Subido por Carlos Guzman

MANEJO DEL TIEMPO

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MANEJO DEL TIEMPO
NOMBRE:
FECHA:
Manual del participante
El regalo más preciado
¡Despierta..... Tengo un regalo para ti! Es lo más precioso, invaluable y
personal, que te he dado. He decretado que diariamente, en igual
cantidad, te será entregado este maravilloso bien. Es a prueba de robo,
así nadie te lo podrá quitar. No lo puedes acumular, pero todos los días,
hagas lo que hagas, siempre recibirás la misma cantidad. Ahora, si te lo
gastas de forma inapropiada, no podrás pedir adelantos.
Úsalo correctamente y de él extraerás, placer, diversión, salud,
conocimiento, dinero, desarrollo espiritual y sabiduría.
Toma éstas 24 horas que a partir de hoy, día de tu gestación, te serán
entregados día tras día, hasta que te mueras. Aprovéchalas y sé feliz.
Con mucho cariño...
...EL SEÑOR DEL UNIVERSO.
2
Le gustaría ahorrar dos horas
de su tiempo al día?
3
Qué es el tiempo?




La sensación de que el tiempo es
transitorio es exclusivamente
humana.
Sin embargo, los jóvenes
experimentan
un sentimiento de eternidad: Sienten
que
tienen mucho tiempo.
Se crea la ilusión del tiempo: Su
relatividad
 Donde el dentista.
 En la oscuridad.
 En el avión.
 Haciendo el amor
Todos poseemos un reloj natural...
Entonces...porqué necesitamos
relojes? ¿Quién los necesita?
4
El uso del tiempo
antiguamente:

En la China

En el África

En el siglo XIX
Etapa
de
socialización
5
“El tiempo es oro”
¿Para qué necesitamos relojes? ¿Quién los necesita?
¿Qué es eso?
Te dice cuándo debes
acostarte...Cuándo debes
levantarte...Cuándo
debes comer...Cuándo
debes
ir a la escuela.
Es una nueva
invención. Se
llama reloj.
6
“El tiempo es oro”
Las analogías del tiempo como dinero



Asimilar el concepto del tiempo con un concepto
económico (dinero), parece haber nacido en la edad
media, entre los mercaderes italianos, mezclado con
criterios religiosos y validado por la inminencia
circundante de la muerte.
Uno puede hacer dinero pero no tiempo: El dinero es
infinito...¡El tiempo no!
La disciplina del tiempo puede aplicarse a cualquier fin:
Tiempo con
propósito espiritual

Tiempo para
hacer dinero
Tiempo
personal
“Nunca vamos a tener tiempo”: Tenemos y siempre
hemos tenido todo el tiempo que existe.
7

Los códigos de justicia modernos, castigan
quitando tiempo, por eso en la misma posición
se observa quien se derrumba sucumbiendo
ante la droga o el sida y quien termina una
carrera universitaria.
8

La etapa de socialización día a día es más corta:
Después del saludo…. “Dígame”. “En qué le puedo
ayudar”.
9

“El tiempo es el recurso más importante. Quien no es
capaz de administrar bien el tiempo, no es capaz de
administrar ninguna otra cosa”
Peter Drucker
10

Organizar el tiempo no es un ataque a la libertad
personal.
11
Cómo funcionamos en
relación con el tiempo
12
El sentido individual del tiempo

“Lo más importante para que un ejecutivo obtenga
resultados y disfrute de su trabajo, es que sepa
claramente en qué se le va el tiempo”.
Peter Drucker

El tiempo no significa lo mismo para todo ser humano.
De acuerdo con su personalidad, es su concepción del
tiempo. Así por ejemplo, un individuo orientado al
resultado será más conciente de la utilización del
tiempo que un introvertido alto o que un paciente.
13
Las siguientes pruebas le brindarán una idea de sus
propias actitudes hacia el tiempo y el resultado.
1.- Cuál de las siguientes imágenes se aproxima a su concepción del
tiempo:

