ALTOMAYO PERU SAC CONTROL DE DOCUMENTACIÓN ﴾Norma OHSAS 18001:2007﴿ COPIA CONTROLADA X COPIA NO CONTROLADA Nº DE COPIA CONTROLADA ELABORADO POR REVISADO Y APROBADO POR Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo Jefe De Operaciones Firma: Firma: Fecha: Fecha: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 2 de 14 INDICE 0.1 REGISTRO DE REVISIÓN DEL MANUAL ...................................................................... 3 1. OBJETIVO ................................................................................................................... 4 2. ALCANCE .................................................................................................................. 4 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................ 4 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................... 4 5. RESPONSABILIDADES ................................................................................................. 5 6. DESARROLLO ............................................................................................................. 5 7. ANEXOS ..................................................................................................................... 9 8. REGISTROS ............................................................................................................... 14 PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 3 de 14 0.1 REGISTRO DE REVISIÓN DEL MANUAL Revisión Fecha Descripción de la Modificación Sección Afectada 01 08.02.18 Primera Edición Todos los Capítulos Página Todas PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 4 de 14 1. OBJETIVO Establecer una metodología para: La elaboración, aprobación, actualización, identificación, difusión y la prevención del uso de documentos obsoletos. La identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros. 2. ALCANCE Se aplica a los registro generados por ALTOMAYO PERU S.A.C. como resultado de la implementación y operación de su sistema de Gestión. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.2 OHSAS 18001:2007 3.3 Procedimiento de “Comunicación, participación y consulta” 4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 4.1. Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestión identificados con un sello de Copia Controlada y asignados a una persona, para su uso y aplicación correspondiente. 4.2. Copia No Controlada: Copia de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, que son impresos con fines didácticos o de revisión, los cuales deben ser identificados, en el pie de página lo siguiente: Este documento impreso es copia no controlada si no lleva el sello de control. 4.3. Documento: Información sobre un tema específico y su medio de soporte. 4.4. Documento Externo: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestión que ha sido emitido por un organismo que no pertenece a ALTOMAYO PERU S.A.C. Ejemplo: documentos de los Clientes, legislación nacional, manuales técnicos, otros. 4.5. Documento Interno: Documento relacionado con el Sistema Integrado de Gestión que ha sido emitido por ALTOMAYO PERU S.A.C. 4.6. Documento Original: Documento en físico de ALTOMAYO PERU S.A.C. que contiene las firmas de los responsables de elaborar, revisar y aprobar el documento. 4.6.1 Formato: Documento que tiene por finalidad registrar determinada información para dejar evidencia de los resultados obtenidos o de las actividades realizadas. El Formato al ser completado se convierte en un Registro. PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación 4.6.2 Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 5 de 14 Registro: Documento Interno que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas. 4.6.3 Instructivo: Documento Interno que describe la ejecución de una actividad. 4.6.4 Procedimiento: Documento Interno que describe las actividades de un proceso. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Gerentes/Jefes de área 5.1.1 Cumplir las responsabilidades para la elaboración y aprobación de documentos del Sistema Integrado de Gestión que se detallan en el anexo 01. 5.2 Encargado de SST 5.2.1 Establecer, implementar y mantener los documentos establecidos en el anexo 01. 5.2.2 Coordinar la difusión de documentos del Sistema de Gestión. 5.2.3 Distribuir la documentación del Sistema de Gestión. 5.2.4 Comunicar los cambios que se generen en la documentación del Sistema Integrado de Gestión. 5.3 Trabajadores 5.3.1 Aplicar y usar de forma correcta los distintos documentos y registros del SIG que son aplicables a sus tareas de trabajo. 5.3.2 Elevar en primera instancia al supervisor (tienda, almacén u oficina) cualquier duda u observación relacionada a la documentación del SGSST. 6. DESARROLLO 6.1 Control de Documentos 6.1.1 Elaboración y Aprobación El Jefe de área solicita al encargado de SST la necesidad de elaborar un documento relacionado al SGSST. El encargado de SST evalúa la solicitud, tomando en cuenta los siguientes criterios: el proceso o actividad a documentar influye en la gestión de Seguridad, Salud Ocupacional; el proceso o actividad no está suficientemente incluido en otro documento del SIG; el procedimiento a elaborar mejorará la realización y operación de las actividades. La elaboración del documento se realiza según lo detallado en el punto 6.3 El documento entra en vigencia a partir de la aprobación y difusión en la ruta informática del SGSST. 