6. proceso de certificación

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Procedimiento para la certificación de proyectos de I+D+i
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Contenido
1. OBJETO ...................................................................................................................................... 1
2. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA .......................................................................................... 1
3. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 2
4. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN ................................................................................................ 2
5. PROCESO DE SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN Y APERTURA DE EXPEDIENTE .............................. 3
6. PROCESO DE CERTIFICACIÓN .................................................................................................... 4
7. CONFIDENCIALIDAD E IMPARCIALIDAD .................................................................................... 8
8. RECLAMACIONES, APELACIONES, SANCIONES Y RETIRADA DEL CERTIFICADO ........................ 9
9. DERECHOS Y OBLIGACIONES ................................................................................................... 11
1. OBJETO
El objeto de este procedimiento es definir y establecer la sistemática a seguir para
llevar a cabo la certificación de proyectos de I+D+i de acuerdo a los Documentos
Normativos Aplicables.
Este procedimiento se entrega a todo solicitante y titular de certificados de I+D+i para
que estén informados del proceso de certificación, incluyendo sus derechos y
obligaciones.
2. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA



Manual de calidad, Capítulo 7 “Requisitos relativos al proceso”
Norma UNE-EN-ISO 17065.2012. Apdo. 7.4. Evaluación
Norma UNE-EN-ISO 17065.2012. Apdo. 7.5. Revisión
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3. INTRODUCCIÓN
RDI CERTIFICATION es una entidad de certificación acreditada por ENAC. RDI emite
certificados de I+D+i para proyectos que pueden ser usados para fines empresariales
diversos y para acceder al sistema de deducciones discales en I+D+i.
Las empresas deben tener en cuentas que el certificado obtenido a través de RDI
tenga validez para la aplicación de deducciones fiscales, debe darse cumplimiento a
los establecido en el Real Decreto 1432/2003 de 21 de Noviembre. Según este real
decreto, la obtención de un certificado de proyecto de I+D+i emitido por una entidad
debidamente acreditada por ENAC, es un paso imprescindible para la emisión del
Informe Motivado. De acuerdo a lo anterior, el certificado deberá ser presentando por
la empresa ante el Ministerio de Economía y Competitividad, el cual emitirá el Informe
Motivado y vinculante para la Administración Tributaria.
La certificación de proyectos de I+D+i ofrece una calificación objetiva del tipo de
proyecto realizado por la empresa, pudiendo ser ésta:




Investigación y Desarrollo Tecnológico
Investigación, Desarrollo e innovación tecnológica
Innovación Tecnológica
Ninguno de los anteriores
4. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN
En función del tipo de certificación, el objetivo de evaluación y certificación será el que
se indica a continuación:

Certificación del contenido “ex-ante”:
o El contenido de la memoria exigible, que debe ajustarse al anexo 2 del
Real Decreto 1432/2003.
o La naturaleza de la actividad de I+D+i de acuerdo con las definiciones
de la ley 43/1995, de 27 de diciembre del Impuesto de Sociedades,
texto refundido vigente.
o El presupuesto y su coherencia para la realización de las actividades
descritas en la memoria.

Certificado de contenido y primera ejecución con certificación previa de
contenido:
o Revisión de la naturaleza del proyecto: si existe alguna modificación en
el proyecto que haya podido alterar la naturaleza asignada a la
actividad en la evaluación previa del contenido y su justificación.
o La cuenta de los gastos incurridos en la actividad de I+D+i en el periodo
impositivo al que se refiere la solicitud.
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o

