PP - 01 PLAN DE GESTION DE PROYECTOS DE SERVICIOS Y MONTAJES ELECTROMECANICOS REV.00

PLAN PARA LA GESTION DE
PROYECTOS DE SERVICIOS Y
MONTAJES ELECTROMECANICOS
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modificación por terceros. Al imprimirse, pasa a ser DOCUMENTO NO CONTROLADO y es responsabilidad del usuario verificar su vigencia.
ELABORÓ: Jessica Ramirez
CARGO: Vigía HSEQ
FECHA: 2012-02-20
REVISÓ: Elena Mendoza/Arnulfo Roa
CARGO: Gerente HSEQ/ Gerente SEM
FECHA: 2012-02-23
APROBÓ: Juan Pablo Andrade
CARGO: Gerente de Proyectos
FECHA: 2012-02-23
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TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN
RESPONSABLE
0
Se crea el documento en el sistema para la estandarización
sobre el manejo administrativo y documental del proceso de
proyectos, como línea de negocio de la compañía.
2012-02-23
Juan Pablo Andrade B.
TABLA DE DISTRIBUCIÓN
CARGO
TABLA DE CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
PROPOSITO
ALCANCE
RESPONSABLES
REFERENCIAS
DEFINICIONES
PROCEDIMIENTO
REGISTRO
ANEXOS
NOMBRE
FECHA
FIRMA
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PLAN DE GESTION DE PROYECTOS DE SERVICIOS Y MONTAJES
ELECTROMECANICAS
1. PROPOSITO
Establecer la metodología para el manejo de Proyectos de servicios petroleros
contemplando la comercialización, planeación, ejecución, puesta en marcha y
entrega.
2. ALCANCE
Aplica a todos los proyectos de servicios petroleros que realice TDA.
3. RESPONSABLE
Gerente de proyectos e Ingenieros de Proyectos.
Corresponde a todo el personal de TDA, aplicar y cumplir con las pautas
establecidas.
4. DEFINICIONES/GLOSARIO:
• LICITACION: Es el mecanismo mediante el cual una Empresa, hace una convocatoria
(pública ó privada), para solicitar la prestación de un servicio o la ejecución de un
proyecto. La convocatoria puede ser de carácter nacional de empresas del sector
público o privado.
• SOLICITUD DE OFERTA Ó INVITACION A COTIZAR: Es el documento mediante el
cual, LA COMPAÑÍA recibe de una Empresa ó Cliente, la invitación ó solicitud para
participar en la presentación de oferta técnica y comercial para la prestación de un
servicio o suministro en la ejecución de un proyecto.
• PROPUESTA: Es el conjunto de documentos de índole técnico y económico que se
deben presentar para el cumplimiento de los requerimientos del cliente, con base a lo
solicitado por éste, en los documentos de la licitación o solicitud de oferta.
• PLAN DE EJECUCIÓN: El plan de ejecución es el documento donde se realiza la
planeación de un proyecto el cual recoge la forma cómo se prevé ejecutarlo,
abarcando aspectos técnicos, económicos y administrativos. El plan de ejecución es
el patrón de comparación para evaluar el desempeño operativo y económico de la
organización antes, durante y al final del desarrollo del proyecto
• DOSSIER DE INGENIERIA: Compendio de Documentos (Producto) que se entrega
al cliente para un determinado proyecto, de manera ordenada, con la última revisión
aprobada por TDA y/o el cliente en el momento del cierre del proyecto.
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5. CONTENIDO
El proceso de Proyectos, comprende principalmente obras de tipo: Construcción,
Montaje, Instalación Y Mantenimiento Mecánico, Eléctrico, Instrumentación Y Civil Para
Instalaciones Industriales Y Petroleras.
La cual se divide en tres partes importantes:
-
Comercial: Realiza la comercialización de los servicios presentados por la línea de
proyectos
-
Desarrollo del Proyecto: Incluye desde la Planeación de cómo se ejecutará el
proyecto
Definiendo la organización y estrategia para la ejecución eficiente del proyecto,
hasta el desarrollo y seguimiento: etapa en la cual se establece la metodología y
los controles para el desarrollo de los proyectos.
