TEMA ``FUNDAMENTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA´´ Curso: AUDITORIA ADMINISTRATIVA - CICLO: 6TO – 2º 2020 Profesor: Walter Palomino Oneglio Alumna: Ashley Pamela Zapata Bautista SuperFood S.A.C Título: Análisis de Hallazgos encontrados en la ejecución de la auditoria administrativa a SuperFood S.A.C Fecha: Lima, 11 de julio del 2020 Gerente General: Sra. María Flores Díaz Entidad: SuperFood S.A.C Objetivo: Es Brindar a la empresa una garantía para el logro de sus áreas con eficiencia y eficacia para mejorar las contribuciones productivas del personal, alineando sus políticas, leyes y reglamentos para un grado de seguridad total en la gestión administrativa La empresa SuperFood S.A.C es una organización dedicada a la venta de productos alimenticios para el servicio de la comunidad, brindando calidad con diferentes sedes a nivel lima sur. En SuperFood S.A.C se ha detectado algunos desequilibrios en su liderazgo en diversas áreas, principalmente en recursos humanos, donde se ha realizado una primera identificación de las causas originarias de la problemática y se observa que no cuenta con una gestión de auditoria para examinar las actividades, funciones, procedimientos y políticas del personal es por eso que se le brinda una auditoria externa de manera que haga informe total de las áreas auditadas , a continuación mencionamos las más destacadas según el informe . Áreas Auditadas 1. Gestión Administrativa del personal: Si bien es cierto se realizan las actividades mediante un organigrama de tareas de forma continua, sin embargo los puntos no son claros y los recursos son bajos , no se encuentra la capacidad de coordinar distintos roles dentro de la empresa lo cual permite introducir problemas y errores a la hora de obtener resultados favorables, no se maneja por parte de la administración citas o reuniones para preparar dicha organización de manera anticipada para cumplir con los objetivos y disminuir posibles errores 2. Reclutamiento y selección del personal En esta etapa de reclutamiento se nos es importante aclarar que el área de recursos humanos dispone a elegir los mejores candidatos para ocupar distintos roles laborares, es bastante costoso y lleva tiempo ya que implica una serie de pasos, tras el estudio del auditor se recopilo que los entrevistadores usan test psicológicos , chequeos médicos etc. , sin embargo confirmaron que se guían por el tema de conocimiento y sin importar el área al que postulan , dando a conocer la falta de organización por parte de recursos humanos ya que una de las características de la selección es que el personal tenga habilidades en dicha área , para así lograr un equipo de trabajo comprometido que ante cualquier tarea se ejecute sin errores ya que la mayoría de los problemas dentro de una empresa tienen como raíz una mala selección de personal 3. Prevención de riesgos laborales Según lo analizado en esta parte se busca mejorar la seguridad y salud de los trabajadores en la empresa , mediante medidas de salubridad y desarrollo de las actividades necesarias para prevenir los riesgos derivados del trabajo, en el análisis del auditor se resalta que teniendo como herramienta fundamental el desarrollo de la evaluación de riesgos cada 15 días como evaluación de capacitación , se entiende que así es menor el riesgo laboral y así ningún trabajador sufra daños derivados del trabajo , lo que también se aprecia es que si bien es cierto se realizan capacitaciones virtuales , no se dan presenciales o casi nunca ya que el horario de trabajo de los reponedores de 12 horas al día , lo cual dificulta al operador conocer a profundidad el área donde labora. Matriz de Hallazgo de capacitaciones del área interna Entidad : SuperFood S.A.C Área auditada: Recursos Humanos CARACTERÍSTICAS DESCRIPCIÓN CONDICIÓN No se introduce actividades de información detallada de cada área CRITERIO Implementar constante estudio de pasantía de cada área de la empresa CAUSA EFECTO Los empleados no conocen los procedimientos de cada área El personal cubre puestos de áreas sin tener información de que actividad se realizaran CONCLUSIÓN El personal tiene errores por la falta de información RECOMENDACIÓN El personal debe ser informado de áreas que se le asignen con pasantías diarias y evitar posibles errores RIESGO Bajo Matriz de Hallazgo de selección de personal Entidad : SuperFood S.A.C Área auditada: Recursos Humanos CARACTERÍSTICAS DESCRIPCIÓN CONDICIÓN No se estudia al personal con capacitaciones CRITERIO Implementar constante capacitación y evaluación critica que requiera el puesto CAUSA Los empleados no conocen con totalidad el sistema interno de la empresa EFECTO Falta de interés por parte de la empresa reclutar personal no capacitado con dicha condición laboral CONCLUSIÓN No se toma en cuenta la experiencia necesaria para el puesto de trabajo RECOMENDACIÓN La administración incluido recursos humanos deberían implementar en las condiciones de entrevistas experiencias relacionadas con dicha labor RIESGO Alto Matriz de Hallazgo de información preventiva de seguridad Entidad : SuperFood S.A.C Área auditada: Recursos Humanos CARACTERÍSTICAS DESCRIPCIÓN CONDICIÓN No se respeta el protocolo de seguridad CRITERIO CAUSA Implementar charlas sobre protocolo de seguridad Los colaboradores no tienen claro el protocolo de seguridad lo cual nos le permite realizar sus actividades con seguridad EFECTO Ausencia de interés por el área de seguridad CONCLUSIÓN No se conoce información