INVESTIGACIÓN DEL RIESGO EN EL FVS . UNAD – ALACADIA

INVESTIGACIÓN DEL RIESGO EN EL FVS
.
UNAD – ALACADIA MAYOR DE BOGOTA
TAREA 4
PROPUESTA DE INVESTIGACION
AUGUSTO HERNANDO CIFUENTES PORRAS
OCTUBRE 2010
INVESTIGACIÓN DEL RIESGO EN EL FVS
INDICE
INTRODUCCION
2
CAPITULO 1
TEMA PROPUESTO O IDEA DEL ESTUDIO
3
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
4
PARA TENER EN CUENTA
4
CAPITULO 2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
5
INICIAL INMERSIÓN
5
OBJETIVOS
6
PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN
6
JUSTIFICACIÓN
6
VIABILIADAD
7
HIPÓTESIS
8
CAPITULO 3
REVISIÓN DE LA LITERATURA
9
DELIMITACIÓN DE LOS ALCANCES DEL PROYECTO
9
CAPITULO 4
METODOLOGIA
11
CAPITULO 5
PROPUESTA INTERVENCIÓN EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
12
INVESTIGACIÓN DEL RIESGO EN EL FVS
INTRODUCCIÓN
Con la llegada a Colombia de un instrumento gerencial como lo es el Manual Estándar de
Control Interno MECI y la norma de la generación mundial ISO 9000 NCTGP 1000, las
entidades del estado puede tomar para si las medidas descritas en este instrumento.
Es desde allí como esta investigación pretende resolver un problema de riesgo inminente
que se desarrolla al interior de una organización, y que como esta, habrá varias que
atraviesan por la difícil tarea de comprender su importancia en una actividad implícita en el
control de la calidad de las empresas del estado.
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CAPITULO 1
Tema Propuesto o Idea del Estudio
Investigar el riego que se presenta en un unidad de trabajo de la entidad Fondo de
Vigilancia y Seguridad de Bogotá donde se prevé un riego con consecuencias catastróficas
para entidad y el Distrito en procesos y operaciones relacionadas con adquisición de Bs y
Ss que van dirigidos a suplir de elementos que tiene que ver con la seguridad de la ciudad,
en particular con las organizaciones que tiene laboran con seguridad, justicia y convivencia
ciudadana. (Policía, Ejercito, DAS, SIJIN, Inspecciones de Policía Etc.
El tema esta relacionad con la creación de unos instrumentos de control ante el peligro de
dejar pasar procesos claves de calidad en la adquisición de Bs y Ss en el FVS. Es un
problema relacionado con falta de medidas de control para la adquisición de Bs y Ss. Para
nuestro caso que es el riesgo de adquirir equivocadamente bienes y servicios sin cumplir
con la norma establecida NTPGP-1000 que reza “contar con la opinión del proveedor en un
trabajo de muto beneficio” y también con una investigación en campo sobre la realidad de
la solicitud, lo cual puede establecer un grave problema financiero por perdida de la
inversión y problemas de oportunidad de entrega del servicio o bien por parte de la entidad
Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.
Esta investigación su enfoque debe ser cuantitativo. Lo cual urge de mediciones e
instrumentos de medición estadística para ser analizados.
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Línea de investigación
La línea de investigación que corresponde el asunto a investigar es Núcleo relacionada con
la cultura institucional y desarrollo humano y concomitante con Gestión Administrativa que
debe desarrollarse para alcanzar metas de una entidad cualquiera en el DC.
Es de cultura organizacional puesto que los hábitos contemplados en el buen funcionario
de la entidad en la aplicación de MESI, el NTGP-1000.
Es de gestión administrativa por que se corresponde al cada uno de los uncionarios hacer el
control y mejora de los estudios de riesgo de la entidad para evitar efectos catastróficos.
Para tener en cuenta:
· Delimitar el tema dentro de los marcos teórico y legal precisos. Teórico en lo relacionado
por la norma para esta clase de operaciones.
· Saber las fuentes pertinentes de consulta bibliográfica. Por observación. El manual de
funciones, al manual de contratación, Manual de Control Interno, Norma técnica de calidad.
· No repetir procesos de investigación ya desarrollados. No hay nada escrito.
· Minimizar la posibilidad de ocurrencia y recurrencia de errores de
Procedimiento. Crear un instrumento de control.
