PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES LUIS ALEXANDER MADROÑERO BURBANO EDGAR MAURICIO PALACIO MORENO UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI 2013 PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES LUIS ALEXANDER MADROÑERO BURBANO EDGAR MAURICIO PALACIO MORENO Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de INGENIERO INDUSTRIAL Asesores LUIS FELIPE GRANADA AGUIRRE PhD Ciencias Técnicas GLORIA ALEXANDRA RAMÍREZ MORALES Ing. Mag. UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL SANTIAGO DE CALI 2013 Nota de aceptación El trabajo de grado PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAJE DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES, elaborado por los estudiantes LUIS ALEXANDER MADROÑERO y EDGAR MAURICIO PALACIO, cumple con los requisitos exigidos por la UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA para optar al título de INGENIERO INDUSTRIAL Firma del presidente del jurado Firma del jurado Firma del jurado Santiago de Cali, Noviembre de 2013 CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN 13 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD 15 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 16 2. OBJETIVOS 17 2.1 OBJETIVO GENERAL 17 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 17 3. JUSTIFICACIÓN 18 3.1 ALCANCE 18 4. MARCO REFERENCIAL 19 4.1 MARCO CONTEXTUAL 19 4.2 MARCO ANTECEDENTES 19 4.3 MARCO LEGAL 23 4.4 MARCO CONCEPTUAL 25 4.5 MARCO TEÓRICO 28 4.5.1 Recepción 28 4.5.1.1 Métodos de recepción 30 4.5.1.2 Diferencias entre la recepción interna y externa 31 4.5.1.3 Indicadores de recepción 31 4.5.2 Distribución 32 4.5.2.1 Parámetros para distribución 32 4.5.2.2 Diseño y distribución física (layout) 33 4.5.2.3 Metodologías para distribución física 34 4.5.2.4 Flujos de distribución 35 4.5.3 Almacenamiento 37 4.5.3.1 Principios básicos para gestión de almacenes 37 4.5.3.2 Clasificación de los almacenes 37 4.5.3.3 Zonificación de los almacenes 38 4.5.3.4 Métodos de almacenaje 39 4.5.3.5 Alternativas de almacenamiento 40 4.5.3.6 Indicadores de gestión de almacenamiento 42 4.5.4 Despacho 42 4.5.4.1 Flujograma para el despacho 42 4.5.4.2 Tipos de despacho 44 4.5.4.3 Métodos de recolección de pedidos 44 4.5.4.4 Prioridades en el procesamiento de pedidos 45 4.5.4.5 Embalaje de mercancías 45 4.5.4.6 Zonas de expedición 47 4.5.4.7 Indicadores de despacho 47 4.5.5 Inventarios 48 4.5.5.1 Tipos de inventario 48 4.5.5.2 Métodos de control de inventarios 49 4.5.5.3 Errores en el control del inventario 52 4.5.5.4 Métodos de valuación del inventario 53 4.5.6 Equipos 54 4.5.6.1 Alternativas de manejo de materiales 55 4.5.6.2 Elementos de distribución de materiales 59 5. METODOLOGÍA 60 5.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN 60 5.2 TIPO DE ESTUDIO O INVESTIGACIÓN 60 5.3 POBLACIÓN 61 5.4 FASES DE ESTUDIO 61 5.4.1 Para alcanzar el objetivo específico número uno 61 5.4.2 Para alcanzar el objetivo específico número dos 62 5.4.3 Para alcanzar el objetivo específico número tres 62 6. RESULTADOS 63 6.1 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 63 6.1.1 Introducción 63 6.1.2 Trabajo de campo 65 6.1.3 Análisis de resultados 65 6.1.3.2 Distribución y despacho 67 6.1.3.3 Almacenamiento 68 6.1.3.4 Inventario 70 6.1.3.5 Análisis general de resultados 71 6.1.3.6 Análisis general del eslabón curtiembres 76 6.1.4 Conclusión 77 6.1.5 Recomendación del diagnóstico 77 6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES 78 6.2.1 Objetivo general 78 6.2.2 Alcance 78 6.2.3 Responsables 78 6.2.4 Definiciones 79 6.2.5 Procedimiento 80 6.2.6 Instructivos 84 6.2.7 Registros 96 6.2.8 Anexos 96 6.3 SOCIALIZACIÓN 96 7. CONCLUSIONES 98 BIBLIOGRAFÍA 99 ANEXOS 104 LISTA DE TABLAS pág. Tabla 1. Leyes aplicables al diseño de almacenes en curtiembres. 23 Tabla 2. Normas técnicas colombianas aplicables al manejo de materias primas e insumos en curtiembres 24 Tabla 3. Normas voluntarias aplicables al diseño de almacenes en curtiembres 24 Tabla 4. Actividades del área de recepción 29 Tabla 5. Métodos de recepción de mercancía 30 Tabla 6. Diferencias entre la recepción interna y externa 31 Tabla 7. Indicadores de recepción 31 Tabla 8. Parámetros de distribución 32 Tabla 9. Situaciones de distribución física 33 Tabla 10. Metodologías para la distribución física 34 Tabla 11. Necesidades de un sistema de almacenamiento 35 Tabla 12. Ventajas y desventajas para la distribución física 36 Tabla 13. Principios básicos para la gestión de almacenes 37 Tabla 14. Clasificación de los almacenes 37 Tabla 15. Zonas de los almacenes 39 Tabla 16. Alternativas de almacenamiento 40 Tabla 17. Indicadores de gestión del almacén 42 Tabla 18. Procedimiento para el despacho 43 Tabla 19. Métodos de recolección de pedidos 44 Tabla 20. Tipos de paletizado 46 Tabla 21. Indicadores del proceso de despacho 47 Tabla 22. Tipos de inventarios 48 Tabla 23. Características para la diferenciación de ítems en inventario 48 Tabla 24. Clasificación ABC 50 Tabla 25. Sistemas de revisión continúa del inventario 51 Tabla 26. Sistemas de revisión periódica del inventario 51 Tabla 27. Problemas frecuentes en el control del inventario 52 Tabla 28. Métodos de valuación de inventarios 54 Tabla 29. Manejo de materiales 58 Tabla 30. Clasificación del equipo de manipulación 59 Tabla 31. Curtiembres en estudio 61 Tabla 32. Diseño del plan de acción 62 Tabla 33. Criterios de calificación 65 Tabla 34. Actividades de recepción 66 Tabla 35. Actividades de distribución y despacho 67 Tabla 36. Actividades de almacenamiento 68 Tabla 37. Actividades de inventario 70 Tabla 38. Resultados por co-variable - recepción 71 Tabla 39. Resultados por co-variable – distribución y despacho 73 Tabla 40. Resultados por co-variable - almacenamiento 74 Tabla 41. Resultados por co-variable - inventario 75 Tabla 42. Normatividad para el manejo de almacenes 82 Tabla 43. Indicadores de gestión de las actividades de almacenaje 83 Tabla 44. Instructivo de recepción 85 Tabla 45. Instructivo de distribución interna 87 Tabla 46. Instrumento de almacenamiento 89 Tabla 47. Instrumento de inventario 92 Tabla 48. Instructivo de despacho 94 Tabla 49. Instructivo de equipos 95 Tabla 50. Registros 96 Tabla 51. Anexos del procedimiento 96 Tabla 52. Plan de acción 97 LISTA DE FIGURAS pág. Figura 1. Genealogía 21 Figura 2. Cadena colombiana del cuero, calzado y manufacturas de cuero 22 Figura 3. Flujograma para la recepción 28 Figura 4. Flujograma de parámetros de la distribución 32 Figura 5. Flujo directo y flujo en U para la distribución en almacenes 36 Figura 6. Zonificación del almacén 38 Figura 7. Actividades para el despacho de mercancía 42 Figura 8. Equipos para los procesos de almacenaje al interior del almacén 55 Figura 9. Cumplimiento de actividades recepción 71 Figura 10. Cumplimiento por co-variables para Recepción 72 Figura 11. Cumplimiento de actividades de Distribución y Despacho 72 Figura 12. Cumplimiento por co-variable para Distribución y Despacho 73 Figura 13. Cumplimiento de actividades de Almacenamiento 73 Figura 14. Cumplimiento por co-variable para almacenamiento 74 Figura 15. Cumplimiento de actividades de inventario 75 Figura 16. Cumplimiento por co-variable para Inventario 76 Figura 17. Cumplimiento de actividades por variable para la Empresa 1 76 Figura 18. Cumplimiento de actividades de almacenaje para el sector curtiembres 77 Figura 19. Diagrama de flujo para el proceso de almacenaje 81 LISTA DE ANEXOS pág. ANEXO A. Diagrama de flujo del proceso de curtiembres 104 ANEXO B. Lista de chequeo aplicada a la Empresa 1 105 ANEXO C. Fotografías 110 ANEXO D. Flujograma para la recepción 113 ANEXO E. Flujograma para distribución y despacho 114 ANEXO F. Flujograma para el almacenamiento 115 ANEXO G. Flujograma para inventario 116 ANEXO H. Formato orden de pedido 117 ANEXO I. Formato orden egreso de insumos 118 ANEXO J. Formato de salida de producto terminado 118 ANEXO K. Pasos para calcular capacidad del almacén 120 RESUMEN El objetivo del presente trabajo fue diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, para el eslabón curtiembres de un municipio del Valle del Cauca. El enfoque de investigación es cuantitativo de tipo descriptivo y explicativo. La metodología utilizada se fundamentó en la realización de un diagnóstico de las actividades de almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado a través de una lista de chequeo adaptada de diferentes autores. Posteriormente, se diseñó un procedimiento de acuerdo con lo establecido en la Ley 9 de 1979 y Ley 55 de 1993, y demás normatividad aplicable; todo esto considerando las normas NTC 1931, NTC 2885, NTC 1692, NTC 4435. El plan de acción permitirá la socialización del procedimiento propuesto en las empresas pertenecientes al eslabón curtiembres. Palabras clave: lista de chequeo, curtiembres, almacenamiento, diagnóstico, procedimiento, socialización. ABSTRACT The aim of this study was to design a procedure for the storage of raw materials, supplies and finished products for the tanning of a municipality of Valle del Cauca link. The research approach is quantitative descriptive and explanatory type. The methodology used was based on the making of a diagnostic of the activities of storage of raw materials, supplies and finished goods through a checklist adapted from different authors. Subsequently, it was designed a procedure in accordance with the provisions of Act 9 of 1979 and Act 55 of 1993 and other applicable regulations, all this considering the rules NTC 1931, NTC 2885, NTC 1692, NTC 4435. The action plan will allow the socialization of the proposed undertakings in the tanning process link. Key words: checklist, tanneries, storage, diagnosis, procedure, socialization. INTRODUCCIÓN Este proyecto surge a partir del trabajo de investigación Estrategia de aprovisionamiento de materias primas e insumos del sector cuero y calzado del Valle del Cauca – Colombia, realizado por la profesora Gloria Ramírez Morales del Equipo de Investigación Nuevas Tecnologías, Trabajo y Gestión del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali. En el marco referencial se registra la investigación teórica respecto a las variables de recepción, distribución, almacenamiento, inventario, y despacho; en donde se desarrollan los conceptos y las perspectivas teóricas que han mencionado diferentes autores que han profundizado en estas variables, para darle desarrollo a la investigación. El objetivo es diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados para los distintos almacenes que tienen tres empresas pertenecientes al eslabón de curtiembres, que permitirá estandarizar la recepción, almacenamiento, distribución y despacho de sus materias primas, insumo y producto terminado. Para alcanzar este objetivo se realizaron tres actividades: i) Un diagnóstico del proceso actual de las actividades que están realizando para el almacenaje, desde la recepción de materias primas e insumos y terminando con el despacho de éstos a producción y de productos terminados a los clientes; para recolectar la información necesaria, se diseña una lista de chequeo como instrumento de diagnóstico. ii) Diseño de un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, como respuesta al diagnóstico actual. iii) Diseño de un plan de acción que contiene la metodología para la socialización del procedimiento diseñado, utilizando la técnica 5W y 1H. En el resultado I se observa el diagnóstico del proceso actual que vienen realizando las curtiembres para el almacenaje de sus productos. Dicho diagnóstico 13 recoge información referente de las variables independientes recepción, distribución, almacenamiento, despacho e inventarios. En el resultado II se muestra el diseño metodológico del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados para los distintos almacenes, que permitirá normalizar las actividades de las tres empresas del eslabón curtiembres. En el resultado III se observa el diseño del plan de acción que permitirá socializar el diseño del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados. 14 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA O NECESIDAD En entrevistas realizadas a los directivos del Centro de Productividad del Cuero (CDP) y de la Unión de Industriales Vallecaucanos del Calzado, Cuero y sus Manufacturas (UNIVAC), se evidenció que actualmente los fabricantes de calzado en el Valle del Cauca, presentan inconvenientes con sus proveedores de materias primas e insumos, por el incumplimiento a la hora de entregar los pedidos que se les realizan. Este incumplimiento, está generando para los productores de calzado los siguientes problemas en el área de producción, mercadeo, logística y calidad: retraso para emisión de las órdenes, cambios en la programación, paros en las líneas, baja productividad, sobrecostos, entre otros, que están generando pérdidas económicas y una imagen negativa ante los clientes que compran sus productos (calzado). (Granada Aguirre & Ramirez Morales, 2010). En una entrevista realizada a 30 empresarios del sector1 se evidenció que los proveedores están ubicados a nivel local (Cali), regional (Valle del Cauca), nacional e internacional, distribuidos de la siguiente manera: 13.3% locales, 6.6% regionales, 73.3% nacionales, 6.6% internacionales. Se observa en esta distribución que la mayor cantidad de proveedores esta ubicada por fuera de la localidad y de la región. Los empresarios concuerdan en las siguientes razones de la no compra de materias primas e insumos a nivel local: no existe facilidad de pago, los productos no tienen estándares de calidad requeridos, las colecciones no satisfacen necesidades del mercado, no existe actualización frente a tendencias mundiales y en algunos casos la tecnología de producción es obsoleta, no existen los insumos para la industria y la capacidad de producción es poca (Mena, 2012). En visitas técnicas realizadas al eslabón curtiembres, se observó que carecen de una metodología que les dé las directrices para realizar, analizar, controlar y mejorar sus procesos. En él se observó que las actividades de recepción, 15 distribución, almacenamiento, despacho, y manejo del inventario se realizan de diferentes maneras cada vez que la realizan; esto se presenta dado que no existe un proceso normalizado de las actividades de almacenaje de las materias primas, insumos y producto y terminado. Según los resultados obtenidos por el diagnóstico general, se puede observar que de las tres curtiembres, la que tiene más falencias al realizar las actividades de almacenaje de sus materias primas, insumos y producto terminados es la empresa número uno. 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA De acuerdo a la anterior situación, se propone la pregunta: ¿Qué procedimiento permitirá mejorar el almacenamiento de materias primas, insumos y productos terminados, en las curtiembres? 16 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados, en curtiembres. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar el proceso actual que tienen las curtiembres, para almacenar materias primas, insumos y productos terminados. Diseñar el procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados en las curtiembres. Socializar el procedimiento propuesto para el almacenaje materias primas, insumos y producto terminado en las curtiembres. 17 3. JUSTIFICACIÓN Este proyecto solucionará las deficiencias que presentan actualmente las curtiembres en el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados. Entregará un diagnóstico de la forma en la que actualmente realizan las curtiembres el almacenaje de sus productos. Del mismo modo, se entregará un procedimiento que permita mejorar el proceso de almacenaje que se lleva al interior de los almacenes de las curtiembres, proceso que ha generado insatisfacción por parte de los empresarios debido a las paradas de las fábricas por falta de insumos para comenzar con la producción, lo que ocasiona que se presenten retrasos a la hora de entregar los pedidos a los clientes finales. El procedimiento normalizará la recepción y almacenamiento de materias primas e insumos, distribución de éstos a producción, control de sus inventarios y, el despacho de producto terminado a los clientes, mediante el planteamiento de una metodología que permita estandarizar sus actividades. 3.1 ALCANCE El procedimiento para el almacenaje inicia con la recepción de materias primas e insumos y termina con el despacho de éstos a producción, y de productos terminados a los clientes, con el fin de garantizar el abastecimiento y disponibilidad en el momento y lugar que se requieran. 18 4. MARCO REFERENCIAL 4.1 MARCO CONTEXTUAL A continuación se describe la información de tres empresas pertenecientes a las curtiembres, las cuales son referentes al segundo eslabón de la cadena productiva del cuero y el calzado (Agudelo, 2010), en las cuales se adecúa la materia para los diferentes usos que se le darán en la fabricación de manufacturas del cuero, como lo indica el diagrama de flujo de procesos de una curtiembre (Anexo A). Las empresas son: Empresa 1. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Actualmente cuenta con cuatro trabajadores, produciendo alrededor de 600 hojas de cuero al mes. Empresa 2. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Siendo una empresa familiar, actualmente cuenta con 20 trabajadores, produciendo alrededor de 1.500 hojas de cuero mensualmente (Mena, 2012). Empresa 3. Pertenece al sector curtiembres. Está ubicada en un municipio del Valle del Cauca. Se dedica al curtido y producción de cueros. Actualmente cuenta con 170 trabajadores, produciendo entre 16.000 y 18.000 hojas de cueros mensualmente (Mena, 2012). 4.2 MARCO ANTECEDENTES En la realización de este trabajo se tomaron en cuenta anteriores estudios relacionados con el adecuado almacenaje de los materiales en los almacenes. 