Cómo hacer un Plan de negocio para una pequeña empresa AGOSTO 20, 2019 Por Ignacio Jaén Dejar un comentario El Plan de negocio o Plan de empresa es una reflexión y/o un documento en el que se determinan los aspectos más importantes para conseguir la viabilidad del negocio. No se trata de un acto de «buenismo» en el que plasmamos nuestros deseos acerca de nuestro negocio, sino que el Plan de negocio es un documento de trabajo para evaluar si es factible llevar a cabo ese proyecto, cuáles son los recursos y las cosas que debemos tener en cuenta para que tenga éxito y en qué plazo vamos a conseguir el equilibrio entre inversiones e ingresos. Por tanto, el Plan de negocio es un documento que nos puede servir para convencer a otros de que nuestro proyecto es viable, pero fundamentalmente nos tiene que servir a nosotros mismos para entender los aspectos más importantes de nuestro propio proyecto. En este artículo vamos a ver las diferentes partes del Plan de negocio y algunos recomendaciones para que se convierta en el elemento que dirija nuestro emprendimiento. EBOOK Descarga gratis este ebook con el contenido del artículo y compártelo con tu equipo. Contenidos de este artículo: Antes de comenzar el Plan de negocio Resumen Ejecutivo Presentación del Proyecto Análisis DAFO Estudio de Mercado Estrategia Comercial (Plan de Marketing) Producción y Recursos Humanos Análisis económico financiero Antes de comenzar el Plan de negocio Antes de comenzar a elaborar el Plan de negocio debemos buscar toda la información que nos va a hacer falta para documentar nuestro proyecto. Esto en sí mismo es ya un paso muy positivo para nuestro proyecto, puesto que nos va a obligar a reflexionar sobre aquellos aspectos que son más importantes y sobre las fortalezas y debilidades de nuestro negocio. Así que, aunque nunca llegues a completar un documento formalmente, plantearte hacer un Plan de negocio es bueno porque te permitirá conocerte mejor, resolver antes de empezar algunas dudas o errores que podías cometer por falta de previsión y preparar mejor cualquier tipo de encuentro con posibles socios, inversores, partners o clientes potenciales. Desde mi experiencia, llevo más de 20 años metido en la gestión de proyectos y en el asesoramiento a emprendedores, aquellos proyectos que tienen un Plan de negocio son mucho más sólidos, confiables y previsibles que aquellos que no lo tienen. Mi primer consejo es: tómatelo en serio y hazlo por ti, sin engañarte y siendo un poco pesimista en tus valoraciones. Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo de tu Plan de negocio es lo primero que va a ver cualquier persona ajena al proyecto. Se trata de una breve descripción de tu negocio que va a servir como presentación y que, queramos o no, va a ser el primer filtro para decidir si se sigue leyendo el documento se descarta por falta de solvencia. Por tanto, debemos preparar el resumen ejecutivo del Plan de negocio al final del mismo, aunque formalmente esté al principio. Y esto es algo que muy pocas veces se hace. Tenemos en nuestra cabeza como emprendedores una idea muy clara de lo que es nuestro proyecto (normalmente una visión idealizada y alejada de la realidad) y si escribimos al principio el resumen ejecutivo vamos a trasladar esa visión sesgada a nuestro inversor o partner. A la hora de redactar este resumen ejecutivo, debes resolver 5 dudas que va a tener la persona que lo lea: 1. ¿Cuál es la oportunidad de negocio? Todos pensamos que nuestro proyecto es único y que venimos al mundo para descubrir la piedra filosofal, pero la realidad es que en la mayoría de las ocasiones el proyecto es bastante habitual. Sin embargo, aunque vayamos a montar un bar como hay otros muchos en el mundo, existe algo que nosotros hemos considerado que hace interesante nuestro bar. Eso es la oportunidad de negocio. Nuestro Plan de negocio debe convencer a un inversor o a un posible socio de que existe una oportunidad para resolver algo en el mercado y que nosotros tenemos la clave de ello en este momento. 