UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL FACULTAD DE CIENCIAS FINANCIERAS Y CONTABLES AUDITORIA OPERATIVA UNIDAD I ASPECTOS BASICOS DE LA AUDITORIA OPERATIVA Dr. CPCC. ORLANDO ENRIQUE PACHECO CURI Introducción La auditoria inicialmente se encargaba de revisar los registros contables de un negocio, detectar, fraudes y malversación de fondos, asi como . mostrar la situación del capital aportado por los inversionistas. Posteriormente cambio la visión de la contabilidad, se considero como una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores ampliaron su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control interno. De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto, canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc. A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originales trazados, que inciden en el cumplimiento de los objetivos, como se están utilizando los recursos en todas las unidades de la empresa, determinando como afecta en la toma de decisiones. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma objetiva e independiente de la situación de la empresa. Auditoría operativa Es el examen de la gestión de una entidad con el propósito de evaluar la eficiencia de sus resultados, con referencia a las metas fijadas, los recursos humanos, financieros y materiales empleados, y la organización, utilización y coordinación de dichos recursos y controles establecidos sobre dicha gestión 3 Auditoría operativa DEFINICIÓN “El examen critico, sistemático e imparcial de la administración de una entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro.”(sita textual del libro de Nudman-Puyol “Manual de Auditoria Operativa). 4 Auditoría operativa La Auditoría Operativa es una actividad que conlleva como propósito fundamental el préstamo de un mejor servicio a la administración proporcionándole comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. 5 Auditoría operativa Objetivos de la Auditoria Operativa 1. Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. 2. Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente). 3. Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como en lo personal).. 6 Auditoría operativa Objetivos de la Auditoria Operativa 5. Economía: saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. Por lo tanto el auditor debe conocer los precios del medio y la tecnología que existe y además de otros valores políticos, sociales, culturales, etc. 6. Evaluar (diagnostico): conocer las verdaderas causas de los problemas. 7. Estimar (pronostico): la situación administrativa futura. 7 Auditoría operativa Algunos de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: 1. Reducir los Costos 2. Incrementar los ingresos 3. Crear una política para llenar un vacío que a causa de la ausencia de política afecta adversamente al organismo 8 Auditoría operativa 4. Modificar una política que no satisface las necesidades del organismo 5. Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo. 9 Característica de la Auditoría operativa 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman la decisión, así ellos pueden planificar mejor. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoria operativa en forma parcial, considerando una o más áreas especificas periódica y rotativamente. La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos. El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre otras mas. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa. 10 EFICACIA EFECTIVIDAD ECONOMIA Alcanzar los objetivos propuestos Alcanzar las metas programadas Alcanzar los resultados deseados Uso optimo de los recursos Obtención de los recursos a costos mínimos Una actividad, una operación, un proyecto, un programa o una gestión 11 Conducir al ente hacia: - El logro de los objetivos Misión de la gerencia - El logro de las metas - Resultados deseados 12 Puede concebirse un ente que carezca de finalidades o propósitos? 13 Metas Mensurables Se pueden cuantificar facilmente y se deben lograr en un periodo de tiempo. Cantidad de ventas. Cantidad de producción. Cantidad de manifiestos de aduana a tramitar. Cantidad de pacientes a atender. Cantidad de cartas a escribir. Cantidad de cursos a dictar. 14 Donde se encuentran estas metas mensurables Programación De Operaciones Presupuestos Programáticos Otros Documentos 15 Difíciles de cuantificar Metas Cualitativas Alto grado de subjetividad Mejorar el servicio de los clientes Mejorar la calidad de la producción. Mejorar la atención de los pacientes. Mejorar la calidad de la capacitación. Mejorar la atención al público. 