MAPRO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN LA LIBERTAD GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD 2016 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO INDICE INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 4 DATOS GENERALES .................................................................................................................................................... 5 1. OBJETIVO:...................................................................................................................................................... 5 2. ALCANCE ........................................................................................................................................................ 5 3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN .............................................................................................................. 5 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................................. 6 AREA DE GESTION PEDAGÓGICA ............................................................................................................................. 9 PROCESO: APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXCURSIONES O VISITAS DE LOS ESTUDIANTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. 9 CÓDIGO: P01-AGP-ES. ....................................................................................................................................... 9 PROCESO: AUTORIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN SOLICITADO POR TERCEROS ..................... 13 CÓDIGO: P02-AGP-ES...................................................................................................................................... 13 PROCESO: AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE AULA DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA - AIP ...... 17 CÓDIGO: P03-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 17 PROCESO: EJECUCIÓN DE LA ETAPA PROVINCIAL Y/O PROVINCIAL /ZONAL DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. ............................................................................................................................................................. 21 CÓDIGO: P04-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 21 PROCESO: EJECUCIÓN DE LOS JUEGOS FLORALES ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO...................................................................................... 25 CÓDIGO: P05-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 25 PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ACTAS DE EVALUACIÓN Y NÓMINAS OFICIALES DE LOS ALUMNOS DE EDUCACIÓN BASICA REGULAR. ......................................................................................................................... 29 CÓDIGO: P06-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 29 PROCESO: SUPERVISIÓN, ASESORAMIENTO Y MONITOREO PEDAGÓGICO A DIRECTORES, DOCENTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y PROGRAMAS EDUCATIVOS. ................................................................ 33 CÓDIGO: P07-AGP-ES. ..................................................................................................................................... 33 ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ...................................................................................................................... 38 PROCESO: APROBACIÓN DE CREDITO SUPLEMENTARIO PARA GRATIFICACIONES DE 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCACION UGEL SANTIAGO DE CHUCO. ............ 38 CÓDIGO: P01-AGI-ES-FNZAS. ......................................................................................................................... 38 PROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PARA EJECUCIÓN DE GASTO ................................................ 42 CÓDIGO: P02-AGI-F. ........................................................................................................................................ 42 PROCESO: ELABORACIÓN DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL ...................................................... 45 CÓDIGO: P3-AGI-ES.F ...................................................................................................................................... 45 PROCESO DE CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE GESTIÓN PÚBLICA: EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR, EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA. ............................................................................................. 48 CÓDIGO: P04-AGI-ES.PLANIF. ....................................................................................................................... 48 PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTODE MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES. .................... 52 CÓDIGO: P05-AGI-ES. INFR. ........................................................................................................................... 52 PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL ........................................................... 56 CÓDIGO: P06-AGI-PLANIF.............................................................................................................................. 56 PROCESO: GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE II.EE. RECIENTEMENTE CREADAS. ........................................... 61 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO CÓDIGO: P07-AGI-EST/PLANF. ..................................................................................................................... 61 PROCESO: RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS DE EDUCACIÓN BÁSICA Y TÉCNICO PRODUCTIVO.............................................. 65 CÓDIGO: P08-AGI-ES.RAC. ............................................................................................................................. 65 PROCESO: CONSTANCIA DE UBICACIÓN GEOGRAFICA. ................................................................................. 70 CÓDIGO: P09-AGI-ES.PLANF. ......................................................................................................................... 70 PROCESO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL.................................................. 73 CÓDIGO: P10-AGI-ES. FIN. .............................................................................................................................. 73 ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA .................................................................................................................. 78 PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE COSTEO DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL – SANTIAGO DE CHUCO................................................................................... 78 CÓDIGO: P01-AA-COM.ESP. ........................................................................................................................... 78 PROCESO: BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE SANTIAGO DE CHUCO. ............................................. 82 CÓDIGO: P02-AA-PAT. .................................................................................................................................... 82 PROCESO: EXPEDICIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO. .............................................................................. 86 CÓDIGO: P03-AA-ESC. ..................................................................................................................................... 86 PROCESO: EXPEDICIÓN DE PASE DE UGEL. ..................................................................................................... 90 CÓDIGO: P04-AA-ESC. ..................................................................................................................................... 90 PROCESO: LICENCIAS SIN GOCE DE HABER. .................................................................................................... 94 CÓDIGO: P05-AA-PER. .................................................................................................................................... 94 PROCESO: OTORGAMIENTO DE SUBSIDIO POR SEPELIO Y LUTO ............................................................... 97 CÓDIGO: P06-AA-PLAN. ................................................................................................................................. 97 PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE CHEQUES ANULADOS ........................................................................... 100 CÓDIGO: P07-AA-PLAN. ............................................................................................................................... 100 PROCESO: SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS IMPAGOS (PREPARACIÓN DE CLASES, REFRIGERIO Y MOVILIDAD, REINTEGRO DE 20, 25, 30 AÑOS Y SUBSIDIO POR LUTO) ... 104 CÓDIGO: P08-AA-PLAN................................................................................................................................. 104 ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA .............................................................................................................................. 108 PROCESO: CUMPLIMIENTO DE SENTENCIA JUDICIAL ................................................................................. 108 CÓDIGO: P01-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 108 PROCESO: RECURSO DE RECONSIDERACIÓN ................................................................................................ 111 CÓDIGO: P02-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 111 PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN ............................................................................ 114 CÓDIGO: P03-AJ-ABOG. ................................................................................................................................ 114 ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL ............................................................................................................. 121 PROCESO: DENUNCIAS SOBRE MAL USO DE LOS RECURSOS DE PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES. ................................................................................................................................. 121 CÓDIGO: P01-OCI .......................................................................................................................................... 121 PROCESO: INVESTIGACIÓN DE QUEJA O DENUNCIA DE PARTE DE USUARIOS ....................................... 124 CÓDOGO: P02-OCI. ........................................................................................................................................ 124 ÓRGANO DE DIRECCIÓN ........................................................................................................................................ 128 PROCESO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS ............................................................................... 128 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO CÓDIGO: P01-DIR-AC. ................................................................................................................................... 128 PROCESO: VERIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO ..................................... 131 CÓDIGO: P02-DIR-AC. ................................................................................................................................... 131 COMISIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO .......................................................................... 135 PROCESO: PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO QUE SE SIGUE A LOS DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UGEL SANTIAGO DE CHUCO. ........................................................... 135 CÓDIGO: P01-COM-PROC. ............................................................................................................................ 135 ANEXOS .................................................................................................................................................................... 138 ANEXO N° 1 ......................................................................................................................................................... 139 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO INTRODUCCIÓN La Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, ha elaborado el Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), que contiene la secuencia de pasos concatenados entre si y que ordenados en forma lógica permiten alcanzar el objetivo predeterminado de cada procedimiento, con el fin de brindar un mejor servicio al usuario, en el plazo conveniente de acuerdo a la naturaleza del procedimiento y en el marco del proceso de descentralización y modernización de la gestión educativa. El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos consta de treinta y cinco (35) procesos relacionados con los trámites que con mayor frecuencia demandan los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. Estos procesos cuya ruta y secuencia se han definido considerando el principio de simplicidad de la Ley N° 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General, eliminando toda complejidad innecesaria, se presentan en forma ordenada y agrupada en función de las Áreas o Unidades Orgánicas que conforman la estructura de la UGEL Santiago de Chuco, las mismas que son responsables de su ejecución y diligenciamiento para brindar un servicio eficiente y oportuna al administrado. El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO), se convierte en un instrumento de gestión de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, que presenta en forma ordenada y sistemática los trámites a seguir para cumplir con lo establecido en las Normas vigentes: reducción de costos, incremento de producción, reducción de lo innecesario, ahorro de tiempo, calidad y seguridad. Asimismo, este documento de gestión se ira implementando y actualizando progresivamente con nuevos procedimientos administrativos, a fin de ir mejorando constantemente la gestión y el servicio que se brinda a la comunidad en general. 4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO DATOS GENERALES 1. OBJETIVO: Establecer las pautas, fases, acciones, pasos y periodos concatenados entre si y ordenados en forma lógica, para el cumplimiento de los procesos administrativos, con el fin de brindar un mejor servicio al usuario sobre la base de las atribuciones y competencias de las Unidades Orgánicas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 2. ALCANCE Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicación por todas las Unidades Orgánicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, será aprobado por Resolución Directoral, correspondiendo su actualización, modificación e inclusión de nuevos procedimientos, cuando las circunstancias lo ameriten y justifiquen en el marco de la modernización y descentralización educativa. 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCEDIMIENTOS N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 PROCEDIMIENTO Aprobación de solicitudes de excursiones y/o visitas de estudio de los estudiantes de Instituciones Educativas de la UGEL-Santiago de Chuco. Autorización de cursos o eventos de capacitación solicitados por terceras personas. Autorización de funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica. Ejecución de la Etapa Provincial y Provincial/Zonal de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales por la UGEL-SCH. Ejecución de los Juegos Florales Escolares Nacionales por la UGEL-SCH. Rectificación de Actas de Evaluación y Nóminas oficiales de los alumnos de Educación Básica Regular. Supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico a directores, docentes de Instituciones y Programas Educativos. Aprobación de Crédito Suplementario para gratificaciones de 25 y 30 años de servicios de los trabajadores del Sector Educación UGEL-SCH. Certificación Presupuestal para ejecución de Gastos. Elaboración de nota de modificación presupuestal Creación de Instituciones de Gestión Pública de EBR, EBE, EBA. Ejecución de presupuesto de mantenimiento de locales escolares Elaboración del Plan Operativo Institucional Generación de código modular de Instituciones Educativas de reciente creación. Racionalización de personal UNIDAD ORGANICA AGP AGI EQUIPO/OFICINA RESPONSABLE CÓDIGO Especialista de Educación P01-AGP-ES. Especialista de Educación P02-AGP-ES Especialista de Educación P03-AGP-ES Especialista de Educación P04-AGP-ES Especialista de Educación P05-AGP-ES Especialista de Educación P06-AGP-ES Especialista de Educación P07-AGP-ES Especialista en Finanzas P01-AGI-ES-F Especialista en Finanzas P02-AGI-ES-F Especialista en Finanzas P03-AGI-ES-F Especialista Planificación P04-AGP-ES-P Especialista Infraestructura P05-AGI-ES-I Especialista Planificación P06-AGI-ES-P Especialista Planificación P07-AGI-ES-P Especialista P08-AGI-ES-RAC. 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 docente y administrativo de las Instituciones Educativas Públicas de Educación Básica y Técnico Productiva. Constancia de Ubicación Geográfica Aprobación del Presupuesto Analítico de Personal Adquisición de bienes y contrataciones de servicios Baja y enajenación de bienes patrimoniales. Expedición de Informe de Escalafón. Expedición de pase de UGEL Licencia sin goce de haber Otorgamiento de subsidio por sepelio y luto. Reprogramación de cheques anulados por vencimiento. Solicitudes de reconocimiento de beneficios económicos impagos (Preparación de clases, refrigerio y movilidad, reintegro de 20, 25, 30 años de servicios y subsidio por luto). Licencia por enfermedadmaternidad Cese y pensión provisional Cumplimiento de sentencia judicial Recurso de reconsideración Recurso administrativo de apelación Denuncias sobre mal uso de los recursos de presupuesto de mantenimiento de locales escolares Investigación de queja o denuncia de parte de usuarios. Visación de certificados de estudios Verificación de Autenticidad de certificados de estudios. Proceso administrativo disciplinario. UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Racionalizador AA AJ Especialista Planificación P09-AGI-ES-P Especialista de Finanzas P10-AGI-ES-F Abastecimientos P01-AA-AB. Control patrimonial P02-AA-PATR. Escalafón P03-AA-ESC Escalafón Personal P04-AA-ESC P05-AA-PERS Planillas P06-AA-PLAN Tesorería P07-AA-T Planillas P08-AA-PLAN Personal P09-AA-PERS Planillas P10-AA-PLAN Asesor jurídico P01-AJ-ABOG Asesor Jurídico P02-AJ-ABOG Asesor Jurídico P03-AJ-ABOG OCI P01-OCI OCI P02-OCI OCI DIR CPAD Tramite Documentario y Archivo Tramite Documentario y Archivo Comisión Permanente de Procesos Administrativos. P01-DIR-AC P02-DIR-AC P01-COM-PROC 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA 8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO AREA DE GESTION PEDAGÓGICA PROCESO: APROBACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE EXCURSIONES O VISITAS DE LOS ESTUDIANTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P01-AGP-ES. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento y los requisitos que deben cumplir las instituciones educativas para solicitar la autorización de excursiones o visitas de estudiantes, al interior o exterior del país. 2. ALCANCE: Directores, asesores y padres de familia de Instituciones Educativas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED. - Ley N° 27337 que aprueba el Código del Niño y del Adolescente. - R.M. N° 0394-2008-ED. Norma que regulan el procedimiento para la aprobación de las solicitudes de excursiones o visitas de los estudiantes formulados por las instituciones educativas. - R.D. N° 0086-2008-ED. Norma para el Desarrollo de las Asignaciones de Tutoría y Orientaciones Educativas en las Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas. - Normas específicas emitidas por el MINEDU y directiva vigente del año escolar. 4. REQUISITOS: - Solicitud suscrita por el (la) Director (a) de la Institución Educativa, requiriendo autorización de excursión o viaje de estudios por estudiantes al interior o exterior del país, dirigida al Director de la UGEL Santiago de Chuco. - Presentación del expediente por duplicado con una anticipación de cinco (05) días a la realización del día de viaje al interior o exterior del país, en forma obligatoria. - Plan de excursión o visita de los estudiantes donde se precisará el día y hora de salida al lugar o lugares de destino, como el día de retorno. - Relación de Estudiantes participantes y relación de los docentes, tutores y padres de familia que acompañan a los estudiantes. - Autorización Notarial o Judicial de los padres o apoderados para el viaje de niños y adolescentes al interior y fuera del país. - Certificado o Constancia de buena salud, expedida por las entidades de salud del lugar de procedencia de los estudiantes que realizan excursiones o viajes al interior o exterior del país. - Copia del contrato con la empresa de transportes o agencia de viajes, de traslado y retorno de los estudiantes, la póliza de seguro de vida y de accidentes de pasajeros. - Constancia de la reserva confirmada de transporte terrestre, ferroviario, aéreo o marítimo para la realización de la excursión o visita de los estudiantes, comprendiendo el lugar de salida, de retorno y para cada uno de los lugares turísticos a visitar. - Constancia expedida por la Dirección Regional del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, en la que certifique que la empresa de transportes a cargo de la excursión o visita de los estudiantes cuenta con el permiso respectivo para realizar estos servicios. 9 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Constancia oficial que acredite que la unidad móvil que transportara a los estudiantes, cuenta con la certificación de operatividad que garanticen encontrarse en condiciones técnicas óptimas de cumplir con la ruta de excursión o visita de los estudiantes. Asimismo, contar con la capacidad necesaria para el normal transporte de los participantes en la ruta de excursión. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La verificación del expediente de excursión o viaje y la respectiva autorización es de responsabilidad del Especialista de Tutoría y Orientación Educativa del Área de Gestión Pedagógica de la UGEL Santiago de Chuco. - El especialista responsable genera el oficio de aprobación que será refrendado por el Director de la UGEL Santiago de Chuco y remitido al Director (a) de la Institución Educativa, quien obligatoriamente emitirá la resolución Directoral de autorización de la excursión o viaje de sus estudiantes. 6. PROCEDIMIENTO: - PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expedientes, asigna número y Tramite deriva al Área de Gestión Pedagógica. Documentario Recibe y deriva el expediente al Jefe del 2 Secretaria de AGP Área de Gestión Pedagógica Genera el proveído y deriva al especialista 3 Jefe de AGP de Tutoría Recibe y revisa los requisitos del Especialista 4 expediente de excursión o visita. Elabora Educación el Oficio de aprobación o de negación Eleva oficio y expediente a jefe de AGP Especialista de 5 para su V°B° y deriva al Despacho Educación Directoral de la UGEL- SCH. Visa el oficio y secretaria deriva al Jefe de AGP/ 6 despacho Directoral. secretaria Recibe, registra y deriva al Director de la Secretaria de 7 UGEL el oficio y expediente respectivo dirección Firma el oficio de autorización o 8 denegación y devuelve al especialista Director de UGEL encargado a través de secretaria Recibe el oficio firmado por el Director de Especialista de 9 la UGEL – SCH. Tutoría- AGP Archiva copia del oficio y entrega original con el expediente al director (a) de la Institución Educativa, quien en caso de ser Especialista de 10 positiva la respuesta emitirá Tutoría obligatoriamente la R.D. de autorización correspondiente. Emite resolución de autorización de 11 Director de la I.E. excursión. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 5 días, 3 horas y 25 minutos 1 TIEMPO 1 día 1 hora 30 minutos 1 día 30 minutos 15 minutos 1 hora 1 día 10 minutos 1 día 1 día 10 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO INICIO TRAMITE DOCUMENTARIO Recibe expediente, ingresa al SITGD y derivación a AGP Elabora solicitud y presenta expediente AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria recibe, registra y deriva expediente al Jefe del Área. DESPACHO DIRECTORA Secretaria recibe, registra y deriva al Director de la UGEL el oficio y expediente respectivo. El Jefe del Área genera el proveído al Especialista de Educación. SITGD Especialista de Educación recibe y revisa el expediente y elabora el informe y el oficio de aprobación o denegación. Deriva el expediente al Jefe de AGP. Jefe de AGP visa el oficio y secretaria deriva al despacho directoral Director de la I.E. emite resolución de autorización de excursión. FIN Especialista archiva copia del oficio y entrega original con el expediente al Director(a) de la I.E. en caso de ser aprobado la solicitud emitirá la R.D. de autorización Director firma el oficio autorizando o denegando y devuelve a la secretaria, ésta al especialista encargado a través de secretaria de AGP MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 8. 9. - UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ANEXOS Solicitud Requisitos SIGLAS Y TERMINOS I.E. : Institución Educativa AGP : Área de Gestión Pedagógica R.D. : Resolución Directoral UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local V° B° : Visto Bueno D.S : Decreto Supremo R.M. : Resolución Ministerial SITGD : Sistema de Gestión Documentaria 12 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: AUTORIZACIÓN DE CURSOS DE CAPACITACIÓN SOLICITADO POR TERCEROS CÓDIGO: P02-AGP-ES 1. OBJETIVO: Definir el procedimiento para tramitar la autorización de cursos, seminarios o eventos de capacitación para personal docente y administrativo solicitados por instituciones educativas, personas naturales o jurídicas. 2. ALCANCE: - Instituciones Educativas públicas y privadas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. - Instituciones Públicas o Privadas que tienen como finalidad la capacitación de los trabajadores del sector educación. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General de Educación N° 28044. - Decreto Supremo N° 011-2012, Reglamento de la Ley General de Educación. - Resolución Suprema N° 001-2007-ED, Proyecto Educativo Nacional - Resolución Ejecutiva Regional N° 073-2004-GRLL/P. Aprueba el Manual de Organización y Funciones de la UGEL Santiago de Chuco. - Ordenanza Regional N° 038-2011-GRLL-CR. Aprueba el ROF de la UGEL Santiago de Chuco. - Ordenanza Regional N° 022-2013-GRLL-CR. Aprueba el TUPA. 4. REQUISITOS: - Solicitud dirigida al Director UGEL Santiago de Chuco. - Documento que acredite la naturaleza de la Institución. - Proyecto del evento. - Plan de trabajo del evento. - Copia de certificado que se entregara a los participantes. - Copia del RUC de la institución solicitante. - Comprobante de pago por derecho de tramitación (S/. 50.00) 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEEL PROCESO: - La tramitación para la autorización de curso o evento de capacitación inicia con la presentación del respectivo proyecto vía tramite documentario. Es responsabilidad de los Especialistas del Área de Gestión Pedagógica el estudio del expediente, orientar, verificar los requisitos y autorizar de ser el caso, vía Resolución Directoral el evento de capacitación. 13 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO N° Recibe expediente, asigna 01 número y deriva al Área de Tramite Documentario 1 día Gestión Pedagógica. Recibe y deriva expediente a 02 Secretaria de AGP 1 hora Jefe de AGP. Deriva expediente a la Comisión 03 Jefe de AGP 1 hora Responsable Emite informe favorable o Comisión de 04 5 días desestima petición Especialistas Eleva a la Jefatura de AGP el Comisión de 05 informe y el respectivo proyecto 1 día especialistas de resolución para su visación 06 Visa el proyecto de resolución Jefe de AGP 5 minutos Fotocopia el proyecto de resolución y deriva con la 07 Secretaria de AGP 1 hora autógrafa, al despacho directoral Recibe el proyecto de 08 resolución Directoral para firma Secretaria de dirección 5 minutos del director de la UGEL SCH. 09 Firma la resolución Director 1 día Recibe la resolución directoral para numeración, fecha, Responsable de 10 registro, archivo, distribución a 3 días archivo las Áreas competentes y notificación al usuario. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN : 11 días 3 horas y 10 minutos 14 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ASUARIO TRAMITE DOCUMNETARIO AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA DESPACHO DIRECTORAL Secretaria recibe, registra y deriva expediente al Jefe del Área. INICIO Recibe expediente, ingresa al SITGD y deriva al Área de Gestión Pedagógica. Presenta expediente A SITGD El Jefe del Área genera el proveído y deriva a la comisión responsable. Secretaria recibe proyecto para firma del Director. Comisión evalúa autorización y emite informe al Jefe del Área. No Conforme Observado y devuelto al usuario. Si Comisión eleva informe a la Jefatura y proyecto de Resolución para el V°B°. Director firma la Resolución directoral. A Recibe Resolución Directoral. FIN Recibe la Resolución Directoral enumera, fecha, registra y archiva. Notifica y entrega resolución al usuario. Visación del proyecto de resolución por el Jefe de AGP. Fotocopiado y derivación del Proyecto de Resolución. Secretaria recibe, registra y deriva Resolución Directora. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS - Solicitud - requisitos establecidos. - Glosario: 9. SIGLAS Y TERMINOS. AGP : Área de Gestión Pedagógica RUC : Registro Único del Contribuyente TUPA : Texto Único de Procedimientos Administrativos SITGD : Sistema de Gestión Documentaria 16 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE AULA DE INNOVACIÓN PEDAGÓGICA - AIP CÓDIGO: P03-AGP-ES. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento a seguir para la autorización de funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica – AIP para el uso de las TIC en el proceso de enseñanza – aprendizaje en instituciones educativas de EBR. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas de Educación Básica Regular del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General de Educación N° 28044 y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED - Normas y Orientaciones para el desarrollo del año escolar vigente en la Educación Básica. - Resolución Ministerial N° 0364-2003-ED, Asignación de personal docente a los centros educativos seleccionados del Proyecto Huascarán (actualmente DIGETE) - Resolución Directoral N° 0668-2010-ED, aprueba la Directiva N° 040-2010ME/VMGP-DIGETE, que norma la aplicación de Tecnologías de Información y Comunicación de los Centros de Recursos Tecnológicos (CRT) y en las Aulas de Innovación Pedagógica (AIP) de las Instituciones Educativas de Gestión Pública. 4. REQUISITOS: - Solicitud del Director de la Institución Educativa. - Fotografías evidenciando que la infraestructura del local escolar este en buenas condiciones y con servicio de energía eléctrica. - Fotografías del ambiente para el Aula de Innovación Pedagógica y con medidas de seguridad apropiadas para evitar robos. - Inventario de los Recursos Tecnológicos instalados en el ambiente para el Aula de Innovación pedagógica. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - El proceso consiste en evaluar las condiciones técnico – pedagógicas para autorizar el funcionamiento de Aulas de Innovación Pedagógica, es responsabilidad del especialista de tecnologías educativas de AGP de la UGEL Santiago de Chuco. - Tiene en cuenta que el AIP es un ambiente físico implementado con equipamiento TIC (uno o varios de los siguientes: computadoras, Tablet, proyectores multimedia, pizarras digitales, software, servidores, conectividad, televisión, radiograbadora, etc.) - Se caracteriza porque los estudiantes se trasladan al ambiente con tecnologías. - El ambiente debe ser utilizado para actividades de aprendizaje, capacitación, búsqueda de información, biblioteca virtual, investigación, redes de interaprendizaje y producción de material educativo. 17 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe, registra en el sistema y deriva a AGP. Tramite Documentario Recibe y deriva expediente a Jefe de AGP Secretaria de AGP Deriva expediente a especialista. Jefe de AGP Analiza expediente y tramita a través de su 04 jefatura memorándum de comisión de Especialista TIC servicios para verificar in situ. 05 Elabora informe técnico Especialista TIC Solicita se proyecte resolución de 09 autorización de funcionamiento del AIP en Especialista TIC caso de reunir requisitos y eleva expediente. Recibe expediente y deriva al Jefe del Área 10 Secretaria AGI para su proveído. Deriva expediente a través de secretaria al 11 Jefe de AGI Planificador para su atención. Analiza y redacta proyecto de resolución y 12 Planificador deriva a secretaria para la visa del Jefe de AGI Visa proyecto de Resolución y deriva por 13 secretaria por secretaria del Área de Gestión Jefe de AGI Pedagógica. Recibe proyecto de Resolución y deriva al Jefe 14 Secretaria de AGP de AGP para V°B°. Recibe proyecto de Resolución y deriva al 18 Secretaria despacho directoral Director. Firma la Resolución Directoral y devuelve a 19 secretaria para derivar a trámite Director documentario Recibe, enumera, fecha, registra, distribuye a 20 Responsable de archivo las Áreas y notifica al Director de la I.E. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 18 días, 3 horas y 15 minutos TIEMPO 1 día 1 hora 1 hora 3 días 1 día 2 días 1 hora 15 minutos 5 días 1 día 1 día 1 día 1 día 2 días 18 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta Expediente A T. DOCUMENTARIO AREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA El Jefe del Área genera el proveído y deriva al Especialista TIC. Especialista evalúa expediente y tramita a través de su jefatura Memorándum de comisión de servicios para verificación IN SITU. SITGD No Conforme Observado y devuelto al usuario FIN Notifica y entrega resolución al usuario Recibe expediente y deriva al Jefe A Eleva informe técnico a la jefatura y solicita a AGI proyectar R.D. Jefe visa proyecto de Resolución Secretaria recibe, registra y deriva al Jefe de Área para su proveído Secretaria recibe, registra proyecto de Resolución Jefe deriva al Planificador Planificador proyecta R.D. Firma Resolución Directoral Si B Recibe, enumera, fecha, registra, distribuye a las áreas DIRECCION Secretaria recibe, registra y deriva expediente al Jefe de Área. Recibe expediente, asigna número y deriva a AGP. Especialista verifica el AIP de la Institución Educativa Recibe Resolución Directoral A.G.I Secretaria recibe, registra y deriva R.D. a Dirección. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS - Solicitud - Requisitos establecidos - Glosario 9. SIGLAS Y TERMINOS. AIP : Aula de Innovación Pedagógica TIC : Tecnología de la Información y Comunicación EBR : Educación Básica Regular UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local D.S. : Decreto Supremo DIGETE : Dirección General de Tecnologías Educativas VMGP : Vice Ministerio de Gestión Pedagógica CRT : Centro de Recursos Tecnológicos AGI : Área de Gestión Institucional RD : Resolución Directoral PR : Proyecto de Resolución SITGD : Sistema de Gestión Documentaria 20 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: EJECUCIÓN DE LA ETAPA PROVINCIAL Y/O PROVINCIAL /ZONAL DE LOS JUEGOS DEPORTIVOS ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P04-AGP-ES. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento a realizar para la ejecución de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales, Tercera Etapa en la UGEL- Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas de los Niveles de Primaria y Secundaria del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el Desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica. - Resolución Viceministerial N° 0008-2013-ED, que aprueba las bases de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016. - Resolución Ministerial N° 041-2014-MINEDU, aprueba los lineamientos para la ejecución nacional del Fortalecimiento de la Educación Física y el Deporte Escolar en las Instituciones Educativas Públicas de Primaria y Secundaria de EBR. 4. REQUISITOS: - Inscripciones de las II.EE., directoras, delegadas y entrenadores participantes en los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el formato virtual del sistema digital para el aprendizaje PERUEDUCA. - Inscripción de participantes en las diferentes categorías de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el Sistema Digital para el Aprendizaje PERUEDUCA. - Presentar la ficha de inscripción impresa (original y copia) en el Área de Gestión Pedagógica. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Los Juegos Deportivos Escolares Nacionales se ejecutan en 7 etapas y 4 categorías, siendo responsables para su ejecución el Ministerio de Educación, Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y las Instituciones Educativas a nivel nacional. - La Etapa Provincial y/o Provincial/Zonal, corresponde a la UGEL Santiago de Chuco dirigida por el Especialista de Educación Cultura y Deporte del Área de Gestión Pedagógica. 21 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Inscripción de participantes de cada II.EE. en la Director y delegado de II.EE. página web de PERUEDUCA. Estudio y análisis de la RVM que aprueba las bases 02 Especialista responsable de los JDEN del año vigente. Difusión de las bases y elabora proyecto de 03 Especialista responsable ejecución y remite para su aprobación. 04 Aprueba Proyecto Director 05 Conforma la Comisión Organizadora Especialista responsable 06 Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes Especialista responsable Ejecución de los Juegos Deportivos Escolares 07 Nacionales Etapa Provincial y/o Etapa Comisión Organizadora Provincial/Zonal Informe final de la ejecución de los juegos por 08 Especialista Responsable categorías. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 4 MESES y 7 DÍAS 01 TIEMPO 1 mes 1 día 1 mes 15 días 1 día 1 mes 12 días/ 3 días 5 días 22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 7. DIAGRAMA DE FLUJO: INSTITUCIÓN EDUCATIVA INICIO Inscripción de participantes UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Estudio y análisis de la R.V.M. que aprueba las bases de los JDEN 2016. DIRECCIÓN Aprueba proyecto Difusión de las bases y elabora proyecto de ejecución y remite para su aprobación a dirección. Recibe informe y deriva al Despacho Directoral Conforman la comisión organizadora. PERUEDUCA Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes. Director lee informe final Ejecución de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales – Etapa Provincial y/o Provincial/Zonal FIN Elabora informe final de la ejecución de los juegos por categorías y eleva al Despacho Directoral MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Solicitud - Requisitos Establecidos - Glosario: 9. SIGLAS Y TERMINOS UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local MINEDU : Ministerio de Educación II.EE. : Instituciones Educativas EBR : Educación Básica Regular RVM : Resolución Vice Ministerial JDEN : Juegos Deportivos Escolares Nacionales. EF : Educación Física 24 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: EJECUCIÓN DE LOS JUEGOS FLORALES ESCOLARES NACIONALES POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P05-AGP-ES. 1.- OBJETIVO: Establecer el procedimiento a realizar para la ejecución de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales, Tercera Etapa en la UGEL- Santiago de Chuco. 2.- ALCANCE: Instituciones Educativas de los Niveles de Primaria y Secundaria del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3.- BASE NORMATIVA: - Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el Desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica. Resolución Viceministerial N° 0008-2013-ED, que aprueba las bases de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016. Resolución Ministerial N° 041-2014-MINEDU, aprueba los lineamientos para la ejecución nacional del Fortalecimiento de la Educación Física y el Deporte Escolar en las Instituciones Educativas Públicas de Primaria y Secundaria de EBR. 4.- REQUISITOS: - - - Inscripciones de las II.EE., directoras, delegadas y entrenadores participantes en los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el formato virtual del sistema digital para el aprendizaje PERUEDUCA. Inscripción de participantes en las diferentes categorías de los Juegos Deportivos Escolares Nacionales 2016, en el Sistema Digital para el Aprendizaje PERUEDUCA. Presentar la ficha de inscripción impresa (original y copia) en el Área de Gestión Pedagógica. 5.- DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - - Los Juegos Deportivos Escolares Nacionales se ejecutan en 7 etapas y 4 categorías, siendo responsables para su ejecución el Ministerio de Educación, Direcciones Regionales de Educación, Unidades de Gestión Educativa Local y las Instituciones Educativas a nivel nacional. Los Juegos Deportivos Florales, corresponde a la UGEL Santiago de Chuco dirigida por el Especialista de Educación Cultura y Deporte del Área de Gestión Pedagógica. 25 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6.-PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Inscripción de participantes de cada II.EE. en la Director y delegado de II.EE. página web de PERUEDUCA. Estudio y análisis de la RVM que aprueba las bases 02 Especialista responsable de los JDEN del año vigente. Difusión de las bases y elabora proyecto de 03 Especialista responsable ejecución y remite para su aprobación. 04 Aprueba Proyecto Director 05 Conforma la Comisión Organizadora Especialista responsable 06 Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes Especialista responsable Ejecución de los Juegos Florales Escolares 07 Comisión Organizadora Nacionales. Informe final de la ejecución de los juegos por 08 Especialista Responsable categorías. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 4 MESES y 4 DÍAS 01 TIEMPO 1 mes 1 día 1 mes 15 días 1 día 1 mes 12 días 5 días 26 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7.- DIAGRAMA DE FLUJO: INSTITUCIÓN EDUCATIVA INICIO Inscripción de participantes ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Estudio y análisis de la R.V.M. que aprueba las bases de los JFEN 2016. DIRECCIÓN Aprueba proyecto Difusión de las bases y elabora proyecto de ejecución y remite para su aprobación a dirección. Recibe informe y deriva al Despacho Directoral Conforman la comisión organizadora. PERUEDUCA Monitorea la ejecución y/o coordinación en sedes. Director lee informe final Ejecución de Nacionales. los Juegos Florales Escolares FIN Elabora informe final de la ejecución de los juegos por categorías y eleva al Despacho Directoral MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8.- ANEXOS: - Solicitud Requisitos Establecidos Glosario: 9.- SIGLAS Y TERMINOS UGEL MINEDU II.EE. EBR RVM JFEN EF : Unidad de Gestión Educativa Local : Ministerio de Educación : Instituciones Educativas : Educación Básica Regular : Resolución Vice Ministerial : Juegos Florales Escolares Nacionales. : Educación Física 28 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: RECTIFICACIÓN DE ACTAS DE EVALUACIÓN Y NÓMINAS OFICIALES DE LOS ALUMNOS DE EDUCACIÓN BASICA REGULAR. CÓDIGO: P06-AGP-ES. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para solicitar y realizar la rectificación de actas de evaluación de los aprendizajes y nóminas oficiales de los estudiantes de Educación Básica Regular. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas de los Niveles de Educación Inicial, Primaria y Secundaria del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28044, Ley General de Educación y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED. - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley N° 27806, Ley de transparencia y acceso a la información pública. - Ley N° 29060, Ley del silencio administrativo. - D.S. N° 004-2013-ED, que apruebas el reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. - Resolución Ministerial que aprueba las Normas y Orientaciones para el desarrollo del Año Escolar vigente en la Educación Básica. 4. REQUISITOS: Ser Director y/o responsable registrado del manejo del Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La rectificación de los formatos oficiales de las Nóminas de Matrícula y las Actas de Evaluación del Educando, se realizan cuando existe un error material al ingresar los datos o la situación final de los estudiantes; por lo que es procedente efectuar la corrección a petición del usuario o director de la institución educativa. - Presenta una solicitud previamente registrado en el SIAGIE, mencionando el error material a corregir, dirigido al Director de la UGEL Santiago de Chuco. 29 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 ACTIVIDAD Registra virtualmente la solicitud en el SIAGIE Recibe expediente, registra en el sistema y deriva al Área de Gestión Pedagógica. Recibe expediente, registra y deriva al Jefe de AGP Realiza el despacho correspondiente del expediente a especialista responsable y devuelve a secretaria. Recibe expediente, deriva en el sistema y prepara el cargo para el especialista asignado. RESPONSABLE TIEMPO Usuario 1 día Tramite documentario 1 día Secretaria de AGP 2 horas Jefe de AGP 1 día Secretaria de AGP 1 hora Especialista responsable Recibe el expediente y firma el cargo. 07 Estudia, analiza, verifica y aceptación en el SIAGIE Especialista responsable Comunica al responsable de la I.E. acerca de la 08 Especialista responsable aprobación virtual de su pedido. Realiza las correcciones, procesa, imprime y presenta 09 Director de la I.E. nuevos formatos a la UGEL. 10 Recibe y verifica los nuevos formatos en el SIAGIE Director de la I.E. 11 Aprueba las nuevas actas y/o nominas en el SIAGIE Director de la I.E. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 6 días, 6 horas y 5 minutos. 5 minutos 1 día 1 hora 2 días 1 hora 1 hora 30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Registra solicitud en el SIAGIE y presenta solicitud en el SITGD TRÁMITE DOCUMENTARIO Recibe, registra en el SITGD y deriva al Área de Gestión Pedagógica SITGD ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA Secretaria recibe, registra y deriva expediente al Jefe de AGP El Jefe realiza el despacho del expediente al especialista responsable y devuelve a secretaria Secretaria deriva en el sistema y prepara el cargo para el especialista asignado SIAGIE Especialista recibe expediente, firma el cargo, evalúa y valida en el SIAGIE (virtual) SIAGIE Recibe comunicación de haber sido atendido su solicitud FIN Comunica al responsable de la I.E. la atención de lo solicitado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXO: - Solicitud virtual - Requisitos establecidos - Glosario 9. SIGLAS Y TERMINOS D.S. : Decreto Supremo SIAGIE : Sistema de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local AGP : Área de Gestión Pedagógica. 