Debido a las demandas de cambio e innovación que deben enfrentar las organizaciones actualmente y a la dificultad significativa en términos de tiempo, esfuerzo y recursos para contratar nuevos colaboradores con las capacidades necesarias para enfrentar dichas demandas, las organizaciones recurren a las capacitaciones de sus colaboradores en planilla. La capacitación es una herramienta importante para satisfacer las necesidades específicas de la organización e impulsar la innovación, creatividad y nuevas nuevas formas de acción en la misma. •Asegurar que el nuevo empleado se sienta bienvenido y parte del equipo de trabajo. •Asegurar que el nuevo empleado tiene la información básica para funcionar efectivamente, como el acceso al correo, políticas personales y beneficios, y expectativas de comportamiento. •Ayudar al nuevo empleado a entender la organización en un sentido amplio (su pasado, presente, su cultura, sus estrategias y visión del futuro. •Comenzar a introducir al nuevo empleado en la cultura de la firma y las manera de realizar los procesos. Después de la orientación debe comenzar el entrenamiento. Entrenamiento significa brindarle al nuevo empleado las habilidades y herramientas que necesitan para desempeñar sus labores. Es muy importante para que sepan que hacer, no tengan que improvisar o no hacer del todo algo útil. Debe incluir varias semanas de clases presenciales o digitales. Los contratistas han gastado aproximadamente $1252 por empleado en años recientes en entrenamiento y educación. Los procesos de capacitación no pueden ser realizados de manera apresurada, deben ser realizados de manera estratégica tomando en cuenta varios aspectos como las necesidades actuales de la organización, los objetivos que la capacitación busca alcanzar, la compatibilidad con los puestos que actualmente hay en la organización, el número de colaboradores de la organización y cuántos deben ser capacitados para solventar la necesidad especifica, las actividades a realizar, el tiempo y recursos económicos que se requerirán. Modelo ADDIE Representa una guía descriptiva para la construcción de herramientas de formación y apoyo al desempeño que es utilizado para elaborar capacitaciones eficaces en cinco fases. Modalidades para impartir capacitaciones en la organización: •Curso: Es un evento de capacitación formal en el cual se trabaja en la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes específicas para solventar una necesidad previamente determinada por la organización. La duración de este depende de los contenidos del curso y del tiempo que dispone la organización. Esta modalidad de capacitación es utilizada cuando se desea capacitar al colaborador en actividades más teóricas. •Taller: Duración corta, puede realizarse en varias sesiones. Este es utilizado para la adquisición de habilidades más de índole práctica. •Seminario: Esta modalidad tiene como objetivo principal la investigación o estudio de temas específicos. Los participantes desempeñan una función de investigadores, y el aprendizaje se da mediante grupos de discusión y el análisis de las temáticas específicas abordadas en el seminario. •Conferencia: En esta modalidad un experto en una temática específica expone o explica una temática. La conferencia puede ser de una o varias sesiones e involucrar más de un expositor. Se utiliza para una capacitación más directa y menos profunda. No se debe asumir que se entrena al empleado y ya estará listo. Se debe verificar si hay eficiencia en el desempeño, determinar si mas entrenamiento es la solución, identificando las debilidades del empleado y diseñar un programa de entrenamiento con objetivos específicos . Reinventando la rueda en Apex Door Company Jim Delaney, el presidente de Apex Door, tiene un problema. No importa con qué frecuencia le indique a sus empleados cómo hacer sus trabajos, invariablemente “deciden hacerlo a su manera”, surgiendo discusiones entre Jim, los empleados y los supervisores. Un ejemplo es el departamento de diseño de puertas, donde se espera que lo diseñadores trabajen con los arquitectos para diseñar puertas que cumplan las especificaciones. Aunque, no es "ciencia de cohetes" como dice Jim, los diseñadores invariablemente cometen errores, como diseñar en demasiado acero, un problema que le puede costar a Apex desperdicios en millonadas de dólares. El departamento de orden y procesos es otro ejemplo. Jim tiene una manera muy específica y detallada de cómo quiere que se escrita la orden de pedidos, pero la mayoría de los encargados de las órdenes no entienden cómo utilizar el formulario de pedidos de múltiples páginas. Ellos simplemente improvisan cuando se trata de preguntas detalladas como para clasificar si el cliente es “industrial” o “comercial”. La formación actual al empleado es la siguiente, ninguno de los trabajos tiene un manual de entrenamiento per se, aunque varios tienen descripciones de trabajo algo desactualizadas. La capacitación para nuevas personas está en el trabajo. Usualmente, el empleado que va a dejar la compañía entrena a la nueva persona durante el período de superposición de una o dos semanas, pero si no hay superposición, la nueva persona es entrenada lo mejor posible por otros empleados quienes ya se han desempeñado en ese puesto anteriormente. El entrenamiento es el mismo en toda la compañía, para los maquinistas, secretarias, ensambladores, ingenieros, contadores, etc. El proceso de entrenamiento de Apex es prácticamente inexistente, y carece de efectividad dentro de la compañía. Esta es posiblemente la razón por la cual los empleados hacen todo a su manera, ya que no tienen un lineamiento claro a seguir. No existe una estructura de entrenamiento así que deben improvisar en la manera en la cual hacen su trabajo. Es importante que los empleados sean creativos, innoven e improvisen en la manera de hacer las cosas, sin embargo, esto debe ser bajo una línea previamente estructurada para lograr que el trabajo sea cuantificable y calificable Tener claridad del trabajo a desempeñar de cada uno de los colaboradores hace que el trabajo se logre de una mejor manera ya que se tiene un camino a seguir. Ahí se especifica responsabilidades, deberes, relaciones y calificaciones de un trabajo, si no existe esta descripción o está mal redactado puede generar confusión, afectar la comunicación y hacer que el empleado se sienta desubicado. Este paso es importante ya que es la fundación para otros procesos como son el staffing, compensaciones, entrenamiento, contrataciones, etc. También estas descripciones son importantes porque logran detectar cuales son los sectores en los cuales se necesita reforzamiento con cursos u otros tipos de estrategias. Se entiende que no existe ningún tipo de protocolo para el entrenamiento de los colaboradores, por lo tanto, es de suma importancia tomar en consideración las siguientes sugerencias para mejorar los procesos en el caso de Apex. -Descripción específica del puesto. -Mejorar procesos de orientación y entrenamiento para nuevos empleados. -Implementar programas de entrenamiento (On the Job Training, Informal Learning, Job Instruction Training) -Mejorar supervisión gerencial. -Evaluación de los programas de entrenamiento. Es necesario: - Tener una descripción específica del puesto. - Mejorar procesos de orientación y entrenamiento para nuevos empleados. - Implementar programas de entrenamiento. (On the Job Training, Informal Learning, Job Instruction Training) - Mejorar supervisión gerencial. - Evaluación de los programas de entrenamiento.
