PLANIFICACIÓ PLANIFICACI ÓN Y CONTROL DE PROYECTOS Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo para su finalizaci ón. Planificació Planificaci ó n y control de proyectos DIRECCIÓN DE PROYECTOS Planificación Fases Programación Control Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO Determinación de objetivos Definición del proyecto Determinar los recursos necesarios Organización del proyecto Fases de un proyecto PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Secuencia de actividades Programación de recursos Asignación de recursos EJECUCIÓN DEL PROYECTO CONTROL DEL PROYECTO COSTES CALIDAD TIEMPO Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 1 Planificació Planificaci ón del Proyecto Planificació Planificaci ó n del proyecto 1.- Determinación de objetivos Resultado Coste Tiempo 2.- Definición del proyecto Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades 3.- Determinación de los recursos necesarios 4.- Organización del proyecto Equipos de proyecto Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DF DF I+D EQUIPO AUTÓNOMO DF FAB DF DF MAR I+D Organizació Organizaci ó n equipos de proyecto DF FAB DF = Director funcional DP = Director de proyecto E = Enlace funcional I+D = Dpto. I+D FAB = Dpto. Fabricación MAR = Dpto. Marketing MAR DP E ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO INFLUYENTE DF DF DP E E ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUIPO POCO INFLUYENTE DF DF DF I+D FAB MAR E E E DP ORGANIZACIÓN MATRICIAL EQUILIBRADA DF DF DF I+D FAB MAR E E E DP DF I+D FAB MAR E E E Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 2 Programació Programaci ón y control del proyecto Programació Programaci ó n y control del proyecto PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relación existente entre las distintas actividades para lograr una asignaci ón de recursos óptima Gráficos Gantt y los métodos CPM y PERT CONTROL DEL PROYECTO Coste Calidad Tiempo Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Planificaci ón, programació Planificació programación y control del proyecto Planificación del proyecto: 1. Establecer los objetivos. 2. Definir el proyecto. 3. Establecer necesidades a las actividades del proyecto previstas. 4. Organizar el equipo. Estimaciones de tiempo y coste. Presupuestos. Planos de ingeniería. Diagramas de los flujos de caja. Detalles de la disponibilidad de material. Programación del proyecto: 1. Asignar recursos a las actividades específicas. 2. Relacionar actividades entre sí. 3. Poner al día y revisar sobre una base regular. Control del proyecto: 1. Vigilar los recursos, costes, calidad y presupuestos. 2. Revisar y cambiar los planes. 3. Variar los recursos para responder a demandas. Antes del proyecto CPM/PERT. Diagramas Gantt. Diagramas Milestone. Programas de flujo de caja. Informes: • Presupuestos. • Actividades retrasadas. • Actividades con margen. Durante el proyecto Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 3 Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos A.- GRÁFICAS GANTT Grá Gr á ficas Gantt Fecha actual (15 de Julio) INVESTIGACIÓN DE MERCADOS DESARROLLO DEL CONCEPTO TESTS DE VIABILIDAD DISEÑO PRELIMINAR DISEÑO DEL PROCESO FABRICACIÓN DE PROTOTIPOS PRUEBAS DE MERCADO DISEÑO FINAL LANZAMIENTO Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Tiempo (meses) Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos B.- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM) M é todo del camino crí tico (CPM) ETAPAS 1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades. 2.- Calcular los tiempos de cada actividad. 3.- Calcular la holgura de cada actividad. 4.- Determinar el camino o caminos críticos. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 4 Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos M é todo PERT c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o más probable Tiempo optimista te = t 0 + 4t m + t p 6 t p − to y σ = 6 2 2 t Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Técnicas de planificació planificaci ón y control de proyectos M é todo PERT c.