19 Durante la década de 1990 se introdujo paulatinamente un concepto novedoso en el mundo del almacenaje: la logística, en realidad no se trataba de ningún elemento nuevo, pero sí lo fue su implantación en el ámbito del almacenamiento de mercancías (Pérez Herrero, 2006). La logística es el proceso que se ocupa de la planificación y el desarrollo del suministro de toda clase de elementos necesarios para la ejecución de una acción. Utilizando la lógica casi como único argumento, ese proceso se ha venido realizando desde tiempos inmemoriales (Pérez Herrero, 2006). Sin embargo, otros conceptos sí han resultado novedosos, como es el caso del Justo A Tiempo (JIT) y el Kanban, desarrollados por la industria del automóvil japonesa en las décadas de los cincuenta y sesenta. Concretamente, Toyota introdujo el JIT en 1954 y lo amplió con el sistema de información Kanban en 1960. Ambos sistemas son complementarios y tienen por objeto la consecución de un objetivo único: reducir el volumen de las existencias (Pérez Herrero, 2006). Como menciona (Osinsky, 1998), los curtidos de pellejos de animales se utilizan desde hace miles de años para confeccionar prendas de vestir. La industria de la piel y el cuero sigue siendo importante en la actualidad, ya que con las pieles se fabrican gran variedad de prendas exteriores, como abrigos, chaquetas, sombreros, guantes y botas, así como adornos para otros tipos de prendas. Según indica Lincon Zapata, los diferentes usos del cuero hoy en día, son la base de una gran industria, pues constituyen la materia prima para la fabricación de diferentes objetos (Zapata, 2008). Esta transformación se logra mediante un proceso de curtido; es el proceso químico mediante el cual se convierten los pellejos de animales en cuero. Cuero designa la cubierta corporal de los grandes animales (por ejemplo, vacas o caballos), mientras que piel se aplica a la cubierta corporal de animales pequeños 20 (por ejemplo, ovejas). En el proceso de curtido se emplean ácidos, álcalis, sales, enzimas y agentes curtientes para disolver las grasas y las proteínas no fibrosas y para enlazar químicamente las fibras de colágeno entre sí (Germillac, 2007). La industria a que se hace mención, en la región suroccidental de Colombia hace parte de un clúster que ha venido evolucionando a través del tiempo para fortalecer los diferentes esquemas de trabajo asociativo del sector de cuero y calzado en la región, tal como se puede observar en la figura 1. Figura 1. Genealogía 1986: Creación de UNIVAC 1999: Proyecto Expo Cali 1994: Creación de CDP 2005: Reforma estatutaria 2001: Proyectos, STARGOUP, REDIMICA, CERRICUR 2006: Proyecto BID. Fuente: (Pardo & Restrepo, 2010). La cadena comprende seis actividades productivas, que hacen parte de la cadena productiva de la carne, y la piel es considerada como un subproducto de esta cadena. La cadena productiva del cuero se inicia en la actividad agropecuaria, con los diferentes sistemas de crianza y sacrificio. En este último, se tratan las pieles con sal y se conservan para los procesos de curtición y otros usos. El producto final es el cuero curtido, insumo para la fabricación de productos en los eslabones de Calzado y Manufacturas de Cuero (Ciro Calderón, Figueroa Díaz, Gutierrez Rincón, & Prieto Padilla, 2006), tal como se muestra en la figura 2. 21 Figura 2. Cadena colombiana del cuero, calzado y manufacturas de cuero Fuente: (Ciro Calderón, Figueroa Díaz, Gutierrez Rincón, & Prieto Padilla, 2006). Es importante contar con un lugar destinado para el almacenaje de las pieles. Preferentemente, debe ser un espacio que esté resguardado de la intemperie, limpio y bien aireado. El piso deberá poder limpiarse con frecuencia y, preferentemente, ser de concreto y con canaletas de desagüe hacia el exterior del recinto. Si se trabaja con tarimas de madera para el estibado de las pieles conservadas, las mismas deben ubicarse a una distancia suficiente del piso permitiendo la circulación del aire (Kurlat, 2001). Para su almacenamiento, se recomienda efectuar la estiba en pilas e ir rotando las pieles cada dos semanas. Históricamente, el almacén ha sido un espacio de la fábrica donde reposan las mercancías y trabajan los empleados menos cualificados de la compañía. Sin embargo, el nuevo entorno competitivo del siglo XXI ha vuelto obsoleto este 22 planteamiento, ya que los clientes cada vez exigen un mejor servicio por parte de los almacenes; no obstante, se debe tratar de ofrecer el mejor servicio posible, tratando de aumentar, a su vez, la productividad del almacén; además, la globalización de la competencia, la necesidad de segmentación de los mercados y los cada vez más cambiantes hábitos de los consumidores, obligan a las empresas a comercializar un mayor número de marcas y modelos, lo que se traduce en una mayor cantidad de referencias a gestionar en el almacén (Urzelai, 2006). 4.3 MARCO LEGAL Se hace una revisión de las distintas normas y leyes, aplicables al manejo ambiental, almacenamiento y seguridad industrial, en el sector curtiembres, tal como se indica en la tabla 1. Tabla 1. Leyes aplicables al diseño de almacenes en curtiembres. Leyes Descripción Ley 430 de 1998 “Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones”. “Por la cual se dictan Medidas Sanitarias”. Se establecen: Las normas generales que servirán de base a las disposiciones y reglamentaciones necesarias para preservar, restaurar y mejorar las condiciones sanitarias en lo que se relaciona a la salud humana; Los procedimientos y las medidas que se deben adoptar para la regulación, legalización y control de los descargos de residuos y materiales que afectan o pueden afectar las condiciones sanitarias del ambiente. Ley 9 de 1979 Resolución No. 2309 del 24 de febrero de 1986 Ley 253 de 1996 Resolución 2400 de 1979 Ley 55 de 1993 “Por la cual se dictan normas para el cumplimiento del contenido en cuanto a Residuos Especiales”. “Por medio de la cual se aprueba el Convenio de Basilea sobre el control de los movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su eliminación” “Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo”. Por medio de la cual se aprueba sobre la seguridad en la utilización de los productos químicos en el trabajo. Fuente: Equipo de Investigación 23 A continuación se listan en la tabla 2 una serie de normas técnicas colombianas que aplican en almacenes. Tabla 2. Normas técnicas colombianas aplicables al manejo de materias primas e insumos en curtiembres Normas Descripción NTC 1931 NTC 3972 Protección contra incendios y señales de seguridad. Transporte de mercancías peligrosas clase 9. Sustancias peligrosas varias. Transporte terrestre por carretera. Transporte de mercancías peligrosas clase 4. Sólidos inflamables; sustancias que presentan riesgo de combustión espontánea; sustancias que en contacto con el agua desprenden gases inflamables. Transporte terrestre por carretera. NTC 3967 NTC 2801 NTC 2880 NTC 3966 NTC 4680 NTC 4435 Transporte de mercancías peligrosas clase 3. Líquidos inflamables. Condiciones de transporte terrestre. Transporte de mercancías peligrosas clase 2. Condiciones de transporte terrestre. Transporte de mercancías peligrosas clase 1. Explosivos. Transporte terrestre por carretera. Estiba intercambiable de madera, no reversible, de cuatro entradas. Transporte de mercancías. Hojas de seguridad para materiales. Preparación. Elaboración: Equipo de Investigación. En la tabla 3 se indican normas voluntarias, que pueden tenerse en cuenta para el diseño de un procedimiento de las actividades de almacenamiento en curtiembres. Tabla 3. Normas voluntarias aplicables al diseño de almacenes en curtiembres Normas OHSAS 18001 NORMA ISO 3394 Descripción Específica los requisitos para un Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional SG de S&SO, destinados a permitir que una organización desarrolle e implemente su Política de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, así como sus objetivos relacionados. Hace referencia a las dimensiones de las cajas master, de los pallets o plataformas y de las cargas paletizadas. Las dimensiones de las bases de las cajas deben corresponder a un módulo de 60 x 40 cm. De medida externa Fuente: Equipo de Investigación 24 4.4 MARCO CONCEPTUAL ALBARÁN: nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. ALMACÉN: un almacén se puede considerar como un centro de produccion en el cual se adectuan una serie de procesos como: recepción, adecuación, almacenamiento y selección de los productos (Anaya Tejero, 2008). ALMACENAJE: función logística que permite mantener cercanos los productos a los distintos mercados, al tiempo que, en colaboración con la función de regulación, ajusta la producción a los niveles de demanda facilita al servicio (Anaya Tejero, 2008). Las actividades básicas del proceso de almacenaje inicia con la llegada de materiales (recepción), luego sigue con su almacenamiento en el sitio que corresponda y termina con la expedicion de éstos hasta el cliente final, o en su defecto, a otro punto de espera (Fernández de Casadevante y Mújica, 1974). CONTROL DE INVENTARIOS: es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. COSTOS POR MANTENIMIENTO: son los costos variables por unidad de mantener un artículo en inventario durante un periodo específico; los costos de mantenimiento incluyen costo de almacenamiento, costo de seguro, costo de deterioro, obsolescencia y costo de oportunidad CURTIEMBRE: es el lugar donde se realiza el proceso que convierte las pieles de los animales en cuero. COSTO DE PREPARACIÓN: el costo que implica reajustar una máquina para que fabrique un componente o artículo diferente del que ha fabricado anteriormente (Ballou, 2004). 25 DIAGNÓSTICO: etimológicamente, proviene de gnosis: conocer y día: a través: así entonces, es el resultado de una investigación, o como una explicación de una situación particular, o como una descripción de un proceso, o como un juicio interpretativo, o bien sólo un listado de problemas con un orden de prioridades. DISTRIBUCIÓN: conjunto de actividades que se realizan desde que el producto ha sido entregado por el fabricante hasta que ha sido despachado hacia el cliente. ESCALA LIKERT: es un tipo de escala aditiva, que fue desarrollado por Rensis Likert; se construye en función de una serie de ítems que reflejan una actitud positiva o negativa acerca de un estímulo o referente. INDICADORES: cada indicador tiene un objetivo general, un objetivo específico, su correspondiente cálculo y definición, periodicidad con la que se debe calcular, el responsable por el cálculo, su fuente de información, el área al que le corresponde el indicador y su impacto dentro de la empresa. (Mora García, 2008). INVENTARIO: conjunto de artículos o recursos utilizados en una organización para un posterior uso. INVENTARIO DE SEGURIDAD: es un inventario creado con doble propósito de satisfacer la demanda que excede de las previsiones de un determinado periodo y de proteger a los sistemas de las irregularidades no previstas en el entorno (García Sabater, Cardós Carboneras, Albarracín Guillem, & García Sabater, 2004). INVENTARIO DE TRÁNSITO: es el inventario que se encuentra entre distintas etapas de la producción o almacenamiento (Vanhorne & Wachowics, 2002). MANEJO DE PEDIDOS: se encarga de la recogida de los pedidos de evaluar los riesgos, ordenar su planificación y lo más importante mantener informado al cliente de la evolución del pedido de igual manera de facturar y cobrar una vez entregado el producto (Garmendia Aguirre & Serna Peláe, 2007). 26 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS: incluye todas las tareas de carácter administrativo y físico necesarias para atender las solicitudes de productos realizados por los clientes de la empresa, en donde comprende la solicitud de pedido, verificación, revisión de la línea de crédito del cliente, comprobación de existencias, instrucciones de distribución, reducción de existencias y preparación de facturas (Talaya, Garcá de Madariaga, Narros González, Olarte P., Reinares Lara, & Saco V., 2008). RECEPCIÓN: proceso mediante el cual se reciben los productos terminados procedentes de fábricas y almacenes. SURTIDO DE PEDIDOS: el surtido de los pedidos es la selección de las existencias desde las zonas de almacenamiento según los pedidos de ventas. La selección de los pedidos puede tener lugar directamente desde las zonas de almacenamiento semipermanente, desde la gran capacidad o desde zonas (llamadas zonas de recogida de pedidos), que se planifican especialmente para mejorar el flujo de materiales de los pedidos en cantidades de separación de embarques consolidados (Ballou, 2004). ZONIFICACIÓN: subdivisión de un área urbana con el objetivo de permitir regular sus usos, la densidad poblacional, el tamaño de los lotes, el tipo de estructura, etc., es decir, facilita el control de una determinada área urbana contemplada en un plan. ZONA DE CARGA Y DESCARGA: son aquellas a las que tienen acceso los vehículos de transporte y reparto de mercancía (López Fernández, 2006). ZONA DE RECEPCIÓN: debe estar situada lo más independiente del resto del almacén, con el fin de poder actuar como receptora y clasificadora del producto recibido. Aquí, la mercancía será sometida a doble proceso: control de calidad y clasificación (Pau i Cos & de Navascués y Gasca, 1998). 27 4.5 MARCO TEÓRICO 4.5.1 Recepción El proceso de recepción de mercancías es un paso imprescindible en el almacenamiento de éstas. La figura 3 muestra un flujograma de recepción para el posterior almacenamiento de mercancías. Figura 3. Flujograma para la recepción Proveedor Recepcionista Inicio Auxiliar De Calidad Se hace inspección de las especificaciones técnicas de la mercancía en proceso de recepción Verificar orden de pedido del almacén con remisión (original) y la factura Llegada de Mercancía No ¿Corresponden? 1 Si Entrega el original de la orden de pedido, factura y remisión ¿Cumple con especificaciones? Descargar y ubicar la mercancía en el área de recepción usando el equipo adecuado ¿Necesita revisión tecnica? 1 Se aprueba para recepcionar la mercancia entrante Si No Verificar cuantitativamente la mercancía Se comunica al proveedor que no se acepta el pedido debido a que no cumple con especificaciones Se documenta producto conforme con las especificaciones 1 No Cumple con Requerimientos Si Se comunica al proveedor aceptación del pedido Firma del documento "Factura” remisión y orden de pedido Emisión de nota de entrega al almacén Fin Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales, 2010). La tabla 4 muestra la descripción de las actividades de recepción de mercancías. 28 Tabla 4. Actividades del área de recepción Actividades Llegada de mercancía Comprobación de solicitud de una orden de pedido Descargue y ubicación de mercancía Verificación de cantidades respecto a la orden de pedido Inspección de calidad del producto Aprobar la mercancía Descripción Arribo de mercancía a las instalaciones de la empresa. Se tiene en cuenta los requisitos de la orden y las formas de emisión para su verificación, los requisitos para la orden son: 1. Lugar y fecha de emisión. 2. Nombre y número de orden del comprobante. 3. Nombre y domicilio. 4. Datos de la empresa que imprime el documento, habitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. 5. Original: para el vendedor. 6. Duplicado: para el comprador. Ubicar la mercancía en zonas de recepción del almacén. Incluye el manejo y la colocación de materiales usando el equipo adecuado a la mercancía recibida. Inspección visual para verificar datos, cantidad y el estado de la mercancía. Realizar la documentación necesaria teniendo en cuenta la fecha de llegada, nombre, cantidad, código del producto y nombre del proveedor. Consiste en evaluar un colectivo homogéneo a través de una muestra aleatoria, para decidir la aceptación o el rechazo del colectivo. Por tanto es necesario tener presente en todo momento que, en un muestreo, lo que se está evaluando es toda la población y no sólo la muestra. Se comunica al proveedor o transportista de la carga, que se acepta su recepción al cumplir con la orden de pedido y especificaciones requeridas; luego se firman los documentos correspondientes como son la ¨factura” (Original y Copia), y remisión. Registro de las entradas de unidades de mercancía Registro de la mercancía entrante que permite mantener la legalidad de la comercialización, llevar su adecuado registró contable y mantener un mejor control sobre los inventarios. Transporte de la mercancía recibida Se traslada la mercancía aceptada, desde el área de recepción hasta su almacén. Se emite una nota de entrega al almacén correspondiente. Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales, 2010). 29 4.5.1.1 Métodos de recepción La unidad de empaque en la cual se recibe el producto condiciona, tanto el método de recibo físico como la infraestructura de equipos y plataformas de recepción (muelles) dispuestos para tal fin (Mora García L. A., 2011). La tabla 5 muestra los métodos de recepción con sus características, ventajas y desventajas. Tabla 5. Métodos de recepción de mercancía Método de recepción Característica • Paletizado Los productos vienen sobre una estiba y de su posterior embalaje, es decir la estiba se convierte en una unidad compactada, para lo cual se pueden utilizar materiales como: cartones, zunchos, láminas de metal, películas transparentes etc. Se aplica a materiales que por las cantidades grandes en las que se trasladan no se pueden empacar en bultos o cajas, sino en materiales en camiones cisterna. Un ejemplo de ellos son los silos para el manejo de granos. • A granel Ventajas • • • • • • • • En arrume Las mercancías se reciben en cajas o bultos sueltos. • • Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011). 30 Disminución de tiempo. Bajo costo del material. Optimización del espacio. Uso eficiente. Velocidad. Estabilidad. Amigable con el medio ambiente. Almacenamiento de grandes cantidad. Mayor disponibilidad del recurso. Buena utilización del volumen. Equipo sencillo. No requiere inventario de estantería. Desventajas • Dificultad de adaptación a ciertos tipos de vehículos. • Riesgo de incendio. • Vida útil por exposición al sol y agua. • Dañino con el medio ambiente. • Dificultad de movilidad. • Deterioro del producto • Daños al producto. Problemas en control. Difícil rotación del producto. Se podría llegar a desaprovechar la altura. • • • 4.5.1.2 Diferencias entre la recepción interna y externa El recibo de productos o materiales tiene implicaciones distintas dependiendo de su origen, es decir, si proviene de una fuente externa (proveedor) o de una fuente interna. La tabla 6 muestra las diferencias de tres variables entre la recepción externa y externa. Tabla 6. Diferencias entre la recepción interna y externa Variable Externas Rechazo de productos. Las devoluciones hechas a un proveedor siempre implican una afectación a documentos comerciales. Tiempo Facilidad de manejo del producto. Se debe esperar, por lo general, un tiempo de respuesta largo ante las diferencias. Se deberá tener infraestructura física y de procedimientos para atender los vehículos en los cuales llegan tales mercancías. Internas Afectación en los costos de la compañía, pero solo tiene un alcance interno, afectando la contabilidad con la cual se maneja el producto en proceso. Facilita el encontrar razones o motivos por los cuales se puedan presentar inconsistencias en las entregas. El traslado de los productos no implica la intervención de un medio de transporte, sino el uso de equipo de manejo de materiales. Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011). 4.5.1.3 Indicadores de recepción A continuación, la tabla 7 muestra los indicadores empleados para evaluar el proceso de recepción de mercancías. Tabla 7. Indicadores de recepción Indicador Ecuación % Cumplimiento del pedido Unidades recibidas / Unidades pedidas % Producto en mal estado Número de devoluciones Unidades en mal estado / Unidades ingresadas Devoluciones realizadas en el período Número de entregas en la fecha solicitada / Número de entregas realizadas en el período Costo total de la mercancía / (Unidades recibidas – Unidades devueltas) % de entregas a tiempo Costo unitario Fuente: (Rojas, 2008). 31 4.5.2 Distribución 4.5.2.1 Parámetros para distribución A continuación, en la figura 4 se presenta el diagrama de proceso de los parámetros para la distribución. Figura 4. Flujograma de parámetros de la distribución 1. Definir el producto 2. Establecer la demanda 3. Determinar la cantidad de la demanda 4. Determinar tipo y cantidad 5. Determinar los espacios Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010). Las características de cada proceso de los cinco parámetros para la distribución, se describen en la Tabla 8. Tabla 8. Parámetros de distribución Parámetros Características 1 Definir su producto en forma clara y precisa, si es necesario distribuirlo por familias o nivel de producción o peso en venta. 