colegio

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y ALMACEN
ELABORADO POR: Jefe de Compras y Almacén
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Representante de la Dirección y/o
Coordinador de Calidad
Director Administrativo y/o
Rector
Fecha de Aprobación: 17/09/2015
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS Y ALMACEN
PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO
VERSIÓN: 06
FECHA:
17/09/2015
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1. OBJETIVO
Establecer parámetros para la adquisición de materiales, equipos, insumos y servicios
necesarios para el correcto funcionamiento de los procesos del Colegio Británico de
Cartagena.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica a todas las compras de materiales, equipos, insumos y
servicios en el Colegio Británico de Cartagena.
3. DEFINICIONES
 CBC: Corporación Educativa Colegio Británico de Cartagena o Colegio Británico.
 Proveedor: Persona Natural o Jurídica cuyo objetivo principal es suministrar bienes
o servicios.
 Proveedor Crítico: Es aquel proveedor cuyo producto o servicio tiene gran impacto
en la prestación del servicio educativo. La falta, omisión, retraso o falla del producto
o servicio imposibilita la prestación del servicio ofrecido por el CBC.
 Proveedor No Crítico: Corresponde a aquel proveedor cuyo producto o servicio no
tiene gran impacto en la prestación del servicio educativo. No representa un mayor
impacto o relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones propias de la
Institución.
 Libros: Es un material didáctico impreso y encuadernado que contiene información
básica para apoyar, facilitar y estimular el aprendizaje en la prestación del servicio
educativo.
 No Libros: Todo tipo de material didáctico que no entran en la categoría de libros y
que representan un importante fuente de información en la prestación del servicio
educativo.
 Insumo: Corresponde a los demás materiales requeridos para las actividades diarias
de la Organización. Al ser considerados como artículos de disponibilidad comercial
pueden ser adquiridos rápidamente.
 Cotización: Documento que describe la propuesta económica de un proveedor de
un bien o servicio en un determinado momento y lugar.
 Orden de Compra: Documento comercial que soporta las condiciones del negocio
pactadas con el proveedor, y que debe estar soportado por una cotización.
 Documento de Cobro: Documento que reemplaza la factura para personas que
pertenecen al régimen simplificado.
 Remisión: Documento donde el proveedor registra las cantidades de los materiales
y/o servicios que despacha y a su vez, nosotros como clientes recibimos.
 Selección de Proveedores: Documento utilizado para la selección objetiva y
precisa del proveedor de bienes y/o servicios.
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COMPRAS Y ALMACEN
PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO


4.



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Evaluación del Proveedor: Clasificación del proveedor teniendo en cuenta unos
criterios y puntajes.
Reevaluación del Proveedor: Evaluar nuevamente al proveedor dependiendo del
puntaje obtenido en la evaluación.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma ISO 9001:2008
Guía GTC 200
Manual de Políticas
5. CONTENIDO
ACTIVIDAD
1. Requerimiento
de
suministro
de
materiales
Durante el transcurso del año, los profesores y
personal de administración realizan pedidos de
útiles y materiales periódicamente. Para esto deben
diligenciar el formato de Pedido de Materiales.
REGISTRO
Formato de
pedido de
materiales,
Requerimiento
de Matriz de
Compras y
Almacén
RESPONSABLE
Jefe de Sección,
Jefe de Compras
y Almacén
Para insumos del normal funcionamiento, no es
necesario el requerimiento. El Jefe de compras es
autónomo en la adquisición de dichos bienes y
servicios.
Tales como lápices, cuadernos,
borradores, productos de aseo y cafetería.
Requerimiento por otros conceptos: ver Matriz de
compras y almacén.
2. Autorización
de
requerimientos
de
materiales
Los pedidos de los profesores deben ser autorizados
por los Coordinadores de Nivel.
Formato de
Pedido de
Materiales
autorizados,
Matriz de
En ocasiones hay gastos que no están Autorización de
contemplados en el presupuesto, para su Requerimiento
aprobación es necesario el visto bueno del Director de Matriz de
Administrativo.
Compras y
Almacén
Autorización de requerimiento por otros conceptos:
Coordinador de
Nivel y/o Director
Administrativo
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PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
ver Matriz de compras y almacén.