16 ECONOMICIDAD En el desarrollo de las operaciones, lograr el costo mínimo posible. Gastar solamente lo razonablemente necesario para alcanzar un objetivo Pero no gastar : Impide alcanzar los objetivos!! 17 EFICIENCIA CRITERIO INTEGRAL: Relaciona la PRODUCTIVIDAD de las operaciones con un ESTANDAR de desempeño o criterio de comparación Se expresa normalmente en términos porcentuales 18 Monto de los bienes o servicios producidos PRODUCTIVIDAD = Monto de los recursos utilizados en su producción. Rentabilidad = Generar una renta o utilidad En función Capitales Invertidos 19 CARACTERISTICAS Propósitos AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERACIONAL Formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera de una entidad a una fecha, así como el resultado de sus operaciones y cambios en la situación financiera por el periodo que termina en la fecha. Formular y expresar una opinión sobre los aspectos administrativos, gerenciales u operativos, poniendo énfasis en el grado de eficacia y eficiencia con que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, determinando asi mismo si se han alcanzado los objetivos programados. 20 OBJETIVO PROGRAMADO: EE.FF. -FABRICAR 100 PARES DE CALZADOS. Se ha cumplido? Se han utilizado: RR.HH: DICTAMEN Materiales Financieros Con el mayor grado de e,e,e? 21 CARACTERISTICAS Alcance AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Las operaciones Puede alcanzar todas financieras las operaciones en general, inclusive las financieras o puede limitarse a cualquier operación o actividad especifica. 22 Área de Área de Contabilidad contabilidad Área de Área de Producción Comercialización Área de …….. Área de Comercialización Área de Producción Área de Mantenimiento AUDITORIA FINANCIERA Área de ……. Área de Mantenimiento AUDITORIA OPERATIVA 23 CARACTERISTICAS Orientación AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Hacia la situación financiera y resultado de operaciones de la entidad desde el punto de vista retrospectivo. Hacia las operaciones de la entidad en el presente con una proyección hacia el futuro. 24 Situación Financiera Al 31/12/16 AUDITORIA FINANCIERA Que ocurre Hoy? AUDITORIA OPERATIVA 25 CARACTERISTICAS Medición AUDITORIA FINANCIERA Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. AUDITORIA OPERATIVA Aplicación de los principios de administración. 26 1965: VII C.I.C TRECE PRINCIPIOS PCGA - Ente - Bienes Económicos - Moneda de Cuenta - Empresa en Marcha - Valuación al Costo - Devengado - Objetividad Hoy: -Normas contables Profesionales -Normas Internacionales de Contabilidad PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN - Especialización - Autoridad - Amplitud administrativa - Definición - Principios Generales de la Administración según Henri Fayol - Toda ciencia se basa en leyes y principios. 27 CARACTERISTICAS Método . AUDITORIA FINANCIERA Las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas AUDITORIA OPERATIVA No existen todavía Normas Generalmente Aceptadas. El método queda a criterio del auditor. 28 NAGA NAGA Auditoria Financiera Personales Auditoria Operacional Ejecución Informe Auditoria Ambiental Auditoria de Proyectos 29 CARACTERISTICAS Técnicas AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Las técnicas de auditoria establecidas por la profesión del contador público. Las técnicas de auditoria establecidas por la profesión del contador público. 30 GRUPO a) Verbales b) Oculares c) Documentales d) Físicas e) Escritas TECNICAS - Indagación, encuesta - Observación, comparación, revisión selectiva, rastreo. - Cálculo, comprobación - Inspección - Análisis, tabulación, confirmación, conciliación. 31 CARACTERISTICAS Interés AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Los accionistas, el La gerencia, el directorio, los directorio, los funcionarios accionistas y en el financieros, los caso de Instituciones organismos públicas la Sociedad y prestatarios y los el Estado. inversionistas potenciales. 