6.1.2 Actualización PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 6 de 14 La modificación de un documento es solicitada por el encargado de SST. También procede como resultado de una acción correctiva/preventiva, simulacros, investigación de incidentes, vulnerabilidades, auditorias o revisión llevado a cabo por la Dirección. La modificación del documento se realiza según lo detallado en el punto 6.3 Al modificarse un documento: como manuales, procedimientos, plan de seguridad y plan de emergencia, los cambios se identifican en la tabla de “Control de emisión y cambios”. Los cambios se podrá evidenciar por comparación con la versión anterior que está disponible en la Ruta informática del SGSST en la carpeta “Documentos Históricos”. 6.1.3 Identificación El encabezado y pie de página es el que se establece en el presente procedimiento, sus partes se detallan en el anexo 6 Las siglas y códigos de documentos se indican en el Anexo. 3 6.1.4 Difusión Los documentos aprobados son publicados por el Encargado de SST en la ruta informática, en las carpetas electrónicas según corresponda por el tipo de documento a la cual todos. Las versiones anteriores son retirados a la carpeta “Históricos”. Los formatos se incluyen en archivo original, para que puedan ser descargados y utilizados. El Jefe de área es el responsable de la difusión del documento. Dicha actividad se realiza en coordinación con el Encargado de SST. La difusión incluye capacitación y/o entrenamiento al personal involucrado y se realizará por los canales de comunicación establecidos en el procedimiento Comunicación, participación y consulta. 6.1.5 Control de Documentos El Encargado de SST mantiene una copia impresa del original correspondiente a cada documento del SGSST en un archivador identificado en su lomo con el nombre de “Documentación Original del SST de ALTOMAYO PERU S.A.C”. 6.2 Control de los Registros 6.2.1 Identificación Se identifican mediante el nombre respectivo, y cuando sea necesario con un código. 6.2.2 Almacenamiento Es responsabilidad del encargado de SST asegurarse que los registros físicos estén archivados en ambientes adecuados. Los registros en medios electrónicos se ubican en la carpeta pública, el cual cuenta con el resguardo de información respectivo. 6.2.3 Protección y Recuperación PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 7 de 14 Es responsabilidad del Encargado de SST asegurarse que los registros se mantengan siempre legibles, actualizados y protegidos contra cualquier daño, robo o pérdida. El jefe de planta es el responsable de los registros generados en planta. Estos se mantienen bajo su custodia y cada semana es entregado al Encargado de SST para su archivamiento definitivo. Los registros que tienen que ver con el servicio al cliente se protegen con claves de seguridad. Los registros electrónicos se protegen a través del Back up del servidor. Los registros en físico deben estar contenidos en un archivador plastificado. 6.2.4 Retención y Disposición El tiempo de conservación de los registros es definido por cada la alta Dirección. Cuando los registros quedan obsoletos, se disponen de la siguiente manera: Registros electrónicos: Eliminación Registros en físico: Destrucción (si contiene datos confidenciales), reciclaje (si no contiene datos confidenciales). 6.3 Matriz de desarrollo del procedimiento de elaboración /modificación de documentos: Nº Resp. Descripción Registro 01 Jefes de área Solicitud Los responsables involucrados comunican la necesidad de creación o modificación de un documento del SIG. Correo electrónico 02 ESST 03 Jefe de área 04 Jefe de área Evaluación de la Solicitud − Recibir la solicitud de creación o modificación de documento. − Evaluar la Solicitud. − Si la solicitud es aprobada y es creación de un documento va a la actividad (3). − Si la solicitud es aprobada y es modificación de un documento va a la actividad (4). Elaboración del documento − Elaborar el proyecto de documento. Tener en consideración lo detallado en el anexo 2. Estructura Documentaria. − Dependiendo de la naturaleza del documento tener en cuenta lo detallado en el anexo 5. Especificaciones del contenido de procedimiento e instructivos. − Va al párrafo (5). Modificación del documento − Modificar el proyecto de documento en coordinación con el personal involucrado teniendo en Correo electrónico Proyecto de documento Documento modificado PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación 05 06 07 08 ESST ESST ESST ESST NA: No aplica. Código: Versión: Fecha: Página: cuenta las causas que dieron origen a la modificación. Tener en cuenta lo detallado en el anexo 2. Estructura Documentaria. − Va al párrafo (5). Edición del documento − Editar el proyecto de documento (elaborado/modificado) teniendo en consideración lo detallado en el anexo 3. Codificación de documentos. Revisión del documento − Coordina la revisión del documento según anexo 1. Responsabilidades para la elaboración y aprobación de documentos. Aprobación del documento − Dependiendo del tipo de documento se dará cumplimiento de aprobación de acuerdo al anexo 1. Responsabilidades para la elaboración y aprobación de documentos. − Se evidencia la aprobación mediante la firma del responsable. − Se actualiza la versión y fecha de aprobación en el registro Lista Maestra de Documentos. Actualización del documento − Dependiendo del tipo de documento elaborado/modificado la versión en digital del documento se almacenará según lo detallado en el anexo. 4 Ruta informática del SIG. PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 8 de 14 Documento nuevo Documento nuevo Documento nuevo Documento original con las tres firmas de los responsables Lista Maestra de documentos NA Código: Versión: Fecha: Página: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 9 de 14 7. ANEXOS ANEXO. 