Un océano silencioso y calmado

Un jinete al galope
2.- Seleccione una de las siguientes palabras que describa mejor su idea
del tiempo.
Afilado
Tenso
Joven
Activo
Triste
Frio
Vacio
Claro
Profundo
Consolador
Dinámico
Eterno
3.- Cuántos años han pasado desde que ocurrieron los siguientes
eventos:
 Estallido de la primera guerra con el Perú
 La guerra del Golfo Pérsico
 La dimisión del presidente Nixon
 El primer fenómeno del niño
 El juicio político de Alberto Dahik
4.- Determine la hora exacta y compárela con su reloj.
 Hora de su reloj
 Hora exacta
Su reloj está __________ minutos adelantado/atrasado
15
Teoría de la personalidad
Decisivo
Fuerte
Toma riesgos
Franco
Innovador
Aceptar los desafíos
Tienen mucha energía
Resuelve problemas
Toma el control
EXTROVERTIDO
PUNTOS DEBILES
Entusiasta
Persuasivo
Espontáneo
Flexible
Alegre
Sociable
Trabaja bien en equipo
Crea un ambiente motivante
Impulsivo
Demasiado emocional
Desorganizado
No le alcanza el tiempo
Fácil de manipular
Impulsivo
PACIENTE
COMPORTAMIENTO
Digno de confianza
Consistente
Fiel
Estable
Servicial
Tranquilo
Organiza eficientemente el
tiempo
Predecible
Define prioridades
Resistente al cambio
Evita conflictos
Posesivo
Posterga decisiones
ANALITICO
DOMINA}}NTE
PUNTOS FUERTES
Responsable
Competente
Exacto
Lógico
Sistemático
Se guía por estándares altos
Se concentra en los detalles
Controla y verifica cada tarea
Prefiere trabajar solo
Perfeccionista
Demasiado crítico
No tolera errores
No es flexible
Impaciente
Exigente
Intimida a otros
16
Su sentido del tiempo
determina la manera
cómo lo maneja
17
Qué tal maneja su tiempo?
Rodee con un círculo la cifra, entre N (nunca) y S (siempre), que mejor
comportamiento habitual.
N
1. Tiene claras las metas que desea alcanzar en la vida, tanto en
lo personal como en lo laboral?……………………………………..
0 1
2. Las ha definido claramente?…………………………………………
0 1
3. Las ha escrito para aumentar su compromiso?……………………
0 1
4. Decide de antemano lo que quiere alcanzar en su jornada?…….
0 1
5. Puede encontrar períodos de tiempo sin interrupciones cuando
los necesita?…………………………………………………………..
0 1
6. Soporta en su trabajo crisis repetitivas?……………………………
3 2
7. Contesta al teléfono cuando tiene algo importante entre manos
(una reunión, una visita o una tarea personal clave)?……………..
3 2
8. Cuando le hacen esperar, ¿sabe utilizar eficazmente ese tiempo,
inútil en principio?……………………………………………………..
0 1
refleje su
S
2
2
2
2
3
3
3
3
2 3
1 0
1 0
2 3
18
10. Le pasan quienes trabajan con usted sus tareas y decisiones?..
11. Dedica tiempo a diario a pensar acerca de lo que está haciendo
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
y para qué lo hace?…………………………………………………...
Está su entorno de trabajo bien organizado y en orden?………...
Sufre ansiedades y tensiones en su trabajo?……………………...
Asiste a reuniones que sólo le ocasionan pérdida de tiempo?…..
Tiene tendencia a dejar las cosas para luego y posponer la
toma de decisiones?………………………………………………….
Aborda los asuntos en orden de importancia?…………………….
Hace perder tiempo a otros con su falta de puntualidad?………..
Respeta los plazos y termina las cosas a su tiempo?…………….
Sabe cuáles son las actividades con las que logra alcanzar la
mayoría de sus objetivos?……………………………………………
Ha podido reducir sus actividades poco útiles?……………………
Controla eficazmente las interrupciones y visitas inoportunas?…
Es capaz de estar al día en sus lecturas profesionales?…………
Ha aprendido a decir NO cuando le interesa hacerlo?……………
Se siente realmente dueño de su tiempo, de su trabajo y de su
vida?…………………………………………………………………….
3 2 1 0
0
0
3
3
1
1
2
2
2
2
1
1
3
3
0
0
3
0
3
0
2
1
2
1
1
2
1
2
0
3
0
3
0
0
0
0
0
1
1
1
1
1
2
2
2
2
2
3
3
3
3
3
0 1 2 3
19
25 Habitualmente, lleva trabajo a su casa todas las noches o en
26.
27.
28.
29.
30.
31.
los fines de semana?…………………………………………………
Fija estándares tan altos que sólo usted puede alcanzarlos?…..
Es usted un revisor constante, que vigila al detalle cómo está
haciendo el delegado su trabajo?…………………………………
Tiene usted apilados sobre su escritorio trabajos sin terminar, o
dificultades para cumplir los plazos?……………………………….
Me encuentro constantemente preocupado por trivialidades?….
Están en orden mi escritorio y mi oficina, con un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar?………………………………………
Las tareas rutinarias de la oficina me están copando tiempo que
debería emplear en prioridades urgentes e importantes?………..
0 1 2 3
0 1 2 3
0 1 2 3
0 1 2 3
0 1 2 3
0 1 2 3
0 1 2 3
TOTAL………………………………………………………………….
Sume las cifras marcadas. A menor puntuación, mayor necesidad de mejorar. A partir
de 65 la puntuación es excelente.
20
“Cuando tenga tiempo…”
Mejoraré mi Inglés
Haré un deporte
Adelgazaré
No
objetivos
¡Reaccionamos a lo que ocurre!
21

