Qué es una PMO u OGP

¿Qué es una PMO u OGP?
La gerencia de proyectos ha evolucionado a través del tiempo buscando fortalecer las buenas
prácticas de la gestión de proyectos, esto debido a que los proyectos dentro de las empresas
pueden llegar a generar cambios en la estructura organizacional. Algunas empresas se vieron en la
gran tarea de determinar qué tipo de personal sería el idóneo para dirigir un proyecto. Casi
siempre las organizaciones tecnológicas tenían como director a un profesional o a un técnico
experto en el área de aplicación pero con muchas deficiencias a la hora de tener claro cómo
gerenciar un proyecto.
Por lo anterior, los costes presupuestados, los tiempos establecidos y el alcance definido, eran
variables que no se tenían claras desde el inicio del proyecto, y a medida de su consecución, las
problemáticas eran más frecuentes y la capacidad de resolverlas era prácticamente nula. Por otra
parte, la satisfacción del cliente cada día se hacía más y más lejana. Todos estos factores ponen
una señal de alerta donde la reflexión acerca de las competencias y habilidades que debe tener la
persona que gerencia el proyecto, no se hacen esperar.
El crecimiento de los proyectos dentro de las empresas u organizaciones, la ejecución simultánea y
la complejidad de los mismos crearon la necesidad de generar un nuevo modelo en la
administración de proyectos al interior de las organizaciones dando origen a la “oficina de
gerencia de proyectos” (OGP), donde se estandarizan los procesos de la gerencia de proyectos, se
identifican los procedimientos comunes y donde se establecen las metodologías para cada una de
las áreas de conocimiento planteadas por el PMI. Sin embargo, una OGP puede adoptar diferentes
estándares para la gerencia de proyectos.
Adicionalmente, la OGP o PMO se encarga de mantener un registro de las lecciones aprendidas en
cada proyecto para el conocimiento de la organización.
La OGP tiene dos vertientes, la primera permite formular, negociar y evaluar nuevas propuestas de
proyectos, la segunda, en caso de aprobación, es el ente responsable de la ejecución de cada
proyecto, realizando el seguimiento y control.
La implementación de una PMO (siglas en inglés Project Management Office) no es tarea fácil y
depende del nivel de madurez de la administración de proyectos que tenga una organización.
Cuando definimos que es necesaria su construcción o somos delegados para dicha tarea, se deben
tener argumentos sólidos en donde se justifique cuáles son las necesidades de la organización, el
nivel de complejidad de estas y cómo la PMO sería una herramienta que permita facilitar procesos
y obtener resultados a corto plazo.
Ejemplo:
Si como ingeniero de sistemas me delegan la responsabilidad de gerenciar un proyecto “X”, y mis
habilidades son meramente a nivel tecnológico, es probable que falle en factores como la gestión
del tiempo, el alcance o los costes y cualquier otro aspecto pertinente a la administración de
proyectos. Por el contrario un ingeniero, con conocimiento y capacidades en la administración de
proyectos, es posible que tenga un mejor desempeño, ya que cuenta con conocimiento específico
en el área que le permitirá optimizar estructuras de trabajo y controlar cada uno de los aspectos
referentes a los proyectos.
De este ejemplo, es fácil inferir que al poseer conocimiento y estándares en la gerencia de un
proyecto se va a obtener mejores resultados. Podemos concluir que, al igual que una PMO, es una
organización centralizada donde se fomenta y se fortalecen las buenas prácticas y resultados en la
administración de proyectos de una organización.
La operación inicial de una PMO debe ser de manera sencilla y proyectada para mostrar
resultados a corto plazo, recopilar experiencias de la gerencia de proyectos y consolidar la
información a lo largo del tiempo.
Es importante mencionar que como en cualquier organización al interior de una OGP debe existir
un ambiente positivo y abierto que permita y facilite el cumplimiento de los objetivos de cada
proyecto, a la vez debe estandarizar procesos, implementar metodologías y automatizar
actividades.
Cuando una PMO se implanta en una organización orientada a proyectos, poco a poco se adquiere
un grado de madurez en la gerencia efectiva de proyectos. Podríamos considerar que la
organización que implanta una OGP va de manera escalonada subiendo niveles a través del
tiempo, estos niveles, se ven afectados por el tipo de adaptabilidad de la empresa o de la
complejidad de los proyectos y de la competitividad del mercado en el sentido de qué elementos
está ofreciendo la competencia que la organización no tiene y le falta por desarrollar.