FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCK

FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCK
Cuando hay que abastecer el almacén, se inicia un flujo físico de materiales y un flujo
administrativo de documentos, Los documentos justificantes, ordenes o partes de trabajo forman
el flujo administrativo del stock. Este flujo se inicia cuando hay que abastecer el almacén de
materias primas, mercancías, envases, etc. El flujo de documentos refleja los acontecimientos de
la actividad empresarial y transmite la información entre las distintas secciones o departamentos
de la organización o entre las personas que dan las ordenes y aquellas que las ejecutan. Por
ejemplo, cuando el departamento de ventas recibe un pedido de clientes se elabora un
documento dirigido a los operarios del almacén, para que preparen el envió.
DOCUMENTO
Es la información estructurada en soporte material o medios electrónicos con el objetivo de dejar
constancia de las operaciones realizadas y las personas q han intervenido en las mismas. La
información del documento puede ser:

ámbito externo (sirven para q tanto el cliente como el proveedor puedan justificar la
operación de compraventa)

ámbito interno (contiene información de utilidad para la empresa que los emite)

Pedido: Documento pedido o carta que refleja las mercancías solicitadas

Albarán: Justifica la entrega de las mercancías

Factura: Refleja el importe de los genero servidos

Justificante de pago – cobro: Recibo, cheque, transferencia bancaria, letra de cambio etc.

Factura de gastos: Incluye gastos asociados a la compraventa

Nota de abono: Refleja devoluciones y rappels
Cuando el flujo de la mercancía tiene lugar dentro de la propia organización, los documentos que
se origina son de carácter interno, como: las hojas de solicitud, recepción o expedición; las
ordenes de envió, expedición, fabricación o las partes de actividad otras veces los documentos de
carácter interno reflejan varias operaciones realizadas como es el caso del registro de pedidos, la
ficha de almacén, el inventario, el registro de facturas recibidas o emitidas, etc. Y como es obvio
todos los departamentos de la empresa debe existir un continuo intercambio de documentos para
que el flujo de información llegue a todos. Estos registros sirven como justificantes para demostrar
las operaciones que se han realizado cuan sea necesario o a petición de algún órgano interno o
externo de la empresa como pueden ser auditores o inspectores.
TRANSMISIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
El EDI (intercambio electrónico de datos es un sistema estándar y universal para la transmisión
electrónica de información y documentos (pedidos, albaranes, facturas). Permite que las empresas
y particulares puedan enviar y recibir documentos en formato estándar y directamente de equipo
a equipo (correo), así agiliza y genera menos costes a la hora de la comunicación en operaciones
de compraventa, aprovisionamiento control de almacenes, logística transporte, seguimiento de
envíos, etc.
VENTAJAS
permite q el cliente reciba información más rápida y completa
se evitan errores y perdidas en él envió de documentos
reduce costes administrativos (papel, sellos, personal) y retraso en cobros y pagos
-proporciona un tratamiento acelerado de los pedidos
-mejora la gestión de stock (aumenta la rotación y disminuyen el nivel d existencias
-mejora el tratamiento de la información; se utiliza un lenguaje estandarizado
PEDIDO:
es un documento q expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su
proveedor. Se puede enviar por correo, fax...Se debe conservar una copia para contrastar la
mercancía recibida con la solicitada, lo normal es enviar 2 copias para q el proveedor devuelva la
firma en señal de aceptación. Según compromiso comprador y vendedor encontramos;


pedido firme: se emite cuando comprador conoce las condiciones del vendedor y las
acepta
pedido condicional: está pendiente de una confirmación “X” parte del comprador o
vendedor.
TIPOS PEDIDO SEGÚN FORMA:
1. Normal (se utiliza para solicitar mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de
tiempo)
2. programado (se emite para solicitar uno o varios productos sobre los q se ha realizado un
estudio previo de tiempo)
3. abierto (se emite para solicitar una cantidad total aproximada sin q ello suponga un
compromiso obligado de compra, el cliente no acepta ningún envió q no haya confirmado
previamente.
CARACTERÍSTICAS: los plazos de entrega suelen ser muy cortos
el proveedor se obliga a tener un stock mínimo y el comprador reduce el stock inmovilizado
el precio puede ser fijo o se puede aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas)
TIPOS DE PEDIDO SEGÚN EL MATERIAL
1. extraordinario (se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo por necesidades
extraordinarias se necesitan para un fin concreto)
2. de reposición (aquella cuya iniciativa parte del almacén, se solicitan materiales sobre
cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo)
3. de servicio u obra (se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo
determinado)
4. habitual de materiales o de mercancías (se expide para solicitar los artículos que se
necesitan en el punto de venta)