PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

PLANIFICACIÓ
PLANIFICACI
ÓN Y CONTROL DE
PROYECTOS
Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas,
parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtención de un
resultado importante, por lo que requiere un largo período de tiempo
para su finalizaci ón.
Planificació
Planificaci
ó n y control de
proyectos
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Planificación
Fases
Programación
Control
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Determinación
de objetivos
Definición del
proyecto
Determinar los
recursos necesarios
Organización
del proyecto
Fases de un proyecto
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
Secuencia de
actividades
Programación
de recursos
Asignación de
recursos
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
CONTROL DEL PROYECTO
COSTES
CALIDAD
TIEMPO
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
1
Planificació
Planificaci
ón del Proyecto
Planificació
Planificaci
ó n del proyecto
1.- Determinación de objetivos
Resultado
Coste
Tiempo
2.- Definición del proyecto
Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades
3.- Determinación de los recursos necesarios
4.- Organización del proyecto
Equipos de proyecto
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
DF
DF
I+D
EQUIPO AUTÓNOMO
DF
FAB
DF
DF
MAR
I+D
Organizació
Organizaci
ó n equipos de proyecto
DF
FAB
DF = Director funcional
DP = Director de proyecto
E = Enlace funcional
I+D = Dpto. I+D
FAB = Dpto. Fabricación
MAR = Dpto. Marketing
MAR
DP
E
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
EQUIPO INFLUYENTE
DF
DF
DP
E
E
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
EQUIPO POCO INFLUYENTE
DF
DF
DF
I+D
FAB
MAR
E
E
E
DP
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
EQUILIBRADA
DF
DF
DF
I+D
FAB
MAR
E
E
E
DP
DF
I+D
FAB
MAR
E
E
E
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
2
Programació
Programaci
ón y control del
proyecto
Programació
Programaci
ó n y control del proyecto
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas
actividades que componen el proyecto, identificando la relación existente entre
las distintas actividades para lograr una asignaci ón de recursos óptima
Gráficos Gantt y los métodos CPM y PERT
CONTROL DEL PROYECTO
Coste
Calidad
Tiempo
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Planificaci ón, programació
Planificació
programación y
control del proyecto
Planificación del proyecto:
1. Establecer los objetivos.
2. Definir el proyecto.
3. Establecer necesidades a las
actividades del proyecto previstas.
4. Organizar el equipo.
Estimaciones de tiempo y coste.
Presupuestos.
Planos de ingeniería.
Diagramas de los flujos de caja.
Detalles de la disponibilidad de material.
Programación del proyecto:
1. Asignar recursos a las
actividades específicas.
2. Relacionar actividades entre sí.
3. Poner al día y revisar sobre una base regular.
Control del proyecto:
1. Vigilar los recursos, costes, calidad y
presupuestos.
2. Revisar y cambiar los planes.
3. Variar los recursos para responder a demandas.
Antes del proyecto
CPM/PERT.
Diagramas Gantt.
Diagramas Milestone.
Programas de flujo de caja.
Informes:
• Presupuestos.
• Actividades retrasadas.
• Actividades con margen.
Durante el proyecto
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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3
Técnicas de planificació
planificaci ón y
control de proyectos
A.- GRÁFICAS GANTT
Grá
Gr
á ficas Gantt
Fecha actual
(15 de Julio)
INVESTIGACIÓN DE MERCADOS
DESARROLLO DEL CONCEPTO
TESTS DE VIABILIDAD
DISEÑO PRELIMINAR
DISEÑO DEL PROCESO
FABRICACIÓN DE PROTOTIPOS
PRUEBAS DE MERCADO
DISEÑO FINAL
LANZAMIENTO
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul
Ago Sep Oct Nov Dic
Tiempo (meses)
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Técnicas de planificació
planificaci ón y
control de proyectos
B.- MÉTODO DEL CAMINO CRÍTICO (CPM)
M é todo del camino crí tico (CPM)
ETAPAS
1.- Dibujar el grafo que muestre la secuencia de las distintas actividades.
2.- Calcular los tiempos de cada actividad.
3.- Calcular la holgura de cada actividad.
4.- Determinar el camino o caminos críticos.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
4
Técnicas de planificació
planificaci ón y
control de proyectos
M é todo PERT
c.- MÉTODO pert
Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista
Tiempo normal o más probable
Tiempo optimista
te =
t 0 + 4t m + t p
6
 t p − to 
y σ = 

 6 
2
2
t
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Técnicas de planificació
planificaci ón y
control de proyectos
M é todo PERT
c.- MÉTODO pert
Duraciones aleatorias
Tiempo pesimista
Tiempo normal o más probable
Tiempo optimista
te =
t 0 + 4t m + t p
6
 t p − to 
y σ = 

 6 
2
2
t
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
5
PERT y CPM
n
n
n
n
Técnicas de red.