32 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: SUPERVISIÓN, ASESORAMIENTO Y MONITOREO PEDAGÓGICO A DIRECTORES, DOCENTES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y PROGRAMAS EDUCATIVOS. CÓDIGO: P07-AGP-ES. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento de supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico a directores y docentes de II.EE., para mejorar la calidad de los aprendizajes en los estudiantes de la Educación Básica Regular, Educación Básica Alternativa y Centro Educativo Técnico Productivo, en ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Instituciones Educativas Publicas y Privadas de las modalidades: E.B.R., E.B.A. y CETPROs. - Directivos y docentes. - Especialistas en educación de la UGEL Santiago de Chuco, Promotores Educativos Distritales, Coordinadores de Redes, Coordinadores de PRONOEI. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General de Educación N° 28044 y su Reglamento N° 011-2012-ED. - Ley de Reforma Magisterial N° 29944 y su reglamento D.S. N° 004-2013-ED. - R.V.M. N° 038-2009-ED, que aprueba los Lineamientos y Estrategias Generales para la Supervisión Pedagógica. - Normas específicas emitidas por el MINEDU y Directiva Vigente del Año Escolar. 4. REQUISITOS: - Plan de monitoreo de AGP aprobado resolutivamente. - Planes específicos de monitoreo. - Instrumentos de monitoreo. - Cuaderno de Campo. - Memorando de autorización de la comisión de servicios. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Se elabora un Plan de supervisión, asesoramiento y monitoreo pedagógico dirigido a las II.EE. y Programas Educativos del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco y es responsabilidad del equipo de especialistas del Área de Gestión Pedagógica, Promotores Educativos Distritales, Coordinadoras de PRONOEI y Coordinadores de Red del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. - Consiste en hacer el recojo de información de cada una de las II.EE. de los procesos pedagógicos y de gestión que se ejecutan con el fin de mejorar los aprendizajes de los estudiantes. - Verificar la gestión de los procesos pedagógicos en el aula y los procesos de gestión en la Institución Educativa, en el Marco del Buen Desempeño Docente y Directivo. - Asesoramiento y monitoreo orientado a fortalecer las capacidades de gestión de directores y docentes de las instituciones Educativas. 33 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 ACTIVIDAD Elabora el Plan Anual de Supervisión, Asesoramiento y Monitoreo pedagógico. Elabora los Planes y Cronogramas Específicos de Monitoreo. Revisa y aprueba el Plan Específico y Cronograma de Monitoreo. Remite Plan Específico al Despacho Directoral para la autorización. Recibe Plan y Cronograma de salida y deriva al Director. Autoriza comisión de supervisión. Supervisa, asesora y monitorea a directores, docentes y animadoras de PRONOEI. Sistematiza los resultados en soporte virtual Elabora Informes y remite al Despacho Directoral Redacta recomendaciones y sugerencias para hacer llegar a los directores de la II.EE. Visa documento de recomendaciones y sugerencias y secretaria deriva al Despacho Directoral Recibe y deriva documento al Director Firma documento y devuelve a secretaria RESPONSABLE TIEMPO Equipo de Especialistas 5 días Equipo de Especialistas Jefe de AGP 1 día Secretaria de AGP 1 hora Secretaria de Dirección Director de UGEL Equipo de Especialistas de AGP. Equipo de Especialistas 10 minutos 1 día 1 día 5 días Especialista AGP 2 días Equipo de Especialistas 1 día Jefe de AGP 1 día Secretaria Dirección Director de UGEL Recibe documento de recomendaciones y Trámite Documentario distribuye a dirección de II.EE. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 24 días, 2 horas. 14 2 días 20 minutos 30 minutos 5 días 34 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA INICIO DESPACHO DIRECTORAL Secretaria recibe Plan Trabajo, registra y deriva al Equipo de Especialistas, elaboran Plan de supervisión, asesoramiento y monitoreo. TRAMITE DOCUMENTARIO de Distribuye documento a los directores de las II.EE. Directores de las II.EE. reciben documento y asumen responsabilidades Director firma autorización y remite a gestión pedagógica FIN Jefe revisa y aprueba planes y cronogramas de visita A Secretaria remite al Despacho Directoral A Supervisa, asesora, monitorea y sistematiza información. Redacta recomendaciones sugerencias y eleva a Dirección y la Director firma documento MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXO: - Requisitos establecidos. - Glosario 9. SIGLAS Y TERMINOS EBR : Educación Básica Regular. EBA : Educación Básica Alternativa. CETPRO : Centro Educativo Técnico Productivo. RVM : Resolución Vice Ministerial. AGP : Área de Gestión Pedagógica. PRONOEI : Programa No Escolarizado de Educación Inicial. 36 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL 37 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL PROCESO: APROBACIÓN DE CREDITO SUPLEMENTARIO PARA GRATIFICACIONES DE 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIO DE LOS TRABAJADORES DEL SECTOR EDUCACION UGEL SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P01-AGI-ES-FNZAS. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo de solicitud de crédito suplementario para gratificaciones de 25 y 30 años de servicio de los trabajadores públicos del sector educación, comprensión de la UGEL Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Docentes, directores, personal administrativo de las Instituciones Educativas Públicas y personal de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley del Presupuesto del Sector Público del Año Fiscal vigente. - Ley de Reforma Magisterial N° 29944. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED. 4. REQUISITO: Resolución Directoral emitido por la UGEL Santiago de Chuco por haber cumplido 25 y 30 años de servicio. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - El requerimiento del presupuesto de 25 y 30 años de servicio es un derecho que tiene el profesor y administrativo a percibir por única vez, el reconocimiento de dicho tiempo de servicios, se formaliza mediante resolución en el mes que el profesor (a) o el administrativo cumpla 25 o 30 años de servicios de acuerdo al informe de la Oficina de Escalafón. - Los Responsables del proceso de solicitar el requerimiento de presupuesto de gratificaciones de 25 y 30 años de servicios es del Equipo de Finanzas y Presupuesto de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. - El Equipo de Presupuesto de la UGEL Santiago de Chuco, emite un oficio solicitando el crédito suplementario al Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial La Libertad con la relación de los beneficiarios y sus respectivas asignaciones de acuerdo a la RIM que es calculada por el Equipo de Planillas según establece la Resolución Directoral que emite la UGEL Santiago de Chuco. 38 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 ACTIVIDAD Deriva Resoluciones al Equipo de Presupuesto Recibe y lleva un control de Resoluciones Directorales de gratificaciones de 25 y 30 años de servicio en el programa EXCEL. Elabora oficio dirigido al Gerente Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial La Libertad con su respectivo cuadro de beneficiarios. Lleva oficio a secretaria de Gestión Institucional para el visto del Jefe del Área. Deriva oficio para respectiva firma. Lleva a Equipo de Finanzas el oficio firmado por el Jefe. Deriva oficio a secretaria de Dirección para la firma del Director Coloca sello, número de oficio, MAD y lo pasa al Despacho de Dirección para su respectiva firma. Deriva oficio firmado por el Director a presupuesto. Envía por Courier el oficio al Gobierno Regional La Libertad. Verifica y se asegura que haya sido recibido por el Gobierno Regional La Libertad. Consolida la demanda adicional de todas las Unidades Ejecutoras y lo eleva al Ministerio de Economía y Finanzas. Contesta a través de oficio o Resolución a Gobierno Regional La Libertad. Emite oficio dando contestación a la solicitud enviada por la UGEL Santiago de Chuco. Recibe oficio Deriva expediente Recibe expediente Deriva al Jefe para su respectivo proveído Deriva al Equipo de Presupuesto Recibe el expediente RESPONSABLE TIEMPO Secretaria de AGI 1 día Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) 1 día Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) 4 horas Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) Secretaria Gestión Institucional Secretaria de Gestión Institucional Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) 1 hora 15 minutos 1 hora Secretaria de Dirección 1 día Secretaria de Dirección 1 hora Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) 1 día Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) 2 días Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial La Libertad Ministerio de Economía y Finanzas Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial La Libertad Tramite Documentario Tramite Documentario Secretaria de Gestión Institucional Secretaria de Gestión Institucional Secretaria de Gestión Institucional Equipo de Presupuesto (Gestión Institucional) Según la respuesta que da el Gobierno Equipo de Presupuesto Regional La Libertad se procede la (Gestión Institucional) atención al usuario. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 111días, 12 horas y 55 minutos. 21 15 minutos 30 días 30 días 30 días 3 horas 5 minutos 5 minutos 1 hora 1 hora 15 minutos 15 días 39 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA INICIO Planillas verifica en el SUP al personal que cumple 25 y 30 años de servicios, emite R.D. y deriva a coor. de personal y AGI. A ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL A Secretaria recibe y deriva Resoluciones Equipo de finanzas recibe y lleva control de resoluciones, emite oficio y deriva al Gobierno Regional SUP Equipo de Finanzas recibe expedientes de secretaria Equipo de personal, ingresa datos de la R.D. en el sistema NEXUS. hace la nota modificatoria en el sistema SIAF SIAF NEXUS FIN DIRECCIÓN Secretaria recibe oficio y coloca N° de MAD y retorna al Equipo de Finanzas GOBIERNO REGIONAL Recibe oficio de la UGEL-SCH y eleva al Ministerio de Economía y Finanzas MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Recibe oficio del Gobierno Regional y aprueba modificatoria presupuestal. TRAMITE DOCUMENTARIO Recibe expediente ingresa SITGD y deriva a Gestión Institucional SITGD Emite Resolución de Asignación Presupuestal MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Resolución Directoral - Requisitos establecidos - Glosario: 9. SIGLAS Y TERMINOS UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local SIAF : Sistema Integrado de Administración Financiera MAD : Modulo de Administración Documentaria SITGD : Sistema de Gestión Documentaria. 41 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL PARA EJECUCIÓN DE GASTO CÓDIGO: P02-AGI-F. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para habilitar el presupuesto en sus respectivas específicas de gasto para su oportuna ejecución en función de los resultados esperados. 2. ALCANCE: Área de Administración de la UGEL con sus oficinas de abastecimientos, contabilidad y tesorería. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General de Presupuesto Público N° 28411. - Ley del Presupuesto Público del Año Fiscal. - D.S. N° 304-2013-EF. aprueba el TUO de la Ley General de Presupuesto Público N° 28411. - Directiva N° 005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución presupuestal. 4. REQUISITOS: - Planilla de remuneraciones - Planilla de pensiones - Planilla por sentencias judiciales - Ordenes de servicio y de compra. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La certificación presupuestal es responsabilidad del Especialista en Finanzas, teniendo en consideración los pedidos de las Áreas usuarias de la UGEL, de acuerdo a una correcta programación anual del gasto, en el caso de no existir presupuesto en el clasificador, se realiza la redistribución del mismo previo análisis de las demandas en favor de los usuarios. 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Pedido del Área usuaria para tener disponibilidad presupuestal dirigido al Jefe de AGI. Recepción del pedido y derivación al 02 Especialista en Finanzas. Recepción y análisis del pedido contrastando 03 con el SIAF-MPP Aprobación y transmisión de la certificación 04 en el SIAF-MPP. Firma de la certificación en físico de los formatos (para el caso de la GG 2.1. se elabora 05 documento dirigido al Área de Administración firmado por el Jefe de AGI) TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 2 horas. 01 RESPONSABLE TIEMPO Jefe del Área de Administración 1 hora Secretaria de AGI 10 minutos Especialista en Finanzas 10 minutos Especialista en Finanzas 10 minutos Especialista en Finanzas 30 minutos 42 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ÁREA USUARIA SECRETARIA ÁRAEA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL JEFE GESTIÓN INSTITUCIONAL INICIO Pedido del Área usuaria para tener disponibilidad presupuestal dirigido al Jefe de AGI ESPECIALISTA EN FINANZAS Recepción y análisis del pedido Recepción del pedido y derivación al Especialista en Finanzas Aprobación y transmisión de la certificación en el SIAF-MPP Firma de la certificación en físico de los formatos Para el caso de la GG 2.1. se elabora documento dirigido al Área de Administración Recepciona certificación presupuestal Elabora cargo y entrega FIN Contrastación en el SIAF-MPP Firma de la certificación para el caso de la GG 2.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: GLOSARIO DE TERMINOS Y SIGLAS: - Pliego Regional: Gobierno regional al que se le ha aprobado una asignación presupuestaria en la Ley Anual del Presupuesto. - SIAF – MPP: Sistema Informático de Administración Financiera – Modulo de Presupuesto Público. - Certificación Presupuestal: Documento que sincera la disponibilidad presupuestal y libre de afectación para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional según el clasificador de gastos o genérica del gasto. - Clasificador de gastos: Es un instrumento normativo que permiten la agrupación o estructuración de los gastos de acuerdo a ciertos criterios, que permite presentar todos los aspectos posibles de las transacciones gubernamentales y particularmente de la entidad pública, generando información que se ajusta a los requerimientos de los funcionarios de gobierno, análisis económico, organismos internacionales y público en general. La clasificación económica considera gastos presupuestarios toda transacción que implica una aplicación financiera o un uso de fondos, como producto de una responsabilidad de las entidades de proveer ciertos bienes y servicios a la población. - Genérica de Gasto: Es el mayor Nivel de agregación que identifica el conjunto homogéneo, claro y ordenado de los gastos en recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros así como bienes y servicios que las entidades públicas contratan, adquieren o realizan para la consecución de sus objetivos institucionales. G.G. 2.1: Personal y Obligaciones Sociales. G.G. 2.2: Pensiones. G.G. 2.3: Bienes y Servicios G.G. 2.5: Otros Gastos G.G. 2.6: Activos No Financieros - Especifica de Gasto: Responde al desagregado del objeto de gasto y se determina según el clasificador de los gastos públicos. - PIA: Presupuesto Institucional de Apertura; es el Presupuesto Institucional asignado al inicio de las operaciones de la entidad. - PIM: Presupuesto Institucional Modificado; es el Presupuesto Institucional Variado dentro de un Ejercicio Fiscal, el cual puede ser mayor o menor al PIA. - PAP: Presupuesto Analítico de Personal: Documento de gestión donde muestra el número de plazas que cuenta una entidad pública en su condición de ocupadas o disponibles para contrato, debidamente financiada dentro del Ejercicio Fiscal. - Presupuesto por Resultados: (PpR) es una estrategia de gestión pública que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población; requiere de la existencia de una definición de los resultados a alcanzar, el compromiso para alcanzar dichos resultados por sobre otros objetivos secundarios o procedimientos internos, la determinación de responsables, los procedimientos de generación de información de los resultados, productos y de las herramientas de gestión institucional, así como la rendición de cuenta. 44 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: ELABORACIÓN DE NOTA DE MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL CÓDIGO: P3-AGI-ES.F 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para habilitar o anular los créditos presupuestarios en los clasificadores de ingreso o gasto, para el cumplimiento de las actividades institucionales aprobadas en el POI, de esta manera resguardar el buen uso de los recursos públicos en favor de la comunidad. 2. ALCANCE: Áreas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley General del Presupuesto Público N° 28411. - Ley del Presupuesto Público del Año Fiscal. - D.S. N° 304-2013-EF, aprueba el TUO de la Ley General del Presupuesto Público N° 28411. - Directiva N° 005-2010-EF/76.01 y modificatorias Directiva para la ejecución presupuestaria. 4. REQUISITOS: - Análisis de la Ejecución del gasto de remuneraciones - Análisis de la ejecución de gasto de pensiones. - Análisis de la ejecución del gasto de bienes y servicios. - Solicitud justificada del Área de Administración. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Elaborar la nota de modificación presupuestal es responsabilidad del especialista en Finanzas, se genera previo análisis de la ejecución del gasto y el cumplimiento de las metas físicas aprobadas; así como los pedidos de las Áreas usuarias de la UGEL debidamente justificadas, las cuales deberán sujetarse a las normas legales vigentes. 45 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 6. PROCEDIMIENTO PASO ACTIVIDAD N° Pedido del Área usuaria para elaborar 1 nota de modificación presupuestal dirigido al Jefe de AGI. Recepción del documento y derivación 2 al Especialista en Finanzas Recepción y análisis del documento 3 contrastando con el SIAF - MPP Realizar rebajas en el SIAF en los clasificadores de gasto en caso que este 4 se encuentre comprometido con la elaboración de la nota de modificación presupuestal. Elaboración, habilitación y transmisión al Pliego Regional de la nota de 5 modificación presupuestal en el SIAFMPP Elaboración de documento dirigido al Pliego Regional que formaliza y 6 sustenta la solicitud de la nota de modificación presupuestal. Firma del documento de formalización 7 de la nota de modificación presupuestal y devolución a AGI. 8 Envió del documento al Pliego Regional Aprobación o rechazo de la nota de modificación presupuestal a través del 9 SIAF-MPP UGEL – SANTIAGO DE CHUCO RESPONSABLE TIEMPO Jefe del Área de Administración 1 hora Secretaria de AGI 10 minutos Especialista en Finanzas 10 minutos Tesorero, contador o responsables de abastecimiento 1 día Especialista en Finanzas 1 hora Especialista en Finanzas 30 minutos Director de UGEL 1 día Secretaria de AGI Gerencia de Presupuesto, Planeamiento y Acondicionamiento Territorial - GRC 2 días Verificación de nota de modificación presupuestal a través del SIAF – MPP y Especialista en 10 comunicación a Administración para Finanzas conocimiento y fines. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 5 días, 03 horas 1 día 10 minutos 46 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ÁREA DE ADMINISTRACIÓN TESORERO, JEFE DE CONTADOR O ADMINISTRACIÓN ENCARGADO DE ABASTECIMIENTO INICIO ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SECRETARIA Recepción documento derivación Especialista Finanzas Pedido para elaborar nota de modificación presupuestal dirigido al jefe de AGI JEFE AGI de y al en Recepción, análisis del pedido y contrastación en el SIAF-MPP Deriva a Dirección Visa el documento FIN DIRECTOR UGEL Elaboración, habilitación y transmisión al Pliego Regional de la nota de modificación Realizar rebajas en el SIAF en los clasificadores de gasto en caso este comprometido con la elaboración de la nota de modificación presupuestal Conoce modificación presupuestal ESPECIALISTA EN FINANZAS GERENCIA DE PRESUPUESTO, PLANEAMIENTO Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL-GRC Elaboración de documento dirigido al Pliego Regional que formaliza y sustenta la solicitud de la nota de modificación presupuestal Envió del documento al Pliego Regional Verificación a través del SIAF-MPP y comunica a Administración Recepción a través del SIAF-MPP Firma del documento de formalización de la nota de modificación presupuestal y devolución a AGI Aprobación o rechazo de la nota de modificación presupuestal a través del SIAF-MPP MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO DE CREACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE GESTIÓN PÚBLICA: EDUCACIÓN BÁSICA REGULAR, EDUCACIÓN BÁSICA ALTERNATIVA. CÓDIGO: P04-AGI-ES.PLANIF. 1. OBJETIVO: - Determinar el procedimiento administrativo para realizar el proceso de creación de Instituciones Educativas Públicas de gestión directa por autoridades educativas del Sector Educación o de otros sectores o instituciones del Estado; con el fin de incrementar la Cobertura Educativa con servicios educativos de calidad, procurando mayor inclusión social. 2. ALCANCE: - Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. - Comunidades Organizadas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 3. BASE LEGAL: - Ley del Presupuesto del Sector Público del Año Fiscal vigente. - Ley N° 28444, Ley General de Educación. Artículos N° 21°, 71°, 76°, 77°. - D.S. N° 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local. - Memorándum N° 0588-2011-ME-VMGI-OAA/UOM. 4. REQUISITOS: - Memorial o solicitud de la comunidad, padres de familia, Instituciones, etc. dirigida al Gerente Regional de Educación, presentada ante la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. - Estudio de Factibilidad que demuestre la necesidad de la oferta. - Proyecto Educativo Institucional (PEI), Proyecto Curricular de Centro (PCC), Reglamento Interno (RI), Plan de Trabajo (PAT), PARA Básica Alternativa Plan de Trabajo, conforme a las normas específicas correspondientes. - Inventario de los equipos, mobiliario, material educativo y docentes con que cuenta la institución para su desarrollo educativo. - Plano de localización, distribución y Resolución de Alcaldía que apruebe la habilitación urbana. - Certificado de compatibilidad de uso y zonificación emitida por la Municipalidad. - Copia de certificado de seguridad, expedida por Defensa Civil. - En Educación Básica Especial (EBE) el local es de uso exclusivo para la atención del servicio educativo en turnos y horarios, sean estos de Centros de Educación Básica Especial (CEBE), o los Programas de Intervención Temprana (PRITE). - En Básica Alternativa (EBA), el local es de uso exclusivo para la atención del servicio educativo, en turnos, horarios, jornadas, calendarización. - Documentos que acrediten la inscripción del terreno en Registros Públicos a nombre del Ministerio de Educación. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Las personas naturales o jurídicas, presentan el expediente de creación de una institución educativa pública de gestión directa a la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, esta revisa, si cumple con los requisitos, deriva la Gerencia Regional de Educación, de lo contrario devuelve al interesado para su implementación y reingreso del expediente. 