2 3 Establecer la demanda y la maquinaria que utiliza para cubrir esta demanda. Determinar la cantidad de materia prima y el producto terminado a almacenar con base en el sistema de almacenamiento que utiliza su empresa. 4 Determinar el tipo y la cantidad de equipos para el manipuleo y manejo de materiales en su empresa. 5 Determinar los departamentos o espacios físicos que requiere su empresa para crear el producto. Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010). Sin embargo, (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010), indican que existen varias herramientas para diseño o análisis de distribución física, las cuales se mencionan más adelante para conocer su uso. 32 4.5.2.2 Diseño y distribución física (layout) Disposición física de las instalaciones en una planta, establecimiento fabril, taller u oficina, se habla de layout. Se trata de un término utilizado para designar la disposición física de espacios, equipamientos y puestos de trabajo, y el desplazamiento de personas, insumos y productos, buscando minimizar los costos de almacenamiento, manejo y transporte, por un lado, y facilitar los flujos de información y los procesos de entrada y salida de productos. (Instituto Nacional de Tecnología Industrial, 2011). Trabajar en el layout representa una valiosa ayuda para ganar eficiencia y seguridad. La importancia de poseer una correcta distribución de planta se debe a que, detrás de una configuración incorrecta, existen gran cantidad de costos ocultos, por ejemplo, los desplazamientos innecesarios de los materiales, gastos energéticos y de tiempo, desgaste físico adicional del personal, así como una excesiva manipulación de los materiales, lo cual implica riesgos de sufrir golpes, roturas y otros defectos que se traducen en un desperdicio y requieren, muchas veces, volver a hacer el trabajo. También es importante destacar que un buen layout minimiza el riesgo de accidente laboral. (Instituto Nacional de Tecnología Industrial, 2011). Cuando se ha de decidir sobre la disposición de un almacén, se suelen producir tres situaciones que pueden hacer necesaria una asignación diferente de espacio diferente (Pérez Herrero, 2006); en la tabla 9 se muestra el impacto que tiene la distribución del espacio a través del tiempo. Tabla 9. Situaciones de distribución física Situación Instalación de nuevo almacén Ampliación de un almacén existente Reorganización del almacén actual Importancia de decisiones Impacto de espacio en el tiempo Alta. Corto, Mediano, largo Plazo Alta Corto, Mediano, Largo Plazo Mediana Corto Plazo. Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006). 33 4.5.2.3 Metodologías para distribución física Existen muchas metodologías para diseñar y analizar la distribución física. La mayor parte de ellas se basan en procedimientos matemáticos o en software creados bajo estos modelos matemáticos (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010). La tabla 10 describe las diferentes metodologías para la distribución de los almacenes. Tabla 10. Metodologías para la distribución física Metodologías Descripción/Uso SLP (Systematic Layout Planning) Técnica de análisis básicamente cualitativo que debe ser realizado por personal de la empresa. QAP (Quadratic Assignment Problem) Mayormente utilizado para localizar instalaciones o centros de distribución. Corelap Manual Algoritmo que se basa en convertir la calificación cualitativa determinada en el Diagrama de relaciones que utiliza SPL en cuantitativa, a través de asignación de valores fijos a los grados de relación. ASBModel Tiene aplicaciones para posicionar departamentos o máquinas en una o dos dimensiones. Tiene algunas condiciones y existen tres versiones. LIMP Caso especial de diseño de distribución física que se utiliza cuando el flujo de proceso es en forma de anillo o loop, flujos en U o en L. Fuente: Adaptado de (Galindo Álvarez & Tapia Quincha, 2010) Cuando se ha de decidir sobre la disposición interna y externa de un almacén, se suelen producir tres situaciones que puedan hacer necesaria una asignación de espacio diferente: instalación de un nuevo almacén, ampliación del almacén ya existente y la reorganización del almacén actual (Pérez Herrero, 2006). Las decisiones sobre la distribución general de un almacén deben satisfacer las necesidades que se nombran en la tabla 11, las cuales reflejan los objetivos que deben cumplir los almacenes. 34 Tabla 11. Necesidades de un sistema de almacenamiento Ítem 1 2 3 Descripción Ítem Descripción 4 Máximo índice de rotación posible del Eficiente aprovechamiento de espacio inventario. Reducir al mínimo la manipulación de 5 Flexibilidad en la colocación del producto los materiales Facilidad de acceso al producto 6 Fácil control de las cantidades almacenado almacenadas. Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006) 4.5.2.4 Flujos de distribución • Distribución con flujo en U: el flujo en U ocurre cuando el área de recepción y despacho se encuentran en el mismo lado del edificio. Con esto se hace un mejor uso del espacio en el puerto de despacho, se tiene más flexibilidad, mayor control en la seguridad; aunque se tiene menor espacio pues se comparte tanto para recepción como despacho. (Cruz, 2010). • Distribución con flujo directo: ocurre cuando las áreas de recepción y despacho son localizadas en lados opuestos del edificio. Con esto se determina o exige que todos los productos se almacenen en la total la longitud del edificio, hay una menor flexibilidad y también se dificulta el control. Pero hay menos riesgo de confusión de los productos que entran y salen (Cruz, 2010). • Distribución aleatoria: en este tipo de distribucion el producto terminado se hace en los primeros lugares libres y en ese mismo orden de llegada son retirados, ya que la bodega posee la misma linea de productos. (Tijuana, 2013) • Distribución por conexión de acoplamiento: las bodegas sólo coordinan el uso y distribución de manera rápida y continua, inmediatamente sale el lote de producto terminado es distribuido en bodega para ser despachado (Pérez Álvarez, 2012). En la figura 5 se representan los dos primeros flujos de distribución en almacenes, descritos anteriormente. 35 Figura 5. Flujo directo y flujo en U para la distribución en almacenes Flujo Directo Flujo en U Fuente: (Cruz, 2010). El criterio de aceptación o rechazo del flujo de distribución se puede observar en la tabla 12, la cual menciona las diferentes ventajas y desventajas que tiene cada tipo de flujo de distribución. Tabla 12. Ventajas y desventajas para la distribución física Tipo de flujo Distribución con flujo en U Distribución con flujo directo Distribución aleatoria Distribución por conexión de acoplamiento (Cross docking) Ventaja Adaptación de las instalaciones Flexibilidad para cambios de producto terminado y demanda Facilidad al interior de instalaciones Maximizar el espacio disponible Ahorro de tiempo y costes Inventariado sin grandes complicaciones Disminución en los recorridos Búsqueda fácil de producto Maximiza espacio Minimiza utilizar transporte interno de distribución Reduce costos de inventario Reduce tiempos de aprovisionamiento En una empresa que maneje más de una línea de productos no tendrá mucho éxito Requiere buenos pronósticos e información compartida Requiere distribución en grandes volúmenes. Mayor número de operarios Fuente: Adaptada de (Vallhonrat & Coromias, 1991) 36 Desventaja Aumento en los recorridos Manutención costosa Variaciones en tiempo por las diversas operaciones requeridas Congestiones por los movimientos del personal Rigidez al ser un diseño lineal. 4.5.3 Almacenamiento 4.5.3.1 Principios básicos para gestión de almacenes La descripción de los principios básicos se pueden visualizar en la tabla 13. Tabla 13. Principios básicos para la gestión de almacenes Principio básico Coordinación Equilibrio Minimizar Flexibilidad Descripción El almacén no es un ente aislado del resto de la empresa. Un almacén debe cuidar esencialmente dos aspectos, nivel de servicio e inventario. El espacio empleado, las manipulaciones, y los riesgos. Tener en cuenta las posibles necesidades de evolución que vaya a tener en el futuro Fuente: Adaptado de (Urzelai, 2006). 4.5.3.2 Clasificación de los almacenes Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por tanto, es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. La tabla 14 muestra la clasificación de los almacenes, basándose en unos criterios. Tabla 14. Clasificación de los almacenes Criterio Tipo de almacén Según su relación con el flujo de producción Según su ubicación Según el material a almacenar Según su localización Según su función logística Almacenes de materias primas Almacenes de productos intermedios Almacenes de productos terminados Almacenes de materia auxiliar Almacenes de preparación de pedidos y distribución Almacenaje interior Almacenaje al aire libre Almacén para bultos. Almacenaje de gráneles. Almacenaje de líquidos. Almacenaje de gases Almacenes centrales Almacenes regionales Centros croosdoking Centros ruptura Fuente: Adaptado de (Silva, 2006). 37 4.5.3.3 Zonificación de los almacenes Según (Pérez Herrero, 2006) se debe efectuar una distribución planimetrica, denominación que recibe el diseño de un almacén representado en un plano (layout). Este diseño debe respetar ciertos aspectos, como evitar zonas y puntos de congestión, facilitar tareas de mantenimiento, dar los medios necesarios para obtener la mayor velocidad de movimiento posible. En cualquier almacén, como principal premisa deben estar perfectamente definidas la zona de carga y descarga, zona de recepción, zona de almacenaje, zona de preparación de pedidos, y zona de expedición (Pérez Herrero, 2006). En la figura 6, se puede visualizar un ejemplo de distribución con sus respectivas zonas. Figura 6. Zonificación del almacén Z Z Z Z Z Z Z Z Z Z ZONA DE BAJA ROTACIÓN Z ZONA DE ALTA ROTACIÓN Z OFICINA ALMACEN EXPEDICIONES ZONA DE PREPARACIÓN RECEPCIÓN Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina 2 m cuadr 2 m cuadr 2 m cuadr 2 m cuadr 2 m cuadr 2 m cuadr Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006). En la tabla 15 se hace una descripción general de las diferentes zonas de un almacén usual. 38 Tabla 15. Zonas de los almacenes Zona Muelles y zonas de maniobras Zona de recepción y control Zona de stockreserva Zona de picking y preparación Zona de salida y verificación Zonas de oficinas y servicios. Descripción Espacios destinados a las maniobras que deben realizar los vehículos para entrar, salir y posicionarse adecuadamente para proceder a su descarga. Zona destinada para la comprobación del estado de las cantidades recibidas y a la clasificación de los productos antes de situarlos en sus lugares de almacenamiento. Esta zona es la destinada a ubicar los productos durante un determinado período de tiempo. En ella deben incluirse los espacios necesarios para el almacenaje, pasillos y para los elementos estructurales que puedan formar las estanterías de soporte. Zona destinada a recuperación de productos de sus lugares de almacena/ y preparación para ser trasladados o transportados adecuadamente. Zona consolidar la totalidad de las mercancías a enviar y realizar un proceso de verificación final del contenido. Organización de las operaciones administrativas a realizar en el almacén Fuente: Adaptado de (Silva, 2006). 4.5.3.4 Métodos de almacenaje Método de la ubicación fija: asigna a cada producto una zona determinada o un número fijo de estantes. Hay que tener mucho cuidado al momento de definir el tamaño del espacio físico de almacenamiento de cada producto, pues puede resultar insuficiente en las épocas de alta demanda, o más que suficiente en las épocas de baja demanda. Es muy utilizado en almacenes con poca variedad de productos por su simplicidad y porque, en casos extremos, no requiere ningún código de la ubicación (Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013). Método de ubicación aleatoria: consiste en almacenar la mercadería en cualquier zona que esté libre dentro del almacén. Este método produce una mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un código de ubicación para la zona o estante que permita una rápida ubicación de las mercancías para su despacho. Es muy utilizado en los sistemas 39 automatizados de almacenamiento y preparación de pedidos, en los que la principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenar (Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013). 4.5.3.5 Alternativas de almacenamiento En la literatura, se encuentra que existen diversas alternativas para almacenar los bienes, las cuales están influenciadas por el entorno propio del almacén, y las condiciones que demande cada bien o producto para su cuidado. Tabla 16. Alternativas de almacenamiento Almacenaje Almacenaje en pila Almacenamiento en estanterías Descripción Criterio Es el que se realiza mediante la colocación de las unidades de carga unas sobre otras directamente, es decir, sin más intermediación que el pale que sirve de soporte. Aprovecha mejor la altura útil de almacenaje, debido a que no existen perdidas de espacio en altura. La desventaja de este sistema es que no permite ningún tipo de accesibilidad, de esta forma que para separar y obtener cualquier carga es necesario desmontar previamente la pila que existía sobre ella. El almacenamiento en estanterías se realiza mediante la colocación de unas estructuras mecánica, formadas básicamente por polares y travesaños. Permiten colocar las unidades de carga en dichas células, a la altura que se precise y que el recinto de almacenamiento lo permita, y con la accesibilidad que se requiere 40 Tabla 16. (Continuación) Almacenaje Descripción Estante drive-in rack Criterio Esto es posible porque los estantes consisten en columnas verticales con rieles horizontales para soportar las tarimas a una altura superior a la del montacargas. Permite varios niveles de almacenamiento para tarimas, en donde cada niveles está apoyado de manera independiente de los demás. Aumentan la reducción del espacio de pasillo, permiten que el montacargas avance por varias posiciones de tarima para almacenar o extraer una. Este tipo de almacenamiento tiene acceso a ambos costados. Las mismas consideraciones drive-in se aplican al estante drive-thru Sirve para programar las cargar en espera de manera que las tarimas puedan cargarse por un extremo y descargarse por el otro Estante drive- thru Estante pallet flow Las cargas se manipulan en bandas transportadoras con roda chines, bandas de rodillos o rieles desde un extremo de carril de almacenamiento hasta el otro. Cuando se retira una carga del frente de un bloque de almacenamiento, la siguiente carga avanza hasta la cara de preparación. Estante push-back Provee almacenamiento de último en entrar primero en salir utilizando un transportado tipo riel para cada tarima de carga. Al poner en almacenamiento la carga, su propósito su propio peso y fuerza del vehículo de acomodo empujan las otras cargas hacia atrás en el carril para crear espacio ara la carga adicional. Fuente: Adaptado de (Pérez Herrero, 2006) (Serrano, 2011). 41 El propósito principal es proveer una alta productividad en el almacenamiento y retiro de tarimas así como una buena utilización del espacio. Por lo tanto, se utiliza para artículos con alta rotación de tarimas y con inventario de varias tarimas disponible. La principal desventaja del estante de flujo de tarimas es su costo Permite agilizar el proceso de almacenamiento por medio del método ultimo entrar, primero en salir. No aplica para mezclar variedad de productos o materias primas 4.5.3.6 Indicadores de gestión de almacenamiento La Tabla 17 muestra los indicadores para la gestión de un almacén, con su respectiva fórmula. Tabla 17. Indicadores de gestión del almacén Indicador Costo de mercancías almacenadas Rotación de mercancías Utilización del almacén Porcentaje de selectividad Porcentaje de accesibilidad Fórmula Costo de almacenamiento / Unidades almacenadas. Costo de mercancías almacenadas / Inventario promedio. Área empleada / Total espacio disponible. Área ocupada por los pasillos / Área total de almacenamiento. Productos almacenados accesibles / Total productos almacenados. Fuente: Adaptado de (Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013). 4.5.4 Despacho 4.5.4.1 Flujograma para el despacho Las actividades necesarias para el despacho de mercancías se muestran en la figura 7. Figura 7. Actividades para el despacho de mercancía Actividades principales Actividades específicas Separación de pedidos Extracción del producto Traslado a zona de preparación Preparación de pedidos Selección y agrupación Empaque de las mercancías Embalaje de mercancía Paletizado, sellado y marcación Programación de transporte Elaboración de guías de transporte Validación del despacho Auditoria al pedido preparado Facturación Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, & Juárez Rosales, 2010). 42 La tabla 18 indica la metodología que se usa en cada uno de los procesos del despacho. Tabla 18. Procedimiento para el despacho Procesos en el despacho Metodología Separación de pedidos Un pedido es una forma que establece lo que el comprador desea adquirir, precios de las mercancías a adquirir, y forma en que debe embarcarse y como deberá facturarse al comprador. Para la preparación de la mercancía se debe tener en cuenta lo siguiente: Desempacar y marcar, es un trabajo fácil. Se desempaca un embarque con cuidado para volver a utilizar las cajas, cartones y demás. Se escoge el mejor medio para empacar cada cargamento, significa que debe conocer los diferentes tipos de cajas y cómo empacarlos. Preparación de mercancía Embalaje de mercancía Programación del transporte Validación del despacho En el documento que lleva la caja debe estar redactado lo siguiente: La palabra DE seguida por el nombre y dirección del expedidor en la parte superior derecha. La palabra PARA seguida por el nombre y dirección del consignatario en el centro de la esquina inferior derecha. El número del conocimiento del embarque. El número de orden de compra. El documento de los embarques debe tener lo siguiente: La fecha del embarque. Nombre y dirección del consignatario. El monto y número del pedido. Número del pedido. Firma del agente del transportista. Los documentos para validar el despacho son: Facturas por fletes: Documento que informa el consignatario, lo que éste debe al transportista por conceptos de fletes. El pago al transportista: A partir de la factura por fletes se establece la cantidad que debe ser pagada al transportista y el porqué de ese pago. Aviso de llegada: Documento que la empresa transportadora utiliza para informar al consignatario que debe pasar a recoger su embarque, para evitar que el transportista venda las mercancías para recuperar los gastos por transportarlas. Recibo del embarque: Documento preparado por la empresa transportadora y que el consignatario firma cuando sus mercancías le son entregadas. Aviso de notificaciones: Documento que se utiliza muy poco, por ejemplo, cuando el transportista no puede hacer entrega de las mercancías. Fuente: Adaptado de (Mancillo Junco, 2012). 43 4.5.4.2 Tipos de despacho Despacho interno: consiste en la entrega de los artículos que guarda el almacén a otras áreas de la empresa, a cambio de una orden, vale de salida o nota de entrega, lo que constituye el comprobante de la entrega efectuada (Ramos Menéndez & Flores Aliaga, 2013). Despacho externo: envío de productos finales a los clientes, por medio de una orden de compra. Es todo despacho que se realice para el exterior de la empresa (Mora García L. A., 2011). 