No es cuestión de reloj, sino de
brújula.
22

¡El futuro existe… cuando nosotros
lo creamos!
23
36 HORAS DE LOGROS
CON
24 HORAS DE TIEMPO
24
Comencemos por saber de
cuánto tiempo dispongo
Sueño 56 horas
Tiempo restante 112 horas
Sueño 56 horas
Preparativos
10,5
Preparativos AM – PM (10,5 H)
Tiempo restante 101.5 horas
25
Sueño 56 horas
Preparativos
10,5
Transporte (7,5 H)
Tiempo restante 94 horas
Viaje 7,5
Sueño 56 horas
Preparativos
10,5
Trabajo (45 H)
Trabajo 45 hs
Tiempo restante
49 horas
Viaje 7,5
Sueño 56 horas
Preparativos
10,5
Cena (7 H)
Trabajo 45 hs
Tiempo restante
42 horas
Viaje 7,5
75% UTILIZADO
-
25% LIBRE
26
25% Para:
25%
Tu pareja
 Tus hijos
 La T.V.
 Deporte / ejercicio
 Trabajo doméstico / vehículo
 A amigos
 Diligencias
 Etc, etc, etc

75%
Utilizado
Libre
27
El tiempo profesional
Qué dice la estadística
100%
JORNADA
100%
JORNADA
50%
30%
10%
0%
0%
ASUNTOS QUE NOS IMPORTAN
a
TAREAS NO IMPORTANTES
b
28
El tiempo profesional
Qué dice la estadística
100%
JORNADA
100%
JORNADA
30%
15%
0%
0%
CRISIS
c
ACTIVIDADES DE LIBRE
ELECCIÓN
d
29
El tiempo profesional
Qué dice la estadística
100%
JORNADA
90%
100%
JORNADA
50%
45%
0%
0%
EMPLEO COMPULSIVO
a
SENSACION DE TIEMPO PERDIDO
b
30
Parece que: El enemigo, son los otros…
Listado de “enemigos del tiempo
profesional”:





El teléfono no deja de sonar;
me interrumpen continuamente;
se me cuelan en el despacho visitas
inoportunas, de dentro o de fuera;
me hacen asistir a reuniones
interminables e inútiles en las que no
hago más que perder el tiempo;
mi jefe/mis clientes me cambian
continuamente las prioridades;
31

siempre estoy resolviendo problemas que otros me
han creado o no han sabido evitar;

no tengo quien me eche una mano;

todo lo que me piden es urgente;

si quiero que algo salga bien, lo tengo que hacer yo
mismo;

todo el mundo, desde la familia y los amigos hasta el
que me quiere vender algo, pretende que le dedique
parte de mi tiempo.
32
En realidad ¡Mi enemigo soy yo!
33
¡Cómo trazarnos metas!
El mundo, el suyo y el mío, se compone de tres
únicas zonas de tiempo:
Pasado
Acciones del
pasado
Presente
Enganche
Acepta
Reacciona
Responde
Futuro
Repetición
Planear
Sumatoria de
presentes
Actúa
“Sin planificación, el futuro que deseas puede no
materializarse jamás”.
34
Etapas para lograr el éxito
Su plan de vida
1.
Permítase soñar.