3. Verificación de existencia de materiales Plantilla de
y/o materia prima
Excel
El Jefe de Compras y Almacén verifica que se
cuente con el stock mínimo de materiales o insumos
para cumplir con las solicitudes del Colegio a
excepción de la cafetería escolar.
Jefe de Compras
y Almacén,
Administrador de
Cafetería y/o
Asistente de
Cafetería
En caso de no contar con la cantidad suficiente, se
realiza el pedido al proveedor.
En el caso de la Cafetería Escolar el Administrador
de la Cafetería y/o la Secretaria de Cafetería Escolar
son los encargados de verificar el stock de insumos
y/o materia prima.
4. Cotización de materiales
Solicitud de
Se solicitan cotizaciones a los proveedores Cotización
escogidos cuando sea necesario, estas pueden ser
solicitadas telefónicamente o por e-mail.
Jefe de Compras
y Almacén
Para las compras que tienen proveedor exclusivo,
no se requieren cotizaciones.
Cotización por otros conceptos: ver Matriz de
compras y almacén.
5. Selección del Proveedor de materiales
El Jefe de Compras y Almacén escoge al proveedor
con base en el análisis de las cotizaciones recibidas
y la calificación de la selección de acuerdo con los
criterios de cada aspecto establecido en el formato
de Selección de Proveedor.
Sólo pueden ser aceptados como
materiales críticos de impacto
personas o empresas que en la
obtenido un puntaje mayor a 70%.
control crítico de materiales en
proveedores de
alto, aquellas
selección hayan
Ver cuadro de
el ítem 6.
Selección de
Proveedores,
Selección de
Proveedor en
Matriz de
Compras y
Almacén
Jefe de Compras
y Almacén
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MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
No aplica selección para los proveedores exclusivos
y/o que ingresaron antes de la implementación del
SGC.
Selección de proveedor por otros conceptos: ver
Matriz de compras y almacén.
6. Identificación de Proveedores
Se definen los posibles proveedores con base en
las especificaciones de materiales o insumos que
son requeridos.
Formato de
Creación y
Actualización de
proveedores
Jefe de Compras
y Almacén
A partir de la implementación del Procedimiento de
Compras del Sistema de Gestión de Calidad toda
Persona Jurídica o Natural que quiera ingresar a la
nómina de Proveedores se le diligencia el Formato
de Creación y Actualización de proveedores. Los
que ingresaron antes no se les diligenció este
formato.
Los Proveedores antiguos y/o exclusivos con
quienes no se haya sostenido relaciones
comerciales durante el último año, deberán
suministrar nuevamente el RUT y hacerle una
actualización al reactivarse estas.
7. Solicitud de Compra de materiales
Una vez seleccionado el proveedor, el Jefe de
Compras y Almacén procede a diligenciar el formato
de Orden de Compra en la base de datos de Excel
especificando las condiciones de compra. Se le
asigna una numeración de acuerdo con el
consecutivo.
Orden de
Compra,
Base de datos
de Excel,
Solicitud de
Compra en
Matriz de
Compras y
Solicitud de compra por otros conceptos: ver Matriz Almacén
de compras y almacén.
Jefe de Compas
Almacén
8. Autorización de la compra de materiales
Autorización en
El Director Administrativo es quien autoriza las Orden de
solicitudes de compras.
Compra,
Director
Administrativo
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MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD
Las compras hechas por la dirección no requieren
de cotización, ni autorización, solamente sobre la
factura debe rezar que la compra fue realizada por
la Dirección.
REGISTRO
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RESPONSABLE
Autorización de
la Compra en
Matriz de
Compras y
Almacén
Autorización de compra por otros conceptos: ver
Matriz de compras y almacén.
9. Pedido de materiales al proveedor
Comunicación
Ya debidamente diligenciada y aprobada la orden de envío y/o
de compra, es enviada al proveedor.
firma de
recibido de
Orden de
Compra
Jefe de Compras
y Almacén
10. Recepción de la compra
Factura y/o
La persona encargada de la recepción de las Remisión
compras, verifica que los productos recibidos y
relacionados en la factura y/o remisión cumplan con
las características y condiciones relacionadas en la
orden de compra.
