Clase 10. Diseñando un sistema de palancas de control para la organización Control de Gestión Contexto “3M no es una compañía que innova en sus productos, son las personas que se desempeñan en ella las que lo hacen y la empresa da el ambiente y el espacio para poder hacerlo” explicó el gerente de innovación de 3M, Ari Bermann. Uno de los pilares está en su cultura, en ser creativos y aprender de los errores que se puedan cometer. • ¿Cuál es la clave de la innovación para 3M? • ¿Es la innovación de 3M un accidente? • ¿Por qué en general cuesta tanto innovar? • ¿Cómo podemos generar un sistema de control de gestión que motive la innovación? ¿Qué vamos a aprender en esta clase? • Resultado de Aprendizaje: Diseñar un sistema de palancas de control que permita a la organización mejorar su desempeño, aprovechar las oportunidades del medio y limitar los riesgos. Describir el proceso de control de la estrategia Describir las distintas palancas de control existentes Relacionar cada palanca con herramientas de control Control de la Estrategia ¿Cómo el entorno organizacional puede afectar a la estrategia? Importancia del conocimiento como bien competitivo Nuevas formas de organización Creciente competencia Productos y mercados que cambian rápidamente Control de la Estrategia • Para responder y moldear el entorno, se requiere una nueva teoría de control para gestionar la estrategia, que reconozca la necesidad de equilibrar las exigencias que están en conflicto. Es decir, controlar las tensiones inherentes entre: – – – – Libertad y limitación. Facultad y responsabilidad. Dirección de arriba hacia abajo y creatividad de abajo hacia arriba. Experimentación y eficiencia. Estrategia Control de la Estrategia Plan Patrón de acciones Posición competitiva Perspectiva general Henry Mintzberg Control de la Estrategia Estrategia como un plan Un curso de acción deseado conscientemente y definido de forma anticipada, con la finalidad de asegurar el logro de los objetivos de la empresa. Se relaciona fuertemente con la noción militar. Estrategia como un patrón de acciones Definir la estrategia como un plan no es suficiente, se necesita de una conducta. La estrategia debe ser coherente con el comportamiento. Control de la Estrategia Estrategia como una posición competitiva Estrategia como perspectiva general La estrategia es cualquier posición viable o forma de situar a la empresa en el entorno. Las firmas eligen diferentes formas de competir en un mercado. La estrategia consiste, no en elegir una posición, sino en arraigar compromisos en las formas de actuar o responder; es un concepto abstracto que representa para la organización lo que la personalidad para el individuo. La dinámica de controlar la estrategia de negocio • Los gerentes eficientes usan sistemas de control selectivamente para equilibrar las tensiones inherentes entre: 1. 2. 3. Las oportunidades ilimitadas y la atención limitada. Las estrategias deliberadas y emergentes. El interés personal y el deseo de contribuir. Poder Las tensiones organizacionales surgen cuando se intenta alinear: Las organizaciones La estrategia de negocio y El comportamiento humano Control El deseo de hacer lo correcto, conseguir logros, contribuir y crear, son subyacentes a estas tensiones. Para desencadenar este potencial, los gerentes deben superar los bloqueos organizacionales. La dinámica de controlar la estrategia de negocio • Los sistemas de control gerencial (SCG) tienen un papel importante en este proceso, ya que permiten: – Reducir el riesgo de tentaciones o presiones: los SCG deben especificar y hacer cumplir las reglas del juego de la organización. – Llevar la atención y los recursos a los individuos que buscan la oportunidad de conseguir logros, construir y apoyar objetivos claramente definidos. – Estimular la innovación, inspirar y motivar a los participantes de la organización a crear y buscar nuevas oportunidades. – Reducir el miedo a desafiar el statu quo, abrir el debate y diálogo organizacional y, de ese modo, gatillar el aprendizaje organizacional. Dinámicas asociada a las tensiones organizacionales • Existen tres dinámicas de la organización que reflejan las distintas facetas del negocio y que conducen a tensiones organizacionales, y que requieren reconciliarse y equilibrarse para permitir el control eficaz de la estrategia de negocio. Dinámica de crear valor Dinámica de la motivación humana Dinámica de crear una estrategia Dinámicas asociada a las tensiones organizacionales Dinámica de crear valor 1 Vincular individuos que pueden identificar oportunidades y movilizar recursos disponibles para transformar esas oportunidades en resultado de valor. Equilibrio entre oportunidad y atención Fuente: Palancas de control, Robert Simons, Harvard Business School Dinámicas asociada a las tensiones organizacionales Dinámica de crear una Estrategia 2 Equilibrio entre estrategia deliberada y estrategia emergente. Aunque compiten, no son mutuamente excluyentes. Fuente: Palancas de control, Robert Simons, Harvard Business School Dinámicas asociada a las tensiones organizacionales Dinámica de la motivación humana 3 Conciliar el interés personal con el deseo de contribuir, considerando las limitantes asociadas al bloqueo organizacional. 