2.
Construya metas

3.
Lo más importante para mí en cuanto a relaciones, conceptos
y sentimientos.....
Plan de acción.

5.
En los próximos 12 meses.....
Determine sus valores.

4.
Si yo fuera rico.....
Caminante no hay camino, se hace camino al andar.
El día a día.

Viviré este día como si fuera el último de mi existencia.
35
Objetivos / Metas
Deben ser:

Específicos (y, por tanto, pocos y
esenciales).

Claros y concisos.

Precisos (cuantificados).

Con fecha.

Difíciles, pero alcanzables (retadores).

Compatibles entre sí.

Escritos.
36
Programación

Asigne sus recursos, esencialmente
su tiempo, a las actividades que ha
decidido desarrollar para alcanzar
sus objetivos.
37
Al hacer su programa para la jornada:







Céntrese en sus objetivos. Elija lo que quiere alcanzar en
la jornada.
Comuníquelo a aquellas personas de su confianza que
puedan ayudarle en ello. Y planifique su ayuda.
Comience por lo más importante.
Programe en torno a ello el resto de su jornada.
Déjese libre no menos del 50 al 75% de su tiempo para
interrupciones e imprevistos
Agrupe, siempre que le sea posible, los asuntos análogos
(Ej.: cartas, llamadas…) y/o relaciones entre sí.
Asigne a cada actividad un tiempo suficiente, pero no 38
excesivo.

Programe una “hora tranquila” para los asuntos importantes
que requieran un tiempo sin interrupciones (reflexionar,
planificar, realizar informes…).

Tómese períodos adecuados para las tareas importantes que lo
requieran.

Tenga en cuenta sus ritmos corporales.

Programe los asuntos más delicados en sus períodos de mayor
lucidez.

Programe un tiempo diario para pensar, para lecturas
profesionales, para su ocio o su disfrute, para sus afectos y
para cuidar su cuerpo.
39
Configure su carpeta personal
Tu plano
 Lista de Sueños (4 páginas)
 Lista de Metas (6 páginas)
 Lista de Valores (2 páginas)
 Planes de Acción (Entre 15 y 30
páginas por cada meta)
 Lista de actividades diarias (De
una a 2 por cada mes)
Lista de Valores
Lista de Metas
Profesionales
1
2
3
4
Personales
1
2
3
4
Esecifica los resultados
que te interesa lograr en
los próximos meses de
manera breve.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Planes de Acción
Objetivo
Obj. No Fecha
Primer Paso
Metas
1
2
3
4
5
6
Tu valorarás más las
cosas en la medida en
que se relacionen con
tus objetivos y sueños
Especifica las metas
que debes cumplir para
el logro de un objetivo
con éxito.
Lista de Sueños
1
2
3
4
5
6
7
8
9
¿Qué harías
con tu vida si
tuvieras
tiempo
ilimitado,
talento y
dinero?
Lista de actividades
Diarias
Mes de 19
Profesionales
Actividades Llamadas p/hacer
1
1
2
2
3
3
4
4
Personales
Actividades Llamadas p/hacer
1
1
2
2
3
3
4
4
Calendario de
actividades por mes
40
Lista de Sueños
(¿Qué harías con tu vida si tuvieras tiempo ilimitado, talento y dinero?)
1
2
3
4
5
6
7
8
41
9
Lista de Sueños
(¿Qué harías con tu vida si tuvieras tiempo ilimitado, talento y dinero?)
10
11
12
13
14
15
16
17
18
42
Lista de Metas
(Especifica los resultados que te interesa lograr en los próximos meses
de manera breve)
Profesionales:
1
2
3
4
5
6
7
8
43
Lista de Metas
(Especifica los resultados que te interesa lograr en los próximos meses
de manera breve)
Personales:
1
2
3
4
5
6
7
8
44
Lista de Valores
(Tu valorarás más las cosas en la medida en que se relacionen con tus
objetivos y sueños)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
45
Lista de Valores
(Tu valorarás más las cosas en la medida en que se relacionen con tus
objetivos y sueños)
10
11
12
13
14
15
16
17
46
18
Planes de Acción
(Especifica las metas que debes cumplir para el logro de un objetivo
con éxito)
Objetivo:
Obj. No. Fecha
Primer Paso
Metas
1
2
3
4
5
6
47
Planes de Acción
7
8
9
10
11
12
13
14
15
48
16
Planes de Acción
17
18
19
20
21
22
23
24
25
49
26
(Calendario de actividades por mes)
Lista de Actividades Diarias
Mes ____ del 2001
Profesionales
Actividades Prioritarias
Llamadas Prioritarias
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
Actividades Secundarias
Llamadas Prioritarias
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
11
p/hacer
p/hacer
50
(Calendario de actividades por mes)
Mes ____ del 2001
Lista de Actividades Diarias
Personales
Actividades Prioritarias
Llamadas Prioritarias
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
Actividades Secundarias
Llamadas Prioritarias
6
6
7
7
8
8
9
9
10
10
11
11
p/hacer
p/hacer
51
Interacción de sueños, metas y valores
LISTA DE
SUEÑOS
Lista de metas
Lista revisada
de metas
Lista de
valores
Comparar y
alinear
Planes de
acción
Terminación,
logro, éxito
“Domina tu tiempo si no quieres que el tiempo te domine”
52
Experiencia vs. Vocación
RENDIMIENTO
O
TIEMPO
53
Ni modo:..
Sin metas
personales su
tiempo está
fuera de
control!
 Concrete sus
aspiraciones
 Motívese a
través del reto