48 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO La Gerencia Regional de Educación La Libertad, a través del Equipo de Gestión Institucional correspondiente, de encontrarse conforme el expediente, mediante Resolución Regional aprueba la creación de la institución educativa de gestión directa, sino devolverá mediante un documento indicando las observaciones correspondientes a los interesados, a través de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 6. PROCEDIMIENTO: - PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Presenta el expediente a la Oficina de Personas naturales o jurídicas Tramite Documentario de la UGEL-SCH. Equipo de Tramite Documentario, deriva 2 expediente a secretaria de Área de Gestión Equipo de Tramite Documentario Institucional. 3 Registra y deriva al Jefe de Área. Secretaria de AGI Analiza e indica su atención por 4 Jefe de AGI Planificación y devuelve a secretaria. Analiza y evalúa expediente si cumple o no con los requisitos, redacta oficio indicando 5 devolución al interesado o eleva Planificador expediente a la GRELL para su atención. Deriva a secretaria del Área. Deriva oficio y expediente a la secretaria 6 Secretaria de AGI del despacho directoral. Deriva oficio para la firma del Director de 7 Secretaria de Dirección la UGEL. 8 Firma oficio y devuelve a secretaria Director UGEL 9 Devuelve a secretaria de AGI Secretaria de Dirección Deriva a la Oficina de Tramite 10 Documentario para su devolución al usuario o elevación a la GRELL. 11 Analiza, evalúa y emite respuesta. GRE- La Libertad 12 Recibe documento de la GRELL. Tramite Documentario 13 Usuario recibe respuesta. Tramite Documentario TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 meses, 9 días, 1 hora y 35 minutos. 1 TIEMPO 5 minutos 3 días 1 día 15 días 15 días 1 hora 30 minutos 1 día 1 día 3 días 60 días 3 días 15 días 49 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta expediente de creación de II.EE. TRAMITE DOCUMENTARIO Recibe registra SITD y deriva a secretaria de Gestión Institucional SITD ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN Secretaria: recibe, registra expediente y deriva al Jefe del Área Secretaria: recibe y deriva oficio al Director Jefe: analiza e indica su atención por planificación y devuelve a secretaria y el deriva a Planificación Director firma oficio y devuelve a la secretaria Secretaria recibe expediente y deriva al equipo correspondiente Equipos efectúan proceso de creación de II.EE. A Planificador: analiza y evalúa expediente. Redacta oficio y deriva a Dirección No Cumple con requisitos Si Emite respuesta A Levanta observaciones y reingresa expediente Recibe expediente y deriva al usuario Recibe respuesta de expediente FIN Recibe expediente y deriva al usuario Se deriva a la Dirección el expediente con oficio para firma del Director y devolución al usuario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Solicitud. - Requisitos Establecidos. - Glosario: PEI : Proyecto Educativo Institucional. PCC : Proyecto Curricular de Centro. RI : Reglamento Interno. PAT : Plan Anual de Trabajo. EBE : Educación Básica Especial. CEBA : Centro de Educación Básica Alternativa. PRINTE : Programa de Intervención Temprana. EBA : Educación Básica Alternativa. UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local. AGI : Área de Gestión Institucional. GRELL : Gerencia Regional de Educación La Libertad SISTD : Sistema de Tramite Documentario. 51 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: EJECUCIÓN DE PRESUPUESTODE MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES. CÓDIGO: P05-AGI-ES. INFR. 1. OBJETIVO: Determina los procedimientos que debe seguir el Director de la Institución Educativa para un adecuado uso del presupuesto de mantenimiento de locales escolares asignados por el MINEDU. 2. ALCANCE: - Directores de Instituciones Educativas Públicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 30372, Ley del Presupuesto General de la República 2016. - D.S. N° 027-2014 MINEDU. - R.M. N° 593-2014-MINEDU, Aprueba la Norma técnica que regula la ejecución del Programa Nacional de mantenimiento de locales escolares. 4. REQUISITOS: - Copia de Resolución de Encargatura de Dirección. - Copia de D.N.I. fedateado. - Acta de conformación de Comités Mantenimiento y Veedor - Llenado de formatos. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La ejecución del presupuesto de mantenimiento de locales escolares es responsabilidad de Directores de las Instituciones Educativas Públicas. - El Equipo de Especialista de infraestructura de la UGEL Santiago de Chuco, tiene la responsabilidad de verificar, realizar seguimiento y control de la inversión del presupuesto. - Realizado el informe final del Director de la Institución Educativa, el Especialista de Infraestructura hace el ingreso en el Sistema de Rendición de Gastos del MINEDU. 52 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 ACTIVIDAD Orienta el proceso de inversión de presupuesto de locales escolares. Ingresa datos al sistema Wasichay (integrante del Comité de Mantenimiento y Veedor, trabajos a ejecutar). Aprueba la ficha técnica en sistema Wasichay Presenta expediente I físico a la UGEL Firma acta de compromiso, recibe y archiva expediente I Presenta acta de compromiso (copias de D.N.I., Resolución de cargo de Director). Apertura la cuenta de ahorro en soles. Retira e invierte el dinero en el mantenimiento del local escolar. Ingresa en el sistema Wasichay la declaración de gasto. (N° de boletas de compra, cantidad de material y precios). Aprueba declaración de gasto Presenta expediente II sobre rendición de cuentas Recibe expediente II que contiene rendición de cuentas y anexa al expediente I; luego devuelve al Director para presentarlo por trámite documentario. Presenta un solo expediente en trámite documentario y este deriva a AGI, equipo de infraestructura. Consolida y sistematiza expedientes y eleva al Ministerio de Educación. Entrega copia de expediente RESPONSABLE TIEMPO Equipo de infraestructura AGI 30 días Director de la I.E. 30 días Equipo de infraestructura- AGI 1 hora 10 minutos 10 minutos Director de la I.E. Área de Gestión Institucional Director de la I.E. Banco de la Nación Director, Comité Veedor y de Mantenimiento. 1 día 120 días Director de la I.E. 1 día Equipo de infraestructura. 1 hora 20 minutos Director de la I.E. Equipo de infraestructura-AGI 1 hora Director de la I.E. 30 minutos Equipo de infraestructura- AGI 60 días Equipo de infraestructura-AGI 16 Recibe copia de expediente Director de la I.E. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 250 días, 4 horas y 30 minutos 20 minutos 8 días 53 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: DIRECTOR DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA Wasichay Ingresa al sistema Wasichay Presenta expediente I, al equipo de infraestructura Presenta acta de compromiso (copias de DNI, Resolución de cargo de Director y solicita apertura de cuenta de ahorros en el Banco de la Nación Retira e invierte el dinero en el mantenimiento del local escolar A Ingresa en el sistema Wasichay la declaración de gasto y solicita aprobación de declaración de gasto ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL infraestructura INICIO Recibe y archiva expediente I. Firma acta de compromiso y deriva al Director de la II.EE. BN Aprueba declaración de gasto Recibe expediente II y adjunto al expediente I, luego devuelve al Director de la I.E. B Recibe expediente, codifica y deriva al Equipo de Infraestructura Recibe expediente, consolida, sistematiza y eleva al Ministerio de Educación y una copia al Director de la II.EE. Recibe copias de expediente Apertura la cuenta de ahorros del Director de la II.EE. A Presenta un solo expediente en trámite documentario FIN TRAMITE DOCUMENTARIO Orienta el proceso de inversión de presupuesto de locales escolares Presenta expediente II sobre rendición de cuentas B BANCO DE LA NACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: Solicitud Requisitos establecidos Glosario: AGI : Área de Gestión Institucional MINEDU : Ministerio de Educación II.EE. : Institución Educativa Wasichay : Mi Casita (palabra quechua) 55 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL CÓDIGO: P06-AGI-PLANIF. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la elaboración y aprobación del Plan Operativo Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Unidades Orgánicas de la UGEL. - Instituciones y Programas Educativos de Educación Básica y Técnico Productivo. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28044, Ley General de Educación. - Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. - D.S. N° 011-2012-ED, Reglamento de la Ley General de Educación. - D.S. N° 015-2002-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Regionales de Educación y Unidades de Gestión Educativa Local. - Ordenanza Regional N° 008-2011-GR-LL/CR, aprueba el ROF de la UGEL Santiago de Chuco. 4. REQUISITOS: - Planes estratégicos nacional, regional y local (UGEL e II.EE.) - Proyecto de Presupuesto Institucional y PIA. - Determinación de Actividades, planes, proyectos y programas por Áreas y Equipos. - Reportes estadísticos actualizados sobre indicadores educativos de los aspectos pedagógicos y administrativos. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: La elaboración del POI se inicia con el análisis de la problemática del servicio educativo, para lo cual tendrá en cuenta el PEI e informes de gestión de las Instituciones Educativas, el avance, logros y dificultades de la ejecución del POI del año anterior. Además considera la asignación del Presupuesto Institucional Anual (PIA) y los objetivos y metas priorizadas por la entidad en el marco de los planes estratégicos nacionales, regionales y locales. La conducción de la formulación del POI es responsabilidad del Especialista en Planificación con la participación de los Jefes y equipos técnicos de cada unidad orgánica de la UGEL. 56 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ACTIVIDAD Identifica los objetivos y políticas educativas nacional y regional, prepara los esquemas, formatos y orientaciones de planificación de actividades y otros documentos de recojo de información. Remite a los equipos y Áreas para las tareas correspondientes y la elaboración de sus propuestas. Prepara el cronograma de reuniones con los equipos y Áreas de acuerdo a lo previamente coordinado con los responsables de las mismas. Realiza reuniones de trabajo con los equipos técnicos por áreas de acuerdo con el cronograma y distribuye el siguiente material de trabajo sobre el cual desarrollara las acciones de orientación y monitoreo: Reporte de información que se requiere a los diferentes equipos y áreas. Actualización de la problemática con visión estratégica. Objetivos. Estrategias. Programación de actividades, planes, proyectos y programas. Identifican la problemática actualizada (diagnostico estratégico) con ayuda de los formatos respectivos, establecen estrategias, definen objetivos, actividades, proyectos, planes y/o programas por equipos de área dejando constancia en acta por reunión. Los responsables de cada equipo técnico reportan al Planificador la problemática identificada de acuerdo con sus competencias, la propuesta de objetivos, estrategias y de actividades para su procedimiento y consolidación en base a los formatos alcanzados. Identificada la problemática de cada equipo y Área de la UGEL, define y estructura la problemática general y la prioriza. Elabora la propuesta de POI: plantea los objetivos, metas y actividades, en base a la consolidación de la problemática, las propuestas de los equipos de trabajo de las Areas, el PIA y los planes estratégicos a nivel regional y local. Socializa el proyecto o propuesta de POI con equipo directivo, Jefes de áreas y equipos para recibir sugerencias. Teniendo en cuenta las sugerencias recibidas, mejora la redacción final del POI. Elabora el informe, el proyecto de Resolución y RESPONSABLE TIEMPO Planificador 5 días Planificador 5 días Planificador y Jefe de AGI 5 días Equipo de trabajo de cada 10 días área Jefe de cada Área 1 día Planificador 10 días Planificador 2 días Planificador 2 días Planificador 5 días 57 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS junto con el POI, lo eleva al Jefe de AGI para su aprobación y visto bueno. 10 Revisa el informe y el proyecto de resolución que aprueba el POI, si está conforme lo visa. 11 Secretaria de AGI deriva al Director de la UGEL 12 Recibe proyecto con informe y deriva a Director para firma. 13 Firma Resolución y a través de secretaria deriva a trámite documentario para numeración y fechado. 14 Numera, fecha, registra, distribuye a los jefes y responsables de cada área y oficina y archiva. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 51 días. UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Jefe de AGI 1 día Secretaria AGI Secretaria dirección. 1 día 1 día Director UGEL 1día Responsable de trámite 2 días documentario 58 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ESPECIALISTA EN SECRETARIA PLANIFICACIÓN JEFE DE AGI INICIO Identifican la problemática actual (diagnostico estratégico) establecen estrategias, definen objetivos, actividades, proyectos, planes y/o programas por equipos de área, dejan constancia en acta Identifica objetivos y política educativa, nacional, regional y local, prepara esquemas, formatos y orientaciones de planificación y recojo de información. Remite a los equipos y áreas. Realiza reuniones de trabajo con equipos técnicos por áreas Prepara el cronograma de reuniones con los equipos y áreas Elabora la propuesta de POI: base propuestas de los equipos de trabajo, el PIA y los planes estratégicos a nivel regional y local Elabora el informe, el proyecto de Resolución y junto con el POI, lo deriva a la secretaria. ÁRES DE LA UGEL (AGP, AJ, AA, DIR) Secretaria deriva al Jefe para su aprobación. Luego deriva al Director Revisa informe y proyecto de Resolución que aprueba el POI, y da visto bueno Los responsables de cada equipo técnico reportan al Planificador la problemática identificada y sugerencias para el POI. DIRECCIÓN UGEL Secretaria recibe proyecto con informe y deriva a Director para firma. TRÁMITE DOCUMENTARIO Numera, fecha, registra, distribuye a los jefes de área y archiva. FIN Director firma Resolución y a través de secretaria deriva a trámite documentario para numeración y fechado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXO: - Solicitud. - Requisitos establecidos. - Glosario: AGI : Área de Gestión Institucional. AJ : Asesoría Jurídica. AA : Área de Administración. DIR : Dirección. 60 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: GENERACIÓN DE CÓDIGOS DE II.EE. RECIENTEMENTE CREADAS. CÓDIGO: P07-AGI-EST/PLANF. 1. OBJETIVO: Determinar los procedimientos que se debe seguir para solicitar los códigos de las II.EE. de reciente creación permitiendo su sistematización inmediata en la base de datos del Ministerio de Educación. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas Públicas y Privadas en todo el ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28044. - Ley N° 30114, Ley del Presupuesto General de la República 2014. - RM. N° 0622-2014. - D.S. N° 040-2014-EF. - Directiva Regional…. 4. REQUISITOS: - Copia de Resolución de Creación de II.EE. Pública, Privada o por convenio. - Copia de la Resolución del Director titular o encargado. - Datos personales del Director (a). - Croquis o plano de ubicación geográfica de la II.EE. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La responsabilidad de hacer requerimientos solicitando códigos del MED para II.EE.de reciente creación es responsabilidad de AGI – Equipo de estadística (Planificador) quien tramitara todos los documentos necesarios para la culminación exitosa de dicho proceso. - El Especialista de Estadística (planificador) de la UGEL Santiago de Chuco tiene la responsabilidad de verificar, realizar seguimiento y control de todo el proceso de crear, cerrar, reapertura y modificar datos de la II.EE. en la jurisdicción de la UGEL Santiago de Chuco. - El proceso parte con un expediente aprobado en las instancias correspondientes culminando en la Resolución de Creación respectiva, documento sustentatorio indispensable para luego elaborar el suceso respectivo que nos permita pedir los códigos a la UEE-MED a través de una herramienta muy importante que es Sistema Local SIEMED en su versión actualizada, el siguiente paso enviar el suceso mediante un correo por internet para su posterior respuesta. Una vez recibida la respuesta que es la atención al requerimiento antes enviado se procede actualizar el sistema ya que fue ingresado a la base de datos del MED, este proceso termina cuando el Especialista de Estadística (Planificador) ingresa al SIEMED imprime la ficha de datos correspondiente. 61 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 1 2 3 4 ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Crea resolutivamente una institución educativa y envía resolución a la UGEL correspondiente. Recibe la Resolución de creación y con un número de expediente lo deriva al Área de Gestión Institucional. Recibe expediente y derivación al Jefe para su proveído. Deriva al Especialista de Estadística (Planificador) Dirección Regional de Educación. 60 días Responsable de Oficina de Trámite Documentario 1 día Secretaria del Área de Gestión Institucional Jefe del Área de Gestión Institucional Recibe y verifica la documentación para luego Especialista de Estadística hacer el suceso, pidiendo la creación de códigos en (Planificador) el SIEMED Envía el suceso junto con la Resolución escaneada Especialista de Estadística 6 y el croquis por internet a la UEE-MED. (Planificador)-AGI 7 Recibe, verifica y emite un suceso de datos. Coordinador del MED Actualiza el sistema, genera el código modular y 8 registra información en la base de datos “padrón Coordinador del MED de II.EE.” Recibe el requerimiento por internet y Especialista de Estadística 9 actualización del SIEMED. (Planificador) AGI. Ingreso al SIEMED y luego imprimir ficha de datos Especialista de Estadística 10 del centro educativo para luego remitirlo al (Planificador) AGI usuario. 11 Recibe código de la II.EE. Director de la II.EE. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 69 días, 5 horas y 30 minutos. 5 1 hora 4 horas 1 día 1 día 3 días 3 días 20 minutos 5 minutos 5 minutos 62 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 7. DIAGRAMA DE FLUJO: DIRECCIÓN REGIONAL DE TRÁMITE DOCUMENTARIO EDUCACIÓN INICIO Emite Resolución de creación de Institución Educativa. UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁRAEA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Recibe, registra el SITD y deriva a secretaria de Gestión Institucional. Secretaria de AGI, recibe expediente y derivación al Jefe para su proveído. Recibe, verifica y emite un suceso de datos SISTD Jefe deriva al Especialista de Estadística (Planificador) Recibe, verifica y emite un suceso de datos. Esp. Estadística recibe y verifica la documentación, solicita la creación de códigos en el SIEMED. INSTITUCIÓN EDUCATIVA Actualiza el sistema y genera el código modular SIEMED Recibe código de la II.EE. Recibe el requerimiento por internet y actualiza el SIEMED Ingreso al SIEMED, imprime ficha de datos, remite al usuario Registra información en la base de datos FIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXO: Resolución de creación de Institución Educativa. Requisitos establecidos. Glosario: AGI : Área de Gestión Institucional. II.EE. : Institución Educativa. UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local. SIEMED : Sistema de Información Estadística del Ministerio de Educación. UEE. : Unidad de Estadística Educativa. MED : Ministerio de Educación. 64 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: RACIONALIZACIÓN DE PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS PÚBLICAS DE EDUCACIÓN BÁSICA Y TÉCNICO PRODUCTIVO. CÓDIGO: P08-AGI-ES.RAC. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo para realizar las acciones de racionalización de personal docente y administrativo en las Instituciones Educativas Públicas de Educación Básica y Técnico Productivo en el ámbito de la UGEL Santiago de Chuca. 2. ALCANCE: Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las Instituciones Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE LEGAL. - Ley de Presupuesto del Año Fiscal vigente. - Ley N° 28044, Ley de Educación. - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27444, Ley de Procedimiento General. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo N° 005-90-PCM, Reglamento del D.L. N° 276. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. - D.S. N° 05-2011-ED, Norma sobre el proceso de racionalización de personal docente y administrativo. - R.S.G. N° 1825-2014-MINEDU, norma del Proceso de racionalización del personal docente, directivo y jerárquico. - D.S. N° 011-2012-ED, que aprueba el reglamento de la Ley General de Educación. 4. REQUISITOS: - Resolución de conformación de la Comisión de Racionalización (CORA-UGEL). - Resolución de conformación de la Comisión de Racionalización (CORA-I.E.). - Informe de Escalafón. - Copia de Actas y Nóminas de Matrícula. - Cuadro de distribución de secciones y horas. - Presupuesto Analítico del Personal PAP. - Aplicativo SIRA (Sistema de Información para la Racionalización). - Cuadro de Necesidades y excedencias. - Informe de las Comisiones de Racionalización II.EE. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La racionalización es un proceso permanente obligatorio y prioritario orientado a optimizar e identificar las excedencias y necesidades de plazas de personal de las Instituciones Educativas Públicas, buscando equilibrar la oferta y la demanda educativa en función a las necesidades reales y verificadas del servicio educativo con criterio de flexibilidad en función a la realidad socioeconómica y geográfica, condiciones y necesidades pedagógicas y las limitaciones de la infraestructura escolar y recursos humanos. - Los responsables del proceso de racionalización de personal docente y administrativo son: En las Instituciones Educativas Polidocentes completa, la Comisión de Racionalización (CORA-II.EE.) presidido por el Director y en las 65 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Instituciones Educativas multigrado a cargo de la Comisión de Racionalización de la UGEL Santiago de Chuco. - La Comisión de Racionalización de la Institución Educativa emite un informe determinando la real demanda y oferta educativa en base al PAP y a la población escolar, siendo esta que determina la necesidad o excedencia de personal. - La Comisión de Racionalización de la UGEL Santiago de Chuco, revisa los informes de las Comisiones de Racionalización de las Instituciones Educativas, de ser necesario reformula los cuadros o da conformidad de acuerdo al aplicativo SIRA. - La Comisión de Racionalización de la UGEL Santiago de Chuco, verifica el sistema de información para racionalización (SIRA) y determina las excedencias y necesidades de personal docente y administrativo. luego elabora un cronograma de adjudicación o reubicación de plazas por racionalización. Luego elabora el informe final. - Distribución de Resoluciones al personal reasignado por racionalización. 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 ACTIVIDAD Elabora y presente informe sobre conformación de la Comisión de Racionalización de la UGEL – SCH. Conforma y reconoce resolutivamente la Comisión de Racionalización de la UGEL – SCH. Distribuye y difunde las Normas Legales de racionalización de personal en las Instituciones Educativas Públicas. Realiza reuniones descentralizadas con Directores de Instituciones Educativas para informar sobre Proceso de Racionalización de personal. Conforma y reconoce resolutivamente la Comisión de Racionalización de Institución Educativa Polidocente completa con indicación de cronograma de trabajo. Verifica la población Escolar y docentes de las Instituciones Educativas Públicas. Recibe las Resoluciones e informes de la Comisión de Racionalización de la II.EE. Deriva los expedientes a la secretaria de AGI. Deriva expedientes a la Comisión. Redacta informes de las visitas de verificación a II.EE. Solicita informes escalafonarios. 