4.5.4.3 Métodos de recolección de pedidos Tabla 19. Métodos de recolección de pedidos Método Recolección moderada Descripción Ventaja Desventaja El recolector toma una orden y la llena de principio al fin Integridad de las órdenes Evita realizar dobles manipulaciones Responsabilidad directa por errores. Mayor distancia y tiempo recorrido para complementar las órdenes. El recolector prepara una lista Reduce el tiempo de por lotes de tal vez una docena, recorrido en un 50% reúne y lleva el lote al área de Mejora la almacenamiento provisional supervisión donde se separa en órdenes individuales. Recolección por Cada recolector tiene una zona Reduce distancia y el zonas asignada, él se encarga de desgaste en los recoger todos los artículos de su recorridos respectiva zona y cuando termina Agiliza la gestión de se lo pasa a otro recolector de recolección otra zona para que complete el individual pedido. Recolección por Agrupa los pedidos de Orden y oleada recolección por una característica disminución de determinada, puede ser por labores cliente. Fuente: Adaptado de (Ascencio Lemus, Domínguez Medrano, Himede Palomo, 2010). Recolección de lotes 44 Se realiza doble manipulación Las ordenes no se pueden despachar hasta que el lote este completo Obstrucción del proceso Mayor tiempo recolectando. & Juárez Rosales, 4.5.4.4 Prioridades en el procesamiento de pedidos Es necesario establecer algún tipo de prioridad al procesamiento de pedidos y en sus procedimientos asociados, debido a que esto puede afectar de manera significativa el tiempo de ciclo de pedidos de los clientes. El establecer un sistema de tratamiento de pedidos por prioridad, tiene como objetivo variar la velocidad de tratamiento; por ende, los tiempos de entrega a los clientes (Agudo & Villanueva, 2000). Pueden establecerse reglas para los pedidos tales como: se tratan en el orden en que se reciben, en el menor tiempo posible, según un número de prioridad preestablecido. Los pedidos más pequeños se tratan primero, según la fecha prevista de entrega más optimista, se procesan según la fecha prevista de entrega más pesimista. 4.5.4.5 Embalaje de mercancías El embalaje de las mercancías es la última operación realizada en el proceso de despachos que implica una manipulación de las mercancías. Éste comprende todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar una mercancía. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger el producto, conservar el producto. El embalaje debe informar sobre las condiciones de manejo, requisitos legales, composición, ingredientes, etc. Toda esta información del producto es consignada en etiquetas que son adheridas al embalaje obtenido. (Mora García L. A., 2011). La tabla 20 muestra los tipos de paletizado, sus principales criterios e imagen. 45 Tabla 20. Tipos de paletizado Tipo Estable Compacto Modelo de bloques No Sí Modelo de ladrillos Sí Sí Modelo en línea continua Sí Sí Modelo en línea discontinua Sí No Modelo en espiral Si No Modelo en doble espiral Sí No Fuente: Adaptado de (Mora García L. A., 2011). 46 Imagen 4.5.4.6 Zonas de expedición Son aquellas que están destinadas al embalaje, si procede, de los pedidos previamente seleccionados en las zonas de preparación ya descritas, y en cualquier caso en ellas se acumulan las mercancías que hayan de salir del almacén, mediante su carga en los camiones de distribución. Si el almacén dispone de zonas de recepción y expedición enfrentadas, debe disponer también de dos zonas de recepción y descarga. Por el contrario, si las zonas de recepción y expedición están próximas, bastará con una sola zona de carga y descarga, aunque esto comportará una mayor dificultad de control del flujo de mercancías y del movimiento de camiones (Pérez Herrero, 2006) 4.5.4.7 Indicadores de despacho Las fórmulas para hacer el cálculo de cada indicador, se muestran en la tabla 21, que se indica a continuación. Tabla 21. Indicadores del proceso de despacho Indicador Ecuación Unidades separadas o despachadas Valor = (Total unidades separadas/despachadas) / Total de trabajadores en separación Costos de despachos empleado Valor = Costo total operativo bodega / Número de empleados bodega Nivel de cumplimiento en despachos Valor = Numero despachos cumplidos a tiempo / Número total despachos requeridos Fuente: Adaptado de (Mora García, 2008). 47 4.5.5 Inventarios 4.5.5.1 Tipos de inventario Los inventarios según la forma en que se crearon se clasifican en cuatro tipos, que se muestran en la tabla 22. Tabla 22. Tipos de inventarios Tipo Descripción Inventario de ciclo Inventario de seguridad Porción del inventario total que varía en forma directamente proporcional al tamaño del lote. Excedente de inventario que protege contra la incertidumbre de la demanda, el tiempo de espera y los cambios de abastecimientos Inventario de Inventario usado para absorber las irregularidades que se previsión presentan en la demanda y oferta. Inventario en Inventario que se mueve de un punto a otro dentro del sistema transito de flujo de materiales. Fuente: (Krajewski, Malhotra, & Ritzman, 2008). Características para la diferenciación de ítems en inventario. En algunas ocasiones pueden existir con diferencias en detalles muy pequeños. En otras ocasiones y dependiendo de los objetivos que se persigan, la clasificación puede ser más agregada y un SKU puede representar artículos semejantes (Vidal Holguín, 2010). En la tabla 23 se muestran las características para la diferenciación de ítems en inventario. Tabla 23. Características para la diferenciación de ítems en inventario Aspecto Diferencias características Costo y apariencia física Ítem perecedero Costo, volumen, peso, forma, estado físico. Por deterioro con el tiempo, por pérdida. Modo de almacenamiento En contenedor, barril, estantes, estibas, sobre el piso, cajas, condiciones controladas, artículos inflamables, etc. Modo de empaque Demanda Por unidad, por docena, por cientos, por millares, por promoción. Unidades docenas, cajas por miles, sustitución complementaria. Fuente: (Vidal Holguín, 2010). 48 4.5.5.2 Métodos de control de inventarios Los modelos para control de inventario se definen como el conjunto de técnicas y métodos cuya finalidad es poder administrar y controlar de manera eficiente y eficaz, un recurso tan importante para la empresa como lo es el inventario. (Hernández, 2008). El sistema ABC: La clasificación ABC se realiza con base en el producto Di*vi, el cual expresa el valor anual de las ventas de cada ítem. Di = Demanda anual del ítem i [unidades/año]. Vi = Valor unitario del ítem i [$/unidad] Para definir cuáles ítems deben formar parte de cada clase (A, B o C), se escoge un porcentaje de mayor a menor, de acuerdo al orden secuencial dado por la mayor utilización de los ítems. Ítems Clase A = 10% del total de ítems, con alrededor del 65% del total de ventas. Ítems Clase B = 20% del total de ítems, con alrededor del 25% del total de ventas. Ítems Clase C = 70% del total de ítems, con alrededor del 10% del total de ventas. En la tabla 24 se muestra un ejemplo de clasificación ABC de los inventarios (Vidal Holguín, 2010), con 20 ítems que se clasificaron en diferentes posiciones. 49 Tabla 24. Clasificación ABC Código No Cantidad Precio D123 H335 G567 F440 F897 H108 G590 D768 D047 G006 G021 F876 F654 E150 E456 H643 G777 D709 F589 E010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 3960 5 1064 2508 5322 910 8217 546 597 230 3547 91 34 116 57 60 65 33 19 47 2640 1605000 2425 960 225 1235 125 1115 855 1540 95 3100 5550 855 1650 1400 1235 2350 3300 135 TOTAL % % Acum 10454400 8025000 2580200 2407680 1197450 1123850 1027125 608790 510435 354200 336965 282100 188700 99180 94050 84000 80275 77550 62700 6345 35,32% 27,11% 8,72% 8,13% 4,05% 3,80% 3,47% 2,06% 1,72% 1,20% 1,14% 0,95% 0,64% 0,34% 0,32% 0,28% 0,27% 0,26% 0,21% 0,02% 35,32% 62,43% 71,15% 79,28% 83,33% 87,13% 90,60% 92,66% 94,38% 95,58% 96,72% 97,67% 98,31% 98,65% 98,97% 99,25% 99,52% 99,78% 99,98% 100,00% 29,600,995 100,0% Ítems A B C Fuente: (Vidal Holguín, 2010). Revisión continúa: vigila permanente el nivel del inventario y el peligro de desabasto; sólo se presenta durante el tiempo de entrega, es decir, el tiempo que corre entre el momento en que se coloca la orden y en el que se recibe. Por tanto, se deben mantener existencia de reserva para tener cierto grado de protección contra el desabasto en inventario de seguridad (Sánchez, 2011). En la tabla 25 se muestra el sistema de revisión continua del inventario. 50 Tabla 25. Sistemas de revisión continúa del inventario Sistema (s, Q) Sistema punto de re-orden, cantidad a pedir Sistema (s, S) Sistema punto de re-orden, nivel máximo Consiste en pedir una cantidad fija Q cuando el nivel de inventario efectivo llega al punto de re-orden o más bajo. Este sistema es conocido como de “dos cajones” Cuando el nivel del inventario llega al punto de reorden o más bajo, en vez de ordenar una cantidad Q, se ordena una cantidad para que el nivel de inventario llegue hasta su nivel máximo. Fuente: (Fernández, 2008). Revisión periódica: consiste en revisar el inventario de manera periódica, con una frecuencia de tiempo regular. El lapso de tiempo que transcurre entre cada revisión se denota con la letra R. Cuando el tamaño de R es muy pequeño, es decir R> 0, es igual a la revisión continua. (Fernández, 2008). En la tabla 26 se muestra el sistema de revisión periódica del inventario. Tabla 26. Sistemas de revisión periódica del inventario Sistema (R, S): Tiempo de revisión, nivel máximo de inventario El inventario se revisa cada R unidades de tiempo, se ordena hasta llegar al nivel máximo de inventario. Este sistema es muy utilizado en el control de ítems relacionados entre sí, ya sea porque vienen de un mismo proveedor, utilizan el mismo medio de transporte, son de una misma línea de manufactura, u otra razón en particular. Sistema (R, s, S): Tiempo de revisión, punto de re-orden, nivel máximo del inventario Es un sistema de combinado entre el control periódico y el control continuo. En el cual cada R unidades de tiempo se revisa el inventario efectivo, si está en o por debajo del punto de re orden, se pide lo suficiente hasta llegar al nivel máximo; de lo contrario no se hace nada y se espera hasta la próxima revisión Fuente: (Fernández, 2008) Códigos de barras; los códigos de barras estándares EAN, es un sistema de identificación estándar internacional, utilizado en multitud de países y compatible con el UPC de USA. Entre los sistemas de codificación EAN más utilizados, se podrían destacar tres. El uso de uno u otro dependerá básicamente del tipo de producto a codificar, ámbito de manipulación y de la necesidad de información a insertar en el código (Urzelai, 2006): 51 - EAN-13: codificar unidades básicas de producto con destino al punto de venta. - EAN-14: codificar agrupaciones de productos o bultos en entornos no detallistas. - EAN-128: similar al anterior, pero añade información adicional acerca del producto. RFID: sistema compuesto por etiquetas o gags inteligentes, lectores de radiofrecuencia y antenas, de tal forma que las primeras son susceptibles de ser leída y escritas por los segundos sin contacto visual, gracias a la función que desempeñan las terceras (Urzelai, 2006). 4.5.5.3 Errores en el control del inventario La tabla 27, indica los problemas que se pueden presentar normalmente en el control de inventarios. Tabla 27. Problemas frecuentes en el control del inventario Problema Falta de registros Exceso de inventario Descripción No contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo Tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces se incurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento de la merma y la disminución de la calidad en perecederos. El tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol los mismos y una disminución paulatina de la liquidez. 52 Tabla 27. Continuación Problema Insuficiencia de inventario Descripción Sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la venta sino que también podemos perder al cliente. Desorden Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a la empresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás o bien, simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil. Mermas Perdida de las condiciones fisicas y de calidad del producto por la accion del tiempo, puede llevar a la empresa a vender el producto por debajo de su costo, o ocnvertirlo, al igual que el deterioro, en no acto para su comercializacion Fuente: (Salinas, 2006). 4.5.5.4 Métodos de valuación del inventario Son aquellos que permiten valorar las mercancías que se encuentran a disposición para la venta y proceso, para de esta forma conocer de manera real el valor de esa mercancía. El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo. Se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad (Hernández Peña, 2008). A continuación, en la tabla 28 se muestran los métodos de valuación de inventarios. 53 Tabla 28. Métodos de valuación de inventarios Método Identificación Específica Costo Promedio Método PEPS Método UEPS Descripción Fórmula Exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión, para poder determinar su costo. Mercancía disponible para la venta – Unidades vendidas. Determinar el costo por unidad del promedio ponderado, el cual aplica a las unidades en el inventario final. Costo de mercancías a la venta / Unidades disponibles. Es conocido como FIFO, asume que las unidades del inventario que fueron compradas primero son vendidas primero, y consecuentemente las unidades remanentes en inventario al final del período son aquellas compradas o producidas más recientemente. Costo de mercancía disponible – Inventario final. Este método de valoración (Últimas en entrar, primeras en salir) considera que las últimas mercaderías adquiridas van a ser las primeras en ser vendidas. Costo de mercancías disponibles – Inventario final. Fuente: (Silva, 2006). 4.5.6 Equipos Los elementos para la manipulación de mercancía en cada uno de los procesos del almacenaje se pueden visualizar en la figura 8. 54 Figura 8. Equipos para los procesos de almacenaje al interior del almacén Recepción Transpaleta manual Transpaleta eléctrica Montacarga de contrapeso Distribución Almacenamiento Transpaleta manual Transpaleta manual Transpaleta eléctrica Transpaleta eléctrica Montacarga de contrapeso Montacarga de contrapeso Carretilla retractil Carretilla trilaterial Despacho Ttranspaleta manual Transpaleta eléctrica Montacarga de contrapeso Carretilla retractil Carretilla trilaterial Fuente: Adaptada de (Tejero, 2007) 4.5.6.1 Alternativas de manejo de materiales El equipo de movimiento se diferencia por su grado de uso especializado y la cantidad de energía manual que se requiera para operarlo. Pueden distinguirse tres amplias categorías de equipos: equipo manual, equipo asistido por motor y equipo totalmente mecanizado. En un sistema de manejo de materiales por lo general se halla una combinación de estas categorías, más que el uso exclusivo de una sola categoría (Ballou, 2004). A continuación se describe cada uno de los equipos para el manejo de los materiales. Transpaleta manual: es uno de los elementos más simples pero a su vez más utilizado en un almacén. Su función se puede desglosar básicamente en dos tareas principales: la primera carga y descarga de medios de transporte y la segunda transporte (Urzelai, 2006). 55 Transpaleta eléctrica: dotada de un motor eléctrico, normalmente situado encima de la rueda trasera, que le permite automatizar los movimiento de traslado y elevación, existen diferentes modelos disponibles en el mercado, transpaleta eléctrica de conductor a pie en las que el operario acompaña caminando a la transpaleta y transpaleta eléctrica de conductor montado, las cuales disponen de una pequeña plataforma que permite al operario montarse en ella y desplazarse sin tener que caminar (Urzelai, 2006). Montacargas de contrapeso: utiliza un contrapeso en la parte posterior del equipo para estabilizar las cargas transportadas y levantadas sobre un mástil de frente del equipo. Los montacargas de contrapeso pueden ser operados por gasolina o por batería. Además de las horquillas, se pueden utilizar otros aditamentos para elevar diversas configuraciones de carga por un mástil vertical. El límite de altura generalmente es de unos 7.5 metros. No se puede utilizar un montacargas de contrapeso para almacenar a profundidad doble. Existen equipos de contrapeso con capacidad de operar hasta a 45.000 kg. Los montacargas de contrapeso también proveen flexibilidad de extraer/acomodar una tarima y de cargar/descargar un camión en el mismo movimiento. (Urzelai, 2006). Carretilla retráctil: sus horquillas se pueden extender o contraer de forma frontal lo cual le permite, entre otras cosas, llevar a cabo trabajos delicados con una mayor precisión. La capacidad de elevación de las carretillas retractiles supera fácilmente los seis metros, llegando incluso hasta diez metros. En los que respecta a la anchura de pasillos que requieren para maniobrar entre estanterías su diseño menudo y la capacidad de extracción y contracción de las horquillas les permiten moverse sin problema en pasillos de entre 2.5 y tres metros (Urzelai, 2006). 56 Carretilla trilateral: consiste en su capacidad para manipular cargas desde la izquierda, desde la derecha y desde la parte frontal de la carretilla sin tener que maniobrar, ya que son las horquillas las que se desplazan en distintas posiciones. La capacidad de elevación de este tipo de carretilla acostumbra a alcanzar las doce y catorce metros de altura. Al no tener que maniobrar en el interior de los pasillos, la anchura de pasillos que necesitan queda limitada a la anchura de la propia maquina o la carga que manipula, no excediendo normalmente los dos metros (Urzelai, 2006). La tabla 29 describe el criterio de cada uno de los equipos para el manejo de los materiales. 57 Tabla 29. Manejo de materiales Manejo de materiales Imagen Ventajas Maniobrabilidad. Ahorro de tiempo y precio. Mejora de la productividad Ahorro de espacio Silencioso Facilidad de manejo Mantenimeinto Potencia Flexibilidad Redimiento Silencioso Requerimientos de mantenimiento Ahorro de combustible Ahorro de espacio Carretilla retráctil Rendimiento Mejor visibiliadad Altura de elevacion Capacidad Ahorro de combustible Comodidad Facilidad de conduccion Ahorro de espacio Carretilla trilateral Rendimiento Altura de elevacion Potencia Capacidad Ahorro de espacio Comodidad Mantenimiento Seguridad Transpaleta o Montacargas Manual Transpaleta eléctrica Fuente: Adaptado de (Urzelai, 2006). 