Diagramas de Gantt: utilidad, aplicaciones y comparativa de software Domina los diagramas de Gantt y mejora la eficiencia de tus procesos de empresa. MBAs online reconocidos por Financial Times entre los mejores del mundo en 2012 y 2013. Mejor business school online del mundo según el Ranking Iberoamericano de Escuelas de Negocio en español 2012 y 2013 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Índice Introducción ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? Cómo se construye un diagrama de Gantt Ventajas e inconvenientes del diagrama de Gantt Gantt Designer GanttProject GanttPV Microsoft Excel Microsoft Project Microsoft Visio Gantter TaskJuggler ProjectLibre Smartsheet Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 2/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 1 Introducción Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica sencilla y útil, que se emplea en la gestión de proyectos. Plasma de manera muy visual, a través de un cronograma de barras horizontales, las actividades que forman parte de un proyecto y su temporalización. Además, facilita el control de la progresión en la realización de las tareas y de los recursos destinados al proyecto. Por esas y otra ventajas, su utilización es muy frecuente en todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño o sector de pertenencia. Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los ordenadores, épocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en día, los programas de software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto, que son quienes más los necesitan. No sólo es cuestión de poder diseñar los diagramas gracias a una aplicación, sino también de poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las modificaciones del plan correspondientes. Gracias a la informática, muchas tareas se pueden ya automatizar, y es posible también programar avisos en el caso de que se produzcan desfases, o para indicar que los tiempos planificados son imposibles de cumplir. Éstos son sólo algunos ejemplos de funciones avanzadas. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 3/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Créditos imagen: http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt Se puede afirmar que las herramientas para diseñar diagramas de Gantt permiten una mejor comunicación entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas. Los programas informáticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de forma sencilla para trabajar de forma colaborativa. A su vez, suelen ofrecer una gran variedad de plantillas y vistas de presentación, que generan diagramas muy visuales para una mejor comprensión del proceso. No hace tanto tiempo que la idea de trabajar en equipo a tiempo real sobre un mismo proyecto desde lugares distantes no era más que un sueño. Gracias a Internet y a los programas avanzados de gestión de proyectos, hoy esto es posible. En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea el método empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles. En primer lugar, una definición de tareas exige puntualizar bien qué actividades requiere el proyecto y qué implicaciones tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y materiales. Después, toca marcar fechas de inicio y de fin de cada actividad, su duración y orden de consecución. La dependencia entre tareas es un aspecto fundamental para encajar bien los tiempos y evitar holguras o tiempos muertos. A partir de aquí y con los datos anteriores claros, se podrá ya generar el gráfico. En favor de los diagramas de Gantt, se dice que hacen visual un proyecto y, en consecuencia, Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 4/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software más comprensible. Su diseño implica un orden, con lo cual, contribuye a organizar las ideas y tener claras las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de éstos se reflejará en la producción de un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. Sin embargo, no todo son ventajas. Los diagramas de Gantt pueden llegar a ser enormemente complejos y de difícil comprensión si incluyen muchas tareas y subtareas, con sus correspondientes asignaciones de recursos e interdependencias. El diagrama de Gantt ayuda a los directores de proyectos a tomar decisiones que afectan directamente a la rentabilidad del plan. Tener claros objetivos y plazos resulta esencial para su total efectividad. Herramientas para el diseño de diagramas de Gantt En general, las aplicaciones de software que presentan la función para diseñar diagramas de Gantt se pueden clasificar de tres modos posibles, en función de diferentes aspectos: ● Si son de pago o gratuitas, es decir, software propietario o libre. ● Si requieren de instalación en el ordenador o el acceso al programa se realiza online, es decir si son de escritorio o web. ● Si su prioridad es el diseño o la gestión, es decir si son herramientas de dibujo o programas de apoyo en la gestión de proyectos. Se ha realizado una selección de herramientas relevantes considerando principalmente tres factores: su popularidad, su vigencia y sus prestaciones. En el siguiente cuadro, se resumen las características esenciales de cada una de ellas y sus respectivas tipologías. En definitiva, el diagrama de Gantt resulta de gran ayuda en el trabajo de las personas que se Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 5/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software encargan de gestionar o administrar proyectos, es decir los jefes o directores de proyecto, en cualquier ámbito, sea empresarial, gubernamental o académico, por citar algunos posibles. Se emplean diagramas de Gantt en todo tipo de proyectos: de menor o mayor envergadura, más cortos o más largos en el tiempo, integrados por un amplio equipo de personas o por una sola. Sea cual sea la situación concreta, el diagrama de Gantt se propone como una herramienta muy potente y eficaz en la administración de proyectos. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 6/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 2 ¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? El diagrama de Gantt es una herramienta que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones a realizar, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto. Reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto y la fecha de finalización prevista. http://tradepractices.files.wordpress.com/2012/06/2dgantt.jpg Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas. Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma: por Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 7/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software ejemplo, el inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representada con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquéllas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela en el tiempo. Además, se pueden asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita, con el fin de controlar los costes y personal requeridos. Sus usos más frecuentes se vinculan a proyectos y planes de acción, procesos de mejora e, incluso, resolución de problemas. En realidad, se puede utilizar para planificar cualquier tipo de proceso simple, a ser posible de menos de veinticinco tareas, y que esté definido temporalmente. En ocasiones, sin embargo, se emplea para fragmentar proyectos grandes y complejos en diferentes partes compuestas de tareas más pequeñas organizadas en el tiempo. Para la gestión de proyectos, se ha desvelado como un método muy eficaz. Se trata de una forma visual de transmitir las actividades a realizar, la interdependencia entre ellas y su temporalización. Intentar explicar lo mismo con palabras resultaría demasiado confuso. Por eso, está especialmente recomendado cuando el propósito es comunicar las diferentes etapas de un proyecto a las personas involucradas de la forma más clara posible. Demasiada complejidad produciría sobrecarga de información y la gente se sentiría abrumada. El primer paso para construir un diagrama de Gantt pasa por listar todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como resultado, obtengamos una relación bastante larga. Definiremos tiempos realistas para la realización de cada tarea, prioridades y orden de consecución. Agruparemos las actividades por partidas específicas para simplificar al máximo la gráfica. El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible, debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las personas implicadas deben quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un momento concreto del proceso. Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas condiciones. Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste, se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 8/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 3 Cómo se construye un diagrama de Gantt Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que sirve para planificar y gestionar proyectos de manera eficiente. Resulta extremadamente útil para quienes desean manejar bien el tiempo y la organización de una serie de tareas, para cumplir de forma ordenada con las diferentes fases de un proyecto. Ayuda a evitar sorpresas desagradables a última hora por falta de tiempo. Por su sencillez es ampliamente utilizada en empresas de todo tipo, muy especialmente en PYMES. Créditos imagen: cuteimage / FreeDigitalPhotos.net Este cronograma, representado por un gráfico con barras horizontales, es bastante sencillo de crear. Detallamos, a continuación, los pasos y aspectos más importantes a tener en cuenta: 1. Comprender la estructura del proyecto. El diagrama de Gantt ayuda a lograr el objetivo final de la planificación y la implementación correcta de cada etapa. Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí resulta fundamental. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 9/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos necesarios que forman parte del desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento. Ésta será la información que empleará el director del proyecto como punto de partida para construir el diagrama de Gantt. 3. Determinar los plazos que llevará cada actividad. Asignaremos un tiempo de realización a cada tarea o fase del proyecto. La longitud de las barras horizontales en el diagrama de Gantt es la que representa la duración de cada etapa. 4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos. Para cada etapa, debemos fijar una fecha de ejecución. Así, el diagrama de Gantt será de gran ayuda para cumplir con el plazo límite de entrega final del proyecto. 5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico. El diagrama de Gantt ensambla todas las piezas con un objetivo temporal fijado. A mayor plazo para la realización del proyecto, aquellos procesos de menor tamaño, se verán más claros. 6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto. Observando el diagrama de Gantt debe quedar claro en un golpe de vista el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes. 7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software. Es una opción muy práctica porque algunas poseen características avanzadas que ayudan a una visualización mejor del diagrama de Gantt y a una toma de decisiones mejor orientada. Como el diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras para la gestión de proyectos, también se puede diseñar en papel. De hecho, muchos directores de proyectos lo han hecho así durante largo tiempo. Sin embargo, el uso de herramientas de software especializadas presenta numerosas ventajas y, sobre todo, resulta mucho más flexible y ágil cuando es necesario realizar adaptaciones. Tener claros los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos necesarios y disponibles para la realización del proyecto resulta fundamental. Sólo con esta premisa el diagrama de Gantt podrá desplegar todo su potencial y resultará completamente eficaz. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 10/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 4 Ventajas e inconvenientes del diagrama de Gantt El diagrama de Gantt, como herramienta de gestión de proyectos, presenta numerosas ventajas y algunos inconvenientes. Es recomendable conocer cuáles son para poder exprimir todas sus posibilidades. Créditos imagen: chanpipat / FreeDigitalPhotos.net Ventajas de los diagramas de Gantt 1. Se obtiene una imagen relativamente simple de un sistema complejo. Es decir que, de forma muy visual, se nos pone delante una gráfica que refleja la organización de las fases de un proyecto. Aquí la frase “una imagen vale más que mil palabras” es del todo aplicable, ya que la visualización del diagrama de Gantt facilita enormemente la comprensión de todo el proceso. 2. Ayuda a organizar las ideas. Cuando los objetivos y las acciones se dividen en segmentos más pequeños resultan más accesibles, más fáciles de alcanzar. A la vez, se ve más clara su posible complejidad. La construcción de un diagrama de Gantt obliga a seccionar el todo en diferentes partes y crea un cuadro con todas sus piezas. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 11/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 3. Demuestra el conocimiento, el “savoir faire” de quien lo crea. Cuando se diseña un diagrama de Gantt bien presentado, con las tareas debidamente organizadas y adecuadamente asignados sus recursos, dice mucho acerca de la profesionalidad del director del proyecto. Se percibe enseguida si éste conoce a fondo las necesidades y objetivos, y resulta un elemento predictor acerca de sus posibilidades de éxito. 4. Contribuye a establecer plazos realistas. Las barras del gráfico indican en qué período se completará una tarea o un conjunto de tareas. Permite tomar una perspectiva temporal adecuada y es útil para la consecución a tiempo de los objetivos fijados. Importante es también tener en cuenta otros eventos de la compañía ajenos al proyecto, que podrían consumir también recursos y tiempo. 5. Resulta de gran utilidad para otros departamentos no involucrados en el proyecto. Como el diagrama de Gantt es una herramienta muy gráfica, cualquier persona puede comprender fácilmente cuáles son las etapas del proceso. Situarlo en un lugar visible y en formato grande, donde todo el mundo pueda verlo, ayudará a que se recuerden los objetivos y se conozca cuándo van a tener lugar las acciones planificadas. Desventajas de los diagramas de Gantt. 