11 12 13 Emite informes escalafonarios de los docentes excedentes. Verifica y determina excedentes y necesidades en el sistema informático para racionalización. (SIRA) RESPONSABLE Especialista de Racionalización (AGI) Especialista de Racionalización (AGI) Comisión de Racionalización –UGELSCH Comisión de Racionalización - UGEL Director de la Institución Educativa Comisión de Racionalización UGELSCH. Tramite Documentario Tramite Documentario Secretaria de AGI Comisión de Racionalización UGELSCH. Comisión de Racionalización UGELSCH. Equipo de escalafón Comisión de Racionalización UGELSCH. TIEMPO 1 hora 3 días 10 días 10 días 3 días 45 días 1 día 1 día 1 hora 1 día 1 hora 3 días 5 días 66 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 14 Elabora y publica el cronograma de adjudicación de plazas docentes y administrativas por racionalización. 15 Publica cuadro de excedencias y necesidades de personal en las Instituciones Educativas. 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Presentan reclamos. Adjudica plazas docentes y administrativas por racionalización Elabora el informe del proceso de racionalización al Despacho Directoral. Deriva el informe a Administración. Elabora proyecto de Resolución de reubicación de plazas docentes y administrativas excedentes. Visar proyecto de resolución y firma de Director de la UGEL-SCH Codifica las Resoluciones. Deriva copias de Resolución a la oficina de personal. Elabora proyecto de Resolución de ubicación personal racionalizado. Visa proyecto de Resolución y firma de Director de la UGEL-SCH. Codifica las Resoluciones. Distribuye copia de Resolución Directoral a los interesados. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 113 días y 3 horas. 27 UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Comisión de Racionalización UGELSCH Comisión de Racionalización UGELSCH Directores, docentes y administrativos de las II.EE Comisión de Racionalización UGELSCH Comisión de racionalización UGEL-SCH Secretaria de Dirección UGEL-SCH Especialista de Racionalización (AGI) Jefes: AGI, AA, AJ y Director UGEL-SCH. Equipo de Trámite Documentario. Equipo de Trámite Documentario Equipo de personal, responsable de NEXUS Jefes: AGI, AA, AJ y Director de UGEL-SCH Equipo de Tramite documentario. Equipo de Trámite Documentario 2 días 3 días 2 días 1 día 1 día 1 día 1 día 5 días 2 días 1 día 2 días 5 días 2 días 3 días 67 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: II.EE. POLIDOCENTES COMPLETA TRÁMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL INICIO Codifica y distribuye la Resolución a integrantes de la Comisión Racionalizador elabora informe DESPACHO DIRECTORAL Secretaria: recibe y deriva el informe con proveído a Administración Director firma la Resolución Directoral Proyecta Resolución de CORA-IE y emite informe Recibe expediente (Resolución e informe) de II.EE. y deriva a Gestión Institucional Comisión recibe expediente y realiza visitas de verificación ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ÁREA DE ASESORIA JÚRIDICA Secretaria: recibe y deriva el informe con proveído a personal Jefe de personal proyecta Resolución Secretaria recibe proyecto de Resolución y deriva al Jefe del Área, para V°B° Secretaria recibe proyecto de Resolución y deriva al Jefe del Área, para V°B° Conforme Levanta observaciones y reingresa expediente Recepciona expediente y devuelve a la II.EE. Comisión efectúa proceso en SIRA. Emite informe y proyecte Resolución de reubicación de plazas. Secretaria: recibe y deriva el informe con proveído a administración Recibe copia de Resolución de Racionalización SIRA FIN Numera Resolución, fecha, registra, distribuye a las Áreas. Archiva autógrafas. Entrega copia al usuario. Director firma la Resolución Directoral Secretaria recibe y deriva el informe con proveído al Jefe de personal, este proyecta Resolución. Secretaria Recibe y deriva proyecto de Resolución al Jefe del Área, este da el V°B° MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: Cuadro de distribución de Secciones y horas. Presupuesto Analítico de personal PAP Cuadro de Necesidades y excedencias. Informes de las Comisiones de Racionalización (CORA-II.EE.) SIRA. NEXUS. SUP. Glosario: II.EE. : Instituciones Educativas. UGEL : Unidad de Gestión Educativa Local. SIRA : Sistema Informático para Racionalización. NEXUS : Sistema para la Administración y control de Plazas Docentes, Administrativas del Sector Educación. 69 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: CONSTANCIA DE UBICACIÓN GEOGRAFICA. CÓDIGO: P09-AGI-ES.PLANF. 1. OBJETIVO: Informa la ubicación geográfica, tipo de ruralidad y las características de la Institución Educativa donde labora el personal docente, administrativo y otros. 2. ALCANCE: Docentes y personal administrativo de las Instituciones Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BÁSE LEGAL: - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial - Decreto Supremo N° 004-2013-ED. Reglamento de la Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - D. Ley N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. 4. REQUISITOS: - Solicitud FUT. - Copia de DNI. - Comprobante de pago. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE PROCESO: - El procedimiento se origina cuando el usuario solicita la Constancia de Ubicación Geográfica adjuntando los requisitos establecidos. - El Técnico Administrativo de Mesa de Partes, ingresa el expediente y se asigna el número de expediente. - La secretaria de Gestión Institucional, recepciona, registra y deriva al Especialista de Estadística. - Especialista de Estadística, revisa el expediente, si está conforme, elabora la Constancia de Ubicación geográfica y pasa para que el Jefe del Área vise la Constancia. - La secretaria del Área de Gestión Institucional entrega al usuario la constancia de Ubicación Geográfica, firmando el cuaderno de cargo. 70 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO PASO N° 01 ACTIVIDAD RESPONSABLE El usuario presenta solicitud y requisitos Profesores y a la Oficina de Trámite Documentario de Administrativos la UGEL Santiago de Chuco. 02 Equipo de Trámite Documentario, deriva Equipo de Trámite expediente a secretaria del Área de Documentario Gestión Institucional 03 Recepciona, registra y deriva al Secretaria de AGI Especialista de Estadística. 04 Recibe y verifica el expediente si está Especialista de conforme, elabora y remite la Constancia Estadística de Ubicación Geográfica según el padrón de Instituciones Educativas. Remite al Jefe del Área para su visación. 05 El Jefe del Área, revisa y visa la constancia Jefe de AGI de Ubicación Geográfica y deriva a secretaria de AGI. 06 Deriva Constancia de Ubicación Secretaria de AGI Geográfica y expediente a la secretaria del Despacho Directoral para la firma del Director de la UGEL Santiago de Chuco. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 2 días, 2 horas y 10 minutos. TIEMPO 5 minutos 1 día 1 hora 1 día 5 minutos 1 hora 71 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRAMITE DOCUMENTARIO SECRETARIA Procedimiento INICIO Recepción, registro y asignación de expediente ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL ESPECIALISTA DE ESTADISTICA Recibe y verifica el expediente si está conforme SI Conforme Presenta solicitud y requisitos No Procedimiento De existir observaciones se devuelve el documento para subsanar dichas observaciones Ingreso de documentos por Trámite Documentario A Recibe la Constancia de Ubicación Geográfica, previamente visado y se entrega junto con el expediente a la secretaria de Dirección FIN Elabora y remite la Constancia de Ubicación Geográfica según el Padrón de Instituciones Educativas. Remite al Jefe del Área para su visación JEFE DEL ÁREA Revisa y visa la Constancia de Ubicación Geográfica MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL CÓDIGO: P10-AGI-ES. FIN. 1. OBJETIVO: Dar a conocer la situación y cantidad de las plazas existentes en las Instituciones Educativas o Programas Educativos del ámbito de la jurisdicción de la UGEL Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas o Programas Educativos del ámbito de la jurisdicción de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE LEGAL: - RM. N° 114-2001-ED, Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones de Educación y de las Unidades de Gestión Educativa Local. - D.S. N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. - Directiva N° 021-2009-ME/SPE-UP, “Norma para la Formulación y Aprobación del Presupuesto Analítico de Personal – PAP, de las Unidades Ejecutoras de Educación y Gobiernos Locales. - Directiva R.S.G. N° 1825-2014-MINEDU, para el Proceso de Racionalización del Gasto en Plazas de Personal Docente y Administrativo en Instituciones Educativas Públicas en Educación Básica. 4. REQUISITOS: - Presupuesto Analítico de Personal de Instituciones Educativas. - Planilla de Pagos de Remuneraciones. - Marco Presupuestal Anual. - Cuadro de Horas. - La necesidad de tener ordenado y sistematizado el Presupuesto Analítico de Personal 2016. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La Aprobación del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) es un proceso de carácter anual, que tiene como propósito financiar los servicios específicos de personal nombrado y contratado, en función de la disponibilidad presupuestaria, garantizando las plazas estrictamente necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales. - Los responsables de la elaboración y formulación del Presupuesto Analítico de Personal (PAP) para el ejercicio presupuestal correspondiente, se encuentra establecido en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) de las instancias de gestión educativa, con categoría de Unidad Ejecutora, y dicha responsabilidad recae en los Órganos de Personal y de Gestión Institucional. 73 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO Especialista de Finanzas, prepara Oficio Múltiple dirigido a los Directores de las Instituciones Educativas solicitando el Presupuesto Analítico de Personal. Secretaria de AGI pasa oficio al Jefe de Área para revisión y si está conforme lo visa. Secretaria de AGI, enumera el oficio, prepara cargo de entrega de documentos a los Directores de las Instituciones Educativas y entrega Oficio Múltiple e instructivo, previa firma del cargo. Especialista de Finanzas, recepciona el Presupuesto Analítico de Personal de los Directores de las Instituciones Educativas, verifica la información con el Cuadro de Control de Horas y las Planillas de Pago de Remuneraciones. El Especialista de Planificación, verifica la cantidad de secciones del Presupuesto Analítico de Personal presentada por la Institución Educativa, si esta conforme realiza la visación respectiva en señal de conformidad y realiza las observaciones en caso sea necesaria, luego deriva el PAP al Especialista en Finanzas con la visación respectiva o indicando las observaciones correspondientes. El Especialista de Finanzas, si esta conforme firma y sella el PAP, registra la recepción en el cargo; en caso que existiese las observaciones en lo que corresponde a la cantidad de secciones (disminución de secciones), deberá derivar el PAP al Especialista en Racionalización para la determinación del personal excedente. El Especialista de Racionalización, realiza la determinación del personal excedente en coordinación con la Comisión de Racionalización de la Institución Educativa tomando como referencia el informe del Especialista en racionalización, una vez determinado el personal excedente El Especialista de Finanzas, en coordinación con el Especialista de Planificación una vez conforme firma y sella el PAP y pasa al Especialista en Personal para su respectiva visación y entrega el PAP a la I.E. correspondiente El Especialista de Finanzas, elabora el proyecto de Resolución de aprobación del PAP y pasa al Jefe de Área y si esta conforme visa el proyecto de Resolución de aprobación del PAP La secretaria del AGI, eleva a Tramite Especialista de Finanzas ½ día Jefe de AGI ½ día Secretaria de AGI ½ día Especialista de Finanzas ½ día Especialista de Planificación 1 ½ día Especialista de Finanzas 1 ½ día Especialista de Racionalización 1 ½ día Especialista de Finanzas ½ día Especialista de Finanzas 1 ½ día Secretaria de AGI 5 día 74 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Documentario el Proyecto de Resolución de aprobación del PAP y distribuye una vez aprobado la fotocopia del acto resolutivo al AA (Especialista en Personal), AGI (Especialistas de: Planificación y Racionalización) y AGP. Prepara oficio de envío del PAP al MINEDU, con fotocopia del acto resolutivo de aprobación del PAP. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 13 días y medio 75 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO MINISTERIO DE EDUCACIÓN ESPECILALISTA EN FINANZAS ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Especialista Especialista en en Secretaria Racionalización Planificación Procedimiento: Recepción de Proyecto de Oficio Múltiple INICIO Prepara el proyecto de oficio múltiple dirigido a los Directores solicitando el Presupuesto Analítico de Personal Recepcionar el oficio múltiple en donde solicita el Presupuesto Analítico de Personal Revisa el Presupuesto Analítico de Personal (plazas) con la base de datos del sistema informático y lo deriva al Especialista en Planificación Recepcionar las observaciones y subsana y remite el Presupuesto Analítico de Personal de la Institución Educativa. FIN para la I.E. Recepcionar la Resolución Directoral del Presupuesto Analítico del Personal de la UGEL-SCH Revisa el Presupuesto Analítico de Personal en lo que corresponde a la cantidad de secciones y coloca su visación FIN Recibe y revisa el proyecto de Oficio Múltiple, si está conforme lo firma Secretaria Procedimiento: Recepción de proyecto de Oficio Múltiple Revisa la cantidad de personal excedente determinando según bases de datos y coloca su visación respectiva Procedimiento: recepción de proyecto de Oficio Múltiple Procedimiento: Recepción de Proyecto de Resolución Recibe y revisa el Proyecto de Resolución, si está conforme lo firma Deriva el Proyecto de Resolución Visado por el Jefe para la firma del Director de la UGEL-SCH Es conforme Firma y revisa el Presupuesto Analítico de Personal e ingresa en el sistema informático y entrega a la I.E. dicho documento Trámite Documentario Director UGELSCH. Procedimiento de firma de Oficio Procedimiento de numeración de Oficio Revisa las visaciones y observaciones del Esp. Planificación y Esp. Racionalización Recepcionar el Presupuesto Analítico de Personal con las visaciones respectivas Jefe de Área Deriva el proyecto de Oficio Múltiple visado por el Jefe para la firma del Director de la UGEL-SCH Distribuye a las Instituciones Educativas el oficio múltiple solicitando el PAP Elabora y remite el Presupuesto Analítico de Personal de la Institución Educativa para la aprobación de la UGEL ORGANO DE DIRECCIÓN consolidada la información y elabora el Proyecto de Resolución del Presupuesto Analítico de Personal de la UGELSCH de la I.E para su remisión al MINEDU verificando que tenga financiamiento Elabora el oficio remitiendo la Resolución Directoral de aprobación del Presupuesto Analítico de Personal al MINEDU Procedimiento: Numeración de Resolución Deriva el Proyecto de Resolución firmado por el Director de la UGEL para su numeración Procedimiento de firma de Resolución Directoral MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 77 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA PROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE LAS UNIDADES DE COSTEO DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL – SANTIAGO DE CHUCO CÓDIGO: P01-AA-COM.ESP. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo para realizar el procedimiento de adquisición de materiales y contratar los servicios solicitados por Áreas de la Unidad de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción. 2. ALCANCE: Trabajadores de la UGEL-Santiago de Chuco. Instituciones Educativas. Responsables de la Unidad de Costeo. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto” - Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal 2016 - Ley N° 29873 de Contrataciones del Estado, y su Reglamento D.S. N° 01382012-EF. - Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto de los Pliegos del Gobierno Nacional para el año vigente, aprobado con R.D./EF/76.01. - Ordenanza Regional N° XXX-XXX-GR. LL-CR. Aprueba el ROF de la UGEL – Santiago de Chuco. 4. REQUISITOS: - Oficio y Requerimiento en el SIGA. - Documento formal del responsable de la Unidad de Costeo detallando los requerimientos técnicos de los bienes o servicios para las Instituciones Educativas que conforman la Unidad de Costeo. - Decreto Legislativo N° 1017, se aprueba la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, su Reglamento D.S. N° 0184-EF; se encuentra los requerimientos de las Oficinas de UGEL y de las Instituciones Educativas de su jurisdicción que serán convocados a proceso de selección, con un determinado valor referencial y una fuente de financiamiento. - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la UGEL – Santiago de Chuco. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - El procedimiento se inicia cuando el responsable de la Unidad de Costeo entrega en la Oficina de Tramite Documentario, el cuadro de bienes que deberá de recibir su grupo de Instituciones Educativas de acuerdo a los Oficios recibidos de los Directores de las Instituciones Educativas. - Ingreso de documento a Trámite Documentario. - Trámite Documentario entrega el documento por el Sistema de Trámite y en físico a la secretaria de Administración. - Jefe de Administración deriva expediente a la Oficina de Abastecimiento y ésta al Comité Especial para su atención de acuerdo a las Normas de Contrataciones. 78 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 ACTIVIDAD Presentan solicitud de requerimiento de bienes de servicio. El encargado de las Contrataciones y Adquisiciones consolidan los requerimientos y elaboran el Plan Anual y eleva a la jefatura de Administración para su aprobación. Revisa y verifica los montos aprobados por la Dirección de Presupuesto de los Calendarios de Compromiso, a fin de no incurrir en sobregiro. Aprueba las bases técnicas y el expediente de contratación. Entrega el expediente de contratación al Comité de Selección, a fin de revisar evaluación de proveedores: propuesta técnica y económica. Elabora las bases administrativas del proceso de selección pertinente y solicita a la Dirección. Aprueba las bases administrativas. Convoca públicamente a participar de la licitación según se trate de una adjudicación de menor Cuantía o de una Adjudicación Directa Selectiva. Absuelve las consultas y responde a las observaciones a las bases administrativas. Recibe las propuestas técnicas y económicas de los postores. Evalúa la propuesta técnica y económica y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones, anota el nombre de los proveedores, materiales o servicios solicitado, cantidades y los precios. Participa como veedor. RESPONSABLE TIEMPO Área Usuaria 8 días Encargado de las Contrataciones y Adquisiciones 3 días Jefe del Área de Administración 1 hora Dirección 1 hora Dirección 15 minutos Dirección 5 días Dirección 2 días El Comité de Selección 8 días El Comité de Selección 1 día Dirección 8 días El Comité de Selección 4 horas Órgano de Control Institucional El Comité de Selección 2 horas Otorga la buena pro. Registra los procesos de selección en el SEACE14 El Comité de Selección CONSUCODE. Afecta presupuestalmente la buena pro otorgada Responsable del Equipo de 15 por el Comité Especial Permanente, a la fuente Abastecimientos de financiamiento respectiva. Elabora el contrato y lo suscribe conjuntamente 16 con el Jefe del Área de Gestión Administrativa y Dirección. el contratista. Elabora la Orden de Compra u Orden de Servicio Responsable de 17 a favor del proveedor otorgando la buena pro. Abastecimiento Recibe orden de compra o servicio y documentos 18 sustentatorios, realizando la afectación y Responsable de Contabilidad contabilización presupuestal. 19 Recepción de bienes y servicios adquiridos. Encargado de Almacén TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 36 días 16 Horas 2 horas 4 horas 30 minutos 15 minutos 1 hora 1 día 79 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: SUARIO ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Abastecimiento Jefe de Adm. (encargado de contrataciones) Contabilidad COMITÉ DE SELECCION INICIO Presenta solicitud de requerimiento de bienes de servicio Recibe requerimiento y deriva a la Oficina de Abastecimiento Jefe administración verifica monto aprobado de calendario de compromisos. Hace la convocatoria pública Aprueba bases técnicas de contratación y Entrega el exp. de contratación al Comité de Selección. Elabora y aprueba las bases administrativas Aprueba las bases administrativas y deriva al Comité Afecta el presupuesto a la fuente de financiamiento DIRECCIÓN Absuelve consultas y observaciones a las bases Recibe Orden de Compra y efectúa Recibe y evalúa propuesta económica y técnica Evalúa las propuestas del mercado FIN Si cumple con los requisitos otorga la buena Pro Elabora la Orden de Compra Registra en el SEACECONSUCODE. Elabora y firma el contrato MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Inscripción en el sistema. - Glosario. D.S. : Decreto Supremo E.F. : Economía y Finanzas ROF. : Reglamento de Organización y Funciones SIGA. : Sistema Integrado de Gestión Administrativa UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local SITGD. : Sistema de Gestión Documentaria PCM. : Presidencia del Consejo de Ministros SEACE. : Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado CONSUCODE.: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. 81 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: BAJA Y ENAJENACIÓN DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL DE SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P02-AA-PAT. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo para retirar del inventario general de las instituciones los bienes muebles que no se requieren para el normal desarrollo de sus funciones, de conformidad con las disposiciones legales, en la Unidad de Gestión Educativa Local e Instituciones Educativas de la jurisdicción. 2. ALCANCE: Aplica a los bienes muebles y semovientes que estén registrados en el inventario general de la institución. 3. BASE LEGAL: - Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. - D.S. N° 007-2008-VIVIENDA, Reglamento de la Ley 29151 - Directiva N° 004-2002/SBN, Procedimientos para el Alta y Baja de los bienes muebles de propiedad estatal. - Ley N° 27995, Procedimientos para asignar bienes dedos de baja por las Instituciones Públicas a favor de los Centros Educativos de las Regiones de Extrema Pobreza. - D.S. N° 013-2004-EF, Reglamento de la Ley N° 27995. 4. REQUISITOS: - Solicitud, adjuntando informe (estado de excedencia, obsolescencia técnica, mantenimiento o reparación onerosa, perdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro, rembolso o reposición cuando el semoviente sobrepase el periodo reproductivo) 5. DESCRICCIÓN GENERAL DEL PROCESO: Se inicia a petición escrita del Director de la Institución Educativa quien presenta su informe solicitando la baja de Bienes Muebles de Propiedad Estatal, adjuntando documentos probatorios que justifique la solicitud de baja, cualquiera sea su causal. 