58 Desventajas Seguridad Potencia Rendimiento Flexibilidad Altura de elevacion Precio Altura de elevacion Durabilidad Precio Durabilidad Mantenimiento Precio Visibilidad Espacio Combustible 4.5.6.2 Elementos de distribución de materiales Tabla 30. Clasificación del equipo de manipulación Categoría Equipo manual Característica Equipo de manejo de materiales operado a mano, tienen alguna ventaja mecánica en el trasladó de bienes y requiere de una sola inversión. Aunque gran parte de este equipo puede usarse para gran cantidad de bienes y bajo una gran cantidad de circunstancias, algunos equipos están diseñados para uso especial. En general la flexibilidad y bajo costo lo convierten en una buena opción cuando la mezcla de productos al interior del almacén es dinámica, el volumen que fluye al interior del almacén no es tan alto. Sin embargo está limitado por las capacidades físicas del operador Equipo Carretillas manuales de dos ruedas Carretillas manuales de cuatro ruedas Patín Estibadora Canastos Grúas El manejo de materiales puede acelerarse y el rendimiento por hora-trabajador incrementarse con el uso de equipo asistido con motor. Equipo asistido con motor Permite un apilamiento alto de carga de doce pies de altura y movimientos de carga de gran tamaño de hasta 3000 libras. Requiere una modesta inversión Equipo Equipos de manejo controlados por computador, totalmente tecnología de código de barras y escáner. La manipulación mecanizado de materiales es totalmente automatizada Camiones industriales Elevadores Montacargas Carretilla elevadora Sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación SA/AR. Identificación por radiofrecuencia RFID Fuente: (Ballou, 2004) (Konz, 2005). 59 5. METODOLOGÍA 5.1 ENFOQUE DE INVESTIGACIÓN La investigación tiene un enfoque cuantitativo. Se usa una lista de chequeo (Anexo B) como un instrumento cualitativo. El enfoque es cuantitativo, porque parte de un problema de estudio delimitado y concreto como es el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado en las curtiembres; se han fijado unos objetivos y preguntas de investigación y estudiado la literatura relacionada con las variables a fin de construir un marco teórico. Se mide la información recogida de las variables que se encuentra en la lista de chequeo (Anexo B) que se toma como ejemplo para ilustrar el formato diligenciado, mediante el análisis a través de métodos estadísticos, para luego establecer una serie de conclusiones (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010) 5.2 TIPO DE ESTUDIO O INVESTIGACIÓN El tipo de estudio es descriptivo y explicativo. Es descriptivo porque se busca especificar las propiedades, características y perfiles de los procesos y objetos, que se emplean en los almacenes de materias primas, insumos y productos terminados en las curtiembres; se mide la información recogida de las variables del proceso de almacenamiento, que se verificó mediante las listas de chequeo. Igualmente, tiene un alcance explicativo, ya que se dirige a determinar las causas de la situación actual que se presenta en estos almacenes, explicar por qué ocurre y bajo qué condiciones se presenta; incluso si es el caso, determinar la relación entre las variables estudiadas (Hernández Sampieri, Fernández Collado, & Baptista Lucio, 2010). 60 5.3 POBLACIÓN La población objeto de estudio es el sector curtiembres, del municipio de El Cerrito. En la tabla 31 se mencionan las empresas que se tomaron como objeto de estudio, para realizar el muestreo. Tabla 31. Curtiembres en estudio Empresa Eslabón Empresa 1 Curtiembre Empresa 2 Curtiembre Empresa 3 Curtiembre Fuente: Equipo de Investigación 5.4 FASES DE ESTUDIO Para el cumplimiento de los objetivos específicos se llevó a cabo la siguiente metodología: 5.4.1 Para alcanzar el objetivo específico número uno Se hizo una revisión de la literatura especializada en el almacenaje de materias primas, insumos químicos y productos terminados; luego se adaptó un instrumento para la recopilación de datos, que fue una lista de chequeo (Anexo B). Ésta fue empleada con empresarios y aplicada a las personas encargadas del almacén, para diagnosticar el proceso actual de almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados de las curtiembres; considerando actividades de recepción, almacenamiento, distribución, manejo de inventarios y despacho de unidades. Posteriormente, se describen los resultados del diagnóstico. La lista de 61 chequeo (Anexo B) se estableció considerando la técnica de escala Likert para el establecimiento de tres criterios y así cuantificar los resultados en porcentaje. Luego de analizar los datos recogidos de la situación actual, se procedió a diseñar un procedimiento que mejore el almacenamiento de materias primas, insumos y producto terminado, en las curtiembres. 5.4.2 Para alcanzar el objetivo específico número dos Se estructuró un procedimiento con base en el ciclo PHVA, considerando los siguientes aspectos a) Objetivos, b) Alcance, c) Responsables, d) Definiciones f) Instructivos y g) Registros. 5.4.3 Para alcanzar el objetivo específico número tres Se diseñó y se socializó un plan de acción para la implementación del procedimiento para el almacenaje de las materias primas, los insumos y los productos terminados en los almacenes de las curtiembres utilizando la técnica 5W y 1H. Luego, se documentó el análisis de los resultados de la implementación del procedimiento. El diseño del plan de acción se visualiza en la tabla 32. Tabla 32. Diseño del plan de acción Actividad(es) What Responsable (s) Who Método How Tiempo Where 62 Objetivo(s) Why Lugar Where Costo $ 6. RESULTADOS 6.1 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 6.1.1 Introducción Para la realización de este documento se toma a modo de ejemplo la Empresa 1, la cual pertenece al sector curtiembres y está ubicada en un municipio del Valle del Cauca. Se dedica al curtido y fabricación de cueros, produciendo alrededor de 600 hojas de cuero al mes, 300 de ganado vacuno y 300 de cabro. Es una empresa pequeña, cuenta con 179 m2 para todas las instalaciones; actualmente cuenta con tres trabajadores, entre las cuales se encuentra el gerente, la secretaria, y un operario para la realización de todas las operaciones; en época de alta demanda, se contrata otro operario para apoyar las actividades de producción. El principal proveedor de cuero de cabro está ubicado en el departamento de la Guajira, se demora en llegar un pedido dos semanas hasta las instalaciones. Los proveedores de insumos, están ubicados en Medellín y Bogotá, actualmente cuentan con 150 tipos de insumos químicos categorizados en grasas, anilinas, recurtientes, pigmentos, lacas, resinas, auxiliares, y genéricos. La producción del cuero se demora 10 días si se empieza a partir del proceso de recurtido; esto sucede cuando las etapas de humectación, pelambre, desencale, purga, piquelado, curtido, reposo, escurrido, rebajado, recorte, y neutralizado, ya se han aplicado al cuero inicial. Si la producción empieza desde que el cuero está salado, ésta se demora entre 22 días, considerando un escenario normal. En la recepción de cuero vacuno se revisa el calibre, la flor, el área con una plantilla, y su calidad, observando que no tenga nuches, garrapatas, marcas, 63 rayones y huecos; mientras que si se trata de cuero cabro, se revisa todo lo anterior, y el grano, que es la misma flor o parte superior del cuero y su área, midiéndola con cuartas de mano. La empresa tiene la necesidad de identificar las oportunidades de mejora en el almacenaje de insumos, materias primas y producto terminado. El objetivo del diagnóstico es identificar la situación actual como la empresa desarrolla las actividades de almacenamiento. Para alcanzar este objetivo se realizaron las siguientes actividades: Se diligenció una lista de chequeo que contiene preguntas para las cinco variables a estudiar, mediante un trabajo de campo en las empresas. La escala establecida se determinó a través de un panel de expertos integrado por los empresarios del sector y el equipo de investigación, teniendo en cuenta que estas actividades siempre, a veces, o, nunca se hacen. El instrumento de diagnóstico permite identificar si las actividades del almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, se están cumpliendo actualmente para la recepción de mercancía, distribución interna, almacenamiento, manejo del inventario y despacho de mercancía. Se redactó un documento con el análisis de los resultados encontrados en la fase de diagnóstico. La metodología empleada para realizar el instrumento fue adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010); además, se reforzó la variable distribución del (PCPA, 2009). El instrumento utilizado para el diagnóstico recoge información de las siguientes variables: Recepción, Distribución, Almacenamiento, Despacho, Inventario. 64 Este diagnóstico entregó información sobre la situación actual del proceso de almacenaje, igualmente aporta al trabajo de investigación Estrategia de aprovisionamiento de materias primas e insumos del sector cuero y calzado del Valle del Cauca – Colombia realizado por el grupo de investigación Nuevas Tecnologías, Trabajo y Gestión del programa de Ingeniería Industrial, que hace parte del trabajo de grado de los estudiantes Alexander Madroñero y Mauricio Palacio, del programa de Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura de Cali. 6.1.2 Trabajo de campo A manera de ejemplo en este documento se muestra el caso de la empresa 1. El (Anexo B) consiste en el instrumento, que es la lista de chequeo que se aplicó. Esta lista de chequeo se diligenció una vez en cada empresa y los resultados hacen parte del archivo documental de la investigación. 6.1.3 Análisis de resultados Enseguida se indica el análisis de los resultados obtenidos por el diagnóstico, en los numerales 6.1.3.1 para recepción, 6.1.3.2 para distribución y despacho, 6.1.3.3 para almacenamiento, 6.1.3.4 para inventario. La tabla 33 muestra los parámetros de calificación de la lista de chequeo; el criterio siempre se cumple se visualiza mediante el color verde, el criterio a veces se cumple se visualiza mediante el color amarillo, y, el criterio nunca se cumple se visualiza mediante el color rojo. Tabla 33. Criterios de calificación Siempre A veces Fuente: Equipo de investigación. 65 Nunca 6.1.3.1 Recepción La tabla 34 indica los resultados obtenidos para las actividades de recepción. Tabla 34. Actividades de recepción ITEM OBSERVACIÓN Inicio 1 Llegada de mercancia a la empresa En varias ocasiones no se recibe al proveedor, dado que este, se comunica por teléfono para notificar que enviara la documentación después de hacerle llegar la mercancía. Se reibe al proveedor en el almacén con la 2 documentación, “Orden de compra, “factura” y remisión (Original) El recepcionista verifica la “orden de compra” del almacén con las del proveedor, la factura y remisión. 4 Coinciden los documentos al hacer la verificación 3 5 Se descarga y se ubica la mercancía en el área de recepción 6 Se usa el equipo adecuado para descargar la mercancía No se descarga y se ubica la mercancía en un área, dado que el almacén no cuenta con un área asignada para recibir el pedido que trae el proveedor; sin embargo la empresa usa normalmente un área para descargar y ubicar la mercancía (Anexo 3 - Fotografia 1) No se usa el equipo adecuado, debido a que se cuenta con un solo equipo para transportar la mercancía en toda la empresa (Anexo 3 - Fotografia 2); por lo que tampoco se ha diferenciado el equipo de manipulación necesario para la recepción de las mercancías. 7 Se hace pruebas de calidad de la mercancía que demanda su revisión 8 Se verifican los datos y la cantidad de la mercancía Coincide la mercancía en proceso de recepción con 9 la “orden de compra” del almacén No se hacen estas pruebas, dado que la empresa no cuenta con recursos para examinar la mercancía. 10 Se hace registro del producto rechazado El operario no anota el producto que recibe o que se rechaza, ya que no se cuenta con un documento para realizar el registro. 11 Se le comunica al proveedor aceptación del pedido. Se firman los documentos “Factura” y remisión al proveedor Se asegura que materias primas e insumos estén 13 marcados para evitar errores por parte del personal Se hace emisión de una nota de entrega al almacén 14 correspondiente 15 Se entrega la mercancía al almacén 12 El operario no anota la mercancía que se entregará al almacén, ya que la no se cuenta con un documento para No se cuenta con indicadores, porque no se supervisa la gestión del área de recepción. 16 Se cuenta con indicadores de gestión Fin Fuente: Equipo de Investigación 66 6.1.3.2 Distribución y despacho La tabla 35 indica los resultados obtenidos para las actividades de distribución interna y despacho de mercancía. Tabla 35. Actividades de distribución y despacho ITEM OBSERVACIÓN Inicio No se hace registra la requisición de mercancía, ya que no se cuenta con un formato para diligenciarse. No se hace valida la requisición de mercancía, ya que no se cuenta con los registros al tener control del inventario. 1 Se elabora un registro del requerimiento solicitado 2 Se valida el requerimiento solicitado en los registros del control de inventarios Se comprueba de manera física las especificaciones de la requisición 4 Se aprueba el egreso de la mercancía 5 Se hace alistamiento de la mercancía aprobada a despachar 3 El equipo de transporte de mercancía es adecuado para transportarlas, pero es frecuente que no se use, debido a que este se encuentra ocupado por las demás áreas, ya que se cuenta con un solo equipo para transportar la mercancía en toda la empresa (Anexo 3 - Fotografia 2) 6 Se usa el equipo adecuado para transportar las cargas 7 Se verifica la mercancía a despachar con la requisición 8 No se reconocen los riesgos, puesto que no se han realizado capacitaciones de salud ocupacional. Se reconocen los riesgos derivados de transportar manualmente la mercancía. No corresponden con el flujo de producción, debido a que las máquinas se ubicaron en la planta de acuerdo a su llegada; además existe una máquina que por su peso hundió el piso y se ubicó en una zona que obstruye el flujo normal de la producción El almacén no cuenta con un área establecida para realizar el despacho de producto terminado; sin embargo la empresa usa normalmente una mesa de trabajo (Anexo 3 - Fotografia 3) Corresponde la ubicación de las maquinas con el flujo normal 9 de producción. 10 Existe un area destinada para facilitar el despacho de la mercancía 11 Se inspecciona la mercancía para hacer el despacho. 12 Se generan los documentos correspondientes para realizar el despacho del producto al cliente. No se encuentran demarcadas las áreas ni vías de circulación (Anexo 3 - Fotografia 4) No exiten áreas para picking ni para packing. (Anexo 3 Fotografia 5) Nunca ha comprado elementos como alarma, telas oleofilica, palas, para contrarrestar emergencias. Sin embargo cuenta con un extintor en caso de un conato de incendio. (Anexo 3 - Fotografia 6) 13 Vías de circulación, áreas y pasillos demarcados. 14 Áreas para picking y packing de mercancía. 15 Elementos para contrarrestar emergencias. 16 Estructuras para producto en proceso. Se cuenta con nos “burros” para reposar el producto terminado, pero en ocasiones estos están ocupados por producto en proceso. (Anexo 3 - Fotografia 7) Se desconocen los indicadores de gestión. 17 Estructuras para producto terminado. 18 Se cuenta con indicadores de gestíon Fin Fuente: Equipo de Investigación 67 6.1.3.3 Almacenamiento La tabla 36 indica los resultados obtenidos, para las actividades de almacenamiento de mercancía. Tabla 36. Actividades de almacenamiento ITEM OBSERVACIÓN Inicio No conocen la capacidad puesto que la empresa no cuenta con un método o sistema definido, que permitan calcularla. 1 Se conoce capacidad del almacén Se ubican en zonas diferentes la materia prima (pieles), los insumos y el producto terminado Se cuentan con diferentes tipos de estructuras de 3 almacenamiento 2 4 Se valida el registro de la mercancía entrante Nunca se valida el documento de la mercancía dado que el operario que se dirige al almacén para manifestar que va entregar producto al almacén, no genera un documento que permita hacerse su validación. 5 Se verifica la cantidad de la mercancía entrante No se verifica la cantidad de la mercancía a entrar, dado que el operario que acepta la mercancía al proveedor en la zona de recepción, es la misma persona que la ingresa al almacén. 6 Se aseguran que los productos estén marcados. 7 8 Se codifican los productos que ingresaran al almacén No codifican los productos que ingresan al almacén, debido a que la empresa no cuenta con un método de control de inventarios. Se hace registro de los productos que entran y salen No se anota el producto que ingresa ni el que sale del almacén, ya que no se cuenta con un método de control de inventario ni un documento que permita registrarlo. Sin embargo, la contadora ingresa al sistema “Max” el valor del producto que trae la factura del proveedor. 9 Se hace clasificación de los productos 10 Existe espacio suficiente para ubicar la mercancía entrante 11 Se verifican las condiciones del espacio para ubicar la mercancía El espacio para ubicar la mercancía es reducido, puesto que la zona donde se ubican es un pasillo para movilizarse. (Anexo 3 -Fotografia 4) El operario no revisa las condiciones del espacio todas las veces que conoce la ubicación del producto a almacenar. Hay veces que, el operario ingresa la mercancía sin observar que las condiciones se cumplan para poder almacenarlo. Fuente: Equipo de Investigación 68 Tabla 36. Continuación ITEM 12 OBSERVACIÓN Las zonas del almacén cuentan con su respectiva señalización de categorías de productos (Anexo 3 -Fotografia 8), pero en algunas zonas los productos almacenados pertenecen a una categoría distinta a la señalada. El operario en ocasiones no organiza el espacio asignado para almacenar la mercancía entrante. El mantenimiento no se realiza debido a que, la empresa tiene un operario para toda la planta, y, el tiempo no le alcanza para hacer mantenimiento al almacén, esto ocasiona que las condiciones no sean las adecuadas (Anexo 3 -Fotografia 9) Corresponde el producto con lo indicado en la señalización de la zona 13 Se organiza el espacio para ubicar la mercancía. 14 Se realiza mantenimiento al almacén En varias ocasiones, el operario observa que el espacio asignado está ocupado por otro producto, por lo que, almacena el producto nuevo en otro espacio (Anexo 3-Fotografia 9) 15 Se ubican la mercancía en el espacio asignado Se utiliza el equipo adecuado para almacenar la mercancía Se contempla la modernización de nuevas áreas 17 de almacén Se permite el ingreso al almacén solamente al 18 personal autorizado La mayoría de las ocasiones, el equipo usado para almacenar se encuentra ocupado por el area de producción (Anexo 3 -Fotografia 2) 16 19 El almacén no cuenta con medidas disuasorias que permitan ingresar solo al personal autorizado. No se hace supervisión de las operaciones del almacén, debido a que la persona encargada del almacén es el mismo dueño de la empresa, quien no puede supervisar en todo momento por estar ocupado en otras áreas de la empresa. Se hace supervisión de las operaciones al interior del almacén Se cuenta con un espacio para los insumos químicos. Se cuenta con un espacio especial para 21 almacenar las sustancias peligrosas. 20 No se tiene un área establecida para sustancias peligrosas, debido a que no conoce los riesgos y el manejo que debe de tenerse para estas No se cuenta con indicadores que permitan medir la gestión del almacén. 22 Se cuenta con indicadores de gestión Fin Fuente: Equipo de Investigación 69 6.1.3.4 Inventario La tabla 37 indica los resultados obtenidos para las actividades del manejo del inventario. Tabla 37. Actividades de inventario ITEM OBSERVACIÓN Inicio La empresa no cuenta con políticas de inventario, puesto que su concepto y aplicación. No se conocen los costos de inventario, ya que no existe un control de las existencias Para la rotación del inventario no existe una gestión, debido a que no se identifica la fecha en la cual ingreso el material. Sim embargo, el operario usa los materiales que considera antiguos para acabar con ellos. 