitos 1. Documento de Carnet de identidad , original y fotocopia 2. Factura de energía eléctrica donde opera su negocio y su domicilio habitual. Régimen Agropecuario Simplificado Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 1. Personas naturales a) Documento de identidad b) Título de propiedad o documento legal que certifique la explotación de los recursos de lugar otorgado por los entes correspondientes. c) Factura de luz del lugar que no sea mayor a 60 días del domicilio fiscal y habitual d) Croquis del domicilio fiscal y habitual 2. Organizaciones de pequeños de Productores a) Personería jurídica otorgada por la prefectura correspondiente del lugar, en caso de pequeños productores conformados por indígenas, originarios, deben presentar personería jurídica emitida por el gobierno Plurinacional de Bolivia. b) Testimonio de poder especial que acredite la representación legal c) Documento de carnet de identidad vigente del representante legal. d) Factura de luz del representante legal del domicilio fiscal y habitual Proceso De Inscripción Para Todos Los Regímenes 1. Ir al SIN (servicios de Impuestos Nacionales) de la jurisdicción correspondiente , con todos los requisitos preparados más el formulario previamente llenado (puedes ingresar , (www.impuestos.gob.bo ) 2. El funcionario público solicita la información para ir cargando al sistema. 3. Imprime datos preliminares que deben ser revisados y corregidos. 4. Firma el formulario e imprime el reporte definitivo de la constancia de la inscripción. 5. Concede el NIT con verificación de domicilio. 3º Licencia Ambiental Sirve para probar o acreditar que el negocio no genera un impacto ambiental al entorno en el que se encuentra. En Bolivia el ente que acredita la licencia ambiental es la Gobernación, apoyada con la Alcaldía para realizar algunas tareas de inspección. También está el Ministerio de Medio Ambiente. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 De acuerdo al Decreto Supremo 3549, las empresas se someten a un Nivel de Categorización, que es un documento que permite determinar el tipo de licencia ambiental que le corresponderá al negocio, y para ello se categorizará al negocio en: Categoría 1, 2, 3 y 4. Estas categorías son: Categoría 1: requiere de un Estudio de Evaluación Impacto Ambiental (EEIA) ANALÍTICO INTEGRAL, de acuerdo a la lista de la Resolución Administrativa VMABCCGDF N° 023/18 Categoría 2: requiere de un Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental (EEIA) ANALÍTICO ESPECÍFICO, de acuerdo a la lista de la Resolución Administrativa VMABCCGDF N° 023/18 Categoría 3: requiere MEDIDAS DE MITIGACION (MM) y la formulación del PLAN DE APLICACIÓN Y SEGUIMIENTO AMBIENTAL (PASA) – de acuerdo a la lista de la Resolución Administrativa VMABCCGDF N° 023/18 Categoría 4: no requieren de EEIA ni MM, ni PASA. Los negocios que no están consideradas dentro de las tres categorías anteriores, pertenecen a esta categoría - de acuerdo a la lista de la Resolución Administrativa VMABCCGDF N° 024/18 4º Licencia de Funcionamiento Este permiso permite la apertura de una actividad económica y sirve para sacar permisos de funcionamiento municipal y de otro tipo de licencias. PARA ACTIVIDADES ECONOMICAS EN GENERAL Personas Naturales Declaración jurada F-401 en caso de no contar con PMC; F-402 si contara con PMC (recabar y llenar en plataforma de atención al contribuyente). Original y fotocopia de la cédula de identidad del titular Fotocopia de factura de luz (anverso y reverso), que compruebe la dirección del domicilio de la actividad económica Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Fotocopia del NIT y certificado de inscripción (si tiene). Croquis de ubicación de la actividad económica y superficie de distribución de los ambientes, expresados en mts2 Para actividades que cuentan con una superficie mayor a 150 mts2. deberá presentar plano elaborado por un