SÁBADO 08 DE FEBRERO 2020 UNIVERSIDAD DEL VALLE DE PUEBLA UNIDAD DE POST GRADO MAESTRÍA: DIRECCIÓN DE EMPRESAS MATERIA: DESARROLLO DE NEGOCIOS TAREA N° 2 MAESTRO: DR. JOEL RAMIREZ ORTEGA ALUMNO: DAVID DELFÍN DOMÍNGUEZ SÁBADO 08 DE FEBRERO 2020 Tarea N° 2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Introducción La empresa requiere de una estructura para crecer y ser rentable. El diseño de una estructura organizacional ayuda a la alta gerencia a identificar el talento que necesita ser añadido a la empresa. La planificación de la estructura asegura que haya suficientes recursos humanos dentro de la empresa para lograr las metas establecidas en el plan anual de la organización. También es importante que las responsabilidades estén claramente definidas. Cada persona debe tener una descripción de las funciones de su trabajo y cada trabajo ocupa su propia posición en el organigrama de la empresa. Estructura organizacional La estructura organizacional es un sistema utilizado para definir la jerarquía dentro de la organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Esta estructura se desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas que permitan el crecimiento futuro. La estructura se ilustra utilizando una tabla organizacional. Mejora la comunicación Reporte de relaciones Ajuste a las necesidades de la empresa Terminación de las tareas Crecimiento y expansión Beneficios de la estructura organizacional Estructura organizacional Propósito Función Consideracione s Características Tipos Propósito Las estructuras organizacionales ayudan a conocer quién hace qué cosa. Para tener una empresa eficiente y que funcione correctamente, es necesario saber qué tipo de tarea maneja el personal de cada área de la empresa. La creación de una estructura con roles claramente definidos, funciones, ámbitos de autoridad y sistemas ayudan a asegurar que el personal está trabajando en conjunto para lograr todo lo que la empresa debe hacer. Función Para crear una buena estructura, la empresa tiene que hacer un inventario de sus funciones. Para ello se tienen que identificar las tareas a cumplir. De éstas, se pueden trazar funciones. Por lo general, se deben traducir estas funciones en departamentos. Por ejemplo, se tiene que recibir y recoger el dinero de los clientes, pagar cuentas y proveedores y llevar la cuenta de los ingresos y gastos. Estas tareas son todas de finanzas y se organizan generalmente en un departamento de finanzas o de contabilidad. La venta de los productos y/o servicios, la publicidad y la participación en ferias del sector, son tareas que se pueden agrupar bajo el mando de un departamento de marketing. Con diferentes formas de organizar las tareas, siempre se puede elegir algo menos tradicional. Pero en todos los casos, la estructura organizativa pone orden en la lista de tareas. Consideraciones Los empleados hacen su mejor esfuerzo cuando saben a quién informar y quién es el responsable. La estructura organizacional crea y hace jerarquías conocidas. Esto puede incluir la cadena de mando dentro de la organización. Un buen organigrama ilustrará cuántos vicepresidentes reportan a un presidente o director general, y el número de empleados que reportan a un director. De esta manera, todo el mundo sabe qué se ha dicho sobre qué y dónde se encuentran en el ámbito de la toma de decisiones y la responsabilidad. Características La estructura organizacional abarca todas las funciones y tipos de puestos de trabajo dentro de la organización. Un organigrama completo mostrará cada tipo de puesto y cuántos de ellos existen en la actualidad. Cuando las organizaciones más pequeñas miran sus estructuras organizativas, por lo general se centran más en los papeles de trabajo que en la jerarquía. Para la empresa, el conocer las definiciones de los roles de cada uno de los miembros puede ser útil, especialmente a medida que cambian las cosas. Estructura Organizacional Funcional Estructura Organizacional Divisional Estructura organizacional Mixta o Matriarcal Tipos Estructura Organizacional Funcional Trabajo por áreas o departamentos La estructura funcional es la forma de organización empresarial más tradicional. Es una estructura jerárquica donde cada empleado tiene un superior y los equipos son agrupados por especialidades: ingeniería, marketing, producción, ventas, etc. Cuando una organización emplea una estructura funcional, la división del trabajo es agrupada por las principales actividades o funciones a realizarse, como son las ventas, el marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc. Estructura Organizacional Funcional Trabajo por áreas o departamentos Se trata de una estructura vertical en la medida en que cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la organización. Así, un vicepresidente de Finanzas tiene a su cargo el trabajo de todo el equipo agrupado en el departamento de su especialidad. Estructura organizacional funcional Director ejecutivo Gerente funcional Personal Personal Gerente funcional Personal Personal Personal Gerente funcional Personal Estructura Organizacional Divisional La estructura empresarial debe ser divisional y no departamental La estructura divisional es un tipo de estructura organizacional y consiste en la utilización de criterios de unidades autónomas o divisiones para la repartición del trabajo. Cada una de estas divisiones corresponde a una unidad autónoma en la política a seguir para conseguir los objetivos determinados por la Dirección General, poseyendo un mercado propio a explorar y los medios necesarios para esa exploración. Estructura Organizacional Divisional Este tipo de estructura