- MÉTODO pert Duraciones aleatorias Tiempo pesimista Tiempo normal o más probable Tiempo optimista te = t 0 + 4t m + t p 6 t p − to y σ = 6 2 2 t Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 5 PERT y CPM n n n n Técnicas de red. Ambas elaboradas en los años cincuenta: ¡ CPM por DuPont para plantas químicas. ¡ PERT por la marina de Estados Unidos para los misiles Polaris. Consideran las relaciones de precedencia y las interdependencias. Cada una estimaciones diferentes respecto a la duración de cada actividad. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 PERT y CPM Estas dos técnicas pueden responder a las siguientes preguntas: ♦ ¿Está el proyecto dentro de lo programado, por delante de lo programado o tiene un retraso considerable a lo programado? ♦ ¿Se ha gastado más o menos dinero de la cantidad presupuestada? ♦ ¿Hay suficientes recursos disponibles para acabar el proyecto a tiempo? ♦ Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se había programado, ¿cuál es el mejor modo de conseguirlo al mínimo coste? Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 6 PERT y CPM Estas dos técnicas siguen seis pasos básicos: À Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes. Á Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qué actividades deben preceder y cuáles deben seguir a las otras. Á Dibujar la red que conecta todas las actividades. Ã Asignar las estimaciones de duración y coste a cada actividad. Ä Calcular el camino de mayor duración de la red. Éste es el denominado camino crítico. Ä Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 RED Proyecto: obtener una licenciatura en ciencias Matricularse 1 Suceso (Nodo) Recibir título Asistir a clase, estudiar, etc. 4 años Actividad (Flecha) 2 Suceso (Nodo) Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 7 Relaciones entre las actividades 2 A 1 3 B A y B pueden aparecer de forma conjunta Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Relaciones entre las actividades A debe haberse realizado antes de que C y D puedan comenzar 2 A C 1 B D 4 3 Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 8 Relaciones entre las actividades 2 A C 1 B D 3 4 E B y C deben haberse realizado antes de que E pueda comenzar Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Actividades ficticias n Las actividades se definen por los sucesos iniciales y finales. ¡ n Cada actividad debe tener un único par de sucesos iniciales y finales. ¡ n Ejemplo: Actividad 2 -3. De otra forma, los programas de computador tendrían problemas. Las actividades ficticias mantienen una gran importancia. ¡ No consumen tiempo, ni recursos. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 9 Ejemplo de actividad ficticia 2-3 Incorrecta 1-2 1 2 2-3 3 3-4 4 Correcta 1 1-2 2-4 2 2-3 3 4 4-5 5 3-4: Actividad ficticia Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Duració Duraci ón de las actividades de PERT n 3 estimaciones de duración: ¡ ¡ ¡ n n n Duración optimista (a). Duración más probable (m). Duración pesimista (b). ·¸ ¹ Siguen la distribución de probabilidad beta. Duración esperada: t = (a (a + 4m 4m + b)/6 Varianza del tiempo: v = (b (b - a)2/6 Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 10 Aná An álisis del camino crí crí tico n n Ofrece información sobre la actividad: ¡ Fecha más temprana (ES) y más tardía (LS) de inicio. ¡ Fecha más temprana (EF) y más tardía (LF) de finalización. ¡ Tiempo de holgura (S): retraso permitido. Identifica el camino crítico. ¡ Camino más largo en la red. ¡ Se puede finalizar el proyecto en el menor tiempo. ¡ Cualquier retraso en las actividades del camino crítico retrasaría el proyecto. ¡ Las actividades del camino crítico tienen un tiempo de holgura igual a cero. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalizació finalización má más temprana n n n n Comenzar por las actividades iniciales hasta las actividades finales. ES = 0 para las actividades que comienzan. ¡ ES es la fecha comienzo más temprana. EF = ES + duración de la actividad. ¡ EF es la fecha de finalización más temprana. ES = EF máxima de todas las actividades predecesoras que no han comenzado. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 11 Pasos para calcular la fecha de comienzo y finalizació finalizaci ón má más tardí tardía n n n n Comenzar por las últimas actividades hacia las iniciales. LF = EF máxima para actividades que finalizan. ¡ LF es la fecha de finalización más tardía; EF es el la fecha de finalización más temprana. LS = LF - Duración de la actividad. ¡ LS es la fecha de comienzo más tardía. LF = LS mínima de todas las actividades sucesoras que no han finalizado. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Camino crí crí tico en la red Verter cemento e instalar la estructura 2 Realizar diseño de interiores 3 sem. 1 6 sem. Tejado 2 sem. 3 sem. Comprar arbustos, etc. 3 4 Ajardinamiento 4 sem. El camino crítico es el camino más largo: 12 semanas. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 12 Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y finalizació finalizaci ón má más temprana Proyecto de la construcción de una casa 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 Actividad 1-2 Cimientos y estructura 1-3 Comprar arbustos 2-3 Tejado 2-4 Diseño de interiores 3-4 Ajardinamiento Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y finalizació finalizaci ón m má ás tardí tard í a Proyecto de la construcción de una casa 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 Actividad 1-2 Cimientos y estructura 1-3 Comprar arbustos 2-3 Tejado 2-4 Diseño de interiores 3-4 Ajardinamiento Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 13 Duració Duraci ón del proyecto n Utilizada para obtener la Duración del proyecto probabilidad de la estimada (T (T): finalización del proyecto ¡ n Suma de las actividades del camino crítico, t Varianza del proyecto (V): ¡ Suma de las varianzas de las actividades del camino crítico, v Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Ejemplo de probabilidad de finalizaci ón de PERT Supongamos que es un diseñador de proyectos de General Dynamics. El proyecto de un submarino tiene una duración de finalización estimado de 40 semanas, con una desviación estándar de 5 semanas. ¿Cuál es la probabilidad de finalizar el submarino en 50 semanas o menos? © 1995 Corel Corp. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 14 Conversió Conversi ón a la variable está est ándar X - T = 50 - 40 = Z = 2 ,0 s 5 Distribución normal Distribución estándar normal sZ = 1 s =5 T = 40 50 mz = 0 2,0 X Z Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Obtenció Obtenci ón de la probabilidad Tabla de la probabilidad estándar normal Z 0,00 0,01 0,02 0,0 0,50000 0,50399 0,50798 : : : sZ = 1 : 2,0 0,97725 0,97784 0,97831 0,97725 2,1 0,98214 0,98257 0,98300 mz = 0 2,0 Z Probabilidades en conjunto Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 15 Figura 16.9 Coste 600$ Actividad 5 -6 (t = 9) Coste Actividad 2 -4 (t = 16) 3.000$ 500$ 400$ 2.000$ 300$ 1.000$ Duración (semanas) Duración (semanas) Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 Ventajas de PERT/CPM n n n n n n n n n Se utilizan en varias etapas de la dirección de proyectos. No son complejos matemáticamente. Utilizan representaciones gráficas. Proporcionan un camino crítico y tiempo de holgura. Proporcionan documentación del proyecto. Sirven para controlar los costes costes.. Las redes creadas proporcionan valiosa documentación del proyecto y señalan gráficamente quién es el responsable de las diferentes actividades actividades.. Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias. Se utilizan para controlar no sólo programas programas,, sino también costes. Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 16 Limitaciones de PERT/CPM n Las actividades deben estar definidas de forma clara, independientes y estables. n Se deben especificar las relaciones de precedencia. n Las duración de las actividades (PERT) siguen la distribución de probabilidad beta. n Estimaciones de duración subjetivas. n Demasiado énfasis en el camino crítico crítico.. n No es posible asumir independencia entre las actividades del proyecto. n Su utilización de complica cuando se inician actividades antes de concluir la actividad precedente. n Difícil definición el comienzo y la finalización de un actividad.. actividad n Excesiva subjetividad en la estimación de las duraciones de cada actividad n Uso de la distribución beta y las fórmulas simplificadas utilizadas Direcció Direcci ón de la Producció Producción. Curso 20062006-2007 17
