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Procedimiento Elaboracion y Control de Documentos (1)

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Código: CMC-PD-01
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO
CONTINUO
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 1 de 17
1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación,
actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el
Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, relacionados en “Listado Maestro de Documentos
(ASIG-PD-01-F-02)”, incluye también, los Documentos Externos, (Leyes, Decretos, Resoluciones,
acuerdos, Convenios, Tratados Manuales, Presentaciones, Brochures, entre Otros y el Listado Maestro de
Registros (ASIG-PD-04-F-01), y debe ser desarrollado por todos los Procesos a Nivel Central y Territorial.
3. Definiciones
SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del Ministerio
del Trabajo, para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los
requisitos de los subsistemas que lo componen.
Cliente: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o externo a la
organización.
P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Sistema Repositorio Documental SIG: Herramienta de apoyo a la gestión documental del Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, con el propósito de facilitar el acceso, control y publicación
de los documentos generados por los diferentes procesos que conforman el SIG.
Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre
otros). En el Ministerio del Trabajo los documentos son los relacionados en el Anexo 1 – Pirámide
Documental.
Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para que la
entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.
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DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
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Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la
ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo.
Entre los documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.
Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.
Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial( o cuando sea
necesario).
Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista del
cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.
Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.
Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados
para su aplicación.
Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden
ser de forma o de fondo.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero
con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”,
sobre estas no hay responsabilidad de actualización.
Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado
de Gestión.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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Fecha: Mayo 23 de 2016
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Plan Estratégico: Es un instrumento que debe reflejar la misión, visión, objetivos, indicadores, estrategias
y orientaciones generales del sector y de la institución para dar respuesta a la política económica, social y
ambiental que fueron adoptadas por el Gobierno en el Plan Nacional de Desarrollo.
Plan de Acción: Es un instrumento que articula estratégicamente las acciones del Ministerio permitiendo la
identificación sistemática de sus acciones a fin de cumplir con los Planes Estratégicos.
Objetivos Sectoriales: Son los compromisos de política que el sector deberá alcanzar para el
cumplimiento de las metas previstas en el Plan Nacional de Desarrollo.
Objetivos Institucionales: Son las responsabilidades del Ministerio en el ámbito de sus competencias
para ser alcanzadas en el cuatrienio. Resultados que el Ministerio aspira obtener en las áreas de su
competencia.
Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y
facilitar el proceso de toma de decisiones.
Política de Calidad: Intención (es) y Orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal como se
expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.
Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido relativo a la calidad.
Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica el Sistema de
calidad de la entidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Mapa de Procesos: Representación grafica documentada de la estructura general del sistema de calidad
de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones
principales.
Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada proceso,
estableciendo entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo
con el ciclo P.H.V.A.
Mapa de Riesgos: Mapa de riesgos: documento para organizar la información que describe los riesgos de
la entidad. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más
riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un
cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento.
Indicadores: Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos y son
medidas verificables de cambio o resultado de actividades o acciones desarrollados por la entidad.
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Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y
técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para
llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus
componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados.
Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe
los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que
los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u
operaciones muy específicas.
Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u
orientaciones sobre un tema específico.
Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar
formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.
Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una
acción.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
ejecutadas.
Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos controlados del Ministerio del
Trabajo.
4. Generalidades del procedimiento
Para la inclusión, modificación y retiro de la documentación se requiere diligenciar el formato de solicitud
para crear, modificar o retirar documento (ASIG-PD-01-F-01). Los documentos entrarán en vigencia una
vez estén aprobados y publicados en el Sistema Repositorio Documental SIG, el cual es el único punto
autorizado que garantiza el uso de las versiones vigentes y pertinentes del Sistema Integrado de Gestión
del Ministerio del Trabajo.
No es obligatoria la firma del documento por parte del responsable del proceso para la aprobación y
publicación en el sitio web del SIG. Siempre y cuando cumpla con las disposiciones establecidas en las
actividades del Numeral 5 de este procedimiento y aplique los requisitos establecidos en el Manual de
Usuario del Sistema Repositorio Documental SIG.
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En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG
debe
realizarse
en
el
sitio
web
del
Ministerio
http://app2.mintrabajo.gov.co/SIG/Account/Login.aspx?ReturnUrl=%2fSIG por lo tanto, cada proceso se
hace responsable de aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel en la impresión de
documentos.
Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados COPIAS NO CONTROLADAS y el uso
de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo servidor público. Todos los documentos
incluidos en el Listado Maestro de Documentos del SIG ASIG-PD-01-F-02 y el Listado Maestro de
Registros ASIG-PD-04-F-01 se les deben hacer revisión constante a fin de mantener actualizado este
registro.
Estructura del manejo de carpetas y documentación de la administración documental del Sistema
Integrado de Gestión.