se caracteriza por la existencia de una Dirección General (que orienta las políticas de largo plazo de todo el conjunto y asegura el control de gestión y arbitra los conflictos) y un Staff Central (que estudia proyectos a largo plazo, perfecciona métodos de control de gestión y recoge informaciones diversas para presentación a la Dirección General y las Divisiones). La estructura divisional es muy frecuente en organizaciones que poseen diversas delegaciones (unidades fabriles u otras) alejadas geográficamente. En estos casos, cada división corresponde a una de las delegaciones de la organización. Estructura Organizacional Divisional Gerente ejecutivo Producción Marketing Finanzas Recursos humanos Estructura Organizacional Mixta o Matriarcal Los individuos reportan a un gerente o jefe Organización Mixta o matriarcal, es una mezcla de la función lineal y de la funcional. En la práctica se basa en una estructura de organización lineal por departamentos a los que se agregan unos asesores-especialistas que están a las órdenes de los jefes. El único inconveniente que pueda presentar es la posibilidad de confusión entre la opinión de los asesores y las órdenes de los jefes. Este tipo de organización trata de recoger las ventajas de ambos extremos (organización funcional y organización en equipos de proyectos), pero que desgraciadamente también recoge sus inconvenientes. Estructura Organizacional Mixta o Matriarcal La organización establece dos grandes áreas, una dedicada a equipos de proyecto y otra dedicada a las unidades funcionales o centro de responsabilidad. Las unidades funcionales realizan todas las actividades técnicas, tanto en las operaciones normales de la empresa, como en los nuevos proyectos. Para cada proyecto, el equipo respectivo recibirá la ayuda de los distintos técnicos que necesite, procedentes de los departamentos, que realizan la parte de trabajo que les haya sido encomendada. Estructura Organizacional Mixta o Matriarcal Director Ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de los directores de proyectos Personal Personal Personal Director de proyecto Personal Personal Personal Director de proyecto Director de proyecto Aspectos estructurales de la organización Niveles Estructurales Delegación Autoridad Poder Responsabilidad Obligación Centralización y Descentralización Niveles Estructurales Las organizaciones empresariales se caracterizan por la diferenciación de poder, es decir, por la jerarquía de autoridad. Las empresas se enfrentan con una multiplicidad de problemas que se clasifican y categorizan para que la responsabilidad de la solución de los mismos se asigne a diferentes niveles jerárquicos de la organización. Las empresas poseen tres grandes niveles organizacionales. Niveles Estructurales Nivel Institucional Nivel Gerencial Nivel Técnico Nivel Institucional Es el nivel mas elevado, compuesto por los directivos. También se denomina nivel estratégico, pues se encarga de definir los principales objetivos y estrategias de la organización, determina los asuntos relacionados con el largo plazo y la totalidad de la organización. Es el nivel que se relaciona con el ambiente externo de la organización. Nivel Gerencial Es el nivel intermedio; se encarga de relacionar el nivel institucional y el técnico. Una vez tomadas las decisiones en el nivel institucional, el nivel gerencial se encarga de transformarlas en planes y programas para que el nivel técnico los ejecute. El nivel gerencial se encarga de detallar los problemas, y buscar los recursos necesarios y asignarlos a las diversas partes de la organización, así como distribuir y colocar los productos y servicios de la organización. Nivel Técnico Es el nivel inferior de la organización, también se denomina nivel operacional. Allí se ejecutan las tareas, se desarrollan los programas y se aplican las técnicas. Se encarga de la ejecución de las operaciones y tareas, y está orientado a corto plazo, siguiendo los programas y rutinas establecidos en el nivel. Delegación Es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación. Es el proceso que permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuenta al superior de las tareas que han sido delegadas. Delegación Para que la delegación sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones: Definir claramente la tarea a realizar, los objetivos que se buscan conseguir, los plazos y la autoridad asociada. Aceptación voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no son parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado. Supervisión de la tarea delegada según sea su importancia y dificultad de la misma o durante su proceso en diferentes etapas. Delegación Ventajas • • • • • • Ahorra tiempo y gestión Potencia las capacidades gerenciales Libera la presión del trabajo inmediato Reduce costos de la empresa (pues el directivo puede dedicarse a otras funciones). Incrementa la participación. Incrementa la motivación. Desventajas • • Es frecuente en un tipo de Dirección autoritaria La mala delegación puede llevar al fracaso del directivo, pues puede pensar que está perdiendo autoridad o no confía en sus subordinados; la delegación de tareas sin justificación Autoridad La autoridad se define como: “la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos”. Es quien toma las decisiones que son obedecidas, aunque quien las toma no ejerza autoridad. El mando es el ejercicio de la autoridad respecto a cada función determinada; puede decirse que es “la autoridad puesta en este caso”. El origen de la autoridad en las empresas esta dado por tres factores: El convenio La propiedad de los bienes productivos