Jefe de Compras
y Almacén
El Jefe de Compras se encarga de la verificación de
materiales propias del funcionamiento escolar, la
Secretaria de Cafetería se encara de las de la
cafetería escolar.
Cuando un producto o insumo tiene requisitos
especiales, el jefe de compra debe verificar el
producto recibido junto con la persona solicitante.
En caso de que los productos no reúnan las
condiciones requeridas, el jefe de compras debe
hacer la devolución al proveedor de manera
inmediata, para que el proveedor reemplace el
producto por uno de mejor calidad. En la cafetería
escolar la persona encargada de realizar las
devoluciones es su Administrador.
Para el caso de los proveedores de servicios se
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MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
verificará la calidad y satisfacción del servicio
adquirido a través del encargado de su supervisión.
La recepción de compras de la Cafetería Escolar se
realiza de acuerdo con el instructivo de Recepción
de
Materia
Prima
en
Cafetería
Escolar,
perteneciente al procedimiento de Cafetería Escolar.
11. Ingreso y registro en almacén de Entrada de
materiales
Almacén en
El Jefe de Compras y Almacén recibe y verifica el inventario
pedido, hace el ingreso al almacén, y realiza los
registros correspondientes en el software de
inventario.
Jefe de Compras
y Almacén
12. Almacenamiento de materiales
Reporte de
Para el almacenaje de los materiales se dispone de inventario –
una bodega con estantes donde se ubican los Software
materiales teniendo en cuenta las especificaciones y
en lo posible con su ficha técnica de cada producto,
para ejercer un control sobre los mismos y para
garantizar su integridad.
Jefe de Compras
y Almacén
El almacenamiento en materia prima en la Cafetería
Escolar se realiza de acuerdo con el instructivo de
Almacenamiento de Materia Prima de la Cafetería
Escolar, perteneciente al procedimiento de Cafetería
Escolar.
13. Recepción y registro de factura de
materiales
El Jefe de Compras y Almacén recibe la factura y
verifica el cumplimiento de los requisitos legales
(Ver Políticas de Compras en el Manual de Políticas),
coloca su visto bueno de aceptación y la remite al
Auxiliar Contable, con todos los anexos, para ser
relacionada en la bitácora de documentos de
contabilidad y hacer su posterior pago.
La factura por otros conceptos es verificada por la
Factura
verificada,
Bitácora de
Documentos
para
Contabilidad,
Documento de
cobro
Jefe de Compras
y Almacén,
Persona que
solicita o
supervisa el
producto y/o
servicio,
Auxiliar de
Contabilidad
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ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
persona que solicita o supervisa el producto y/o
servicio y/o el Auxiliar de Contabilidad.
Cuando
el proveedor pertenece al Régimen
Simplificado se le diligencia un documento de cobro
que reemplaza la factura.
14. Evaluación
y
Reevaluación
de
Proveedores
Se realiza cada año mediante el formato de
Evaluación de Proveedores.
Éste evalúa el
desempeño de cada proveedor durante el período
de acuerdo con los aspectos establecidos y los
criterios de cada aspecto.
Evaluación de
Proveedores de
Materiales,
Evaluación de
Proveedores de
Servicios,
Evaluación y
reevaluación de
Para la Reevaluación se utiliza el mismo formato de Matriz de
la evaluación. Ésta se hará anualmente.
Compras y
Almacén
Evaluación y reevaluación por otros conceptos: ver
Matriz de compras y almacén.
Jefe de Compras
y Almacén
15. Compras por caja menor
Recibos de pago
Estas compras son hechas directamente por el Jefe y/o facturas
de Compras y Almacén. Para esto el jefe de
Compras tiene asignada una tarjeta débito.
Jefe de compras
y Almacén
Una vez gastado el fondo asignado para estas
compras, el jefe de compras realiza el trámite para
su reembolso.
16. Reembolsos por Compra
El personal que incurra en gastos autorizados de
acuerdo con sus responsabilidades, deberá
presentar
los
debidos
soportes
para
el
diligenciamiento del reembolso.
El reembolso es autorizado por
Administrativo.