1 Responsabilidades para la Elaboración/Modificación y Aprobación de Documentos Documento Elabora/Modifica Revisa Aprueba Política Integrada Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Manual del Sistema de Gestión Seguridad, Salud en el Trabajo Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Gerente General GG Gerente General GG Manual de Organizaciones y Funciones Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Reglamento Interno de Trabajo Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo CSST Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Gerente General GG Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Encargado de SST ESST Encargado de SST ESST Jefe De Operaciones JOP Jefe De Operaciones JOP Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo Reglamento de Uniformes y Equipos de Protección Personal Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo Procedimientos de Control Operacional Procedimientos de Trabajo Seguro Gerente General GG Gerente General GG Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo CSST Jefe De Operaciones JOP Jefe De Operaciones JOP ANEXO. 2 Estructura Documentaria 1. Políticas Documento Estructura Caratula Política Contenido Logo de la empresa Nombre del documento Versión del documento fecha de aprobación Enunciados Firma y Nombre del Gerente General Código: Versión: Fecha: Página: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 10 de 14 2. Manual del SIG Documento Estructura Carátula Logo de la empresa Título Tabla de Aprobación Encabezado Logo de la empresa Titulo Código Versión Fecha de vigencia Paginación Manual Contenido Índice Registro de Revisión del Manual Generalidades 0. Objetivo 1. Alcance 2. Documentos de referencia 3. Definiciones y Abreviaturas 4. Responsabilidades 5. Desarrollo 6. Anexos 3. Reglamento Documento Estructura Carátula Encabezado Reglamento Contenido Logo de la empresa Título Tabla de Aprobación Logo de la empresa Título Código Versión Fecha de vigencia Paginación Índice Registro de Revisión Introducción Resumen Ejecutivo de la Empresa Títulos, Capítulos, Artículos, Anexo Código: Versión: Fecha: Página: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 11 de 14 4. Plan Documento Estructura Logo de la empresa Título Tabla de Aprobación Logo de la empresa Título Código Versión Fecha de vigencia Paginación Responsables del documento Índice Registro de Revisión 1. Objetivo 2. Alcance 3. Definiciones 4. Documentos de referencia 5. Responsabilidades 6. Desarrollo 7. Anexos Carátula Encabezado Plan Contenido 5. Procedimiento Estructura Documento Logo de la empresa Carátula Título Tabla de Aprobación Logo de la empresa Titulo Código Encabezado Versión Fecha de vigencia Procedimiento Paginación Índice Registro de Revisión Contenido 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Documentos de Referencia Código: Versión: Fecha: Página: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 12 de 14 5. Definiciones y Abreviaturas 6. Desarrollo 7. Anexos 8. Registros Pie de página Texto : Este documento impreso es copia no controlada 6. Instructivo Documento Estructura Logo de la empresa Título Código Instructivo Encabezado Versión Fecha de vigencia Paginación Contenido Pie de página 1. Objetivo 2. Alcance 3. Desarrollo Texto : Este documento impreso es copia no controlada 7. Formato Documento Estructura Logo de la empresa Título del formato Encabezado Formato Código del formato Versión del formato Fecha de aprobación Paginación Contenido Enunciados Código: Versión: Fecha: Página: PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 13 de 14 ANEXO.3 Codificación de Documentos 1. Abreviaturas de Documentos Documento Abreviatura Manual MN Reglamento R Plan PL Procedimiento PD Instructivo I Documentos SST Alcance, Objetivos) Formato SST (Política, DS FS Nota: en caso el formato sea parte del procedimiento deberá llevar el mismo código del procedimiento seguido con la letra “F” y el número de secuencia. 2. Acrónimos de principales cargos Área Cargo Acrónimos Alta Dirección Gerente General GG Sistema de Gestión Encargado de Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ESST Jefe de Operaciones JOP Asistente de logística ALOG Jefe de Almacenes JALM Jefe de Administración y Finanzas JAF Jefe de Recursos Humanos JRRHH Jefe de Contabilidad JCON Operaciones Administración y Finanzas PROCEDIMIENTOS Control de La Documentación Código: Versión: Fecha: Página: PD-SST­4.4.5 01 08/02/2018 14 de 14 ANEXO.4 Ruta Informática del SIG ANEXO.5 Especificaciones de contenido de la Estructura de los Documentos del SST (Según aplique para cada documento) 1. Objetivo Establecer los objetivos (motivo de desarrollo) que se deben de obtener con el desarrollo del Procedimiento. 2. Alcance (solo para procedimientos) Indicar el ámbito y/o fronteras para la aplicación del Procedimiento, así como cualquier factor limitativo. 3. Definiciones y Abreviaturas Las necesarias para el buen entendimiento del documento. 4. Documentos de Referencia De requerirse, pueden ser normativas externas e internas, procedimientos, instrucciones y registros; que se utilicen en el desarrollo del procedimiento. 5. Responsabilidades Indicar quién o quiénes son los responsables de ejecutar las actividades del proceso. 6. Desarrollo Descripción detallada de las actividades. Indicar quién, qué, cómo y en que secuencia se va a implementar las actividades del proceso. Asimismo, para un mejor entendimiento se puede elaborar una matriz asistido por un diagrama de flujo. 7. Anexos Pueden ser definiciones básicas, gráficos, listas de verificación u otro medio. 8. Registros 8. REGISTROS 8.1. FS-SST-4.4.5-01 Lista Maestra de Documentos SIG 8.2. FS-SST-4.4.5-02 Lista de Distribución de Documentos
