Manual de Procedimientos Administrativos UGEL Santiago de Chuco

MAPRO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN LA LIBERTAD
GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD
2016
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
INDICE
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 4
DATOS GENERALES .................................................................................................................................................... 5
1.
OBJETIVO:...................................................................................................................................................... 5
2.
ALCANCE ........................................................................................................................................................ 5
3.
APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN .............................................................................................................. 5
PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................................. 6
AREA DE GESTION PEDAGÓGICA ............................................................................................................................. 9
PROCESO: APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXCURSIONES O VISITAS DE LOS ESTUDIANTES DE
INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. 9
CÓDIGO: P01-AGP-ES. ....................................................................................................................................... 9
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN SOLICITADO POR TERCEROS ..................... 13
CÓDIGO: P02-AGP-ES...................................................................................................................................... 13
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE AULA DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA - AIP ...... 17
CÓDIGO: P03-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 17
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA ETAPA PROVINCIAL Y/O PROVINCIAL /ZONAL DE LOS JUEGOS
DEPORTIVOS ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO
DE CHUCO. ............................................................................................................................................................. 21
CÓDIGO: P04-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 21
PROCESO: EJECUCIÓN DE LOS JUEGOS FLORALES ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE
GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO...................................................................................... 25
CÓDIGO: P05-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 25
PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ACTAS DE EVALUACIÓN Y NÓMINAS OFICIALES DE LOS ALUMNOS DE
EDUCACIÓN BASICA REGULAR. ......................................................................................................................... 29
CÓDIGO: P06-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 29
PROCESO: SUPERVISIÓN, ASESORAMIENTO Y MONITOREO PEDAGÓGICO A DIRECTORES, DOCENTES
DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y PROGRAMAS EDUCATIVOS. ................................................................ 33
CÓDIGO: P07-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 33
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................................................... 38
PROCESO: APROBACIÓN DE CREDITO SUPLEMENTARIO PARA GRATIFICACIONES DE 25 Y 30 AÑOS
DE SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCACION UGEL SANTIAGO DE CHUCO. ............ 38
CÓDIGO: P01-AGI-ES-FNZAS. ......................................................................................................................... 38
PROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PARA EJECUCIÓN DE GASTO ................................................ 42
CÓDIGO: P02-AGI-F. ........................................................................................................................................ 42
PROCESO: ELABORACIÓN DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL ...................................................... 45
CÓDIGO: P3-AGI-ES.F ...................................................................................................................................... 45
PROCESO DE CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE GESTIÓN PÚBLICA: EDUCACIÓN BÁSICA
REGULAR, EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA. ............................................................................................. 48
CÓDIGO: P04-AGI-ES.PLANIF. ....................................................................................................................... 48
PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTODE MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES. .................... 52
CÓDIGO: P05-AGI-ES. INFR. ........................................................................................................................... 52
PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ........................................................... 56
CÓDIGO: P06-AGI-PLANIF.............................................................................................................................. 56
PROCESO: GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE II.EE. RECIENTEMENTE CREADAS. ........................................... 61
1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
CÓDIGO: P07-AGI-EST/PLANF. ..................................................................................................................... 61
PROCESO: RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS PÚBLICAS DE EDUCACIÓN BÁSICA Y TÉCNICO PRODUCTIVO.............................................. 65
CÓDIGO: P08-AGI-ES.RAC. ............................................................................................................................. 65
PROCESO: CONSTANCIA DE UBICACIÓN GEOGRAFICA. ................................................................................. 70
CÓDIGO: P09-AGI-ES.PLANF. ......................................................................................................................... 70
PROCESO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL.................................................. 73
CÓDIGO: P10-AGI-ES. FIN. .............................................................................................................................. 73
ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA .................................................................................................................. 78
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE COSTEO DE LA UNIDAD DE
GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL – SANTIAGO DE CHUCO................................................................................... 78
CÓDIGO: P01-AA-COM.ESP. ........................................................................................................................... 78
PROCESO: BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS
DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE SANTIAGO DE CHUCO. ............................................. 82
CÓDIGO: P02-AA-PAT. .................................................................................................................................... 82
PROCESO: EXPEDICIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO. .............................................................................. 86
CÓDIGO: P03-AA-ESC. ..................................................................................................................................... 86
PROCESO: EXPEDICIÓN DE PASE DE UGEL. ..................................................................................................... 90
CÓDIGO: P04-AA-ESC. ..................................................................................................................................... 90
PROCESO: LICENCIAS SIN GOCE DE HABER. .................................................................................................... 94
CÓDIGO: P05-AA-PER. .................................................................................................................................... 94
PROCESO: OTORGAMIENTO DE SUBSIDIO POR SEPELIO Y LUTO ............................................................... 97
CÓDIGO: P06-AA-PLAN. ................................................................................................................................. 97
PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE CHEQUES ANULADOS ........................................................................... 100
CÓDIGO: P07-AA-PLAN. ............................................................................................................................... 100
PROCESO: SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS IMPAGOS (PREPARACIÓN
DE CLASES, REFRIGERIO Y MOVILIDAD, REINTEGRO DE 20, 25, 30 AÑOS Y SUBSIDIO POR LUTO) ... 104
CÓDIGO: P08-AA-PLAN................................................................................................................................. 104
ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA .............................................................................................................................. 108
PROCESO: CUMPLIMIENTO DE SENTENCIA JUDICIAL ................................................................................. 108
CÓDIGO: P01-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 108
PROCESO: RECURSO DE RECONSIDERACIÓN ................................................................................................ 111
CÓDIGO: P02-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 111
PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN ............................................................................ 114
CÓDIGO: P03-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 114
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 121
PROCESO: DENUNCIAS SOBRE MAL USO DE LOS RECURSOS DE PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO
DE LOCALES ESCOLARES. ................................................................................................................................. 121
CÓDIGO: P01-OCI .......................................................................................................................................... 121
PROCESO: INVESTIGACIÓN DE QUEJA O DENUNCIA DE PARTE DE USUARIOS ....................................... 124
CÓDOGO: P02-OCI. ........................................................................................................................................ 124
ÓRGANO DE DIRECCIÓN ........................................................................................................................................ 128
PROCESO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS ............................................................................... 128
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
CÓDIGO: P01-DIR-AC. ................................................................................................................................... 128
PROCESO: VERIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO ..................................... 131
CÓDIGO: P02-DIR-AC. ................................................................................................................................... 131
COMISIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO .......................................................................... 135
PROCESO: PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO QUE SE SIGUE A LOS DOCENTES DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UGEL SANTIAGO DE CHUCO. ........................................................... 135
CÓDIGO: P01-COM-PROC. ............................................................................................................................ 135
ANEXOS .................................................................................................................................................................... 138
ANEXO N° 1 ......................................................................................................................................................... 139
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
INTRODUCCIÓN
La Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, ha elaborado
el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), que contiene la secuencia de
pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar el
objetivo predeterminado de cada procedimiento, con el fin de brindar un mejor servicio al
usuario, en el plazo conveniente de acuerdo a la naturaleza del procedimiento y en el
marco del proceso de descentralización y modernización de la gestión educativa.
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos
consta de treinta y cinco (35) procesos relacionados con los trámites que con mayor
frecuencia demandan los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Santiago de Chuco. Estos procesos cuya ruta y secuencia se han definido
considerando el principio de simplicidad de la Ley N° 27444- Ley del Procedimiento
Administrativo General, eliminando toda complejidad innecesaria, se presentan en forma
ordenada y agrupada en función de las Áreas o Unidades Orgánicas que conforman la
estructura de la UGEL Santiago de Chuco, las mismas que son responsables de su ejecución
y diligenciamiento para brindar un servicio eficiente y oportuna al administrado.
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), se convierte en
un instrumento de gestión de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco,
que presenta en forma ordenada y sistemática los trámites a seguir para cumplir con lo
establecido en las Normas vigentes: reducción de costos, incremento de producción,
reducción de lo innecesario, ahorro de tiempo, calidad y seguridad. Asimismo, este
documento de gestión se ira implementando y actualizando progresivamente con nuevos
procedimientos administrativos, a fin de ir mejorando constantemente la gestión y el
servicio que se brinda a la comunidad en general.
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
DATOS GENERALES
1. OBJETIVO:
Establecer las pautas, fases, acciones, pasos y periodos concatenados entre si y
ordenados en forma lógica, para el cumplimiento de los procesos administrativos,
con el fin de brindar un mejor servicio al usuario sobre la base de las atribuciones
y competencias de las Unidades Orgánicas que conforman la Unidad de Gestión
Educativa Local de Santiago de Chuco.
2. ALCANCE
Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente manual son
de aplicación por todas las Unidades Orgánicas de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Santiago de Chuco.
3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Santiago de Chuco, será aprobado por Resolución Directoral,
correspondiendo su actualización, modificación e inclusión de nuevos
procedimientos, cuando las circunstancias lo ameriten y justifiquen en el marco de
la modernización y descentralización educativa.
5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCEDIMIENTOS
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
PROCEDIMIENTO
Aprobación de solicitudes de
excursiones y/o visitas de
estudio de los estudiantes de
Instituciones Educativas de la
UGEL-Santiago de Chuco.
Autorización de cursos o
eventos
de
capacitación
solicitados
por
terceras
personas.
Autorización de funcionamiento
de
Aulas
de
Innovación
Pedagógica.
Ejecución de la Etapa Provincial
y Provincial/Zonal de los Juegos
Deportivos Escolares
Nacionales por la UGEL-SCH.
Ejecución de los Juegos Florales
Escolares Nacionales por la
UGEL-SCH.
Rectificación de Actas de
Evaluación y Nóminas oficiales
de los alumnos de Educación
Básica Regular.
Supervisión, asesoramiento y
monitoreo
pedagógico
a
directores,
docentes
de
Instituciones
y
Programas
Educativos.
Aprobación
de
Crédito
Suplementario
para
gratificaciones de 25 y 30 años
de servicios de los trabajadores
del Sector Educación UGEL-SCH.
Certificación Presupuestal para
ejecución de Gastos.
Elaboración
de
nota
de
modificación presupuestal
Creación de Instituciones de
Gestión Pública de EBR, EBE,
EBA.
Ejecución de presupuesto de
mantenimiento
de
locales
escolares
Elaboración del Plan Operativo
Institucional
Generación de código modular
de Instituciones Educativas de
reciente creación.
Racionalización de personal
UNIDAD
ORGANICA
AGP
AGI
EQUIPO/OFICINA
RESPONSABLE
CÓDIGO
Especialista de
Educación
P01-AGP-ES.
Especialista de
Educación
P02-AGP-ES
Especialista de
Educación
P03-AGP-ES
Especialista de
Educación
P04-AGP-ES
Especialista de
Educación
P05-AGP-ES
Especialista de
Educación
P06-AGP-ES
Especialista de
Educación
P07-AGP-ES
Especialista en Finanzas
P01-AGI-ES-F
Especialista en Finanzas
P02-AGI-ES-F
Especialista en Finanzas
P03-AGI-ES-F
Especialista
Planificación
P04-AGP-ES-P
Especialista
Infraestructura
P05-AGI-ES-I
Especialista
Planificación
P06-AGI-ES-P
Especialista
Planificación
P07-AGI-ES-P
Especialista
P08-AGI-ES-RAC.
6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
docente y administrativo de las
Instituciones
Educativas
Públicas de Educación Básica y
Técnico Productiva.
Constancia
de
Ubicación
Geográfica
Aprobación del Presupuesto
Analítico de Personal
Adquisición de bienes y
contrataciones de servicios
Baja y enajenación de bienes
patrimoniales.
Expedición de Informe de
Escalafón.
Expedición de pase de UGEL
Licencia sin goce de haber
Otorgamiento de subsidio por
sepelio y luto.
Reprogramación de cheques
anulados por vencimiento.
Solicitudes de reconocimiento
de
beneficios
económicos
impagos (Preparación de clases,
refrigerio y movilidad, reintegro
de 20, 25, 30 años de servicios y
subsidio por luto).
Licencia
por
enfermedadmaternidad
Cese y pensión provisional
Cumplimiento de sentencia
judicial
Recurso de reconsideración
Recurso administrativo de
apelación
Denuncias sobre mal uso de los
recursos de presupuesto de
mantenimiento
de
locales
escolares
Investigación de queja o
denuncia de parte de usuarios.
Visación de certificados de
estudios
Verificación de Autenticidad de
certificados de estudios.
Proceso
administrativo
disciplinario.
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Racionalizador
AA
AJ
Especialista
Planificación
P09-AGI-ES-P
Especialista de Finanzas
P10-AGI-ES-F
Abastecimientos
P01-AA-AB.
Control patrimonial
P02-AA-PATR.
Escalafón
P03-AA-ESC
Escalafón
Personal
P04-AA-ESC
P05-AA-PERS
Planillas
P06-AA-PLAN
Tesorería
P07-AA-T
Planillas
P08-AA-PLAN
Personal
P09-AA-PERS
Planillas
P10-AA-PLAN
Asesor jurídico
P01-AJ-ABOG
Asesor Jurídico
P02-AJ-ABOG
Asesor Jurídico
P03-AJ-ABOG
OCI
P01-OCI
OCI
P02-OCI
OCI
DIR
CPAD
Tramite Documentario y
Archivo
Tramite Documentario y
Archivo
Comisión Permanente
de Procesos
Administrativos.
P01-DIR-AC
P02-DIR-AC
P01-COM-PROC
7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA
DE
GESTIÓN
PEDAGÓGICA
8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
AREA DE GESTION PEDAGÓGICA
PROCESO: APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXCURSIONES O VISITAS DE LOS
ESTUDIANTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN
EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO.
CÓDIGO: P01-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento y los requisitos que deben cumplir las instituciones
educativas para solicitar la autorización de excursiones o visitas de estudiantes, al
interior o exterior del país.
2. ALCANCE:
Directores, asesores y padres de familia de Instituciones Educativas del ámbito de
la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- Ley N° 27337 que aprueba el Código del Niño y del Adolescente.
- R.M. N° 0394-2008-ED. Norma que regulan el procedimiento para la
aprobación de las solicitudes de excursiones o visitas de los estudiantes
formulados por las instituciones educativas.
- R.D. N° 0086-2008-ED. Norma para el Desarrollo de las Asignaciones de
Tutoría y Orientaciones Educativas en las Direcciones Regionales de
Educación, Unidades de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas.
- Normas específicas emitidas por el MINEDU y directiva vigente del año escolar.
4. REQUISITOS:
- Solicitud suscrita por el (la) Director (a) de la Institución Educativa,
requiriendo autorización de excursión o viaje de estudios por estudiantes al
interior o exterior del país, dirigida al Director de la UGEL Santiago de Chuco.
- Presentación del expediente por duplicado con una anticipación de cinco (05)
días a la realización del día de viaje al interior o exterior del país, en forma
obligatoria.
- Plan de excursión o visita de los estudiantes donde se precisará el día y hora de
salida al lugar o lugares de destino, como el día de retorno.
- Relación de Estudiantes participantes y relación de los docentes, tutores y
padres de familia que acompañan a los estudiantes.
- Autorización Notarial o Judicial de los padres o apoderados para el viaje de
niños y adolescentes al interior y fuera del país.
- Certificado o Constancia de buena salud, expedida por las entidades de salud
del lugar de procedencia de los estudiantes que realizan excursiones o viajes al
interior o exterior del país.
- Copia del contrato con la empresa de transportes o agencia de viajes, de
traslado y retorno de los estudiantes, la póliza de seguro de vida y de
accidentes de pasajeros.
- Constancia de la reserva confirmada de transporte terrestre, ferroviario, aéreo
o marítimo para la realización de la excursión o visita de los estudiantes,
comprendiendo el lugar de salida, de retorno y para cada uno de los lugares
turísticos a visitar.
- Constancia expedida por la Dirección Regional del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones, en la que certifique que la empresa de transportes a cargo de
la excursión o visita de los estudiantes cuenta con el permiso respectivo para
realizar estos servicios.
9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Constancia oficial que acredite que la unidad móvil que transportara a los
estudiantes, cuenta con la certificación de operatividad que garanticen
encontrarse en condiciones técnicas óptimas de cumplir con la ruta de
excursión o visita de los estudiantes. Asimismo, contar con la capacidad
necesaria para el normal transporte de los participantes en la ruta de
excursión.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La verificación del expediente de excursión o viaje y la respectiva autorización
es de responsabilidad del Especialista de Tutoría y Orientación Educativa del
Área de Gestión Pedagógica de la UGEL Santiago de Chuco.
- El especialista responsable genera el oficio de aprobación que será refrendado
por el Director de la UGEL Santiago de Chuco y remitido al Director (a) de la
Institución Educativa, quien obligatoriamente emitirá la resolución Directoral
de autorización de la excursión o viaje de sus estudiantes.
6. PROCEDIMIENTO:
-
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expedientes, asigna número y
Tramite
deriva al Área de Gestión Pedagógica.
Documentario
Recibe y deriva el expediente al Jefe del
2
Secretaria de AGP
Área de Gestión Pedagógica
Genera el proveído y deriva al especialista
3
Jefe de AGP
de Tutoría
Recibe y revisa los requisitos del
Especialista
4
expediente de excursión o visita. Elabora
Educación
el Oficio de aprobación o de negación
Eleva oficio y expediente a jefe de AGP
Especialista de
5
para su V°B°
y deriva al Despacho
Educación
Directoral de la UGEL- SCH.
Visa el oficio y secretaria deriva al
Jefe de AGP/
6
despacho Directoral.
secretaria
Recibe, registra y deriva al Director de la
Secretaria de
7
UGEL el oficio y expediente respectivo
dirección
Firma el oficio de autorización o
8
denegación y devuelve al especialista
Director de UGEL
encargado a través de secretaria
Recibe el oficio firmado por el Director de
Especialista de
9
la UGEL – SCH.
Tutoría- AGP
Archiva copia del oficio y entrega original
con el expediente al director (a) de la
Institución Educativa, quien en caso de ser
Especialista de
10
positiva
la
respuesta
emitirá
Tutoría
obligatoriamente la R.D. de autorización
correspondiente.
Emite resolución de autorización de
11
Director de la I.E.
excursión.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 5 días, 3 horas y 25 minutos
1
TIEMPO
1 día
1 hora
30
minutos
1 día
30
minutos
15
minutos
1 hora
1 día
10
minutos
1 día
1 día
10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO
USUARIO
INICIO
TRAMITE DOCUMENTARIO
Recibe
expediente,
ingresa al SITGD y
derivación a AGP
Elabora solicitud y
presenta expediente
AREA DE GESTIÓN
PEDAGÓGICA
Secretaria recibe, registra y
deriva expediente al Jefe del
Área.
DESPACHO DIRECTORA
Secretaria recibe, registra y
deriva al Director de la UGEL
el oficio y expediente
respectivo.
El Jefe del Área genera el
proveído al Especialista de
Educación.
SITGD
Especialista de Educación recibe
y revisa el expediente y elabora el
informe y el oficio de aprobación
o
denegación.
Deriva
el
expediente al Jefe de AGP.
Jefe de AGP visa el oficio y
secretaria deriva al despacho
directoral
Director de la I.E.
emite resolución
de autorización
de excursión.
FIN
Especialista archiva copia del
oficio y entrega original con el
expediente al Director(a) de la
I.E. en caso de ser aprobado la
solicitud emitirá la R.D. de
autorización
Director firma el oficio
autorizando o denegando y
devuelve a la secretaria, ésta
al especialista encargado a
través de secretaria de AGP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
8.
9.
-
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ANEXOS
Solicitud
Requisitos
SIGLAS Y TERMINOS
I.E.
: Institución Educativa
AGP
: Área de Gestión Pedagógica
R.D.
: Resolución Directoral
UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local
V° B° : Visto Bueno
D.S
: Decreto Supremo
R.M.
: Resolución Ministerial
SITGD : Sistema de Gestión Documentaria
12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN SOLICITADO POR
TERCEROS
CÓDIGO: P02-AGP-ES
1. OBJETIVO:
Definir el procedimiento para tramitar la autorización de cursos, seminarios o
eventos de capacitación para personal docente y administrativo solicitados por
instituciones educativas, personas naturales o jurídicas.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas públicas y privadas del ámbito de la UGEL Santiago de
Chuco.
- Instituciones Públicas o Privadas que tienen como finalidad la capacitación de
los trabajadores del sector educación.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044.
- Decreto Supremo N° 011-2012, Reglamento de la Ley General de Educación.
- Resolución Suprema N° 001-2007-ED, Proyecto Educativo Nacional
- Resolución Ejecutiva Regional N° 073-2004-GRLL/P. Aprueba el Manual de
Organización y Funciones de la UGEL Santiago de Chuco.
- Ordenanza Regional N° 038-2011-GRLL-CR. Aprueba el ROF de la UGEL
Santiago de Chuco.
- Ordenanza Regional N° 022-2013-GRLL-CR. Aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Solicitud dirigida al Director UGEL Santiago de Chuco.
- Documento que acredite la naturaleza de la Institución.
- Proyecto del evento.
- Plan de trabajo del evento.
- Copia de certificado que se entregara a los participantes.
- Copia del RUC de la institución solicitante.
- Comprobante de pago por derecho de tramitación (S/. 50.00)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEEL PROCESO:
- La tramitación para la autorización de curso o evento de capacitación inicia
con la presentación del respectivo proyecto vía tramite documentario. Es
responsabilidad de los Especialistas del Área de Gestión Pedagógica el estudio
del expediente, orientar, verificar los requisitos y autorizar de ser el caso, vía
Resolución Directoral el evento de capacitación.
13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
N°
Recibe expediente, asigna
01
número y deriva al Área de
Tramite Documentario
1 día
Gestión Pedagógica.
Recibe y deriva expediente a
02
Secretaria de AGP
1 hora
Jefe de AGP.
Deriva expediente a la Comisión
03
Jefe de AGP
1 hora
Responsable
Emite informe favorable o
Comisión de
04
5 días
desestima petición
Especialistas
Eleva a la Jefatura de AGP el
Comisión de
05
informe y el respectivo proyecto
1 día
especialistas
de resolución para su visación
06
Visa el proyecto de resolución
Jefe de AGP
5 minutos
Fotocopia el proyecto de
resolución y deriva con la
07
Secretaria de AGP
1 hora
autógrafa, al despacho
directoral
Recibe el proyecto de
08
resolución Directoral para firma Secretaria de dirección
5 minutos
del director de la UGEL SCH.