2. ¿Cuál es la propuesta de valor? Como ya te he comentado antes, podemos montar un bar, pero ¿cómo nos vamos a diferenciar del resto? ¿Qué vamos a aportar al mundo de los bares que no está resuelto en ese lugar donde tú quieres montar el bar? Esa es la propuesta de valor. Y es importante porque si convencemos de que hay una necesidad y una solución ahora, es probable que seamos más convincentes. 3. ¿Quién es tu cliente ideal? Esta pregunta se la hago yo a mis clientes siempre. Debes distinguir entre un cliente ideal, alguien que compra tu producto o tu servicio porque está muy convencido de que eres la mejor opción del mercado, y tu cliente potencial, alguien que puede comprar tu producto o servicio porque consume productos o servicios similares, se encuentra en el mismo entorno geográfico o temporal que tú y por tanto, podría entrar en tu bar, en tu tienda online o en tu consultoría. Si vas a montar una tienda online, tu cliente potencial es todo aquel que tenga acceso a Internet y un medio de pago. Puedes reducirlo en función del producto o de tu capacidad logística, pero eso poco determinante. Tu cliente ideal, sin embargo, tiene una motivación emocional para comprar tu producto. Comparte contigo una forma de ver la vida, de consumir y de resolver sus necesidades. Va a ser tu cliente más fiel y el mejor prescrito de tu negocio. Es el que te va a atraer a otros clientes y el que va a hacer que tu negocio sea rentable. Si quieres aprender a enfocar tu negocio y tu marca a tu cliente ideal te recomiendo que leas estos dos artículos “Creación de perfiles de clientes: buyer persona” y “Estrategia de Branding: cómo construir una marca sólida“. 4. ¿Quién es el equipo promotor? Otro de los aspectos más importantes del Plan de negocio y del resumen ejecutivo es quién es el equipo promotor, qué fortalezas tiene y por qué esa estructura de personal y dirección va a hacer nuestro proyecto un negocio de éxito. Hay veces que el equipo promotor es tan relevante por su liderazgo, su capacidad de relaciones o de prescripción o su talento que da igual si el proyecto no tiene nada relevante porque el valor diferencial es precisamente el equipo promotor. Imagina montar un negocio con una estrella mediática del cine o del deporte. Su capacidad de atraer la atención de medios de comunicación, fans y otras celebridades haría del negocio un éxito a poco que el producto o servicio sea atractivo. 5. ¿Qué inversión es necesaria y cómo se va a recuperar? Y finalmente, el dinero, el vil metal. No olvides que un negocio es una forma de ganarse la vida, por tanto, será importante saber si hace falta mucho, poco y en cuánto tiempo se va a poder recuperar ese dinero. En el resumen ejecutivo de tu Plan de negocio no olvides hacer una breve síntesis de los recursos económicos o materiales necesarios y cuál es el plazo de devolución, así como la rentabilidad que se va a obtener por prestar esos recursos. Con estos cinco puntos bien explicados, de forma breve pero resolutiva, tendrás un resumen ejecutivo en tu Plan de negocio que te servirá para abrir puertas y conseguir oportunidades de financiación o de asociación. El resto del documento es una ampliación de los puntos anteriores para aquellas personas que quieran profundizar. Mi segundo consejo es: convierte estas páginas en algo que no pueda rechazar nadie, porque serán el primer paso para el éxito de tu negocio. Presentación del Proyecto Es necesario que en el Plan de negocio expliques la estructura de tu equipo, los recursos que tienes y que te hacen tener una diferencia competitiva. También debes explicar de forma exhaustiva cuál es la oportunidad de negocio y tu propuesta de valor. Esta es la parte más importante porque si alguien está interesado en invertir o en convertirse en un partner de tu proyecto va a ser porque le convenzas de que tú tienes la llave de una oportunidad. En esta parte del Plan de negocio también debes explicar cuestiones más filosóficas pero igualmente importantes. Casi todas las decisiones que tomamos son emocionales, por lo que el por qué, el cómo y el qué de tu negocio van a ser determinantes para conseguir una vinculación emocional con tu cliente ideal. Por eso debes explicar tu misión, tu visión y tus valores corporativos. La misión: en un negocio la misión es básicamente el qué y el cómo de lo que vamos a hacer. Se trata de explicar