0%
50%
100%
54
Los factores de éxito

Compromiso

Visión de conjunto

Concentración

Flexibilidad
55
Ley de Perls
DE LO QUE NOS PREOCUPA...
30%
HA OCURRIDO YA
40%
PROBLEMAS
REALES
NO LLEGARA A
OCURRIR
8%
10%
PROBLEMAS QUE NO PUEDEN
SIMULTANEARSE
12%
12% LA SALUD
TEMAS SOBRE
56
“Toda tarea se dilata
indefinidamente hasta ocupar
todo el tiempo disponible”
Parkinson
57
Las Leyes de Murphy



Nada es tan sencillo como parece.
Todo lleva más tiempo de lo que debería.
Si algo puede fallar, acabará por fallar
(y, seguramente en el peor momento).
58
Lo que dijo Pareto...

“20% del tiempo deberá generar el
80% de los resultados”
59
El criterio ABC
TIEMPO
15
A
65
20
65
B
C
20
15
60
1
Tiempo aparente
2
3
4
5
6
7
8
9
Tiempo real
Cómo hacer lo que quiere hacer
Una tarea
requiere un
tiempo tanto
mayor cuantas
más veces la
interrumpimos
y reanudamos.
61
La lección del chorizo
Tiempo perdido
62

Para una tarea corta siempre se encuentra
un minuto. Para una larga… nunca hay
tiempo
Tiempo perdido
63
Antes de sumar… es
necesario restar!
Que debo dejar
de hacer
de lo que
usualmente hago?
Evite
lo perfecto
y
lo mediocre
64
No intente contestar el teléfono
con una vaca en los brazos
65
Maneje el tiempo como si fuera
dinero
Programe el tiempo,
no las tareas
Cuente con los
imprevistos
Lo programado
ocurre más
facilmente
Primero
lo importante
66
Los ladrones de su tiempo

Interrupciones:









Visitas inoportunas
Teléfono
reuniones
papeleo, informes;
despacho atestado;
“incendios”
cambio de prioridades (frecuente y “desde arriba”);
no saber decir NO;
falta de metas a largo plazo o de objetivos;
67

mala planificación, falta de plazos;

dejar las cosas para luego;

dejar las cosas a medias;

organización deficiente:

tratar de abarcar demasiado,

comunicación ineficaz,

delegación insuficiente;

esperas y viajes;

críticas y chismes.
68
Su plan personal y profesional

El plan personal y profesional de uso del
tiempo plantea dos objetivos:

Uno, concreto e inmediato: recuperar dos
horas diarias, al menos, de las que no
empleamos a nuestra satisfacción.

