PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS CODIGO: SIG-P-003 VERSIÓN Nº 01 ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR Firma Firma Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Representante de la dirección Cargo: Gerente General Fecha de elaboración: Firma Fecha de aprobación: AUDITORIAS INTERNAS 1. Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 2 de 9 OBJETIVO Este procedimiento establece las directrices, controles y mecanismos necesarios para llevar a efecto el proceso de auditorías internas. 2. ALCANCE Las auditorías internas son aplicables al sistema de gestión de integrado de ……………………………………, para llevar a cabo de manera adecuada el proceso de verificación de todas las actividades relativas al Sistema Integral de Gestión. 3. RESPONSABILIDAD La Gerente General es responsable de: Aprobar el programa de auditorías internas y revisión por la dirección. El Representante de la dirección es responsable de: Elaborar el programa de auditorías internas y revisión por la dirección. Aprobar los planes de auditoría Hacer seguimiento a la ejecución y eficacia de las Solicitudes de acciones correctivas y/o preventivas. El auditor líder es responsable de: Revisar la documentación correspondiente a los procesos que va auditar. Coordinar con el Representante de la Dirección la fecha y hora de auditoría. Ejecutar la auditoria. Elaborar y sustentar el informe de auditoría. El personal auditado es responsable de: Atender al Auditor proporcionándole la información que este solicite, para explicar la ejecución de sus actividades y lo indicado en sus documentos del Sistema de Gestión. Proponer acciones correctivas para eliminar la No conformidad y proceder según el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas. 4. REFERENCIAS Norma Internacional ISO 9001:2008 Requisito 8.2.2 – Auditoría Interna. Norma Internacional OHSAS 18001:2007 Requisito 4.5.5 – Auditoría Interna. AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 3 de 9 Norma Internacional ISO 19011: 2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad. DS 005-2012 TR Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo Artículo 33, inciso (h). Ley 29783 - “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo” Artículo 43. Auditorías del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Artículo 44. Efectos de las auditorías e investigaciones Artículo 45. Vigilancia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo 5. DEFINICIONES 5.1 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría 5.2 Auditor: Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría. 5.3 Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos NOTA: A un auditor del equipo auditor se le designa como auditor líder del mismo. NOTA: El equipo auditor puede incluir auditores en formación. 5.4 Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que son relevantes para los criterios de auditoría y verificables. Nota: Las evidencias de auditoría pueden ser cualitativas o cuantitativas. 5.5 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. 5.6 Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 5.7 Oportunidad de mejora: Propuesta formal de indicaciones, metodologías o cambios en los recursos que resulte en la mejora efectiva de alguna actividad realizada en la empresa. 5.8 Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Los criterios de auditoría son: Documentos del sistema de gestión, los dispositivos legales aplicables, los documentos contractuales (Órdenes de compra, contratos, presupuestos) y las normas aplicables al sistema de gestión (ISO 9001, OHSAS 18001) 5.9 No conformidad mayor: Incumplimiento total de algún criterio de auditoría y que AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 4 de 9 afecta la calidad y/o la seguridad y salud de las personas que están dentro de nuestras instalaciones o que están ejecutando la prestación del servicio. 5.10 No conformidad menor: Se considera como la falta o incumplimiento parcial de algún elemento o requerimiento del sistema, que no constituya una ruptura del mismo. 5.11 Observación: Es una declaración de baja importancia (No afecta al sistema) de un hecho, efectuada durante una auditoria y soportada por evidencia objetiva, la cual puede llegar a ser una no conformidad. 6. POLÍTICAS 6.1 La Gerente General y/o el Representante de la Dirección podrán solicitar auditorias especiales cuando lo considere necesario. 6.2 Para el Perfil del Auditor Interno se deberá considerar lo siguiente: a. Educación: Grado o Título Universitario o Técnico. b. Formación: Auditor Interno Haber llevado un curso sobre Interpretación de la Norma ISO 9001, OHSAS 18001 y Ley 29783. Haber cursado y aprobado un curso de Formación de Auditores Internos del Sistemas de Gestión Integrado (ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001). c. Experiencia: Haber realizado como mínimo 16 horas de auditorías en general (en la empresa o en otras empresas). d. Habilidades: Deben ser personas puntuales, flexibles, con facilidad de expresión y redacción objetiva. 6.3 Las Auditorías internas pueden ser ejecutadas por Auditores externos que cumplan con el perfil definido en la política del punto 4.13. 