cuál es el objeto del negocio. En este sentido, hay que ser muy prosaico y no vestir demasiado este concepto. Si tienes una tienda de barrio explica que se trata de un comercio de alimentación, especializado en productos frescos, de temporada, que cuida la atención al cliente y la calidad del producto. La visión: este concepto es mucho más emotivo. Desde un punto de vista estratégico, la misión sería el punto de partida de tu negocio y la visión sería el punto de llegada, dentro de unos años. Por tanto, cuando hables de tu visión habla de quién quieres ser dentro de unos años (unos cuantos años) y plantéalo como un objetivo ambicioso. Normalmente se dicen cosas como queremos ser un punto de referencia en la alimentación de calidad para nuestro barrio; queremos que nuestros clientes sean parte de nosotros, nuestros amigos. Los valores corporativos: en este punto debes explicar cómo vas a llegar desde el punto de salida al punto de destino. Es la forma de recorrer ese camino y se explica a través de una serie de adjetivos, verbos o sustantivos que explican las cosas que te preocupan. Los valores corporativos sueles ser palabras como concienciados con la sostenibilidad, involucrados en el desarrollo de productos innovadores o preocupados por el crecimiento social. En esta parte del Plan de negocio los conceptos que expliques deberán tener un enfoque estratégico, puesto que posteriormente volverás a hablar de esos mismos conceptos pero desde un punto de vista más específico y táctico. Mi tercer consejo es: sé inspirador, pero no te flipes con esta parte. La mayoría de las personas que vemos planes de negocio ya sabemos que el que lo escribe está muy motivado y que para él esto es algo único, pero casi nunca lo es. EBOOK Descarga gratis este ebook con el contenido del artículo y compártelo con tu equipo. Análisis DAFO El DAFO es un análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Es muy sencillo de hacer y muy conveniente porque te permitirá conocer tu proyecto mucho más a fondo y conocer el mercado mucho mejor. Yo te recomiendo que lo hagas en dos fases: 1. La primera son las Debilidades y Fortalezas de tu negocio. Es la parte interna y por tanto te va a ser más sencillo resolverla después del análisis que has hecho en el punto Presentación del proyecto. Para saber si algo es una Debilidad o una Fortaleza (y no una Amenaza o una Oportunidad) solo tienes que preguntarte si podrías cambiar ese punto trabajando sobre él. Si puedes hacerlo menos débil o más fuerte significa que realmente pertenece a la parte interna y puedes considerarlo una Debilidad o una Fortaleza. Si no, si es algo sobre lo que difícilmente puedes llegar a influir, es que pertenece a la parte externa y es una Amenaza o una Oportunidad. 2. La segunda son las Amenazas y Oportunidades del sector. Es la parte externa y por lo tanto te va a ser más sencillo determinarlas cuando hagas el estudio de mercado del punto siguiente. Espera a hacer este análisis a conocer bien el sector y a tus competidores. En ese momento te será más fácil determinar qué es una Amenaza y qué es una Oportunidad. Desde un punto de vista práctico, haz cuatro listas (en forma de cuadrícula como en la imagen adjunta o en listas separadas) y ve completando cada uno de los puntos. Desde mi experiencia, te recomiendo que tengas una especial preocupación por descubrir tus Debilidades y las Amenazas que pueden hacer que tu negocio. Las partes buenas del DAFO son menos relevantes. Al fin y al cabo, si hay una Oportunidad y tú tienes una Fortaleza para aprovecharla da igual que lo hayas puesto en un papel o no, al final lo vas a descubrir y te vas a beneficiar de ello. Con las partes malas te va a ocurrir lo mismo, al final lo vas a descubrir, pero en ese momento no estarás preparado para tomar decisiones defensivas y eso puede acabar con tu negocio. Para el Plan de negocio es igual de importante todo porque si se lo vas a presentar a un inversor le gustará saber que hay puntos fuertes y débiles y que los tienes detectados. Y con esto ya tienes el Análisis DAFO. En el punto Estrategias de Marketing podrás aprovechar este análisis para tomar decisiones tras emparejar Debilidades con Amenazas