Otro, menos concreto, pero no menos
importante: cambiar cualitativamente la
postura ante el trabajo; dar a la propia vida un
sentido más profundo, al enfocarla hacia los
objetivos. Y combatir el estrés.
69
El principio del descuido
“Si algo puede salir mal, lo probable es que salga mal y en el peor momento
posible”.
Ley de Murphy
Si pierdes el control de una sola actividad, toda su jornada acaba por
desbaratarse. Veamos el siguiente ejemplo:
1.
Planeas llenar el tanque de combustible en el trayecto de regreso a casa,
pero sales del trabajo tan cansado que decides hacerlo mañana.
2.
A la mañana siguiente sales con retraso para una entrevista importante y,
tratando de llegar a tiempo, te quedas sin combustible en el trayecto.
3.
Te maldices por no haberte detenido anoche para llenar el tanque.
4.
El motor comienza a fallar cuando estás en una avenida central; no logras
desviarte en el tránsito hacia el costado de la ruta antes de que se detenga.
5.
Caes en cuenta de que es la hora de mayor tránsito. ¡Perra suerte! Temes
que alguien no te vea y choque contra ti.
6.
Como todo el mundo te mira, te abochornas.
70
7.
Corres a la cajuela para sacar un bidón de gasolina. Al levantar la cubierta,
recuerdas que la dejaste en la cochera después de llenar el tanque de la
cortadora de césped para trabajar en el jardín.
8.
El tránsito se está acumulando, todo el mundo te mira y te sientes muy
tenso.
9.
Al cerrar la cajuela, murmurando: “¿por qué tuvo que pasarme esto a mí?”
la afilada esquina metálica de la cubierta te desgarra la manga de la
chaqueta nueva, que te costó 200 dólares.
10.
Ahora estás tan nervioso que tienes un nudo en la garganta y lágrimas en
los ojos.
11.
Por fin alguien se detiene para ayudarte a retirar el auto de la ruta y te lleva
hasta la gasolinera. Después de perder 15 minutos y pagar 20 dólares, un
camión te lleva con el bidón de gasolina hasta donde dejaste el auto.
12.
Al acercarte ves un patrullero; el vigilante te está aplicando una multa de
veinticinco dólares por dejar ilegalmente el auto al costado de la ruta.
13.
Saltas desde el camión, pero te golpeas el tobillo en el alto estribo. Duele
horriblemente. Es seguro que te dejará un moretón espantoso.
14.
El vigilante te dice que lamenta tus aprietos, pero la multa ya está aplicada.
Te regaña por no haber tenido el buen tino de cargar combustible a tiempo.
Más enojos y más bochornos.
15.
Cuando por fin llegas a destino, la persona con quien debías encontrarte ya
se ha ido.
71
Cómo no caer en el principio del descuido

Haga preparativos y planes adecuados y luego cíñase a ellos.

Responda con rapidez y determinación ante cualquier falla, antes
que escape de su control.

No se coloque en el papel de víctima; mantenga el equilibrio
mental.
72
Estrategias personales para el ahorro
de tiempo

Salga a tiempo y llegue a tiempo siempre.
“Quizá deba alguna vez ponerse los zapatos o maquillarse en el
auto...pero a la mañana siguiente, estará listo a tiempo.
Recuerde que puede llegar temprano, pero tarde... Jamás.

No deje los preparativos para último momento





Reserve algo de tiempo para imprevistos antes de salir.
Agregue 10 minutos extras al tiempo del viaje.
Deje sus llaves (casa, auto, oficina, etc) en el mismo lugar, cada vez
que llegue a su casa.
No atienda al teléfono ni a la puerta mientras se prepara para salir;
utilice un contestador automático.
Planifique anticipadamente el uso dual de la ducha o el cuarto de baño.

Practique el manejo eficiente del tiempo, pero no lo imponga a
quienes lo rodean.
“El manejo del tiempo, solo puede ser practicado personalmente”

Si va a una cita y no conoce la dirección: calcule 5 minutos de más
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y para hallar la oficina...o parqueadero.
Durante su jornada

Siga el programa previsto salvo que le surja otro
asunto de mayor interés. Es decir, cambie sólo
por decisión deliberada, y no por compulsión.

Trate de actuar en busca de sus objetivos más
que reaccionar a los acontecimientos.

Dedique a atender oportunidades tanto tiempo, al
menos, como a resolver problemas.

Concéntrese en un solo asunto.
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
Termine y resuelva asuntos; eso es lo que cuenta.