1. Pueden llegar a ser extraordinariamente complejos. A excepción de los proyectos más sencillos, en general puede que confluyan un gran número de tareas a realizar y múltiples recursos a considerar para poder desarrollarlos de forma eficiente. Existen excelentes aplicaciones de software que facilitan la gestión de las acciones planificadas. Aun así, cuando el proyecto es demasiado complejo, se recomienda que sean varias personas las que se encarguen de administrarlo. Las grandes empresas lo tienen más fácil, ya que poseen más y mejores medios para poner al cargo a varios directores de proyecto expertos. 2. La longitud de las barras no indica la cantidad de trabajo, sino sólo la temporalización. Las barras del diagrama de Gantt muestran el período de tiempo durante el cual se completará un conjunto particular de tareas, pero sin informar acerca de la cantidad de recursos que es necesaria. Por ejemplo, una barra corta puede representar más horas de trabajo, es decir, más recursos, que una barra más larga: puede ocurrir que una tarea deba completarse en menos días, pero que requiera más carga de trabajo por día. 3. Se precisa una actualización constante. Durante el desarrollo de un proyecto, las Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 12/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software condiciones y situaciones van variando en relación a la previsión inicial. Si se emplea un diagrama de Gantt, es necesario poder modificarlo fácilmente y con frecuencia. Si no se hace así, no resultará útil. En este punto, las herramientas de software son de gran ayuda, sobre todo para directores de proyecto con menos experiencia. 4. Difícil de plasmar en una sola hoja de papel. Generalmente, los diagramas realizados por ordenador están diseñados para ser visualizados en pantalla, divididos en segmentos que se unen para ver el proyecto al completo. Para imprimir el gráfico en papel, se deberá hacer por partes para, después, unirlas entre sí. Si se quiere exponer el diagrama en un lugar visible a todos y mantenerlo actualizado, este hecho puede ser un auténtico inconveniente por la carga de trabajo que conlleva. Vistos los pros y los contras, cabe decir que el diagrama de Gantt es un método funcional, útil y muy visual que las empresas emplean para planificar todo tipo de actividades y proyectos. Permite realizar un seguimiento relativamente sencillo de los plazos previstos y reorientar, si es necesario, la programación de tareas inicialmente asignada. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 13/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 5 Gantt Designer Gantt Designer es una aplicación de software libre que funciona con Microsoft Windows y sirve exclusivamente para diseñar diagramas de Gantt, para calendarizar los proyectos con gran facilidad. A pesar de que es gratuita, se requiere un registro para poder utilizarla con todas sus funcionalidades y sin limitaciones de ningún tipo. Se trata de una herramienta gráfica que permite programar y actualizar las tareas de forma intuitiva y ágil. Los datos se introducen como en una hoja de cálculo y los que se representan gráficamente como, por ejemplo, la hora de inicio o la duración, se pueden modificar con tan solo desplazar el ratón. Cada tarea que se incluye se representa visualmente y aparece con una fecha límite de realización. Permite añadir, borrar y modificar tareas tantas veces como haga falta. Establecer relaciones de dependencia y subordinación entre actividades resulta sencillo, y las acciones predecesoras o sucesoras se visualizan fácilmente. Deja también insertar comentarios, entre otras opciones. En cuanto al diseño, es posible variar el tipo de barra y su color, añadir anotaciones al principio en la mitad o al final de la barra. Por defecto, las barras se muestran en una fila independiente, pero también pueden manualmente ser añadidas justo a continuación o en la misma línea que una barra ya dibujada. Se pueden mover las filas de arriba abajo. En la imagen siguiente, vemos un ejemplo de los diferentes formatos posibles de barras y colores que ofrece Gantt Designer. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 14/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Créditos imagen: http://timios.net/gantt/bars.html Por lo que se refiere a la temporalización, con Gantt Designer se pueden asignar días de inicio y duración de las tareas, y verificar con rapidez si los horarios y plazos se pueden realmente cumplir dentro del margen temporal previsto. El diagrama muestra el día “hoy” y la línea de tiempo queda marcada. El indicador de porcentaje de realización de cada tarea indica su progreso: se irá incrementando de forma automática a medida que se acerque a su fecha límite de finalización. Permite configurar qué días de trabajo se van a destinar al proyecto cada semana siempre que, como mínimo, sea uno. El proyecto puede comenzar un día cualquiera y se pueden estructurar las semanas de manera que los fines de semana y festivos queden automáticamente fuera del cómputo cuando se introduce la cantidad de días necesarios para realizar una actividad. Los horarios se planifican según necesidades. Si se cambia la fecha de inicio, se actualiza el diagrama y se reprograman las tareas automáticamente. Resumimos a continuación las ventajas más destacadas de Gantt Designer: ● Fácil de usar y muy intuitivo. Funciones como modificar la fecha de inicio de las tareas y su duración se pueden realizar con sólo mover el ratón. ● Muy visual. Aporta diferentes formatos de visualización, con una amplia gama de tipos Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 15/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software de barras y colores. ● Tareas vinculadas. La modificación del inicio o duración de una tarea predecesora desplazará automáticamente las tareas sucesoras, y avisa si ello genera algún conflicto con los plazos de entrega del proyecto. ● Opciones flexibles de impresión y de configuración sencilla, en especial cuando el gráfico abarca varias páginas. ● Compatibilidad con Microsoft Office. Permite copiar y pegar una parte o el todo de un gráfico en documentos de Office, o exportar los datos a un archivo CSV. Las configuraciones más completas son compatibles con Microsoft Project y el calendario de Outlook. ● Compatibilidad web. Es posible imprimir una imagen de calidad nítida e insertarla en una página de un sitio web. Gantt Designer se utiliza para la gestión de proyectos, pero su sencillez la hace muy conveniente para cualquier uso que requiera una programación de actividades en el tiempo. La presentación de sus diagramas es vistosa. Por eso, la emplean con frecuencia ejecutivos o directores que necesitan mostrar la temporalización de sus proyectos de forma muy visual en reuniones de empresa o presentaciones a clientes. La versión actual es GanttDesigner 2.0. y se puede descargar desde la página de su creador, la empresa de software Timio. Presenta varias opciones de paquetes de instalación. Enlace para descarga: http://timios.net/gantt/download.html Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 16/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 6 