1 Se cuenta con políticas de inventario. 2 Se determinan los costos del inventario. 3 Se gestiona rotación del inventario. 4 Se mantiene la zona de picking provista de inventario. 5 Se cuenta con un método de control de inventario. No hay una zona establecida para esto, ya que no se realiza la operación de picking en el almacén. El personal no está capacitado para realizar el control de inventarios, ya que no sabe diligenciar formatos ni usar un sistema de información No existen documentos, debido a que la empresa no realiza registros para el control de los inventarios. Se cuentan con los documentos para hacer el control del inventario. 7 Se hace revisión física del inventario. 6 8 Cuando se va realizar la revisión física en algunas ocasiones no se acondiciona el lugar donde se encuentran los materiales, esto se debe a que algunas veces el operario está ocupado realizando otra función y no tiene tiempo para preparar el lugar. Se acondiciona el almacén para hacer la revisión física. 9 Se hace rotulación del inventario. 10 Se asegura que se actualice la información del método de control de inventario. 11 Se verifica que la etiqueta de los productos se encuentre visible 12 Existe registro del producto terminado que entrega el área de producción. La empresa no cuenta con una persona o sistema que realice la operación de control y actualización de inventarios. No hay registro, puesto que el mismo operario realiza la producción y traslado hasta el almacén de producto terminado. Se cuenta con algún equipo para realizar el control del inventario Se mantiene informado al departamento 14 correspondiente sobre la existencia real de inventario. Se hace clasificación de los insumos 15 químicos. No tiene disponible ningún equipo, dado que no ha invertido en el control de insumos. Las áreas de la empresa no son informadas por el almacén, debido a que no cuenta con registros de entrada y salida de materiales. 13 16 Las sustancias peligrosa se identifican y clasifican, pero algunas con frecuencia son ubicadas en una zona que no corresponde Se desconocen indicadores para la gestión y control del inventario. Se clasifica las sustancias peligrosas del resto del inventario. 17 Se cuenta con indicadores de gestión. Fin Fuente: Equipo de Investigación 70 6.1.3.5 Análisis general de resultados La figura 9 muestra el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados para recepción. Figura 9. Cumplimiento de actividades recepción Nunca A veces Siempre 0% Total Ítems 10% 20% Siempre 56% 30% 40% 50% A veces 6% 60% Nunca 38% Fuente: Equipo de Investigación La tabla 38 indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables son Condiciones de entrega y Método de recepción; los ítems evaluados son: 1, 2, 4, 5, 9, 11, 13, 14, 15; y: 3, 6, 7, 8, 10, 12, 16, respectivamente. Tabla 38. Resultados por co-variable – recepción CRITERIO CONDICIONES DE ENTREGA MÉTODO DE RECEPCIÓN Siempre A veces Nunca No. Ítems 6 1 2 Porcentaje 66,7% 33,3% 0,0% No. Ítems 4 0 3 Porcentaje 33,3% 0% 66,7% TOTAL 9 100% 7 100% Fuente: Equipo de Investigación. Mientras que la figura 10 muestra el porcentaje de cumplimiento de las covariables Condiciones de entrega y Métodos de recepción, para el proceso de Recepción. 71 Figura 10. Cumplimiento por co-variables para Recepción 80,0% 60,0% Condiciones de entrega 40,0% Metodos de recepción 20,0% 0,0% Siempre Aveces Nunca Fuente: Equipo de Investigación En la figura 11 puede observarse el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados para distribución y despacho. Figura 11. Cumplimiento de actividades de Distribución y Despacho Nunca A veces Siempre 0% Total Ítems 10% 20% Siempre 39% 30% 40% A veces 11% 50% 60% Nunca 50% Fuente: Equipo de Investigación La tabla 39 indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su respectivo porcentaje de cumplimiento. Las co-variables son elementos de manipulación; ítems 6, 8, 15, 16, 17; distribución física; 9, 10 ,13 ,14 y método de despacho; 1, 2, 3, 4, 5, 7, 11, 12, 18. 72 Tabla 39. Resultados por co-variable – distribución y despacho CRITERIO Siempre A veces Nunca TOTAL DISTRIBUCIÓIN FÍSICA ELEMENTOS DE MANIPULACIÓN No. Ítems 1 2 2 5 Porcentaje 20% 40% 40% 100% No. Ítems 0 0 4 4 Porcentaje 0% 0% 100% 100% MÉTODO DE DESPACHO No. Ítems Porcentaje 6 0 3 9 66,7% 0% 33,3% 100% Fuente: Equipo de Investigación La figura 12 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables elementos de manipulación, distribución física (layout), y método de despacho, para el proceso de Distribución y Despacho. Figura 12. Cumplimiento por co-variable para Distribución y Despacho 100,0% 80,0% Elementos de Manipulación 60,0% Distribución Física 40,0% Método de Despacho 20,0% 0,0% Siempre Aveces Nunca Fuente: Equipo de Investigación En la figura 13 se observa el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados para almacenamiento. Figura 13. Cumplimiento de actividades de Almacenamiento Nunca A veces Siempre 0% Total Ítems 20% Siempre 27% 40% A veces 23% Fuente: Equipo de Investigación 73 60% Nunca 50% La tabla 40, indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables son método de almacenamiento; ítems 1, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 15, 16 18, 19, 22; y zonificación de almacenamiento; 2, 3, 10, 11, 12, 17, 20, 21. Tabla 40. Resultados por co-variable – almacenamiento CRITERIO Siempre A veces Nunca TOTAL MÉTODO DE ALMACENAMIENTO No. Ítems Porcentaje 2 14,3% 3 21,4% 9 64,3% 14 100% ZONIFICACIÓN DE ALMACENAMIENTO No. Ítems Porcentaje 4 50% 2 25% 2 25% 8 100% Fuente: Equipo de Investigación. La figura 14 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables método de almacenamiento y zonificación del almacén, para el proceso de almacenamiento. Figura 14. Cumplimiento por co-variable para almacenamiento 80,0% 60,0% Método de Almacenamiento 40,0% Zonificación del almacén 20,0% 0,0% Siempre Aveces Nunca Fuente: Equipo de Investigación En la figura 15 se observa el porcentaje de cumplimiento de los ítems evaluados para inventario. 74 Figura 15. Cumplimiento de actividades de inventario Nunca A veces Siempre 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% Total Ítems Siempre 23,5% A veces 11,8% Nunca 64,7% Fuente: Equipo de Investigación La tabla 41, indica el número total de ítems evaluados por co-variable con su respectivo porcentaje de cumplimiento, las co-variables que se diagnosticaron son: control de inventarios; ítems 1, 2, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, y 17; y clasificación del inventario; 3, 7, 8, 9, 11, y 16. Tabla 41. Resultados por co-variable – inventario CRITERIO Siempre A veces Nunca TOTAL CONTROL DE INVENTARIOS No. Ítems 1 0 10 11 CLASIFICACIÓN DEL INVENTARIO Porcentaje 7,1 % 0% 71,4 % 100% No. Ítems 3 2 1 6 Porcentaje 50 % 33,3 % 16,7 % 100% Fuente: Equipo de Investigación La figura 16 muestra el porcentaje de cumplimiento de las co-variables método de almacenamiento y zonificación del almacén, para el proceso de almacenamiento. 75 Figura 16. Cumplimiento por co-variable para Inventario 80,0% 60,0% Control de Inventario 40,0% Clasificación de Inventario 20,0% 0,0% Siempre Aveces Nunca Fuente: Equipo de Investigación En la figura 17 se puede visualizar los resultados del diagnóstico de las variables en estudio para la empresa 1; se puede observar el porcentaje de cumplimiento de las actividades de cada proceso, el porcentaje más alto pertenece a recepción. Figura 17. Cumplimiento de actividades por variable para la Empresa 1 EMPRESA 1 100,0% 80,0% 60,0% 56,3% 38,9% 40,0% 27,3% 23,5% ALMACENAMIENTO INVENTARIO 20,0% 0,0% RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y DESPACHO Fuente: Equipo de Investigación 6.1.3.6 Análisis general del eslabón curtiembres En la figura 18 pueden verse los resultados del diagnóstico de las tres empresas objeto de estudio, las cuales hacen parte del eslabón curtiembres; se observa que la empresa que tiene un alto cumplimiento en las actividades de recepción, 76 distribución y despacho, almacenamiento e inventario es la empresa 3, la cual tiene alrededor de 170 de trabajadores, y produce entre 16.000 y 18.000 hojas de cuero al mes, aproximadamente. Mientras que la empresa 2, es de tamaño medio y cuenta con 20 trabajadores; produce cerca de 1.500 hojas de cuero por mes; el porcentaje más bajo en cumplimiento de actividades lo tiene la empresa 1, la cual es la más pequeña entre estas tres. Figura 18. Cumplimiento de actividades de almacenaje para el sector curtiembres Eslabón Curtiembre 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN Y DESPACHO Empresa 1 ALMACENAMIENTO Empresa 2 INVENTARIO Empresa 3 Fuente: Equipo de Investigación. 6.1.4 Conclusión El instrumento adaptado y utilizado para el diagnóstico permitió identificar las oportunidades de mejora en el sistema de almacenaje para las variables de recepción, distribución, almacenamiento, inventarios y despacho. 6.1.5 Recomendación del diagnóstico Se recomienda diseñar el procedimiento para el almacenaje de insumos, materias primas y producto terminado. 77 6.2 DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y PRODUCTO TERMINADO. CASO: CURTIEMBRES 6.2.1 Objetivo general Definir un procedimiento para almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados, en los almacenes de curtiembres, que permita estandarizar las actividades de recepción, distribución, almacenamiento, despacho y control del inventario. 6.2.2 Alcance Este procedimiento aplica para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados, en los almacenes de las curtiembres, iniciando desde la recepción de materias primas e insumos, la distribución interna y posterior almacenamiento, hasta el despacho del producto terminado, considerando el control del inventario. 6.2.3 Responsables El procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados en curtiembres, permitirá alcanzar las oportunidades de mejora. Se encuentra bajo responsabilidad de los encargados de los almacenes de cada empresa: Gerente – Empresa 1. Jefe de almacén – Empresa 1. Gerente – Empresa 2. Jefe de almacén – Empresa 2. Gerente – Empresa 3. Jefe de compras – Empresa 3. 78 6.2.4 Definiciones Almacenamiento de piso: es el sistema menos eficiente; consiste en almacenar artículos en un solo nivel del piso; en éste no sólo no se usa el espacio cúbico, sino que tiende a darse un exceso de manejo de material al almacenar material a un lado o detrás de otro y por su naturaleza asistemática, dificulta la localización de los artículos. Carga: está relacionado a aquella cosa que genera peso o presión respecto a otra o a la estructura que se transporta (ya sea sobre la espalda o los hombros de un individuo, sobre el lomo de un animal o en un vehículo). Costo: salida de dinero aplicada directamente en un producto; es decir, son pesos, que se pueden “tocar” en las hojas de cuero que se produce. Estiba: distribución conveniente de los pesos de un buque y en especial de su carga. Indicador: magnitud utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad. Resultado cuantitativo de comparar dos variables. Materia prima: son todos los elementos que se transforman en la elaboración de un producto. Para este procedimiento hace referencia a las pieles usadas en la producción. Materia prima directa: son los elementos primordiales en la transformación del producto terminado, es decir, aquellos que son fácil de cuantificarlos. Materia prima indirecta: son todos los elementos que están sujetos para ser transformados, pero no se identifican o cuantifican de manera clara en el producto terminado. Ej.: pegante en los zapatos. 79 Material safety data sheet (msds): es un documento que contiene información sobre los compuestos químicos, el uso, el almacenaje, el manejo, los procedimientos de emergencia y los efectos potenciales a la salud relacionados con un material peligroso. Las MSDS contienen mucha más información sobre el material de la etiqueta que aparece en el envase. Norma: regla, ley, estatuto u ordenación del comportamiento dictada por una autoridad competente, cuyo incumplimiento trae aparejada una sanción Posición: se define como posición al lugar disponible para colocar cada artículo dentro de la estantería. Producto terminado: producto es un objeto que se ofrece en un mercado con la intención de satisfacer aquello que necesita o que desea un consumidor. Stock: artículos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilización. Son recursos ociosos que tienen un valor económico y que están pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo. Tiempo de tránsito: tiempo total que transcurre mientras la mercancía se encuentra en poder del transportista. 6.2.5 Procedimiento A continuación, la figura 19 muestra el diagrama de flujo del proceso para el almacenamiento de materias primas, insumos y productos terminados en una curtiembre. El procedimiento es diseñado bajo la metodología planteada por el ciclo PHVA, determinando en cada etapa las actividades claves para alcanzar el objetivo planteado. 80 Figura 19. Diagrama de flujo para el proceso de almacenaje Diagnóstico INDICADORES NORMAS NTC 1931 NFPA 704 NTC 1692 NTC 4435 Planeación NO RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN ALMACENAMIENTO INVENTARIO DESPACHO ¿Cumple Indicadores? C.P E.R. N.C.P N.U.E N.C.E U.A. P.A. C.M2. R.MA. P.S. C.U.D. C.M. R.M. Instructivos SI Ratificar Acciones Plan de mejora Fuente: Equipo de Investigación Diagnóstico: en el numeral 6.1 se menciona la metodología usada para diagnosticar la situación actual del proceso de almacenaje; allí se indican los resultados del diagnóstico realizado sobre almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados, el cual permite identificar las oportunidades de mejora en cada una de las actividades de recepción, distribución interna, almacenamiento, control del inventario y despacho de producto. 81 Planeación: la planeación del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y productos terminados en las curtiembres, se realiza considerando la normatividad existente para un almacenaje seguro de materiales en almacenes. La tabla 42 permite visualizar esta normatividad. Tabla 42. Normatividad para el manejo de almacenes Norma Descripción NTC 1931 Específica las señales de seguridad para uso en el campo de la protección y lucha contra incendios. Su campo de aplicación cubre, en lo posible, todas las situaciones en que es necesario o deseable indicar públicamente la ubicación y/o la naturaleza de: Medios para advertir sobre fuego y controles manuales, Medios para escapar, combatir y evitar la propagación del fuego; Áreas o materiales que presentan riesgo especial de incendio. Norma NFPA 704 Es el código que explica el diamante del fuego, utilizado para comunicar los peligros de los materiales peligrosos. Es importante tener en cuenta que el uso responsable de este diamante o rombo en la industria implica que todo el personal conozca tanto los criterios de clasificación como el significado de cada número sobre cada color. NTC 1692 Establece la clasificación de las mercancías peligrosas, las definiciones, el marcado, etiquetado y rotulado de éstas para fines de identificación del producto y de las unidades de transporte, cuando se desarrollen actividades de transporte en sus diferentes modos. NTC 4435 Se aplica a la preparación de las hojas de datos de seguridad para materiales (MSDS) para sustancias químicas y materiales, usados en condiciones ocupacionales. Presenta información básica sobre cómo desarrollar y preparar hoja de datos de seguridad para materiales, también identifica la información que se debe incluir para que sea completa, clara y tenga un formato compatible. Ley 55 de 1993 Por medio de la cual se aprueba el “Convenio No. 170 y la Recomendación número 177 sobre la Seguridad en la Utilización de los Productos Químicos en el trabajo”. El presente Convenio se aplica a todas las ramas de actividad económica en las que se utilizan productos químicos. Fuente: Equipo de Investigación 82 Indicadores de gestión: conforme a las variables independientes de esta investigación, se establecen indicadores para cada una de ellas y se pueden visualizar en la tabla 43. Estos indicadores permiten medir el desempeño del procedimiento de materias primas, insumos y producto terminado. Tabla 43. Indicadores de gestión de las actividades de almacenaje Inventario Despacho Almacenamiento Distribución Recepción Variable Indicador % Cumplimiento del pedido % Entregas recibidas perfectamente Nivel de cumplimiento del proveedor Nivel de utilización de los equipos C.P. Fórmula = (Unidades recibidas / Unidades pedidas) * 100 E.R. = (Pedidos devueltos / Pedidos recibidos) * 100 N.C.P. = (Pedidos recibidos fuera de tiempo / Total pedidos recibidos) * 100 N.U.E. = (Capacidad utilizada del equipo / Capacidad real del equipo) * 100 Nivel de cumplimiento de entregas Utilización del almacén % de accesibilidad N.C.E. = Total de mercancía no entregados a tiempo / Total de mercancía transportada. U.A. = (Área empleada / Total espacio disponible) * 100 P.A. Costo por metro cuadrado C.M2. = Productos almacenados accesibles / Total productos almacenados. = (Costo total operativo / Área de almacenamiento) * 100 Recepción de material de producto terminado Pedidos surtidos correctamente Costo de unidad despachada Comprobación de mercancía. R.MA. = ((Cantidad recibida – Cantidad perdida) / Cantidad perdida ) * 100 P.S. = (Pedidos generados sin problemas / Total pedidos generados) * 100 = (Costo total operativo bodega) / (Unidades despachadas) * 100 = (Conteo de las existencias / Valor total en el sistema) * 100 Duración de mercancías Rotación de mercancía C.U.D. C.M. D.M. R.M. = ((Inventario final * 30 días) / (Ventas promedio )) * 100 = (Ventas Acumulada ) / (Inventario Promedio) * 100 Fuente: Equipo de Investigación 83 Hacer: éstas se centran en: a) recepción, b) distribución, c) almacenamiento, d) despacho y, e) inventarios. Se muestran numeral 6.2.6, que hace referencia a los instructivos. Verificar: se realizará aplicando las ecuaciones establecidas en la tabla 45, de la etapa de planeación. Plan de acción: la socialización del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, se muestra en el numeral 6.3. 6.2.6 Instructivos En la tablas 44, 45, 46, 47 y 48, se describen los instructivos para las actividades de recepción, distribución, almacenamiento, inventario y despacho. Los anexos D, E, F, y G, indican los diagramas de procesos respectivos para cada actividad. Además, en la tabla 51, se ilustra un instructivo para el uso de equipos, basado en criterios de selección del equipo. 