-
Cierre: Define lineamientos de cómo se finaliza cada contrato o proyecto.
5.1 COMERCIAL
La Gerencia de Facilidades y Montajes electromecánicos, establecen el contacto con el
cliente, permitiendo monitorear nuevos proyectos y necesidades de estos, así gestionar
invitaciones a cotizar, precalificar, pasar la participación de licitaciones.
La Gerencia de Facilidades y Montajes electromecánicos,, hará una aproximación a los
prerrequisitos y condiciones particulares de la solicitud de oferta, o presupuesto estimado e
informarán a la Gerencia General, cuando supere el nivel de autoridad cedido, para que en
conjunto se defina la viabilidad de la participación de la Empresa, de acuerdo a parámetros
previamente establecidos y a directrices de la Junta de Socios.
5.1.1 Respuesta al Cliente: Cuando la solicitud del cliente no puede ser atendida por
la compañía, por capacidad, porque se encuentra fuera del objeto social, o cualquier
otra situación, se debe dar respuesta al cliente argumentando las razones técnica y/o
comerciales por las cuales no se presentara la oferta. La solicitud del cliente se debe
archivar como Oferta No Cotizada.
5.1.2 Preparación y presentación de Ofertas.
La elaboración de ofertas será realizada por la persona que designa la gerencia de
Facilidades y Montajes electromecánicos, sobre los pliegos de referencia o el índice
inicial de la Oferta, se realiza revisión preliminar de los aspectos financieros y técnicos
para determinar estrategia de abordaje y estableciendo viabilidad en la participación
de las licitaciones.
5.1.3 Visita a Obra: Cuando sea necesario o requisito del cliente se realizara la
visita a obra en la cual se dejara constancia de asistencia bien sea con los registros
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del cliente y/o internos en caso que no existieran éstos. En caso de encontrar alguna
situación o coondicion que a criterio del representante de la organización en la visita
que impidan o dificulten la ejecución del proyecto, éstos serán informado vía mail.
5.1.4 Informacion para Ofertas: La Gerencia de Facilidades y Montajes
electromecánicos, y/o la persona asignada debe tener en cuenta la siguiente
información para poder realizar el presupuesto ó oferta económica para la
presentación de ofertas.
a) Ingeniería del proyecto para determinar las cantidades de obra y especificaciones
técnicas, cuando el proyecto lo requiere para ser cotizado,
b) Pre- Fabricación de Equipos cuando aplique, para determinar los costos y/o
inversión de Horas – Hombre, tiempos de entrega, la capacidad y/o recursos de
personal y equipo para realizar los trabajos directamente
5.1.5 Contenido de la Oferta: La oferta comercial debe incluir como mínimo las
siguientes condiciones comerciales, generalmente estos requisitos responden a los
solicitados o especificados por el cliente en sus términos de referencia para la
correcta utilización de recursos financieros asignados y cumplimiento en la entrega del
equipo:
•
Alcance de la oferta,
•
Alcance del Cliente,
•
Descripción de los Servicios y/o Equipo a suministrar,
•
Descripción del precio,
•
Forma de pago de acuerdo a lo establecido por la Empresa o requisito del
cliente,
•
Tiempo de entrega,
•
Validez de la oferta,
•
Garantía,
•
Especificaciones técnicas de los equipos,
•
Plan Detallado de Trabajo. (Plan De Ejecución), cuando se requiera
Nota: El contenido de la oferta variará dependiendo de los requisitos establecidos en
los términos de referencia
5.1.6 Negociación: Toda negociación, sobre las ofertas pasadas a los clientes,
estará a cargo de la Gerencia de Facilidades y Construcción electromecánica, la cual
de ser necesario, consultará con las Gerencias General, aquellos temas que puedan
afectar los intereses o poner en riesgo la empresa.