El Administrador del Sistema Integrado de Gestión Guardara copia de los documentos en Carpetas
Digitales estructuradas según TRD de la Oficina Asesora de Planeación Código: 1100000; 080 SISTEMA
INTEGRADO DE GESTION-SIG:
El administrador del SIG realizara Copia BACK UP de las carpetas de la gestión documental y de las de los
documentos publicados y codificados en la Dirección del Servidor (Usuario Administrador del Sistema
Repositorio) en "mintrab22\Calle 100" mínimo una vez cada 15 días.
Manejo y Control del Listado Maestro de Documentos y Listado Maestro de Registros
Se realiza por medio del Listado Maestro de Documentos ASIG-PD-01-F-02, el Listado Maestro de
Registros ASIG-PD-04-F-01 y por el Listado Maestro de documentos generados por Sistema Repositorio
Documental SIG.
Estos documentos se encuentran en Excel, y contienen toda la información de la documentación del
Sistema Integrado de Gestión incluida en la pirámide documental.
NOTA: Los formatos en este listado se controlan como cualquier documento, una vez capturen información
evidencian el desarrollo de las funciones y actividades de los procesos del Ministerio del Trabajo pasan a
ser controlados por el listado maestro de Registros.
Los registros controlados cumplen con los requisitos del Procedimiento Control de Registros ASIG-PD-04 y
los citados por la Ley 594 de 2000.
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Fecha: Mayo 23 de 2016
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En cualquiera de los dos casos (Listados Maestros) se maneja el código de colores de la siguiente
manera:
Color Rojo: Utilizado en las filas del registro para cada uno de los documentos obsoletos controlados.
Color Amarillo: Utilizado para identificar que este documento está siendo objeto de solicitud de modificación
documental.
Color Verde: Utilizado para significar la versión actualizada y vigente que se encuentra en.
Para los dos casos se debe siempre tener trazabilidad de la documentación, es decir adicionar filas en el
registro con el siguiente criterio.
Eliminación: No se adiciona fila, se sombrea rojo.
Modificación: Se adiciona fila debajo del documento que quedara obsoleto, este se sombrea rojo y la nueva
versión se sombrea verde.
Creación: Se adiciona fila según criterio de creación de documentos.
Control de la Documentación Externa Externa incluida en el Sistema Integrado de Gestión
El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen y decidir,
si se trata de documentos legales, documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la
normatividad, y/o otros documentos que se necesitan para la eficaz operación y control de las actividades.
Se debe comunicar al Proceso de Administración del SIG, estas modificaciones documentales siguiendo
las Actividades del Numeral 5 de este Procedimiento.
5. Descripción de las actividades
Nro.
1.
2
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR DOCUMENTO.
Servidor público.
Identificar la necesidad de elaborar documento de su
proceso. Dicha solicitud debe ser notificada al responsable
y/o gestor del proceso a través del correo electrónico, u
otros medios.
EVALUAR Y ANALIZAR LAS NECESIDADES
PRESENTADAS
Evaluar y analizar la necesidad de creación modificación o
eliminación de documento.
REGISTRO
/DOCUMENTO
Correo
Electrónico u
otro medio
Responsable y/o
N/A
gestor del proceso
Código: CMC-PD-01
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
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4
5
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Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 7 de 17
COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN
Responsable y/o
Correo
Una vez aprobada o negada la necesidad presentada se gestor del proceso. Electrónico u
informa a los responsables para su elaboración o
otro medio
modificación.
En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar
a la actividad 6
ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO:
Responsables
Crear o modificar el documento según los Anexos 1, 2 y 3 según Anexo 3
de este documento.
Documento
elaborado o
modificado
Para el caso de modificaciones se debe solicitar el
documento editable al Administrador del SIG.
Correo
Electrónico u
otro medio
REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL
Dueño del Proceso Correo
Una vez realizados los ajustes el dueño del proceso le da el
Electrónico u
visto bueno a la creación o modificación del documento.
otro medio
SOLICITAR CREACIÓN MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN: Responsable y/o
Correo
Con el documento elaborado o modificado en versión gestor del proceso electrónico del
editable se procede a diligenciar el Formato Solicitud para
proceso.
crear, modificar, retirar documento ASIG-PD-01-F-01,
llenando los campos pertinentes. Así como para la
eliminación de documentos.
Este Registro y el documento editable se debe enviar al
correo electrónico [email protected]
7
REVISIÓN DE LA SOLICITUD Y DEL DOCUMENTO.
Administrador del
Recibida la comunicación, el proceso de Administración del SIG
SIG revisa que el documento y la Solicitud para crear,
modificar, retirar documento ASIG-PD-01-F-01 cumplan con
los estándares establecidos en este procedimiento y sus
Anexos.