y Fortalezas con Oportunidades. Mi cuarto consejo es: haz un buen DAFO porque te ayudará a hacer buenas estrategias. Estudio de Mercado En esta tercera parte del Pan de negocio debes analizar el escenario estratégico y a tus competidores. A la hora de enfrentarse a este análisis debes tener en cuenta varias cosas. Lo primero es que tus competidores están tanto en el mundo offline como en el online, por lo que debes hacer un análisis de competidores dentro y fuera de Internet. La mayoría de los análisis se centran en buscar empresas parecidas en Google y con eso ya está. Y eso es un análisis muy pobre. Para realizar el análisis debes detectar qué empresas son: Competidores directos: los que hacen lo mismo que tú. Competidores indirectos: los que hacen algo parecido y que el cliente no distingue a la hora de consumir. Competidores sustitutivos: los que hacen algo completamente diferente, pero es una opción que puede resolver la necesidad y evita que tu cliente potencial compre tu producto. A partir de ahí, analiza su negocio en la versión offline y en la versión online (incluso si no venden a través de Internet, puede que el proceso de búsqueda del producto comience en el buscador de Google y se materialice en una tienda). Con respecto al escenario estratégico, lo más importante es entender que se trata de la forma en la que se relacionan las empresas en el sector. Existen diferentes tipos de escenarios: No existe un líder en el sector: se trata de un escenario en el que lo más importante es intentar convertirse en el líder, haciendo que nuestro cliente potencial valore nuestro producto/servicio como el estándar y pida en el resto de productos/servicios de nuestros competidores lo que ve en el nuestro. El líder es un competidor: aquí podemos encontrar diferentes formas de liderazgo, pero para enfrentarse a este escenario lo mejor es buscar diferenciación y hacernos fuertes en un nicho del mercado. Si intentamos competir con el líder de forma directa y con sus misma armas estaremos en inferioridad. Por eso debemos buscar una opción menos directa pero más efectiva. El líder somos nosotros: si estás haciendo el Plan de negocio no será tu escenario. Lo normal es que entres con un nuevo proyecto en los otros dos, pero por si te preguntas cómo resolver este escenario (que es el más beneficioso y más sencillo) la solución es estar muy atento, proteger tus fortalezas y cuando veas que un competidor intenta hacerse fuerte en un nicho, ocúpalo antes con la fuerza de tu liderazgo. Puedes ver cómo hacer un análisis de competencia y del escenario estratégico más completo en el artículo Análisis completo de la competencia y del escenario estratégico en un Plan de negocio Mi quinto consejo es: si conoces a tu competencia mejor que a ti mismo será difícil que te sorprenda. EBOOK Descarga gratis este ebook con el contenido del artículo y compártelo con tu equipo. Estrategia Comercial (Plan de Marketing) La Estrategia comercial o Plan de Marketing te va a ayudar a obtener oportunidades de venta en tu negocio. Para un inversor o un partner es una parte importante, porque le va a servir para tomar decisiones sobre tu capacidad para hacer que el negocio pase de 0 a 100 en pocos meses. En esta parte del proyecto no se trata de desvelar cuáles van a ser tus acciones de promoción, publicidad o comercialización, sino las estrategias que vas a seguir. Tienes un artículo sobre Cómo hacer un Plan estratégico de Marketing que puedes consultar. Debes elaborar un Plan de Marketing que contenga un Plan de Lanzamiento de tu negocio. Tiene que ser lo más exhaustivo posible, no solo contener las estrategias generales, sino las acciones concretas que vas a llevar a cabo en los primeros dos años de tu negocio, recursos humanos y económicos que necesitas y un calendario de ejecución. Esta parte del Plan, meticulosa y rigurosa, no es necesario que la incluyas en tu Plan de negocio. En este documento puedes incluir las estrategias y las líneas generales de actuación, así como un resumen de los recursos humanos y económicos que luego vas a detallar en el punto 6 y 7 del Plan. Para elaborar las estrategias de Marketing debes recurrir al DAFO (que has elaborado en