GanttProject GanttProject es una aplicación de escritorio multiplataforma para la programación y gestión de proyectos, muy similar a Microsoft Project. Se ejecuta en Windows, Linux y MacOSX, es libre y su código es opensource. Basada en lenguaje Java y con licencia GPL, es un proyecto de software que surgió en la Universidad de Marne-la-Vallée, en Francia. Créditos imagen: http://proyectopinguino.blogspot.com.es/2012/11/programas-para-la-gestion-de-proyectos.html Una de sus funcionalidades principales es la creación de diagramas de Gantt. El diseño del gráfico permite visualizar el desglose de tareas o actividades programadas, los eventos o hitos en el desarrollo del proyecto, además de las relaciones jerárquicas y de interdependencia entre tareas. GanttProject muestra, en la sección izquierda, una barra para añadir actividades asociadas a una duración determinada y a una mano de obra específica. Una vez que ya se han incorporado, se pueden establecer asociaciones entre ellos, según diferentes correlaciones: inicio-inicio, fin-inicio, u otras similares. Definidas las tareas, los eventos y su Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 17/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software relación temporal, aparecerá en la parte derecha de la pantalla el calendario de la planificación del proyecto, con inclusión de fechas y recursos, además de otras informaciones adicionales. Otra funcionalidad interesante de la aplicación GanttProject es que genera automáticamente un diagrama PERT asociado y un diagrama de recursos humanos necesarios asignados a cada tarea. Estas representaciones gráficas adicionales facilitan a los responsables una visión más clara en lo que se refiere a la oportuna progresión en el desarrollo del proyecto, y a la adecuación del personal implicado en el mismo. La diferencia principal entre los diagramas de Gantt y PERT es que el de Gantt es un gráfico de barras, mientras que PERT es un diagrama de flujo. Ambos son, probablemente, los cuadros de gestión de proyectos más ampliamente conocidos. Los diagramas de Gantt hacen un mayor hincapié en el tiempo que se tarda en completar las tareas, mientras que los gráficos PERT inciden en las relaciones que se establecen entre las actividades. Suele ser útil la combinación de ambos tipos de gráficos, ya que los diagramas de Gantt no ilustran tan efectivamente la dependencia de una tarea en relación a otra, pero los gráficos PERT, según cómo, pueden llegar a ser demasiado complejos y confusos. GanttProject facilita la exportación de sus diagramas en formatos de archivo compatibles, como PNG, PDF y HTML. Se integra con Microsoft Project a la hora de importar y exportar proyectos desde ese programa, y se complementa con aplicaciones que usan hojas de cálculo con formatos de archivo CSV. Del mismo modo, permite la compartición de los proyectos con colegas mediante WebDAV. Comparado con otros softwares más completos de gestión de proyectos, GanttProject está diseñado siguiendo las bases del principio KISS. Este principio parte de la teoría que afirma que los sistemas que funcionan mejor son los que se mantienen simples, y que se debe evitar a toda costa cualquier complejidad añadida que no resulte claramente necesaria. Seguramente por este motivo, GanttProject no dispone de funciones avanzadas como, por ejemplo, la contabilidad de costos, servicio de mensajes o control de documentos. La versión actual disponible del programa es GanttProject 2.6.2 y se puede descargar en inglés desde la página de su creador http://www.ganttproject.biz/download.php Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 18/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 7 GanttPV GanttPV es una aplicación de software gratuita de código abierto, con licencia GPL, disponible para Windows, MacOSX y Linux. Otra opción para la programación y gestión de proyectos. Algunos dicen de ella que es una herramienta para geeks porque se basa en Python, un lenguaje de programación muy popular dentro de la comunidad de desarrolladores. Créditos imagen: http://www.pureviolet.net/ganttpv/help/tour/ Se trata de un software de fácil instalación, que ofrece las funciones más básicas para programar proyectos, definir las tareas y controlar los recursos asignados. Permite hacer el seguimiento de diferentes proyectos en paralelo y exportar los diagramas a una página web. Resulta ideal para aquellas personas que tan sólo necesitan una herramienta de planificación. La diferencia más importante con respecto a otros programas para diseñar diagramas de Gantt reside en que GanttPV permite añadir scripts para automatizar tareas, asignar formatos para la entrada de datos o para la importación o exportación de éstos. Los scripts se almacenan en un directorio del programa y actúan como si hubieran estado integrados desde un inicio como comandos en el menú original. La manera más sencilla para aprender scripting en GanttPV es modificando y experimentando con secuencias de comandos ya existentes. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 19/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Como prácticamente la totalidad de aplicaciones para el diseño de diagramas de Gantt, GanttPV permite definir tareas: inicio, duración, tiempos de realización y días festivos, además de establecer las relaciones de dependencia entre ellas. Cada administrador asigna los recursos, en cuanto a personal y carga de trabajo, necesarios para implementarlas, y lo puede hacer en múltiples proyectos. Determina cuántas horas requiere cada actividad para su consecución, y suma los totales por grupos de tareas, por días y por semanas. La herramienta calcula las fechas de finalización y, de este modo, permite a los jefes de proyecto controlar su desarrollo para que avance de acuerdo a los objetivos previstos. La planificación dibujada en el diagrama de Gantt se compartirá con todas aquellas personas implicadas en la realización de las tareas definidas para cada etapa del proyecto. El hecho de que varias personas puedan actualizar la misma base de datos al mismo tiempo representa una importante ventaja. Para controlar la productividad y los gastos de personal, con GanttPV se calcula un coste por hora y se realizan previsiones semanales en cuanto a carga de trabajo. También tiene en cuenta la cantidad de tiempo que se puede retrasar una tarea o un conjunto de ellas sin que este hecho afecte a los plazos finales del proyecto, lo que se denominan el free float y el total float. Sin embargo y a pesar de todas sus ventajas, esta aplicación presenta algunos inconvenientes. GanttPV no es de las herramientas más sencillas en cuanto a su uso y lleva un tiempo aprender cómo funciona. Una serie de iconos de ayuda sobre los comandos explican las funciones de cada uno de ellos para facilitar la labor a quien se inicia en su utilización. Tampoco su interfaz es de las más atractivas. No permite opciones de colaboración ni ofrece funciones avanzadas de software de gestión de proyectos. Por todas estas razones y para sacarle su máximo jugo, es recomendable que este programa lo empleen personas con una cierta experiencia en gestión de proyectos. Es posible descargar gratis la aplicación en inglés desde el sitio web