Correo
electrónico
Código: CMC-PD-01
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PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
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Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
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COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN
Administrador del
Una vez aprobada o negada la solicitud se informa a los SIG
responsables del proceso para su aprobación.
Si es Negada se comunica y fin de actividades.
CODIFICAR DOCUMENTO:
Asignar código al documento y registrar la información
dentro del listado maestro de documentos (ASIG-PD-01-F02). Y Listado maestro de registros del SIG (ASIG-PD-04-F01)
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en
ANEXO 4. Codificación de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión.
PUBLICAR DOCUMENTO:
Verificar la extensión del archivo en el que se requiere
publicar el documento. (Ejemplo: .xlsx, docx y .pdf).
Actualizar
Carpetas: La que por disposición del gestor documental
exija la preparación del documento a publicar.
La carpeta con la documentación codificada del sistema
Integrado de Gestión.
Y las de Administración Documental.
Administrador del
SIG
Administrador del
SIG
Correo
electrónico
Listado Maestro
de Documentos
(ASIG-PD-01-F02).
Listado maestro
de registros del
SIG (ASIG-PD04-F-01)
Listado Maestro
de Documentos
(ASIG-PD-01-F02).
FIN
6. Requerimientos Técnicos del procedimiento
Actividad 3.
El dueño del proceso revisa la necesidad detectada. Apruebo o Desaprueba.
En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar a la actividad 6.
Actividad 8
El Administrador del SIG comunica el aval de la solicitud presentada por el dueño del proceso.
Si es aprobada o negada.
Si se requiere se deben realizar actividades de gestión entre las partes.
7. Anexos
ANEXO 1. Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión
Código: CMC-PD-01
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DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 9 de 17
Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a
continuación. Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de uniformidad en
los documentos.
Elementos comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado y sección de
control de cambios según se establece a continuación.
• ............................................. Encabezado
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
-
Logotipo del Ministerio del Trabajo, al lado izquierdo de la página.
Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
Código del documento al lado superior derecho de la página.
Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
Páginas del documento
Tipo Letra: Arial Narrow
Tamaño: 12
Tipo Letra: Arial Narrow
Tamaño: 14
Tipo Letra: Arial
Narrow
Tamaño: 8
Ejemplo del encabezado:
PROCESO ADMINISTRACION DEL SIG
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y
CONTROL DE DOCUMENTOS
Código: ASIG-PD-01
Versión: 1.0
Fecha: Octubre 26 de 2012
Página 1 de 17
• ........................................................ Contenido
El documento debe estar en tipo de letra Arial Narrow y tamaño 12
• ............................................. Control de Cambios y control de documentos
Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener los controles de los
cambios que han sufrido el documento en cada una de sus versiones y otra tabla con el control de
documentos que indica nombre y cargo de quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.
Código: CMC-PD-01
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 10 de 17
A continuación se relaciona los documentos que deben incluir las tablas de control de cambios y control de
documentos:
TIPO DE DOCUMENTO
Manual
CONTROL DE CAMBIOS
X
CONTROL DE DOCUMENTOS
X
Caracterizaciones
X
X
Procedimientos
X
X
Tramite
N.A.
N.A.
Instructivos
X
X
Guía
X
X
Programas
X
X
Planes
X
X
Formatos
N.A.
N.A.
Indicador
N.A.
X
Mapa de Riesgos
N.A.
N.A.
Otros documentos
N.A.
N.A.
NOTA: Los controles y los cambios de los documentos se visualizan en los listados maestros generados por el
Sistema Repositorio Documental SIG, los cuales están permitidos descargar para su consulta.
Código: CMC-PD-01
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DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 11 de 17
A nivel General la documentación del Sistema debe contener:
TIPO
DOCUMENTO
DE
Objetivo
Alcance
Definiciones
Generalidade
s
del
documento
Descripción
de
las
actividades
Requerimiento
s Tecnicos
Anexo
Manual
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
X
Caracterizaciones
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Procedimientos
X
X
X
X
X
X
X
Tramite
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Instructivos
X
X
X
X
X
X
X
Guía
X
X
X
X
X
X
X
Programas
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
X
Planes
X
X
X
X
X
X
X
Formatos
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Indicador
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Mapa de Riesgos
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Otros documentos
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Código: CMC-PD-01
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Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 12 de 17
Anexo 2 Pirámide Documental
La siguiente imagen describe los tipos de documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión y
su descripción.
Código: CMC-PD-01
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Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 13 de 17
Anexo 3 Responsables de la Elaboración, Aprobación y Revisión de Documentos del SIG
La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado según se
indica este anexo previa ejecución del numeral 5 de este procedimiento.