El Auxiliar tesorería efectúa el pago.
el
Director
Recibos de Pago
con firma de
autorización de
pago.
Personal que
incurra en gastos,
Director
Administrativo,
Auxiliar Tesorería
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PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD
REGISTRO
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RESPONSABLE
17. Compras de Carácter Urgente
Orden de
El Director Administrativo podrá autorizar la orden compra sin
de compra inmediatamente, sin importar la no cotizaciones
presentación de cotizaciones ni el valor de la
compra.
Dirección
Administrativa,
Jefe de Compras
18. Inventarios
Software de
Se mantiene inventario centralizado y actualizado Inventario
que asegure una apropiada existencia de equipos.
actualizado
Jefe de Compras
y Almacén
6. CUADRO CONTROL DE PROVEEDORES
Material y/o Servicio
Libros
No Libros
Material Didáctico
Consumo Docente
Servicios Profesionales
Servicio Transporte Escolar
Servicio de Cafetería
Muebles y Equipos Admon
Muebles y Equipos Escolar
Insumos de Mantenimiento
Insumos de Aseo
Insumos de Oficina
7.









Tipo de
Proveedor
Producto
Producto
Producto
Producto
producto
producto
producto
producto
producto
producto
producto
producto
Impacto en
el Servicio
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Alto
Medio
Medio
Bajo
Bajo
Bajo
Control Aplicable
Planeación presupuestal
Planeación presupuestal
Control de inventario
Control de inventario
Supervisión del Contrato
Supervisión del Contrato
Supervisión del Contrato
Control de Inventario
Control de Inventario
Control de Inventario
Control de Inventario
Control de Inventario
ANEXOS
Formato de pedido de materiales
Matriz de Compras
Formato de Pedido de Materiales por Aseo y Mantenimiento
Formato de Pedido de Materiales autorizados
Software de Inventario
Formato de Creación y Actualización de proveedores
Solicitud de Cotización
Selección de Proveedores
Evaluación de Proveedores de Materiales
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS Y ALMACEN
PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO











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Evaluación de Proveedores de Servicios
Orden de Compra
Comunicación de envío y/o firma de recibido de Orden de Compra
Factura
Documento de cobro
Remisión
Inventario
Bitácora de Documentos para Contabilidad
Recibo de Caja Menor
Recibos de Pago
Contrato de Prestación de Servicios
8. ACTUALIZACIONES
FECHA DE
MODIFICACION
29/07/2011
06/12/2011
06/12/2011
14/02/2012
14/02/2012
12/04/2012
12/04/2012
19/11/2014
19/11/2014
19/11/2014
PARTE MODIFICADA
NUMERO DE
VERSION
MODIFICACIONES
Aprobación
del
procedimiento
Formato de Pedido de
Materiales
01
No aplica
02
Formato de Pedido de
Materiales
Encabezado
de
Registros y formatos.
Formato de Pedido de
Materiales
Modificación de todo
el procedimiento
02
Se agregó documento
Se modificó actividad
3
Se modificó actividad
10
04
05
Se modificó actividad
12
05
Se invirtieron los campos de
artículo y
descripción
del
artículo.
Se agregó una línea de
observaciones.
Se identificó el procedimiento al
que pertenecen los registros.
Se agregó campo para fecha de
recibido y fecha de entrega
Se tuvo en cuenta las compras
manejadas
fuera
del
departamento de compras.
Matriz de compras
Se agregó verificación de stock
por parte de cafetería escolar.
Se hace alusión al instructivo de
recepción de materia prima en
Cafetería Escolar.
Se hace alusión al instructivo de
almacenamiento de materia
prima en Cafetería Escolar.
03
03
04
05
PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS Y ALMACEN
PROCESO DE DOTACION Y
MANTENIMIENTO
FECHA DE
MODIFICACION
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PARTE MODIFICADA
Todo el documento
Jefe de Compras y
Almacén
NUMERO DE
VERSION
06
Coordinador de Calidad
y/o Representante de
la Dirección
VERSIÓN: 06
FECHA:
17/09/2015
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MODIFICACIONES
Revisión
y
procedimiento
ajuste
del
Director Administrativo
y/o Rector