09
Firma la resolución
Director
1 día
Recibe la resolución directoral
para numeración, fecha,
Responsable de
10
registro, archivo, distribución a
3 días
archivo
las Áreas competentes y
notificación al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN : 11 días 3 horas y 10 minutos
14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ASUARIO
TRAMITE DOCUMNETARIO
AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
DESPACHO DIRECTORAL
Secretaria recibe, registra y deriva expediente al Jefe del Área.
INICIO
Recibe expediente, ingresa al
SITGD y deriva al Área de
Gestión Pedagógica.
Presenta expediente
A
SITGD
El Jefe del Área genera el proveído y deriva a la comisión
responsable.
Secretaria recibe proyecto para
firma del Director.
Comisión evalúa autorización y emite informe al Jefe del
Área.
No
Conforme
Observado y
devuelto al usuario.
Si
Comisión eleva informe a la
Jefatura
y
proyecto
de
Resolución para el V°B°.
Director firma la Resolución
directoral.
A
Recibe Resolución
Directoral.
FIN
Recibe la Resolución
Directoral enumera,
fecha, registra y archiva.
Notifica y entrega resolución
al usuario.
Visación del proyecto de
resolución por el Jefe de
AGP.
Fotocopiado y derivación del
Proyecto de Resolución.
Secretaria recibe, registra y
deriva Resolución Directora.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS
- Solicitud
- requisitos establecidos.
- Glosario:
9. SIGLAS Y TERMINOS.
AGP
: Área de Gestión Pedagógica
RUC
: Registro Único del Contribuyente
TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos
SITGD : Sistema de Gestión Documentaria
16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE AULA DE
INNOVACIÓN PEDAGÓGICA - AIP
CÓDIGO: P03-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento a seguir para la autorización de funcionamiento de
Aulas de Innovación Pedagógica – AIP para el uso de las TIC en el proceso de
enseñanza – aprendizaje en instituciones educativas de EBR.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de Educación Básica Regular del ámbito de la UGEL
Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED
- Normas y Orientaciones para el desarrollo del año escolar vigente en la
Educación Básica.
- Resolución Ministerial N° 0364-2003-ED, Asignación de personal docente a los
centros educativos seleccionados del Proyecto Huascarán (actualmente
DIGETE)
- Resolución Directoral N° 0668-2010-ED, aprueba la Directiva N° 040-2010ME/VMGP-DIGETE, que norma la aplicación de Tecnologías de Información y
Comunicación de los Centros de Recursos Tecnológicos (CRT) y en las Aulas de
Innovación Pedagógica (AIP) de las Instituciones Educativas de Gestión
Pública.
4. REQUISITOS:
- Solicitud del Director de la Institución Educativa.
- Fotografías evidenciando que la infraestructura del local escolar este en
buenas condiciones y con servicio de energía eléctrica.
- Fotografías del ambiente para el Aula de Innovación Pedagógica y con medidas
de seguridad apropiadas para evitar robos.
- Inventario de los Recursos Tecnológicos instalados en el ambiente para el Aula
de Innovación pedagógica.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El proceso consiste en evaluar las condiciones técnico – pedagógicas para
autorizar el funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica, es
responsabilidad del especialista de tecnologías educativas de AGP de la UGEL
Santiago de Chuco.
- Tiene en cuenta que el AIP es un ambiente físico implementado con
equipamiento TIC (uno o varios de los siguientes: computadoras, Tablet,
proyectores multimedia, pizarras digitales, software, servidores, conectividad,
televisión, radiograbadora, etc.)
- Se caracteriza porque los estudiantes se trasladan al ambiente con tecnologías.
- El ambiente debe ser utilizado para actividades de aprendizaje, capacitación,
búsqueda de información, biblioteca virtual, investigación, redes de interaprendizaje y producción de material educativo.
17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe, registra en el sistema y deriva a AGP.
Tramite Documentario
Recibe y deriva expediente a Jefe de AGP
Secretaria de AGP
Deriva expediente a especialista.
Jefe de AGP
Analiza expediente y tramita a través de su
04
jefatura memorándum de comisión de
Especialista TIC
servicios para verificar in situ.
05
Elabora informe técnico
Especialista TIC
Solicita se proyecte resolución de
09
autorización de funcionamiento del AIP en
Especialista TIC
caso de reunir requisitos y eleva expediente.
Recibe expediente y deriva al Jefe del Área
10
Secretaria AGI
para su proveído.
Deriva expediente a través de secretaria al
11
Jefe de AGI
Planificador para su atención.
Analiza y redacta proyecto de resolución y
12
Planificador
deriva a secretaria para la visa del Jefe de AGI
Visa proyecto de Resolución y deriva por
13
secretaria por secretaria del Área de Gestión
Jefe de AGI
Pedagógica.
Recibe proyecto de Resolución y deriva al Jefe
14
Secretaria de AGP
de AGP para V°B°.
Recibe proyecto de Resolución y deriva al
18
Secretaria despacho directoral
Director.
Firma la Resolución Directoral y devuelve a
19
secretaria para derivar a trámite
Director
documentario
Recibe, enumera, fecha, registra, distribuye a
20
Responsable de archivo
las Áreas y notifica al Director de la I.E.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 18 días, 3 horas y 15 minutos
TIEMPO
1 día
1 hora
1 hora
3 días
1 día
2 días
1 hora
15
minutos
5 días
1 día
1 día
1 día
1 día
2 días
18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta
Expediente
A
T. DOCUMENTARIO
AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
El Jefe del Área genera el proveído y
deriva al Especialista TIC.
Especialista evalúa expediente y
tramita a través de su jefatura
Memorándum de comisión de
servicios para verificación IN SITU.
SITGD
No
Conforme
Observado
y devuelto
al usuario
FIN
Notifica y entrega
resolución al usuario
Recibe expediente y
deriva al Jefe
A
Eleva informe técnico a
la jefatura y solicita a
AGI proyectar R.D.
Jefe visa proyecto de
Resolución
Secretaria recibe, registra y
deriva al Jefe de Área para su
proveído
Secretaria recibe,
registra proyecto
de Resolución
Jefe deriva al
Planificador
Planificador
proyecta R.D.
Firma Resolución
Directoral
Si
B
Recibe, enumera,
fecha, registra,
distribuye a las áreas
DIRECCION
Secretaria recibe, registra y deriva
expediente al Jefe de Área.
Recibe expediente,
asigna número y
deriva a AGP.
Especialista verifica el AIP de la
Institución Educativa
Recibe
Resolución
Directoral
A.G.I
Secretaria
recibe, registra
y deriva R.D. a
Dirección.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS
- Solicitud
- Requisitos establecidos
- Glosario
9. SIGLAS Y TERMINOS.
AIP
: Aula de Innovación Pedagógica
TIC
: Tecnología de la Información y Comunicación
EBR
: Educación Básica Regular
UGEL
: Unidad de Gestión Educativa Local
D.S.
: Decreto Supremo
DIGETE : Dirección General de Tecnologías Educativas
VMGP
: Vice Ministerio de Gestión Pedagógica
CRT
: Centro de Recursos Tecnológicos
AGI
: Área de Gestión Institucional
RD
: Resolución Directoral
PR
: Proyecto de Resolución
SITGD
: Sistema de Gestión Documentaria
20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA ETAPA PROVINCIAL Y/O PROVINCIAL /ZONAL DE LOS
JUEGOS DEPORTIVOS ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN
EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO.
CÓDIGO: P04-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para la ejecución de los Juegos Deportivos
Escolares Nacionales, Tercera Etapa en la UGEL- Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de los Niveles de Primaria y Secundaria del ámbito de la
UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el
Desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica.
- Resolución Viceministerial N° 0008-2013-ED, que aprueba las bases de los
Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016.
- Resolución Ministerial N° 041-2014-MINEDU, aprueba los lineamientos para la
ejecución nacional del Fortalecimiento de la Educación Física y el Deporte
Escolar en las Instituciones Educativas Públicas de Primaria y Secundaria de
EBR.
4. REQUISITOS:
- Inscripciones de las II.EE., directoras, delegadas y entrenadores participantes
en los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el formato virtual del
sistema digital para el aprendizaje PERUEDUCA.
- Inscripción de participantes en las diferentes categorías de los Juegos
Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el Sistema Digital para el
Aprendizaje PERUEDUCA.
- Presentar la ficha de inscripción impresa (original y copia) en el Área de
Gestión Pedagógica.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Los Juegos Deportivos Escolares Nacionales se ejecutan en 7 etapas y 4
categorías, siendo responsables para su ejecución el Ministerio de Educación,
Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y
las Instituciones Educativas a nivel nacional.
- La Etapa Provincial y/o Provincial/Zonal, corresponde a la UGEL Santiago de
Chuco dirigida por el Especialista de Educación Cultura y Deporte del Área de
Gestión Pedagógica.
21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inscripción de participantes de cada II.EE. en la
Director y delegado de II.EE.
página web de PERUEDUCA.
Estudio y análisis de la RVM que aprueba las bases
02
Especialista responsable
de los JDEN del año vigente.
Difusión de las bases y elabora proyecto de
03
Especialista responsable
ejecución y remite para su aprobación.
04
Aprueba Proyecto
Director
05
Conforma la Comisión Organizadora
Especialista responsable
06
Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes
Especialista responsable
Ejecución de los Juegos Deportivos Escolares
07
Nacionales Etapa Provincial y/o Etapa
Comisión Organizadora
Provincial/Zonal
Informe final de la ejecución de los juegos por
08
Especialista Responsable
categorías.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 4 MESES y 7 DÍAS
01
TIEMPO
1 mes
1 día
1 mes
15 días
1 día
1 mes
12 días/
3 días
5 días
22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
INICIO
Inscripción de
participantes
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Estudio y análisis de la R.V.M. que aprueba las bases
de los JDEN 2016.
DIRECCIÓN
Aprueba proyecto
Difusión de las bases y elabora proyecto de ejecución
y remite para su aprobación a dirección.
Recibe informe y deriva al Despacho
Directoral
Conforman la comisión organizadora.
PERUEDUCA
Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes.
Director lee informe final
Ejecución de los Juegos Deportivos Escolares
Nacionales – Etapa Provincial y/o Provincial/Zonal
FIN
Elabora informe final de la ejecución de los juegos
por categorías y eleva al Despacho Directoral
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Solicitud
- Requisitos Establecidos
- Glosario:
9. SIGLAS Y TERMINOS
UGEL
: Unidad de Gestión Educativa Local
MINEDU : Ministerio de Educación
II.EE.
: Instituciones Educativas
EBR
: Educación Básica Regular
RVM
: Resolución Vice Ministerial
JDEN
: Juegos Deportivos Escolares Nacionales.
EF
: Educación Física
24
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: EJECUCIÓN DE LOS JUEGOS FLORALES ESCOLARES NACIONALES POR LA
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO.
CÓDIGO: P05-AGP-ES.
1.- OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para la ejecución de los Juegos Deportivos
Escolares Nacionales, Tercera Etapa en la UGEL- Santiago de Chuco.
2.- ALCANCE:
Instituciones Educativas de los Niveles de Primaria y Secundaria del ámbito de la
UGEL Santiago de Chuco.
3.- BASE NORMATIVA:
-
Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el
Desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica.
Resolución Viceministerial N° 0008-2013-ED, que aprueba las bases de los
Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016.
Resolución Ministerial N° 041-2014-MINEDU, aprueba los lineamientos para la
ejecución nacional del Fortalecimiento de la Educación Física y el Deporte
Escolar en las Instituciones Educativas Públicas de Primaria y Secundaria de
EBR.
4.- REQUISITOS:
-
-
-
Inscripciones de las II.EE., directoras, delegadas y entrenadores participantes
en los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el formato virtual del
sistema digital para el aprendizaje PERUEDUCA.
Inscripción de participantes en las diferentes categorías de los Juegos
Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el Sistema Digital para el
Aprendizaje PERUEDUCA.
Presentar la ficha de inscripción impresa (original y copia) en el Área de
Gestión Pedagógica.
5.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
-
-
Los Juegos Deportivos Escolares Nacionales se ejecutan en 7 etapas y 4
categorías, siendo responsables para su ejecución el Ministerio de Educación,
Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y
las Instituciones Educativas a nivel nacional.
Los Juegos Deportivos Florales, corresponde a la UGEL Santiago de Chuco
dirigida por el Especialista de Educación Cultura y Deporte del Área de Gestión
Pedagógica.
25
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6.-PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inscripción de participantes de cada II.EE. en la
Director y delegado de II.EE.
página web de PERUEDUCA.
Estudio y análisis de la RVM que aprueba las bases
02
Especialista responsable
de los JDEN del año vigente.
Difusión de las bases y elabora proyecto de
03
Especialista responsable
ejecución y remite para su aprobación.
04
Aprueba Proyecto
Director
05
Conforma la Comisión Organizadora
Especialista responsable
06
Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes
Especialista responsable
Ejecución de los Juegos Florales Escolares
07
Comisión Organizadora
Nacionales.
Informe final de la ejecución de los juegos por
08
Especialista Responsable
categorías.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 4 MESES y 4 DÍAS
01
TIEMPO
1 mes
1 día
1 mes
15 días
1 día
1 mes
12 días
5 días
26
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7.- DIAGRAMA DE FLUJO:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
INICIO
Inscripción de
participantes
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Estudio y análisis de la R.V.M. que aprueba las bases
de los JFEN 2016.
DIRECCIÓN
Aprueba proyecto
Difusión de las bases y elabora proyecto de ejecución
y remite para su aprobación a dirección.
Recibe informe y deriva al Despacho
Directoral
Conforman la comisión organizadora.
PERUEDUCA
Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes.
Director lee informe final
Ejecución de
Nacionales.
los
Juegos
Florales
Escolares
FIN
Elabora informe final de la ejecución de los juegos
por categorías y eleva al Despacho Directoral
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8.- ANEXOS:
-
Solicitud
Requisitos Establecidos
Glosario:
9.- SIGLAS Y TERMINOS
UGEL
MINEDU
II.EE.
EBR
RVM
JFEN
EF
: Unidad de Gestión Educativa Local
: Ministerio de Educación
: Instituciones Educativas
: Educación Básica Regular
: Resolución Vice Ministerial
: Juegos Florales Escolares Nacionales.
: Educación Física
28
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ACTAS DE EVALUACIÓN Y NÓMINAS OFICIALES DE LOS
ALUMNOS DE EDUCACIÓN BASICA REGULAR.
CÓDIGO: P06-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para solicitar y realizar la rectificación de actas de
evaluación de los aprendizajes y nóminas oficiales de los estudiantes de Educación
Básica Regular.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de los Niveles de Educación Inicial, Primaria y Secundaria
del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, Ley General de Educación y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N° 27806, Ley de transparencia y acceso a la información pública.
- Ley N° 29060, Ley del silencio administrativo.
- D.S. N° 004-2013-ED, que apruebas el reglamento de la Ley de Reforma
Magisterial.
- Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el
desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica.
4. REQUISITOS:
Ser Director y/o responsable registrado del manejo del Sistema de Información de
Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La rectificación de los formatos oficiales de las Nóminas de Matrícula y las
Actas de Evaluación del Educando, se realizan cuando existe un error material
al ingresar los datos o la situación final de los estudiantes; por lo que es
procedente efectuar la corrección a petición del usuario o director de la
institución educativa.
- Presenta una solicitud previamente registrado en el SIAGIE, mencionando el
error material a corregir, dirigido al Director de la UGEL Santiago de Chuco.
29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
ACTIVIDAD
Registra virtualmente la solicitud en el SIAGIE
Recibe expediente, registra en el sistema y deriva al
Área de Gestión Pedagógica.
Recibe expediente, registra y deriva al Jefe de AGP
Realiza el despacho correspondiente del expediente a
especialista responsable y devuelve a secretaria.
Recibe expediente, deriva en el sistema y prepara el
cargo para el especialista asignado.
RESPONSABLE
TIEMPO
Usuario
1 día
Tramite documentario
1 día
Secretaria de AGP
2 horas
Jefe de AGP
1 día
Secretaria de AGP
1 hora
Especialista responsable
Recibe el expediente y firma el cargo.
07
Estudia, analiza, verifica y aceptación en el SIAGIE
Especialista responsable
Comunica al responsable de la I.E. acerca de la
08
Especialista responsable
aprobación virtual de su pedido.
Realiza las correcciones, procesa, imprime y presenta
09
Director de la I.E.
nuevos formatos a la UGEL.
10
Recibe y verifica los nuevos formatos en el SIAGIE
Director de la I.E.
11
Aprueba las nuevas actas y/o nominas en el SIAGIE
Director de la I.E.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 6 días, 6 horas y 5 minutos.
5
minutos
1 día
1 hora
2 días
1 hora
1 hora
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Registra solicitud en el
SIAGIE y presenta solicitud
en el SITGD
TRÁMITE DOCUMENTARIO
Recibe, registra en el SITGD y deriva
al Área de Gestión Pedagógica
SITGD
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Secretaria recibe, registra y deriva
expediente al Jefe de AGP
El Jefe realiza el despacho del
expediente al especialista responsable y
devuelve a secretaria
Secretaria deriva en el sistema y prepara
el cargo para el especialista asignado
SIAGIE
Especialista recibe expediente, firma el
cargo, evalúa y valida en el SIAGIE
(virtual)
SIAGIE
Recibe comunicación de haber
sido atendido su solicitud
FIN
Comunica al responsable de la I.E. la
atención de lo solicitado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXO:
- Solicitud virtual
- Requisitos establecidos
- Glosario
9. SIGLAS Y TERMINOS
D.S.
: Decreto Supremo
SIAGIE : Sistema de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa
UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local
AGP
: Área de Gestión Pedagógica.
32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: SUPERVISIÓN, ASESORAMIENTO Y MONITOREO PEDAGÓGICO A
DIRECTORES, DOCENTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y PROGRAMAS
EDUCATIVOS.
CÓDIGO: P07-AGP-ES.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento de supervisión, asesoramiento y monitoreo
pedagógico a directores y docentes de II.EE., para mejorar la calidad de los
aprendizajes en los estudiantes de la Educación Básica Regular, Educación Básica
Alternativa y Centro Educativo Técnico Productivo, en ámbito de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas Publicas y Privadas de las modalidades: E.B.R., E.B.A. y
CETPROs.
- Directivos y docentes.
- Especialistas en educación de la UGEL Santiago de Chuco, Promotores
Educativos Distritales, Coordinadores de Redes, Coordinadores de PRONOEI.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Educación N° 28044 y su Reglamento N° 011-2012-ED.
- Ley de Reforma Magisterial N° 29944 y su reglamento D.S. N° 004-2013-ED.
- R.V.M. N° 038-2009-ED, que aprueba los Lineamientos y Estrategias Generales
para la Supervisión Pedagógica.
- Normas específicas emitidas por el MINEDU y Directiva Vigente del Año
Escolar.
4. REQUISITOS:
- Plan de monitoreo de AGP aprobado resolutivamente.
- Planes específicos de monitoreo.
- Instrumentos de monitoreo.
- Cuaderno de Campo.
- Memorando de autorización de la comisión de servicios.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Se elabora un Plan de supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico
dirigido a las II.EE. y Programas Educativos del ámbito de la UGEL Santiago de
Chuco y es responsabilidad del equipo de especialistas del Área de Gestión
Pedagógica, Promotores Educativos Distritales, Coordinadoras de PRONOEI y
Coordinadores de Red del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
- Consiste en hacer el recojo de información de cada una de las II.EE. de los
procesos pedagógicos y de gestión que se ejecutan con el fin de mejorar los
aprendizajes de los estudiantes.
- Verificar la gestión de los procesos pedagógicos en el aula y los procesos de
gestión en la Institución Educativa, en el Marco del Buen Desempeño Docente y
Directivo.
- Asesoramiento y monitoreo orientado a fortalecer las capacidades de gestión
de directores y docentes de las instituciones Educativas.
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
ACTIVIDAD
Elabora el Plan Anual de Supervisión,
Asesoramiento y Monitoreo pedagógico.
Elabora los Planes y Cronogramas Específicos de
Monitoreo.
Revisa y aprueba el Plan Específico y
Cronograma de Monitoreo.
Remite Plan Específico al Despacho Directoral
para la autorización.
Recibe Plan y Cronograma de salida y deriva al
Director.
Autoriza comisión de supervisión.
Supervisa, asesora y monitorea a directores,
docentes y animadoras de PRONOEI.
Sistematiza los resultados en soporte virtual
Elabora Informes y remite al Despacho
Directoral
Redacta recomendaciones y sugerencias para
hacer llegar a los directores de la II.EE.
Visa documento de recomendaciones y
sugerencias y secretaria deriva al Despacho
Directoral
Recibe y deriva documento al Director
Firma documento y devuelve a secretaria
RESPONSABLE
TIEMPO
Equipo de Especialistas
5 días
Equipo de Especialistas
Jefe de AGP
1 día
Secretaria de AGP
1 hora
Secretaria de Dirección
Director de UGEL
Equipo de Especialistas
de AGP.
Equipo de Especialistas
10
minutos
1 día
1 día
5 días
Especialista AGP
2 días
Equipo de Especialistas
1 día
Jefe de AGP
1 día
Secretaria Dirección
Director de UGEL
Recibe documento de recomendaciones y
Trámite Documentario
distribuye a dirección de II.EE.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 24 días, 2 horas.
14
2 días
20
minutos
30
minutos
5 días
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
INICIO
DESPACHO DIRECTORAL
Secretaria recibe Plan
Trabajo, registra y deriva al
Equipo de Especialistas, elaboran
Plan
de
supervisión,
asesoramiento y monitoreo.
TRAMITE DOCUMENTARIO
de
Distribuye documento a los
directores de las II.EE.
Directores de las II.EE.
reciben documento y
asumen responsabilidades
Director firma autorización y
remite a gestión pedagógica
FIN
Jefe revisa y aprueba planes y
cronogramas de visita
A
Secretaria remite al Despacho
Directoral
A
Supervisa, asesora, monitorea y
sistematiza información.
Redacta recomendaciones
sugerencias y eleva a
Dirección
y
la
Director firma documento
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXO:
- Requisitos establecidos.