84 Tabla 44. Instructivo de recepción Actividad ¿Qué? Responsable ¿Quién? Comprobar orden de pedido Gerente general Descargue de materias Auxiliar de almacén Identificar si el producto descargado necesita revisión de calidad Auxiliar de almacén Método ¿Cómo? Comparar el contenido de la orden de pedido generada por el operario de almacén (Anexo H), con la remisión original y factura que entrega el proveedor. Tiempo ¿Cuándo? Objetivo ¿Para qué? Lugar ¿Dónde? Se realiza cuando el proveedor entregue la orden y factura. Rectificar la relación de especificaciones en las dos órdenes. Área de recepción Poder realizar la comprobación de la mercancía. Área de recepción Fotografía 10) Se efectúa cuando la orden de pedido ha sido comprobada Mirar el producto que se recibe, y preguntar al gerente, si a éste se le debe realizar algún tipo de inspección. En caso de que la respuesta sea sí, se pide al gerente que le informe cuáles son las características a inspeccionar, solicitando los respectivos parámetros de calidad. Si la respuesta es no, se procede a revisar las condiciones físicas de los bienes que está entregando el proveedor. Cuando el producto ha sido ubicado en la zona de recepción. Si coincide la información de los dos documentos, se aprueba el descargue de las materias y se informa al auxiliar de almacén. En caso de que no coincidan, se rechaza o corrige la información consignada en las órdenes. Comunicarle al proveedor realizar el descargue del material requerido en el área establecida por la empresa, para la recepción de insumos (Anexo C – Se recomienda que la inspección de calidad la realice una persona capacitada para ello. 85 Identificar la actividad a realizar con el producto descargado. Área de recepción Tabla 44. Continuación Actividad ¿Qué? Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Tiempo ¿Cuándo? Objetivo ¿Para qué? Lugar ¿Dónde? Cuando el producto ha sido descargado en el área de recepción, y revisado según los parámetros de calidad (si lo requiere.) Revisar que las condiciones físicas estén iguales a lo solicitado en la orden de pedido de la empresa. Área de recepción. Debe comparar las condiciones físicas de los bienes que se descargaron contra la información que tiene consignada en su orden de pedido (Anexo H). Las condiciones físicas que se deben tener en cuenta son el tipo de producto que trae y la cantidad de éste. Verificar y aprobar condiciones físicas de bienes descargados Auxiliar de almacén La verificación de cantidad en unidades se realiza contando el número que se descargó; si es material requiere pesarse, se ejecuta la operación con el equipo seleccionado para esta función (Anexo C – Fotografía 11) Si al momento de verificar no coinciden las condiciones físicas del producto entregado por el proveedor con su orden de pedido, se informa al gerente de ello. De lo contrario, si el producto cumple con las condiciones físicas acordadas, se firma la factura, orden de pedido y remisión del proveedor, aprobando los documentos Traslado de mercancía a almacén Auxiliar de almacén y gerente Recoge la carretilla (Anexo C – Fotografía 2), y coloca de los insumos o materia prima descargada en ésta. Luego traslada las materias al área correspondiente; los insumos se ubican en el área seleccionada para ello (Anexo C – Fotografía 5). La materia prima se ubica en la zona de curtido (Anexo C – Fotografía 12). Medir indicadores Jefe de almacén Medir el indicador de la variable de recepción, mostrado en la tabla 42. Fuente: Equipo de Investigación 86 En el momento que las condiciones físicas estén aprobadas y verificadas Realizar la entrega del producto al área de almacén Zona de almacén. Entrega la mercancía al almacén. Medir la gestión del área. Área de recepción. Tabla 45. Instructivo de distribución interna Actividad ¿Qué? Solicitud de materia prima o insumo Traslado hasta la zona donde se almacena Responsable ¿Quién? Auxiliar de almacén Auxiliar de almacén Comprobación de la materia prima o insumo Auxiliar de almacén Preparación del pedido Auxiliar de almacén Transporte de la materia prima o insumo Auxiliar de almacén Método ¿Cómo? Diligenciar un formato de pedido al almacén (Anexo H), colocando la fecha, tipo y cantidad de insumo o materia prima que requiere. Tiempo ¿Cuándo? En el momento que se requiera Entrega el formato de pedido al gerente ya utilizar materia diligenciado, para ser aprobado. Si es aceptado se prima o insumo del procede a recoger la materia prima o insumo almacén. solicitado, si no se acepta, se reclama y archiva el formato de pedido. Se dirige a la zona correspondiente del producto que Se realiza en el solicita; si es materia prima a la zona de curtido (Anexo momento que el C – Fotografía 12), si es insumo la zona de gerente apruebe el almacenamiento de insumos (Anexo C – Fotografía 5). formato de pedido. Verifica si el producto que requiere está disponible en tipo y cantidad. Si está disponible se procede a preparar el pedido; si no, se informa al gerente del faltante. Separa el tipo de producto y la cantidad que requiera de materia prima o insumo según lo solicitado en el formato de pedido (Anexo H). Para cargar el producto se trae la carretilla (Anexo B). luego de cargar se lleva el producto al área donde se necesita, en esta área se descarga el tipo y la cantidad que se solicitó en el formato de pedido, considerando lo especificado en NTC 1692 87 Esté en el área de almacén. Esté disponible la materia prima o insumo. En el momento que confirme la mercancía para transportar. Objetivo ¿Para qué? Controlar la utilización de las materias en la empresa. Lugar ¿Dónde? Área solicitante. Almacén. Oficina gerente. Obtener la materia prima o insumo solicitado. Zona de almacén. Comprobar la disponibilidad de existencias. Zona de almacén de materia prima e insumo. Alistar el producto a distribuir. Entregar el material al área solicitante. Zona de almacén. Área de almacén. Área que solicita. Tabla 45. Continuación Actividad ¿Qué? Realiza nota de egreso de la materia prima o insumo Medir indicadores Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Tiempo ¿Cuándo? Objetivo ¿Para qué? Auxiliar de almacén Se utiliza y diligencia la información en una nota de egreso (Anexo I), colocando el tipo de producto que sale y la cantidad de ello. Después de diligenciar la nota de egreso, se lleva al gerente El producto vaya a salir del área en el que se encuentra almacenado. Confirmar el egreso de las materias Medir el indicador de: 1, Nivel de utilización de los equipos. N.U.E. = (Capacidad utilizada del equipo/Capacidad Luego de real del equipo)*100. despachar el 2, Nivel de cumplimiento de entregas. producto terminado, N.C.E. = Total de mercancía no entregada a y/o, entregar la tiempo/Total de mercancía transportada. mercancía al área 3. Pedidos surtidos correctamente solicitante. P.S. = (Pedidos generados sin problemas/Total pedidos generados)*100. Medir la gestión del área. Jefe de almacén Fuente: Equipo de Investigación 88 Lugar ¿Dónde? Área de almacén Oficina gerente Área de despacho o almacén. Tabla 46. Instrumento de almacenamiento Actividad ¿Qué? Determinar la capacidad del almacén Generar orden de pedido Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Jefe de almacén Desarrollando los pasos que se mencionan en el Anexo K. Jefe de almacén Verificando físicamente la capacidad actual del almacén que se determinó en la anterior actividad, y revisando el nivel óptimo del producto a pedir, que se halló en la determinación de los costos del inventario. (Véase tabla 42). Tiempo ¿Cuándo? En el momento que se requiere hacer una orden de pedido de material. Objetivo ¿Para Qué? Conocer si se cuenta con capacidad de almacenar mercancía. Lugar ¿Dónde? Las existencias del producto solicitado estén por agotarse. Reabastecer la cantidad de los productos. Oficina del almacén. Oficina del almacén. Se debe tener en cuenta el tiempo de entrega del producto solicitado por parte del proveedor. Validar nota de entrega del área de recepción Jefe de almacén Verificar cantidad de mercancía a recibir Operario de almacén Trasladándose hasta la zona de recepción, para observar directamente que los ítems de la nota de entrega correspondan con los ítems del inventario recibido. Certificar que no se El recepcionista haya recibido lleva la nota de mercancía diferente a entrega al almacén. la descrita en la orden Dirigiéndose a un operario de almacén para de pedido. comunicarle que debe hacer un conteo físico de toda la mercancía que aceptó el recepcionista. Contando físicamente y una a una todas las Cada vez que el Comprobar cantidad unidades del producto recibido, y diligenciando Jefe valida una nota de las unidades todos los campos solicitados de un documento de entrega recibidas. entregado por el jefe de almacén. 89 En el área de recepción. En el área de recepción. Tabla 46. Continuación Actividad ¿Qué? Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Tiempo ¿Cuándo? Objetivo ¿Para Qué? Lugar ¿Dónde? Garantizar certeza de la nota de entrega. En la oficina del almacén. Comparando el documento que diligenció el operario en la verificación de cantidad de mercancía a recibir, con los campos de la nota de entrega de mercancía que recibió del recepcionista. Ratificar información de la nota de entrega Jefe de almacén En caso que no coincida alguna especificación al compararse, se El operario hace supervisión de un nuevo conteo de la mercancía para descartar entrega el errores por parte del operario, y así, asegurarse que la información documento recibida es veraz. De esta manera, comunicarle al recepcionista los diligenciado con argumentos por los cuales no se acepta la mercancía que se registró los campos en la nota de entrega. solicitados. En caso que coincida, se firma la aceptación de lo que reposa en la nota de entrega y se le notifica de manera presencial al recepcionista. Clasificando la mercancía por categorías. Jefe de Marcando los artículos con una etiqueta que permita conocer su almacén categoría, código, fecha de vencimiento, tal como lo especifica la norma NFPA 704. Separando los productos en su respectiva categoría; ejemplo, los líquidos de los sólidos; para facilitar cualquier proceso, incluyendo la asignación de espacios y la aplicación de medidas de seguridad Clasificar la Operario de específicas; tal como lo indica la norma NTC 4435, para preparar mercancía almacén hojas de datos de seguridad para los insumos químicos. codificada Se recomienda clasificar la mercancía usando un método de control de inventario; se sugiere la clasificación ABC usando el criterio que más convenga. (rotación, más costosos) Codificar la mercancía aceptada 90 Se firma la aceptación de la mercancía entrante. La mercancía entrante se encuentre codificada. Marcar la mercancía entrante Ubicar la mercancía según su lugar asignado. En el área de recepción. En el almacén. Tabla 46. Continuación Actividad Responsable Método Tiempo Objetivo Lugar ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Para Qué? ¿Dónde? La mercancía aceptada para el ingreso se encuentre codificada. Asegurar la adecuada conservación de la mercancía. En el almacén. Se cumplan las condiciones para almacenar la mercancía aceptada Maximizar la capacidad del almacén. En el almacén. Verificar condiciones del lugar de Desplazándose hasta cada uno de los puntos de ubicación asignados en la codificación del producto, para comprobar si el espacio donde se almacenará cumple con normas elementales como son: ventilación e iluminación apropiadas, salidas de emergencia, limpieza y orden, estructura adecuada y en buen estado, Operario de elementos para atender emergencias, como lo indica la norma NTC 1931. almacén almacenamiento Si no se cumplen, acondicionar el espacio siempre y cuando su preparación esté al alcance de ser realizada por el operario. Ejemplo: asear y ordenar. Si se cumplen, desplazarse hasta la zona de recepción, para empezar a ingresar al almacén. Ubicar mercancía en el espacio asignado Tomando los productos que se clasificaron en las respectivas categorías, primero producto por producto todos los pertenecientes a una misma categoría, e Operario de ingresarlos a la zona o ubicación asignada en su codificación; del mismo modo, continuar con los almacén productos de las demás categorías, teniendo en cuenta que se debe seleccionar el equipo adecuado para su transportación. Fuente: Equipo de Investigación. 91 Tabla 47 Instrumento de inventario Actividad Responsable Método Tiempo Objetivo Lugar ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Para Qué? ¿Dónde? Conocer los insumos más costosos. Oficina del almacén. Control y manejo del inventario. Oficina del almacén. Determinar la cantidad física del inventario. Oficina del almacén. Determinar el costo del producto Jefe del almacén determinado Teniendo presentes las últimas facturas de la mercancía que ha ingresado al almacén, seguir estas instrucciones: 1. Identifique los componentes que incluye su producto (materia prima directa e indirecta) 2. Elabore un estándar para componente, el cual se determina midiendo el consumo directo de los materiales para Al terminar la elaborarlo. 3. Cuantifique la mano de obra dividiendo el sueldo producción de del operario entre el tiempo que se destinó para la obtención del un pedido. producto terminado. 4. Distribuya los gastos entre el número total de hojas de cuero producidas: Luego sume todos los valores hallados en 2, 3, y 4. Clasificar la mercancía por su rotación Realizar el cronograma para la revisión física del inventario Jefe del almacén Jefe del almacén Organizando el registro de entrada y salida de mercancía, de modo que le permita observar la fecha de entrada y la fecha de Cada 15 días. salida. Luego, observe el movimiento del artículo, dividiendo las veces que éste salió del almacén, entre el tiempo que permaneció almacenado. Indicando fecha, hora, frecuencia y zona de la revisión, como Cada vez que también el responsable de hacer la revisión. se requiera conocer la cantidad física. 92 Tabla 47. Continuación Actividad ¿Qué? Responsable ¿Quién? Preparar planillas de revisión física Jefe del almacén Preparar el almacén Operario Método ¿Cómo? Alistando un registro que permita anotar todos los artículos con sus respectivos códigos. Tiempo ¿Cuándo? Se conozca la fecha de la revisión física. Después se entrega al operario, quien debe hacer la revisión física. Ordenando previamente y adecuadamente las existencias Se hayan para facilitar un efectivo conteo. Señalizando el área a preparado las inventariar. planillas. Objetivo Lugar ¿Para Qué? ¿Dónde? Determinar la cantidad física del inventario. Oficina del almacén. Permitir realizar el conteo físico. En el almacén. Rotular mercancía Operario Diseñando un documento o etiqueta que especifique, las características de los artículos que contiene la zona, fecha, y un recuadro en blanco, este recuadro se utiliza para señalar que la zona ya se encuentra contada. Luego se debe dirigir a cada una de las zonas que especifique el rótulo y pegarlas con una cinta adhesiva. Realizar conteo Operario Dirigiéndose a la ubicación indicada en rótulo que contiene la planilla, contar los artículos que se encuentran en la zona y registrar la cantidad de la mercancía en la planilla. Según el cronograma. Para controlar las existencias en el almacén En el almacén Jefe del almacén Revisando las unidades registradas en el conteo físico con las que se tengan en los registros de ingreso y salida del material. El operario En caso de no coincidir, se hace una revisión física junto con diligenció las el operario para comprobar la no coincidencia. planillas. Actualizar la información del registro de control de inventarios. Comprobar que coincida el conteo físico con el registro de control de inventario. En la oficina del almacén. Verificar de unidades contadas físicamente Fuente: Equipo de Investigación 93 Un día antes del programado para realizar el conteo. Para la identificación y control de la zona a inventariar. En el almacén. Tabla 48. Instructivo de despacho Actividad ¿Qué? Recepción y validación nota de pedido Preparación y transporte de pedido Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Tiempo ¿Cuándo? Observando el número total de producto terminado. Gerente general Auxiliar de almacén Si cuenta con el tipo de producto y la cantidad requerida, la nota de pedido se firma, valida y envía al auxiliar del almacén Busca en la zona de producto terminado (Anexo C – Fotografía 5), y separa las unidades por tipo, cantidad de producto, descrito en la nota de pedido del cliente Carga el producto separado, en la carretilla (Anexo C – Fotografía 2), y traslada a la zona de despacho (Anexo C – Fotografía 14). Descarga el producto y diligencia la nota de egreso (Anexo I) colocando el tipo y cantidad de producto terminado que salió del almacén Por último hace firmar una remisión de salida de producto despachado (Anexo J) con el tipo y cantidad del producto terminado a despachar Fuente: Equipo de Investigación 94 Llega la nota de pedido a la empresa La nota de pedido es aprobada Objetivo ¿Para qué? Lugar ¿Dónde? Darle respuesta y validez a la nota de pedido Oficina de gerente. El producto terminado cumpla con la nota de pedido Zona de despacho. Zona de almacén. Tabla 49. Instructivo de equipos Los criterios que se plantean para el uso de equipos, se definieron siguiendo las recomendaciones ergonómicas para tareas de trabajo repetitivas que involucran la manipulación manual de cargas livianas a alta frecuencia, especificadas en la Norma 5693-3. Actividad ¿Qué? Responsable ¿Quién? Método ¿Cómo? Tiempo ¿Cuándo? Objetivo ¿Para qué? Identificar costo de utilización Operario de almacén Analiza el costo de trasladar el equipo, si son equipos que requieren combustible o medio para funcionar, seleccionamos el que genere menor consumo entre las máquinas que puedan realizar la operación. Conocer el producto a transportar. Reducir el costo de operación. Determinar Tiempo de transito Operario de almacén Observar cuál es el equipo que va realizar la operación Conocer el producto a en el menor tiempo, entre las máquinas que puedan transportar. realizar la carga del producto. Disminuir el tiempo de transporte. Capacidad de producto Operario de almacén Examina la cantidad de producto que se va transportar y compara contra la capacidad que tienen los equipos para realizar la operación. Conocer el producto a transportar. Seguridad del producto Operario de almacén Identifica el tipo de producto que se va a transportar y, los cuidados que este debe tener en su manipulación, seleccionando el equipo que cumpla con el mayor número de exigencias para esta labor. Conocer el producto a transportar. Fuente: Equipo de Investigación. 95 Reducir los viajes del equipo. Mercancía llegue en óptimas condiciones. 6.2.7 Registros La tabla 50 indica los registros diseñados para el procedimiento de materias primas, insumos y producto terminado. Tabla 50. Registros No. Nombre Descripción 1 Fotografías (Anexo C). Indicación de zonas y equipos a utilizar en el almacenaje. 2 Formato Orden de Pedido (Anexo H). Registro del material solicitado al almacén. 3 4 5 Formato Orden Egreso de Insumos (Anexo I). Formato de salida de producto terminado. (Anexo J) Pasos para calcular capacidad del almacén. (Anexo K) Registro de los insumos que salen del almacén. Registro del producto terminado que sale del almacén. Metodología para calcular la capacidad del almacén. Fuente: Equipo de Investigación 6.2.8 Anexos La tabla 51, muestra los anexos que hacen parte del procedimiento. Tabla 51. Anexos del procedimiento Anexos 1 2 3 4 Nombre NTC 1931 NTC 1692 Ley 55 de 1993. NTC 5693-3. Fuente: Equipo de Investigación 6.3 SOCIALIZACIÓN A fin de dar cumplimiento a las actividades establecidas en el numeral 6.2, se elabora el plan de acción para la socialización de la metodología, el cual se determina mediante el uso del esquema 5w y 1h. La tabla 52 describe para cada fase los pasos a seguir y los responsables de cada actividad. 