· Optimizar los recursos al delimitar y/o restringir las inversiones en
Procesos o procedimientos avalados en procesos anteriores. Establecer la alerta.
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CAPITULO 2
Planteamiento del Problema
La identificación del problema es la base fundamental para formular un proyecto,
especialmente de investigación puesto que el progreso y evolución del mismo está sujeto
permanentemente alrededor de analizar sus causas que para el caso que no debe ocupar en
esta investigación se corresponde a las causas catastróficas que puede ocurrir con la
adquisición de Bs y Ss equivocadamente lo cual puede ocasionar determinados impactos
con consecuencias financieras, perdida de la productividad, eficiencia y efectividad de toda
la empresa. Las soluciones pueden estar cerca a generar mejores controles de calidad.
Inicial inmersión
Con las características de una investigación de enfoque cualitativo y siguiendo las
recomendaciones de otros autores como las de Roberto Hernández Sampieri, la
investigación cualitativa tiene un paso o fase que la llama inmersión inicial sobre el asunto
de investigación, que no es otra cosa que ir ingresando al terreno que un no se conoce
totalmente, que se tiene una inicial aproximación, pero que se debe uno de enterar o iniciar
por algo que tenga relación o aproximación al tema a investigar.
Sin lugar a dudas que entrar en materia de investigación sobre un fenómeno que se viene
presentado muy repetitivo, y que ha tenido que solucionarse o corregirse, aun sin pérdida de
dinero considerable, este está latente de tener consecuencia catastróficas imaginables.
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Objetivos.
Es la dar a conocer los resultados de este estudio a los entes de control Interno, y al grupo
de Sistema Integral de Gestión, Control Interno, Jefes de Departamentos misionales y de
apoyo.
Dar ejemplo de desarrollo de estudios del riesgo, hasta alcanzar un estudio del riesgo
institucional.
Preguntas de Investigación.
Los controles son suficientes para evitar pérdidas financieras en la compra de Bs y Ss del
FVS
Hay controles de calidad en los procesos en la compra de Bs y Ss del FVS
Hay una directriz que establezca el control del riesgo en algún documento institucional para
la compra de Bs y Ss del FVS ?
Existen los mecanismos suficientes en la entidad para desarrollar esta gestión de control en
la compra de Bs y Ss del FVS?
Justificación
Este trabajo de investigación cualitativa puede juagar un papel muy importante tanto en el
ámbito de la prevención de riegos que puede generarse por la falta de controles o mejoras
en la calidad de los procesos misionales que tiene la entidad.
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Viabiliadad.
Los costos en que se pueden incurrir no existen en particular porque es una obligación del
funcionario que labora con el Distrito Capital, por ética y por Autocontrol.
El tiempo es muy corto, un mes mientras dura este curso pero se intentará dar productos
terminados.
Deficiencias en el conocimiento del problema.
Es una falta de instrucción, no tanto en manual de funciones, sino e la falta de que cada
funcionario haga parte de las practicas de grupos de calidad. Practica que no se conoce y
los beneficios que trae cuando el ejercicio se desarrolla rigurosamente.
La falta de conocimiento se debe a una falta de cultura organizacional donde los directivos
aprendan de una herramienta de gerencia como lo es el MECI y NTCGP-1000 y como
diseminarla o darla como hábito de la organización, como un todo. No hay compromiso de
las directivos para la realización de estos temas.
Definición del ambiente o contexto
En una organización donde el 90 por ciento de los funcionarios son removidos cada cinco
meses, es muy poco compromiso con la entidad, es muy poco lo que se puede avanzar en
materia de control y calidad. Los restantes escasos 5 o 10 % de funcionarios de planta, que
majan la memoria institucional, suplen innumerables funciones globales que impiden
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atender al trabajo de fondo que tiene la mejora en la calidad del servicio o función misional
de la entidad.
Cuando se desea emprender un proyecto se hace necesario tener la claridad
de las necesidades encontradas en cada una de las realidades de los diferentes contextos
como el que particularmente ocurre en la entidad centro de tención de este trabajo, el Fondo
de Vigilancia y seguridad, que al ser una entidad muy pequeña sus funcionarios en un 90%
son contratistas por lo que no hay seguimiento y control de proceso, como el que estamos
indagando, que de lograse establecer como norma de control un proyecto de mejora, es muy
complicado el crearlo, controlarlo y seguirlo por el trabajo recargado de las personas que
intentan ser memoria institucional. Lo cual puede ser no oportuno la realización del
mismo.