de su creador: http://www.pureviolet.net/ganttpv/ Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 20/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 8 Microsoft Excel Microsoft Excel es un programa integrado en el paquete Microsoft Office, con funciones de hoja de cálculo para crear tablas, calcular y analizar datos. No se trata de una herramienta creada específicamente para realizar diagramas de Gantt pero sí ofrece funciones avanzadas a la hora de diseñar gráficos de todo tipo. Es una aplicación de pago que funciona bajo el sistema operativo Windows y popularmente utilizada, tanto por empresas como por particulares. Excel permite visualizar el desarrollo temporal de un proyecto, aunque no cuenta con las funcionalidades propias de otras herramientas destinadas en exclusiva a crear diagramas de Gantt. Sin embargo, al ser una herramienta de uso común, nos sirve para salir del apuro cuando no queremos o no podemos instalar un programa de gestión de proyectos en nuestro ordenador. Créditos imagen: http://exceltotal.com/diagrama-de-gantt-en-excel/ Para generar un cronograma básico con Excel, hay dos procedimientos posibles: uno utilizando Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 21/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software el formato condicional y, el otro, empleando la función de gráficos. Esta segunda opción es, seguramente, la más sencilla. A continuación, explicamos el proceso de una forma rápida y resumida. En primer lugar, preparamos una hoja de cálculo con las tareas a realizar y la duración de cada una de ellas, además de sus fechas de inicio y finalización. Después, creamos un gráfico de barras apiladas y agregamos los datos de la tabla. En este punto, será necesario realizar algunos ajustes para ocultar parte de las barras y dar formato al eje horizontal, de manera que el diagrama se muestre de forma correcta. Ya tendremos entonces una simulación del diagrama de Gantt. A partir de aquí, se puede agregar una barra de resumen para representar la duración total del proyecto, marcar el fin de proyecto u otro hito importante en el cronograma, e incluso indicar quiénes son las personas responsables en cada etapa de su desarrollo. Del mismo modo, es posible vincular gráficamente las actividades que preceden o suceden a otras. Los diagramas de Gantt con Excel quedan vistosos, pero plantean dificultades cuando hay que modificar la programación de las actividades a causa de adelantos o retrasos en las fechas inicialmente previstas. Excel no ofrece las funcionalidades completas propias de las herramientas de gestión de proyectos. Como mucho y de forma bastante manual, podemos dejar constancia de la programación de la planificación original del proyecto para compararla con las modificaciones realizadas a posteriori y con la ejecución real del proyecto. En definitiva, Microsoft Excel es por su popularidad un camino muy accesible para realizar diagramas de Gantt con fines de presentación y visualización, pero que presenta ciertos inconvenientes a la hora de organizar adecuadamente la información. Es poco práctico para actualizar la programación cuando es necesario y, en general, para realizar modificaciones sobre los planes previstos. Microsoft Excel no es una herramienta diseñada para la gestión de proyectos y no se le puede pedir más. En Internet, encontramos muchos tutoriales que explican paso a paso cómo crear un diagrama de Gantt con Excel. De hecho, en el propio sitio web de Microsoft, vemos también algunas orientaciones sobre cómo hacerlo: Presentar datos en un diagrama de Gantt con Excel. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 22/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 9 Microsoft Project Ésta es la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos empresariales. Una aplicación de software de pago que funciona con Windows, cuyo formato de archivo es MPP y que se integra con Office 365. Administradores y jefes de proyecto emplean Microsoft Project para planificar y controlar el desarrollo de un proyecto, la organización adecuada y eficaz de las tareas, con el fin de evitar retrasos y mantenerse dentro del presupuesto asignado. Créditos imagen: http://review.techworld.com/applications/3404323/microsoft-project-2013-review/ Microsoft Project es una herramienta completa que presenta múltiples funcionalidades para facilitar la labor del director de proyecto. Por supuesto, entre ellas, se encuentra el diseño de diagramas de Gantt. A continuación, citamos las más relevantes: ● Ruta crítica. Permite analizar las tareas y la secuencia en qué deben realizarse, para reconocer cuáles son esenciales y las relaciones de dependencia entre ellas. Sirve para Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 23/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software estimar la duración total del proyecto, para determinar el tiempo más corto posible de realización, sin tiempos de holgura, y para prever recursos adicionales necesarios. Ofrece indicadores muy válidos para una buena planificación. ● Control de proyecto. Una vez que se dispone de la ruta crítica y la planificación deseada para el proyecto, esta información se puede guardar como línea de base. La línea de base es la referencia de la programación inicial que sirve para compararla con la ejecución final y así controlar en qué medida y en qué puntos se ha modificado el proyecto. ● Diagrama de Gantt. Se crea automáticamente con los datos del proyecto. Como en cualquier gráfica de esta clase, el eje de abscisas representa el tiempo, mientras que el eje de ordenadas muestra las actividades. Las barras horizontales en el diagrama marcan el desarrollo de las tareas en el tiempo, su duración y su secuencia. Se diferencian por colores las actividades críticas de las que no lo son, y también aquéllas que incluyen tareas de menor rango. ● Sobrecarga de recursos. El programa controla la cantidad de recursos asignados a cada persona y señala si, en algún caso, éstos son excesivos. De una adecuada distribución de los recursos depende también la correcta consecución de las tareas en los plazos previstos. ● Cálculo de costos. Calcula los costes de los recursos y la mano de obra, una vez que han sido distribuidos por tareas. El sistema genera varios tipos de informes, relacionados con los gastos y con los materiales necesarios. ● Resumen de proyecto. Muestra la información clave del proyecto, como las fechas de inicio y fin, duración, horas totales de trabajo, costes, estado de las tareas y recursos necesarios. Además, la nueva versión del software, Microsoft Professional 2013, presenta novedades importantes con respecto a la anterior, Microsoft Project 2010. Básicamente, incluye una nueva interfaz gráfica para usuario, nuevas plantillas que simplifican la creación de proyectos, y modernas herramientas para presentaciones e informes más visuales, que facilitan la comprensión de otras personas no directamente involucradas en el proyecto. Debido a la proliferación y uso creciente de tabletas, junto con el lanzamiento de Windows 8, la aplicación Microsoft Project 2013 permite cambiar de modo y transformar los botones en táctiles. Además, incorpora la nueva funcionalidad Task Path para ver con más claridad las rutas de tareas dentro de un cronograma complejo. Los proyectos se pueden también guardar Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 24/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software en la nube para trabajar en remoto, compartiendo los datos a través de un sitio web dedicado al proyecto. Se pueden sincronizar las listas de tareas entre Project Professional 2013 y Office 365. El desarrollo del proyecto, la asignación de recursos a las tareas, la gestión del presupuesto y el análisis de las cargas de trabajo están perfectamente controlados en todo momento. En conclusión, las características avanzadas de Microsoft Project Professional 2013 hacen de esta herramienta un auténtico referente para la administración de proyectos. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 25/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 10 Microsoft Visio Microsoft Visio es un software de pago, que funciona con el sistema operativo de Windows, y que fue ideado específicamente para crear todo tipo de gráficos y diagramas. No es una herramienta destinada a la gestión de proyectos, sino que es un programa de dibujo vectorial. Muy fácil de utilizar y versátil, porque ofrece muchas funciones de edición, tiene el pequeño inconveniente de un proceso de instalación largo. Créditos imagen: http://www.trainingable.com/use-microsoft-visio-for-mac-web-based-application-for-flow-chartand-diagrams/ Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 26/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Originalmente se creó como una herramienta para arquitectos e ingenieros pero, cuando Microsoft la adquirió, se dio cuenta que era muy difícil competir con aplicaciones tan potentes como AutoCad y similares. Así, se fue transformando en un programa orientado a empresas y, hoy en día, se utiliza sobre todo para el análisis de procesos y operaciones. Microsoft Visio sirve para diseñar diagramas de flujo y de procesos, mapas conceptuales, líneas de tiempo y organigramas con gran facilidad. Incluye también la opción de crear diagramas UML y a partir de bases de datos. Los cronogramas de Gantt están contemplados dentro de los gráficos que es posible dibujar con esta herramienta y su materialización resulta muy sencilla. La presentación es visual, atractiva y moderna. Para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Visio, tan sólo hay que especificar el nombre de las tareas, introducir las fechas de inicio y fin, y su duración en unidades temporales, que pueden ser de horas, días, semanas y meses. Permite cambiar el orden de las filas para visualizar mejor las actividades y agregar hitos. Incluso deja transformar los hitos en tareas y, a la inversa, de forma sencilla. Las dependencias entre ellas se pueden crear para mostrar en el gráfico cuáles son las que preceden y/o suceden a otras, a la vez que para observar cómo los cambios en unas afectan a las otras. Puede agrupar varias tareas subordinadas en una tarea de resumen y agregar descripciones, recursos necesarios y porcentajes de finalización de cada actividad programada. La interfaz de este software es del mismo estilo que las de los demás programas de Microsoft. Incluye una gran variedad de herramientas de diseño, modernas plantillas y diferentes formatos para crear y modificar diagramas profesionales. Los efectos variados y estilos rápidos hacen que sea muy fácil de utilizar y que, en un momento, resulte posible dibujar un vistoso diagrama. El resultado, la gráfica, puede exportarse fácilmente a Microsoft Project para aprovechar todas sus funcionalidades de planificación y gestión de proyectos complejos. Microsoft Visio facilita el trabajo en equipo, ya que los diagramas pueden ser modificados por varias personas a la vez. Los documentos se pueden guardar en la nube con SkyDrive y se pueden compartir los proyectos con otras personas gracias a su compatibilidad con SharePoint. A través de Visio Viewer, cualquier persona puede ver los diseños creados con Microsoft Visio de forma sencilla y gratuita. En definitiva, Microsoft Visio es una herramienta empleada por las empresas para organizar sistemas y procesos internos. Y, aunque no está pensada para la gestión de proyectos, resulta muy útil a directores y altos ejecutivos que necesitan generar gráficos de forma rápida y visual para sus presentaciones. Sirve para comunicar los proyectos y su desarrollo a los diferentes equipos y personas quienes, además, pueden intervenir y participar fácilmente en la elaboración de los diagramas. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 27/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Microsoft Visio se presenta en tres ediciones. Cada una de ellas ofrece funcionalidades diferentes, desde las más sencillas a las más completas: Microsoft Visio Standard 2013, Microsoft Visio Professional 2013, Microsoft Visio Pro para Office 365. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 28/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 11 Gantter Gantter es una aplicación online gratuita, integrada con Google Drive, para la planificación de proyectos empresariales. Ofrece las mismas funciones que otras aplicaciones de programación de escritorio populares, pero con la comodidad de acceder a ella con un navegador y disponer de un almacenamiento de archivos centralizado. Permite importar, abrir y editar archivos nativos de Microsoft Project. Créditos imagen http://www.techrepublic.com/blog/it-consultant/microsoft-project-scheduling-for-free-with-gantt er/ Crear diagramas de Gantt con Gantter es posible, sin que haga falta la instalación de software de ninguna clase en el ordenador. Los proyectos se pueden guardar en la nube y compartirlos con otras personas, de manera que éstas pueden acceder al proyecto para consultarlo o modificarlo desde cualquier ubicación y en cualquier momento. Existe la opción de dar diferentes tipos de permisos de acceso a los documentos, en función de las características y atribuciones de cada usuario. Gantter dispone de una galería de plantillas para facilitar la realización de los diagramas. Esta herramienta incluye las funciones más habituales, como establecer el inicio y fin de las tareas, Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 29/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software su duración, y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Pero también incorpora características avanzadas, como la posibilidad de definir tareas importantes e hitos, marcar tiempos de retraso y márgenes temporales entre tareas, además de algunos ajustes y avisos automáticos. La planificación dinámica y colaborativa son clave en esta aplicación: varias personas pueden conversar, adjuntar archivos e intervenir a la vez en la edición, con el proyecto abierto y en tiempo real. La documentación queda archivada en la cuenta de Google Drive. Representa una gran ventaja el hecho de tener visible y actualizada la progresión del proyecto en todo momento, además de un acceso inmediato cuando hace falta. Como ya hemos comentado, Gantter es compatible con Microsoft Project, de manera que puede importar archivos de esta conocida aplicación y exportar los proyectos en formato XML, también compatibles con MS