Si existe justificación para las posibles desviaciones presupuestarias
respecto a la certificación previa existente.
Certificado de contenido y primera ejecución sin certificación previa de
contenido:
o El contenido de la memoria exigible, que debe ajustarse al anexo 2 del
Real Decreto 1432/2003
o La naturaleza de actividad de I+D+i de acuerdo con las definiciones del
Real Decreto Legislativo 4/2008, de 23 de diciembre, por el que se
modifica el artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y en la
Ley 23/2005, de 18 de noviembre, de reformas en materia tributaria
para el impulso a la productividad y modificaciones posteriores vigentes
y el Sistema de certificación de RDI (Procedimiento P7402)
o La cuantía de los gastos incurridos en la actividad de I+D+i en el
periodo impositivo al que se refiere la solicitud
o El contenido y la coherencia de los gastos presupuestados para los
periodos impositivos pendientes de realizar
5. PROCESO DE SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN Y APERTURA
DE EXPEDIENTE
5.1 Solicitud de certificación.
Cualquier empresa que desee certificar un proyecto de I+D+i con RDI puede solicitar
el documento de solicitud de presupuesto que proporcionará el técnico asignado por
RDI CERTIFICATION para tal fin a cualquier empresa que lo solicite.
Una vez la empresa solicitante envíe la solicitud de certificación a RDI
CERTIFICATION, se realizará una revisión de la misma, en el caso de que la solicitud
tenga algún error o se encuentre incompleta, el gestor asignado devolverá el
documento con las indicaciones correspondientes para que se subsane cualquier
error.
5.2 Emisión de presupuesto, aceptación y apertura de expediente.
Una vez se verifica que la solicitud está correctamente completada, la empresa
solicitante recibirá el presupuesto que deberá aceptar mediante su firma. En el
proceso de aceptación se solicita al cliente que confirme una serie de informaciones
necesarias para poder desarrollar el proceso. Además, el cliente podrá indicar en la
aceptación del presupuesto si existe algún tipo de conflicto de intereses que pudiesen
afectar al proceso de evaluación.
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Una vez se ha realizado el pago inicial descrito en el presupuesto, se inicia el
expediente. Al abrir el expediente, se asigna un número de cliente que diferenciará
unívocamente el proyector a partir de ese momento
5.3 Entrega de la documentación
Con la apertura del expediente se solicita al cliente la documentación del proyecto,
diferente en función del tipo de certificación solicitada. (Consultar apartado 4.3).
Es necesario presentar toda la documentación técnica y/o contable necesaria para que
el equipo de evaluación pueda evaluar correctamente el proyecto. La documentación
necesaria está descrita en uno de los documentos enviados junto al presupuesto
(Definición del alcance de la certificación solicitada).
6. PROCESO DE CERTIFICACIÓN
6.1 Análisis de la documentación presentada.
RDI revisará la documentación presenta para:
a) Comprobar que está completa
b) Comprobar que incluye todos los apartados requeridos por la legislación
vigente (RD 1432/2003) y resto de documentos aplicables, según se detalla en
la Aceptación del Presupuesto.
c) Asegurarse de que RDI tiene la competencia suficiente para realizar la
evaluación, según la disciplina en la que se engloba el proyecto
d) Hacer una primera evaluación sobre el campo tecnológico a nivel de la
disciplina tecnológica (4 dígitos UNESCO) al que corresponde el proyecto.
En caso de que falte documentación o ésta sea deficiente, RDI solicitará al interesado
que sean corregidas mediante el registro R07-P7401 Documentación Pendiente.
Hasta que la documentación no esté completa el proceso no puede continuar.
Cuando la documentación enviada sea correcta se inicia al proceso de evaluación del
proyecto.
6.2 Evaluación inicial del proyecto por parte del Experto 4 dígitos
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Los expertos 4 dígitos que evalúan proyectos para RDI CERTIFICATION son expertos
investigadores contratados en Universidades Públicas o Privadas y Organismos
Públicos de Investigación con los que RDI hasta establecido convenios de
colaboración.
El técnico de RDI designado por el proyecto buscará un Experto 4 dígitos que reúna la
competencia técnica necesaria para llevar a cabo sus funciones. Dicho experto antes
de poder trabajar en el proyecto firmará una serie de documentación de tipo legal
relativa a aquellos aspectos de confidencialidad e independencia frente a intereses
comerciales o de otra índole, además de confirmar que no tiene vinculación o
asociación alguna con la empresa solicitante del certificado, así como manifestar que
reúne la competencia técnica necesaria parta determinar:



Si la disciplina definida por RDI CERTIFICATION en la fase anterior
corresponde al ámbito de la competencia del Experto 4 dígitos. En caso
negativo se establecería una nueva disciplina con la ayuda del Experto 4
dígitos y se repetiría el proceso de búsqueda.
El campo tecnológico en el que se circunscribe el proyecto
Las competencias necesarias para una correcta evaluación del proyecto
Durante la evaluación del proyecto a nivel 4 dígitos, si el experto encontrara alguna no
conformidad, está sería enviada de inmediato al gestor del proyecto de RDI y este a su
vez le enviaría dicha no conformidad al solicitante de la certificación para que esta sea
subsanada (se envía el documento R06-P7401. No Conformidad). La evaluación del
proyecto no podrá continuar hasta que la no conformidad haya quedado resulta.
6.3 Evaluación del proyecto por parte del Experto Técnico
Con toda la información recopilada en el proceso anterior, RDI CERTIFICATION
determinará un experto técnico que reúna los requisitos necesarios para la evaluación
a nivel técnico del proyecto.
El experto técnico seleccionado por RDI firmará una serie de documentación de tipo
legal relativa a aquellos aspectos de confidencialidad e independencia frente a
intereses comerciales o de otra índole, además de confirmar que no tiene vinculación
o asociación alguna con la empresa solicitante del certificado.
Las actividades del Experto Técnico dependerán del tipo de certificación solicitada por
el cliente. La evaluación del proyecto es la que determinará en que medida el proyecto
es de investigación y Desarrollo y/o Innovación Tecnológica y si los gastos o
presupuesto incluidos son adecuados al proyecto.
Cuando algún proyecto presentado por el solicitante incluya alguna patente o modelo
de utilidad, de acuerdo con la legislación aplicable, RDI CERTIFICATION solicitará a la
OEPM el informe técnico que formará parte de la evaluación técnica del proceso. Por
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otra parte, el Experto Técnico puede requerir la realización de una visita-auditoría a la
empresa para comprobar determinados aspectos del proyecto, en cuyo caso, RDI
informará a la empresa previamente.
Durante la evaluación del proyecto a nivel técnico, si el experto encontrara alguna no
conformidad, está sería enviada de inmediato al gestor del proyecto de RDI y este a su
vez le enviaría dicha no conformidad al solicitante de la certificación para que esta sea
subsanada (se envía el documento R06-P7401. No Conformidad). La evaluación del
proyecto no podrá continuar hasta que la no conformidad haya quedado resulta.
6.4 Evaluación económica del proyecto por parte del Experto Contable
Con toda la información recopilada en el proceso anterior, RDI CERTIFICATION
determinará un experto contableque pueda evaluar a nivel económico el proyecto
El experto contable seleccionado por RDI firmará una serie de documentación de tipo
legal relativa a aquellos aspectos de confidencialidad e independencia frente a
intereses comerciales o de otra índole, además de confirmar que no tiene vinculación
o asociación alguna con la empresa solicitante del certificado.
La valoración de los gastos incurridos se realizará una vez haya finalizado la fase
anterior, teniéndose en cuenta la calificación de las actividades y la identificación de
los gastos asociados realizada por el Experto Técnico. Dicha valoración se realizará
de acuerdo al Plan General de Contabilidad, las normas técnicas del Instituto de
Contabilidad y Auditoría de Cuentas, el Código de Comercio y la normativa fiscal que
resulte de aplicación. El Experto Contable contará con la competencia necesaria para
realizar estas tareas
Durante la evaluación económica del proyecto, si el experto encontrara alguna no
conformidad, está sería enviada de inmediato al gestor del proyecto de RDI y este a su
vez le enviaría dicha no conformidad al solicitante de la certificación para que esta sea
subsanada (se envía el documento R06-P7401. No Conformidad). La evaluación del
proyecto no podrá continuar hasta que la no conformidad haya quedado resulta.
6.5 Decisión de la certificación
El comité de evaluación se divide en dos grupos (experto 4D por un lado y dirección
técnica y financiera por otro) cuya evaluación final del proyecto se hace de manera
independiente la una de la otra, con ello conseguimos una mayor transparencia y
legitimidad en lo que a evaluación del proyecto se refiere.
Las competencias de cada uno de los intervinientes en la evaluación son:
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