- Glosario
9. SIGLAS Y TERMINOS
EBR
: Educación Básica Regular.
EBA
: Educación Básica Alternativa.
CETPRO : Centro Educativo Técnico Productivo.
RVM
: Resolución Vice Ministerial.
AGP
: Área de Gestión Pedagógica.
PRONOEI : Programa No Escolarizado de Educación Inicial.
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA
DE
GESTIÓN
INSTITUCIONAL
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
PROCESO: APROBACIÓN DE CREDITO SUPLEMENTARIO PARA GRATIFICACIONES DE
25 Y 30 AÑOS DE SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCACION UGEL
SANTIAGO DE CHUCO.
CÓDIGO: P01-AGI-ES-FNZAS.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo de solicitud de crédito suplementario
para gratificaciones de 25 y 30 años de servicio de los trabajadores públicos del
sector educación, comprensión de la UGEL Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
Docentes, directores, personal administrativo de las Instituciones Educativas
Públicas y personal de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley del Presupuesto del Sector Público del Año Fiscal vigente.
- Ley de Reforma Magisterial N° 29944.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED.
4. REQUISITO:
Resolución Directoral emitido por la UGEL Santiago de Chuco por haber cumplido
25 y 30 años de servicio.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El requerimiento del presupuesto de 25 y 30 años de servicio es un derecho
que tiene el profesor y administrativo a percibir por única vez, el
reconocimiento de dicho tiempo de servicios, se formaliza mediante resolución
en el mes que el profesor (a) o el administrativo cumpla 25 o 30 años de
servicios de acuerdo al informe de la Oficina de Escalafón.
- Los Responsables del proceso de solicitar el requerimiento de presupuesto de
gratificaciones de 25 y 30 años de servicios es del Equipo de Finanzas y
Presupuesto de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
- El Equipo de Presupuesto de la UGEL Santiago de Chuco, emite un oficio
solicitando el crédito suplementario al Gerente Regional de Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento Territorial La Libertad con la relación de los
beneficiarios y sus respectivas asignaciones de acuerdo a la RIM que es
calculada por el Equipo de Planillas según establece la Resolución Directoral
que emite la UGEL Santiago de Chuco.
38
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
ACTIVIDAD
Deriva Resoluciones al Equipo de
Presupuesto
Recibe y lleva un control de Resoluciones
Directorales de gratificaciones de 25 y 30
años de servicio en el programa EXCEL.
Elabora oficio dirigido al Gerente Regional
de
Planeamiento,
Presupuesto
y
Acondicionamiento Territorial La Libertad
con su respectivo cuadro de beneficiarios.
Lleva oficio a secretaria de Gestión
Institucional para el visto del Jefe del Área.
Deriva oficio para respectiva firma.
Lleva a Equipo de Finanzas el oficio
firmado por el Jefe.
Deriva oficio a secretaria de Dirección
para la firma del Director
Coloca sello, número de oficio, MAD y lo
pasa al Despacho de Dirección para su
respectiva firma.
Deriva oficio firmado por el Director a
presupuesto.
Envía por Courier el oficio al Gobierno
Regional La Libertad.
Verifica y se asegura que haya sido
recibido por el Gobierno Regional La
Libertad.
Consolida la demanda adicional de todas
las Unidades Ejecutoras y lo eleva al
Ministerio de Economía y Finanzas.
Contesta a través de oficio o Resolución a
Gobierno Regional La Libertad.
Emite oficio dando contestación a la
solicitud enviada por la UGEL Santiago de
Chuco.
Recibe oficio
Deriva expediente
Recibe expediente
Deriva al Jefe para su respectivo proveído
Deriva al Equipo de Presupuesto
Recibe el expediente
RESPONSABLE
TIEMPO
Secretaria de AGI
1 día
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
1 día
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
4 horas
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
Secretaria Gestión Institucional
Secretaria de Gestión
Institucional
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
1 hora
15 minutos
1 hora
Secretaria de Dirección
1 día
Secretaria de Dirección
1 hora
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
1 día
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
2 días
Gerencia Regional de
Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial
La Libertad
Ministerio de Economía y
Finanzas
Gerencia Regional de
Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial
La Libertad
Tramite Documentario
Tramite Documentario
Secretaria de Gestión
Institucional
Secretaria de Gestión
Institucional
Secretaria de Gestión
Institucional
Equipo de Presupuesto
(Gestión Institucional)
Según la respuesta que da el Gobierno
Equipo de Presupuesto
Regional La Libertad se procede la
(Gestión Institucional)
atención al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 111días, 12 horas y 55 minutos.
21
15 minutos
30 días
30 días
30 días
3 horas
5 minutos
5 minutos
1 hora
1 hora
15 minutos
15 días
39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ÁREA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
INICIO
Planillas verifica en el SUP
al personal que cumple 25 y
30 años de servicios, emite
R.D. y deriva a coor. de
personal y AGI.
A
ÁREA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
A
Secretaria
recibe y deriva
Resoluciones
Equipo de finanzas
recibe y lleva
control de
resoluciones, emite
oficio y deriva al
Gobierno Regional
SUP
Equipo de Finanzas
recibe expedientes de
secretaria
Equipo de personal, ingresa
datos de la R.D. en el
sistema NEXUS.
hace la nota
modificatoria en el
sistema SIAF
SIAF
NEXUS
FIN
DIRECCIÓN
Secretaria recibe
oficio y coloca N° de
MAD y retorna al
Equipo de Finanzas
GOBIERNO REGIONAL
Recibe oficio de la
UGEL-SCH y eleva
al Ministerio de
Economía y
Finanzas
MINISTERIO DE
ECONOMÍA Y
FINANZAS
Recibe oficio del
Gobierno Regional y
aprueba
modificatoria
presupuestal.
TRAMITE DOCUMENTARIO
Recibe expediente
ingresa SITGD y deriva
a Gestión Institucional
SITGD
Emite Resolución
de Asignación
Presupuestal
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Resolución Directoral
- Requisitos establecidos
- Glosario:
9. SIGLAS Y TERMINOS
UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local
SIAF
: Sistema Integrado de Administración Financiera
MAD
: Modulo de Administración Documentaria
SITGD : Sistema de Gestión Documentaria.
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PARA EJECUCIÓN DE GASTO
CÓDIGO: P02-AGI-F.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para habilitar el presupuesto en sus respectivas
específicas de gasto para su oportuna ejecución en función de los resultados
esperados.
2. ALCANCE:
Área de Administración de la UGEL con sus oficinas de abastecimientos,
contabilidad y tesorería.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General de Presupuesto Público N° 28411.
- Ley del Presupuesto Público del Año Fiscal.
- D.S. N° 304-2013-EF. aprueba el TUO de la Ley General de Presupuesto Público
N° 28411.
- Directiva N° 005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución
presupuestal.
4. REQUISITOS:
- Planilla de remuneraciones
- Planilla de pensiones
- Planilla por sentencias judiciales
- Ordenes de servicio y de compra.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La certificación presupuestal es responsabilidad del Especialista en Finanzas,
teniendo en consideración los pedidos de las Áreas usuarias de la UGEL, de
acuerdo a una correcta programación anual del gasto, en el caso de no existir
presupuesto en el clasificador, se realiza la redistribución del mismo previo
análisis de las demandas en favor de los usuarios.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Pedido del Área usuaria para tener
disponibilidad presupuestal dirigido al Jefe de
AGI.
Recepción del pedido y derivación al
02
Especialista en Finanzas.
Recepción y análisis del pedido contrastando
03
con el SIAF-MPP
Aprobación y transmisión de la certificación
04
en el SIAF-MPP.
Firma de la certificación en físico de los
formatos (para el caso de la GG 2.1. se elabora
05
documento
dirigido
al
Área
de
Administración firmado por el Jefe de AGI)
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 2 horas.
01
RESPONSABLE
TIEMPO
Jefe del Área de
Administración
1 hora
Secretaria de AGI
10 minutos
Especialista en Finanzas
10 minutos
Especialista en Finanzas
10 minutos
Especialista en Finanzas
30 minutos
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ÁREA USUARIA
SECRETARIA
ÁRAEA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
JEFE GESTIÓN INSTITUCIONAL
INICIO
Pedido del Área usuaria
para tener disponibilidad
presupuestal dirigido al
Jefe de AGI
ESPECIALISTA EN FINANZAS
Recepción y
análisis del pedido
Recepción del pedido y
derivación al Especialista
en Finanzas
Aprobación y transmisión
de la certificación en el
SIAF-MPP
Firma de la
certificación en físico
de los formatos
Para el caso de la GG
2.1. se elabora
documento dirigido al
Área de
Administración
Recepciona certificación
presupuestal
Elabora cargo y entrega
FIN
Contrastación en
el SIAF-MPP
Firma de la certificación para el
caso de la GG 2.1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS:
- Pliego Regional: Gobierno regional al que se le ha aprobado una asignación
presupuestaria en la Ley Anual del Presupuesto.
- SIAF – MPP: Sistema Informático de Administración Financiera – Modulo de
Presupuesto Público.
- Certificación Presupuestal: Documento que sincera la disponibilidad
presupuestal y libre de afectación para comprometer un gasto con cargo al
presupuesto institucional según el clasificador de gastos o genérica del gasto.
- Clasificador de gastos: Es un instrumento normativo que permiten la
agrupación o estructuración de los gastos de acuerdo a ciertos criterios, que
permite presentar todos los aspectos posibles de las transacciones
gubernamentales y particularmente de la entidad pública, generando
información que se ajusta a los requerimientos de los funcionarios de
gobierno, análisis económico, organismos internacionales y público en general.
La clasificación económica considera gastos presupuestarios toda transacción
que implica una aplicación financiera o un uso de fondos, como producto de
una responsabilidad de las entidades de proveer ciertos bienes y servicios a la
población.
- Genérica de Gasto: Es el mayor Nivel de agregación que identifica el conjunto
homogéneo, claro y ordenado de los gastos en recursos humanos, materiales,
tecnológicos y financieros así como bienes y servicios que las entidades
públicas contratan, adquieren o realizan para la consecución de sus objetivos
institucionales.
G.G. 2.1: Personal y Obligaciones Sociales.
G.G. 2.2: Pensiones.
G.G. 2.3: Bienes y Servicios
G.G. 2.5: Otros Gastos
G.G. 2.6: Activos No Financieros
- Especifica de Gasto: Responde al desagregado del objeto de gasto y se
determina según el clasificador de los gastos públicos.
- PIA: Presupuesto Institucional de Apertura; es el Presupuesto Institucional
asignado al inicio de las operaciones de la entidad.
- PIM: Presupuesto Institucional Modificado; es el Presupuesto Institucional
Variado dentro de un Ejercicio Fiscal, el cual puede ser mayor o menor al PIA.
- PAP: Presupuesto Analítico de Personal: Documento de gestión donde muestra
el número de plazas que cuenta una entidad pública en su condición de
ocupadas o disponibles para contrato, debidamente financiada dentro del
Ejercicio Fiscal.
- Presupuesto por Resultados: (PpR) es una estrategia de gestión pública que
vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de
la población; requiere de la existencia de una definición de los resultados a
alcanzar, el compromiso para alcanzar dichos resultados por sobre otros
objetivos secundarios o procedimientos internos, la determinación de
responsables, los procedimientos de generación de información de los
resultados, productos y de las herramientas de gestión institucional, así como
la rendición de cuenta.
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: ELABORACIÓN DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
CÓDIGO: P3-AGI-ES.F
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para habilitar o anular los créditos presupuestarios en
los clasificadores de ingreso o gasto, para el cumplimiento de las actividades
institucionales aprobadas en el POI, de esta manera resguardar el buen uso de los
recursos públicos en favor de la comunidad.
2. ALCANCE:
Áreas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley General del Presupuesto Público N° 28411.
- Ley del Presupuesto Público del Año Fiscal.
- D.S. N° 304-2013-EF, aprueba el TUO de la Ley General del Presupuesto
Público N° 28411.
- Directiva N° 005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución
presupuestaria.
4. REQUISITOS:
- Análisis de la Ejecución del gasto de remuneraciones
- Análisis de la ejecución de gasto de pensiones.
- Análisis de la ejecución del gasto de bienes y servicios.
- Solicitud justificada del Área de Administración.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Elaborar la nota de modificación presupuestal es responsabilidad del
especialista en Finanzas, se genera previo análisis de la ejecución del gasto y el
cumplimiento de las metas físicas aprobadas; así como los pedidos de las Áreas
usuarias de la UGEL debidamente justificadas, las cuales deberán sujetarse a
las normas legales vigentes.
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
6. PROCEDIMIENTO
PASO
ACTIVIDAD
N°
Pedido del Área usuaria para elaborar
1
nota de modificación presupuestal
dirigido al Jefe de AGI.
Recepción del documento y derivación
2
al Especialista en Finanzas
Recepción y análisis del documento
3
contrastando con el SIAF - MPP
Realizar rebajas en el SIAF en los
clasificadores de gasto en caso que este
4
se encuentre comprometido con la
elaboración de la nota de modificación
presupuestal.
Elaboración, habilitación y transmisión
al Pliego Regional de la nota de
5
modificación presupuestal en el SIAFMPP
Elaboración de documento dirigido al
Pliego Regional que formaliza y
6
sustenta la solicitud de la nota de
modificación presupuestal.
Firma del documento de formalización
7
de la nota de modificación presupuestal
y devolución a AGI.
8
Envió del documento al Pliego Regional
Aprobación o rechazo de la nota de
modificación presupuestal a través del
9
SIAF-MPP
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
RESPONSABLE
TIEMPO
Jefe del Área de
Administración
1 hora
Secretaria de AGI
10 minutos
Especialista en
Finanzas
10 minutos
Tesorero, contador o
responsables de
abastecimiento
1 día
Especialista en
Finanzas
1 hora
Especialista en
Finanzas
30 minutos
Director de UGEL
1 día
Secretaria de AGI
Gerencia de
Presupuesto,
Planeamiento y
Acondicionamiento
Territorial - GRC
2 días
Verificación de nota de modificación
presupuestal a través del SIAF – MPP y
Especialista en
10
comunicación a Administración para
Finanzas
conocimiento y fines.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 5 días, 03 horas
1 día
10 minutos
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
TESORERO,
JEFE DE
CONTADOR O
ADMINISTRACIÓN ENCARGADO DE
ABASTECIMIENTO
INICIO
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
SECRETARIA
Recepción
documento
derivación
Especialista
Finanzas
Pedido para elaborar
nota de modificación
presupuestal dirigido
al jefe de AGI
JEFE AGI
de
y
al
en
Recepción, análisis del
pedido y contrastación
en el SIAF-MPP
Deriva a
Dirección
Visa el
documento
FIN
DIRECTOR UGEL
Elaboración, habilitación y
transmisión al Pliego Regional de
la nota de modificación
Realizar rebajas en el
SIAF
en
los
clasificadores
de
gasto en caso este
comprometido con la
elaboración de la
nota de modificación
presupuestal
Conoce
modificación
presupuestal
ESPECIALISTA EN
FINANZAS
GERENCIA DE
PRESUPUESTO,
PLANEAMIENTO Y
ACONDICIONAMIENTO
TERRITORIAL-GRC
Elaboración de documento
dirigido al Pliego Regional
que formaliza y sustenta la
solicitud de la nota de
modificación presupuestal
Envió del
documento al
Pliego Regional
Verificación a través del SIAF-MPP
y comunica a Administración
Recepción a través
del SIAF-MPP
Firma
del
documento
de
formalización de la
nota
de
modificación
presupuestal
y
devolución a AGI
Aprobación o rechazo
de
la
nota
de
modificación
presupuestal a través
del SIAF-MPP
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO DE CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE GESTIÓN PÚBLICA:
EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR, EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA.
CÓDIGO: P04-AGI-ES.PLANIF.
1. OBJETIVO:
- Determinar el procedimiento administrativo para realizar el proceso de
creación de Instituciones Educativas Públicas de gestión directa por
autoridades educativas del Sector Educación o de otros sectores o instituciones
del Estado; con el fin de incrementar la Cobertura Educativa con servicios
educativos de calidad, procurando mayor inclusión social.
2. ALCANCE:
- Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de
Santiago de Chuco.
- Comunidades Organizadas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago
de Chuco.
3. BASE LEGAL:
- Ley del Presupuesto del Sector Público del Año Fiscal vigente.
- Ley N° 28444, Ley General de Educación. Artículos N° 21°, 71°, 76°, 77°.
- D.S. N° 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las
Direcciones Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local.
- Memorándum N° 0588-2011-ME-VMGI-OAA/UOM.
4. REQUISITOS:
- Memorial o solicitud de la comunidad, padres de familia, Instituciones, etc.
dirigida al Gerente Regional de Educación, presentada ante la Unidad de
Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco.
- Estudio de Factibilidad que demuestre la necesidad de la oferta.
- Proyecto Educativo Institucional (PEI), Proyecto Curricular de Centro (PCC),
Reglamento Interno (RI), Plan de Trabajo (PAT), PARA Básica Alternativa Plan
de Trabajo, conforme a las normas específicas correspondientes.
- Inventario de los equipos, mobiliario, material educativo y docentes con que
cuenta la institución para su desarrollo educativo.
- Plano de localización, distribución y Resolución de Alcaldía que apruebe la
habilitación urbana.
- Certificado de compatibilidad de uso y zonificación emitida por la
Municipalidad.
- Copia de certificado de seguridad, expedida por Defensa Civil.
- En Educación Básica Especial (EBE) el local es de uso exclusivo para la
atención del servicio educativo en turnos y horarios, sean estos de Centros de
Educación Básica Especial (CEBE), o los Programas de Intervención Temprana
(PRITE).
- En Básica Alternativa (EBA), el local es de uso exclusivo para la atención del
servicio educativo, en turnos, horarios, jornadas, calendarización.
- Documentos que acrediten la inscripción del terreno en Registros Públicos a
nombre del Ministerio de Educación.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Las personas naturales o jurídicas, presentan el expediente de creación de una
institución educativa pública de gestión directa a la Unidad de Gestión
Educativa Local de Santiago de Chuco, esta revisa, si cumple con los requisitos,
deriva la Gerencia Regional de Educación, de lo contrario devuelve al
interesado para su implementación y reingreso del expediente.
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
La Gerencia Regional de Educación La Libertad, a través del Equipo de Gestión
Institucional correspondiente, de encontrarse conforme el expediente,
mediante Resolución Regional aprueba la creación de la institución educativa
de gestión directa, sino devolverá mediante un documento indicando las
observaciones correspondientes a los interesados, a través de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco.
6. PROCEDIMIENTO:
-
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presenta el expediente a la Oficina de
Personas naturales o jurídicas
Tramite Documentario de la UGEL-SCH.
Equipo de Tramite Documentario, deriva
2
expediente a secretaria de Área de Gestión Equipo de Tramite Documentario
Institucional.
3
Registra y deriva al Jefe de Área.
Secretaria de AGI
Analiza e indica su atención por
4
Jefe de AGI
Planificación y devuelve a secretaria.
Analiza y evalúa expediente si cumple o no
con los requisitos, redacta oficio indicando
5
devolución al interesado o eleva
Planificador
expediente a la GRELL para su atención.
Deriva a secretaria del Área.
Deriva oficio y expediente a la secretaria
6
Secretaria de AGI
del despacho directoral.
Deriva oficio para la firma del Director de
7
Secretaria de Dirección
la UGEL.
8
Firma oficio y devuelve a secretaria
Director UGEL
9
Devuelve a secretaria de AGI
Secretaria de Dirección
Deriva a la Oficina de Tramite
10
Documentario para su devolución al
usuario o elevación a la GRELL.
11
Analiza, evalúa y emite respuesta.
GRE- La Libertad
12
Recibe documento de la GRELL.
Tramite Documentario
13
Usuario recibe respuesta.
Tramite Documentario
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 meses, 9 días, 1 hora y 35 minutos.
1
TIEMPO
5 minutos
3 días
1 día
15 días
15 días
1 hora
30 minutos
1 día
1 día
3 días
60 días
3 días
15 días
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta expediente de
creación de II.EE.
TRAMITE DOCUMENTARIO
Recibe registra SITD y deriva a
secretaria de Gestión
Institucional
SITD
ÁREA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
GERENCIA REGIONAL DE
EDUCACIÓN
DIRECCIÓN
Secretaria: recibe, registra expediente
y deriva al Jefe del Área
Secretaria: recibe y deriva
oficio al Director
Jefe: analiza e indica su atención por
planificación y devuelve a secretaria
y el deriva a Planificación
Director firma oficio y
devuelve a la secretaria
Secretaria recibe expediente y
deriva al equipo
correspondiente
Equipos efectúan proceso de
creación de II.EE.
A
Planificador: analiza y evalúa
expediente. Redacta oficio y deriva
a Dirección
No
Cumple con
requisitos
Si
Emite respuesta
A
Levanta observaciones y
reingresa expediente
Recibe expediente y deriva
al usuario
Recibe respuesta de
expediente
FIN
Recibe expediente y
deriva al usuario
Se deriva a la Dirección el
expediente con oficio para
firma del Director y
devolución al usuario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Solicitud.
- Requisitos Establecidos.
- Glosario:
PEI
: Proyecto Educativo Institucional.
PCC
: Proyecto Curricular de Centro.
RI
: Reglamento Interno.
PAT
: Plan Anual de Trabajo.
EBE
: Educación Básica Especial.
CEBA
: Centro de Educación Básica Alternativa.
PRINTE : Programa de Intervención Temprana.
EBA
: Educación Básica Alternativa.
UGEL
: Unidad de Gestión Educativa Local.
AGI
: Área de Gestión Institucional.
GRELL
: Gerencia Regional de Educación La Libertad
SISTD
: Sistema de Tramite Documentario.
51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTODE MANTENIMIENTO DE LOCALES
ESCOLARES.
CÓDIGO: P05-AGI-ES. INFR.
1. OBJETIVO:
Determina los procedimientos que debe seguir el Director de la Institución
Educativa para un adecuado uso del presupuesto de mantenimiento de locales
escolares asignados por el MINEDU.
2. ALCANCE:
- Directores de Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión
Educativa Local de Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 30372, Ley del Presupuesto General de la República 2016.
- D.S. N° 027-2014 MINEDU.
- R.M. N° 593-2014-MINEDU, Aprueba la Norma técnica que regula la ejecución
del Programa Nacional de mantenimiento de locales escolares.