5.1.7 Adjudicación del Contrato. Una vez aprobada una oferta por parte de los
clientes, la Gerencia de Facilidades y Construcción electromecánica es responsable
de:
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•
Estudiar los términos del Contratos, orden de compra o documento que envié el
cliente y verificar que estén de acuerdo con lo ofertado,
•
Se enviara a revisión del Asesor jurídico de la Empresa, siempre que sea
pertinente, para su aval cuando se considere necesario.
•
Si se trata de un contrato se le dará el visto bueno y se solicitará la firma del
representante legal o en su defecto, de quién tenga autorización para ello.
•
Los documentos legales y financieros exigidos contractualmente, serán
tramitados por la Gerencia Administrativa.
5.1.8 Comunicación de La Adjudicación del Negocio. Recibida la comunicación
del cliente sobre la adjudicación del proyecto, la Gerencia de Facilidades y Montajes
electromecánicos, procederá a socializar a las áreas de involucradas de la compañía
para arranque.
5.2 DESARROLLO DEL PROYECTO
La Gerencia de Facilidades y Montajes electromecánicos, será la encargada de la
ejecución del proyecto; para lo cual nombrará un Ingeniero de Proyecto, quienes en
conjunto harán la planeación, ejecución y control del mismo.
5.2.1 Planeación: La Gerencia de Facilidades y Construcción electromecánica,
ajustará el Plan de Ejecución a las condiciones definidas en el contrato o documento
de aprobación del cliente y determinar los recursos necesarios para su ejecución para
lo cual debe tener en cuenta las siguientes fases:
FASE I: Conocimiento del Contrato.
Tipo de contrato: Llave en Mano, Suma Global Fija, Precios Unitarios,
Administración Delegada, Otro.
Clausulas de Contrato: Multas, formula de reajuste, Bonos, Plazo,
Derechos, deberes, alcance, pólizas, Valor, forma de Cierre del mismo, entre
otros
Pólizas: Estabilidad de Obra, Garantía de Equipos, Salarios Y prestaciones,
entre otros
FASE II: Recolección de información para el Análisis de la zona, definición de
condiciones de transporte, alojamiento, alimentación, las cuales se corrobora
con la visita al sitio de adjudicación de obras, con el ánimo de tener un
conocimiento del área que será tenido en cuenta en la etapa de planeación
del proyecto, dentro de estos aspectos se incluye, sin limitarse:
•
•
•
•
Transporte: terrestre, Aéreo, Tren, Fluvial, etc.
Hoteles
Consecución de agregados con permiso ambiental.
Asociaciones de desempleados; sindicatos.
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• Suministro de alimentación.
• Vías de acceso: su estado, dimensiones y pesos máximos a transportar,
restricciones de velocidad y peso en carga.
• Facilidades de adquisición de materiales Ferreterías, Proveedores, etc.)
• Facilidades para manejo de los fondos (Bancos, tarifas, etc.)
• Trámites ante el EPS, ARP, AFP, SENA, Cajas de compensación.
• Situación social de la zona.
• Comunicaciones
• Personal calificado de la zona de influencia
FASE III: Estudio de las cantidades de obra a ejecutar basados en la información
técnica (planos y especificaciones), comercial del proyecto y establecimiento
de las condiciones bajo las cuales se espera que se logren los rendimientos
propuestos, si es el caso realizar ajuste de las cantidades de Obra.
Estas 3 primeras fases, no necesariamente son secuencial, se desarrollan de forma
simultánea en algunos casos.
FASE IV: Elaboración del Programa de trabajo; establecer metas realizables y
asignación de recursos.
Definir, dentro del programa de trabajo lo siguiente:
• Manejo de turnos y/o total de Horas Hombre estimadas.
• Rendimiento esperado de Personal Directo y/o indirecto.
• Listado de existente y/o necesidades de Equipos en el tiempo.
• Herramientas Especiales
FASE V: Elaboración de la Estrategia de Organización (Organigrama).
FASE VI: Definición de la infraestructura necesaria para el desarrollo del proyecto:
• Suministro de Energía eléctrica.
• Suministro de Agua.