82 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 ACTIVIDAD Presenta solicitud en Trámite Documentario la baja de bienes del estado en la I.E. Deriva expediente a la comisión de Altas y bajas de la UGEL, en la Oficina de Control Patrimonial. Recibe, evalúa e identifica los bienes muebles que requieren de baja y enajenación. Elabora informe y deriva al Despacho Directoral para su aprobación respectiva. Autoriza efectuar proceso de baja de bienes solicitados por los Directores de II.EE. Solicita baja de bienes muebles a través del Software de Inventario de Mobiliario Institucional SIGA, a la superintendencia Nacional de Bienes del Estado SBN. Autoriza dar de baja los bienes del Estado de las II.EE. a través del Sistema SIGA. RESPONSABLE Director de la I. E. Tramite documentario Comisión de Altas y bajas de la UGEL Comisión de Altas y bajas de la UGEL Director Comisión de Altas y bajas de la UGEL Superintendencia Nacional de Bienes del Estado Da de baja y reporta la relación de bienes al Área de Comisión de Altas y Bajas 08 Contabilidad para hacer la rebaja en su estado de la UGEL financiero. Se comunica al Director de la Institución Educativa Comisión de Altas y bajas 09 sobre la baja de los bienes aprobados. de la UGEL Efectúa la baja de bienes muebles y los mantiene en Director de la I.E. 10 custodia. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 19 días. 07 TIEMPO 1 día 1 día 2 días 1 día 1 día 5 días 5 días 1 día 1 día 1 día 83 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: DIRECTOR I.E. TRÁMITE DOCUMENTARIO COMISIÓN DE ALTAS Y BAJAS DIRECTOR SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE BIENES DEL ESTADO INICIO Presenta solicitud de baja de bienes muebles Recibe expediente, ingresa en el sistema de Trámite Documentario y deriva a la Comisión de Altas y Bajas (Control Patrimonial) Recibe, evalúa e identifica los bienes que requieren dar de baja. Elabora informe y deriva al Despacho Directoral para su aprobación SITGD Solicita baja de bienes muebles de la I.E. a través del SIGA Efectúa baja de bienes muebles y mantiene en custodia. FIN SIGA Da de baja los bienes muebles y comunica I.E. Autoriza efectuar proceso de baja de bienes muebles Autoriza efectuar proceso de baja de bienes muebles SIGA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Solicitud e informe de bajas de bienes inmuebles. - Glosario. UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local. SNB. : Superintendencia Nacional de Bienes del Estado SIGA. : Sistema Integrado de Gestión Administrativa. II.EE. : Instituciones Educativas. 85 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: EXPEDICIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO. CÓDIGO: P03-AA-ESC. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el informe escalafonario al personal docente, Auxiliar de Educación y Administrativos de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las instituciones educativas públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. - Servidores públicos de la Sede UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley N° 27806, Ley de Trasparencia y acceso a la Información Pública - Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo. - D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento D.S. N° 005-90-PCM. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. - Resolución Ministerial N° 563-2015-MINEDU, que aprueba el Instructivo del Sistema de Escalafón Magisterial. 4. REQUISITOS: Solicitud utilizando el Formato Único de Tramite (FUT) 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La emisión de un informe Escalafonario es trabajo del responsable de la Oficina de Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Santiago de Chuco. - El responsable de Escalafón, reúne la información Pertinente, revisando el legajo y utilizando el sistema de escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el respectivo informe. Este suceso es derivado al Jefe de Área de Administración para la firma correspondiente. - El responsable de Escalafón recibe el informe firmado y hace entrega al usuario. - Finalmente, descarga del sistema de trámite como expediente atendido. 86 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe expediente, asigna número, registro en el Encargado de Trámite sistema de trámite y deriva a la Oficina de Escalafón. Documentario 02 Recibe y revisa expediente Responsable de Escalafón Revisa datos del Legajo Personal y genera Responsable de Escalafón 03 información mediante el sistema de Escalafón. Elabora el informe Escalafonario, firma y deriva a Responsable de Escalafón 04 secretaria del AA. 05 Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA. Secretaria de AA. Firma el Informe Escalafonario y devuelve a Jefe del AA. 06 secretaria del AA. 07 Recibe y deriva el informe a la Oficina de Escalafón. Secretaria de AA. Recibe el Informe Escalafonario firmado, descarga Responsable de Escalafón 08 del sistema de trámite como expediente atendido y entrega al usuario. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 días, 1 hora con 45 minutos. 01 TIEMPO 1 día 15 minutos 30 minutos 1 día 20 minutos 1 día 30 minutos 10 minutos 87 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO INICIO Presenta solicitud OFICINA DE ESCALAFÓN ÁREA DE ADMINISTRACIÓN SECRETARIA DEL ÁREA Recibe y revisa expediente Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a la Oficina de Escalafón Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA. Revisar datos del Legajo Personal y genera información mediante el Sistema de Escalafón SITGD Guarda información en la bases de datos Elabora el Informe Escalafonario, firma y deriva a secretaria Recibe Informe Escalafonario FIN JEFE DEL ÁREA Recibe informe, descarga del Sistema de Trámite como expediente atendido y entrega al usuario Recibe y deriva el Informe firmado a la Oficina de Escalafón Firma el Informe Escalafonario y devuelve a secretaria del AA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: - Presentación de solicitud - Glosario. UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local AA. : Área de Administración SITGD. : Sistema de Gestión Documentaria 89 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: EXPEDICIÓN DE PASE DE UGEL. CÓDIGO: P04-AA-ESC. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento a realizar para otorgar el Pase de UGEL al personal docente, Auxiliares de Educación y Administrativos de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco que lo requieran. 2. ALCANCE: - Docentes, Auxiliares de Educación y personal administrativo de las Instituciones Educativas Públicas del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. - Servidores Públicos de la sede UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley N° 27806, Ley de Trasparencia y acceso a la Información Pública - Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo. - D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento D.S. N° 005-90-PCM. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. - Resolución Ministerial N° 563-2015-MINEDU, que aprueba el Instructivo del Sistema de Escalafón Magisterial. 4. REQUISITOS: - Solicitud utilizando el Formulario Único de Trámite (FUT) 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La emisión de un Pase de UGEL es trabajo del responsable de la Oficina de Escalafón, del Área de Administración, de la UGEL Santiago de Chuco. - El responsable de Escalafón, reúne la información pertinente, revisando el Legajo y utilizando el sistema de Escalafón, de acuerdo a lo solicitado y emite el respectivo pase. - Este suceso es derivado para las firmas correspondientes de: el Jefe del Área de Administración, luego el Jefe del Órgano de Control Interno y finalmente el Director de la UGEL. - Luego la secretaria de Dirección deriva a la Oficina de Escalafón el Pase ya firmado. - El responsable de Escalafón hace entrega al usuario. Finalmente descarga del sistema de trámite como expediente atendido. 90 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Recibe el expediente, asigna número, registra en el sistema de trámite y deriva a la Oficina de Escalafón. 02 Recibe y revisa el expediente. Revisa datos del Legajo Personal y genera 03 información mediante el sistema de Escalafón. Emite el Pase de UGEL, firma y deriva a secretaria 04 del AA. 05 Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA. Firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria del 06 AA. 07 Recibe y deriva el Pase al Jefe de OCI. 08 Recibe, coloca sello y deriva al Jefe de OCI. Verifica la existencia o no de proceso investigatorio 09 o administrativo, firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria de OCI. Recibe y deriva el Pase al Jefe del órgano de 10 Dirección. 11 Recibe, coloca sello y deriva al Director de la UGEL Firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria del 12 AA. 13 Recibe y deriva el Pase a la Oficina de Escalafón Recibe el Pase de UGEL firmado, descarga del 14 sistema de trámite como expediente atendido y entrega al usuario. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 3 días y 5 horas 01 RESPONSABLE Encargado de Documentario TIEMPO Trámite Responsable de Escalafón 1 día 15 minutos Responsable de Escalafón 1 hora Responsable de Escalafón 30 minutos Secretaria de AA. Jefe de AA. Secretaria de AA. Secretaria de OCI Jefe de OCI Secretaria de OCI 30 minutos 1 día 30 minutos 10 minutos 10 minutos 10 minutos Secretaria de Dirección Director de la UGEL 1 hora Secretaria de Dirección 30 minutos Responsable de Escalafón 1 día 15 minutos 91 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta solicitud Presenta solicitud TRÁMITE DOCUMENTARIO Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a la Oficina de Escalafón SITGD ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ESCALAFÓN SECRETARIA JEFE Recibe y deriva expediente Recibe, coloca sello y deriva al Jefe del AA. Revisar datos del Legajo Personal y genera información en el sistema de Escalafón ÓRGANO DE CONTROL SECRETARIA JEFE Firma el Informe Escalafonario y devuelve a secretaria Recibe y deriva a secretaria de Dirección Recibe y deriva al OCI Guarda información en base a datos Elabora Pase de UGEL, firma y deriva a secretaria Recibe Pase de UGEL Presenta solicitud FIN Recibe el Pase, descarga del sistema de trámite como expediente atendido y entrega al usuario Recibe, coloca sello y deriva al Jefe Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a la Oficina de Escalafón Firma el Pase de UGEL Y devuelve a secretaria ÓRGANO DE DIRECCIÓN SECRETARIA DIRECTOR Recibe, coloca sello y deriva al Director Recibe y deriva a secretaria de Dirección Firma el Pase de UGEL y devuelve a secretaria MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: Presentación de solicitud Glosario: UGEL. : Unidad de Gestión Educativa Local AA. : Área de Administración. D.S. : Decreto Supremo D.L. : Decreto Ley PCM. : Presidencia del Consejo de Ministros FUT. : Formulario Único de Trámite 93 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: LICENCIAS SIN GOCE DE HABER. CÓDIGO: P05-AA-PER. 1. OBJETIVO: Definir el procedimiento administrativo que debe seguir el personal docente y administrativo para tramitar su licencia sin goce de remuneración. 2. ALCANCE: Docentes y personal administrativo de todas las Instituciones Educativas Públicas del ámbito de La UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE LEGAL: - Ley N° 28044, Ley General de Educación y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED - Ley N° 30372, Ley de Presupuesto para el año Fiscal 2016. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales - D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Y DE Remuneraciones del Sector Público y su Reglamento de D.S. N° 005-90-PCM. - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED - Ley N° 27783, Ley de Bases de Descentralización. - D.S. N° 015-2002-ED - Manual Normativo de Personal N° 003-93-DNP 4. REQUISITOS: - Solicitud en FUT. - Contar como mínimo con un año efectivo de servicios en condición de nombrado. - Copia de D.N.I. - Copia de la última boleta de pago. - Oficio de remisión del Expediente por el Director de la Institución Educativa. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - La licencia sin goce de remuneraciones es la acción que autoriza al personal docente y administrativo para no asistir al centro de trabajo uno o más días. - El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte y está condicionada a la conformidad institucional. - La licencia se formaliza mediante Resolución la cual es responsabilidad del técnico de la Oficina de personal de la UGEL, quien revisa el expediente que cumpla con los requisitos establecidos para luego elaborar el Proyecto de Resolución, el mismo que es derivado al Coordinador de Personal para su visación y este a su vez deriva al Área de Administración para seguir el trámite. - El Área de Administración deriva el Proyecto de Resolución al Área de Asesoría Jurídica para la visación. - El Área de Asesoría Jurídica deriva a Tramite Documentario el Proyecto para fotocopiado. - Tramite Documentario deriva las autógrafas con los antecedentes a la Dirección para la firma correspondiente, quien las devuelve debidamente firmados por el Director. - Finalmente Tramite Documentario numera, fecha y distribuye la Resolución al usuario y a las Oficinas correspondientes. 94 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe el expediente debidamente foliado, Encargado de Trámite asigna número, registra en el sistema de trámite Documentario y deriva a personal. Recibe el expediente en el sistema de tramite Técnico administrativo 02 (Personal) Revisa el expediente que cumpla con los Técnico Administrativo 03 requisitos establecidos. (Personal) Deriva copia del expediente a la Oficina de Técnico Administrativo 04 Planillas para bloqueo de pago. ( Personal) Recibe copia del expediente, revisa y procede a 05 Técnico en planillas suspender el pago. Elabora Proyecto de Resolución y el informe técnico de licencia sin goce de remuneraciones. Registra el número del Proyecto de Resolución Técnico Administrativo 06 con el que se atendió el expediente de licencia. (Personal) Deriva el Proyecto de Resolución al Coordinador de personal para V°B° y el expediente en el SITGD al Área de Administración. Deriva el Proyecto de Resolución a secretaria del 07 Coordinador de Personal Área de Administración. Recibe el Proyecto de Resolución y deriva al Jefe Secretaria del Área de 08 del Área de Administración para la visación. Administración. Visa y devuelve el Proyecto a la secretaria de Jefe del Área de 09 Administración. Administración Deriva en el SITGD el expediente y el proyecto Secretaria del Área de 10 hacia el Área de Asesoría Jurídica para la Administración visación respectiva. Recibe y deriva al Jefe de Área para la visación Secretaria del Área de 11 del Proyecto. Asesoría Jurídica Visa y devuelve el Proyecto a la secretaria Jefe de área de Asesoría 12 Jurídica Deriva en el SITGD el proyecto hacia trámite Secretaria del Área de 13 documentario. Asesoría Jurídica Recibe, visa, registra, fotocopia y deriva el Técnico Administrativo 14 Proyecto de Resolución a secretaria de Dirección (Trámite Documentario) Recibe y deriva al Despacho Directoral para la 15 Secretaria de Dirección firma Firma las autógrafas y devuelve a secretaria de 16 Director UGEL - SCH Dirección. Recibe el expediente y autógrafas firmadas y 17 Secretaria de Dirección deriva a Trámite Documentario. Consigna número y fecha, entrega al usuario copia original de la Resolución previa firma del cargo. Archiva copias de Resolución y autógrafas Técnico Administrativo 18 con sus antecedentes. (Trámite Documentario) Distribuye a las Áreas y equipos correspondientes. TIEMPO APROXIMADO DE DURACIÓN DEL TRAMITE: 17 días y 6 horas. 01 TIEMPO 1 día 1 día 1 día 1 hora 1 hora 1 día 1 hora 2 días 1 día 1 hora 1 día 1 día 1 hora 3 días 1 hora 2 días 1 día 2 días 95 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta solicitud y requisitos A TRÁMITE DOCUMENTA RIO ÁREA DE ADMINISTRACIÓN COORDINACIÓN DE PERSONAL PLANILLA SECRETAR TÉCNICO COORD. DE S IA ADMINISTRATIV PERSONAL O Recibe, verifica requisitos deriva copia a planillas Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a personal Es conforme SITGD NO Recibe y firma el cuaderno de cargos en señal de conformidad FIN SI Devuelve expediente Recibe, revisa, registra el P.R. y deriva a secretaria de Dirección Numera R.D. fecha, registra, distribuye a las Áreas y entrega al usuario. Archiva autógrafas con su antecedente A Proyecta Resolución Recibe copia del expediente y bloquea el pago Visa el Proyecto de Resolución y deriva a secretaria Recibe y deriva al Jefe ASESORÍA JURÍDICA JEFE Visa el Proyecto y devuelve a secretaria SECRETAR IA Recibe y deriva al Jefe para la visación Deriva el Proyecto al A.A.J. a través del SITGD Deriva el Proyecto a Trámite Documentario JEFE Revisa el P.R. y devuelve a secretaria ÓRGANO DE DIRECCIÓN SECRETARIA Recibe sella y deriva al Despacho Directoral para la firma Deriva a Trámite Documentario DIRECTOR Firma las autógrafas y devuelve con los antecedentes a secretaria MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: OTORGAMIENTO DE SUBSIDIO POR SEPELIO Y LUTO CÓDIGO: P06-AA-PLAN. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la proyección de una Resolución otorgando el beneficio de Subsidio por Luto. 2. ALCANCE: Profesores y trabajadores administrativos activos y cesantes, así como familiares directos tanto de profesores como administrativos cesantes pertenecientes a la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos. - Ley N° 24024 y su Modificatoria 25012. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial. - Resolución de Sala Plena N° 001-2011-SERVIR/TSC. 4. REQUISITOS: - Presentación de expediente por el usuario a la UGEL conteniendo todos los requisitos necesarios para el reconocimiento de Subsidio por Luto. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Es responsabilidad de usuario solicitar el reconocimiento por Subsidio por Luto, conteniendo todos los requisitos. - Es responsabilidad del equipo de planillas, emitir el Proyecto de Resolución, reconociendo el Subsidio por Luto. - Es responsabilidad del coordinador de personal, Administrador, Jefe de Gestión Institucional y Asesor Legal de la UGEL la visación del Proyecto de Resolución emitida por el Equipo de Planillas. - Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la Resolución. - Es responsabilidad de Trámite Documentario, encargado de reproducir y notificación de la Resolución. 97 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Recibe el expediente, ingresa al sistema de trámite y deriva al Equipo de Planillas por parte de Trámite Documentario. Recibe expediente verifica que cuente con todos los requisitos necesarios y que pertenezca a la UGEL – 02 SCH. el solicitante o un familiar directo que solicita el beneficio. Calcula monto de acuerdo a ley y proyecta resolución otorgando el beneficio de Subsidio por 03 Sepelio y Luto y deriva a la Oficina de Personal para su visación e ingreso al NEXUS Revisa y visa Proyecto de Resolución por parte del 04 Coordinador de Personal e ingresa al NEXUS y deriva a la Oficina de Administración. Revisa y visa Resolución por parte del 05 Administrador y deriva a la jefatura del Área de Gestión Institucional. Revisa y visa Resolución por parte de Jefe de 06 Gestión Institucional y deriva al Área de Asesoría Jurídica. Revisa y visa Resolución por parte del Asesor y 07 deriva a Trámite Documentario. Recibe Proyecto de Resolución, registra y deriva a 08 Dirección. Firma Proyecto de Resolución y deriva a Trámite 09 Documentario. Recibe Proyecto de Resolución, envía a impresiones 10 para su reproducción indicando el número de copias. 11 Reproduce copias de Proyecto de Resolución. Recibe copias, numera, fecha y firma de 12 Responsable de Trámite Documentario y notifica a las Áreas de la UGEL e interesado. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 13 días y 5 horas 01 RESPONSABLE Encargado de Trámite Documentario TIEMPO 1 día Equipo de Planillas 1 hora Equipo de Planillas 1 hora Oficina de Personal 1 día Oficina de Administración 1 día Jefatura de Gestión Institucional 1 día Asesoría Jurídica 1 día Tramite Documentario 1 día Dirección 1 día Trámite Documentario 1 día Impresiones Trámite Documentario 3 horas 5 días 98 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO ADMINISTRACIÓN EQUIPO DE EQUIPO DE PLANILLAS PERSONAL TRÁMITE DOCUMENTARIO INICIO Presenta expedient e Recibe, revisa expediente y verifica requisitos Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a Planillas NO ¿Cumple? SI Revisa y visa Proyecto de Resolución e ingresa al NEXUS NEXUS SITGD A Usuario recibe R.D. FIN Numera R.D. fecha, registra, distribuye a las Áreas, archiva autógrafas con su antecedente y entrega al usuario Cálculo, Proyección de Resolución y derivación a Personal JEFE Revisa y visa Proyecto de Resolución ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL Revisa y visa Proyecto de Resolución ASESORÍA LEGAL Revisa y visa Proyecto de Resolución DIRECCIÓN Firma Resolución y deriva a Trámite Documentario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: REPROGRAMACIÓN DE CHEQUES ANULADOS CÓDIGO: P07-AA-PLAN. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la programación de cheques anulados por vencimiento. 2. ALCANCE: A todo el personal activo, cesante y proveedores que pertenecen a la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa. - Ley del Sistema Nacional de Presupuesto N° 28411. - Ley del Presupuesto Público N° 30372-2016. - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería N° 28693. - Directiva de Tesorería N° 001-2012-EF/77.15. - Directiva Administrativa de Viáticos N° 001-2015GRLL-GRSE-UGEL-SCH. 4. REQUISITOS: - Recibo de pago en caja por derecho de reprogramación. - Solicitud pidiendo reprogramación de cheque. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Todo cheque del Tesoro Público tiene vigencia de 30 días, pasado esta fecha será anulado por vencimiento. - Es responsabilidad del usuario solicitar la reprogramación de su cheque vencido, cumpliendo los requisitos establecidos en el numeral 4; para lo cual presentará la solicitud en Trámite Documentario. - La Oficina de Trámite Documentario es la responsable de remitir el expediente a la Oficina de Tesorería. - La Oficina de Tesorería recepciona el expediente y procede a la anulación del cheque vencido en el SIAF y espera la aprobación del Tesoro Público. - Una vez aprobado la anulación se procede a girar el nuevo cheque a ingresar en el Sistema SIAF y esperar el tiempo necesario para su aprobación por Tesoro Público. - Una vez aprobado el nuevo cheque se imprime el comprobante de pago y se procede a hacer firmar por los responsables. - Estando todo listo se efectúa la entrega al usuario, dando por concluido todo el proceso. 100 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 ACTIVIDA RESPONSABLE Pago por reprogramación de cheque Cajero Presenta solicitud en FUT por el interesado. Trámite Documentario Deriva expediente a la Oficina de Tesorería. Trámite Documentario Anula el cheque en el SIAF. Tesorería Giro del nuevo cheque e ingreso al SIAF y espera para Tesorería su aprobación. 