El régimen económico-social imperante Tipos de Autoridad Autoridad formal: Aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados. Autoridad operativa: la que no ejerce directamente sobre las personas, si no que da facultad para decidir sobre determinadas acciones: autoridad para comprar, para cerrar una venta, para lanzar un producto, etc. Estas decisiones deben ser respetadas y de algún modo obedecidas por otras personas, pero directamente este tipo de autoridad se ejerce sobre actos y no sobre personas. Poder Se le conoce como dominio, imperio, facultad y jurisdicción de la que dispone el individuo para mandar o ejecutar, capacidad de imponer la propia voluntad sobre los otros. En este caso se usa la palabra poder en el sentido de la capacidad de dar o retener lo que otra persona quiere. Una persona dentro de la organización, al conceder o negar favores aumenta en mucho. Consecuentemente, las fuentes del poder y la manera en que se usan dentro de la organización, merecen un examen cuidadoso. Responsabilidad Los administradores pueden calificarse de responsables si ejecutan las actividades que están obligados a ejecutar. El grado de responsabilidad que poseen los administradores puede determinarse analizando su: Actitud hacia sus subordinados Comportamiento para con la alta dirección Comportamiento con otros grupos Actitud y valores personales Responsabilidad Comportamiento con los subordinados: 1. Se hacen cargo por completo de sus grupos de trabajo 2. Dan la apreciación y el crédito a los subordinados 3. Permanecen cerca de los problemas y de las actividades 4. Realizan acciones para mantener la productividad y están dispuestos a despedir a los trabajadores con un desempeño pobre de ser necesario. Responsabilidad Comportamiento con la administración superior 1. Aceptan criticas por los errores y protegen a sus grupos de una critica excesiva 2. Se aseguran de que sus grupos satisfacen las expectativas y los objetivos de la administración. Comportamiento con otros grupos 1. Los administradores responsables se aseguran de que las lagunas que existan entre sus áreas y las de otros administradores sean llenadas de manera confiable. Responsabilidad Valores y actitudes personales 1. Se identifican con el grupo. 2. Ponen las metas organizacionales por delante de los deseos y actividades personales 3. Ejecutan las tareas para las cuales no existe una recompensa inmediata pero que ayudarán a la empresa, los subordinados o a ambos. 4. Conservan los recursos corporativos como si fueran de su propiedad. Obligación Cuando un subordinado acepta una tarea y la autoridad necesaria para llevarla a cabo, incurre en una obligación. La obligación es el estado de una persona para estar sujeta a enjuiciamiento por una acción o resultado, en relación con una tarea o misión, para cuya ejecución le fueron dadas autoridad y responsabilidad. Es el deber de realizar las actividades correspondientes a un determinado puesto dentro de la jerarquización de la organización, y de rendir cuenta de ello. Centralización y Descentralización Relacionada con el problema de los niveles jerárquicos, sobre todo en razón de la delegación de autoridad que éstas suponen, se plantea el problema de la centralización y descentralización administrativa. La administración centralizada delega poco a poco y conserva en los altos jefes el máximo control, reservando a estos el mayor número posible de decisiones. La administración descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, y conserva solo los controles necesarios en los altos niveles. Centralización y Descentralización El grado en el que conviene centralizar o descentralizar depende de muchos factores entre los que cabe destacar: El tamaño de la empresa Los controles establecidos Centralización y Descentralización Ventajas de la descentralización • • • • Los jefes están mas cerca del punto donde se deben tomar las decisiones, lo que disminuye los atrasos causados por las consultas a los superiores. Permite aumentar la eficiencia aprovechando mejor el tiempo y aptitud de los funcionarios, evitando que rehúyan la responsabilidad. Los altos funcionarios pueden concentrarse en las decisiones de mayor importancia, dejando las menos importantes a los niveles mas bajos. Permite la formación de ejecutivos locales o regionales más motivados y más conscientes de sus resultados operacionales. Desventajas descentralización • • • de la Falta de uniformidad en las decisiones. Insuficiente aprovechamiento de los especialistas, al considerar que ya no se necesita la asesoría de la oficina matriz. Falta de jefes capacitados. Conclusión La estructura organizacional permite alcanzar las metas y objetivos de la empresa ya que establece las bases fundamentales como de división de trabajo, departamentalización, control de mando y jerarquía. Es importante que la empresa cuente con una estructura, sin importar el tamaño y que además esté diseñada de acuerdo a lo que pretende realizar y hacia donde se quiere dirigir para que le permita alcanzar los objetivos. Además de que no hay que perder de vista que la estructura de la organización, cuando se esté diseñando debe ser flexible y adaptable al crecimiento de la empresa. Conclusión Al establecer la estructura organizacional en la empresa y hacerla visible para todos los cargos (desde los directores hasta los empleados) la empresa obtiene ventajas importantes respecto a la organización interna. Una de estas es la mejor visualización de los cargos ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado jerárquicamente. Utilizado de manera estratégica, facilita los procesos dentro de la empresa.