4. REQUISITOS:
- Copia de Resolución de Encargatura de Dirección.
- Copia de D.N.I. fedateado.
- Acta de conformación de Comités Mantenimiento y Veedor
- Llenado de formatos.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La ejecución del presupuesto de mantenimiento de locales escolares es
responsabilidad de Directores de las Instituciones Educativas Públicas.
- El Equipo de Especialista de infraestructura de la UGEL Santiago de Chuco, tiene
la responsabilidad de verificar, realizar seguimiento y control de la inversión
del presupuesto.
- Realizado el informe final del Director de la Institución Educativa, el
Especialista de Infraestructura hace el ingreso en el Sistema de Rendición de
Gastos del MINEDU.
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
ACTIVIDAD
Orienta el proceso de inversión de presupuesto
de locales escolares.
Ingresa datos al sistema Wasichay (integrante
del Comité de Mantenimiento y Veedor, trabajos
a ejecutar).
Aprueba la ficha técnica en sistema Wasichay
Presenta expediente I físico a la UGEL
Firma acta de compromiso, recibe y archiva
expediente I
Presenta acta de compromiso (copias de D.N.I.,
Resolución de cargo de Director).
Apertura la cuenta de ahorro en soles.
Retira e invierte el dinero en el mantenimiento
del local escolar.
Ingresa en el sistema Wasichay la declaración
de gasto. (N° de boletas de compra, cantidad de
material y precios).
Aprueba declaración de gasto
Presenta expediente II sobre rendición de
cuentas
Recibe expediente II que contiene rendición de
cuentas y anexa al expediente I; luego devuelve
al Director para presentarlo por trámite
documentario.
Presenta un solo expediente en trámite
documentario y este deriva a AGI, equipo de
infraestructura.
Consolida y sistematiza expedientes y eleva al
Ministerio de Educación.
Entrega copia de expediente
RESPONSABLE
TIEMPO
Equipo de infraestructura AGI
30 días
Director de la I.E.
30 días
Equipo de infraestructura- AGI
1 hora
10
minutos
10
minutos
Director de la I.E.
Área de Gestión Institucional
Director de la I.E.
Banco de la Nación
Director, Comité Veedor y de
Mantenimiento.
1 día
120 días
Director de la I.E.
1 día
Equipo de infraestructura.
1 hora
20
minutos
Director de la I.E.
Equipo de infraestructura-AGI
1 hora
Director de la I.E.
30
minutos
Equipo de infraestructura- AGI
60 días
Equipo de infraestructura-AGI
16
Recibe copia de expediente
Director de la I.E.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 250 días, 4 horas y 30 minutos
20
minutos
8 días
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
DIRECTOR DE INSTITUCIÓN
EDUCATIVA
Wasichay
Ingresa al sistema
Wasichay
Presenta expediente I, al equipo de infraestructura
Presenta acta de compromiso (copias de DNI,
Resolución de cargo de Director y solicita apertura de
cuenta de ahorros en el Banco de la Nación
Retira e invierte el dinero en el
mantenimiento del local escolar
A
Ingresa en el sistema Wasichay la
declaración de gasto y solicita
aprobación de declaración de gasto
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL infraestructura
INICIO
Recibe y archiva expediente I. Firma acta de
compromiso y deriva al Director de la II.EE.
BN
Aprueba declaración de gasto
Recibe expediente II y adjunto al expediente I,
luego devuelve al Director de la I.E.
B
Recibe expediente, codifica y
deriva al Equipo de Infraestructura
Recibe expediente, consolida, sistematiza y
eleva al Ministerio de Educación y una copia
al Director de la II.EE.
Recibe copias de
expediente
Apertura la cuenta de ahorros del
Director de la II.EE.
A
Presenta un solo expediente en
trámite documentario
FIN
TRAMITE DOCUMENTARIO
Orienta el proceso de inversión de presupuesto
de locales escolares
Presenta expediente II sobre
rendición de cuentas
B
BANCO DE LA NACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
Solicitud
Requisitos establecidos
Glosario:
AGI
: Área de Gestión Institucional
MINEDU : Ministerio de Educación
II.EE.
: Institución Educativa
Wasichay : Mi Casita (palabra quechua)
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
CÓDIGO: P06-AGI-PLANIF.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la elaboración y aprobación del Plan Operativo
Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Unidades Orgánicas de la UGEL.
- Instituciones y Programas Educativos de Educación Básica y Técnico
Productivo.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, Ley General de Educación.
- Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
- D.S. N° 011-2012-ED, Reglamento de la Ley General de Educación.
- D.S. N° 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las
Direcciones Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local.
- Ordenanza Regional N° 008-2011-GR-LL/CR, aprueba el ROF de la UGEL
Santiago de Chuco.
4. REQUISITOS:
- Planes estratégicos nacional, regional y local (UGEL e II.EE.)
- Proyecto de Presupuesto Institucional y PIA.
- Determinación de Actividades, planes, proyectos y programas por Áreas y
Equipos.
- Reportes estadísticos actualizados sobre indicadores educativos de los
aspectos pedagógicos y administrativos.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
La elaboración del POI se inicia con el análisis de la problemática del servicio
educativo, para lo cual tendrá en cuenta el PEI e informes de gestión de las
Instituciones Educativas, el avance, logros y dificultades de la ejecución del POI del
año anterior. Además considera la asignación del Presupuesto Institucional Anual
(PIA) y los objetivos y metas priorizadas por la entidad en el marco de los planes
estratégicos nacionales, regionales y locales.
La conducción de la formulación del POI es responsabilidad del Especialista en
Planificación con la participación de los Jefes y equipos técnicos de cada unidad
orgánica de la UGEL.
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
ACTIVIDAD
Identifica los objetivos y políticas educativas
nacional y regional, prepara los esquemas, formatos
y orientaciones de planificación de actividades y
otros documentos de recojo de información. Remite
a los equipos y Áreas para las tareas
correspondientes y la elaboración de sus
propuestas.
Prepara el cronograma de reuniones con los
equipos y Áreas de acuerdo a lo previamente
coordinado con los responsables de las mismas.
Realiza reuniones de trabajo con los equipos
técnicos por áreas de acuerdo con el cronograma y
distribuye el siguiente material de trabajo sobre el
cual desarrollara las acciones de orientación y
monitoreo:
 Reporte de información que se requiere a
los diferentes equipos y áreas.
 Actualización de la problemática con visión
estratégica.
 Objetivos.
 Estrategias.
 Programación de actividades, planes,
proyectos y programas.
Identifican la problemática actualizada (diagnostico
estratégico) con ayuda de los formatos respectivos,
establecen
estrategias,
definen
objetivos,
actividades, proyectos, planes y/o programas por
equipos de área dejando constancia en acta por
reunión.
Los responsables de cada equipo técnico reportan
al Planificador la problemática identificada de
acuerdo con sus competencias, la propuesta de
objetivos, estrategias y de actividades para su
procedimiento y consolidación en base a los
formatos alcanzados.
Identificada la problemática de cada equipo y Área
de la UGEL, define y estructura la problemática
general y la prioriza.
Elabora la propuesta de POI: plantea los objetivos,
metas y actividades, en base a la consolidación de la
problemática, las propuestas de los equipos de
trabajo de las Areas, el PIA y los planes estratégicos
a nivel regional y local.
Socializa el proyecto o propuesta de POI con equipo
directivo, Jefes de áreas y equipos para recibir
sugerencias.
Teniendo en cuenta las sugerencias recibidas,
mejora la redacción final del POI.
Elabora el informe, el proyecto de Resolución y
RESPONSABLE
TIEMPO
Planificador
5 días
Planificador
5 días
Planificador y Jefe de AGI
5 días
Equipo de trabajo de cada 10 días
área
Jefe de cada Área
1 día
Planificador
10 días
Planificador
2 días
Planificador
2 días
Planificador
5 días
57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
junto con el POI, lo eleva al Jefe de AGI para su
aprobación y visto bueno.
10
Revisa el informe y el proyecto de resolución que
aprueba el POI, si está conforme lo visa.
11
Secretaria de AGI deriva al Director de la UGEL
12
Recibe proyecto con informe y deriva a Director
para firma.
13
Firma Resolución y a través de secretaria deriva a
trámite documentario para numeración y fechado.
14
Numera, fecha, registra, distribuye a los jefes y
responsables de cada área y oficina y archiva.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 51 días.
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Jefe de AGI
1 día
Secretaria AGI
Secretaria dirección.
1 día
1 día
Director UGEL
1día
Responsable de trámite 2 días
documentario
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
ESPECIALISTA EN
SECRETARIA
PLANIFICACIÓN
JEFE DE AGI
INICIO
Identifican la problemática
actual (diagnostico
estratégico) establecen
estrategias, definen objetivos,
actividades, proyectos,
planes y/o programas por
equipos de área, dejan
constancia en acta
Identifica objetivos y política
educativa, nacional, regional y
local, prepara esquemas, formatos
y orientaciones de planificación y
recojo de información. Remite a
los equipos y áreas.
Realiza reuniones de
trabajo con equipos
técnicos por áreas
Prepara el cronograma de
reuniones con los equipos y áreas
Elabora la propuesta de POI:
base propuestas de los equipos
de trabajo, el PIA y los planes
estratégicos a nivel regional y
local
Elabora el informe, el proyecto
de Resolución y junto con el
POI, lo deriva a la secretaria.
ÁRES DE LA UGEL
(AGP, AJ, AA, DIR)
Secretaria deriva al Jefe
para su aprobación.
Luego deriva al Director
Revisa informe y
proyecto de Resolución
que aprueba el POI, y da
visto bueno
Los responsables de cada
equipo técnico reportan al
Planificador la problemática
identificada y sugerencias
para el POI.
DIRECCIÓN UGEL
Secretaria recibe
proyecto con informe y
deriva a Director para
firma.
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
Numera, fecha, registra,
distribuye a los jefes de
área y archiva.
FIN
Director firma Resolución
y a través de secretaria
deriva a trámite
documentario para
numeración y fechado
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXO:
- Solicitud.
- Requisitos establecidos.
- Glosario:
AGI : Área de Gestión Institucional.
AJ
: Asesoría Jurídica.
AA
: Área de Administración.
DIR : Dirección.
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE II.EE. RECIENTEMENTE CREADAS.
CÓDIGO: P07-AGI-EST/PLANF.
1. OBJETIVO:
Determinar los procedimientos que se debe seguir para solicitar los códigos de las
II.EE. de reciente creación permitiendo su sistematización inmediata en la base de
datos del Ministerio de Educación.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas Públicas y Privadas en todo el ámbito de la Unidad de
Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044.
- Ley N° 30114, Ley del Presupuesto General de la República 2014.
- RM. N° 0622-2014.
- D.S. N° 040-2014-EF.
- Directiva Regional….
4. REQUISITOS:
- Copia de Resolución de Creación de II.EE. Pública, Privada o por convenio.
- Copia de la Resolución del Director titular o encargado.
- Datos personales del Director (a).
- Croquis o plano de ubicación geográfica de la II.EE.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La responsabilidad de hacer requerimientos solicitando códigos del MED para
II.EE.de reciente creación es responsabilidad de AGI – Equipo de estadística
(Planificador) quien tramitara todos los documentos necesarios para la
culminación exitosa de dicho proceso.
- El Especialista de Estadística (planificador) de la UGEL Santiago de Chuco tiene
la responsabilidad de verificar, realizar seguimiento y control de todo el
proceso de crear, cerrar, reapertura y modificar datos de la II.EE. en la
jurisdicción de la UGEL Santiago de Chuco.
- El proceso parte con un expediente aprobado en las instancias
correspondientes culminando en la Resolución de Creación respectiva,
documento sustentatorio indispensable para luego elaborar el suceso
respectivo que nos permita pedir los códigos a la UEE-MED a través de una
herramienta muy importante que es Sistema Local SIEMED en su versión
actualizada, el siguiente paso enviar el suceso mediante un correo por internet
para su posterior respuesta.
Una vez recibida la respuesta que es la atención al requerimiento antes
enviado se procede actualizar el sistema ya que fue ingresado a la base de
datos del MED, este proceso termina cuando el Especialista de Estadística
(Planificador) ingresa al SIEMED imprime la ficha de datos correspondiente.
61
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
1
2
3
4
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
Crea resolutivamente una institución educativa y
envía resolución a la UGEL correspondiente.
Recibe la Resolución de creación y con un número
de expediente lo deriva al Área de Gestión
Institucional.
Recibe expediente y derivación al Jefe para su
proveído.
Deriva al Especialista de Estadística (Planificador)
Dirección Regional de
Educación.
60 días
Responsable de Oficina de
Trámite Documentario
1 día
Secretaria del Área de
Gestión Institucional
Jefe del Área de Gestión
Institucional
Recibe y verifica la documentación para luego
Especialista de Estadística
hacer el suceso, pidiendo la creación de códigos en
(Planificador)
el SIEMED
Envía el suceso junto con la Resolución escaneada
Especialista de Estadística
6
y el croquis por internet a la UEE-MED.
(Planificador)-AGI
7
Recibe, verifica y emite un suceso de datos.
Coordinador del MED
Actualiza el sistema, genera el código modular y
8
registra información en la base de datos “padrón
Coordinador del MED
de II.EE.”
Recibe el requerimiento por internet y
Especialista de Estadística
9
actualización del SIEMED.
(Planificador) AGI.
Ingreso al SIEMED y luego imprimir ficha de datos
Especialista de Estadística
10
del centro educativo para luego remitirlo al
(Planificador) AGI
usuario.
11
Recibe código de la II.EE.
Director de la II.EE.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 69 días, 5 horas y 30 minutos.
5
1 hora
4 horas
1 día
1 día
3 días
3 días
20
minutos
5 minutos
5 minutos
62
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
DIRECCIÓN REGIONAL DE
TRÁMITE DOCUMENTARIO
EDUCACIÓN
INICIO
Emite Resolución de
creación de Institución
Educativa.
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁRAEA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
Recibe, registra el SITD
y deriva a secretaria de
Gestión Institucional.
Secretaria de AGI, recibe
expediente y derivación al
Jefe para su proveído.
Recibe, verifica y emite un
suceso de datos
SISTD
Jefe deriva al Especialista de
Estadística (Planificador)
Recibe, verifica y emite
un suceso de datos.
Esp. Estadística recibe y
verifica la documentación,
solicita la creación de
códigos en el SIEMED.
INSTITUCIÓN
EDUCATIVA
Actualiza el sistema y
genera el código modular
SIEMED
Recibe código de
la II.EE.
Recibe el requerimiento por
internet y actualiza el SIEMED
Ingreso al SIEMED, imprime
ficha de datos, remite al usuario
Registra
información en la
base de datos
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXO:
Resolución de creación de Institución Educativa.
Requisitos establecidos.
Glosario:
AGI
: Área de Gestión Institucional.
II.EE.
: Institución Educativa.
UGEL
: Unidad de Gestión Educativa Local.
SIEMED : Sistema de Información Estadística del Ministerio de Educación.
UEE.
: Unidad de Estadística Educativa.
MED
: Ministerio de Educación.
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS
INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS DE EDUCACIÓN BÁSICA Y TÉCNICO
PRODUCTIVO.
CÓDIGO: P08-AGI-ES.RAC.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo para realizar las acciones de
racionalización de personal docente y administrativo en las Instituciones
Educativas Públicas de Educación Básica y Técnico Productivo en el ámbito de la
UGEL Santiago de Chuca.
2. ALCANCE:
Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las Instituciones
Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE LEGAL.
- Ley de Presupuesto del Año Fiscal vigente.
- Ley N° 28044, Ley de Educación.
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley de Procedimiento General.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
- Decreto Supremo N° 005-90-PCM, Reglamento del D.L. N° 276.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Reforma Magisterial.
- D.S. N° 05-2011-ED, Norma sobre el proceso de racionalización de personal
docente y administrativo.
- R.S.G. N° 1825-2014-MINEDU, norma del Proceso de racionalización del
personal docente, directivo y jerárquico.
- D.S. N° 011-2012-ED, que aprueba el reglamento de la Ley General de
Educación.
4. REQUISITOS:
- Resolución de conformación de la Comisión de Racionalización (CORA-UGEL).
- Resolución de conformación de la Comisión de Racionalización (CORA-I.E.).
- Informe de Escalafón.
- Copia de Actas y Nóminas de Matrícula.
- Cuadro de distribución de secciones y horas.
- Presupuesto Analítico del Personal PAP.
- Aplicativo SIRA (Sistema de Información para la Racionalización).
- Cuadro de Necesidades y excedencias.
- Informe de las Comisiones de Racionalización II.EE.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La racionalización es un proceso permanente obligatorio y prioritario
orientado a optimizar e identificar las excedencias y necesidades de plazas de
personal de las Instituciones Educativas Públicas, buscando equilibrar la oferta
y la demanda educativa en función a las necesidades reales y verificadas del
servicio educativo con criterio de flexibilidad en función a la realidad
socioeconómica y geográfica, condiciones y necesidades pedagógicas y las
limitaciones de la infraestructura escolar y recursos humanos.
- Los responsables del proceso de racionalización de personal docente y
administrativo son: En las Instituciones Educativas Polidocentes completa, la
Comisión de Racionalización (CORA-II.EE.) presidido por el Director y en las
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Instituciones Educativas multigrado a cargo de la Comisión de Racionalización
de la UGEL Santiago de Chuco.
- La Comisión de Racionalización de la Institución Educativa emite un informe
determinando la real demanda y oferta educativa en base al PAP y a la
población escolar, siendo esta que determina la necesidad o excedencia de
personal.
- La Comisión de Racionalización de la UGEL Santiago de Chuco, revisa los
informes de las Comisiones de Racionalización de las Instituciones Educativas,
de ser necesario reformula los cuadros o da conformidad de acuerdo al
aplicativo SIRA.
- La Comisión de Racionalización de la UGEL Santiago de Chuco, verifica el
sistema de información para racionalización (SIRA) y determina las
excedencias y necesidades de personal docente y administrativo. luego elabora
un cronograma de adjudicación o reubicación de plazas por racionalización.
Luego elabora el informe final.
- Distribución de Resoluciones al personal reasignado por racionalización.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
ACTIVIDAD
Elabora y presente informe sobre conformación de la
Comisión de Racionalización de la UGEL – SCH.
Conforma y reconoce resolutivamente la Comisión de
Racionalización de la UGEL – SCH.
Distribuye y difunde las Normas Legales de
racionalización de personal en las Instituciones
Educativas Públicas.
Realiza reuniones descentralizadas con Directores de
Instituciones Educativas para informar sobre Proceso
de Racionalización de personal.
Conforma y reconoce resolutivamente la Comisión de
Racionalización de Institución Educativa Polidocente
completa con indicación de cronograma de trabajo.
Verifica la población Escolar y docentes de las
Instituciones Educativas Públicas.
Recibe las Resoluciones e informes de la Comisión de
Racionalización de la II.EE.
Deriva los expedientes a la secretaria de AGI.
Deriva expedientes a la Comisión.
Redacta informes de las visitas de verificación a II.EE.
Solicita informes escalafonarios.
11
12
13
Emite informes escalafonarios de los docentes
excedentes.
Verifica y determina excedentes y necesidades en el
sistema informático para racionalización. (SIRA)
RESPONSABLE
Especialista de
Racionalización (AGI)
Especialista de
Racionalización (AGI)
Comisión de
Racionalización –UGELSCH
Comisión de
Racionalización - UGEL
Director de la Institución
Educativa
Comisión de
Racionalización UGELSCH.
Tramite Documentario
Tramite Documentario
Secretaria de AGI
Comisión de
Racionalización UGELSCH.
Comisión de
Racionalización UGELSCH.
Equipo de escalafón
Comisión de
Racionalización UGELSCH.
TIEMPO
1 hora
3 días
10 días
10 días
3 días
45 días
1 día
1 día
1 hora
1 día
1 hora
3 días
5 días
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
14
Elabora y publica el cronograma de adjudicación de
plazas docentes y administrativas por racionalización.
15
Publica cuadro de excedencias y necesidades de
personal en las Instituciones Educativas.
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Presentan reclamos.
Adjudica plazas docentes y administrativas por
racionalización
Elabora el informe del proceso de racionalización al
Despacho Directoral.
Deriva el informe a Administración.
Elabora proyecto de Resolución de reubicación de
plazas docentes y administrativas excedentes.
Visar proyecto de resolución y firma de Director de la
UGEL-SCH
Codifica las Resoluciones.
Deriva copias de Resolución a la oficina de personal.
Elabora proyecto de Resolución de ubicación personal
racionalizado.
Visa proyecto de Resolución y firma de Director de la
UGEL-SCH.
Codifica las Resoluciones.
Distribuye copia de Resolución Directoral a los
interesados.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 113 días y 3 horas.
27
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Comisión de
Racionalización UGELSCH
Comisión de
Racionalización UGELSCH
Directores, docentes y
administrativos de las
II.EE
Comisión de
Racionalización UGELSCH
Comisión de
racionalización UGEL-SCH
Secretaria de Dirección
UGEL-SCH
Especialista de
Racionalización (AGI)
Jefes: AGI, AA, AJ y
Director UGEL-SCH.
Equipo de Trámite
Documentario.
Equipo de Trámite
Documentario
Equipo de personal,
responsable de NEXUS
Jefes: AGI, AA, AJ y
Director de UGEL-SCH
Equipo de Tramite
documentario.
Equipo de Trámite
Documentario
2 días
3 días
2 días
1 día
1 día
1 día
1 día
5 días
2 días
1 día
2 días
5 días
2 días
3 días
67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
II.EE. POLIDOCENTES
COMPLETA
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
INICIO
Codifica y distribuye la
Resolución a integrantes
de la Comisión
Racionalizador elabora
informe
DESPACHO
DIRECTORAL
Secretaria: recibe y
deriva el informe con
proveído a
Administración
Director firma la
Resolución Directoral
Proyecta Resolución de
CORA-IE y emite
informe
Recibe expediente
(Resolución e informe) de
II.EE. y deriva a Gestión
Institucional
Comisión recibe
expediente y realiza
visitas de verificación
ÁREA DE
ADMINISTRACIÓN
ÁREA DE ASESORIA
JÚRIDICA
Secretaria: recibe y deriva
el informe con proveído a
personal
Jefe de personal proyecta
Resolución
Secretaria recibe
proyecto de Resolución y
deriva al Jefe del Área,
para V°B°
Secretaria recibe proyecto
de Resolución y deriva al
Jefe del Área, para V°B°
Conforme
Levanta observaciones
y reingresa expediente
Recepciona expediente
y devuelve a la II.EE.