Project. Con Gantter VU para Android, la programación de proyectos es accesible también desde dispositivos móviles. Se ofrecen diferentes ediciones para los usuarios de Google Drive, Google Apps y smartapp.com. Además de estas versiones cloud de Gantter, se ha lanzado recientemente una edición para escritorio que está disponible en la tienda Chrome Web Store y ofrece la mayor parte de las características de la solución online, con la facilidad de funcionar en local con Windows o Chrome OS cuando la conexión a Internet falla. Las personas que tienen una cuenta de Google y quieren descargar la aplicación online no necesitan ningún registro adicional. Sin embargo, el programa solicita una serie de permisos de acceso a información personal como, por ejemplo, la dirección de correo electrónico o la información básica de la cuenta, entre otros. Gantter es ideal para pequeñas y medianas empresas o consultores independientes que requieren de una solución ágil y versátil para planificar sus proyectos de forma productiva. La facilidad de gestionar de forma compartida, intercambiar archivos y tener centralizada de forma accesible toda la información del proyecto representan una gran ventaja. La última versión disponible es Ganter 4.0.1, en inglés y actualizada a finales de agosto de 2013. Se puede descargar desde los siguientes enlaces: Gantter http://www.gantter.com/ Gantter for Google Drive https://chrome.google.com/webstore/detail/gantter-for-google-drive/himomacamcpodhkahelbn maddladgjgo?hl=es Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 30/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 12 TaskJuggler TaskJuggler es un software de gestión de proyectos, gratuito, que actúa bajo una licencia GPL de código abierto. Se basa en el lenguaje de programación Ruby y, por ello, es compatible con cualquier sistema operativo: Linux, Unix, Windows, MacOS y otros. Reúne características más avanzadas que otras herramientas habituales que tan solo se limitan a la edición de diagramas de Gantt, sin más prestaciones. Créditos imagen: http://orgmode.org/worg/org-tutorials/org-taskjuggler.html Se trata de una aplicación seria y profesional para ayudar a los directores y jefes de proyecto en la programación y control de sus trabajos. Cubre todo el abanico de tareas propias de la gestión de proyectos, desde la idea inicial hasta la completa finalización del plan. A su vez, resulta de ayuda para definir el alcance del proyecto, la asignación de recursos, los costes y la previsión de ingresos, la estimación del riesgo y la gestión de la comunicación mediante informes. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 31/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software De una forma sencilla, TaskJuggler facilita la administración de tareas, recursos y costes. Cuando se comienza con un nuevo proyecto, da la opción de usar alguna de las plantillas predefinidas para agilizar el trabajo. Del mismo modo, es posible crear un diseño de proyecto desde cero, y guardarlo de forma personalizada. TaskJuggler optimiza el plan, ya que calcula las rutas temporales, y asigna los recursos según las características del proyecto y las limitaciones definidas previamente. Un sistema de alertas avisa en caso de que se produzcan desfases. Facilita las modificaciones durante la progresión del proyecto de forma flexible y, por supuesto, genera diagramas de Gantt vistosos, aunque no es su objetivo principal. Esta aplicación presenta algunas funciones automatizadas, como la redistribución de recursos o la resolución de conflictos entre tareas. Ofrece un número ilimitado de escenarios o líneas de base, es decir, de planteamientos iniciales del proyecto que sirven para poder compararlos con su ejecución real y poder realizar así análisis de hipótesis what if. Contempla también la programación de turnos flexibles de trabajo, y tiene en cuenta los múltiples husos horarios, según las diferentes áreas geográficas. Incorpora funciones de contabilidad y calcula los costes. Además, los informes que genera son globales y flexibles, pero permite el uso de filtros para presentar también los datos según requerimientos específicos de información concreta, cuando es necesario. Este conjunto de funcionalidades hace que el seguimiento del proyecto resulte sencillo y esté actualizado en todo momento. La exportación a Microsoft Project es posible, así como en archivos CSV para bases de datos, o en HTML para su publicación online. En resumen, TaskJuggler es un potente software de gestión de proyectos. Pero también es muy útil a la hora de manejar listas o administrar tareas. Una herramienta eficaz, de gran ayuda en el desarrollo y control de proyectos complejos. No sólo sirve para diseñar diagramas de Gantt, sino que sus avanzadas funcionalidades hacen de ella una herramienta fundamental durante todo el proceso. Además, se actualiza con nuevas versiones de forma regular, gracias a una comunidad de desarrolladores que contribuye a su mejora continua. La última edición de TaskJuggle, la 3.5.0 es descargable de forma gratuita desde el sitio web original: http://www.taskjuggler.org/download.html Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 32/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 11 ProjectLibre ProjectLibre es el software de administración y gestión de proyectos de código abierto que continúa la trayectoria iniciada por la antigua y reconocida herramienta Openproj. Basado en el lenguaje de programación Java, es compatible con los sistemas operativos Windows, MacOS y GNU/Linux. Desde que ProjectLibre se presentó en agosto de 2012 ha obtenido una gran aceptación en todo el mundo. Su funcionamiento es similar a Microsoft Project: abre archivos nativos de este programa, presenta una interfaz intuitiva y ofrece funcionalidades muy completas. ProjectLibre es a Microsoft Project lo que OpenOffice es a Microsoft Office, es la versión gratuita de este famoso gestor de proyectos. Créditos imagen: http://www.projectlibre.org/ Con ProjectLibre se pueden realizar diagramas de Gantt y gráficos PERT; además de diagramas RBS, de estructura analítica de recursos, y diagramas WBS, de estructura de descomposición del trabajo. Su interfaz de usuario, las pestañas de navegación y el procedimiento que emplea para construir un proyecto resultan familiares a las personas que han trabajado en anteriores ocasiones con Microsoft Project. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 33/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Para crear un diagrama de Gantt, lo primero que hay que hacer es redactar una lista de tareas o actividades, desglosando en cada una de ellas también las subtareas. El siguiente paso consiste en marcar sus fechas de inicio y fin, la duración de cada una de ellas y el orden de prioridades para su ejecución. Aquí también es necesario ver cuáles dependen de otras y cómo se vinculan entre ellas. Finalmente, se asignan los recursos de forma detallada y para cada una de las actividades definidas. Añadir o eliminar tareas es sencillo, y también es posible observar cómo va avanzando la ejecución, reflejado mediante un porcentaje. La representación WBS (Work Breakdown Structure) posibilita ver la descomposición en tareas y subtareas de las fases del proyecto. ProjectLibre permite guardar las líneas de base para poder realizar comparaciones entre la planificación inicial y la realización final del proyecto. De ese modo, se puede fácilmente observar qué influencia han ido ejerciendo las diferentes modificaciones y actualizaciones con respecto al plan inicial. También presenta diferentes tipos de vista, incluso una que permite gestionar múltiples proyectos. Los ficheros se graban con la extensión POD (Project Open Document), pero también se pueden imprimir como PDF, o guardar en XML, para una compatibilidad con Microsoft Project. Esta aplicación ofrece una alternativa más que aceptable, bastante funcional y completa para aquellas personas que no quieran pagar por un software de gestión de proyectos, como es Microsoft Project. Puede que le falten algunas opciones referidas a la presentación de informes, por ejemplo, pero en general no tiene demasiado que envidiar. ProjectLibre ha recibido algunos premios de reconocimiento internacional, como el de InfoWorld que le concedió la distinción de “Best of Open Source Software”, y el de Opensource.com, que nominó la aplicación para la lista Top10 de proyectos de código abierto, en 2013. La última versión de este programa, ProjectLibre 1.5.8, es muy reciente, ya que se ha lanzado en diciembre de 2013. Se puede obtener más información en http://www.projectlibre.org/ y descargar gratuitamente desde el sitio web de SourceForge http://sourceforge.net/projects/projectlibre/ Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 34/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software 14 Smartsheet Smartsheet es una aplicación de software online que facilita la gestión de proyectos de forma colaborativa y en tiempo real. Es de pago y funciona por subscripción, con diferentes paquetes de funcionalidades posibles. Compatible con Google Apps y con el CRM SalesForce, se integra también con Box. Al ser online, funciona con cualquier sistema operativo que se tenga instalado en el ordenador, sea éste Windows, MacOS o Linux. Se puede trabajar también desde dispositivos móviles y tabletas. Créditos imagen: http://www.smartsheet.com Este software es idóneo para administrar y controlar muchos tipos de proyectos, en especial los que requieren de un trabajo en equipo, pero también para crear listas de tareas, manejar información de clientes, elaborar previsiones de venta, planificar eventos o controlar procesos de negocio en general. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 35/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software El diseño de diagramas de Gantt es una de sus funciones más destacadas. Los gráficos representan la programación de las tareas de forma visual, clara y sencilla. Se puede partir de una plantilla predeterminada o crearlos desde cero. Sus características interactivas hacen fácil la personalización, y el uso de formatos condicionales para resaltar tareas o niveles de estado con diferentes colores también contribuyen a ello. Las relaciones de dependencia entre actividades y el porcentaje de ejecución del proyecto son datos que se observan en tan solo un golpe de vista. Una vez que ya se ha creado un diagrama de Gantt, es también sencillo modificarlo, ya que muchas de las funciones se basan en movimientos del ratón del tipo “arrastrar y soltar”. Por ejemplo, para variar las fechas de inicio y fin, para marcar los hitos o para construir dependencias entre tareas. Esta sencillez la hace muy accesible a todo tipo de público. También con un clic del ratón o un toque sobre la pantalla se pueden ajustar los diagramas. Las vistas, con sus tareas clave y sus fechas de inicio y fin, son fácilmente intercambiables: vista de cuadrícula, vista de calendario y vista de Gantt. Permite insertar el diagrama en un PowerPoint, exportarlo en formatos de archivo PNG o PDF, y también adjuntarlo a un mensaje de correo electrónico. Smartsheet facilita la colaboración de varias personas en tiempo real y el estar al día de cualquier avance o cambio en el proyecto. La edición online, la reprogramación de tareas, el ajuste de plazos, los mensajes de correo para notificaciones y la posibilidad de compartir archivos son utilidades valiosas. Incluso, a través de un sistema de alertas, avisa cuando se ha producido algún reajuste en el proyecto. Al ser un web construido con HTML5 es amigable para cualquier usuario y compatible con Google Drive. Sin embargo, es una herramienta que también presenta algunos inconvenientes. Los más importantes se relacionan con una orientación más enfocada en las tareas que en los recursos, en primer lugar y, en segundo término, con el hecho que no presenta la posibilidad de marcar las líneas de base del proyecto. En consecuencia, no ofrece una visión comparativa de los cambios que se van produciendo en el diagrama de Gantt. Smartsheet combina funcionalidades potentes de gestores de proyectos clásicos como Microsoft Project, con la facilidad de uso de una hoja de cálculo online, varias capas de permisos para la colaboración en equipo, y una automatización de funciones que supone un gran ahorro de tiempo. Una herramienta de gran ayuda que vale la pena considerar por parte de jefes y directores de proyecto. Una versión de prueba gratuita de 30 días se ofrece en la web oficial de Smartsheet http://www.smartsheet.com/ Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 36/37 Diagrama de Gantt Utilidad, aplicaciones y comparativa de software Acerca de OBS: LA 1ª ESCUELA DE NEGOCIOS 100% ONLINE Online Business School (OBS) nace en 2007 como la primera escuela de negocios totalmente online en lengua española. Con un equipo de profesores en activo en todo el mundo, apostamos per formar directivos y gestores de negocio que lideren compañías e instituciones, poniendo a su alcance una formación que es líder en programas innovadores y que se adelantan a los cambios del entorno empresarial. OBS EN LOS RANKINGS ● Online MBA List 2013 (Financial Times). ● El Executive MBA y el Global MBA OBS han sido reconocidos entre los mejores MBA Online del mundo, según el ranking del prestigioso diario económico Financial Times "Online MBA List 2013". ● Ranking Iberoamericano de Centros de Formación Online 2013. ● OBS, mejor centro de formación online en español segun el Ranking Iberoamericano de Centros de Formación Online en español 2013. ● Este ranking también incorpora una clasificación de los mejores programas online. Tres de estas categorías están lideradas por programas de Online Business School: ○ Global MBA de OBS, mejor MBA online en español ○ Máster en Dirección de Marketing y Gestión Comercial, mejor programa online en español del área de Marketing. ○ Máster en Dirección y Gestión Financiera, mejor programa online en español del área financiera. ● Además, el Executive MBA y el Máster en Dirección de Recursos Humanos de OBS han sido considerados los segundos mejores programas online de sus áreas. TITULACIÓN OBS Al realizar nuestros programas, nuestros alumnos obtienen titulación de Universitat de Barcelona, además de las titulaciones propias que otorgan Online Business School y EAE Business School. Síguenos / Twitter • Facebook • Linkedin • Youtube • Google+ • Slideshare 37/37