Tipo de documento
Mapa de Procesos
Elaboración
Revisión
Representante de la Comité Directivo
Dirección para el SIG
Manual del SIG
Grupo líder del SIG
Tipo de documento
Caracterización de los procesos.
Procedimientos.
Trámite.
Hojas de vida indicadores.
Mapa de Riesgos.
Instructivos.
Fichas técnicas.
Formatos.
Manuales operativos.
Guías.
Programas
Planes
Aprobación
Comité Directivo
Representante de la Jefe
Oficina
Alta Dirección para el Asesora
de
SIG
Planeación
Elaboración
Revisión
Aprobación
Gestor de cada Administrador del Responsable del
proceso
y/o SIG.
proceso
servidores públicos
asignados por el
responsable
del
proceso
Anexo 4 Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código alfanumérico de
identificación.
Código: CMC-PD-01
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DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 14 de 17
La codificación de los documentos se realizará así:
Codificación para procesos:
Se realiza así:
Primera posición: PR que corresponde al tipo de documento “Proceso” según la Tabla 2. Abreviaturas para
la identificación de tipos de documentos del SIG.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Ejemplo:
Tipo de documento
PR
Abreviatura de Proceso
-
ASIG
Codificación para documentos que NO están relacionados directamente con un procedimiento en
particular:
Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso más no con un procedimiento
específico. En esta categoría se incluye también la codificación de los procedimientos.
Se realiza así:
Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento según
Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento.
Documento
Abreviatura de Proceso
Abreviatura del documento
Consecutivo
Procedimiento1
ASIG
- PD
-
Procedimiento2
ASIG
- PD
-
Guía 1
ASIG
- G
-
01
02
01
Codificación para documentos que están relacionados directamente con un procedimiento en
particular:
Se realiza así:
Código: CMC-PD-01
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ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 15 de 17
Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura PD (Procedimiento) Cuarta
posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo del procedimiento con el que se encuentra relacionado el documento a
codificar.
Sexta posición: guión, símbolo “-”.
Séptima posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento
Ejemplo de codificación de un formato que está relacionado con el procedimiento cuyo código es ASIG-PD01
Documento
Abreviatura de
Proceso
Formato
ASIG
Abreviatura
Procedimiento
- PD
Consecutivo
- 01
Abreviatura
del
documento
F
Consecutivo
- 01
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema
Integrado de Gestión.
Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
Tipo de documento
Manual
Proceso
Procedimiento
Trámite
Instructivo
Guía
Programas
Planes
Formatos
Indicador
Mapa de Riesgos
Otros documentos
Tablas de Retención
Documental
Codificación
M
PR
PD
TR
I
G
PG
PL
F
ID
MR
OD
TRD
La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organización
Código: CMC-PD-01
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PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 16 de 17
Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos
Proceso
Codificación
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
DE
GESTION DE COMUNICACIONES
COOPERACIÓN
Y
RELACIONES
INTERNACIONALES
CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
GESTION DEL SERVICIO A LA CIUDADANIA
GESTION TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA
COMUNICACION
GESTIÓN DE POLÍTICAS PUBLICAS
INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL
ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
GESTION JURIDICA
GESTION DE CONTRATACION
GESTION FINANCIERA
GESTION DOCUMENTAL
GESTION DEL TALENTO HUMANO
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
EVALUACION INDEPENDIENTE
GDC
CRI
CMC
GSC
TIC
GPP
IVC
ABS
GJ
GC
GF
GD
GTH
CID
EI
NOTA 1: Cuando existan cambios en el Mapa de Procesos o cambios en los nombres de procesos se
procederá de la siguiente manera:
1- Realizar el respectivo cambio de nombre de proceso sea por modificación o creación.
2- Realizar el respectivo cambio de posición entre los diferentes niveles de proceso, Estratégicos,
Misionales, apoyo y/o Evaluación y Control.
3- Comenzando a generar documentos por modificación y creación con el nuevo nombre a partir de
estos dos primeros pasos.
4- Estas actividades se realizan en el módulo procesos del Sistema Repositorio documental.
NOTA 2: Debido a que la Documentación del Proceso de Inspección Vigilancia y Control surtió una
modificación en su totalidad, el consecutivo tanto de versiones como de códigos se reiniciaron para facilitar
la consulta y el trabajo del cliente interno, no obstante los documentos anteriores se encuentran en el
equipo del Administrador del Sistema Integrado de Gestión quien guardara copia de los documentos en
Código: CMC-PD-01
PROCESO CALIDAD Y MEJORAMIENTO
CONTINUO
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Versión: 5.0
Fecha: Mayo 23 de 2016
Página: 17 de 17
Carpetas Digitales estructuradas según TRD de la Oficina Asesora de Planeación Código: 1100000; 080
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG, para salvaguardar la trazabilidad de la documentación del
sistema.
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