Comisión efectúa proceso
en SIRA. Emite informe y
proyecte Resolución de
reubicación de plazas.
Secretaria: recibe y
deriva el informe con
proveído a
administración
Recibe copia de
Resolución de
Racionalización
SIRA
FIN
Numera Resolución, fecha,
registra, distribuye a las
Áreas. Archiva autógrafas.
Entrega copia al usuario.
Director firma la
Resolución Directoral
Secretaria recibe y deriva el
informe con proveído al Jefe
de personal, este proyecta
Resolución.
Secretaria Recibe y deriva
proyecto de Resolución al
Jefe del Área, este da el
V°B°
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
Cuadro de distribución de Secciones y horas.
Presupuesto Analítico de personal PAP
Cuadro de Necesidades y excedencias.
Informes de las Comisiones de Racionalización (CORA-II.EE.)
SIRA.
NEXUS.
SUP.
Glosario:
II.EE.
: Instituciones Educativas.
UGEL
: Unidad de Gestión Educativa Local.
SIRA
: Sistema Informático para Racionalización.
NEXUS : Sistema para la Administración y control de Plazas Docentes,
Administrativas del Sector Educación.
69
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: CONSTANCIA DE UBICACIÓN GEOGRAFICA.
CÓDIGO: P09-AGI-ES.PLANF.
1. OBJETIVO:
Informa la ubicación geográfica, tipo de ruralidad y las características de la
Institución Educativa donde labora el personal docente, administrativo y otros.
2. ALCANCE:
Docentes y personal administrativo de las Instituciones Educativas Públicas del
ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BÁSE LEGAL:
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED. Reglamento de la Ley N° 29944, Ley de
Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- D. Ley N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones
del Sector Público.
4. REQUISITOS:
- Solicitud FUT.
- Copia de DNI.
- Comprobante de pago.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESO:
- El procedimiento se origina cuando el usuario solicita la Constancia de
Ubicación Geográfica adjuntando los requisitos establecidos.
- El Técnico Administrativo de Mesa de Partes, ingresa el expediente y se asigna
el número de expediente.
- La secretaria de Gestión Institucional, recepciona, registra y deriva al
Especialista de Estadística.
- Especialista de Estadística, revisa el expediente, si está conforme, elabora la
Constancia de Ubicación geográfica y pasa para que el Jefe del Área vise la
Constancia.
- La secretaria del Área de Gestión Institucional entrega al usuario la constancia
de Ubicación Geográfica, firmando el cuaderno de cargo.
70
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO
PASO
N°
01
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
El usuario presenta solicitud y requisitos
Profesores y
a la Oficina de Trámite Documentario de
Administrativos
la UGEL Santiago de Chuco.
02
Equipo de Trámite Documentario, deriva
Equipo de Trámite
expediente a secretaria del Área de
Documentario
Gestión Institucional
03
Recepciona, registra y deriva al
Secretaria de AGI
Especialista de Estadística.
04
Recibe y verifica el expediente si está
Especialista de
conforme, elabora y remite la Constancia
Estadística
de Ubicación Geográfica según el padrón
de Instituciones Educativas. Remite al Jefe
del Área para su visación.
05
El Jefe del Área, revisa y visa la constancia Jefe de AGI
de Ubicación Geográfica y deriva a
secretaria de AGI.
06
Deriva Constancia de Ubicación
Secretaria de AGI
Geográfica y expediente a la secretaria del
Despacho Directoral para la firma del
Director de la UGEL Santiago de Chuco.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 2 días, 2 horas y 10 minutos.
TIEMPO
5
minutos
1 día
1 hora
1 día
5
minutos
1 hora
71
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRAMITE DOCUMENTARIO
SECRETARIA
Procedimiento
INICIO
Recepción, registro y
asignación de expediente
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
ESPECIALISTA DE
ESTADISTICA
Recibe y verifica el
expediente si está
conforme
SI
Conforme
Presenta solicitud y
requisitos
No
Procedimiento
De existir observaciones se
devuelve el documento para
subsanar dichas observaciones
Ingreso de documentos
por Trámite
Documentario
A
Recibe la Constancia de
Ubicación Geográfica,
previamente visado y se
entrega junto con el expediente
a la secretaria de Dirección
FIN
Elabora y remite la
Constancia de Ubicación
Geográfica según el Padrón
de Instituciones Educativas.
Remite al Jefe del Área para
su visación
JEFE DEL ÁREA
Revisa y visa la
Constancia de
Ubicación
Geográfica
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL
CÓDIGO: P10-AGI-ES. FIN.
1. OBJETIVO:
Dar a conocer la situación y cantidad de las plazas existentes en las Instituciones
Educativas o Programas Educativos del ámbito de la jurisdicción de la UGEL Santiago
de Chuco.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas o Programas Educativos del ámbito de la jurisdicción de la
UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE LEGAL:
- RM. N° 114-2001-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las
Direcciones de Educación y de las Unidades de Gestión Educativa Local.
- D.S. N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo.
- Directiva N° 021-2009-ME/SPE-UP, “Norma para la Formulación y Aprobación
del Presupuesto Analítico de Personal – PAP, de las Unidades Ejecutoras de
Educación y Gobiernos Locales.
- Directiva R.S.G. N° 1825-2014-MINEDU, para el Proceso de Racionalización del
Gasto en Plazas de Personal Docente y Administrativo en Instituciones
Educativas Públicas en Educación Básica.
4. REQUISITOS:
- Presupuesto Analítico de Personal de Instituciones Educativas.
- Planilla de Pagos de Remuneraciones.
- Marco Presupuestal Anual.
- Cuadro de Horas.
- La necesidad de tener ordenado y sistematizado el Presupuesto Analítico de
Personal 2016.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La Aprobación del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) es un proceso de
carácter anual, que tiene como propósito financiar los servicios específicos de
personal nombrado y contratado, en función de la disponibilidad
presupuestaria, garantizando las plazas estrictamente necesarias para el
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
- Los responsables de la elaboración y formulación del Presupuesto Analítico de
Personal (PAP) para el ejercicio presupuestal correspondiente, se encuentra
establecido en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de las
instancias de gestión educativa, con categoría de Unidad Ejecutora, y dicha
responsabilidad recae en los Órganos de Personal y de Gestión Institucional.
73
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
Especialista de Finanzas, prepara Oficio Múltiple
dirigido a los Directores de las Instituciones
Educativas solicitando el Presupuesto Analítico
de Personal.
Secretaria de AGI pasa oficio al Jefe de Área para
revisión y si está conforme lo visa.
Secretaria de AGI, enumera el oficio, prepara
cargo de entrega de documentos a los Directores
de las Instituciones Educativas y entrega Oficio
Múltiple e instructivo, previa firma del cargo.
Especialista de Finanzas, recepciona el
Presupuesto Analítico de Personal de los
Directores de las Instituciones Educativas,
verifica la información con el Cuadro de Control
de Horas y las Planillas de Pago de
Remuneraciones.
El Especialista de Planificación, verifica la
cantidad de secciones del Presupuesto Analítico
de Personal presentada por la Institución
Educativa, si esta conforme realiza la visación
respectiva en señal de conformidad y realiza las
observaciones en caso sea necesaria, luego
deriva el PAP al Especialista en Finanzas con la
visación respectiva o indicando las
observaciones correspondientes.
El Especialista de Finanzas, si esta conforme
firma y sella el PAP, registra la recepción en el
cargo; en caso que existiese las observaciones en
lo que corresponde a la cantidad de secciones
(disminución de secciones), deberá derivar el
PAP al Especialista en Racionalización para la
determinación del personal excedente.
El Especialista de Racionalización, realiza la
determinación del personal excedente en
coordinación con la Comisión de Racionalización
de la Institución Educativa tomando como
referencia el informe del Especialista en
racionalización, una vez determinado el personal
excedente
El Especialista de Finanzas, en coordinación con
el Especialista de Planificación una vez conforme
firma y sella el PAP y pasa al Especialista en
Personal para su respectiva visación y entrega el
PAP a la I.E. correspondiente
El Especialista de Finanzas, elabora el proyecto
de Resolución de aprobación del PAP y pasa al
Jefe de Área y si esta conforme visa el proyecto
de Resolución de aprobación del PAP
La secretaria del AGI, eleva a Tramite
Especialista de Finanzas
½ día
Jefe de AGI
½ día
Secretaria de AGI
½ día
Especialista de Finanzas
½ día
Especialista de Planificación
1 ½ día
Especialista de Finanzas
1 ½ día
Especialista de
Racionalización
1 ½ día
Especialista de Finanzas
½ día
Especialista de Finanzas
1 ½ día
Secretaria de AGI
5 día
74
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Documentario el Proyecto de Resolución de
aprobación del PAP y distribuye una vez
aprobado la fotocopia del acto resolutivo al AA
(Especialista en Personal), AGI (Especialistas de:
Planificación y Racionalización) y AGP. Prepara
oficio de envío del PAP al MINEDU, con fotocopia
del acto resolutivo de aprobación del PAP.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 13 días y medio
75
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
MINISTERIO
DE
EDUCACIÓN
ESPECILALISTA
EN FINANZAS
ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Especialista
Especialista en
en
Secretaria
Racionalización
Planificación
Procedimiento:
Recepción de
Proyecto de Oficio
Múltiple
INICIO
Prepara el proyecto de
oficio múltiple dirigido a
los Directores solicitando
el Presupuesto Analítico
de Personal
Recepcionar el oficio
múltiple en donde
solicita el Presupuesto
Analítico de Personal
Revisa el Presupuesto
Analítico de Personal
(plazas) con la base de
datos del sistema
informático y lo deriva al
Especialista en
Planificación
Recepcionar las
observaciones y subsana
y remite el Presupuesto
Analítico de Personal de
la Institución Educativa.
FIN para la
I.E.
Recepcionar la
Resolución
Directoral del
Presupuesto
Analítico del
Personal de la
UGEL-SCH
Revisa el
Presupuesto
Analítico de
Personal en lo que
corresponde a la
cantidad de
secciones y coloca
su visación
FIN
Recibe y revisa el
proyecto de
Oficio Múltiple, si
está conforme lo
firma
Secretaria
Procedimiento:
Recepción de proyecto
de Oficio Múltiple
Revisa la cantidad
de personal
excedente
determinando
según bases de
datos y coloca su
visación respectiva
Procedimiento:
recepción de proyecto
de Oficio Múltiple
Procedimiento:
Recepción de
Proyecto de
Resolución
Recibe y revisa el
Proyecto de
Resolución, si está
conforme lo firma
Deriva el Proyecto
de Resolución
Visado por el Jefe
para la firma del
Director de la
UGEL-SCH
Es conforme
Firma y revisa el
Presupuesto Analítico
de Personal e ingresa
en el sistema
informático y entrega a
la I.E. dicho
documento
Trámite
Documentario
Director UGELSCH.
Procedimiento de
firma de Oficio
Procedimiento de
numeración de Oficio
Revisa las visaciones y
observaciones del Esp.
Planificación y Esp.
Racionalización
Recepcionar el
Presupuesto Analítico de
Personal con las
visaciones respectivas
Jefe de
Área
Deriva el proyecto
de Oficio Múltiple
visado por el Jefe
para la firma del
Director de la
UGEL-SCH
Distribuye a las
Instituciones Educativas el
oficio múltiple solicitando
el PAP
Elabora y remite el
Presupuesto Analítico de
Personal de la Institución
Educativa para la
aprobación de la UGEL
ORGANO DE DIRECCIÓN
consolidada la
información y elabora el
Proyecto de Resolución
del Presupuesto Analítico
de Personal de la UGELSCH de la I.E para su
remisión al MINEDU
verificando que tenga
financiamiento
Elabora el oficio
remitiendo la
Resolución
Directoral de
aprobación del
Presupuesto
Analítico de
Personal al
MINEDU
Procedimiento:
Numeración de
Resolución
Deriva el Proyecto de
Resolución firmado
por el Director de la
UGEL para su
numeración
Procedimiento de
firma de Resolución
Directoral
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA
DE
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
77
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA
PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE COSTEO DE
LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL – SANTIAGO DE CHUCO
CÓDIGO: P01-AA-COM.ESP.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo para realizar el procedimiento de
adquisición de materiales y contratar los servicios solicitados por Áreas de la
Unidad de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción.
2. ALCANCE:
Trabajadores de la UGEL-Santiago de Chuco.
Instituciones Educativas.
Responsables de la Unidad de Costeo.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”
- Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal
2016
- Ley N° 29873 de Contrataciones del Estado, y su Reglamento D.S. N° 01382012-EF.
- Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto de los Pliegos
del Gobierno Nacional para el año vigente, aprobado con R.D./EF/76.01.
- Ordenanza Regional N° XXX-XXX-GR. LL-CR. Aprueba el ROF de la UGEL –
Santiago de Chuco.
4. REQUISITOS:
- Oficio y Requerimiento en el SIGA.
- Documento formal del responsable de la Unidad de Costeo detallando los
requerimientos técnicos de los bienes o servicios para las Instituciones
Educativas que conforman la Unidad de Costeo.
- Decreto Legislativo N° 1017, se aprueba la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, su Reglamento D.S. N° 0184-EF; se encuentra los
requerimientos de las Oficinas de UGEL y de las Instituciones Educativas de su
jurisdicción que serán convocados a proceso de selección, con un determinado
valor referencial y una fuente de financiamiento.
- Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la UGEL – Santiago de Chuco.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El procedimiento se inicia cuando el responsable de la Unidad de Costeo
entrega en la Oficina de Tramite Documentario, el cuadro de bienes que deberá
de recibir su grupo de Instituciones Educativas de acuerdo a los Oficios
recibidos de los Directores de las Instituciones Educativas.
- Ingreso de documento a Trámite Documentario.
- Trámite Documentario entrega el documento por el Sistema de Trámite y en
físico a la secretaria de Administración.
- Jefe de Administración deriva expediente a la Oficina de Abastecimiento y ésta
al Comité Especial para su atención de acuerdo a las Normas de
Contrataciones.
78
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
ACTIVIDAD
Presentan solicitud de requerimiento de bienes
de servicio.
El encargado de las Contrataciones y
Adquisiciones consolidan los requerimientos y
elaboran el Plan Anual y eleva a la jefatura de
Administración para su aprobación.
Revisa y verifica los montos aprobados por la
Dirección de Presupuesto de los Calendarios de
Compromiso, a fin de no incurrir en sobregiro.
Aprueba las bases técnicas y el expediente de
contratación.
Entrega el expediente de contratación al Comité
de Selección, a fin de revisar evaluación de
proveedores: propuesta técnica y económica.
Elabora las bases administrativas del proceso de
selección pertinente y solicita a la Dirección.
Aprueba las bases administrativas.
Convoca públicamente a participar de la
licitación según se trate de una adjudicación de
menor Cuantía o de una Adjudicación Directa
Selectiva.
Absuelve las consultas y responde a las
observaciones a las bases administrativas.
Recibe las propuestas técnicas y económicas de
los postores.
Evalúa la propuesta técnica y económica y
elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
anota el nombre de los proveedores, materiales
o servicios solicitado, cantidades y los precios.
Participa como veedor.
RESPONSABLE
TIEMPO
Área Usuaria
8 días
Encargado de las
Contrataciones y
Adquisiciones
3 días
Jefe del Área de
Administración
1 hora
Dirección
1 hora
Dirección
15 minutos
Dirección
5 días
Dirección
2 días
El Comité de Selección
8 días
El Comité de Selección
1 día
Dirección
8 días
El Comité de Selección
4 horas
Órgano de Control
Institucional
El Comité de Selección
2 horas
Otorga la buena pro.
Registra los procesos de selección en el SEACE14
El Comité de Selección
CONSUCODE.
Afecta presupuestalmente la buena pro otorgada
Responsable del Equipo de
15
por el Comité Especial Permanente, a la fuente
Abastecimientos
de financiamiento respectiva.
Elabora el contrato y lo suscribe conjuntamente
16
con el Jefe del Área de Gestión Administrativa y
Dirección.
el contratista.
Elabora la Orden de Compra u Orden de Servicio
Responsable de
17
a favor del proveedor otorgando la buena pro.
Abastecimiento
Recibe orden de compra o servicio y documentos
18
sustentatorios, realizando la afectación y Responsable de Contabilidad
contabilización presupuestal.
19
Recepción de bienes y servicios adquiridos.
Encargado de Almacén
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 36 días 16 Horas
2 horas
4 horas
30 minutos
15 minutos
1 hora
1 día
79
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
SUARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Abastecimiento
Jefe de Adm.
(encargado de contrataciones)
Contabilidad
COMITÉ DE
SELECCION
INICIO
Presenta
solicitud de
requerimiento
de bienes de
servicio
Recibe
requerimiento y
deriva a la
Oficina de
Abastecimiento
Jefe administración
verifica monto
aprobado de calendario
de compromisos.
Hace la
convocatoria
pública
Aprueba bases técnicas
de contratación y
Entrega el exp. de
contratación al Comité
de Selección.
Elabora y aprueba las bases
administrativas
Aprueba las bases
administrativas y
deriva al Comité
Afecta el
presupuesto a la
fuente de
financiamiento
DIRECCIÓN
Absuelve consultas
y observaciones a
las bases
Recibe Orden de
Compra y efectúa
Recibe y evalúa
propuesta
económica y
técnica
Evalúa las
propuestas del
mercado
FIN
Si cumple con los requisitos
otorga la buena Pro
Elabora la Orden de
Compra
Registra en el SEACECONSUCODE.
Elabora y firma el
contrato
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Inscripción en el sistema.
- Glosario.
D.S.
: Decreto Supremo
E.F.
: Economía y Finanzas
ROF.
: Reglamento de Organización y Funciones
SIGA.
: Sistema Integrado de Gestión Administrativa
UGEL.
: Unidad de Gestión Educativa Local
SITGD.
: Sistema de Gestión Documentaria
PCM.
: Presidencia del Consejo de Ministros
SEACE.
: Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado
CONSUCODE.: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
81
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS INSTITUCIONES
EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE SANTIAGO DE
CHUCO.
CÓDIGO: P02-AA-PAT.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo para retirar del inventario general de
las instituciones los bienes muebles que no se requieren para el normal desarrollo
de sus funciones, de conformidad con las disposiciones legales, en la Unidad de
Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción.
2. ALCANCE:
Aplica a los bienes muebles y semovientes que estén registrados en el inventario
general de la institución.
3. BASE LEGAL:
- Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
- D.S. N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley 29151
- Directiva N° 004-2002/SBN, Procedimientos para el Alta y Baja de los bienes
muebles de propiedad estatal.
- Ley N° 27995, Procedimientos para asignar bienes dedos de baja por las
Instituciones Públicas a favor de los Centros Educativos de las Regiones de
Extrema Pobreza.
- D.S. N° 013-2004-EF, Reglamento de la Ley N° 27995.
4. REQUISITOS:
- Solicitud, adjuntando informe (estado de excedencia, obsolescencia técnica,
mantenimiento o reparación onerosa, perdida, robo o sustracción, destrucción
o siniestro, rembolso o reposición cuando el semoviente sobrepase el periodo
reproductivo)
5. DESCRICCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
Se inicia a petición escrita del Director de la Institución Educativa quien presenta
su informe solicitando la baja de Bienes Muebles de Propiedad Estatal, adjuntando
documentos probatorios que justifique la solicitud de baja, cualquiera sea su
causal.
82
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
ACTIVIDAD
Presenta solicitud en Trámite Documentario la baja
de bienes del estado en la I.E.
Deriva expediente a la comisión de Altas y bajas de
la UGEL, en la Oficina de Control Patrimonial.
Recibe, evalúa e identifica los bienes muebles que
requieren de baja y enajenación.
Elabora informe y deriva al Despacho Directoral
para su aprobación respectiva.
Autoriza efectuar proceso de baja de bienes
solicitados por los Directores de II.EE.
Solicita baja de bienes muebles a través del Software
de Inventario de Mobiliario Institucional SIGA, a la
superintendencia Nacional de Bienes del Estado
SBN.
Autoriza dar de baja los bienes del Estado de las
II.EE. a través del Sistema SIGA.
RESPONSABLE
Director de la I. E.
Tramite documentario
Comisión de Altas y bajas
de la UGEL
Comisión de Altas y bajas
de la UGEL
Director
Comisión de Altas y bajas
de la UGEL
Superintendencia
Nacional de Bienes del
Estado
Da de baja y reporta la relación de bienes al Área de Comisión de Altas y Bajas
08
Contabilidad para hacer la rebaja en su estado de la UGEL
financiero.
Se comunica al Director de la Institución Educativa Comisión de Altas y bajas
09
sobre la baja de los bienes aprobados.
de la UGEL
Efectúa la baja de bienes muebles y los mantiene en Director de la I.E.
10
custodia.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 19 días.
07
TIEMPO
1 día
1 día
2 días
1 día
1 día
5 días
5 días
1 día
1 día
1 día
83
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
DIRECTOR I.E.
TRÁMITE DOCUMENTARIO
COMISIÓN DE ALTAS Y BAJAS
DIRECTOR
SUPERINTENDENCIA
NACIONAL DE BIENES DEL
ESTADO
INICIO
Presenta solicitud
de baja de bienes
muebles
Recibe expediente, ingresa
en el sistema de Trámite
Documentario y deriva a la
Comisión de Altas y Bajas
(Control Patrimonial)
Recibe, evalúa e identifica
los bienes que requieren
dar de baja.
Elabora informe y deriva
al Despacho Directoral
para su aprobación
SITGD
Solicita baja de bienes
muebles de la I.E. a
través del SIGA
Efectúa baja de
bienes muebles
y mantiene en
custodia.
FIN
SIGA
Da de baja los bienes
muebles y comunica
I.E.
Autoriza efectuar
proceso de baja de
bienes muebles
Autoriza efectuar
proceso de baja de
bienes muebles
SIGA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Solicitud e informe de bajas de bienes inmuebles.
- Glosario.
UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local.
SNB.
