¿Cómo hacer el análisis causa-raíz de la gestión del cobro de facturas
La detección, análisis y clasificación del origen o causa raíz de ese suceso facilita
que se realicen recomendaciones efectivas para que los riesgos que lleva asociados no
lleguen a materializarse o se logren mitigar todo lo posible.
Realizar un análisis adecuado de este tipo permite descubrir incidencias en aspectos
de gestión, en la efectividad de los sistemas, desviaciones respecto a presupuestos,
incidencias laborales, etc.
El análisis causa-raíz de la gestión del cobro de facturas
Decíamos antes que el análisis causa-raíz podría aplicarse a aspectos de gestión, por
ejemplo, a la gestión del cobro de facturas en una empresa. En esta área o proceso, el
análisis buscará la causa de los retrasos en los pagos de clientes.
No es suficiente conocer las cifras de impagos o, dicho de otra forma, el importe de
las cuentas de crédito pendientes vencidas. Es necesario saber por qué los clientes retrasan
los pagos, qué es lo que no funciona, dónde radica el problema.
Puede ser, por ejemplo, porque no han recibido las facturas a tiempo o la empresa
no ha cumplimentado los requisitos necesarios en las facturas para que el cliente libere el
pago.
Para una empresa es vital una gestión del cobro eficiente, debido a la repercusión
que tiene sobre la gestión de tesorería y previsiones de flujo de caja.
Tanto los directores contables, financieros o tesoreros de grandes compañías como
los responsables financieros de empresas de menor tamaño necesitan tener visibilidad sobre
los motivos por los cuales se retrasa la entrada de efectivo para poder realizar ajustes y
mejoras en la gestión de la tesorería.
Los resultados del análisis causa-raíz es necesario compartirlos con la gerencia de la
empresa, con el personal de Administración y Contabilidad, de Ventas o Logística, con el
equipo comercial, etc. A cada uno se le proporcionará la información adecuada a su función
dentro de la empresa.
La herramienta del análisis causa-raíz permite ser proactivos en la resolución de
problemas de pago de los clientes que surgen y que pueden afectar al DSO o periodo medio
de cobro de facturas que mantiene la empresa y también a su imagen. Además,
permite prever posibles situaciones perjudiciales antes de que sea demasiado tarde y se
materialicen.
El análisis causa-raíz de los impagos (cuentas de crédito pendientes vencidas)
podría ser, por ejemplo, determinar en porcentaje y el número de facturas impagadas a
causa de:
El cliente no ha recibido la factura
Imposibilidad de contactar con el cliente
Insolvencia del cliente
Disputas comerciales / Pleitos
El cliente no ha recibido contestación satisfactoria a sus preguntas
Pérdida del número del pedido del cliente o pedido inválido
Abrir el detalle de los datos de cada una de las facturas incluidas en cada apartado
(causa): número de factura, fecha de la factura, fecha de pago, nombre e ID del
cliente, estado de la factura, vendedor.
Del mismo modo se determinan los datos de las facturas de las que no se
puede concretar la causa-raíz del impago.
Circulante. (2016). Cómo hacer el análisis causa-raíz de la gestión del cobro de
facturas. Circulante [Blog]. Obtenido de https://circulante.com/facturas/analisis-causaraiz-gestion-cobro/
0