arquitecto. Para Personas Jurídicas agregar lo siguiente: Original y fotocopia de la cédula de identidad del apoderado o representante legal Fotocopia de testimonio de constitución de sociedad Original y fotocopia del poder notariado del representante legal (actualizado). Lugar de atención Plataforma de atención al público del Área de Ingresos Tributarios dependencias de Actividades Económicas y licencias de funcionamiento, edificio Armando Escobar Uría (ex Banco del Estado), planta baja. Subalcaldía zona sur, macro distrito V, a través de la plataforma de atención al ciudadano Duración: 5 días hábiles PARA ACTIVIDADES INDUSTRIALES Personas Naturales Declaración jurada F-401 (en caso de no contar con PCM) o la declaración jurada F-402 (en caso de contar con PMC). Original y fotocopia de la cédula de identidad del titular3. Fotocopia de la última factura de luz (anverso y reverso) que acredite la dirección del domicilio de la actividad, económica. Fotocopia del NIT y certificado de inscripción (si corresponde). Croquis de ubicación de la actividad económica y superficie de distribución expresada en mts2. Para actividades que cuentan con una superficie mayor a 150 mts2., deberá presentar plano elaborado por un arquitecto Formulario original y fotocopia del “Registro Ambiental Industrial” (RAI), emitido por la Dirección de Calidad Ambiental del GMLP. Carta de categorización industrial, emitida por la Dirección de Calidad Ambiental del GMLP Certificado acústico, emitido por la Dirección de Calidad Ambiental (para actividades que generen ruido). Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Carta de autorización firmada por el propietario del inmueble de conocimiento del funcionamiento de la actividad industrial, en caso de ser alquilada o anticrético Certificado de SENASAC y carnets sanitarios emitidos por la Prefectura del Departamento o de manipulación de alimentos emitidos por el GMLP (en caso de industrias alimenticias). Para Personas Jurídicas agregar lo siguiente: Original y fotocopia de la cédula de identidad del apoderado o representante legal. Fotocopia del testimonio de constitución de sociedad. Original y fotocopia del poder notariado del representante legal. Lugar de atención Unidad Especial de Recaudaciones, a través del Área de Ingresos Tributarios y la Dirección de Calidad Ambiental Sub-alcaldía sur, Macro distrito V. dependiente de la 0Oficialía Mayor Técnica. Duración: 5 días hábiles 5º Caja Nacional de Salud Se afilian al empleador y al trabajador a la Caja Nacional de Salud para que el personal acuda en caso de enfermedades y accidentes comunes que no necesariamente tienen relación con la actividad laboral ni las condiciones de trabajo REQUISITOS PARA EMPRESAS Form. AVC-01 Form. AVC-02 Form. RCI-1A Solicitud dirigida al JEFE DEPTO.NAL. AFILIACION Fotocopia C:I: del responsable o Representantes Legal Fotocopia NIT. Balance de Apertura aprobado y firmado por el SERVICIO NACIONAL DE IMPUESTOS INTERNOS (fotocopia) Planilla de haberes original y tres copias (sellado y firmado) Nómina del personal con fecha de nacimiento. Croquis de ubicación de la Empresa Examen Pre-Ocupacional (100.- Bs. Por trabajador) se debe efectuar el depósito en la ventanilla 4 (división de tesorería) Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 REQUISITOS PARA AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR Formulario Avc-04 “Sellado y firmado por la empresa”. Formulario Avc-05 (no llenar). Fotocopia cédula de identidad del trabajador. Certificado de nacimiento (original y computarizado) o libreta de servicio militar Última Papeleta de pago o planilla de sueldos sellado por cotizaciones Lugar de atención: ver en http://www.cns.gob.bo según ciudad en Bolivia. 