: Superintendencia Nacional de Bienes del Estado
SIGA. : Sistema Integrado de Gestión Administrativa.
II.EE. : Instituciones Educativas.
85
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: EXPEDICIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO.
CÓDIGO: P03-AA-ESC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el informe escalafonario al
personal docente, Auxiliar de Educación y Administrativos de la Unidad de Gestión
Educativa Local Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las
instituciones educativas públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
- Servidores públicos de la Sede UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N° 27806, Ley de Trasparencia y acceso a la Información Pública
- Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
- D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento D.S. N°
005-90-PCM.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Reforma Magisterial.
- Resolución Ministerial N° 563-2015-MINEDU, que aprueba el Instructivo del
Sistema de Escalafón Magisterial.
4. REQUISITOS:
Solicitud utilizando el Formato Único de Tramite (FUT)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La emisión de un informe Escalafonario es trabajo del responsable de la Oficina
de Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Santiago de Chuco.
- El responsable de Escalafón, reúne la información Pertinente, revisando el
legajo y utilizando el sistema de escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el
respectivo informe. Este suceso es derivado al Jefe de Área de Administración
para la firma correspondiente.
- El responsable de Escalafón recibe el informe firmado y hace entrega al
usuario.
- Finalmente, descarga del sistema de trámite como expediente atendido.
86
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe expediente, asigna número, registro en el Encargado de Trámite
sistema de trámite y deriva a la Oficina de Escalafón.
Documentario
02
Recibe y revisa expediente
Responsable de Escalafón
Revisa datos del Legajo Personal y genera Responsable de Escalafón
03
información mediante el sistema de Escalafón.
Elabora el informe Escalafonario, firma y deriva a Responsable de Escalafón
04
secretaria del AA.
05
Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA.
Secretaria de AA.
Firma el Informe Escalafonario y devuelve a Jefe del AA.
06
secretaria del AA.
07
Recibe y deriva el informe a la Oficina de Escalafón.
Secretaria de AA.
Recibe el Informe Escalafonario firmado, descarga Responsable de Escalafón
08
del sistema de trámite como expediente atendido y
entrega al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 días, 1 hora con 45 minutos.
01
TIEMPO
1 día
15 minutos
30 minutos
1 día
20 minutos
1 día
30 minutos
10 minutos
87
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO
USUARIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO
INICIO
Presenta
solicitud
OFICINA DE ESCALAFÓN
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
SECRETARIA DEL ÁREA
Recibe y revisa expediente
Recibe y registra
expediente en el
SITGD y deriva a la
Oficina de Escalafón
Recibe, coloca sello y deriva
al Jefe del AA.
Revisar datos del Legajo Personal y
genera información mediante el
Sistema de Escalafón
SITGD
Guarda información en la
bases de datos
Elabora el Informe
Escalafonario, firma
y deriva a secretaria
Recibe Informe
Escalafonario
FIN
JEFE DEL ÁREA
Recibe informe, descarga
del Sistema de Trámite
como expediente atendido y
entrega al usuario
Recibe y deriva el
Informe firmado a la
Oficina de Escalafón
Firma el Informe
Escalafonario y
devuelve a secretaria
del AA.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
- Presentación de solicitud
- Glosario.
UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local
AA.
: Área de Administración
SITGD. : Sistema de Gestión Documentaria
89
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: EXPEDICIÓN DE PASE DE UGEL.
CÓDIGO: P04-AA-ESC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el Pase de UGEL al personal
docente, Auxiliares de Educación y Administrativos de la Unidad de Gestión
Educativa Local Santiago de Chuco que lo requieran.
2. ALCANCE:
- Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las
Instituciones Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
- Servidores Públicos de la sede UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N° 27806, Ley de Trasparencia y acceso a la Información Pública
- Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
- D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento D.S. N°
005-90-PCM.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Reforma Magisterial.
- Resolución Ministerial N° 563-2015-MINEDU, que aprueba el Instructivo del
Sistema de Escalafón Magisterial.
4. REQUISITOS:
- Solicitud utilizando el Formulario Único de Trámite (FUT)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La emisión de un Pase de UGEL es trabajo del responsable de la Oficina de
Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Santiago de Chuco.
- El responsable de Escalafón, reúne la información pertinente, revisando el
Legajo y utilizando el sistema de Escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el
respectivo pase.
- Este suceso es derivado para las firmas correspondientes de: el Jefe del Área de
Administración, luego el Jefe del Órgano de Control Interno y finalmente el
Director de la UGEL.
- Luego la secretaria de Dirección deriva a la Oficina de Escalafón el Pase ya
firmado.
- El responsable de Escalafón hace entrega al usuario. Finalmente descarga del
sistema de trámite como expediente atendido.
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Recibe el expediente, asigna número, registra en el
sistema de trámite y deriva a la Oficina de
Escalafón.
02
Recibe y revisa el expediente.
Revisa datos del Legajo Personal y genera
03
información mediante el sistema de Escalafón.
Emite el Pase de UGEL, firma y deriva a secretaria
04
del AA.
05
Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA.
Firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria del
06
AA.
07
Recibe y deriva el Pase al Jefe de OCI.
08
Recibe, coloca sello y deriva al Jefe de OCI.
Verifica la existencia o no de proceso investigatorio
09
o administrativo, firma el Pase de UGEL y devuelve
a secretaria de OCI.
Recibe y deriva el Pase al Jefe del órgano de
10
Dirección.
11
Recibe, coloca sello y deriva al Director de la UGEL
Firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria del
12
AA.
13
Recibe y deriva el Pase a la Oficina de Escalafón
Recibe el Pase de UGEL firmado, descarga del
14
sistema de trámite como expediente atendido y
entrega al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 días y 5 horas
01
RESPONSABLE
Encargado de
Documentario
TIEMPO
Trámite
Responsable de Escalafón
1 día
15 minutos
Responsable de Escalafón
1 hora
Responsable de Escalafón
30 minutos
Secretaria de AA.
Jefe de AA.
Secretaria de AA.
Secretaria de OCI
Jefe de OCI
Secretaria de OCI
30 minutos
1 día
30 minutos
10 minutos
10 minutos
10 minutos
Secretaria de Dirección
Director de la UGEL
1 hora
Secretaria de Dirección
30 minutos
Responsable de Escalafón
1 día
15 minutos
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta
solicitud
Presenta
solicitud
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
Recibe y registra
expediente en el
SITGD y deriva
a la Oficina de
Escalafón
SITGD
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
ESCALAFÓN
SECRETARIA
JEFE
Recibe y deriva
expediente
Recibe,
coloca sello y
deriva al Jefe
del AA.
Revisar datos del
Legajo Personal y
genera información
en el sistema de
Escalafón
ÓRGANO DE CONTROL
SECRETARIA
JEFE
Firma el
Informe
Escalafonario
y devuelve a
secretaria
Recibe y deriva
a secretaria de
Dirección
Recibe y
deriva al OCI
Guarda información
en base a datos
Elabora Pase de
UGEL, firma y
deriva a secretaria
Recibe
Pase de
UGEL
Presenta
solicitud
FIN
Recibe el Pase,
descarga del
sistema de trámite
como expediente
atendido y entrega
al usuario
Recibe,
coloca sello y
deriva al Jefe
Recibe y registra expediente
en el SITGD y deriva a la
Oficina de Escalafón
Firma el Pase
de UGEL Y
devuelve a
secretaria
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
SECRETARIA
DIRECTOR
Recibe,
coloca sello y
deriva al
Director
Recibe y
deriva a
secretaria de
Dirección
Firma el Pase de
UGEL y
devuelve a
secretaria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
Presentación de solicitud
Glosario:
UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local
AA.
: Área de Administración.
D.S.
: Decreto Supremo
D.L.
: Decreto Ley
PCM.
: Presidencia del Consejo de Ministros
FUT.
: Formulario Único de Trámite
93
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: LICENCIAS SIN GOCE DE HABER.
CÓDIGO: P05-AA-PER.
1. OBJETIVO:
Definir el procedimiento administrativo que debe seguir el personal docente y
administrativo para tramitar su licencia sin goce de remuneración.
2. ALCANCE:
Docentes y personal administrativo de todas las Instituciones Educativas Públicas
del ámbito de La UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE LEGAL:
- Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED
- Ley N° 30372, Ley de Presupuesto para el año Fiscal 2016.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales
- D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Y DE Remuneraciones
del Sector Público y su Reglamento de D.S. N° 005-90-PCM.
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED
- Ley N° 27783, Ley de Bases de Descentralización.
- D.S. N° 015-2002-ED
- Manual Normativo de Personal N° 003-93-DNP
4. REQUISITOS:
- Solicitud en FUT.
- Contar como mínimo con un año efectivo de servicios en condición de
nombrado.
- Copia de D.N.I.
- Copia de la última boleta de pago.
- Oficio de remisión del Expediente por el Director de la Institución Educativa.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- La licencia sin goce de remuneraciones es la acción que autoriza al personal
docente y administrativo para no asistir al centro de trabajo uno o más días.
- El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte y está condicionada a
la conformidad institucional.
- La licencia se formaliza mediante Resolución la cual es responsabilidad del
técnico de la Oficina de personal de la UGEL, quien revisa el expediente que
cumpla con los requisitos establecidos para luego elaborar el Proyecto de
Resolución, el mismo que es derivado al Coordinador de Personal para su
visación y este a su vez deriva al Área de Administración para seguir el trámite.
- El Área de Administración deriva el Proyecto de Resolución al Área de Asesoría
Jurídica para la visación.
- El Área de Asesoría Jurídica deriva a Tramite Documentario el Proyecto para
fotocopiado.
- Tramite Documentario deriva las autógrafas con los antecedentes a la
Dirección para la firma correspondiente, quien las devuelve debidamente
firmados por el Director.
- Finalmente Tramite Documentario numera, fecha y distribuye la Resolución al
usuario y a las Oficinas correspondientes.
94
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe el expediente debidamente foliado, Encargado de Trámite
asigna número, registra en el sistema de trámite Documentario
y deriva a personal.
Recibe el expediente en el sistema de tramite
Técnico administrativo
02
(Personal)
Revisa el expediente que cumpla con los
Técnico Administrativo
03
requisitos establecidos.
(Personal)
Deriva copia del expediente a la Oficina de
Técnico Administrativo
04
Planillas para bloqueo de pago.
( Personal)
Recibe copia del expediente, revisa y procede a
05
Técnico en planillas
suspender el pago.
Elabora Proyecto de Resolución y el informe
técnico de licencia sin goce de remuneraciones.
Registra el número del Proyecto de Resolución
Técnico Administrativo
06
con el que se atendió el expediente de licencia.
(Personal)
Deriva el Proyecto de Resolución al Coordinador
de personal para V°B° y el expediente en el
SITGD al Área de Administración.
Deriva el Proyecto de Resolución a secretaria del
07
Coordinador de Personal
Área de Administración.
Recibe el Proyecto de Resolución y deriva al Jefe
Secretaria del Área de
08
del Área de Administración para la visación.
Administración.
Visa y devuelve el Proyecto a la secretaria de
Jefe del Área de
09
Administración.
Administración
Deriva en el SITGD el expediente y el proyecto
Secretaria del Área de
10
hacia el Área de Asesoría Jurídica para la
Administración
visación respectiva.
Recibe y deriva al Jefe de Área para la visación
Secretaria del Área de
11
del Proyecto.
Asesoría Jurídica
Visa y devuelve el Proyecto a la secretaria
Jefe de área de Asesoría
12
Jurídica
Deriva en el SITGD el proyecto hacia trámite
Secretaria del Área de
13
documentario.
Asesoría Jurídica
Recibe, visa, registra, fotocopia y deriva el
Técnico Administrativo
14
Proyecto de Resolución a secretaria de Dirección (Trámite Documentario)
Recibe y deriva al Despacho Directoral para la
15
Secretaria de Dirección
firma
Firma las autógrafas y devuelve a secretaria de
16
Director UGEL - SCH
Dirección.
Recibe el expediente y autógrafas firmadas y
17
Secretaria de Dirección
deriva a Trámite Documentario.
Consigna número y fecha, entrega al usuario
copia original de la Resolución previa firma del
cargo. Archiva copias de Resolución y autógrafas
Técnico Administrativo
18
con sus antecedentes.
(Trámite Documentario)
Distribuye
a
las
Áreas
y
equipos
correspondientes.
TIEMPO APROXIMADO DE DURACIÓN DEL TRAMITE: 17 días y 6 horas.
01
TIEMPO
1 día
1 día
1 día
1 hora
1 hora
1 día
1 hora
2 días
1 día
1 hora
1 día
1 día
1 hora
3 días
1 hora
2 días
1 día
2 días
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta
solicitud y
requisitos
A
TRÁMITE
DOCUMENTA
RIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN DE PERSONAL
PLANILLA SECRETAR
TÉCNICO
COORD. DE
S
IA
ADMINISTRATIV
PERSONAL
O
Recibe, verifica
requisitos deriva
copia a planillas
Recibe y
registra
expediente en el
SITGD y deriva
a personal
Es
conforme
SITGD
NO
Recibe y
firma el
cuaderno de
cargos en
señal de
conformidad
FIN
SI
Devuelve
expediente
Recibe, revisa,
registra el P.R.
y deriva a
secretaria de
Dirección
Numera R.D.
fecha, registra,
distribuye a las
Áreas y entrega
al usuario.
Archiva
autógrafas con
su antecedente
A
Proyecta
Resolución
Recibe copia
del
expediente y
bloquea el
pago
Visa el
Proyecto de
Resolución y
deriva a
secretaria
Recibe y
deriva al
Jefe
ASESORÍA JURÍDICA
JEFE
Visa el
Proyecto y
devuelve a
secretaria
SECRETAR
IA
Recibe y
deriva al Jefe
para la
visación
Deriva el
Proyecto al
A.A.J. a través
del SITGD
Deriva el
Proyecto a
Trámite
Documentario
JEFE
Revisa el P.R.
y devuelve a
secretaria
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
SECRETARIA
Recibe sella y
deriva al
Despacho
Directoral para
la firma
Deriva a
Trámite
Documentario
DIRECTOR
Firma las
autógrafas y
devuelve con los
antecedentes a
secretaria
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: OTORGAMIENTO DE SUBSIDIO POR SEPELIO Y LUTO
CÓDIGO: P06-AA-PLAN.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la proyección de una Resolución otorgando el
beneficio de Subsidio por Luto.
2. ALCANCE:
Profesores y trabajadores administrativos activos y cesantes, así como familiares
directos tanto de profesores como administrativos cesantes pertenecientes a la
UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos.
- Ley N° 24024 y su Modificatoria 25012.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial.
- Resolución de Sala Plena N° 001-2011-SERVIR/TSC.
4. REQUISITOS:
- Presentación de expediente por el usuario a la UGEL conteniendo todos los
requisitos necesarios para el reconocimiento de Subsidio por Luto.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Es responsabilidad de usuario solicitar el reconocimiento por Subsidio por
Luto, conteniendo todos los requisitos.
- Es responsabilidad del equipo de planillas, emitir el Proyecto de Resolución,
reconociendo el Subsidio por Luto.
- Es responsabilidad del coordinador de personal, Administrador, Jefe de
Gestión Institucional y Asesor Legal de la UGEL la visación del Proyecto de
Resolución emitida por el Equipo de Planillas.
- Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la Resolución.
- Es responsabilidad de Trámite Documentario, encargado de reproducir y
notificación de la Resolución.
97
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Recibe el expediente, ingresa al sistema de trámite
y deriva al Equipo de Planillas por parte de Trámite
Documentario.
Recibe expediente verifica que cuente con todos los
requisitos necesarios y que pertenezca a la UGEL –
02
SCH. el solicitante o un familiar directo que solicita
el beneficio.
Calcula monto de acuerdo a ley y proyecta
resolución otorgando el beneficio de Subsidio por
03
Sepelio y Luto y deriva a la Oficina de Personal para
su visación e ingreso al NEXUS
Revisa y visa Proyecto de Resolución por parte del
04
Coordinador de Personal e ingresa al NEXUS y
deriva a la Oficina de Administración.
Revisa y visa Resolución por parte del
05
Administrador y deriva a la jefatura del Área de
Gestión Institucional.
Revisa y visa Resolución por parte de Jefe de
06
Gestión Institucional y deriva al Área de Asesoría
Jurídica.
Revisa y visa Resolución por parte del Asesor y
07
deriva a Trámite Documentario.
Recibe Proyecto de Resolución, registra y deriva a
08
Dirección.
Firma Proyecto de Resolución y deriva a Trámite
09
Documentario.
Recibe Proyecto de Resolución, envía a impresiones
10
para su reproducción indicando el número de
copias.
11
Reproduce copias de Proyecto de Resolución.
Recibe copias, numera, fecha y firma de
12
Responsable de Trámite Documentario y notifica a
las Áreas de la UGEL e interesado.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 13 días y 5 horas
01
RESPONSABLE
Encargado de Trámite
Documentario
TIEMPO
1 día
Equipo de Planillas
1 hora
Equipo de Planillas
1 hora
Oficina de Personal
1 día
Oficina de Administración
1 día
Jefatura de Gestión
Institucional
1 día
Asesoría Jurídica
1 día
Tramite Documentario
1 día
Dirección
1 día
Trámite Documentario
1 día
Impresiones
Trámite Documentario
3 horas
5 días
98
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
ADMINISTRACIÓN
EQUIPO DE
EQUIPO DE PLANILLAS
PERSONAL
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
INICIO
Presenta
expedient
e
Recibe, revisa expediente y
verifica requisitos
Recibe y registra
expediente en el
SITGD y deriva
a Planillas
NO
¿Cumple?
SI
Revisa y visa
Proyecto de
Resolución e
ingresa al
NEXUS
NEXUS
SITGD
A
Usuario
recibe R.D.
FIN
Numera R.D. fecha,
registra, distribuye a
las Áreas, archiva
autógrafas con su
antecedente y entrega
al usuario
Cálculo,
Proyección de
Resolución y
derivación a
Personal
JEFE
Revisa y visa
Proyecto de
Resolución
ÁREA DE
GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Revisa y visa
Proyecto de
Resolución
ASESORÍA
LEGAL
Revisa y visa
Proyecto de
Resolución
DIRECCIÓN
Firma
Resolución y
deriva a
Trámite
Documentario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE CHEQUES ANULADOS
CÓDIGO: P07-AA-PLAN.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la programación de cheques anulados por
vencimiento.
2. ALCANCE:
A todo el personal activo, cesante y proveedores que pertenecen a la UGEL
Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa.
- Ley del Sistema Nacional de Presupuesto N° 28411.
- Ley del Presupuesto Público N° 30372-2016.
- Ley General del Sistema Nacional de Tesorería N° 28693.
- Directiva de Tesorería N° 001-2012-EF/77.15.
- Directiva Administrativa de Viáticos N° 001-2015GRLL-GRSE-UGEL-SCH.
4. REQUISITOS:
- Recibo de pago en caja por derecho de reprogramación.
- Solicitud pidiendo reprogramación de cheque.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Todo cheque del Tesoro Público tiene vigencia de 30 días, pasado esta fecha
será anulado por vencimiento.
- Es responsabilidad del usuario solicitar la reprogramación de su cheque
vencido, cumpliendo los requisitos establecidos en el numeral 4; para lo cual
presentará la solicitud en Trámite Documentario.
- La Oficina de Trámite Documentario es la responsable de remitir el expediente
a la Oficina de Tesorería.
- La Oficina de Tesorería recepciona el expediente y procede a la anulación del
cheque vencido en el SIAF y espera la aprobación del Tesoro Público.
- Una vez aprobado la anulación se procede a girar el nuevo cheque a ingresar
en el Sistema SIAF y esperar el tiempo necesario para su aprobación por
Tesoro Público.
- Una vez aprobado el nuevo cheque se imprime el comprobante de pago y se
procede a hacer firmar por los responsables.
- Estando todo listo se efectúa la entrega al usuario, dando por concluido todo el
proceso.
100
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
ACTIVIDA
RESPONSABLE
Pago por reprogramación de cheque
Cajero
Presenta solicitud en FUT por el interesado.
Trámite Documentario
Deriva expediente a la Oficina de Tesorería.
Trámite Documentario
Anula el cheque en el SIAF.
Tesorería
Giro del nuevo cheque e ingreso al SIAF y espera para Tesorería
su aprobación.
06
Emite comprobante de pago y hace firmar cheque y Tesorería
visa comprobante de pago.
07
Entrega de cheque y firma del comprobante de pago Caja
por el usuario.
TIEMPO APROXIMADO DE DURACIÓN DEL TRÁMITE: 2 días, 2 horas con 30 minutos
TIEMPO
10 minutos
10 minutos
1 día
1 día
2 horas
10 minutos
101
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO
INICIO
TESORERÍA
Emite comprobante de pago
Paga y recibe comprobante
en Tesorería
Recibe y registra expediente
en el SITGD y deriva a
Tesorería
Recibe y visa expediente e
ingresa al SIAF
Presenta expediente
Anula y autoriza cheque en el
SIAF
SITGD
Recibe nuevo cheque de
pago
FIN
Emite y firma el
comprobante de pago
Entrega cheque al usuario en
la ventanilla de caja
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
Presentación de solicitud
Glosario:
FUT. : Formulario Único de Trámite
SIAF. : Sistema Integrado de Administración Financiera
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS
IMPAGOS (PREPARACIÓN DE CLASES, REFRIGERIO Y MOVILIDAD,
REINTEGRO DE 20, 25, 30 AÑOS Y SUBSIDIO POR LUTO)
CÓDIGO: P08-AA-PLAN.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para la proyección de una Resolución para el
reconocimiento de beneficios económicos (Preparación de clases, refrigerio y
movilidad, reintegro de 20, 25, 30 años y subsidio por luto).
2. ALCANCE:
Usuarios de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
- Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos.
- Ley N° 24024 y su Modificatoria 25012.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial.
- Resolución de Sala Plena N° 001-2011-SERVIR/TSC.
4. REQUISITOS:
- Presentación del expediente por el usuario de la UGEL-SCH.
- Opinión Legal.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Es responsabilidad del Equipo de Planillas solicitar la opinión Legal al Área de
Asesoría Jurídica.
- El Área de Asesoría Jurídica es la responsable de emitir las Opiniones Legales.
- La proyección de la Opinión Legal es responsabilidad del Equipo de Planillas.