Ambas elaboradas en los años cincuenta:
¡ CPM por DuPont para plantas químicas.
¡ PERT por la marina de Estados Unidos para los
misiles Polaris.
Consideran las relaciones de precedencia y las
interdependencias.
Cada una estimaciones diferentes respecto a la
duración de cada actividad.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
PERT y CPM
Estas dos técnicas pueden responder a las
siguientes preguntas:
♦ ¿Está el proyecto dentro de lo programado, por delante de
lo programado o tiene un retraso considerable a lo
programado?
♦ ¿Se ha gastado más o menos dinero de la cantidad
presupuestada?
♦ ¿Hay suficientes recursos disponibles para acabar el
proyecto a tiempo?
♦ Si el proyecto tiene que estar acabado antes de lo que se
había programado, ¿cuál es el mejor modo de conseguirlo
al mínimo coste?
Direcció
Direcci
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Producción. Curso 20062006-2007
6
PERT y CPM
Estas dos técnicas siguen seis pasos básicos:
À Definir el proyecto y todas sus actividades o
tareas importantes.
Á Desarrollar las relaciones entre las actividades:
decidir qué actividades deben preceder y cuáles
deben seguir a las otras.
Á Dibujar la red que conecta todas las actividades.
à Asignar las estimaciones de duración y coste a
cada actividad.
Ä Calcular el camino de mayor duración de la red.
Éste es el denominado camino crítico.
Ä Utilizar la red para ayudar a planificar, programar,
seguir y controlar el proyecto.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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RED
Proyecto: obtener una licenciatura en ciencias
Matricularse
1
Suceso (Nodo)
Recibir título
Asistir a clase,
estudiar, etc.
4 años
Actividad
(Flecha)
2
Suceso (Nodo)
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
7
Relaciones entre las actividades
2
A
1
3
B
A y B pueden aparecer de
forma conjunta
Direcció
Direcci
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Producción. Curso 20062006-2007
Relaciones entre las
actividades
A debe haberse
realizado antes de que C
y D puedan comenzar
2
A
C
1
B
D
4
3
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
8
Relaciones entre las
actividades
2
A
C
1
B
D
3
4
E
B y C deben haberse
realizado antes de que E
pueda comenzar
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Actividades ficticias
n
Las actividades se definen por los
sucesos iniciales y finales.
¡
n
Cada actividad debe tener un único
par de sucesos iniciales y finales.
¡
n
Ejemplo: Actividad 2 -3.
De otra forma, los programas de
computador tendrían problemas.
Las actividades ficticias mantienen
una gran importancia.
¡
No consumen tiempo, ni recursos.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
9
Ejemplo de actividad ficticia
2-3
Incorrecta
1-2
1
2
2-3
3
3-4
4
Correcta
1
1-2
2-4
2
2-3
3
4
4-5
5
3-4: Actividad ficticia
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Duració
Duraci
ón de las actividades de
PERT
n
3 estimaciones de duración:
¡
¡
¡
n
n
n
Duración optimista (a).
Duración más probable (m).
Duración pesimista (b).
·¸
¹
Siguen la distribución de probabilidad
beta.
Duración esperada: t = (a
(a + 4m
4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b
(b - a)2/6
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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10
Aná
An
álisis del camino crí
crí tico
n
n
Ofrece información sobre la actividad:
¡ Fecha más temprana (ES) y más tardía (LS) de
inicio.
¡ Fecha más temprana (EF) y más tardía (LF) de
finalización.
¡ Tiempo de holgura (S): retraso permitido.
Identifica el camino crítico.
¡ Camino más largo en la red.
¡ Se puede finalizar el proyecto en el menor tiempo.
¡ Cualquier retraso en las actividades del camino
crítico retrasaría el proyecto.
¡ Las actividades del camino crítico tienen un tiempo
de holgura igual a cero.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Pasos para calcular la fecha de comienzo
y finalizació
finalización má
más temprana
n
n
n
n
Comenzar por las actividades iniciales hasta las
actividades finales.
ES = 0 para las actividades que comienzan.
¡ ES es la fecha comienzo más temprana.
EF = ES + duración de la actividad.
¡ EF es la fecha de finalización más temprana.
ES = EF máxima de todas las actividades
predecesoras que no han comenzado.
Direcció
Direcci
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11
Pasos para calcular la fecha de comienzo y
finalizació
finalizaci
ón má
más tardí
tardía
n
n
n
n
Comenzar por las últimas actividades hacia las
iniciales.