Hipótesis.
Trataremos de probar que existe un grave riesgo en la contratación para compra de Bs y Ss
al adquirirlos sin ningún control cruzado previo o elaboración de los Estudios Previos la
contratación estatal.
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CAPITULO 3
Revisión de la literatura
El materiales con que cuanta la investigación estarán centrados en los manuales de
funciones que es poco o nada lo que puede extraer o encontrar allí para el objeto de la
investigación, serviría para mirar en que parte esta la deficiencia e insertarla o cambiarla
gradualmente para incluirlo con la mejora esperada.
Tenemos los manuales de contratación que aparece como letra muerta, ya que la los
cambios de leyes y normas lo han hecho pasado de moda, lo mismo ocurre con el manual
del supervisor.
Nos queda las herramientas de las ISO 9000 y su representación en el estado colombiano
con la bautizada NTCGP-1000, que es la norma de calidad para mejoras y potenciar la
actividad productiva de una entidad como la nuestra.
Identificación de las Fuentes de Información primarias.
Las fuentes de información segundaria son las normas que en materia de gestión pública
están al orden como MECI, NTGP. Las fuentes primeria o directas se puede hallar en
encuestas a directivos como soporte sobre el posible hallazgo.
Delimitación de los alcances del Proyecto.
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Resultados: Son los indicadores medibles que se espera obtener al final del proceso. En
particular con el seguimiento que se hará una vez se oficialice la medida del control
justificado en la norma y mediante el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, Esta se
puede medir por el número de solicitudes que ingresa a la entidad, sobre el número de estas
con control establecida lo cual nos puede dar una índice de efectividad.
· Tiempo: Definir el tiempo de duración total del proyecto y los tiempos de duración de
cada una de las acciones. Permite establecer una secuencia lógica y cronológica entre las
diferentes etapas del proyecto. El tiempo es de un mes o quince días que dura este curso.
· Impactos: El impacto se vería si volviere a ocurrir lo cual produciría un impacto
catastrófico; por eso hay que desarrollar esta investigación como soporte a la legalización
del mismo. Son las afectaciones que se generarán con el desarrollo del proyecto.
Determinar los impactos tanto positivos como negativos que produce el desarrollo de un
proyecto orienta al investigador no sólo en el diseño de una propuesta de solución del
problema sino en las contingencias que se pueden presentar y las prevenciones necesarias.
· Acciones: El tiempo ara hacer y dejarlo terminado está entre el tiempo que existe, y los
recurso, son los de voluntad del funcionario y obligación. Estas deben estar en coherencia
con los objetivos del proyecto, el tiempo de duración del mismo y los recursos disponibles
para su desarrollo. Restringe la posibilidad de generar falsas expectativas tanto en el
investigador como en la comunidad que espera resultados con el desarrollo del proyecto.
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CAPITULO 4
METODOLOGIA
Es una investigación de enfoque cualitativo, no es pirobalística, con diseño etnográfico,
por tratar una organización en su interior y clásico por tratarse asuntos culturales propios de
una organización en las que las categorías son inducidas en el transcurrir de la
investigación.
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CAPITULO 5
PROPUESTA INTERVENCIÓN EVALUACIÒN Y SEGUIMIENTO
De acuerdo a la posibilidad limitada existente, es posible en torno a la posibilidad de
intervenir para que la posible mejora se produzca, es que el citado estudio sea presentado a
algunos de los directivos y gerencia si es posible, para que conozcan del asunto. En
particular es llevar estudio al grupo de SIG, y de allí para que la Oficina Asesora de
Planeación lo considere para que se actué de acuerdo a lo descubierto o analizado.
En cuando a la evaluación, es precisamente este ente de la entidad Oficina Asesora de
Planeación la que debería evaluar esta investigación y comentarios suscrito por el
investigador para socializarlos y aprobarlos en una lluvia de ideas.
En cuanto al seguimiento de la propuesta, esta cuanta con la creación de algún instrumento
de control adicional o anexo al existente para que se puedan medir la ejecución de la
medida. Con índice como solicitudes ingresadas, sobre solicitudes con control adicional;
nos da un coeficiente de cumplimiento.