preventiva de seguridad RECOMENDACIÓN El personal deberá tener información a la mano de protocolos de seguridad en cada área , facilitando el conocimiento interno de cada área RIESGO medio 1) No se introduce actividades de información detallada de cada área Se les brinda un cuestionario de conocimiento acerca de cada área a 20 trabajadores (mantenimiento, reposición, almacén) FECHA: 12/07/20 HORA: 3:00 Herramientas de Cuestionario a trabajadores diversos Pregunta ¿La empresa le informa cada detalle de distintas áreas? SI 5 Total respuesta SI: 5 Porcentaje: 25% Total respuesta NO: 15 Porcentaje: 75% NO 15 2) No se estudia al personal con capacitaciones Se les brinda un cuestionario de conocimiento acerca de cada área a 20 trabajadores (mantenimiento, reposición, almacén) FECHA: 12/07/20 HORA: 4:00 Herramientas de Cuestionario a trabajadores diversos Pregunta ¿La empresa les brinda capacitaciones? SI 12 Total respuesta SI: 12 Porcentaje: 60% Total respuesta NO: 8 Porcentaje: 40% NO 8 3) No se respeta el protocolo de seguridad Se les brinda un cuestionario de conocimiento acerca de cada área a 20 trabajadores (mantenimiento, reposición, almacén) FECHA: 12/07/20 HORA: 5:00 Herramientas de Cuestionario a trabajadores diversos Pregunta ¿La empresa le informa el protocolo de seguridad? SI Total respuesta SI: 10 Porcentaje: 50% Total respuesta NO: 10 Porcentaje: 50% NO 1) No se introduce actividades de información detallada de cada área A. Herramienta: Indagación Directa B. Herramienta: Entrevista al Jefe de Recursos Humanos Pregunta Abierta: ¿Según cree que la falta de información de cada área sea por el tiempo? Respuesta: Si, ya que en mi área me enfoco más en la liquidación de salario, regular faltas, descuento etc. Pregunta Cerrada: ¿Siendo así los trabajadores tienen problemas al desarrollarse en otras áreas lo cual es una negativa para la empresa? Respuesta: Si, supongo que por falta de tiempo no se les capacita pero normalmente lo hacemos en fechas no tan concurridas en nuestro establecimiento. 2) No se estudia al personal con capacitaciones A. Herramienta: Inspección Directa B. Herramienta: Entrevista al Jefe de Recursos Humanos Pregunta Abierta: ¿La Capacitación es prioridad para la empresa? Respuesta: No tanto, depende de que el grado de conocimiento del trabajador en dicha área. Pregunta Cerrada: ¿No capacitar a los trabajadores es una exposición negativa frente a la competencia? Respuesta: Si, capacitamos al personal dependiendo el grado de desconocimiento, normalmente ellos ya saben que hacer por sus experiencias, sin embargo debemos reforzar más seguido. 3) No se respeta el protocolo de seguridad C. Herramienta: Investigación Directa D. Herramienta: Entrevista al Jefe de Recursos Humanos Pregunta Abierta: ¿Usted me confirma que el protocolo es una base no tan importante en la empresa? Respuesta: No, no es tan importante porque nuestra idea es vender entonces los trabajadores solo ofrecen los productos más desconocen un poco del protocolo de seguridad Pregunta Cerrada: ¿Se establece por la OIT la aplicación de principios de seguridad para evitar riesgo en la empresa, su empresa se vería afectada si no cumple con esta normativa? Respuesta: Si, Por eso tenemos afiches en cada piso donde indica el protocolo, aunque no es suficiente para los empleados pero es algo si quiera Manual de Procedimiento Departamento de Recursos Humanos Fecha: 12 07 2020 Unidad que Interviene Departamento Recursos Humanos (Operaciones de las Áreas ) Act.No Descripción Se elabora el calendario de operación para cada área, descripción de puestos , contar con información actualizada para evaluar el desempeño ¿Procede? No: Informa al administrador acerca de las irregularidades de las áreas por falta de conocimiento de los trabajadores documentos Si: Detalla la operación y archiva los de verificación del personal Unidad que Interviene Departamento Recursos Humanos (Proceso de Selección) Act.No Descripción Se registra convocatoria (fecha, lugar, recibimiento de solicitantes, validación de datos, archivar solicitud etc.) ¿Procede? No: Informa al administrador acerca de las irregularidades en el proceso de selección al personal Si: dan detalles del personal con experiencias similares al puesto y emiten el aviso a el departamento de oficina Unidad que Interviene Departamento Recursos Humanos (Coordinar los manuales del protocolo) Act.No Descripción Se elabora los manuales de protocolo de seguridad en la organización como norma que contengan especificaciones de cada área implementando su procedimiento ¿Procede? No: se respeta el protocolo con irregularidades dentro de la empresa Si: brindar manuales de información mas no realizan un procedimiento físico Cedula De Analisis 1.Descripcion del Puesto Nombre del puesto: Función Principal: Posición Jerárquica: Coordinación de labores: Horario: Día de Descanso: Actividades a Desempeñar Instrumentos de trabajo Observaciones 2.Esfecificaciones del Puesto Escolaridad Genero Edad Experiencia Aptitud Reponedor Exhibir los productos de Mercadería Depende del Desempeño Jefe de Área 8am – 8pm domingos Trasladar los productos del almacén, Revisar y ordenar los productos que se encuentran exhibidos y verificar su estado, Revisar, ordenar y limpiar las góndolas, baldas, box. Zapato negro , jean oscuro , mandil , guantes , casco Deberá ser eficaz y eficiente a la hora de ingreso y salida Secundaria Completa Indistinto 18 a 30 años Experiencia en Ventas Dinámica , Creativa , Líder