- Es responsabilidad del Coordinador de personal, Administrador y Asesor
Jurídico de la UGEL Santiago de Chuco la visación de Resolución de
improcedencia emitida por el Equipo de Planillas.
- Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la Resolución.
- El responsable de Trámite Documentario es el encargado de reproducir y la
notificación de la Resolución.
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe el expediente, ingresa al Sistema de Trámite y Encargado de Trámite
deriva al Equipo de Planillas por Trámite Documentario
Documentario.
02
Revisa el expediente y elabora el Oficio solicitando Asesoría Jurídica
Opinión Legal al área de Asesoría Jurídica.
03
Firma del Oficio por parte del Jefe de Administración Oficina
de
y generación de número de Oficio.
Administración
04
Deriva en el Sistema de Trámite Documentario el Equipo de Planillas
expediente con su respectivo número de Oficio al
Área de Asesoría Jurídica.
05
Recibe el Oficio conteniendo expediente en el Sistema Asesoría Jurídica
de Trámite Documentario y deriva a jefatura del Área
para la emisión de la Opinión Legal.
06
Recibe el expediente con Opinión Legal, derivación Oficina
de
del expediente por el Administrador y derivación por Administración
secretaria al Equipo de Planillas.
07
Proyecta Resolución, según Opinión Legal donde se Equipo de Planillas
resuelve declarar improcedente la solicitud del
usuario.
08
Revisa y visa Resolución por parte de Coordinador de Oficina de Personal
Personal y deriva a la Oficina de Administración.
09
Revisa y visa Resolución por parte del Administrador Oficina
de
y deriva a la Oficina de Asesoría Jurídica.
Administración
10
Revisa y visa la Resolución por parte del Asesor y Asesoría Jurídica
deriva a Trámite Documentario.
11
Recibe el Proyecto de Resolución y deriva a Trámite Documentario
Dirección.
12
Firma el Proyecto de Resolución y deriva a Trámite Dirección
Documentario.
13
Recibe el Proyecto de Resolución, envía a Tramite Documentario
impresiones para su reproducción indicando el
número de copias.
14
Reproduce Proyecto de Resolución.
Impresiones
15
Recibe copias, numera, fecha y firma el responsable Trámite Documentario
de Trámite Documentario y notifica a las Áreas de la
UGEL-SCH e interesado.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 24 días, 07 horas y 10 minutos
TIEMPO
1 día
1 hora
1 día
10 minutos
9 días
3 horas
2 días
1 día
1 día
1 día
1 día
1 día
1 día
3 horas
5 días
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta
expediente
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
Recibe y
registra
expediente en
el SITGD y
deriva a
Dirección
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
EQUIPO DE PLANILLAS
JEFE
Recibe, revisa
expediente y elabora
Oficio de Opinión Legal
PERSONAL
Recibe Oficio firma,
numera y devuelve a
Planillas
Recibe Oficio y deriva
a Asesoría Jurídica
SITGD
Recibe Opinión y
verifica resultado de
Opinión
Recibe Opinión y
deriva a Equipo de
Planillas
Emite Proyecto de
Resolución y deriva
al Jefe
Firma Proyecto de
Resolución y deriva
a personal
A
Usuario recibe
R.D. de
procedencia o
improcedencia
Firma Proyecto de
Resolución y deriva a
Dirección
Procede
NO
FIN
Numera R.D., fecha,
registra, distribuye a las
Áreas archiva autógrafa
con su antecedente y
entrega al usuario
A
SI
NEXUS
ASESORÍA
JURÍDICA
DIRECCIÓN
Recibe Oficio,
analiza y emite
Opinión Legal
Firma
Resolución y
deriva a Tramite
Documentario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA
DE
ASESORÍA
JURÍDICA
107
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA
PROCESO: CUMPLIMIENTO DE SENTENCIA JUDICIAL
CÓDIGO: P01-AJ-ABOG.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en el cumplimiento de
sentencia judicial, para conocimiento de los usuarios de la Unidad de Gestión
Educativa Local Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Directores, subdirectores, docentes, auxiliares de educación y administrativos
de II.EE. de ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
- Cesantes y jubilados.
- Servidores públicos de la Sede de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Constitución Política del Perú: Artículo 139° inciso 2.
- Ley Orgánica del Poder Judicial modificada por Ley N° 28901 Artículo 4°.
- Decreto Supremo N° 017-93-JUS.
- Decreto Supremo N° 013-2008-JUS: Artículo 46° Numeral 46.1.
4. REQUISITOS:
- Sentencia de Primera Instancia.
- Sentencia de Segunda Instancia.
- Resolución Judicial que declara consentida la sentencia.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Una vez recibida la Resolución que declara consentida la sentencia de segunda
instancia, se adjunta la sentencia de Primera instancia y Segunda instancia.
- El Área de Asesoría Jurídica procede a elaborar el Oficio para el cumplimiento
del mandato judicial, luego deriva al Área de Administración para que
disponga a la Oficina Correspondiente la elaboración del Proyecto de
Resolución administrativa.
- Elaborado el Proyecto de Resolución será visado por las jefaturas de la UGEL
según corresponda.
- Posteriormente se deriva a la Oficina de Trámite Documentario para fotocopia
y se alcanza al Despacho Directoral para la firma de autógrafas, retorna a la
Oficina de Trámite Documentario para numeración, fechado, registro,
distribución a las Áreas, archivo y notificación al usuario.
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe la notificación de la Resolución que declara
Oficina de Trámite
consentida la sentencia, registra y deriva a A.J. a través
Documentario
del SITGD
Recibe y deriva al Despacho del Jefe de Asesoría Jurídica Secretaria de Asesoría
02
Jurídica
Recibe, analiza y despacha.
Jefe Área de Asesoría
03
Jurídica
Recibe las Resoluciones judiciales y elabora el Oficio Secretaria de Asesoría
04
para el cumplimiento, alcanza al Jefe para firma.
Jurídica
05
Firma Oficio
Jefe de Asesoría Jurídica
Recibe el Oficio de cumplimiento con la copia de las
Secretaria DE Asesoría
06
Resoluciones Judiciales y deriva al Área de
Jurídica
Administración.
Recibe el Oficio de cumplimiento y deriva al Jefe del Secretaria de
07
Área para derivación correspondiente.
Administración
Analiza y deriva al Equipo de Trabajo según
08
Jefe de Administración
corresponda.
Recibe el Oficio de cumplimiento, elabora el Proyecto de Encargado de Oficina
09
Resolución y deriva al Jefe de Administración para V°B°. correspondiente
Recibe, registra y deriva el Proyecto al Jefe del Área de Secretaria de
10
Administración.
Administración
Visa Proyecto de Resolución y deriva a través de
11
Jefe de Administración
secretaria para V°B° de las Jefaturas.
Visa el Proyecto de Resolución por el Jefe de AGI.
Jefe de Gestión
12
Institucional
Visa el Proyecto de Resolución por el Jefe de Asesoría
13
Jefe de Asesoría Jurídica
Jurídica.
Recibe el Proyecto de Resolución, lo fotocopia y deriva a Responsable de Trámite
14
la Dirección para la firma del Director.
Documentario
Recibe y pasa al Despacho del Director para la firma de
15
Secretaria de Dirección
la autógrafa.
16
Firma autógrafa.
Director de la UGEL
Deriva a través del Sistema de Trámite Documentario la
17
autógrafa y expediente a la Oficina de Tramite Secretaria de Dirección
Documentario.
Recibe Resolución, numera, fecha, registra, distribuye a Responsable de Trámite
18
las Áreas, archiva y notifica al usuario.
Documentario
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 22 días y 04 horas.
01
TIEMPO
1 día
1 día
1 día
1 día
1 día
1 hora
1 hora
1 día
4 días
1 día
1 día
1 hora
1 hora
1 día
1 día
2 días
1 día
5 días
109
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
TRAMITE DOCUMENTARIO
ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA
ÁREA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
La secretaria recibe, registra
y deriva a la Jefatura
Secretaria recibe,
registra y deriva al Jefe
ÁREA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
INICIO
Recibe notificación de la
Resolución y registra
El Jefe recibe, analiza y
despacha hacia secretaria
para que elabore Oficio
SITGD
Jefe analiza y deriva al
Equipo de Trabajo según
corresponda
DIRECCIÓN
A
Jefe visa el Proyecto
de Resolución
La secretaria recibe y
deriva al Despacho
Directoral para la firma de
autógrafa
A
Recibe el Proyecto de
Resolución, fotocopia y
deriva a la Dirección para la
firma del Director
Recibe Resolución, numera,
fecha, registra, distribuye a
las Áreas, archiva y notifica
al usuario
Jefe firma Oficio de
ejecución judicial
Secretaria recibe el Oficio
con la copia de las
Resoluciones Judiciales y
deriva a AA.
Jefe visa Proyecto de
Resolución
Usuario recibe Resolución
FIN
Equipo recibe Oficio,
elabora Proyecto de
Resolución y deriva al
Jefe de Administración
para V°B°
Jefe visa Proyecto de
Resolución y deriva a
través de secretaria para
V°B° de las jefaturas
Director firma autógrafa
Secretaria deriva a través
del sistema la autógrafa y
expediente a la Oficina de
Trámite Documentario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: RECURSO DE RECONSIDERACIÓN
CÓDIGO: P02-AJ-ABOG.
1. OBJETIVO:
Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de
reconsideración, para conocimiento de los usuarios internos y externos de la
Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Directores y Subdirectores de II.EE.
- Docentes y Administrativos.
- Servidores públicos de la Sede de la UGEL Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Artículo 208°.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su
Reglamento el D.S. N° 005-90-PCM.
4. REQUISITOS:
- Recurso con firma de Abogado dirigido al Director de la UGEL-SCH.
- Fotocopia fedateada del Documento Nacional de Identidad.
- Copia autenticada del documento que impugna (Oficio o Resolución).
- Copia autenticada de la constancia de notificación.
- Prueba nueva.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Se recepciona y analiza el recurso de reconsideración del administrado, a fin de
verificar lo peticionado de acuerdo a la normatividad vigente. El Área de
Asesoría Jurídica es el responsable de elaborar el Informe Legal con respuesta
fundada o infundada que luego es derivado al Despacho Directoral.
- El Director de la UGEL firma las autógrafas y luego deriva a Trámite
Documentario para el registro, fechado, archivo y notificación al usuario.
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Recibe el expediente, le asigna un número lo
registra y deriva a Asesoría Jurídica a través del
SITGD.
Recibe expediente y deriva al Despacho del Jefe de
02
Asesoría Jurídica.
03
Recibe recurso, analiza y elabora el informe legal.
Recibe el Informe Legal, elabora el Proyecto de
04
Resolución y deriva al Jefe del Área para V°B°.
05
Jefe del Área da visto bueno y deriva a secretaria.
Recibe el Proyecto de Resolución visado y deriva
06
al Órgano de Dirección para la firma de lasa
autógrafas.
Recibe el Proyecto de Resolución, lo fotocopia y
07
deriva a la Dirección para la firma del Director.
Recibe y pasa al Despacho del Director para la
08
firma de la autógrafa.
09
Firma autógrafa.
Deriva a través del Sistema de Trámite
10
Documentario la autógrafa y expediente a la
Oficina de Trámite Documentario.
Recibe, numera, fecha, registra, distribuye a las
11
Áreas, archiva y notifica al usuario.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 27 días y 3 horas.
01
RESPONSABLE
Oficina de Trámite
Documentario
Secretaria de Asesoría
Jurídica
Jefe de Asesoría Jurídica
Secretaria de Asesoría
Jurídica
Jefe de Asesoría Jurídica
TIEMPO
1 día
1 día
10 días
2 días
1 día
Secretaria de Asesoría
Jurídica
1 día
Responsable de Trámite
Documentario
1 día
Secretaria de Dirección
1 día
Director de la UGEL-SCH.
4 días
Secretaria de Dirección
3 horas
Responsable de Trámite
Documentario
5 días
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO
AREA DE ASESORÍA JURÍDICA
INICIO
Secretaria recibe y deriva el
expediente al Jefe de
Asesoría Jurídica
Recibe expediente, registra
en el SITGD y deriva a
Asesoría Jurídica
Presenta recurso de
reconsideración
DIRECCIÓN
Recibe el expediente,
descarga en el Sistema y
deriva al Director
El jefe de Asesoría
Jurídica estudia y
genera el Informe Legal
SITGD
NO
SI
Cumple
requisitos
A
Recibe Oficio o
Resolución
FIN
Recibe autógrafas, fotocopia,
numera, fecha, archiva, notifica
al impugnante y distribuye a las
Áreas según corresponda
Se deriva a Dirección el
expediente con Oficio
para firma y devolución
al usuario
Jefe de Asesoría
Jurídica elabora Informe
Legal
A
Secretaria elabora el
Proyecto de Resolución y
con V°B° del Jefe deriva a
Dirección a través del
SITGD
Director firma
autógrafas y a través de
secretaria deriva a
Trámite Documentario
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN
CÓDIGO: P03-AJ-ABOG.
1. OBJETIVO:
Determinar el Procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de
apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
Personal docente, administrativo, auxiliar de educación y cualquier usuario de la
UGEL Santiago de Chuco, que está disconforme con un acto administrativo que
considere afecte sus derechos.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
4. REQUISITOS:
- Escrito de Apelación dirigido al titular que emitió el acto administrativo que se
impugna; consignando: identificación del administrado, pretensión,
fundamentos de hecho y derecho.
- Firma del impugnante y letrado que autoriza el escrito.
- Pruebas que acompañan el escrito (copia de DNI y copia del acto
administrativo que se impugna)
- Cédula de notificación.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El recurso administrativo de apelación constituye un mecanismo de defensa de
los derechos de los administrados, permitiéndoles cuestionar los actos de la
administración pública que hubieran sido dictados sin cumplir con las
disposiciones legales o sin efectuar una adecuada apreciación de los hechos y
fundamentos expuestos, a fin de que sean revisados por el superior jerárquico.
- El procedimiento se inicia en la UGEL, la misma que a través del Formato de
Trámite de Apelación concede la apelación y con el Oficio correspondiente es
remitido a la GRELL, para que resuelva el recurso impugnativo de apelación.
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
02
03
04
05
06
07
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presenta el escrito de apelación en mesa de partes.
Revisa el escrito de apelación; (si no cumple con los
requisitos se concede 2 días para ser subsanado, de no
hacerlo se declara como no presentado)
Recibe, asigna número de expediente en el SITGD y
deriva al Área de Asesoría Jurídica.
Recibe expediente de recurso de apelación.
Usuario
1 día
Responsable de Mesa de
Partes
Secretaria de Asesoría
Jurídica
Elabora la hoja de coordinación, solicitando los Secretaria de Asesoría
actuados (autógrafa de la R.D. materia de apelación) y Jurídica
deriva a archivo.
Recibe la hoja de coordinación.
Responsable de archivo
Búsqueda de la autógrafa (R.D) y derivación al Área de Responsable de archivo
Asesoría Jurídica.
08
Recibe fotocopia de la autógrafa y anexos.
Secretaria de Asesoría
Jurídica
09
Elabora Oficio y Formato de Trámite de Apelación.
Secretaria de Asesoría
Jurídica
10
Visa Oficio y Formato de Trámite de Apelación.
Jefe de Asesoría Jurídica
11
Deriva el expediente de apelación, conteniendo el Secretaria de Asesoría
Oficio y el Formato de Trámite de Apelación al Jurídica
Despacho de Dirección para firma del Director.
12
Recibe el expediente.
Secretaria de Dirección
13
Firma el Oficio y Formato de Trámite de Apelación
Director de la UGEL-SCH
14
Enumera el Oficio y el Formato de Trámite de Secretaria de Dirección
Apelación.
15
Devuelve el expediente a Asesoría Jurídica.
Secretaria de Dirección
16
Recibe el expediente, con Oficios y decreto Secretaría de Asesoría
enumerados.
Jurídica
17
Remite el expediente de apelación a la Gerencia Secretaria de Asesoría
Regional de Educación.
Jurídica
18
Recibe, asigna número y deriva el expediente a Encargado de Trámite
Asesoría Jurídica.
Documentario de la GRELL.
19
Revisa el expediente y elabora el Proyecto de Gerente del Área de
Resolución que declara fundada o infundada el recurso Asesoría Jurídica de la
de apelación.
GRELL
20
Firma el Proyecto de Resolución Gerencial Regional y Gerente Regional GRELL
deriva a Oficina de Trámite Documentario para
numeración.
21
Numera, fecha, archiva y remite la Resolución a la Responsable de archivo de
UGEL-SCH.
la GRELL
22
Recibe y deriva la R.G.R. al Área de Asesorías Jurídica.
Responsable de Mesa de
Partes
23
Comunica al área respectiva para ejecución de Secretaria de Asesoría
Resolución emitida por la GRELL (fundada o Jurídica
infundada).
24
Recibe, pública y notifica al usuario.
Secretaria de Asesoría
Jurídica
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 117 días y 2 horas
TIEMPO
20
minutos
1 hora
10
minutos
7 días
2 días
2 días
30
minutos
1 día
1 día
1 día
90 días
2 días
3 días
1 día
1 día
5 días
115
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
UNIDA DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO
USUARIO
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ASESORÍA
JURÍDICA
Recibe y revisa
expediente
Secretaria recibe y
registra expediente
en SITGD
Recibe hoja de
coordinación
Recibe y fotocopia
los actuados
Búsqueda y
entrega de
los actuados
INICIO
Presenta recurso
de reconsideración
Cumple
Requisitos
A
NO
A
SI
Recibe expediente,
registra en el
SITGD y deriva a
A.J
Elabora Oficio y
Formato de
Trámite de
Apelación
Jefe visa el Oficio
y Formato de
Trámite de
Apelación
ARCHIVO
DIRECCIÓN
Recibe el
expediente de
apelación
Recibe y revisa
expediente
Recibe Resolución
y firma cargo
FIN
B
Recibe y deriva la
R.G.R.a Asesoría
Jurídica y usuario
Recibe el
expediente
firmado por el
Director
Deriva expediente
de apelación a la
GRELL
Recibe, asigna
número y deriva el
expediente a
Asesoría Jurídica
Firma el Oficio y
Formato de
Tramite de
Apelación del
expediente de
apelación
Secretaria
enumera Oficio y
el Formato de
Trámite de
Apelación
SITGD
Deriva a Dirección
para firma del
Director
GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN LA LIBERTAD
GERENCIA DE
TRÁMITE
ASESORÍA
DIRECTOR
DOCUMENTARIO
JURÍDICA
Secretaria deriva
el expediente de
apelación al Área
de Asesoría
Jurídica
Numera, fecha,
archiva y remite la
Resolución a la
UGEL
B
Revisa el
expediente y
elabora el
Proyecto de
Resolución
Firma el Proyecto
de Resolución
Gerencial
Regional y deriva
a Oficina de
Trámite
Documentario
para numeración
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
8. ANEXOS:
Cédula de notificación.
GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD
GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCA – SANTIAGO DE CHUCO
CÉDULA DE NOTIFICACIÓN
En la fecha ha recibido la RESOLUCIÓN GERENCIAL REGIONAL N°.______
/ED-LL,
de fecha ___________ de _____________________________ del 20 _______.
NOMBRES Y APELLIDOS: _______________________________________
DOMICILIO PROCESAL : _______________________________________
DOC. DE IDENTIDAD
: _______________________________________
FECHA DE RECEPCIÓN : _______________________________________
FIRMA
: _______________________________________
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
FORMATO DE TRÁMITE DE APELACIÓN.
(Para el caso de apelación de Oficios)
TRÁMITE DE RECURSO DE APELACIÓN N° ________-201
GRLL-UGEL-SCH/AAJ.
Santiago de Chuco,
Señor:
Dr. Gerente Regional de Educación La Libertad
Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al:
Oficio N°
:
Presentado por
:
Con
:
N° de folios
:
Por concepto
:
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima personal.
Atentamente;
(Pie de Página)
Adjunta:
Señor:
Gerente de Asesoría Jurídica de la Gerencia Regional de Educación La Libertad.
Traslado a su Despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los
adjuntos, agradeciéndole a Usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente.
Atentamente,
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
TRAMITE DE RECURSO DE APELECIÓN N° ________ -201
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
-GRLL-UGEL-SCH/AAJ.
(Para el caso de apelación de Resoluciones)
Santiago de Chuco,
Señor:
Prof.
Gerente Regional de Educación La Libertad
Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al:
Resolución N°
:
Presentado por
:
Con
:
N° de folios
:
Por concepto
:
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideración y estima personal.
Señor:
Gerente de Asesoría Jurídica de la Gerencia Regional de Educación La Libertad.
Traslado a su Despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los
adjuntos, agradeciéndole a usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente.
Atentamente,
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÓRGANO
DE
CONTROL
INSTITUCIONAL
120
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
PROCESO: DENUNCIAS SOBRE MAL USO DE LOS RECURSOS DE PRESUPUESTO DE
MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES.
CÓDIGO: P01-OCI
1. OBJETIVO:
Determinar el buen uso y destino de los recursos asignados a Instituciones
Educativas en la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco, para
mantenimiento preventivo básico de locales escolares en el ámbito de la Provincia
de Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
Instituciones Educativas de Inicial, Primaria y Secundaria del ámbito de la Unidad
de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público Año Fiscal 2016.
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carreara Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
- Constitución Política del Perú.
- Ley N° 28044, Ley General de Educación
- Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública.
- Ley N° 27175, Ley Marco del Empleo Público.
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
- Ley N° 27245, Texto Único Ordenado de la Ley de Responsabilidad y
transparencia Fiscal y su Reglamento Decreto Supremo N° 066-2009-EF.
- Ley General N° 28411, del Sistema Nacional de Presupuesto.
- Decreto Ley N° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago y su Reglamento
Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT.
- Directivas que norman los procedimientos de la ejecución de los recursos
asignados para el mantenimiento de locales escolares de las Instituciones
Educativas Públicas.
4. REQUISITOS:
- La solicitud de denuncias de los padres de familia, autoridades locales y
personas naturales ante la entidad sobre irregularidades en la ejecución y
administración de los recursos asignados para mantenimiento.