• Adecuación de terrenos.
• Distribución de Trabajo, Oficinas, Áreas para talleres y/o prefabricaciones,
almacenamiento, servicios sanitarios
• Comunicaciones (Internet, teléfono, Fax, celular, Avantel, correos, etc.)
• Condiciones de recibo y entrega de áreas para instalaciones
provisionales.
• Si hay campamento debe tener servicio de alimentación, se dará
tratamiento especial, es decir, dentro del proyecto
FASE VII: Establecimiento de Procedimientos de Construcción aplicables al proyecto,
según sea el alcance de los trabajos, tales como:
• Plan de Calidad
• Plan de Inspección y ensayo ( Pruebas y Ensayos No Destructivos.)
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•
•
•
•
•
Welding Plan (Si Aplica)
Procedimientos de Construcción Civil Menor
Procedimientos Construcción de Líneas de Flujo
Procedimientos de Instalaciones o adecuaciones electricas
Procedimientos especiales de construcción (ejemplo: izajes de cargas
pesadas, tratamiento de aceite a transformadores, etc.)
• Calibración de Equipos / Instrumentación.
• Movimientos / Maniobras especiales
FASE VIII: Estrategia de Ejecución Definición y conocimiento de la ruta critica del
proyecto, siempre que sea pertinente y fijable por TDA
• Equipos (Selección del equipo adecuado para ejecutar el alcance
contratado).
• Personal (Selección y asignación del personal capacitado para ejecutar y
verificar el alcance contratado). Movimientos y Maniobras.
• Decisiones pendientes por el cliente y TDA
• Plan de HSE
• Plan de Comunicaciones.
• Horarios de trabajo / Trabajo nocturno / Manejo de turnos dobles.
• Plan de incentivos / bonificaciones a personal directo e indirecto.
• Tipo de Contrato de personal directo e indirecto para implementación en
obra.
• Se deberán Aplicar los procedimientos administrativos y financieros
establecidos por la compañía.
• Planes de contingencia.
FASE IX: Elaboración del Presupuesto para ejecución del proyecto, establecer el flujo
de Caja del Proyecto, teniendo en cuenta el recaudo y necesidades de
gastos propios de la ejecución.
FASE X: Plan de Movilización, siempre y cuando aplique.
FASE XI: Plan de Cierre, siempre que aplique.
5.2.2 Inicio de la Ejecución: La ejecución del proyecto será responsabilidad del
Ingeniero de Proyecto encargado para cada uno de los proyectos, quien deberá
coordinar junto con los demás procesos involucrados, (incluido Recursos Humanos) la
necesidad de recursos, los traslados, la contratación y ubicación del personal que
intervendrá en el proyecto; esto de acuerdo al plan de ejecución o Plan de trabajo PDT,
definido durante la etapa de planeación.
•
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Solicitud de De Recursos:
o Personal: Para la solicitud de personal, se diligenciará el formato RG 04,
solicitud de contratación de personal, coordinando con las demás áreas o
procesos de la compañía y el área de gestión Humana.
o Herramientas, Materiales y Equipos: Las requisiciones se realizan al área de
logística con la requisición RL-15 con la aprobación de la Gerencia de
Facilidades y Construcción electromecánica, dando cumplimiento al flujograma
de Logística.
• Plan de Movilización: Se definirá las fechas, equipos y rutas para el traslado de
Personal, maquinaria y equipos.
• Adecuación de Instalaciones: Las instalaciones destinadas para la ubicación de
Campamentos, Contenedores, Zonas de talleres serán adecuadas de acuerdo a las
necesidades del proyecto, siempre y cuando aplique.
5.2.3 Ejecución de actividades: De acuerdo al objeto de cada proyecto se definirán
las actividades a desarrollar las cuales deberán realizarse de conforme a los
procedimientos ya establecidos por TDA S.A., si debe realizarse alguna actividad para
la cual no existe procedimiento o instructivos se elaborara el documento y se divulgara
al personal para asegurar estar documentadas.