Haga productivos los tiempos de espera y
desplazamientos.

Utilice la ayuda de su secretaria, si la tiene, y de todo
su equipo.

Utilice los medios tecnológicos que le permitan ser
más eficaz.

Desarrolle, forme y motive a su equipo; delegue en él.
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Ladrones del tiempo

Manténgase en guardia contra todo lo
que afecte a su eficacia, contra todos
los ladrones de su tiempo.
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Visitas inoportunas




Mantenga cerrada su puerta. No se deje
ver, si es posible.
Tenga un filtro eficaz para sus visitas.
No debe recibir a nadie salvo que usted
decida hacerlo.
Sea sincero cuando alguien le pregunte
“Tienes un minuto?”. Aprenda a decir
NO.
Vaya al despacho de otra persona si tiene
que verse con ella; tendrá más control
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sobre cuándo irse.

Intente, en este orden de conveniencia:

Que no entren: salga a su encuentro; acuda a su terreno;
lléveselos a otro sitio: al pasillo, a las áreas comunes o a la
sala de juntas; ofrezca una cita posterior.

Que no se sienten: manténgase en pie hasta liquidar el
asunto. Confirme su prisa, educadamente, con su lenguaje
corporal.

Que se vayan lo más pronto posible: ponga límites; céntrese
en el asunto; hágase “recordar” otra cita, mire su reloj
(primero, con discreción; luego, ostensiblemente); actúe, si
es preciso: levántese y échelos.

Deje claro a todo el mundo que prefiere las citas a las visitas
no programadas.

Aprenda a controlar lo controlable y a aceptar lo
incontrolable; pero asegúrese de que comprende la
diferencia.
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Teléfono





Utilice el teléfono; pero habitúese a sopesar y
decidir si es el mejor medio en cada caso.
Analice si su sistema telefónico es el más
idóneo.
Mejore sistemáticamente su manejo del
teléfono. Establezca matrices para sus charlas
cotidianas
Forme a su secretaria para atender
correctamente sus llamadas y atender a sus
interlocutores.
Vaya al asunto y céntrese en él; no divague.
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




Tenga a mano su agenda. Anote de inmediato
nombres, fechas, cantidades o cualquier otra
información recibida.
Cuando haya comunicado lo que deseaba,
hágalo saber. (“Nada más por mi parte” o
“Algo más?”).
Organice el modo de atender sus llamadas,
tanto las que hace como las que recibe.
Diga a los interlocutores inagotables que tiene
una cita.
Como último recurso, cuelgue… (mientras habla
usted mismo).
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Llamadas que hace

Son las más importantes, en principio, porque
es usted quien ha decidido hacerlas.

Agrupe sus llamadas en el momento del día que
le sea más propicio. Averigüe los períodos
preferidos por sus interlocutores habituales y
anótelos junto a sus teléfonos. (También es
recomendable anotar el nombre de sus
secretarias o ayudantes).

Defina el objetivo que pretende alcanzar con
cada llamada.
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
Esboce antes de llamar los asuntos a
comentar. Anótelos (basta una palabra
recordatorio). Tenga a mano los datos
que pueda precisar.

Asegúrese, antes de colgar, de que ha
alcanzado el objetivo previsto (o de que
no puede hacer nada más).
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Llamadas recibidas



Recuerde que el teléfono es parte de su trabajo. No
se irrite cuando suene.
Haga saber a sus interlocutores habituales los
momentos en que lo pueden localizar más fácilmente.
Instruya a la telefonista y/o a su secretaria sobre
cómo desea que sean atendidas sus llamadas; qué
fórmula de saludo deben emplear; cuáles de esas
llamadas pueden resolver directamente o desviar a
otras personas; qué deben preguntar u ofrecer.
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Papeleo

El papeleo –tradicional o
informatizado– es una fuente
esencial de información. Pero no
todo el resulta de utilidad.
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Entrada
Bórrese de listas para no recibir documentos que
no necesita.
 Filtre y clasifique su papeleo de entrada.
Aparecerán, como posibles soluciones:





la papelera,
otra persona (secretaria incluida),
el archivo (directamente),
usted mismo.
Pero debe quedar claro qué documentos son
importantes; y cuáles de ellos son más urgentes.
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
Trate de manejar cada papel sólo una vez.