Dirección técnica y dirección financiera: determina si se han seguido todas las
fases definidas en el sistema de certificación relacionadas con el proceso de
recopilación de expedientes, que la documentación esta completa y que han
participado en el proceso personas con la competencia técnica suficiente.
Experto 4 dígitos: establece si el expediente técnico ha sido realizado con
suficiente rigor científico y que ha sido bien documentado. Igualmente,
determina si la decisión sobre la clasificación de actividades está bien
justificada y no requiere de ampliaciones.
Con toda la información recopilada durante el proceso de certificación, incluyendo los
informes del Experto Técnico y el Experto Contable, el Comité de Evaluación resolverá
la certificación del proyecto entre las siguientes opciones:



Proponer la concesión del certificado
Establecer la necesidad de completar la evaluación. En cualquier caso, la
necesidad de evaluaciones complementarias nunca podrá estar encaminada a
modificar la naturaleza del proyecto establecida con anterioridad por el Experto
Técnico
Proponer la denegación de la solicitud
En caso de denegación, el solicitante podrá dirigirse por escrito a la Dirección General
de RDI CERTIFICATION, durante los 30 días siguientes a la recepción de la
notificación, en el que formulará cuantas alegaciones estime oportunas. Tras
responder a las mismas, si persistiera un desacuerdo entre el solicitante y RDI, se
elevará la cuestión al Comité de Apelaciones, órgano de la entidad previsto a tal
efecto, el cual tomará una decisión definitiva.
6.6Decisión de la certificación
En caso de decisión favorable a la certificación, RDI CERTIFICATION emitirá a favor
del solicitante la documentación de certificación, que incluye:
a) Certificado expedido a nombre de la empresa con referencia a:
i.
Título del proyecto
ii.
Naturaleza del proyecto (Investigación y Desarrollo -I+D-; Innovación
Tecnológica -IT- o ambos -I+D+i-).
iii.
Documentos normativos de referencia, en particular:
-
Artículo 33 de la Ley 43/1995.
-
Real Decreto 1432/2003.
iv.
Sistema de Certificación.
v.
Número del certificado, fecha de aprobación y de expedición.
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b) Informe de certificación: incluye el informe Técnico y Económico y da soporte
al certificado anterior. En este informe se detallan los datos del cliente y del
proyecto, conclusiones acerca del mismo, naturaleza y en función del tipo de
certificación:
i.
Naturaleza del proyecto o su revisión, debidamente justificada;
ii.
Gastos incurridos en actividades de I+D+i en la última anualidad
(periodo impositivo) ejecutada;
iii.
Presupuesto del proyecto y su coherencia para los diferentes ejercicios;
iv.
Desviaciones con respecto al presupuesto, debidamente justificadas.
Tanto el certificado como el informe de certificación formarán parte inseparable del
proceso de certificación. La documentación remitida al cliente será considerada en
todo momento propiedad de RDI CERTIFICATION.
7. CONFIDENCIALIDAD E IMPARCIALIDAD
7.1 Confidencialidad
RDI CERTIFICATION garantiza total confidencialidad del proceso de certificación.
Todo el personal implicado en el proceso de certificación, incluido el personal externo
se compromete por escrito a una total confidencialidad del proyecto. Además RDI no
permitirá el acceso a la documentación del proyecto de ninguna persona que no tenga
suscrito dicho compromiso de confidencialidad.. El incumplimiento de este compromiso
por parte del personal dará lugar a que RDI CERTIFICATION inicie las acciones
judiciales pertinentes con independencia de las que pueda ejercer la organización
solicitante de un certificado.
Asimismo, RDI no realizará ninguna actividad de I+D+i ni participará en otras
actividades de I+D+i de otra organización, no tendrá organismos relacionados que
desarrollen actividades de I+D+i y no designará evaluadores que puedan tener un
interés directo o indirecto en las actividades de I+D+i que tengan una íntima relación
con el proyecto evaluable, y donde la información obtenida pudiera resultar relevante
para los propios proyectos.
7.2 Imparcialidad
El proceso de evaluación está regulado por la Imparcialidad del Equipo del Equipo de
Evaluación. En cada uno de los procesos en los que interviene un determinado
evaluador, este corrobora su imparcialidad respecto del proyecto, a partir del análisis
realizado de la documentación entregada.
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Igualmente, los clientes están en su derecho de recusar a los evaluadores por algunas
de las siguientes causas:







Vínculo matrimonial o situación de hecho asimilable y parentesco por
consanguinidad o afinidad dentro del 4º grado con los miembros de los órganos
de administración o personal de dirección.
Pleito pendiente contra la organización o contra algunos de los mencionados
anteriormente
Amistad íntima o enemistad manifiesta con cualquiera de los expresados
Ser miembro de órganos de administración o dirección
Ser trabajador de la organización o haberlos sido en los tres últimos años
Haber desarrollado trabajos de asistencia técnica a la organización en los tres
últimos años
Tener interés directo o indirecto, especialmente por estar participando o
colaborando en proyectos de I+D+i que tengan una íntima relación con el
proyecto evaluable, y donde la información obtenida pudiera resultar relevante
para los propios proyectos
En el caso de que el cliente determine la existencia de algún conflicto de intereses,
RDI CERTIFICATION analizará la misma e informará de la decisión a la organización.
8.
RECLAMACIONES,
APELACIONES,
RETIRADA DEL CERTIFICADO
SANCIONES
Y
8.1 Reclamaciones y Apelaciones
El cliente tiene derecho a presentar cualquier queja o reclamación a RDI
CERTIFICATION, ésta a su vez se compromete a analizarla y tomar una decisión en
consecuencia.
El procedimiento correcto para realizar las reclamaciones será siempre por escrito. El
plazo para emitir las reclamaciones es de dos meses desde la fecha del informe de
certificación y certificado. RDI CERTIFICATION podrá facilitar a petición del cliente un
registro para realizar las reclamaciones (R01-P7403 Reclamación)
RDI CERTIFICATION gestionará la reclamación y responderá de forma motivada al
cliente, una vez analizada esta.
El cliente podrá apelar ante el Comité de Apelaciones cualquier decisión en relación
con la certificación. El comité de Apelaciones estudiará el caso y tomará una
resolución al respecto, que será comunicada por escrito al cliente. Igualmente, el
cliente podrá trasladar cualquier disconformidad, queja, reclamación o apelación ante
ENAC.
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8.2 Sanciones y retirada de la certificación
Una vez superada con éxito la Evaluación y Certificación del proyecto de I+D+i de
acuerdo a la normativa aplicable, puede darse el caso de que el Certificado sea
suspendido, retirado o cancelado según:
 Suspensión y retirada de certificados por revisión del proceso de
certificación:
Como resultado de diferentes mecanismos de control, un certificado ya emitido, podría
ser suspendido y/o cancelado. Algunas de estas situaciones son:
-
Trámites de Audiencia de la Administración Competente.
-
Auditorías internas o externas (ENAC).
-
Revisiones de Calidad realizadas por el Departamento Técnico.
El proceso seguido por la entidad para estos casos, queda definido en los
procedimientos generados por RDI CERTIFICATION.
 Suspensión y retirada de certificados por uso indebido o razones
administrativa:

Suspensión:concesión emitida a un cliente registrado para mantener la
Certificación de un Proyecto bajo las reglas de Certificación de RDI
CERTIFICATION. La suspensión del certificado de un cliente registrado puede
ser puesta en práctica si el cliente registrado no cumple con las condiciones
obligatorias señaladas por RDI CERTIFICATION:
-
Mal uso continuo del certificado/ logo.
-
Cualquier otra infracción relativa a las Reglas de Certificación o del
Presupuesto de RDI CERTIFICATION.
-
Alguna otra discrepancia relativa a las normas de RDI CERTIFICATION.
La Dirección Técnica de RDI CERTIFICATION informará al cliente certificado por
escrito con un aviso de suspensión, argumentado que el certificado está bajo
suspensión si se da cualquiera de los casos (o varios de ellos) señalados
anteriormente.
Las acciones correctivas realizadas por el cliente registrado tratarán las razones que
han provocado el aviso de suspensión y la supervisión de RDI CERTIFICATION será
revisada por la Dirección Técnica, que cancelará el aviso de la suspensión o autorizará
la retirada del certificado y del programa, según estime adecuado.
La Dirección Técnica informará por escrito al cliente certificado de la decisión definitiva
adoptada y al Comité de Imparcialidad en la siguiente reunión organizada.
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
Retirada:la retirada de un certificado se llevará a cabo si:
-
Un Cliente Certificado no logra satisfacer las condiciones obligatorias
impuestas por RDI CERTIFICATION tras la emisión de un aviso de
suspensión.
-
Un Cliente Certificado no logra cumplir lo establecido previamente
relativo a sus obligaciones financieras con la Entidad de Certificación
después de 1 mes de la notificación formal de la falta.
 Comunicación a las partes interesadas:
Cualquier causa de suspensión y/o retirada del certificado, deberá ser comunicada por
escrito a las partes interesadas:
-
Cliente afectado;
-
ENAC;
-
Administración Competente y;
-
Comité de Imparcialidad.
La situación última del certificado se reflejará en el R06-P7101 y en el expediente del
proyecto afectado.
8.3 Indemnización
El cliente debe indemnizar completamente a RDI CERTIFICATION por las pérdidas
sufridas y/o cualquier demanda presentada a RDI CERTIFICATION como
consecuencia del mal uso del Certificado emitido
9. DERECHOS Y OBLIGACIONES
9.1 Derechos
El solicitante de la certificación tiene derecho a:




Que toda la documentación que proporcione a RDI CERTIFICATION sea
tratada con rigurosa confidencialidad.
Conocer el proceso de certificación y de solicitud de certificación
Recibir asesoramiento para: la solicitud de la certificación, la subsanación de
deficiencias y requerimientos realizados durante el proceso de certificación.
Recusar a cualquiera de los expertos seleccionados para la evaluación, en las
condiciones establecidas.
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



Renunciar a la certificación. Siempre mediante un comunicado escrito y con
fecha anterior a la fecha de emisión del informe y certificado
Recurrir las decisiones adoptadas por RDI CERTIFICATION
Ser incluido en las campañas de difusión y promoción de empresas con
proyectos certificados llevadas a cabo por parte de RDI CERTIFICATION
Una vez emitido el Certificado, el cliente tiene derecho a publicar y utilizar la
certificación en cualquier acto que estime oportuno. También podrá insertar el
logo en sus artículos o material de papelería y de publicidad. En todo caso, el
logotipo de certificación, deberá ser usado de acuerdo al procedimiento P4101
Uso logos, marcas y certificados de este documento
9.2 Obligaciones
1. Permitir el acceso a documentaciones, registros, personas e instalaciones
necesarias para realizar las actividades de certificación.
2. Cumplir todos los requisitos indicados en este documento o disposiciones
aplicables a la certificación.
3. Comunicar a RDI CERTIFICATION los cambios que a lo largo de la tramitación
de la solicitud se produzcan en relación con el contenido inicial del proyecto,
así como los cambios en relación con la situación jurídica de la empresa.
4. Pagar los gastos derivados de la certificación según propuesta aceptada.
5. No utilizar la certificación de manera que pueda perjudicar la reputación de RDI
CERTIFICATION.
6. Utilizar la certificación en la forma y términos indicados en el P4101 Uso logos,
marcas y certificadosde este documento.
7. Enviar en tiempo y forma la información o documentación requerida por RDI
CERTIFICATION.
8. Dejar de usar la certificación después de la renuncia, anulación o retirada de la
misma.
9.3 Modificaciones
RDI CERTIFICATION se reserva el derecho a modificar este documento, incluso sin
previa notificación
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