- Documentos que sustentan el mal uso de los recursos asignados (actas,
comprobantes de pago, fotografías, entre otros)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- El Jefe del Órgano de Control Institucional evalúa las denuncias y los
programas en el Plan Anual de Control, que a través de una Resolución de
Contraloría se aprueba las acciones de control de las entidades públicas cada
año fiscal. En este caso se solicita se programe un examen especial a fin de dar
atención a las denuncias efectuadas.
- La emisión de un informe, respecto a la denuncia sobre el uso irregular de los
recursos asignados para mantenimiento de locales escolares, corresponde al
Especialista en Auditoria del Área de Control Institucional de la UGEL Santiago
de Chuco.
- El Auditor (encargado) elabora su programa de auditoria mediante el cual se
desarrolla el proceso a seguir para cumplir normalmente con estas actividades,
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
a consecuencia de ello reúne la información pertinente, evalúa y revisa los
documentos sustentatorios solicitada al Director de la entidad educativa
denunciada a fin de determinar y esclarecer los hechos de la denuncia
determinando las observaciones a que hubiera lugar de las personas
involucradas en los hechos, luego remitir los hallazgos a las personas
involucradas y evaluar sus descargos y/o comentarios, y finalmente elabora el
informe con las recomendaciones, y luego de ser revisado y evaluado por el
Jefe de OCI, será remitido al Director de la UGEL, y a la Oficina de Control
Regional de La libertad, entidades que aplicarán las recomendaciones y/o las
sanciones a los servidores que resulten responsables sobre el mal uso y
destino de los fondos de las acciones de mantenimiento.
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Recibe expediente, asigna número, registra en el sistema
y deriva a secretaria de OCI.
02
Recibe y deriva expediente al Jefe de OCI
Genera el proveído al Especialista o encargado de
03
resolver el caso.
04
Recibe y revisa el expediente de denuncia.
05
Revisa expediente, investiga, evalúa la denuncia.
06
Solicita información
Evalúa la información recibidos de las personas
07
involucradas.
08
Elabora el informe correspondiente.
09
Recibe y enumera el informe elaborado.
10
Remite el informe correspondiente.
11
Recibe informe emitido por OCI.
Se informa al demandante de las medidas adoptadas
12
respecto a su denuncia
TOTAL TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN: 28 días.
01
RESPONSABLE
TIEMPO
Trámite Documentario
1 día
Secretaria de OCI
Jefe de OCI
1 hora
1 día
Auditor
Auditor
Personas involucradas
2 días
10 días
5 días
Auditor
3 días
Auditor encargado
Secretaria de OCI
Secretaria OCI
Secretaria de Dirección
2 días
1 día
1 día
1 día
Trámite Documentario
1 día
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
Presenta
solicitud
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
Recibe, ingresa
expediente en
SITGD y deriva
a secretaria de
OCI
ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
SECRETARIA
JEFE
Recibe y deriva
expediente al
Jefe de OCI
Origina proveído
a Especialista y
deriva a
secretaria.
AUDITOR
Recibe, evalúa y
revisa expediente
DIRECCIÓN UGEL-SCH
SECRETARIA
Recibe el
informe y
deriva al
Despacho
Directora
DIRECTOR
Recibe informe
Recibe
informe
Emite
recomendación
sanción
Emite
recomendación
sanción
Investiga, evalúa
la denuncia
SITGD
A
A
Especialista
evalúa y solicita
información
Elabora informe
correspondiente
Recibe
recomendaciones
y firma cargo
FIN
Recibe, ingresa
recomendación
en SITRGD y
notifica al
denunciante las
medidas
adoptadas
Registra informe
y deriva al
Director de
UGEL y ORC La
Libertad
Revisa y firma
informe
re
OFICINA
REGIONAL DE
CONTROL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: INVESTIGACIÓN DE QUEJA O DENUNCIA DE PARTE DE USUARIOS
CÓDOGO: P02-OCI.
1. OBJETIVO:
Fomentar el ejercicio del control sobre presuntos hechos arbitrarios o ilegales que
afecten a la Administración Pública.
Atender las denuncias presentadas por usuarios ante el Órgano de Control
Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
Titular, Funcionarios, Personal Directivo, Docentes Auxiliares de Educación y
Administrativos de las Instituciones Educativas que conforman la Unidad de
Gestión Educativa Local Santiago de Chuco.
3. BASE NORMÁTIVA:
- Constitución Política del Perú.
- Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
- Ley N° 29622, Ley que modifica la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
- Ley N° 28044, Ley General de Educación
- Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
- Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carreara Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público.
- Decreto Supremo N° 011-2012-ED, Reglamento de la Ley N° 28044, Ley
General de Educación.
- Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de
Reforma Magisterial.
- Resolución de Contraloría General N° 459-2008-CG, Reglamento de los Órgano
de Control Institucional.
- Resolución de Contraloría N° 184-2011-CG, Aprueba la Directiva N° 006-2011CG/GSND “Sistema Nacional de Atención de Denuncias”
- Directiva N° 006-2011-CG/GSND, “Sistema Nacional de Atención de
Denuncias”
4. REQUISITOS:
- Presentación de expediente por parte de usuario de la UGEL Santiago de
Chuco, solicitando la atención de su denuncia o queja.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Recibir y atender las denuncias que formulan los Funcionarios, Servidores
Públicos y ciudadanos sobre actos arbitrarios e ilegales, de acuerdo al ámbito
de competencia, otorgándole el trámite correspondiente.
- Inicio del proceso investigador, a través de verificaciones, constataciones,
entrevistas, pruebas documentales, testimoniales y otros aportes de los
responsables involucrados dentro del proceso, elaboración, revisión, y
remisión de informe documentadamente al Jefe inmediato superior para
conocimiento y fines.
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
Recepción, numeración y registro de expediente de
denuncia en el Sistema de Trámite y deriva al Órgano
de Control Institucional de la UGEL – SCH.
Recepción y derivación del expediente al Jefe del
02
Órgano de Control Institucional.
Organización del caso de denuncia, estudio y análisis,
03
verificaciones, entrevistas y recolección de
evidencias.
04
Solicita Información
05
Verifica y controla la información solicitada
09
Elaboración de informe
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 28 días y 1 hora.
01
RESPONSABLE
Responsable de Trámite
Documentario
TIEMPO
1 día
Secretaria de OCI
1 hora
Auditor o Especialista
15 días
Auditor o Especialista
Auditor o Especialista
Auditor o Especialista
2 días
5 días
5 días
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
SECRETARIA
JEFE
Recibe y deriva
expediente al jefe de OCI
El Jefe analiza y deriva
al Auditor o
Especialista y devuelve
a secretaria
AUDITOR O
ESPECIALISTA
DIRECTOR DE LA
UGEL
INICIO
Presenta
solicitud
Recibe ingresa
expediente en SITGD
y deriva a secretaria
de OCI
SITGD
Recibe expediente,
prepara cargo y deriva a
Especialista
Registra informe y
deriva con todos los
actuados al Director
Recibe
documento y
firma cargo
FIN
Recibe documento y
notifica al usuario
Revisa el informe
elaborado y lo firma
dando conformidad y
deriva a secretaria
Recibe, organiza el
caso, verifica.
Comunica cargos,
recibe descargos,
lo estudia, analiza
elabora informe y
deriva al Jefe
Director decide
medidas correctivas
o archiva y deriva a
secretaria para
derivar a Trámite
Documentario
Secretaria recibe
medidas correctivas
o archiva y deriva a
Trámite
Documentario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÓRGANO
DE
DIRECCIÓN
127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
PROCESO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
CÓDIGO: P01-DIR-AC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento de visación de certificados de estudio de estudiantes
de EBR, EBA Y CETPROs, verificando y cotejando los datos y calificativos con las
Actas de Evaluación Final, de recuperación y subsanación que emiten las
Instituciones Educativas Públicas y Privadas.
2. ALCANCE:
- Estudiantes de EBR, Inicial, Primaria y Secundaria; EBA y CETPROs.
- Directores de Instituciones Educativas.
- Padres de Familia.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 28044, Ley General de Educación
- Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública.
- Decreto Supremo N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema
Educativo.
- Resolución Ministerial N° 0234-2005-ED, Aprueba la Directiva N° 004-VMGP2005, sobre evaluación de los aprendizajes en la EBR.
- Ordenanza Regional que Aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Solicitud en FUT.
- Certificado de Estudio original.
- Recibo por derecho de pago en caja de acuerdo al TUPA (s/.5.00)
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Se inicia cuando el usuario, a través de Trámite Documentario, presenta su
solicitud con los requisitos establecidos para la visación de certificados,
expediente que luego se deriva a la Oficina de Actas y Certificados, la misma
que es responsable de realizar la verificación de la autenticidad de los
calificativos o notas de las Áreas Curriculares para darle la conformidad y
derivarlo finalmente al Despacho Directoral para la firma correspondiente y su
posterior entrega al usuario.
128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
01
Recibe solicitud, deriva el expediente, ingresa al
Sistema de Trámite Documentario, sella el cargo para
usuario y deriva a Oficina de Actas y certificados.
Encargado de Tramite
Documentario
1 día
02
Recibe en el SITGD, se registra y se firma el cargo.
Responsable de Actas y
Certificados.
10
minutos
Ubica las actas según los años de estudio, Institución
Educativa, luego verifica los datos del estudiante y
Responsable de Actas y
03
todos los calificativos por asignatura y/o Área
Certificados.
Curricular.
Si es conforme, se procede a sellar y firmar. Luego
Responsable de Actas y
04
deriva a Dirección de UGEL.
Certificados.
Recibe expediente y entrega a Director de UGEL para
05
Secretaria de Dirección
firma respectiva.
06
Firma conformidad de certificados.
Director de UGEL
Recibe expediente firmado por el Director y devuelve
07
Secretaria de Dirección
el expediente a la Oficina de Actas y Certificados
Recibe expediente con certificados ya visados por el
Responsable de Actas y
08
Director y entrega al usuario.
Certificados.
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 8 días, 1 hora y 40 minutos
6 días
10
minutos
10
minutos
1 día
1 hora
10
minutos
129
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
INICIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO
ACTAS Y CERTIFICADOS
Recibe mediante el SITGD, se registra y firma
el cargo.
Recibe, revisa e ingresa
al SITGD, sella el cargo
del usuario y deriva a
Actas y Certificados
Usuario elabora
y presenta
solicitud y
requisitos
Ubica las actas según los años de estudio,
Institución Educativa, luego se verifica los
datos del estudiante y todos los calificativos
por asignatura y/o área curricular.
SITGD
DIRECCIÓN
Secretaria recibe y deriva
al Director para firma
Director firma el
certificado
A
Observa y
devuelve al
usuario
NO
¿Está
conforme?
SI
En señal de
conformidad sella
y firma el
responsable de
actas y certificados
A
Usuario recibe
certificado
visado
FIN
Hace firmar cargo y entrega al usuario
Secretaria recibe y
devuelve expediente a
Actas y Certificados
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UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
PROCESO: VERIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO
CÓDIGO: P02-DIR-AC.
1. OBJETIVO:
Establecer el procedimiento para dar la conformidad de la autenticidad de los
certificados de estudios, emitido por Instituciones Educativas Públicas y Privadas
de EBR, EBA y CETPROs del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco.
2. ALCANCE:
- Instituciones pertenecientes a los diferentes ministerios del Poder Ejecutivo.
- Ministerio Público
- Poder Judicial
- Cualquier otra persona natural o jurídica.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
- Ley N° 28044, Ley General de Educación
- Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública.
- Decreto Supremo N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema
Educativo.
- Resolución Ministerial N° 0234-2005-ED, Aprueba la Directiva N° 004-VMGP2005, sobre evaluación de los aprendizajes en la EBR.
- Ordenanza Regional que Aprueba el TUPA.
4. REQUISITOS:
- Documento con el que se solicita.
- Copias simple, autenticada o legalizada de los certificados de estudio que
solicitan verificación de autenticidad.
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
- Se inicia cuando la Institución presenta el documento sustentatorio para tal fin,
acompañado con las copias fotostáticas de los certificados de estudios de los
cuales se solicita la verificación de su autenticidad. Esta verificación es
responsabilidad del encargado de la Oficina de Actas y Certificados, quien
emitirá un informe dirigido a la institución o persona solicitante indicando la
autenticidad o no de los certificados. Dicho informe es remitido al usuario con
Oficio firmado por el Director de la UGEL.
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UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
6. PROCEDIMIENTO:
PASO
N°
01
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe solicitud, revisa el expediente, asigna número Encargado de Trámite
SITGD, sella el cargo para usuario y deriva a Oficina
Documentario.
de Actas y Certificados.
02
Recibe mediante el SITGD, se registra y se firma el
Responsable de Actas y
cargo.
Certificados
03
Ubica las actas según los años de estudio, Institución
Responsable de Actas y
Educativa, luego se verifica los datos del estudiante y Certificados
todos los calificativos por asignatura y/o área
curricular.
04
Elabora el informe que indica la autenticidad o no de Responsable de Actas y
los certificados y el oficio de respuesta luego deriva a Certificados
Dirección de UGEL.
05
Recibe informe y el Oficio de respuesta y entrega al
Secretaria de Dirección
Director de la UGEL para la firma respectiva.
06
Firma informe.
Director de UGEL
07
Recibe el informe y Oficio firmado y devuelve el
Secretaria de Dirección
expediente a la Oficina de Actas y Certificados ( en
caso de que este tenga que ser remitido fuera de la
ciudad)
08
Recibe el Oficio firmado por el Director con actuados Responsable de Actas y
y remite al usuario.
Certificados
TIEMPO TOTAL ESTIMADO EN DURACIÓN: 7 días, 4 horas y 20 minutos.
TIEMPO
1 día
10
minutos
5 días
2 horas
10
minutos
1 día
1 hora
1 hora
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UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
7. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRÁMITE DOCUMENTARIO
ACTEAS Y CERTIFICADOS
DIRECCIÓN
INICIO
Usuario presenta
solicitud
Recibe e ingresa el SITGD,
sella el cargo del usuario Y
deriva a Actas y Certificados
Recibe mediante el SITGD, se registra y
se firma el cargo
Ubicación de actas según los años de
estudio, Institución Educativa, luego se
verifica los datos del estudiante y todos
los calificativos por asignatura y/o área
curricular.
Elabora el informe que indica la
autenticidad o no de los certificados y
el oficio de respuesta, luego deriva a
Dirección de la UGEL
Secretaria recibe y deriva al
Director para firma
Director firma el Oficio
Usuario recibe
oficio
FIN
Recibe el Oficio firmado
por el Director con actuados
y remite al usuario.
Secretaria de Dirección
recibe el informe y oficio
firmado y devuelve
expediente a Oficina de
Actas y Certificados (en caso
de que éste tenga que ser
remitido fuera de la ciudad)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
COMISIÓN
DE
PROCESO
ADMINISTRATIVO
DISCIPLINARIO
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UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
COMISIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO
PROCESO: PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO QUE SE SIGUE A LOS
DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UGEL SANTIAGO DE CHUCO.
CÓDIGO: P01-COM-PROC.
1. OBJETIVO:
Determinar el Procedimiento administrativo Disciplinario que se sigue a un
trabajador del sector educación de la Unidad de Gestión Educativa Local de
Santiago de Chuco, para conocimiento de los usuarios internos y externos.
2. ALCANCE:
Directores y docentes.
3. BASE NORMATIVA:
- Ley N° 29944, Ley de la Reforma Magisterial.
- Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
- D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Pública.
- D.S. N° 004-2013, Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
4. REQUISITOS:
- Denuncia de parte del denunciante en forma escrita o verbal debidamente
identificada.
- Denuncia de oficio Comisión de Procesos Administrativos y Disciplinarios
(CPPADD).
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
- La Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios es la responsable de
recibir las denuncias, hacer el debido proceso de oficio o de parte y emitir
opinión de conformidad a las bases legales según corresponda.
6. RESPONSABLE:
La Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios para docentes.
7. GENERALIDADES:
- Calificar e investigar las denuncias y procesos administrativos disciplinarios
instaurados.
- Proponer la adopción de medida preventiva de suspensión del denunciado.
- Conducir los procesos administrativos disciplinarios en los plazos y términos
de ley
- Tipificar las faltas de acuerdo a la naturaleza de acción y omisión.
8. PROCEDIMIENTO:
FASE PREVENTIVA:
a) De oficio.- Cuando la autoridad competente conoce de algún acto que pueda
constituir falta administrativa.
b) Por recomendación del Órgano de Control.- Remitir lo actuado por la
Oficina de Auditoria Interna.
c) Por denuncia de Terceros.
Recibida la denuncia u hoja de recomendaciones la Comisión de Procesos se
debe pronunciar por la procedencia de la apertura del proceso disciplinario.
Resolución de Apertura del Proceso.
En caso que no existan indicios suficientes:
La Comisión de Procesos puede disponer la realización de las diligencias
indispensables para obtenerlos, con citación al docente involucrado.
De tal manera que si, luego de tales diligencias, se lleva a la convicción que el
hecho denunciado no constituye falta grave, se deberá devolver lo actuado al
titular de la entidad.
135
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
Pero si el hecho no constituye falta, la Comisión debe recomendar el archive de
la investigación.
FASE DE ATERTURA DE PROCESO:
RESOLUCIÓN DE APERTURA:
-
-
Es la que inicia de manera formal el proceso administrativo disciplinario.
La Resolución debe precisar los cargos que se le imputan a l docente así como
conceder un plazo de 5 días hábiles a partir de la notificación para que efectué
su descargo, se puede ampliar por 5 días más a petición de parte en forma
justificada.
Esta Resolución debe notificarse en forma personal al docente.
DESCARGO:
-
El docente debe hacer un descargo escrito y fundamentado, los hechos,
fundamentos legales y pruebas que desvirtúen las faltas que se le imputan.
El docente tiene derecho a tomar conocimiento de los antecedentes que dan
lugar al proceso.
En caso que el plazo de 10 días concedido en la ley resulte insuficiente para
preparar el descargo, el docente puede solicitar prórroga del plazo por 5 días
hábiles.
ACTUACIÓN DE MEDIOS PROBATORIOS:
La Comisión tiene facultad para solicitar, los informes que crea conveniente
ordenar actuación como peritajes, inspecciones o declaraciones de parte.
INFORME DE LA COMISIÓN:
Al término de la actuación probatoria la Comisión debe evaluar su informe final, al titular
de la entidad dicho informe deberá contener una recomendación sobre la sanción a
imponer, debe recomendar la absolución del docente y el archivamiento del proceso.
RESOLUCIÓN DEL TITULAR DE LA ENTIDAD:
La Comisión haya acreditado la responsabilidad del docente investigado, se impone la
sanción.
Está Resolución pone fin a la primera instancia del proceso administrativo disciplinario,
debiéndose dictar en un plazo máximo de 45 días hábiles.
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9. DIAGRAMA DE FLUJO:
USUARIO
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
FASE PREVIA
FASE DE PROCESO
Recoge denuncia de oficio,
recomendación de OCI
INICIO
Presenta
solicitud
Recibe, ingresa
expediente en
SITGD y deriva a
Comisión de
Procesoss
Se inicia proceso administrativo
disciplinario resolutivamente al
denunciado
Recibe expediente y recoge
denuncia de terceros
Se notifica en forma personal al
denunciado
Analiza el caso de la denuncia y
se pronuncia
A
Analiza y evalúa
descargos/informes del
demandado y emite opinión
SITGS
Apertura
proceso
NO
SI
NO
SI
Sanción
Devuelve
al usuario
Recibe
Resolución y
firma cargo
FIN
A
Entrega
Resolución al
docente
Recomien
da iniciar
proceso
Se
archiva
Recomienda
sancionar
DENUNCIADO
Recibe
notificación y
hace descargos o
informe en forma
personal /
apoderado, lapso
de 5 días
DIRECTOR DE LA
UGEL
Recibe
recomendaciones y
emite Resolución
de sanción al
docente en el plazo
de 5 días
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ANEXOS
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ANEXO N° 1
FORMATO PARA EL MAPEO DE PROCESO
PROCESO: ………………………………………………………………………..
CÓDIGO: ………………………………………………………………………….
1. OBJETIVO:
2. ALCANCE:
3. BASE NORMATIVA:
4. REQUISITOS:
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO:
6.
PROCEDIMIENTO:
PASO
ACTIVIDAD
N°
01
02
03
04
05
06
07
08
TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN
RESPONSABLE
TIEMPO
8. DIAGRAMA DE FLUJO:
9.
ANEXOS:
- Glosario de siglas y términos
- Formatos para trámites.
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UGEL – SANTIAGO DE CHUCO
SIMBOLOS PARA DISEÑAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS PROCESOS
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
INICIO
Inicio o fin del
proceso
DEFINICIÓN
Un rectángulo redondeado con la
palabra “INICIO” o “FIN” indica el
inicio o final del proceso. se utiliza al
inicio y fin de todo flujograma
Un rectángulo con
todo blanco indica
una
actividad
o
acción dentro del
proceso.
¿?
A
Un rombo con una pregunta en su
interior indica una decisión que tiene
Indica revisión y normalmente dos alternativas. En las
decisión
líneas de conexión que salen del
rombo se indican las respuestas (SI o
NO) a la pregunta.
El origen y destino de dicho salto se
indica con este símbolo con la misma
Indica asalto de un
letra en su interior. Se utiliza para
lugar a otro en el
evitar un exceso de flechas de
diagrama de flujo
conexión.
Recuadros
redondeados,
con
fondo gris presentan
otros procesos o
subprocesos
del
sistema.
Guarda información en la
bases de datos “padrón
Indica las actividades más relevantes
del procedimiento. Ejemplo: V°B° del
oficio y del Formato de Trámite de
apelación por el Jefe del Área.
Indica archivo.
Presentan otros procesos o sub
procesos del sistema. A la vez pueden
ser entradas o salidas del proceso.
Cuando esto ocurre, es conveniente
consultar
el
procedimiento
relacionado con aquel proceso para
mayor información.
Es utilizado para indicar acciones
orientadas a realizar archivos físicos o
en base de datos en soporte
magnético (ordenador).
Representa el movimiento secundario
Indica continuidad de de las acciones y traslados de los
acciones o traslado expedientes o documentos.
de documentos.
Relación
de
elementos
proceso.
La
flecha
discontinua
indica
simplemente una relación de dos
dos
elementos del diagrama, sin que ello
del
signifique que el proceso deriva
necesariamente hacia el elemento
señalado.
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