IF-P50-PR01 Procedimiento Alta, codificación y personalización de activos fijos

CÓDIGO: IF-P50-PR01
VERSIÓN:
6
FECHA:
Marzo de 2017
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
PUNTOS DE INTERÉS

Sí
tiene
alguna
inquietud comuníquese
con la Oficina de Activos
Fijos a la extensión
5253.
OBJETIVO
ALCANCE
Realizar alta, plaqueo y personalización de los activos fijos recibidos
por la Universidad a través de las diferentes modalidades, con el fin de
asegurar un adecuado control y custodia de los activos mediante el
sistema de información PeopleSoft.
Inicia con la recepción del documento que soporta la llegada del activo
fijo a la Universidad hasta el archivo del formato Movimiento definitivo
de activos fijos (IF-P50-F03).
DEFINICIONES




Alta de activos: Proceso mediante el cual los activos son asignados a una unidad incluyendo toda la información inherente al activo,
registrándolos en el módulo de AM y su vez son habilitados para el uso de las Unidades en su gestión.
PeopleSoft Modulo de AM-Activos Fijos: Sistema a través del cual la Oficina de Activos Fijos realiza todas las transacciones de registro,
control, seguimiento e historia de todos los activos fijos de la Universidad.
Plaqueo: Marcación de los activos fijos de la Universidad mediante una etiqueta con un código de barras que permite un debido control.
Personalización: Es el procedimiento en el cual se obtiene la firma del responsable que quedará a cargo del activo fijo.
CONDICIONES GENERALES
Índice de Flujo de
Procedimiento
 Alta,
codificación
y
personalización de activos
fijos.


La Oficina de Activos Fijos asignará inicialmente responsable de los activos al Director o Jefe de la Unidad, en aquellos casos en que no esté
establecido el responsable final.
La Oficina de Activos Fijos será la Unidad responsable de dar el alta de los activos fijos de la Universidad en el Módulo de PeopleSoft.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información
de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
Oficina de Organización y Métodos
Página 1 de 5
CÓDIGO: IF-P50-PR01
VERSIÓN:
6
FECHA:
Marzo de 2017
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
CONDICIONES GENERALES
Documentos soporte requeridos para dar el alta de los activos fijos al sistema PeopleSoft, de acuerdo al origen del activo:









Compra (Factura de Venta).
Donación (Carta de intención del donante y acta de donación).
Cambio (Remisión).
Por dación en pago (Carta de intención o escritura).
Permuta (Carta de intención o escritura).
En construcción (Acta de iniciación de la obra o del montaje).
Ensamblado (Acta de iniciación del montaje).
Remate (Carta de otorgamiento).
Para custodiar (Carta de intención del préstamo).
Oficina de Organización y Métodos








Premio (Acta o carta de otorgamiento del premio).
Descuento Comercial (Remisión o factura).
Recuperación (Certificado de avalúo).
Reposición (Carta de intención o factura).
Compra por importación (Liquidación de la importación).
Donación por importación (Carta de intención del donante y
Liquidación de la importación).
Aporte (Carta de intención).
Canje (Carta de intención).
Página 2 de 5
CÓDIGO: IF-P50-PR01
VERSIÓN:
6
FECHA:
Marzo de 2017
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
INICIO
1
b
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
4
Recibe los documentos que
soportan la llegada del activo fijo
a la Universidad.
2
Manual
3
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Registra en el sistema y genera el
ID del activo, con base en los
documentos soportes .
7
NO
8
SI
Automático
6
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Genera la interface del módulo
AP al módulo AM y el ID del
activo.
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Diligencia el formato Movimiento
Definitivo de Activos Fijos
(IF-P50-F03).
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Realiza seguimiento de cada
solicitud para confirmar que se le
dé al usuario respuesta.
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Genera sticker de inventario para
el activo fijo
¿Hay inconsistencias en la
información?
5
¿Se realiza automático o
manual?
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Genera reporte de creación de
voucher y verifica teniendo en
cuenta los documentos soportes.
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Realiza el alta en el sistema
PeopleSoft teniendo en cuenta
los documentos soportes.
a
b
9
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza personalización del activo
fijo correspondiente y si aplica
actualiza los datos del activo.
A
a
Oficina de Organización y Métodos
Página 3 de 5
CÓDIGO: IF-P50-PR01
VERSIÓN:
6
FECHA:
Marzo de 2017
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
A
10
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza
la
asignación
del
responsable en el sistema de
información.
11
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Archiva en la carpeta de los
usuarios
los
documentos
correspondientes.
¿Los usuarios tienen
carpeta?
NO
12
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Asigna y registra una carpeta
nueva.
SI
FIN
Oficina de Organización y Métodos
Página 4 de 5
CÓDIGO: IF-P50-PR01
VERSIÓN:
6
FECHA:
Marzo de 2017
PROCEDIMIENTO ALTA, CODIFICACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Oficina de Organización y Métodos
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Activos Fijos
Director de Recursos Físicos
Página 5 de 5