6.4 El responsable del área objeto de auditoría debe: Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para la auditoria. AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 5 de 9 Facilitar el acceso a las instalaciones y documentos relevantes para la auditoria. Cooperar con los auditores para asegurar el éxito de la auditoria. Levantar las no conformidades detectadas durante la auditoria, ejecutando el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. El Programa Anual de Auditoría Interna y Revisión por la Dirección será aprobado 6.5 por la Gerencia General. El seguimiento al cumplimiento del Programa Anual de Auditoría Interna y 6.6 Revisión por la Dirección es responsabilidad del Representante de la Dirección. 7. DEPLIEGUE DESCRIPCIÓN 7.1.1 RESPONSABLE REGISTRO Programación de auditorias El Representante de la Dirección elabora el Representante de Programa de Auditoría Interna y revisión por la Dirección la Dirección, en función al estado, importancia de la actividad o proceso a auditar y resultados de auditorías previas. En el programa se definirán el alcance de la Representante de auditoría y las fechas correspondientes para la Dirección realizar las auditorias. El Gerente aprueba el Programa de Gerente General Auditoría Interna y revisión por la Dirección, caso contrario plantea las modificaciones correspondientes. Representante de Una vez aprobado el programa, el la Dirección Representante de la Dirección procede a comunicarlo en las áreas involucradas. 7.1.2 Evaluación y Selección de los Auditores Según el perfil definido en la política del punto 4.13 se realizará la evaluación y selección de los miembros del equipo Representante de la Dirección Programa Anual de Auditoría Interna y revisión por la Dirección SIG-F-005 AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 6 de 9 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO auditor, teniendo en cuenta que no tengan compromiso directo con la actividad o proceso a auditar. Los auditores, en caso sean internos, no podrán auditar su propio trabajo. 7.1.3 Preparación de Auditoría El Auditor elabora el Plan de Auditoria Auditor Líder donde incluye las fechas, horas relación de auditores y auditados. Una vez elaborado este se envía por correo Auditor Líder electrónico al Representante de la Dirección para su aprobación. Plan de Auditoría Interna Aprobado el Plan de Auditoría, debe enviarse a todas las áreas involucradas con Representante de SIG-F-006 la Dirección un mínimo de 3 días de anticipación. Antes de la auditoría, el Auditor realiza el Auditor Líder estudio de escritorio de la documentación del área a auditar, para ello se debe solicitar los documentos necesarios al Representante de la Dirección. 7.1.4 Ejecución de la auditoria Realizar la Reunión de apertura, a la que deberán asistir el Equipo Auditor, los responsables de los auditados y el Representante Dirección. En esta procesos reunión se a ser de la hace referencia a los objetivos y metodología a seguir durante la auditoría interna, asimismo Plan de Auditor Líder Auditoría Interna SIG-F-006 AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 7 de 9 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO se da lectura del Plan de Auditoria y modificarlo si fuera necesario. Proceder con la Auditoria recogiendo evidencias objetivas del área auditada a través de entrevistas, observaciones de las actividades y revisiones de los registros, con la finalidad de verificar la implementación del Sistema y su eficacia. 7.1.5 No conformidades Si se encuentra no conformidades explicar Equipo Auditor al personal auditado. ---Tomar nota de las no conformidades Personal encontradas por el Auditor y solicitar un Auditado alcance del motivo de la No Conformidad. Preguntar el criterio de auditoría que se incumple. 7.1.6 Reunión de auditores En reunión de auditores determinar los Equipo Auditor ---- Auditor Líder ---- aspectos relevantes, aspectos por mejorar y las no conformidades en función de las evidencias objetivas encontradas. 7.1.7 Informe preliminar Elaborar el informe preliminar indicando los aspectos relevantes (positivos), los aspectos por mejorar (aspectos negativos que podrían generar no conformidades) y las no conformidades. 7.1.8 Reunión de cierre Auditor Líder AUDITORIAS INTERNAS Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 8 de 9 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO Realizar una Reunión de Cierre a la cual deberá asistir responsables el de Equipo los Auditor, procesos y los el Representante de la dirección. Comunicar el resultado de la auditoria (informe preliminar). Indicando los puntos más relevantes de los resultados encontrados y determinar la fecha de la presentación del informe final. 7.1.9 Presentación del informe final Presentar el informe final de la auditoria al Gerente General con copia Informe de al Auditor Líder Representante de la Dirección. Auditoria SIG-F-007 Sustentar el informe final de la auditoria al Gerente y al Representante de la Dirección. 7.1.10 Evaluación de la auditoría Representante de la Dirección Hacer una evaluación del auditor. Evaluación del Auditor SIG-F-010 7.1.11 Acciones correctivas y preventivas En caso de las no conformidades, aplicar el Responsable de Procedimiento de Acciones Correctivas y No Preventivas. 8. ---- Conformidades REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN CÓDIGO SIG-F-005 SIG-F-006 NOMBRE DEL REGISTRO Programa Anual de Auditoría Interna y Revisión por la Dirección Plan de Auditoría Interna RESPONSABLE DEL CONTROL Representante de la Dirección Representante de la Dirección AUDITORIAS INTERNAS 9. Código: SIG-P-003 Versión:01 Fecha de elaboración: Página: 9 de 9 SIG-F-007 Informe de Auditoría Interna Representante de la Dirección SIG-F-010 Evaluación del auditor Representante de la Dirección REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO Versión 01. 2015