5.2.4 Documentación del Proyecto: Cada proyecto. debe generar una carpeta de
archivo, la cual deberá contener como mínimo los siguientes documentos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Contrato, Carta de aprobación del cliente u orden de compra
Oferta Comercial
Especificaciones Técnicas
Demás documentos que se Generen en el proceso de elaboración de las ofertas y
la negociación.
Comunicaciones con el cliente (cuando aplique)
Copia de las pólizas (Si aplica)
Acta de Inicio de Obra
Actas de avance de Obra
Acta de cierre
Demás información generada durante el proyecto.
5.2.5 Seguimiento al Desarrollo del Proyecto: Periódicamente los Ingenieros de
Proyectos enviarán a la Gerencia de Facilidades y Montajes electromecánicos, el
informe de Avance de Fabricación o ejecución de los diferentes proyectos en proceso.
Este informe es analizado con el fin de conocer el estado de fabricación y ejecución
donde se toman las acciones tendientes a cumplir con las fechas de entrega pactadas
con el cliente. Así mismo, se analizan las diferentes áreas involucradas en el
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desarrollo de los proyectos, asignando tareas a realizar con su correspondiente fecha
de cumplimiento, en reunión se determina los puntos críticos del proceso y se da
solución a los inconvenientes y/o hallazgos que se estén presentando, estableciendo
las respectivas acciones correctivas, preventivas o de mejora de cada proyecto.
Nota: Seguimiento al proceso se hace con informes de avances de obra diarios ó
semanales que alimentan el cuadro de control proyectos.
5.3 CIERRE DEL PROYECTO.
5.3.1 Informe de Cierre de Proyecto: Aquellos proyectos donde su duración sea
mayor a 3 meses, se entregará dossier de proyecto al cliente, como evidencia de
cumplimiento de las especificaciones y condiciones del proyecto, dejando una
copia idéntica a la entregada dentro de los registros internos de TDA, (esta
puede ser física y/o magnética) Para aquellos proyectos con duración menor a
90 días, se realizará cierre de contrato con la realización de un informe final
resumen de cómo se desarrolló el proyecto.
Estos lineamientos aplicarán siempre y cuando el cliente no establezca condiciones
diferentes para el cierre del mismo.
En general, el contenido del Dossier debe ser acordado previamente con el Cliente,
dentro de los documentos generales contendrá, sin limitarse a:
• Información General: Organigrama, perfiles de cargo, registro de HV del personal,
políticas de la compañía, indicadores del proyecto, PDT, ejecución del PDT
• Procedimientos Operativos de Trabajo.
• Plan de Inspección y Ensayo: documento, y registros de cumplimiento.
• Certificados de Equipos y Materiales
• Planos del proyecto.
• Registro fotográfico
• Actas de Obra y facturación periódica del mismo.
Cada volumen ó Folder resutlante, debe tener su correspondiente índice detallado;
este debe ser lo suficientemente claro para poder identificar los documentos, el lugar
exacto en el cual se encuentran dentro del volumen y así mismo dentro del archivo
físico como en el archivo electrónico. Si el contenido de un volumen no puede ser
organizado en un solo folder, se debe incluir en cada uno de los fólderes resultantes
el índice detallado.
Nota: Dependiendo del tamaño y alcance del proyecto la composición del dossier final
varia.
5.3.2 Certificación del Trabajo: Una vez terminado un proyecto o montaje se
realizara un acta de entrega de conformidad y se solicitara al Cliente una
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certificación del proyecto, el cual será archivado en la Carpeta del proyecto o
contrato correspondiente y servirá como base para la alimentación de la hoja de
vida de la compañía.
6. REGISTROS
• Oferta
• Comunicaciones vía mail y/o mediante oficio con el cliente y demás partes
interesadas.
• Informe de visita de obra (Si aplica)
• Orden de compra, servicio o contrato del cliente
• Pólizas
• RL-15 requisición
• RG- 04 contratación de personal
• Ros certificación trabajos realizados y/o suministros
• Dossier
7. ANEXOS
N.A.