6º Administración de Fondos de Pensiones Aquí se registra en el Seguro Social Obligatorio de largo plazo – SSO, sirve para el bienestar de sus empleados con pensiones justas y dignas “Las Administradoras de Fondos de Pensiones son las encargadas de administrar los recursos de los trabajadores cuando los mismos lleguen a una edad avanzada. El principal objetivo es incrementar el nivel de ahorro del país, de acuerdo a las leyes vigentes, todas las empresas están obligadas a registrarse ante las AFP’s. Actualmente existen dos AFP’s vigentes. (BBVA PREVISIÓN AFP S.A. y FUTURO DE BOLIVIA S.A. AFP) A continuación le presentamos los requisitos para cada una de ellas. FUTURO DE BOLIVIA S.A. AFP REGISTRO DE EMPRESAS Se debe llenar el Formulario de Inscripción del Empleador, el mismo que adquiere la calidad de Declaración Jurada del Representante Legal o Máxima Autoridad Ejecutiva, quien libre y expresamente declara que son válidos los datos consignados en dicho Formulario al momento de su suscripción, para ello debe adjuntar lo siguiente : REQUISITOS Fotocopia simple del NIT (Número de Identificación Tributaria) Fotocopia simple Documento de Identidad del Representante Legal. Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Fotocopia del Testimonio de Poder del Representante Legal (si corresponde). Sobre la Afiliación: Es de carácter permanente, sea que el Afiliado se mantenga o no trabajando en relación de dependencia laboral, ejerza una o varias actividades simultáneamente y tenga varios o ningún Empleador. REGISTRO DE PERSONAS El registro es la concreción de la afiliación, la misma que se da una vez que el afiliado procede al llenado y firma del Formulario de Registro y se obtiene un Número Único Asignado (NUA) por parte de la AFP. Todas las personas con relación de dependencia laboral deben registrarse de manera obligatoria a una de las AFP, subsistiendo su derecho a cambiar posteriormente de manera voluntaria de AFP, de acuerdo al reglamento. Todo Empleador tiene la obligación de registrar a sus dependientes. Llenado del Formulario de Registro Consigne Firma del Afiliado3. Los datos estén correctamente llenados No existan vicios de Nulidad. Ni contenga errores o tachaduras REQUISITOS Fotocopia del documento de identidad que acredite la identidad del Afiliado que contenga los datos y firma del representante de la AFP. Al momento del Registro, es obligación de la AFP, llenar y firmar de manera conjunta con el Afiliado el Formulario de Declaración de Derechohabientes. COSTO No tiene costo alguno TIEMPO La AFP deberá notificar tanto al Empleador como al Afiliado la aceptación o rechazo del registro en un plazo que no podrá superar los 20 días hábiles administrativos luego de otorgado el NUA. (Número Único Asignado) DIRECCIONES PREVISION Sitio Web: www.prevision.com.bo Lic. Eskarlen J. Moya Nomey GESTIÓN 2020 Futuro de Bolivia AFP S.A. www.afp-futuro.com 7º Ministerio de Trabajo Aquí se registra como empleador ante el MTEPS y obtener el Certificado de Inscripción en el Registro sirve para que esté autorizado y pueda hacer uso de la utilización del Libro de Asistencia y/o Sistema Alternativo de Control de Personal así como la apertura del Libro de Accidentes. REQUISITOS: Formulario Registro Obligatorio de Empleadores (ROE) llenado (3 Copias) Depósito de 80 Bs a la cuenta número: · 501-5034475-3-17 del Banco de Crédito de Bolivia (verificar cuenta) normas legales vigentes en el país. El Empleador y/o Empresa inscritos en el mencionado Registro, deberá presentar obligatoriamente el trámite de Visado de Planillas Trimestrales de Sueldos y Salarios INSTITUCIÓN DONDE SE TRAMITA Dirección General del Trabajo y Direcciones Departamentales del Trabajo Unidad u otra Denominación Jefaturas Departamentales o regionales de Trabajo TIEMPO 3 días Dirección Web: www.mintrabajo.gob.bo ACTIVIDAD 3: - Investigue que tipo de empresas se pueden aperturar en Bolivia, de acuerdo al Código de Comercio. Indique cuales son las características más importantes de cada una de ellas, basándose en las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