1. El deseo de hacer lo correcto (las cosas bien) 2. El deseo de conseguir logros y contribuir 3. El deseo de crear Palancas de Control • ¿Los gerentes saben comunicar los valores claves del negocio de una forma clara y oportuna para que los empleados los adopten? • ¿Los gerentes pueden claramente identificar acciones y comportamientos que están fuera de los límites? • ¿Cómo los gerentes monitorean las variables críticas de desempeño de la organización? – ¿Los sistemas de control y diagnóstico son adecuados para monitorear las variables críticas de desempeño? • ¿Los sistemas de control son interactivos y están diseñados para estimular el aprendizaje de la organización? Palancas de Control Definición Palancas de Control Sistema innovador para controlar la estrategia de negocio y prevenir los riesgos, buscando guiar a los gerentes en el uso de sistemas innovadores de control para conducir la renovación estratégica. • Clave es asumir un enfoque total de riesgos con una visión mucho más global: – Riesgo estratégico: La forma de competir y la relación con el entorno. – Tensiones organizacionales internas: Representan barreras para poder ejecutar la estrategia seleccionada con éxito. Palancas de Control ¿Cuáles son las palancas de control propuestas por Robert Simons? Sistema de control y Sistemas de Diagnóstico creencias Las Palancas de Control Sistemas límite Sistemas de control interactivo Palancas de Control ¿Qué problemas permiten resolver las palancas de control? Riesgo estratégico (la forma de competir y la relación con el entorno) Tensiones organizacionales internas (Representan barreras para poder ejecutar la estrategia seleccionada con éxito) Incertidumbre estratégica (invalidan o amenazan la actual estrategia de la empresa, son propias de cada negocio, y dependen de la estrategia y la visión Sistema de creencias Definición • Sistemas utilizados para guiar el compromiso con la visión de la organización. • Articula valores y direcciona lo esperado por los gerentes. • Inspiran y dirigen la búsqueda organizacional dentro del espacio de oportunidad (ámbito dentro del cual se pueden buscar nuevas oportunidades). Herramientas del Control de Gestión • Declaración de misión, visión, credos, la cultura y los valores centrales. Sistema de creencias OPORTUNIDAD Y ATENCIÓN Sistemas para expandir la búsqueda de oportunidades y el aprendizaje ESTRATEGIA SISTEMA DE CREENCIAS Sistemas para enmarcar el terreno estratégico Es clave el compromiso de los directivos Valores centrales Estrategia como "perspectiva". Obtener compromiso con el gran propósito ESTRATEGIA Tienen el objetivo de generar compromiso con determinados valores esenciales (Core values) Sistema de creencias: Ejemplo Misión “Ser reconocida como una entidad líder e innovadora en comunicaciones y servicios de valor agregado, de alcance internacional, basada en la gestión de calidad total, sus valores y la economía del conocimiento, promovida por la satisfacción de sus clientes, accionistas y empleados”. Se asocia con la definición de misión, credo y cultura: Cómo crea valor la organización El nivel de rendimiento al que se aspira La conducta que se espera de las personas Sistema de límites Definición • Restringe la conducta dentro de un marco de acción asociado al control de riesgo potenciales. • Prohibiciones ligadas a sanciones definidas y amenazas creíbles de castigo. • Limita el comportamiento de búsqueda de oportunidades (define el territorio para cada participante). Herramientas del Control de Gestión • Códigos de ética, códigos de conducta, métodos predefinidos de planeación estratégica, regulaciones, pautas operacionales. • Normativas de procedimientos, regulaciones. Sistema de límites OPORTUNIDAD Y ATENCIÓN Sistemas para concentrar la búsqueda y la atención ESTRATEGIA Sistemas para Deben ser claros para evitar enmarcar el racionalizar terreno conductas estratégico erróneas al probar respuestas nuevas ante una incertidumbre SISTEMA DE LÍMITES Riesgos a ser evitados Estrategia Estrategia como “posición”. Demarcar el territorio. Existen límites tanto comerciales como límites estratégicos. Sistema de límites Ejemplo de sistema de límites Estos sistemas pueden verse como restrictivos o liberadores: - Limitan las actividades de búsqueda de oportunidades a un ámbito definido. - Evitan que los gerentes presionen a sus subordinados para que cometan algún acto “equivocado”. 10 Mandamientos de la biblia 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Amarás a Dios sobre todas las cosas. No dirás el nombre de Dios en vano. Santificarás las fiestas. Honrarás a tu padre y a tu madre. No matarás. No cometerás actos impuros. No robarás. No darás falsos testimonios ni mentiras. 9. No consentirás pensamientos ni deseos impuros. 