96 Tabla 52. Plan de acción ¿Qué? ¿Cómo? Programas Acciones inmediatas Mencionar oportunidad de mejora. Indicando al Gerente las mejoras que se pueden realizar. Humanos Financieros Instruir al Evaluar la personal sobre adaptación del el nuevo nuevo procedimiento procedimiento diseñado Informar cada operación que debe realizar el operario Materiales Del 01 Humanos agosto al 30 Financieros noviembre Número de Porcentaje de utilización de los Grupo de adaptación instructivos / Número investigación del de operaciones procedimiento realizadas Prevención en accidentes de trabajo Capacitación en la empresa sobre salud ocupacional Programando las fechas, seleccionando el personal que Humanos Del 01 al 30 requieren las Financieros enero respectivas capacitaciones Gerente general = (Número de Porcentaje de actividades cumplimiento realizadas / Total de de actividades capacitación planeadas) *100 Actualizar a la empresa y personal sobre equipos de manipulación y manejo de carga Capacitación de equipos para la manipulación y manejo de carga Programando las fechas, seleccionando Del 01 al 30 Humanos el personal que enero Financieros requieren las Del 01 al 30 Materiales respectivas junio capacitaciones Gerente general = (Número de veces que utiliza el programa Porcentaje de contable / Número de Utilización actividades asignadas en el programa)*100 Facilitar los procesos en el área contable Capacitación sobre manejo de software contables Programando las fechas, seleccionando el personal que Humanos Del 01 al 31 requieren las Financieros de marzo respectivas capacitaciones Gerente general = (Número de Porcentaje de actividades cumplimiento realizadas / Total de de actividades capacitación planeadas) *100 Estrategia Socialización del diagnóstico ¿Con qué? ¿Cuándo? ¿Quién? Indicador Recursos (Frecuencia) Responsable Descripción necesarios Fuente: Equipo de Investigación. 97 Enero 2013 Grupo de investigación Ecuación Porcentaje de Número de mejoras mejoras aceptada / Número aceptadas de mejoras por hacer 7. CONCLUSIONES La aplicación de la lista de chequeo permitió diagnosticar la situación actual del proceso de almacenaje, verificando el cumplimiento de las actividades de recepción, distribución, almacenamiento, despacho y control del inventario; proceso que se lleva a cabo en los almacenes de materias primas, insumos, y producto terminado, de tres empresas del sector curtiembres. El procedimiento diseñado permitió establecer las actividades a seguir para estandarizar o normalizar el proceso de almacenaje para las materias primas, insumos y producto terminado, desde la recepción de materias primas e insumos, la distribución y almacenamiento de éstos, hasta el despacho de producto terminado, considerando el control del inventario. Esta normalización permitirá alcanzar las oportunidades de mejora identificadas en el diagnóstico. El plan de acción diseñado, permitirá la socialización del procedimiento para el almacenaje de materias primas, insumos y producto terminado, en las tres empresas del eslabón curtiembres. 98 BIBLIOGRAFÍA Agudelo, M. I. (2010). Programa de implementación de un componente transversal de apoyo al fortalecimiento de una iniciativa de desarrollo de clústers. Caso: Clúster del Cuero y Calzado del Valle del Cauca. Bogotá. Agudo, J., & Villanueva, A. (2000). Análisis de los sistemas y procedimientos e almacenamiento, despacho y distribución de productos terminados de una empresa textil. Caracas. Anaya Tejero, J. J. (2008). Almacenes: análisis diseño y organización. Madrid: ESIC . Ascencio Lemus, J. G., Domínguez Medrano, K. E., Himede Palomo, J. M., & Juárez Rosales, D. E. (2010). Propuesta de mejora en almacén de materiales de una empresa salvadoreña. Antiguo cuscatlán, el salvador, C.A. 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Diagrama de flujo del proceso de curtiembres Recepción de pieles Bombos de Pelambré Bombos de curtido Dividora Descarnizadora Escurrido en Azul Clasificación en Azul A B Túnel de secado Empastadora Secadora al vacio Escurridora Rizzi Bombos de teñido Rebajadora 1 Rebajadora 2 Empregnadora Cadena Pintadora de rodillo 2 Prensa 2 Acabados Ablandadora Estiradora Pintadora de rodillo 1 Prensa Acabados Abrillantador Despacho 104 Prensa Acondicionada Pintadoras de Pistola Equipos de laboratorio Esmeril Clasificacion De cuero en Encrustadora Clasificación de producto terminado Almacenaje de producto terminado Medidora ANEXO B. Lista de chequeo aplicada a la Empresa 1 RECEPCIÓN ÍTEM Siempre 1. ¿Se presenta el proveedor en el almacén con la documentación, “Orden de compra, “factura” y remisión (Original) y del transportista? 2. ¿El recepcionista verifica la “orden de compra” del almacén con las del proveedor, la factura y remisión? 3. ¿Coinciden los documentos de verificación? 4. ¿Existe un área que facilita la recepción de materia prima e insumos al almacén? 5. ¿Se descarga y se ubica la mercancía en el área de recepción? A veces X X X X X 6. ¿Se ha diferenciado el equipo de manipulación necesario para la recepción de las mercancías? 7. 8. 9. 10. ¿Se usa el equipo adecuado para descargar la mercancía? ¿La mercancía necesita revisión técnica? ¿Se verifican los datos y la cantidad de la mercancía? ¿Coincide la mercancía en proceso de recepción con la “orden de compra” del almacén? 11. ¿Se hace registro del producto rechazado? X X X X X X 12. ¿Se le comunica al proveedor aceptación del pedido y se firman los documentos “Factura” y remisión? X 13. ¿Se asegura que materias primas e insumos estén marcados para evitar errores por parte del personal? X 14. ¿Se hace emisión de una nota de entrega al almacén correspondiente? 15. ¿Se entrega la mercancía al almacén? 16. ¿Se cuenta con indicadores de gestión? Nunca X X X Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010). 105 DISTRIBUCIÓN Y DESPACHO ÍTEM 1. Siempre A veces ¿El operario de otra área hace la solicitud de los materiales al almacén? 2. ¿El operario realiza la requisición de manera manual? 3. ¿El operario realiza la requisición de manera sistematizada? 4. ¿Se recepciona la requisición para validarla con los registros y así generar la nota de requerimiento? 5. ¿Se verifican las especificaciones que contiene la requisición? 6. ¿Se comprueba disponibilidad de material? 7. En caso de disponer de material, ¿se aprueban las requisiciones? o en su defecto, ¿se le notifica a la persona solicitante? 8. ¿Se genera una nota de egreso de material del almacén con el fin de documentar la salida del almacén? 9. ¿Se informa aprobación del material solicitado para proceder a su alistamiento? 10. ¿Se utiliza algún medio de manipulación para el transporte interno de mercancías? Nunca X X X X X X X X X X 11. ¿Se le informa a la persona solicitante que el pedido está listo para ser recogido? X 12. ¿Se transportan las cargas usando el equipo adecuado? 13. ¿La mercancía despachada coincide con la requisición? 14. ¿La mercancía que no coincide con las especificaciones de la requisición se devuelve? X 15. ¿La mercancía que se devuelve es revisada para validar el rechazo del pedido? X 16. ¿Se hace revisión de las especificaciones de la mercancía devuelta, y así despachar la mercancía solicitada? 17. ¿Se reconocen los riesgos derivados del manejo manual de cargas y/o empuje manual? X 18. ¿La persona solicitante notifica conformidad de la mercancía entregada? 19. ¿Corresponde la distribución de las máquinas al flujo normal de los procesos de producción? X X X X X 20. ¿Se encuentran demarcadas de manera visible las diferentes áreas del almacén y vías de circulación? X 21. ¿Existe un área que facilita el despacho del producto terminado al cliente? X 22. ¿Se encuentra localizada y bien señalizada el área despacho de la mercancía? X 23. ¿Se clasifica el producto terminado para su identificación de los diferentes lotes de producción? 24. ¿Se hace inspección del producto a despachar? X 25. ¿Se utiliza algún medio de transporte para realizar el despacho del producto terminado? X 26. ¿Se usa el medio de transporte adecuado para despachar el producto terminado? X 27. ¿Se generan los documentos correspondientes de despacho, se firman y se obtiene firma de entrega? X X Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010) (PCPA, 2009). 106 ALMACENAMIENTO ÍTEM Siempre 1. ¿Se conoce la capacidad total del almacén? 2. ¿Se ha contado con un método para calcular la capacidad actual que tiene el almacén? 3. ¿Se ubican en zonas diferentes la materia prima (pieles), los insumos y el producto terminado? 4. ¿Se cuenta con diferentes tipos de estructuras para hacer el almacenamiento de la mercancía? 5. ¿Se usan los diferentes tipos de estructuras para almacenar la mercancía? 6. ¿Se valida los productos de mercancía entrante con algún documento? Codificar 7. ¿Se verifica la cantidad de la mercancía entrante? 8. ¿Coincide la cantidad física de la mercancía entrante con la información depositada en un documento de entrega? 9. ¿Se informa la no aceptación de la mercancía? 10. ¿Se firma algún documento para hacer constar que se acepta la mercancía entrante al almacén? 11. ¿Se hace codificación de los productos entrantes al almacén? 12. ¿Se lleva un registro de los productos que entran y salen del almacén? 13. ¿Se hace clasificación de la mercancía para distinguir el espacio respectivo de cada una? 14. ¿Se asegura que los recipientes usados para trasvase estén señalizados de manera clara? 15. ¿Se le ha asignado una ubicación a la mercancía que está almacenada? 16. ¿Se ha diferenciado la mercancía teniendo en cuenta características propias del producto para ser almacenado? 17. ¿Corresponde el producto con lo indicado en la señalización de la zona? 18. ¿Se cuenta con un depósito especial para almacenar sustancias peligrosas? 19. ¿Se encuentran correctamente señalizadas las sustancias peligrosas? 20. ¿Se asigna ubicación a la mercancía nueva? 21. ¿Se verifican las condiciones donde se va almacenar la mercancía entrante? 22. ¿Se realiza con frecuencia un mantenimiento al almacén? 23. ¿Se cumplen las condiciones que demanda la mercancía entrante para ser almacenada? 107 A veces Nunca X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 24. ¿Se acondiciona el lugar donde se va almacenar la mercancía entrante en caso de no cumplirse las condiciones necesarias? 25. ¿Se ubica la mercancía en su espacio respectivo? 26. ¿Se utiliza el equipo adecuado para ubicar la mercancía entrante? 27. ¿Se contempla la modernización y/o construcción de nuevas áreas de almacén? 28. ¿Se permite acceso a los materiales almacenados solamente a las personas autorizadas? 29. ¿Se manejan indicadores para conocer la gestión del almacén? 30. ¿Se hace supervisión de las operaciones que se realizan en el almacén? 31. ¿Se cuenta con salidas de emergencia? X X X X Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010); 108 X X X X INVENTARIO ÍTEM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Siempre ¿Se cuenta políticas de inventario? ¿Se determinan los costos de inventario? ¿Se conoce la cantidad óptima a pedir? ¿Se gestiona la rotación de inventario? ¿Se manejan indicadores para la gestión de los inventarios? ¿Se hace clasificación del inventario por su rotación para tener la zona de picking provista de estos artículos? ¿Se hace conteo físico del inventario? ¿Se hace un cronograma para realizar una revisión física del inventario? ¿Se preparan los documentos necesarios para hacer la revisión física? ¿Se prepara el almacén para hacer la revisión física (aseo, áreas despejadas)? ¿Se rotula la mercancía? X X X X X X X X X 13. ¿Se hace verificación que el documento esté preparado para hacer la revisión física? 14. ¿Se cuenta con un método de control de inventarios? 15. ¿Se verifica si coincide la revisión física con el método de control del inventario? 16. ¿La información de la revisión física concuerda con la del método de control de inventarios? 17. ¿Se actualiza la información del método de control de inventario? 20. ¿Se asegura que la etiqueta se encuentre visible? 21. ¿Se realiza registro (Albarán) del producto terminado que entrega el área de producción al almacén? 22. ¿Se cuenta con algún equipo para realizar el control del inventario? X X X X X X X X 23. ¿Se informa al departamento correspondiente sobre la existencia de inventario? Fuente: Adaptada de (LOGESPRO, 2011) (Pérez Herrero, 2006) (Vidal Holguín, 2010). 109 Nunca X X X 12. ¿Se utiliza un documento para hacer registro de la revisión física? 18. ¿Se realiza reporte de los resultados de la revisión física? 19. ¿Se etiqueta el inventario que permita conocer, referencia, nombre, descripción, fecha de vencimiento, y cantidad actual del producto? A veces X X X ANEXO C. Fotografías Fotografía 1. Área usada para recepción Fotografía 3. Área facilitadora del despacho Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación Fotografía 2. Equipo de Transporte Fotografía 4. Vías de circulación desmarcadas. Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación 110 Fotografía 5. Almacén de insumos. Fotografía 8. Señalización de zonas en el almacén Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación Fotografía 6. Elemento para contrarrestar emergencias Fotografía 9. Ausencia de mantenimiento Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación Fotografía 7. Estructura producto terminado Fotografía 10. Área establecida de recepción Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación 111 Fotografía 11. Báscula Fotografía 13. Producto terminado Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación Fotografía 12. Área de materias primas Fotografía 14. Área de despacho Fuente: Equipo de investigación Fuente: Equipo de investigación 112 ANEXO D. Flujograma para la recepción Proveedor Recepcionista Inicio Auxiliar De Calidad Se hace inspección de las especificaciones técnicas de la mercancía en proceso de recepción Verificar orden de pedido del almacén con remisión (original) y la factura Llegada de Mercancía No ¿Corresponden? 1 Si Entrega el original de la orden de pedido, factura y remisión ¿Cumple con especificaciones? Descargar y ubicar la mercancía en el área de recepción usando el equipo adecuado ¿Necesita revisión tecnica? Se aprueba para recepcionar la mercancia entrante Si No Verificar cuantitativamente la mercancía Se comunica al proveedor que no se acepta el pedido debido a que no cumple con especificaciones 1 No Cumple con Requerimientos Si Se comunica al proveedor aceptación del pedido Firma del documento "Factura” remisión y orden de pedido Emisión de nota de entrega al almacén Fin Fuente: Equipo de Investigación 113 Se documenta producto conforme con las especificaciones 1 ANEXO E. Flujograma para distribución y despacho UNIDAD SOLICITANTE Operario UNIDAD DE ALMACEN Secretaria Almacenista Jefe de almacen Inicio Recepcionar nota de requerimiento manual Elaborar la nota de requerimiento de manera manual o sistematizada Verificar las especificaciones de la nota de requerimiento Si ¿Hay material disponible? No ¿Se realiza la nota de consumo mediante un sistema? No Se notifica el motivo Si 1 Realizar nota de egreso de mercancía Recoge la mercancía 2 Alistamiento de la mercancía Despacho de mercancía ¿Coincide la mercancía? No Revisa especificaciones de la mercancía devuelta Devuelve mercancía Si 1 Aprueba conformidad del requerimiento solicitado Recibe notificación Despacha mercancía verificada Fin 2 Fuente: Equipo de Investigación 114 Aprobar nota de consumo ANEXO F. Flujograma para el almacenamiento Fuente: Equipo de Investigación. 115 ANEXO G. Flujograma para inventario Jefe del almacén Operario Inicio Preparar el almacén para revisión del inventario Determinar los costos del inventario Rotular la mercancía Clasificar la mercancía por su rotación Verificar que las planillas estén asignadas con el rotulo para la mercancía Realizar el cronograma para revisión física del inventario 1 No 1 Preparar planillas de revisión física ¿Están rotulados? Si Verificar si los datos coinciden con el método de control del inventario Se ajusta el inventario físico con el del kardex o sistema de control Realizar el conteo físico No ¿Coincide el inventario? Si Realizar reporte de resultado No Realizar pedido ¿Hay existencias? Si Fin Fuente: Equipo de Investigación 116 ANEXO H. Formato orden de pedido Orden de pedido No. Fecha: Nombre del solicitante: Ítem Descripción Cantidad Solicita: Autoriza: Nombre del solicitante: Nombre autoriza: Fuente: Equipo de Investigación 117 Unidad ANEXO I. Formato orden egreso de insumos Formato de Egreso de Insumos. No. Fecha: Nombre del solicitante: Ítem Descripción Cantidad Solicita: Autoriza: Nombre del solicitante: Nombre autoriza: Fuente: Equipo de Investigación. 118 Unidad ANEXO J. Formato de salida de producto terminado Formato de Salida de Producto Terminado Despacha: No. Fecha: Recibe: Numero Descripción Unidad Cantidad entregada 1 2 3 4 5 Autorizado por: Recibido por: Nombre Despacha: Nombre recibe: Fuente: Equipo de Investigación 119 Precio Unit ANEXO K. Pasos para calcular capacidad del almacén La capacidad de un almacén se mide en unidades físicas de almacenamiento que es capaz de acoger dentro del mismo. Los pasos técnicos se mencionan a continuación: La unidad de almacenamiento puede ser un producto; ejemplo, un bulto; o conjunto de productos conformados en un paquete; ejemplo, caja de bolsas de anilinas. Se toma como base el plano de cada unidad; se procede a calcular su área, tomando un metro se mide el ancho y el largo, o en su defecto, se usa la fórmula para calcular el área de un círculo, un triángulo, o el gráfico que represente su base. Este cálculo se repite para todas las unidades de almacenamiento. El área total del almacén se calcula midiendo el largo y el ancho del almacén por su lado interno, se le resta un área muerta que representa pasillos, columnas, etc., los cuales varían entre un 20% y 30% del área total. Ejemplo: el área total un almacén, es de 80 m2, y el área muerta son 16 m2; haciendo la resta, se obtiene que el área libre (AL) para almacenar es de 64 m2. Luego se divide el área libre del almacén calculada en (2) y se divide por el área de las unidades de almacenamiento calculada en (1), con el fin de obtener la cantidad de esas unidades que puede abarcar el almacén. Después, se procede a verificar las especificaciones de cada unidad de almacenamiento, para conocer el peso que puede soportar cada una de éstas. Siguiendo el ejemplo del bulto, supóngase que éste pesa 10 kg y se pueden colocar encima 40 kg, lo que significa que se pueden arrumar cuatro bultos; si el área de un bulto es 1 M2 y dividiendo los 64 M2 del área libre, da que se pueden almacenar 64 bultos. Estos 64 bultos se dividen por los 4 bultos que se pueden arrumar, obteniendo que los bultos ocupan 16 M2 del almacén y se 120 tiene una área desocupada de 48 M2, que representa la capacidad del almacén. Por lo tanto, una vez conocidas las especificaciones de cada unidad de almacenamiento, se procede a dividir (A/B = C), donde (A), es el número total de una unidad de almacenamiento en M2, (B) es el número de unidades que se pueden arrumar, (C) es el área de ocupación del almacén. Por último, se resta (C) al área libre (AL) calculada en (2) para hallar la nueva área libre. A esta nueva área libre se le resta el (C) de todas las unidades de almacenamiento. El resultado final representa la capacidad de almacén; si es positivo, se tiene espacio para almacenar, o, en su defecto, se tiene exceso de mercancía para el almacén. 121