06 Emite comprobante de pago y hace firmar cheque y Tesorería visa comprobante de pago. 07 Entrega de cheque y firma del comprobante de pago Caja por el usuario. TIEMPO APROXIMADO DE DURACIÓN DEL TRÁMITE: 2 días, 2 horas con 30 minutos TIEMPO 10 minutos 10 minutos 1 día 1 día 2 horas 10 minutos 101 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO INICIO TESORERÍA Emite comprobante de pago Paga y recibe comprobante en Tesorería Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a Tesorería Recibe y visa expediente e ingresa al SIAF Presenta expediente Anula y autoriza cheque en el SIAF SITGD Recibe nuevo cheque de pago FIN Emite y firma el comprobante de pago Entrega cheque al usuario en la ventanilla de caja MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: Presentación de solicitud Glosario: FUT. : Formulario Único de Trámite SIAF. : Sistema Integrado de Administración Financiera 103 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO DE BENEFICIOS ECONÓMICOS IMPAGOS (PREPARACIÓN DE CLASES, REFRIGERIO Y MOVILIDAD, REINTEGRO DE 20, 25, 30 AÑOS Y SUBSIDIO POR LUTO) CÓDIGO: P08-AA-PLAN. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para la proyección de una Resolución para el reconocimiento de beneficios económicos (Preparación de clases, refrigerio y movilidad, reintegro de 20, 25, 30 años y subsidio por luto). 2. ALCANCE: Usuarios de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial. - Ley N° 27744, Ley de Procedimientos Administrativos. - Ley N° 24024 y su Modificatoria 25012. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, Reglamento de Ley de Reforma Magisterial. - Resolución de Sala Plena N° 001-2011-SERVIR/TSC. 4. REQUISITOS: - Presentación del expediente por el usuario de la UGEL-SCH. - Opinión Legal. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Es responsabilidad del Equipo de Planillas solicitar la opinión Legal al Área de Asesoría Jurídica. - El Área de Asesoría Jurídica es la responsable de emitir las Opiniones Legales. - La proyección de la Opinión Legal es responsabilidad del Equipo de Planillas. - Es responsabilidad del Coordinador de personal, Administrador y Asesor Jurídico de la UGEL Santiago de Chuco la visación de Resolución de improcedencia emitida por el Equipo de Planillas. - Es responsabilidad del Director de la UGEL la firma de la Resolución. - El responsable de Trámite Documentario es el encargado de reproducir y la notificación de la Resolución. 104 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe el expediente, ingresa al Sistema de Trámite y Encargado de Trámite deriva al Equipo de Planillas por Trámite Documentario Documentario. 02 Revisa el expediente y elabora el Oficio solicitando Asesoría Jurídica Opinión Legal al área de Asesoría Jurídica. 03 Firma del Oficio por parte del Jefe de Administración Oficina de y generación de número de Oficio. Administración 04 Deriva en el Sistema de Trámite Documentario el Equipo de Planillas expediente con su respectivo número de Oficio al Área de Asesoría Jurídica. 05 Recibe el Oficio conteniendo expediente en el Sistema Asesoría Jurídica de Trámite Documentario y deriva a jefatura del Área para la emisión de la Opinión Legal. 06 Recibe el expediente con Opinión Legal, derivación Oficina de del expediente por el Administrador y derivación por Administración secretaria al Equipo de Planillas. 07 Proyecta Resolución, según Opinión Legal donde se Equipo de Planillas resuelve declarar improcedente la solicitud del usuario. 08 Revisa y visa Resolución por parte de Coordinador de Oficina de Personal Personal y deriva a la Oficina de Administración. 09 Revisa y visa Resolución por parte del Administrador Oficina de y deriva a la Oficina de Asesoría Jurídica. Administración 10 Revisa y visa la Resolución por parte del Asesor y Asesoría Jurídica deriva a Trámite Documentario. 11 Recibe el Proyecto de Resolución y deriva a Trámite Documentario Dirección. 12 Firma el Proyecto de Resolución y deriva a Trámite Dirección Documentario. 13 Recibe el Proyecto de Resolución, envía a Tramite Documentario impresiones para su reproducción indicando el número de copias. 14 Reproduce Proyecto de Resolución. Impresiones 15 Recibe copias, numera, fecha y firma el responsable Trámite Documentario de Trámite Documentario y notifica a las Áreas de la UGEL-SCH e interesado. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 24 días, 07 horas y 10 minutos TIEMPO 1 día 1 hora 1 día 10 minutos 9 días 3 horas 2 días 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 3 horas 5 días 105 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta expediente TRÁMITE DOCUMENTARIO Recibe y registra expediente en el SITGD y deriva a Dirección ÁREA DE ADMINISTRACIÓN EQUIPO DE PLANILLAS JEFE Recibe, revisa expediente y elabora Oficio de Opinión Legal PERSONAL Recibe Oficio firma, numera y devuelve a Planillas Recibe Oficio y deriva a Asesoría Jurídica SITGD Recibe Opinión y verifica resultado de Opinión Recibe Opinión y deriva a Equipo de Planillas Emite Proyecto de Resolución y deriva al Jefe Firma Proyecto de Resolución y deriva a personal A Usuario recibe R.D. de procedencia o improcedencia Firma Proyecto de Resolución y deriva a Dirección Procede NO FIN Numera R.D., fecha, registra, distribuye a las Áreas archiva autógrafa con su antecedente y entrega al usuario A SI NEXUS ASESORÍA JURÍDICA DIRECCIÓN Recibe Oficio, analiza y emite Opinión Legal Firma Resolución y deriva a Tramite Documentario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA 107 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: CUMPLIMIENTO DE SENTENCIA JUDICIAL CÓDIGO: P01-AJ-ABOG. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en el cumplimiento de sentencia judicial, para conocimiento de los usuarios de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Directores, subdirectores, docentes, auxiliares de educación y administrativos de II.EE. de ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. - Cesantes y jubilados. - Servidores públicos de la Sede de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Constitución Política del Perú: Artículo 139° inciso 2. - Ley Orgánica del Poder Judicial modificada por Ley N° 28901 Artículo 4°. - Decreto Supremo N° 017-93-JUS. - Decreto Supremo N° 013-2008-JUS: Artículo 46° Numeral 46.1. 4. REQUISITOS: - Sentencia de Primera Instancia. - Sentencia de Segunda Instancia. - Resolución Judicial que declara consentida la sentencia. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Una vez recibida la Resolución que declara consentida la sentencia de segunda instancia, se adjunta la sentencia de Primera instancia y Segunda instancia. - El Área de Asesoría Jurídica procede a elaborar el Oficio para el cumplimiento del mandato judicial, luego deriva al Área de Administración para que disponga a la Oficina Correspondiente la elaboración del Proyecto de Resolución administrativa. - Elaborado el Proyecto de Resolución será visado por las jefaturas de la UGEL según corresponda. - Posteriormente se deriva a la Oficina de Trámite Documentario para fotocopia y se alcanza al Despacho Directoral para la firma de autógrafas, retorna a la Oficina de Trámite Documentario para numeración, fechado, registro, distribución a las Áreas, archivo y notificación al usuario. 108 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe la notificación de la Resolución que declara Oficina de Trámite consentida la sentencia, registra y deriva a A.J. a través Documentario del SITGD Recibe y deriva al Despacho del Jefe de Asesoría Jurídica Secretaria de Asesoría 02 Jurídica Recibe, analiza y despacha. Jefe Área de Asesoría 03 Jurídica Recibe las Resoluciones judiciales y elabora el Oficio Secretaria de Asesoría 04 para el cumplimiento, alcanza al Jefe para firma. Jurídica 05 Firma Oficio Jefe de Asesoría Jurídica Recibe el Oficio de cumplimiento con la copia de las Secretaria DE Asesoría 06 Resoluciones Judiciales y deriva al Área de Jurídica Administración. Recibe el Oficio de cumplimiento y deriva al Jefe del Secretaria de 07 Área para derivación correspondiente. Administración Analiza y deriva al Equipo de Trabajo según 08 Jefe de Administración corresponda. Recibe el Oficio de cumplimiento, elabora el Proyecto de Encargado de Oficina 09 Resolución y deriva al Jefe de Administración para V°B°. correspondiente Recibe, registra y deriva el Proyecto al Jefe del Área de Secretaria de 10 Administración. Administración Visa Proyecto de Resolución y deriva a través de 11 Jefe de Administración secretaria para V°B° de las Jefaturas. Visa el Proyecto de Resolución por el Jefe de AGI. Jefe de Gestión 12 Institucional Visa el Proyecto de Resolución por el Jefe de Asesoría 13 Jefe de Asesoría Jurídica Jurídica. Recibe el Proyecto de Resolución, lo fotocopia y deriva a Responsable de Trámite 14 la Dirección para la firma del Director. Documentario Recibe y pasa al Despacho del Director para la firma de 15 Secretaria de Dirección la autógrafa. 16 Firma autógrafa. Director de la UGEL Deriva a través del Sistema de Trámite Documentario la 17 autógrafa y expediente a la Oficina de Tramite Secretaria de Dirección Documentario. Recibe Resolución, numera, fecha, registra, distribuye a Responsable de Trámite 18 las Áreas, archiva y notifica al usuario. Documentario TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 22 días y 04 horas. 01 TIEMPO 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 1 hora 1 hora 1 día 4 días 1 día 1 día 1 hora 1 hora 1 día 1 día 2 días 1 día 5 días 109 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: TRAMITE DOCUMENTARIO ÁREA DE ASESORÍA JURÍDICA ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA La secretaria recibe, registra y deriva a la Jefatura Secretaria recibe, registra y deriva al Jefe ÁREA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL INICIO Recibe notificación de la Resolución y registra El Jefe recibe, analiza y despacha hacia secretaria para que elabore Oficio SITGD Jefe analiza y deriva al Equipo de Trabajo según corresponda DIRECCIÓN A Jefe visa el Proyecto de Resolución La secretaria recibe y deriva al Despacho Directoral para la firma de autógrafa A Recibe el Proyecto de Resolución, fotocopia y deriva a la Dirección para la firma del Director Recibe Resolución, numera, fecha, registra, distribuye a las Áreas, archiva y notifica al usuario Jefe firma Oficio de ejecución judicial Secretaria recibe el Oficio con la copia de las Resoluciones Judiciales y deriva a AA. Jefe visa Proyecto de Resolución Usuario recibe Resolución FIN Equipo recibe Oficio, elabora Proyecto de Resolución y deriva al Jefe de Administración para V°B° Jefe visa Proyecto de Resolución y deriva a través de secretaria para V°B° de las jefaturas Director firma autógrafa Secretaria deriva a través del sistema la autógrafa y expediente a la Oficina de Trámite Documentario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: RECURSO DE RECONSIDERACIÓN CÓDIGO: P02-AJ-ABOG. 1. OBJETIVO: Determinar el procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de reconsideración, para conocimiento de los usuarios internos y externos de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Directores y Subdirectores de II.EE. - Docentes y Administrativos. - Servidores públicos de la Sede de la UGEL Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Artículo 208°. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento el D.S. N° 005-90-PCM. 4. REQUISITOS: - Recurso con firma de Abogado dirigido al Director de la UGEL-SCH. - Fotocopia fedateada del Documento Nacional de Identidad. - Copia autenticada del documento que impugna (Oficio o Resolución). - Copia autenticada de la constancia de notificación. - Prueba nueva. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Se recepciona y analiza el recurso de reconsideración del administrado, a fin de verificar lo peticionado de acuerdo a la normatividad vigente. El Área de Asesoría Jurídica es el responsable de elaborar el Informe Legal con respuesta fundada o infundada que luego es derivado al Despacho Directoral. - El Director de la UGEL firma las autógrafas y luego deriva a Trámite Documentario para el registro, fechado, archivo y notificación al usuario. 111 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Recibe el expediente, le asigna un número lo registra y deriva a Asesoría Jurídica a través del SITGD. Recibe expediente y deriva al Despacho del Jefe de 02 Asesoría Jurídica. 03 Recibe recurso, analiza y elabora el informe legal. Recibe el Informe Legal, elabora el Proyecto de 04 Resolución y deriva al Jefe del Área para V°B°. 05 Jefe del Área da visto bueno y deriva a secretaria. Recibe el Proyecto de Resolución visado y deriva 06 al Órgano de Dirección para la firma de lasa autógrafas. Recibe el Proyecto de Resolución, lo fotocopia y 07 deriva a la Dirección para la firma del Director. Recibe y pasa al Despacho del Director para la 08 firma de la autógrafa. 09 Firma autógrafa. Deriva a través del Sistema de Trámite 10 Documentario la autógrafa y expediente a la Oficina de Trámite Documentario. Recibe, numera, fecha, registra, distribuye a las 11 Áreas, archiva y notifica al usuario. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 27 días y 3 horas. 01 RESPONSABLE Oficina de Trámite Documentario Secretaria de Asesoría Jurídica Jefe de Asesoría Jurídica Secretaria de Asesoría Jurídica Jefe de Asesoría Jurídica TIEMPO 1 día 1 día 10 días 2 días 1 día Secretaria de Asesoría Jurídica 1 día Responsable de Trámite Documentario 1 día Secretaria de Dirección 1 día Director de la UGEL-SCH. 4 días Secretaria de Dirección 3 horas Responsable de Trámite Documentario 5 días 112 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO AREA DE ASESORÍA JURÍDICA INICIO Secretaria recibe y deriva el expediente al Jefe de Asesoría Jurídica Recibe expediente, registra en el SITGD y deriva a Asesoría Jurídica Presenta recurso de reconsideración DIRECCIÓN Recibe el expediente, descarga en el Sistema y deriva al Director El jefe de Asesoría Jurídica estudia y genera el Informe Legal SITGD NO SI Cumple requisitos A Recibe Oficio o Resolución FIN Recibe autógrafas, fotocopia, numera, fecha, archiva, notifica al impugnante y distribuye a las Áreas según corresponda Se deriva a Dirección el expediente con Oficio para firma y devolución al usuario Jefe de Asesoría Jurídica elabora Informe Legal A Secretaria elabora el Proyecto de Resolución y con V°B° del Jefe deriva a Dirección a través del SITGD Director firma autógrafas y a través de secretaria deriva a Trámite Documentario MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: RECURSO ADMINISTRATIVO DE APELACIÓN CÓDIGO: P03-AJ-ABOG. 1. OBJETIVO: Determinar el Procedimiento administrativo que se sigue en un recurso de apelación, para conocimiento de los usuarios de la UGEL Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Personal docente, administrativo, auxiliar de educación y cualquier usuario de la UGEL Santiago de Chuco, que está disconforme con un acto administrativo que considere afecte sus derechos. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. 4. REQUISITOS: - Escrito de Apelación dirigido al titular que emitió el acto administrativo que se impugna; consignando: identificación del administrado, pretensión, fundamentos de hecho y derecho. - Firma del impugnante y letrado que autoriza el escrito. - Pruebas que acompañan el escrito (copia de DNI y copia del acto administrativo que se impugna) - Cédula de notificación. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - El recurso administrativo de apelación constituye un mecanismo de defensa de los derechos de los administrados, permitiéndoles cuestionar los actos de la administración pública que hubieran sido dictados sin cumplir con las disposiciones legales o sin efectuar una adecuada apreciación de los hechos y fundamentos expuestos, a fin de que sean revisados por el superior jerárquico. - El procedimiento se inicia en la UGEL, la misma que a través del Formato de Trámite de Apelación concede la apelación y con el Oficio correspondiente es remitido a la GRELL, para que resuelva el recurso impugnativo de apelación. 114 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 02 03 04 05 06 07 ACTIVIDAD RESPONSABLE Presenta el escrito de apelación en mesa de partes. Revisa el escrito de apelación; (si no cumple con los requisitos se concede 2 días para ser subsanado, de no hacerlo se declara como no presentado) Recibe, asigna número de expediente en el SITGD y deriva al Área de Asesoría Jurídica. Recibe expediente de recurso de apelación. Usuario 1 día Responsable de Mesa de Partes Secretaria de Asesoría Jurídica Elabora la hoja de coordinación, solicitando los Secretaria de Asesoría actuados (autógrafa de la R.D. materia de apelación) y Jurídica deriva a archivo. Recibe la hoja de coordinación. Responsable de archivo Búsqueda de la autógrafa (R.D) y derivación al Área de Responsable de archivo Asesoría Jurídica. 08 Recibe fotocopia de la autógrafa y anexos. Secretaria de Asesoría Jurídica 09 Elabora Oficio y Formato de Trámite de Apelación. Secretaria de Asesoría Jurídica 10 Visa Oficio y Formato de Trámite de Apelación. Jefe de Asesoría Jurídica 11 Deriva el expediente de apelación, conteniendo el Secretaria de Asesoría Oficio y el Formato de Trámite de Apelación al Jurídica Despacho de Dirección para firma del Director. 12 Recibe el expediente. Secretaria de Dirección 13 Firma el Oficio y Formato de Trámite de Apelación Director de la UGEL-SCH 14 Enumera el Oficio y el Formato de Trámite de Secretaria de Dirección Apelación. 15 Devuelve el expediente a Asesoría Jurídica. Secretaria de Dirección 16 Recibe el expediente, con Oficios y decreto Secretaría de Asesoría enumerados. Jurídica 17 Remite el expediente de apelación a la Gerencia Secretaria de Asesoría Regional de Educación. Jurídica 18 Recibe, asigna número y deriva el expediente a Encargado de Trámite Asesoría Jurídica. Documentario de la GRELL. 19 Revisa el expediente y elabora el Proyecto de Gerente del Área de Resolución que declara fundada o infundada el recurso Asesoría Jurídica de la de apelación. GRELL 20 Firma el Proyecto de Resolución Gerencial Regional y Gerente Regional GRELL deriva a Oficina de Trámite Documentario para numeración. 21 Numera, fecha, archiva y remite la Resolución a la Responsable de archivo de UGEL-SCH. la GRELL 22 Recibe y deriva la R.G.R. al Área de Asesorías Jurídica. Responsable de Mesa de Partes 23 Comunica al área respectiva para ejecución de Secretaria de Asesoría Resolución emitida por la GRELL (fundada o Jurídica infundada). 24 Recibe, pública y notifica al usuario. Secretaria de Asesoría Jurídica TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 117 días y 2 horas TIEMPO 20 minutos 1 hora 10 minutos 7 días 2 días 2 días 30 minutos 1 día 1 día 1 día 90 días 2 días 3 días 1 día 1 día 5 días 115 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: UNIDA DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL SANTIAGO DE CHUCO USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ASESORÍA JURÍDICA Recibe y revisa expediente Secretaria recibe y registra expediente en SITGD Recibe hoja de coordinación Recibe y fotocopia los actuados Búsqueda y entrega de los actuados INICIO Presenta recurso de reconsideración Cumple Requisitos A NO A SI Recibe expediente, registra en el SITGD y deriva a A.J Elabora Oficio y Formato de Trámite de Apelación Jefe visa el Oficio y Formato de Trámite de Apelación ARCHIVO DIRECCIÓN Recibe el expediente de apelación Recibe y revisa expediente Recibe Resolución y firma cargo FIN B Recibe y deriva la R.G.R.a Asesoría Jurídica y usuario Recibe el expediente firmado por el Director Deriva expediente de apelación a la GRELL Recibe, asigna número y deriva el expediente a Asesoría Jurídica Firma el Oficio y Formato de Tramite de Apelación del expediente de apelación Secretaria enumera Oficio y el Formato de Trámite de Apelación SITGD Deriva a Dirección para firma del Director GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN LA LIBERTAD GERENCIA DE TRÁMITE ASESORÍA DIRECTOR DOCUMENTARIO JURÍDICA Secretaria deriva el expediente de apelación al Área de Asesoría Jurídica Numera, fecha, archiva y remite la Resolución a la UGEL B Revisa el expediente y elabora el Proyecto de Resolución Firma el Proyecto de Resolución Gerencial Regional y deriva a Oficina de Trámite Documentario para numeración MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 8. ANEXOS: Cédula de notificación. GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD GERENCIA REGIONAL DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCA – SANTIAGO DE CHUCO CÉDULA DE NOTIFICACIÓN En la fecha ha recibido la RESOLUCIÓN GERENCIAL REGIONAL N°.______ /ED-LL, de fecha ___________ de _____________________________ del 20 _______. NOMBRES Y APELLIDOS: _______________________________________ DOMICILIO PROCESAL : _______________________________________ DOC. DE IDENTIDAD : _______________________________________ FECHA DE RECEPCIÓN : _______________________________________ FIRMA : _______________________________________ 117 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO FORMATO DE TRÁMITE DE APELACIÓN. (Para el caso de apelación de Oficios) TRÁMITE DE RECURSO DE APELACIÓN N° ________-201 GRLL-UGEL-SCH/AAJ. Santiago de Chuco, Señor: Dr. Gerente Regional de Educación La Libertad Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al: Oficio N° : Presentado por : Con : N° de folios : Por concepto : Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. Atentamente; (Pie de Página) Adjunta: Señor: Gerente de Asesoría Jurídica de la Gerencia Regional de Educación La Libertad. Traslado a su Despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los adjuntos, agradeciéndole a Usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente. Atentamente, 118 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS TRAMITE DE RECURSO DE APELECIÓN N° ________ -201 UGEL – SANTIAGO DE CHUCO -GRLL-UGEL-SCH/AAJ. (Para el caso de apelación de Resoluciones) Santiago de Chuco, Señor: Prof. Gerente Regional de Educación La Libertad Remito a Usted, para el trámite de Ley el expediente de recurso de apelación al: Resolución N° : Presentado por : Con : N° de folios : Por concepto : Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima personal. Señor: Gerente de Asesoría Jurídica de la Gerencia Regional de Educación La Libertad. Traslado a su Despacho el presente expediente de RECURSO DE APELACIÓN con los adjuntos, agradeciéndole a usted se sirva disponer su revisión y trámite correspondiente. Atentamente, 119 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 120 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL PROCESO: DENUNCIAS SOBRE MAL USO DE LOS RECURSOS DE PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO DE LOCALES ESCOLARES. CÓDIGO: P01-OCI 1. OBJETIVO: Determinar el buen uso y destino de los recursos asignados a Instituciones Educativas en la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco, para mantenimiento preventivo básico de locales escolares en el ámbito de la Provincia de Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Instituciones Educativas de Inicial, Primaria y Secundaria del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público Año Fiscal 2016. - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial y su Reglamento D.S. N° 004-2013ED - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carreara Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Constitución Política del Perú. - Ley N° 28044, Ley General de Educación - Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública. - Ley N° 27175, Ley Marco del Empleo Público. - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley N° 27245, Texto Único Ordenado de la Ley de Responsabilidad y transparencia Fiscal y su Reglamento Decreto Supremo N° 066-2009-EF. - Ley General N° 28411, del Sistema Nacional de Presupuesto. - Decreto Ley N° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago y su Reglamento Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT. - Directivas que norman los procedimientos de la ejecución de los recursos asignados para el mantenimiento de locales escolares de las Instituciones Educativas Públicas. 