10.No codiciarás los bienes ajenos. Sistema de control diagnóstico Definición • Monitorea (mide) los resultados organizacionales y corrige desviaciones con respecto a estándares predeterminados de desempeño a partir de una retroalimentación, para controlar que se implementen correctamente la estrategia y los planes. • Permiten la asignación eficaz de recursos, definir metas, brindar motivación, evaluar ex post, liberar la escasa atención gerencial. • Miden la evolución de los FCE o áreas clave. • Control por excepción: revisión de desvíos importantes (control por resultados). Herramientas del Control de Gestión • Estándar de desempeño, control presupuestario, esquema de incentivos. CMI, tablero de control. Sistema de control diagnóstico • Diferentes estrategias tienen diferentes variables críticas y precisan distintos SCyD. A medida que la estrategia cambia, también lo hacen las variables críticas de rendimiento. • Existen tres momentos en que los gerentes deben depositar su atención en los sistemas de control y diagnóstico: – Al inicio del proceso de construcción de los sistemas, en la fijación y negociación de metas; – Durante el proceso de implementación del sistema a través de la recepción de informes de actualización y excepción; – En el seguimiento de las excepciones significativas. • La implementación del control es difícil sobre algo novedoso, debido a los pocos parámetros de comparación. Por otro lado como los resultados se deben poder medir, es difícil monitorear conceptos nebulosos como, “éxito”, “bueno”, “calidad”. Sistema de control diagnóstico OPORTUNIDAD Y ATENCIÓN Sistemas para concentrar la búsqueda y la atención ESTRATEGIA Estrategia Sistemas para formular e implementar la estrategia Son esenciales para implementar las estrategias propuestas (deliberadas). Estrategia como "plan". Hacer el trabajo. Variables críticas de rendimiento SISTEMAS DE CONTROL Y DIAGNÓSTICO Los SCyD son utilizados para motivar, controlar y recompensar el logro de metas específicas. Sistema de control diagnóstico “Son sistemas de retroalimentación que monitorean los resultados de la organización y corrigen las desviaciones de las normas prefijadas de rendimiento”. Ejemplo Presupuestos Sistema de control interactivo Definición • Destinados a estimular el aprendizaje organizacional y el surgimiento de nuevas ideas y estrategias. • Busca concentrar la atención en las incertidumbres estratégicas y provocar el surgimiento de nuevas iniciativas y estrategias. • Se centra en información estratégica importante para todos los niveles. • La interacción entre empleado y dirección es clave. Herramientas del Control de Gestión • Concursos de innovación, sistema de manejo de proyectos, sistema de planificación de utilidades, sistema de vigilancia competitiva, proceso de discusión del CMI. • Libro de sugerencias, link web directo de conversación con gerencia o comité de ideas donde cualquiera pueda generar una reunión. Sistema de control interactivo • Sistemas usados por los directivos para involucrarse e interactuar en las actividades de decisión de los empleados respecto a incertidumbres estratégicas (cambios tecnológicos, tendencia de clientes, competencia, cambios normativos, etc.), buscando mitigar la incertidumbre que proporciona el déficit o escasez de información. • Brindan marcos de referencia, y motivan la recolección de información fuera de los canales de rutina. • Su uso es imprescindible cuando las incertidumbres estratégicas requieren la búsqueda de nuevas oportunidades ya que sirven para construir una presión interna que rompa con las estrechas rutinas y alienta el surgimiento de nuevas iniciativas estratégicas. • Usar muchos sistemas interactivamente sobrecarga a la empresa. Sistema de control interactivo • Este sistema se usa para guiar el surgimiento de estrategias de abajo hacia arriba y supervisar que las nuevas ideas sigan su trayectoria. La búsqueda de la pregunta correcta en las incertidumbres estratégicas se debe a que trabaja sobre probables hechos futuros. • Características de los sistemas de control interactivo: – La información del sistema es un tema importante al que se abocan los niveles más altos de la gerencia. – Exige atención frecuente y regular de los gerentes en todos los niveles organizacionales. – Los datos se interpretan y discuten en reuniones (se desafía a explicar cambios imprevistos y los supuestos en los análisis y planes de acción) – Su implementación requiere que exista confianza mutua entre los participantes. Sistema de control interactivo Requiere sistemas de información para que los gerentes se involucren regular y personalmente en las actividades de decisión de los subordinados. Sistemas para formular e implementar la estrategia OPORTUNIDAD Y ATENCIÓN Sistemas para expandir la búsqueda de oportunidades y el aprendizaje Estrategia como "patrones de acción". Posicionamiento para el futuro. Incertidumbres estratégicas SISTEMAS DE CONTROL INTERACTIVO Estrategia Un sistema de control interactivo focaliza la atención en los patrones de cambio. Sistema de control interno • Son sistemas, estructuras y personal que inspeccionan y equilibran la protección de almacenamiento documentario duplicado, inadecuado o errado. • Buscan prevenir la ineficiencia en el procesamiento de transacciones, decisiones defectuosas basadas en datos erróneos, fraude. Estrategia del negocio Información Confiable y Protección de Activos Estructura Sistemas Staff ¿Qué hemos aprendido en esta clase? Sistema de creencias Sistema de límites Objetivos Estrategia Insumos propuesta (estrategia no llevada a cabo) Procesos Resultados Estrat. Propuesta Sistema de Control y Diagnóstico Debate y diálogo Estrategia emergente Espacio de oportunidad Estrategia llevadas a cabo Incertid. Estrat. S. Control Interact Sistema de control interactivo