el punto 3 del Plan de negocio). Como has visto ya, el DAFO es una herramienta de análisis, pero es también una herramienta que te va a permitir tomar decisiones estratégicas. Para eso tienes que seguir estas reglas: 1. Fortalezas vs Oportunidades (estrategias ofensivas): debes buscar en tus Fortalezas aquellas que te permiten aprovechar las Oportunidades que te brinda el sector. Cuando emparejas una Fortaleza con una Oportunidad y tomas una decisión para aprovecharla esa decisión es una estrategia ofensiva, que te permitirá ser más fuerte en el mercado y mejorar la capacidad de generar ventas en tu negocio. Cuando hayas terminado de emparejar Fortalezas y Oportunidades tendrás las estrategias ofensivas de tu Plan de Marketing. Si te sobran Fortalezas o te sobran Oportunidades que no puedes emparejar eso significa que no eran ni Fortalezas ni Oportunidades, porque no pueden ser aprovechadas. 2. Debilidades vs Amenazas (estrategias defensivas): debes buscar en tus Debilidades aquellas que pueden ser atacadas por las Amenazas que hay en el mercado. Cuando emparejas una Debilidad con una Amenaza y tomas una decisión para minimizar el impacto de la segunda sobre la primera esta decisión es una estrategia defensiva, que te permitirá reducir el riesgo en tu negocio. Cuando hayas terminado de emparejar Debilidades con Amenazas tendrás las estrategias defensivas de tu Plan de Marketing. Si te sobran Debilidades o te sobran Amenazas que no puedes emparejar eso significa que no eran ni Debilidades ni Amenazas, porque no generaban ningún riesgo para tu negocio. Con cada una de las decisiones estratégicas debes tomar decisiones tácticas. Debes traducir esas estrategias a líneas de acción concretas, en función de tu capacidad de llevarlas a cabo. Por ejemplo, una de las típicas estrategias defensivas en un negocio que comienza es la necesidad de conseguir rápidamente visibilidad y notoriedad (la debilidad es que no somos conocidos y la amenaza es la reticencia de los clientes a confiar en las marcas nuevas). Para poder solventar esta estrategia lo óptimo es poder lanzar una campaña de Publicidad y Comunicación masiva ¿verdad?. Pero claro, no todos los negocios pueden invertir miles de euros en anuncios aunque sean online. Por tanto, habrá que buscar acciones menos costosas, también menos efectivas, pero que permitan a medio plazo conseguir el objetivo de ser más visibles y más influyentes en nuestros clientes potenciales. Yo te recomiendo acciones de Marketing de guerrilla, rápidas, fáciles de medir, fáciles de cambiar y que te permitan llegar a diferentes tipos de clientes potenciales con mensajes mucho más precisos. Mi sexto consejo es: sé creativo a la hora de hacer Marketing y recuerda que no todo es vender tu producto. Pon en el centro de tu estrategia a tu cliente ideal y el producto será más fácil de vender. Producción y Recursos Humanos En tu negocio, todo lo que vayas a hacer requiere trabajo (Recursos Humanos) o materias primas y un sistema de producción. Esto es lo que debes resolver en este apartado del Plan de negocio. En cuanto al apartado de Producción, hay que detallar muy bien cuál es el proceso de Producción, qué materias primas hacen falta para cada producto, maquinaria o patentes que se requieren para poder producir… en definitiva, tienes que hacer una descripción precisa de cómo va a ser tu proceso de elaboración de tus productos. Es muy importante que hagas una estimación de los costes de producción en escala. No cuesta lo mismo producir 1.000 unidades de algo que 100.000 unidades, puesto que hay costes fijos que se diluirán cuanto mayor sea el número de unidades a producir. Los inversores o los partners querrán saber los costes de amortización de la maquinaria, de dónde piensas sacar las materias primas, la escalabilidad del negocio… EBOOK Descarga gratis este ebook con el contenido del artículo y compártelo con tu equipo. En caso de que lo tuyo sea una servicio sin necesidad de producir nada, este apartado será mucho más sencillo. Pasemos ahora a uno de los puntos más delicados, el de los Recursos Humanos. Lo habitual es que un proyecto pequeño no requiera de muchos trabajadores, perotienes que tener en cuenta