CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 ARQUEO DE CAJA, FONDO FIJO Y CAJA CHICA ARQUEO DE CAJA El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. FONDO FIJO El fondo fijo es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de cheques para los egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa. Este concepto se relaciona con el de recaudaciones a depositar, por cuanto no se deben utilizar ingresos para efectuar pagos y éstos se deben realizar por medio de cheques. El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma: a) Se constituye una suma de dinero determinada (fija) para realizar pagos de menor cuantía. En una empresa privada suele dársele un fondo pequeño de este Fondo Fijo al Gerente y lo administra una secretaria o Asistente Administrativo, se le suele llamar Caja Chica. Para ello se debe establecer cuáles son estos pagos menores y que, entre otros pueden ser: - Gastos en fotocopias - Gastos en taxis - Envío de correspondencia - Gastos en servicio de limpieza - Gastos en artículos de limpieza etc. b) Se efectúa el pago de este tipo de gastos menores en efectivo. c) Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizados; para ello es conveniente confeccionar una plantilla que se utiliza para solicitar la reposición de los fondos. La documentación respaldatoria está formada por los componentes que dan origen al egreso 1 CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 agregando en este caso la planilla resumen a los efectos de que las áreas responsables de la emisión del cheque y de la contabilidad puedan efectuar la imputación contable. EJEMPLO 2 CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIÓN DESIGNACIÓN Designación de la Custodia, manejo y control La realizará la máxima autoridad de la empresa. Debe ser empleado o funcionario de la empresa. < UTILIZACIÓN CAMBIOS DE ADMINISTRADOR Y PROHIBICIÓN DE FONDO FIJO UTILIZACIÓN DEL FONDO En caso de vacaciones, enfermedad, comisión o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el superior jerárquico se encargará de su administración o hasta designar a una nueva persona. Se utiliza para pagar la adquisición en efectivo con visto bueno del jefe inmediato. Haber recibido la instrucción del manejo de caja En caso de rotación o traslado de la persona responsable, la máxima autoridad delegará a otra persona. Y CAJA CHICA PROHIBICIONES Y AUTORIZACIONES PROHIBICIONES Pago de servicios personales Gastos de uso personal de los funcionarios o empleados. Anticipo de viáticos Cambio de cheques personales. Reposición de gastos con fechas anteriores, etc. Otros gastos particulares que le soliciten. AUTORIZACION DE USO Arreglo del efectivo. Adquisición de registros oficiales Suministros y materiales de menor cuantía. Adquisición útil del aseo y limpieza. Certificación de cheques, o cualquier gestión notarial, etc. 3 CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 DE LA CUANTIA Y REQUERIMIENTO DEL FONDO El monto del Fondo Fijo será hasta un monto que no excederá de S/. xxxxxx, el mismo que será aprobado por el Presidente o Miembros del Directorio y será utilizado únicamente y exclusivamente para el fin creado. DE LA SOLICITUD DEL FONDO Para la creación del fondo se establecerá la necesidad del fondo, formulará una solicitud (el gerente al Directorio) en la que justificará el requerimiento de apertura. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PROGRAMACIÓN Y APERTURA DEL FONDO FIJO Y DE CAJA CHICA. MONTO DE LOS DESEMBOLSOS En función a las necesidades de las áreas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria. El valor máximo por cada pago no podrá sobrepasar el 20% incluido impuesto de montos asignados como fondo de Caja. En caso contrario, se realizará con aprobación de la máxima autoridad hasta el 40% del fondo. Obtener la autorización. Aprobada la solicitud serán utilizadas para mantener movimientos. Los recursos no serán utilizados para mantener otras cuentas. En caso que el responsable incurra en pagos no contemplados, se objetará por escrito. Si gira un cheque de apertura del fondo fijo, el mismo que será repuesto, según los partes sustentatorios. 4 CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 MANEJO, USO Y REPOSICIÓN MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA MANEJO, No se incluirá facturas o planillas de pago que por su naturaleza no están determinadas para el fin al cual fueron destinadas. Los gastos se resumirán en un formulario en orden numérico y secuencial, legalizando la firma del responsable, haciendo constar las retenciones si las hubiera. El responsable de la custodia velará que se cumpla todas estas normas de control y el cumplimiento dará lugar a establecer responsabilidades. USO Y Cuando esté utilizado el 60% del fondo de caja. Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes. Entregar con los documentos soporte. REPOSICIÓN DEL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE RESPONSABILIDAD La orden de pago por concepto de reposición El formato consolidado de pagos y retenciones Soporte de los pagos originales Las copias de los comprobantes de retención. En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso 5 el sello de responsabilidad del área. CETPRO SAN PABLO DE LA CRUZ CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO-PRODUCTIVA RD. Nº 0247-01 – RD. Nº 2433-03 – RD. Nº 2385-06 6
