El #protocolo, #ceremonial y #etiqueta en las #videoconferencias en el ámbito gubernamental

El #protocolo, #ceremonial y #etiqueta en
las #videoconferencias en el ámbito
gubernamental
Esta pandemia ha acelerado el uso cotidiano de las aplicaciones para trabajar a
distancia mediante salas virtuales que bien pueden servir para ver temas laborales, dar
anuncios importantes o simplemente como un espacio de «reunión» digital en tiempos
donde el distanciamiento social es la regla general que se aplica en los diversos ámbitos
de la vida cotidiana.
Si bien es cierto que las #videoconferecias o #videollamadas tuvieron su primer
despegue en el 2009, después de que el mundo tuvo su primer contacto con la
influenza, ahora, 11 años después, hemos visto como las reuniones online cobran
mayor fuerza y serán, casi seguro, una herramienta esencial que las empresas y
gobiernos utilizaran de forma predominante los siguientes meses y años.
Y esto sin duda abrirá nuevos debates y retos en procesos que antes eran presenciales
y ahora serán virtuales, los eventos de gobierno.
Los encargados de las áreas de giras y eventos o de comunicación están enfrentándose
a nuevas plataformas donde el mensaje tiene mayor impacto que los elementos
accesorios o ambientales. No es lo mismo dar un discurso en una serranía, al aire libre,
con 200 o 300 personas, con elementos como cicloramas, pendones, presídiums y
otros, a tener una sala virtual donde tu impacto principal será lo que digas y cómo lo
digas. Pero al mismo tiempo, elementos como el ceremonial a seguir, las precedencias
«virtuales», los invitados, ahora asistentes, la etiqueta del evento, así como aspectos
de seguridad y de seguimiento a los temas son todo un abanico del cual apenas se
están haciendo ajustes y al mismo tiempo procesos.
A manera de guía, algunos elementos a considerar:
Elegir la herramienta adecuada.
Entre tantas plataformas, los gobiernos deben elegir aquella herramienta digital que
ofrezca mejores prestaciones en cuanto a privacidad y seguridad. Sabido es que
algunas de ellas presentan problemas y suele pasar que reuniones son «hackeadas» e
intervenidas.
Espacios adecuados
Si bien es cierto que las videoconferencias pueden ser tomadas o dadas en cualquier
lugar y entorno, conviene tener un lugar exprofeso para ello:
Control de iluminación (Sin dudas, la iluminación es el principal elemento
para conseguir una buena imagen y sobre todo generar sensaciones y darle fuerza,
dramatismo o dinamismo a los mensajes).
Escenografía. No es lo mismo que se vea de fondo un armario con libros o el cuadro
de la oficina, a que estés en un espacio donde se ubique la bandera del país, la del
estado así como otros símbolos de poder. Evitemos el uso de decoración excesiva,
como cuadros, adornos o flores.
Agenda y moderador. Así como un evento oficial, una reunión debe tener una orden
del día, así como un moderador que vaya guiando los pasos y momentos previos a que
inicie el evento. Además, esta figura es al mismo tiempo un observador de lo que
acontece mientras llega el titular o funcionario. Al mismo tiempo, da a conocer las reglas
del evento, con preguntas, sin preguntas, con intervenciones de terceros, maneja los
tiempos y da las pausas entre mensaje y mensaje.
Observadores. Al igual que una reunión presencial, en las de gobierno se establecen
acuerdos y si bien es necesario grabar las reuniones íntegras, alguien del equipo debe
estar anotando los compromisos para su posterior seguimiento.
Asistente. Es el responsable del programa, la invitación y convocatoria de los
participantes del evento. Su papel también es tener listo los materiales a presentar, que
previamente deben ser revisados y pensados para el entorno digital, esto es, que
muchas personas pueden tener conexiones débiles y al pasar, por ejemplo, videos,
estos se pueden ir pixeleando y hacer que la señal se caiga.
Además, esa persona se encarga de enviar mensajes previos para que todos los
invitados estén conectados a la hora, así, si alguno no llega, puede contactarlo y darle
seguimiento. La idea es que, estando todos listos, pueda incorporarse en audio y video
el funcionario de mayor rango que presidirá la reunión.
Etiqueta. Si bien es cierto que se permite un poco de flexibilidad en cuanto a la
vestimenta, al final el funcionario representa a una entidad y por lo tanto, su ropa debe
ir acorde al mensaje y audiencia que dará. Esto incide también en el tono y lenguaje a
utilizar.
Aspectos legales. Algunos países están ya elaborando normas donde se define al
alcance de los acuerdos signados en una reunión digital, igual que definen las minutas
y sus firmas, así como establecen el «quórum» con el que un evento formal puede ser
legal y válido. Veremos más sobre esto en los siguientes días y semanas.
Audiencia. Fundamental conocer quien estará detrás de la pantalla viéndonos y
escuchándonos. El tiempo de retención disminuye conforme pasan los minutos, por
eso, el mensaje debe darse en el timming preciso.
Por último, en una videoconferencia tenemos la posibilidad de apreciar de mejor manera
las señales no verbales. Estudios demuestran que el 7% de la comunicación es verbal
(es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el
38 % y las señales no verbales constituyen el 55 % y tener esto en mente nos hará
planear mejores y efectivas reuniones.
Felipe Reyes Barragan