32 Con Apego al Plan? Invertir? Otorgar Créditos? Como se Registra? Maquinaria Ociosa? Las Operaciones Se Realizaron? Es bueno Prestar Dinero? Comprar Acciones? Se cumplió Con El Fisco? AUDITORIA FINANCIERA Con Eficiencia? No existió Mano de Obra Ociosa? Con Eficacia? Se Minimizaron Costos? AUDITORIA OPERATIVA 33 CARACTERISTICAS Enfoque AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Originalmente negativo, dirigido a la búsqueda de irregularidades o fraudes. Actualmente trata de determinar la razonabilidad de los estados financieros examinados. Eminentemente positivo, tendiente a obtener mejores resultados, con mas eficiencia, efectividad y economía. 34 Obtener mejores resultados -¿Dónde hay fraude? - Dictaminar Con mas economía Con mas INFORME eficacia Con mas eficiencia 35 CARACTERISTICAS Encargados AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Auditores, Auditores, contadores públicos contadores públicos colegiados. colegiados. Administradores Economistas Ingenieros 36 AUDITORIA FINANCIERA TITULO DEL CONTADOR PÚBLICO AUDITORIA OPERATIVA Administradores Economistas Ingenieros 37 CARACTERISTICAS Personal de Apoyo AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Personal de Auditoria en varias etapas de entrenamiento práctico y formal, siempre de la profesión de Contador Público Personal profesional de otras disciplinas tanto como personal en varias etapas de entrenamiento práctico de Contador Público. 38 Otras Disciplinas Contador Público AUDITORIA FINANCIERA Otras Contador Público Profesiones AUDITORIA OPERATIVA 39 CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Informes de Auditoria Contienen el Puede o no presentar dictamen del Auditor, los Estados los estados Financieros, su financieros y todo su contenido esta contenido esta relacionado con relacionado con cualquier aspecto ellos. significativo de la administración y gestión de la entidad. 40 Control InternoG CONTROL INTERNO EE.FF. DICTAMEN INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA F I N A N C I E R O Áreas Criticas Cumplimiento E R E N C I A L de objetivos 2 1 AUDITORIA FINANCIERA Cuadros de Mando INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA 1 AUDITORIA OPERATIVA 41 CARACTERISTICAS Conclusiones Auditor AUDITORIA FINANCIERA del Inciden sobre asuntos financieros. El dictamen es la conclusión principal y puede ser la única conclusión AUDITORIA OPERATIVA Inciden sobre cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad. 42 CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA Recomendaciones del Se refieren a Auditor. mejoras en el sistema financiero, sistema de control interno financiero, presentación de estados financieros, etc. Frecuentemente son presentadas en forma separada del informe. AUDITORIA OPERATIVA Se refiere a mejoras en todos los sistemas administrativos, el sistema de control interno gerencial, y cualquier aspecto de la administración y operación de la entidad. 43 CARACTERISTICAS Historia AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Larga existencia, conceptos y practicas muy bien definidas en textos y por medio de organismos profesionales. Nació en la profesión del auditor externo o contador público independiente Reciente, todavía en sus fases iniciales. Una evolución de la Auditoria tradicional relacionada con el enfoque de los temas . Nació con la profesión del auditor interno y del auditor gubernamental. 44 CARACTERISTICAS AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA OPERATIVA Frecuencia Regular, preferiblemente anual. Cuando considere necesario. Importancia Absolutamente necesaria para lograr y mantener un buen sistema financiero. Necesaria para lograr y mantener una buena gerencia. Independencia Auditor del Imprescindible. se Imprescindible. 45 METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERATIVA 1. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa. 2. Etapa de Estudio General: definir las áreas criticas, para así llegar a establecer las causas ultimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de cada área. 3. Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron - El auditor debe generar un modelo de control. 4. Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de formular los juicios que conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico. 5. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su evidencia correspondiente. 6. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas. 46 INFORME Su estructura comprende: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Objetivo de la auditoria. Metodología. Alcance del trabajo. Diagnostico. Recomendaciones. Pronostico. Anexos. 47 QUE LA CAPACITACIÓN PERMANENTE JERARQUICE NUESTRA PROFESIÓN 48