Habitúese a tomar una decisión o desencadenar un
proceso cada vez que toque un papel.

Delegue; hágase ayudar.

Utilice la papelera.

Concéntrese en un solo asunto; el resto de los papeles
deben estar en el archivo.
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Salida

Informatícese adecuadamente.

Genere sólo el papeleo necesario; utilícelo como soporte
de las informaciones que exijan precisión y/o que deban
ser conservadas.

Tenga claro el objetivo que persigue: de ordinario se trata
de conseguir que alguien haga algo que nos interesa: que
nos firme un pedido; que imparta una orden; que nos
facilite una información.
87

Utilice, siempre que le sea posible, el correo electrónico; o una
fotocopia de la comunicación recibida para facilitar en el margen, de
su puño y letra, la información que le solicitan. Su interlocutor lo
preferirá a tener que esperar; lo que necesita es una información, no
una formalidad.

Desarrolle el habito de responder a vuelta de correo (electrónico, si
es posible). Lo más cómodo –y lo más barato– es responder una
carta o una nota tan pronto se lee.

Utilice párrafos o cartas tipo.

Haga a su secretaria (u otro colaborador) contestar mucha de la
correspondencia rutinaria.
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





Dé las ideas clave y deje que le preparen un borrador, a revisar por
usted, con el resto.
Haga firmar por orden a otra persona si la comunicación es urgente.
Evite perder fechas.
Busque una buena imagen sólo cuando sea necesario. Lo mas
frecuente será que le interese dar impresión de eficacia, y no de
perfección burocrática.
Escriba con sencillez, de modo directo, con frases cortas.
Y con palabras fácilmente comprensibles.
Dedique un párrafo a cada idea. Siga un orden en la exposición.
Facilite la información precisa, y nada más. No trate de «lucirse».
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


Recuerde que cuanto más largo sea su escrito, tanto menos probable
es que sea leído con la atención que usted desearía. Intente no pasar
de una página.
Dedique tanto más tiempo a preparar un escrito cuanto mayor sea el
número de sus destinatarios o lectores potenciales.
Ilustre su exposición con cifras, gráficos y cuadros, si es posible.
Utilice como control a su propia secretaria o a alguien de su equipo.
Si no entiende una idea o un párrafo a la primera, corríjalos.
Corrija lo suficiente para garantizar una adecuada comprensión.
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Lectura profesional






Programe un tiempo diario para la lectura, en un
momento oportuno.
Reparta e intercambie información con otros.
Lea selectivamente. Necesita información, no lectura.
Aprenda lectura rápida.
Use las técnicas de lectura de periódicos: lea rápido,
en diagonal, buscando las ideas importantes.
No guarde lectura «para cuando tenga tiempo».
Llévela consigo, en todo caso, para aprovechar viajes
y esperas.
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ESCRITORIO
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

Mantenga libre la superficie de su escritorio para
trabajar eficazmente en un solo asunto.
Libérese de estorbos. En caso de duda, la
papelera suele ser el destino apropiado.
Tenga a mano sólo lo que utilice con frecuencia.
Aleje de sí o de sus cajones cuantas cosas no
suela utilizar en el transcurso de una semana
normal.
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Crisis e “incendios”

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Atienda lo importante; no se deje arrastrar por lo
que sólo es urgente.
No lo deje para mañana y evitará muchas crisis.
Tómese el tiempo suficiente para hacerlo bien a la
primera; así no tendrá que repetirlo.
Intente anticiparse a las crisis y preparar planes de
contingencia.
Trate de resolver las crisis reiterativas de una vez
por todas.
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
Intente detectar los problemas puntuales que puedan estar
gestándose, antes de que se conviertan en crisis.
Utilice bien el tiempo en plena crisis. No provoque un segundo
«incendio» tratando de apagar el primero.
Si aparecen demasiadas crisis repetitivas, averigüe por qué las cosas
siguen yendo mal; y soluciónelo.
Trate de abordar las crisis relajado y con la cabeza fría.
Aproveche las crisis para introducir cambios con menor resistencia.
Utilice las crisis como una oportunidad para ensayar nuevas ideas y
desarrollar nuevos procedimientos.
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El decálogo del uso del tiempo
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Notas
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Notas
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Notas
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