4. REQUISITOS: - La solicitud de denuncias de los padres de familia, autoridades locales y personas naturales ante la entidad sobre irregularidades en la ejecución y administración de los recursos asignados para mantenimiento. - Documentos que sustentan el mal uso de los recursos asignados (actas, comprobantes de pago, fotografías, entre otros) 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - El Jefe del Órgano de Control Institucional evalúa las denuncias y los programas en el Plan Anual de Control, que a través de una Resolución de Contraloría se aprueba las acciones de control de las entidades públicas cada año fiscal. En este caso se solicita se programe un examen especial a fin de dar atención a las denuncias efectuadas. - La emisión de un informe, respecto a la denuncia sobre el uso irregular de los recursos asignados para mantenimiento de locales escolares, corresponde al Especialista en Auditoria del Área de Control Institucional de la UGEL Santiago de Chuco. - El Auditor (encargado) elabora su programa de auditoria mediante el cual se desarrolla el proceso a seguir para cumplir normalmente con estas actividades, 121 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO a consecuencia de ello reúne la información pertinente, evalúa y revisa los documentos sustentatorios solicitada al Director de la entidad educativa denunciada a fin de determinar y esclarecer los hechos de la denuncia determinando las observaciones a que hubiera lugar de las personas involucradas en los hechos, luego remitir los hallazgos a las personas involucradas y evaluar sus descargos y/o comentarios, y finalmente elabora el informe con las recomendaciones, y luego de ser revisado y evaluado por el Jefe de OCI, será remitido al Director de la UGEL, y a la Oficina de Control Regional de La libertad, entidades que aplicarán las recomendaciones y/o las sanciones a los servidores que resulten responsables sobre el mal uso y destino de los fondos de las acciones de mantenimiento. 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Recibe expediente, asigna número, registra en el sistema y deriva a secretaria de OCI. 02 Recibe y deriva expediente al Jefe de OCI Genera el proveído al Especialista o encargado de 03 resolver el caso. 04 Recibe y revisa el expediente de denuncia. 05 Revisa expediente, investiga, evalúa la denuncia. 06 Solicita información Evalúa la información recibidos de las personas 07 involucradas. 08 Elabora el informe correspondiente. 09 Recibe y enumera el informe elaborado. 10 Remite el informe correspondiente. 11 Recibe informe emitido por OCI. Se informa al demandante de las medidas adoptadas 12 respecto a su denuncia TOTAL TIEMPO ESTIMADO DE DURACIÓN: 28 días. 01 RESPONSABLE TIEMPO Trámite Documentario 1 día Secretaria de OCI Jefe de OCI 1 hora 1 día Auditor Auditor Personas involucradas 2 días 10 días 5 días Auditor 3 días Auditor encargado Secretaria de OCI Secretaria OCI Secretaria de Dirección 2 días 1 día 1 día 1 día Trámite Documentario 1 día 122 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO Presenta solicitud TRÁMITE DOCUMENTARIO Recibe, ingresa expediente en SITGD y deriva a secretaria de OCI ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL SECRETARIA JEFE Recibe y deriva expediente al Jefe de OCI Origina proveído a Especialista y deriva a secretaria. AUDITOR Recibe, evalúa y revisa expediente DIRECCIÓN UGEL-SCH SECRETARIA Recibe el informe y deriva al Despacho Directora DIRECTOR Recibe informe Recibe informe Emite recomendación sanción Emite recomendación sanción Investiga, evalúa la denuncia SITGD A A Especialista evalúa y solicita información Elabora informe correspondiente Recibe recomendaciones y firma cargo FIN Recibe, ingresa recomendación en SITRGD y notifica al denunciante las medidas adoptadas Registra informe y deriva al Director de UGEL y ORC La Libertad Revisa y firma informe re OFICINA REGIONAL DE CONTROL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: INVESTIGACIÓN DE QUEJA O DENUNCIA DE PARTE DE USUARIOS CÓDOGO: P02-OCI. 1. OBJETIVO: Fomentar el ejercicio del control sobre presuntos hechos arbitrarios o ilegales que afecten a la Administración Pública. Atender las denuncias presentadas por usuarios ante el Órgano de Control Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: Titular, Funcionarios, Personal Directivo, Docentes Auxiliares de Educación y Administrativos de las Instituciones Educativas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local Santiago de Chuco. 3. BASE NORMÁTIVA: - Constitución Política del Perú. - Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. - Ley N° 29622, Ley que modifica la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. - Ley N° 28044, Ley General de Educación - Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. - Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo. - Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carreara Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo N° 011-2012-ED, Reglamento de la Ley N° 28044, Ley General de Educación. - Decreto Supremo N° 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. - Resolución de Contraloría General N° 459-2008-CG, Reglamento de los Órgano de Control Institucional. - Resolución de Contraloría N° 184-2011-CG, Aprueba la Directiva N° 006-2011CG/GSND “Sistema Nacional de Atención de Denuncias” - Directiva N° 006-2011-CG/GSND, “Sistema Nacional de Atención de Denuncias” 4. REQUISITOS: - Presentación de expediente por parte de usuario de la UGEL Santiago de Chuco, solicitando la atención de su denuncia o queja. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Recibir y atender las denuncias que formulan los Funcionarios, Servidores Públicos y ciudadanos sobre actos arbitrarios e ilegales, de acuerdo al ámbito de competencia, otorgándole el trámite correspondiente. - Inicio del proceso investigador, a través de verificaciones, constataciones, entrevistas, pruebas documentales, testimoniales y otros aportes de los responsables involucrados dentro del proceso, elaboración, revisión, y remisión de informe documentadamente al Jefe inmediato superior para conocimiento y fines. 124 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD Recepción, numeración y registro de expediente de denuncia en el Sistema de Trámite y deriva al Órgano de Control Institucional de la UGEL – SCH. Recepción y derivación del expediente al Jefe del 02 Órgano de Control Institucional. Organización del caso de denuncia, estudio y análisis, 03 verificaciones, entrevistas y recolección de evidencias. 04 Solicita Información 05 Verifica y controla la información solicitada 09 Elaboración de informe TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 28 días y 1 hora. 01 RESPONSABLE Responsable de Trámite Documentario TIEMPO 1 día Secretaria de OCI 1 hora Auditor o Especialista 15 días Auditor o Especialista Auditor o Especialista Auditor o Especialista 2 días 5 días 5 días 125 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL SECRETARIA JEFE Recibe y deriva expediente al jefe de OCI El Jefe analiza y deriva al Auditor o Especialista y devuelve a secretaria AUDITOR O ESPECIALISTA DIRECTOR DE LA UGEL INICIO Presenta solicitud Recibe ingresa expediente en SITGD y deriva a secretaria de OCI SITGD Recibe expediente, prepara cargo y deriva a Especialista Registra informe y deriva con todos los actuados al Director Recibe documento y firma cargo FIN Recibe documento y notifica al usuario Revisa el informe elaborado y lo firma dando conformidad y deriva a secretaria Recibe, organiza el caso, verifica. Comunica cargos, recibe descargos, lo estudia, analiza elabora informe y deriva al Jefe Director decide medidas correctivas o archiva y deriva a secretaria para derivar a Trámite Documentario Secretaria recibe medidas correctivas o archiva y deriva a Trámite Documentario. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÓRGANO DE DIRECCIÓN 127 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ÓRGANO DE DIRECCIÓN PROCESO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS CÓDIGO: P01-DIR-AC. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento de visación de certificados de estudio de estudiantes de EBR, EBA Y CETPROs, verificando y cotejando los datos y calificativos con las Actas de Evaluación Final, de recuperación y subsanación que emiten las Instituciones Educativas Públicas y Privadas. 2. ALCANCE: - Estudiantes de EBR, Inicial, Primaria y Secundaria; EBA y CETPROs. - Directores de Instituciones Educativas. - Padres de Familia. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N° 28044, Ley General de Educación - Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública. - Decreto Supremo N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. - Resolución Ministerial N° 0234-2005-ED, Aprueba la Directiva N° 004-VMGP2005, sobre evaluación de los aprendizajes en la EBR. - Ordenanza Regional que Aprueba el TUPA. 4. REQUISITOS: - Solicitud en FUT. - Certificado de Estudio original. - Recibo por derecho de pago en caja de acuerdo al TUPA (s/.5.00) 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Se inicia cuando el usuario, a través de Trámite Documentario, presenta su solicitud con los requisitos establecidos para la visación de certificados, expediente que luego se deriva a la Oficina de Actas y Certificados, la misma que es responsable de realizar la verificación de la autenticidad de los calificativos o notas de las Áreas Curriculares para darle la conformidad y derivarlo finalmente al Despacho Directoral para la firma correspondiente y su posterior entrega al usuario. 128 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO 01 Recibe solicitud, deriva el expediente, ingresa al Sistema de Trámite Documentario, sella el cargo para usuario y deriva a Oficina de Actas y certificados. Encargado de Tramite Documentario 1 día 02 Recibe en el SITGD, se registra y se firma el cargo. Responsable de Actas y Certificados. 10 minutos Ubica las actas según los años de estudio, Institución Educativa, luego verifica los datos del estudiante y Responsable de Actas y 03 todos los calificativos por asignatura y/o Área Certificados. Curricular. Si es conforme, se procede a sellar y firmar. Luego Responsable de Actas y 04 deriva a Dirección de UGEL. Certificados. Recibe expediente y entrega a Director de UGEL para 05 Secretaria de Dirección firma respectiva. 06 Firma conformidad de certificados. Director de UGEL Recibe expediente firmado por el Director y devuelve 07 Secretaria de Dirección el expediente a la Oficina de Actas y Certificados Recibe expediente con certificados ya visados por el Responsable de Actas y 08 Director y entrega al usuario. Certificados. TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN: 8 días, 1 hora y 40 minutos 6 días 10 minutos 10 minutos 1 día 1 hora 10 minutos 129 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO INICIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ACTAS Y CERTIFICADOS Recibe mediante el SITGD, se registra y firma el cargo. Recibe, revisa e ingresa al SITGD, sella el cargo del usuario y deriva a Actas y Certificados Usuario elabora y presenta solicitud y requisitos Ubica las actas según los años de estudio, Institución Educativa, luego se verifica los datos del estudiante y todos los calificativos por asignatura y/o área curricular. SITGD DIRECCIÓN Secretaria recibe y deriva al Director para firma Director firma el certificado A Observa y devuelve al usuario NO ¿Está conforme? SI En señal de conformidad sella y firma el responsable de actas y certificados A Usuario recibe certificado visado FIN Hace firmar cargo y entrega al usuario Secretaria recibe y devuelve expediente a Actas y Certificados MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO PROCESO: VERIFICACIÓN DE AUTENTICIDAD DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO CÓDIGO: P02-DIR-AC. 1. OBJETIVO: Establecer el procedimiento para dar la conformidad de la autenticidad de los certificados de estudios, emitido por Instituciones Educativas Públicas y Privadas de EBR, EBA y CETPROs del ámbito de la UGEL Santiago de Chuco. 2. ALCANCE: - Instituciones pertenecientes a los diferentes ministerios del Poder Ejecutivo. - Ministerio Público - Poder Judicial - Cualquier otra persona natural o jurídica. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley N° 28044, Ley General de Educación - Decreto Legislativo N° 27815, Código de Ética de la Función Pública. - Decreto Supremo N° 009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo. - Resolución Ministerial N° 0234-2005-ED, Aprueba la Directiva N° 004-VMGP2005, sobre evaluación de los aprendizajes en la EBR. - Ordenanza Regional que Aprueba el TUPA. 4. REQUISITOS: - Documento con el que se solicita. - Copias simple, autenticada o legalizada de los certificados de estudio que solicitan verificación de autenticidad. 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: - Se inicia cuando la Institución presenta el documento sustentatorio para tal fin, acompañado con las copias fotostáticas de los certificados de estudios de los cuales se solicita la verificación de su autenticidad. Esta verificación es responsabilidad del encargado de la Oficina de Actas y Certificados, quien emitirá un informe dirigido a la institución o persona solicitante indicando la autenticidad o no de los certificados. Dicho informe es remitido al usuario con Oficio firmado por el Director de la UGEL. 131 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 6. PROCEDIMIENTO: PASO N° 01 ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibe solicitud, revisa el expediente, asigna número Encargado de Trámite SITGD, sella el cargo para usuario y deriva a Oficina Documentario. de Actas y Certificados. 02 Recibe mediante el SITGD, se registra y se firma el Responsable de Actas y cargo. Certificados 03 Ubica las actas según los años de estudio, Institución Responsable de Actas y Educativa, luego se verifica los datos del estudiante y Certificados todos los calificativos por asignatura y/o área curricular. 04 Elabora el informe que indica la autenticidad o no de Responsable de Actas y los certificados y el oficio de respuesta luego deriva a Certificados Dirección de UGEL. 05 Recibe informe y el Oficio de respuesta y entrega al Secretaria de Dirección Director de la UGEL para la firma respectiva. 06 Firma informe. Director de UGEL 07 Recibe el informe y Oficio firmado y devuelve el Secretaria de Dirección expediente a la Oficina de Actas y Certificados ( en caso de que este tenga que ser remitido fuera de la ciudad) 08 Recibe el Oficio firmado por el Director con actuados Responsable de Actas y y remite al usuario. Certificados TIEMPO TOTAL ESTIMADO EN DURACIÓN: 7 días, 4 horas y 20 minutos. TIEMPO 1 día 10 minutos 5 días 2 horas 10 minutos 1 día 1 hora 1 hora 132 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 7. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO ACTEAS Y CERTIFICADOS DIRECCIÓN INICIO Usuario presenta solicitud Recibe e ingresa el SITGD, sella el cargo del usuario Y deriva a Actas y Certificados Recibe mediante el SITGD, se registra y se firma el cargo Ubicación de actas según los años de estudio, Institución Educativa, luego se verifica los datos del estudiante y todos los calificativos por asignatura y/o área curricular. Elabora el informe que indica la autenticidad o no de los certificados y el oficio de respuesta, luego deriva a Dirección de la UGEL Secretaria recibe y deriva al Director para firma Director firma el Oficio Usuario recibe oficio FIN Recibe el Oficio firmado por el Director con actuados y remite al usuario. Secretaria de Dirección recibe el informe y oficio firmado y devuelve expediente a Oficina de Actas y Certificados (en caso de que éste tenga que ser remitido fuera de la ciudad) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO COMISIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO 134 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO COMISIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO PROCESO: PROCESO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO QUE SE SIGUE A LOS DOCENTES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LA UGEL SANTIAGO DE CHUCO. CÓDIGO: P01-COM-PROC. 1. OBJETIVO: Determinar el Procedimiento administrativo Disciplinario que se sigue a un trabajador del sector educación de la Unidad de Gestión Educativa Local de Santiago de Chuco, para conocimiento de los usuarios internos y externos. 2. ALCANCE: Directores y docentes. 3. BASE NORMATIVA: - Ley N° 29944, Ley de la Reforma Magisterial. - Ley N° 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública. - D.L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Pública. - D.S. N° 004-2013, Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial. 4. REQUISITOS: - Denuncia de parte del denunciante en forma escrita o verbal debidamente identificada. - Denuncia de oficio Comisión de Procesos Administrativos y Disciplinarios (CPPADD). 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: - La Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios es la responsable de recibir las denuncias, hacer el debido proceso de oficio o de parte y emitir opinión de conformidad a las bases legales según corresponda. 6. RESPONSABLE: La Comisión de Procesos Administrativos Disciplinarios para docentes. 7. GENERALIDADES: - Calificar e investigar las denuncias y procesos administrativos disciplinarios instaurados. - Proponer la adopción de medida preventiva de suspensión del denunciado. - Conducir los procesos administrativos disciplinarios en los plazos y términos de ley - Tipificar las faltas de acuerdo a la naturaleza de acción y omisión. 8. PROCEDIMIENTO: FASE PREVENTIVA: a) De oficio.- Cuando la autoridad competente conoce de algún acto que pueda constituir falta administrativa. b) Por recomendación del Órgano de Control.- Remitir lo actuado por la Oficina de Auditoria Interna. c) Por denuncia de Terceros. Recibida la denuncia u hoja de recomendaciones la Comisión de Procesos se debe pronunciar por la procedencia de la apertura del proceso disciplinario. Resolución de Apertura del Proceso. En caso que no existan indicios suficientes: La Comisión de Procesos puede disponer la realización de las diligencias indispensables para obtenerlos, con citación al docente involucrado. De tal manera que si, luego de tales diligencias, se lleva a la convicción que el hecho denunciado no constituye falta grave, se deberá devolver lo actuado al titular de la entidad. 135 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO Pero si el hecho no constituye falta, la Comisión debe recomendar el archive de la investigación. FASE DE ATERTURA DE PROCESO: RESOLUCIÓN DE APERTURA: - - Es la que inicia de manera formal el proceso administrativo disciplinario. La Resolución debe precisar los cargos que se le imputan a l docente así como conceder un plazo de 5 días hábiles a partir de la notificación para que efectué su descargo, se puede ampliar por 5 días más a petición de parte en forma justificada. Esta Resolución debe notificarse en forma personal al docente. DESCARGO: - El docente debe hacer un descargo escrito y fundamentado, los hechos, fundamentos legales y pruebas que desvirtúen las faltas que se le imputan. El docente tiene derecho a tomar conocimiento de los antecedentes que dan lugar al proceso. En caso que el plazo de 10 días concedido en la ley resulte insuficiente para preparar el descargo, el docente puede solicitar prórroga del plazo por 5 días hábiles. ACTUACIÓN DE MEDIOS PROBATORIOS: La Comisión tiene facultad para solicitar, los informes que crea conveniente ordenar actuación como peritajes, inspecciones o declaraciones de parte. INFORME DE LA COMISIÓN: Al término de la actuación probatoria la Comisión debe evaluar su informe final, al titular de la entidad dicho informe deberá contener una recomendación sobre la sanción a imponer, debe recomendar la absolución del docente y el archivamiento del proceso. RESOLUCIÓN DEL TITULAR DE LA ENTIDAD: La Comisión haya acreditado la responsabilidad del docente investigado, se impone la sanción. Está Resolución pone fin a la primera instancia del proceso administrativo disciplinario, debiéndose dictar en un plazo máximo de 45 días hábiles. 136 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO 9. DIAGRAMA DE FLUJO: USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS FASE PREVIA FASE DE PROCESO Recoge denuncia de oficio, recomendación de OCI INICIO Presenta solicitud Recibe, ingresa expediente en SITGD y deriva a Comisión de Procesoss Se inicia proceso administrativo disciplinario resolutivamente al denunciado Recibe expediente y recoge denuncia de terceros Se notifica en forma personal al denunciado Analiza el caso de la denuncia y se pronuncia A Analiza y evalúa descargos/informes del demandado y emite opinión SITGS Apertura proceso NO SI NO SI Sanción Devuelve al usuario Recibe Resolución y firma cargo FIN A Entrega Resolución al docente Recomien da iniciar proceso Se archiva Recomienda sancionar DENUNCIADO Recibe notificación y hace descargos o informe en forma personal / apoderado, lapso de 5 días DIRECTOR DE LA UGEL Recibe recomendaciones y emite Resolución de sanción al docente en el plazo de 5 días MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ANEXOS 138 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO ANEXO N° 1 FORMATO PARA EL MAPEO DE PROCESO PROCESO: ……………………………………………………………………….. CÓDIGO: …………………………………………………………………………. 1. OBJETIVO: 2. ALCANCE: 3. BASE NORMATIVA: 4. REQUISITOS: 5. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO: 6. PROCEDIMIENTO: PASO ACTIVIDAD N° 01 02 03 04 05 06 07 08 TIEMPO TOTAL ESTIMADO DE DURACIÓN RESPONSABLE TIEMPO 8. DIAGRAMA DE FLUJO: 9. ANEXOS: - Glosario de siglas y términos - Formatos para trámites. 139 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS UGEL – SANTIAGO DE CHUCO SIMBOLOS PARA DISEÑAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS PROCESOS SÍMBOLO SIGNIFICADO INICIO Inicio o fin del proceso DEFINICIÓN Un rectángulo redondeado con la palabra “INICIO” o “FIN” indica el inicio o final del proceso. se utiliza al inicio y fin de todo flujograma Un rectángulo con todo blanco indica una actividad o acción dentro del proceso. ¿? A Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene Indica revisión y normalmente dos alternativas. En las decisión líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas (SI o NO) a la pregunta. El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma Indica asalto de un letra en su interior. Se utiliza para lugar a otro en el evitar un exceso de flechas de diagrama de flujo conexión. Recuadros redondeados, con fondo gris presentan otros procesos o subprocesos del sistema. Guarda información en la bases de datos “padrón Indica las actividades más relevantes del procedimiento. Ejemplo: V°B° del oficio y del Formato de Trámite de apelación por el Jefe del Área. Indica archivo. Presentan otros procesos o sub procesos del sistema. A la vez pueden ser entradas o salidas del proceso. Cuando esto ocurre, es conveniente consultar el procedimiento relacionado con aquel proceso para mayor información. Es utilizado para indicar acciones orientadas a realizar archivos físicos o en base de datos en soporte magnético (ordenador). Representa el movimiento secundario Indica continuidad de de las acciones y traslados de los acciones o traslado expedientes o documentos. de documentos. Relación de elementos proceso. La flecha discontinua indica simplemente una relación de dos dos elementos del diagrama, sin que ello del signifique que el proceso deriva necesariamente hacia el elemento señalado. 140