que este es uno de los costes más caros y menos flexibles que hay en un negocio. Los empleados son personas y por tanto no puedes contratarlos y echarlos de forma fácil o barata. Tiene costes de administración, aunque lleven poco tiempo, hay que pagar indemnizaciones, y lo más importante, tienen sentimientos, sueños y cuando se comprometen con algo supone una gran decepción echarles a la calle. Por tanto, debes evaluar muy bien tus necesidades en cuanto a Recursos Humanos, crecer de forma progresiva y medir bien los costes de esta partida. Eso sí, una vez que decidas que debes contratar un empleado o varios, cuídalos, remunera su trabajo de forma digna e implícales en el proyecto para que lo consideren algo más que un puesto de trabajo. Mi séptimo consejo es: rodéate de gente mejor que tú, más brillante y más creativa. Si alguien debe ser el mediocre en la sala ese debes ser tú. Llegarás más lejos. Deja fuera tu orgullo y deja trabajar al talento. Análisis económico financiero Y llegamos a la última parte del Plan de negocio y a la más delicada. Vamos a hablar de números y de costes, rentabilidades y beneficios. En esta parte del documento hay que ser tremendamente sincero y creíble. En el resumen ejecutivo habrás puesto un resumen de este apartado, pero aquí debes hacer un desarrollo sencillo de leer pero muy clarificados, porque cualquier inversor, un banco o un partner va a poner especial atención a estas páginas. En un análisis económico financiero de un negocio hay que tener en cuenta tres escenarios posibles: 1. Un escenario optimista: para calcular el escenario optimista piensa en la cantidad de productos o servicios que puedes ofrecer en el mejor de los casos. En este escenario te planteas una gran capacidad era captar clientes y para vender productos sin descuentos ni promociones. 2. Un escenario realista: para calcular este escenario, reduce las ventas y plantéate que no va a ser tan sencillo conseguir clientes. Reduce el número de productos o el éxito de tus campañas, sobre todo en los primeros meses. 3. Un escenario pesimista: para calcular este escenario debes ser precavido y pensar que, a lo mejor, durante dos, tres o cuatro meses no venderás nada. En los siguientes meses puede que vendas menos de lo que te podías imaginar. Comienzan a acuciarte las facturas y algunas materias primas ni llegan o han subido de precio. Te daré el último consejo: Cuando hayas elaborado los tres escenarios, coge el pesimista, considéralo el optimista y vuelve a elaborar los otros dos (el realista y el pesimista). Créeme, la realidad de los negocios es mucho más exigente que el excel. A partir de aquí, lo que te queda es pasear este documento por diferentes bancos e inversores para conseguir la financiación, el apoyo o los recursos que necesitas. Mi octavo consejo es: no debes ser pesimista, pero sí debes ser precavido. Piensa que tu euforia es fruto de tu ilusión, pero el mercado nunca responderá de la misma forma. Es mejor sorprenderse del éxito que lamentarse de un excesivo optimismo. El Plan de negocio es una herramienta fundamental por varias cuestiones. La primera es que te ayuda a reflexionar sobre tu propio negocio, lo cual es bueno porque te hará ver problemas que pueden debilitar tu proyecto u oportunidades que no hubieras descubierto a tiempo. Por otra parte, tener un documento breve, preciso y documentado te permitirá presentar tu proyecto a otras personas, que pueden ser inversores o partners en un futuro. Asegúrate de que el documento que haces recoge toda la información necesaria, pero solo la necesaria. No debe ser muy largo porque es bueno que sea fácil de leer y de asumir. Y en último lugar, existe una metodología de análisis complementaria de la presentada para el Plan de negocio que debes explorar: el Modelo Canvas. EBOOK Descarga gratis este ebook con el contenido del artículo y compártelo con tu equipo. Más información: Qué hacer con nuestro negocio cuando pase la crisis del COVID19 Emprender en una pequeña población: algunas consideraciones La tienda, el espacio para la experiencia del cliente Cómo hacer un Plan de negocio para una pequeña empresa SEO y Marketing de contenidos para hacer Marketing low cost