LF = EF máxima para actividades que finalizan.
¡ LF es la fecha de finalización más tardía; EF es el
la fecha de finalización más temprana.
LS = LF - Duración de la actividad.
¡ LS es la fecha de comienzo más tardía.
LF = LS mínima de todas las actividades sucesoras
que no han finalizado.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Camino crí
crí tico en la red
Verter cemento e
instalar la estructura
2
Realizar diseño
de interiores
3 sem.
1
6 sem.
Tejado
2 sem.
3 sem.
Comprar
arbustos, etc.
3
4
Ajardinamiento
4 sem.
El camino crítico es el camino más largo: 12 semanas.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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12
Diagrama de Gantt: fecha de comienzo y
finalizació
finalizaci
ón má
más temprana
Proyecto de la construcción de una casa
1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Actividad
1-2 Cimientos y estructura
1-3 Comprar arbustos
2-3 Tejado
2-4 Diseño de interiores
3-4 Ajardinamiento
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Diagrama de Gantt: fecha de
comienzo y finalizació
finalizaci ón m
má
ás tardí
tard í a
Proyecto de la construcción de una casa
1 1 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2
Actividad
1-2 Cimientos y estructura
1-3 Comprar arbustos
2-3 Tejado
2-4 Diseño de interiores
3-4 Ajardinamiento
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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13
Duració
Duraci
ón del proyecto
n
Utilizada para obtener la
Duración del proyecto probabilidad de la
estimada (T
(T):
finalización del proyecto
¡
n
Suma de las actividades
del camino crítico, t
Varianza del proyecto
(V):
¡
Suma de las varianzas
de las actividades del
camino crítico, v
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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Ejemplo de probabilidad de
finalizaci ón de PERT
Supongamos que es un
diseñador de proyectos de
General Dynamics. El
proyecto de un submarino
tiene una duración de
finalización estimado de 40
semanas, con una
desviación estándar de 5
semanas. ¿Cuál es la
probabilidad de finalizar el
submarino en 50 semanas o
menos?
© 1995
Corel Corp.
Direcció
Direcci
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14
Conversió
Conversi
ón a la variable
está
est
ándar
X - T = 50 - 40 =
Z =
2 ,0
s
5
Distribución normal
Distribución estándar normal
sZ = 1
s =5
T = 40 50
mz = 0 2,0
X
Z
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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Obtenció
Obtenci
ón de la probabilidad
Tabla de la probabilidad estándar
normal
Z
0,00
0,01
0,02
0,0 0,50000 0,50399 0,50798
:
:
:
sZ = 1
:
2,0 0,97725 0,97784 0,97831
0,97725
2,1 0,98214 0,98257 0,98300
mz = 0 2,0
Z
Probabilidades en conjunto
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
15
Figura 16.9
Coste
600$
Actividad 5 -6
(t = 9)
Coste
Actividad 2 -4
(t = 16)
3.000$
500$
400$
2.000$
300$
1.000$
Duración
(semanas)
Duración
(semanas)
Direcció
Direcci
ón de la Producció
Producción. Curso 20062006-2007
Ventajas de PERT/CPM
n
n
n
n
n
n
n
n
n
Se utilizan en varias etapas de la dirección de
proyectos.
No son complejos matemáticamente.
Utilizan representaciones gráficas.
Proporcionan un camino crítico y tiempo de
holgura.
Proporcionan documentación del proyecto.
Sirven para controlar los costes
costes..
Las redes creadas proporcionan valiosa
documentación del proyecto y señalan
gráficamente quién es el responsable de las
diferentes actividades
actividades..
Aplicables a una gran variedad de proyectos e
industrias.
Se utilizan para controlar no sólo programas
programas,, sino
también costes.
Direcció
Direcci
ón de la Producció
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16
Limitaciones de PERT/CPM
n
Las actividades deben estar definidas de forma clara,
independientes y estables.
n
Se deben especificar las relaciones de precedencia.
n
Las duración de las actividades (PERT) siguen la
distribución de probabilidad beta.
n
Estimaciones de duración subjetivas.
n
Demasiado énfasis en el camino crítico
crítico..
n
No es posible asumir independencia entre las
actividades del proyecto.
n
Su utilización de complica cuando se inician
actividades antes de concluir la actividad precedente.
n
Difícil definición el comienzo y la finalización de un
actividad..
actividad
n
Excesiva subjetividad en la estimación de las
duraciones de cada actividad
n
Uso de la distribución beta y las fórmulas simplificadas
utilizadas
Direcció
Direcci
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